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Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks

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Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks
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Über die Jahre habe ich so einige Hacks und Tipps rund um Zeitmanagement und Produktivität ausprobiert und auf Herz und Nieren getestet. Von Bullet Journal über Filofax, von Trello bis Klebezettel-Organisation. Nichts war für mich optimal, weil ich immer zu viele Methode auf einmal benutzt habe um mich zu organisieren. Zu viele Apps, Notizbücher und ständige Änderungen meiner Routine hatten zur Folge, dass ich total überorganisiert war und dadurch komplett den Überblick und die Motivation verloren habe.

Es war alles zu strikt durchgetaktet jeden Tag und ich hatte ständig das Gefühl an meiner To Do Liste zu scheitern. Dadurch baute sich eine Menge Frust auf und Projekte wurden immer langsamer umgesetzt. Das war natürlich weder für mich noch für mein Business gesund und so musste eine neue Lösung her. Intuitiv hatte ich ein paar Favouriten über die Jahre herausgefiltert und begann diese Tools intensiver zu nutzen und neue Routinen aufzubauen, die mir nicht nur Zeit sparten, sondern auch noch Raum für Kreativität ließen.

Also starten wir mit meinen Tipps und Hacks, damit auch Du wieder produktiver wirst und Deine To Do Liste Angst vor Dir bekommt anstatt Du vor ihr.

Projektmanagementsystem richtig einstellen und nutzen

Wie schon erwähnt habe ich über die Jahre schon einige Tools in der Vergangenheit getestet. Besonders hilfreich fand ich immer Projektmanagement Tools wie Trello, Meistertask und auch ClickUp. Das Problem war nur, dass mir oft die Ansichten und das Interface an sich nicht gefielen bzw. sie meinen visuellen Denkmustern nicht passten. Oft gab es nur eine Ansicht wie z.B. Kanban Boards. Manchmal brauchte ich aber für ein und dieselbe Aufgabe ein Board, einen Kalender und eine Listenansicht.

Nach langem hin und her bin ich dann schließlich immer wieder bei Asana gelandet. Ich habe verschiedene Arten der Organisation in Asana aufgebaut und getestet was zu mir und meinem Hirn passt. Jetzt habe ich ein genaues System der Planung und der Umsetzung meiner Aufgaben jeden Tag.

Due und Do Date

Jede Aufgabe bekommt ein Due-Date, sprich ein Datum an dem die Aufgabe beendet sein muss. Ist die Aufgabe etwas komplexer und hat Unteraufgaben, so werden diese mit einem Do Date versehen. Das heißt die Aufgaben sind an diesem Datum fertig zu stellen bzw. müssen angefangen werden.

Farbcode

In Asana nutze ich für jedes Projekt eine Farbe, so kann ich auf einen Blick in der Kalenderansicht sehen welche Aufgabe zu welchem Business-Bereich gehört. So ist zum Beispiel der Redaktionsplan grün und somit alle Aufgaben die mir zugeteilt werden. Gelb ist alles private und rosa sind alle Aufgaben die mit meinen Produkte und Kursen zu tun haben.

Klare Listen

Wichtig beim Projektmanagement und dem Management der eigenen Aufgaben ist, dass alles auf einer eindeutig klaren Liste steht. Zum Beispiel muss alles rund um Content im Contentkalender stehen und nicht im Projekt für Kundenbetreuung. Es muss ein klarer Oberbegriff gefunden werden und darunter versammeln sich alle Aufgaben schön sortiert.

Batching, batching und nochmal batching

Ohne Batching war ich nur halb so produktiv wie heute. Ich habe so viele Dinge am Tag erledigt, die teilweise gar nichts miteinander zu tun hatten. Ich wechselte dauernd zwischen den Listen und verlor irgendwann komplett den Überblick. Ich kam nur im Schneckentempo voran, weil es lange dauert bis man sich wieder konzentrieren kann, wenn man den Kontext so oft ändert. Jetzt bündel ich verschiedene Aufgaben die zusammenpassen und mache sie zügig und vollkonzentriert.

Zum Beispiel erstelle ich nicht jeden Tag Instagram Posts, sondern sammle Ideen und setze mich dann an die Umsetzung an einem Tag bis zwei Tage im Monat. Blog Artikel wie diesen schreibe ich zusammen mit ein zwei anderen am selben Tag. Formatiert wird dann später, aber die Texte erstellen wird zügig hintereinander an einem Tag im Monat erledigt.

Ich produziere so meist vier Artikel für den Monat im Voraus. Den Rest des Monats mache ich dann andere Dinge die mein Business voranbringen und stecke viel Zeit in die Kundenbetreuung.

Apps nutzen für mehr Fokus und Produktivität

Ich persönlich bin so ein kleiner Technik-Nerd und probiere gerne neue Apps aus. Mittlerweile habe ich das stark eingeschränkt, weil ich mich zu sehr davon ablenken lasse neue Apps zu testen. Stattdessen habe ich jetzt ein paar wenige Apps die mir helfen meinen Fokus zu behalten und somit produktiv zu bleiben.

