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Meine neue Tagesroutine oder wie ich fokussiert bleibe und meine To Do Liste rocke

Dieser Artikel enthält unter Umständen Affiliate Links. Mehr Informationen dazu findest Du hier

Du willst Deine To Do Liste in den Griff kriegen und produktiver werden? Wenn ja dann lies diesen Artikel. Ich zeige Dir wie meine neue Tagesroutine mich fokussiert hält und mein Zeitmanagement im Griff behält. Meine Aufgabenliste wächst nicht nur, sondern wird auch tatsächlich abgearbeitet. #Routine #Selbstmanagement #Arbeitsplatz #Organisation #Ablage
PIN MICH!

Ich habe über die Jahre schon so einige Routinen ausprobiert und getestet. Es ändert sich immer wieder etwas, aber irgendwie sind die letzten zwei Jahre ein paar Dinge geblieben und zur Routine geworden. Eigentlich sehr ungewöhnlich für mich, aber vielleicht liegt es einfach daran, dass ich jetzt wieder ein Stückchen älter bin und manche Dinge einfach nicht mehr so perfektionistisch angehe.

Von Routinen bin ich unter einer Voraussetzung überzeugt. Sie müssen nützlich sein und einen nicht behindern oder gar aufhalten beim umsetzen der Tätigkeiten oder der Verwirklichung der eigenen Träume. Über Jahre habe ich mich mega verkopft und jede Routine von fast jedem Produktivitätsguru ausprobiert, angepasst und doch wieder fallen lassen.

Irgendwie waren immer nur Bruchstücke wirklich nützlich und andere einfach viel zu kompliziert. Da ich vor ein paar Jahren mental ziemlich ausgelaugt war, sehnte ich mich nach mehr Einfachheit. Weniger Regeln, weniger Aufgaben, weniger gesellschaftliche Zwänge. Einfach ich sein und genießen, dass ich nunmal meine Zeit einteilen kann wie ich will und ich arbeiten kann wann ich will.

Keine Gewissensbisse haben wenn andere “Nine-to-Five” arbeiten und ich einfach beschließe an dem Tag, anstatt zu arbeiten ins Museum zu gehen um Inspiration zu finden. Passierte zwar höchst selten, weil ich echt ein Arbeitstier bin, aber es gab schon Momente wo ich dachte ich darf das einfach nicht machen. Was sollen denn die anderen denken. Bla bla. Limitierende Gedanken.

Aber zurück zum Punkt. Ein Schritt dieser Vereinfachung meiner Routinen war, dass ich mir gesagt habe, dass Routinen nur noch Montag bis Freitag stattfinden und die Wochenenden spätestens völlig frei von Muster und Korsetts sein sollten. Diese kleine Entscheidung hat schon enorm viel Ruhe reingebracht und meinen Stress erheblich gesenkt.

Der Mensch braucht mal eine Pause vom Terminplan und der bis ins Detail strukturierten Aufgabenliste. Ich hätte nie gedacht, dass ich das jemals sagen würde, aber es ist so. Der Mensch muss auch mal einfach nur atmen. Meine derzeitige Routine hilft mir auch kreativ zu bleiben und nicht immer wieder den Faden zu verlieren.

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So sieht meine Routine im Moment aus

Aufwachen um 5 Uhr

Bis 2017 bin ich noch erst um 6 Uhr aufgestanden, aber als wir dann umgezogen sind und die Schicht meines Verlobten sich geändert hatte, beschloss ich einfach mit ihm um 5 Uhr aufzustehen. Ich konnte ohnehin nicht mehr einschlafen wenn sein Wecker klingelte also probierte ich aus ob ich gut aus den Federn komme. Und was soll ich sagen. Ich liebe es mittlerweile, denn ich kann in aller Ruhe in den Tag starten und schon mal ein paar Dinge nur für mich oder die Familie erledigen.

In letzter Zeit packe ich mir zuerst einmal Musik auf die Ohren und trinke einen halben Liter Wasser (mal mit mal ohne Zitrone). Danach mache ich eine halbe Stunde mindestens Sport. Im Moment mache ich verschiedene Übungen eines HITT-Trainings. Manchmal wenn ich nicht so fit bin, mache ich einfach ein paar Yoga-Übungen. Ich kann irgendwie nicht jeden Tag gleich wie eine Wilde durch das Wohnzimmer turnen.