Schau Dir also an, welche Apps Dich unterstützen könnten und reduziere die Anzahl der Apps die Du nutzt auf das Notwendige und gehe nicht auf Masse. Je mehr ähnliche Dinge Du in verschiedenen Apps machst desto unübersichtlicher kann es werden und dazu beitragen, dass Deine Produktivität den Bach runter geht anstatt sich zu verbessern.

Ich nutze zum Beispiel gerne die App Focus Keeper. Das ist ein Timer der nach der Pomodoro Technik funktioniert. Immer dann wenn ich wirklich mich an ein wichtiges Projekt setzen muss und Disziplin brauche, nutze ich diesen Timer, denn er hält mich tatsächlich produktiv, weil ich ohne Ablenkung zügig an einer Sache arbeite. Dinge werden so schneller fertiggestellt und mein Business wächst leichter.

Asana nutze ich übrigens auch auf dem iPhone als App, weil ich so auch unterwegs meine Aufgaben checken, aufräumen und abhaken kann.

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Automation nimmt Dir eine Menge ab

In meinem Business schaue ich immer, dass Dinge die ich nicht unbedingt jedesmal von Hand machen muss automatisiert werden können. Automatische E-Mails, Listen die automatisch gefüllt werden, Termine die automatisch gebucht werden können etc.. Ich schaue in allen Bereichen immer wieder was kann ich automatisieren und was muss ich einfach immer von Hand machen. Allein durch Automation kannst Du schon mehrere Stunden pro Woche sparen.

Ich nutze dafür zum einen Filter in meinem E-Mail-Programm oder Zapier um verschiedene Apps miteinander zu verbinden. Einiges löuft so im Hintergrund und ich muss duetlich weniger Zeit aufwenden für all den Kleinkram der in so einem Solobusiness anfallen kann.

Es gibt allerdings ein paar Dinge die ich nicht nutze. Das sind zum einen Bots die automatisch mit Kunden kommunizieren. Stichwort Facebook Messenger Bots. Auch gebe ich nicht per App automatisch Kommentare in Social Media Systemen ab. Automation darf nicht außer Kontrolle geraten sondern sollte wirklich sinnvoll eingesetzt werden.

Arbeite zur richtigen Zeit

Eigentlich hätte dieser Zeitspar-Hack ganz an den Anfang gehört. Jeder hat einen anderen Tagesrythmus und somit eine andere Zeit in der er produktiv arbeiten kann. Ich zum Beispiel bin ein klassischer Early-Bird. Morgens funktioniere ich am Besten und bekomme meine wichtigsten Aufgaben am schnellsten erledigt. Gegen Nachmittag wird es dann etwas schwieriger. Da mache ich dann meistens untergeordnete Dinge. Gegen Abend habe ich dann meist nochmal ein Zeitfenster von zwei Stunden in denen mein Hirn nochmal so richtig Gas gibt.

Ich kenne aber auch Menschen die tagsüber gar nichts geregelt bekommen, dafür aber mitten in der Nacht super arbeiten können. Nachteulen stehen spät auf und arbeiten dafür bis in die Nacht hinein unter Umständen. Finde also heraus zu welchen Zeiten Du am besten arbeiten kannst. Wann ist Dein Verstand besonders wach und wann ist er eher im Siesta-Modus?

Alleine das arbeiten zur richtigen Zeit kann Dir somit Zeit einsparen, weil Du zügig und konzentriert arbeiten kannst, anstatt Dich durch Deine To Do Liste zu kämpfen wie eine Schnecke. Für mich war der Mix aus all diesen Hacks der Schlüssel zum Erfolg und mehr Produktivität ohne noch mehr Stunden arbeiten zu müssen. Heute kann ich manchmal nur 4 Stunden am Tag arbeiten, aber mein Business trotzdem voranbringen. Oder ich kann auch mal einen Tag frei nehmen, wenn ich merke, dass mir die Arbeit so gar nicht von der Hand geht oder ich einfach krank bin.

Ich bekomme dann nicht gleich Panik oder ein schlechtes Gewissen, weil ich weiß, dass ich die Zeit anderweitig wieder dranhängen kann und trotzdem der Laden läuft. Wenn Du mehr darüber erfahren willst welche Systeme und Hacks ich in meinem Business aufgebaut habe, dann schau Dir meinen Kurs Simple Business Systems an. In diesem Kurs zeige ich Dir wie Du Dich besser organisieren kannst und das Meiste aus Deinem Tag holen kannst. Zudem zeige ich Dir wie ich Dinge in meinem Business aufgesetzt habe, sprich Du bekommst vollen Einblick in meine Tools und hinter die Kulissen. Alle Infos zum Kurs findest Du hier.

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