Sobald das Sportprogramm erledigt ist, werfe ich bei Bedarf eine Maschine Wäsche an und mach mich im Bad fertig für den Tag. Danach gibt es die erste große Tasse Tee und den Blick in den Kalender und mein Projektmanagement System. Wenn ich im Bad nicht getrödelt habe ist auch noch Zeit für ein bisschen Journaling.

Mit Arbeit um 8 Uhr starten

Noch bevor ich irgendwelche E-Mails oder Social Media checke, wird die erste wichtige Aufgabe des Tages in Angriff genommen. Gegen 9 Uhr gibt es dann Frühstück und die erste kurze Pause. Falls noch nicht geschehen wird danach die zweite wichtige Aufgabe des Tages erledigt und danach die ersten E-Mails bearbeitet. Wenn ich besonders schnell bin und ungestört arbeiten kann, ist auch Aufgabe Nummer drei bald erledigt.

Mittagszeit und Nachmittag

Ab 13 Uhr heißt es erstmal runter vom Gas und Mittagspause machen. Bis dahin habe ich meist alle wichtigen Aufgaben schon erledigt und kann mich ab jetzt den untergeordneten Aufgaben des Tages widmen. Aber wie gesagt, erstmal Pause. Je nach Hunger gibt es einen kleinen Snack oder einen üppigen Salat. Dann werden noch kleine Haushaltsaufgaben erledigt und falls noch Zeit ist kann es mal passieren, dass ich mich eine halbe Stunde auf die Couch lege. Passiert aber recht selten, weil ich ein kleiner Workaholic bin. Definitiv noch etwas woran ich arbeiten sollte.

Gegen 16 Uhr ist dann das Ende des Arbeitstages in Sichtweite in der Regel. Jetzt fange ich an die letzten E-Mails zu bearbeiten, den nächsten Tag zu planen und meinen Schreibtisch vom Chaos zu befreien. Ich weiß nicht wieso, aber am Ende des Tages sieht mein Büro immer aus als wären die Vandalen vorbeigekommen. Kreatives Chaos nennt man das oder doch nur Unordnung?! Man weiß es nicht.

Der Rest ist dann bis ca. 17 Uhr oder 17:30 Uhr erledigt und ich kann Feierabend machen. Manchmal arbeite ich aber auch länger. Kommt ganz darauf an wieviel ich erledigen will und was sonst so ansteht am Tag. Aber an normalen Tagen sieht es in etwa so aus. Ich koche Essen oder wärme Reste auf, mache den Haushalt, gehe spazieren mit meinem Schatz, bereite ein paar Sachen für den nächsten Tag vor wie z.B. Snacks und lege meine Sachen für den nächsten Tag bereit.

Ab 19 Uhr spätestens brauche ich dann ein bisschen Me-Time. Mein Abendritual für Entspannung startet. Ich nehme mir Zeit für Pflege, höre Musik, mache vielleicht nochmal Sport oder Yoga oder Lese. Ganz wonach mir gerade der Sinn steht. Die einzige Konstante im Abendritual ist die Pflege, weil das mich am Meisten entspannt. Alles andere mache ich einfach mal so mal anders.

Wenn Du jetzt auch Deine Tagesroutine überarbeiten willst, dann lade Dir mein Tagesroutine-Worksheet herunter.

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Meine Routine ist nicht in Stein gemeißelt natürlich. Es gibt Tage da kommt das Leben anders als gewohnt und man muss sich anpassen, aber diese Routine hilft mir so weit wie möglich in Balance zu bleiben und zu erledigen was wichtig ist.

Ganz am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich mich noch mega darüber gefreut meine Zeit frei einteilen zu können und auch mal einfach erst gegen Mittag anzufangen mit der Arbeit. Aber ich weiß nicht ob es das Alter ist oder der Fakt, dass ich mit einem Mann zusammen bin, der gegen 16 Uhr von der Arbeit kommt. Es hat sich herausgestellt, dass ich einfach meine Arbeit so sehr liebe und meine produktivste Zeit eben morgens ist, dass ich doch wieder bei der “Nine to Five”-Arbeitsmentalität hängen geblieben bin. Ich mag es einfach viele wichtige Dinge am Tag erledigt zu kriegen. Es macht mich zufrieden Häkchen hinter Aufgaben zu setzen.

Allerdings muss man dazu sagen, dass ich mittlerweile extrem organisiert bin und nicht einfach nur arbeite, sondern auch wirklich etwas geschafft bekomme und meine Ziele jedes mal näher rücken. Einfach nur beschäftigt sein und tausend Sachen erledigen, wird Dich nirgendwo hinbringen in Deinem Business oder Leben. Manchmal breche ich aus dem “Nine to Five” aus und gehe mal ins Café und arbeite später weiter oder auch mal nicht mehr. Aber generell mag ich es möglichst frühzeitig die wichtigsten Dinge des Tages erledigt zu haben.

Ein wichtiges Tool um organisiert und produktiv zu bleiben ist mein Projektmanagement System ClickUp. Es ist gut aufgebaut und ich sehe sofort was ich zu tun habe, alles auf einen Blick und übersichtlich. So starte ich direkt produktiv in den Tag und arbeite selten Kopflos vor mich hin.

ClickUp hilft mir nicht einfach eine endlose Aufgabenliste zu haben, sondern gut geplante Quartale zu überblicken. Wenn dann mal was dringendes dazwischen kommt, sehe ich den ganzen Monat auf einen Blick und kann ganz einfach Aufgaben oder Termine verschieben. Alles keine große Sache. Das Leben ist manchmal unberechenbar und Dinge passieren. Mein Business bleibt heutzutage deswegen nicht mehr mit quietschenden Reifen stehen, sondern läuft einfach weiter.

Erst vor ein paar Monaten passierte das. Ich hatte plötzlich starke gesundheitliche Probleme. Meine ganze Woche war schon durchgeplant und eigentlich alles festgesetzt in ClickUp. Aber dadurch, dass ich einen kompletten Monat überblicken konnte, schob ich einfach die Aufgaben so zurecht, dass alles weiter im Fluss bleiben konnte, ich aber gleichzeitig Zeit in meine Genesung investieren konnte bzw. von einem Arzt zum anderen weitergereicht werden konnte. Gerade da wurde mir klar, was für ein Glück ich habe selbstständig und Herrin meiner Aufgabenliste zu sein.

Rituale und Routinen helfen dabei im Takt zu bleiben, aber man muss sich auch erlauben, dass der Takt auch mal gestört werden darf. Egal ob von etwas Gutem oder einem echt bescheuerten Tag. Oder einer echt gruseligen Woche mit unerwarteten Arztbesuchen.

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Ein Wort an die Kritiker

Ich hatte vor ein paar Jahren einen ähnlichen Artikel auf meinem alten Blog Happy Heart Magazine veröffentlicht und einiges an bitterbösen Kommentaren geerntet. Leute gifteten mich an, dass ich erst um 7 oder manchmal erst um 8 Uhr aufstehe, dass ich mitten am Tag mich für eine halbe Stunde auf die Couch verziehe für einen Powernap oder einfach mal schon um 14 Uhr mit der Arbeit aufhöre. So oder so ähnlich waren die Vorwürfe meist. Als würde ich nicht genug arbeiten, faul sein und sowieso nur im Pyjama rumsitzen. Manche behaupteten, dass sie vor 9 Uhr mehr hinbekommen, als ich den ganzen Tag.

Das mag alles so sein und ich weiß, dass manch einer an manchen Tagen sicherlich mehr arbeitet als ich. Aber jemand der von 9 bis 17 Uhr im Büro sitzt ist nicht automatisch produktiver oder gar ein besserer Arbeiter als ich. Es gibt genug da draußen die unproduktiv oder gar kopflos arbeiten.

Der Punkt ist you do you – was für Dich gut ist ist für Dich gut und für mich eben etwas anderes. Ich brauchte in meiner Anfangszeit auch erstmal Zeit, um überhaupt herauszufinden wieviel ich arbeiten muss und will um zufrieden zu sein und zu welchen Zeiten ich am Besten arbeiten kann. Sowas braucht Zeit. Nicht jeder ist sofort super organisiert und ein Produktivitätsgenie.

Früher arbeitete ich bis 22 Uhr oft und fing schon um 6 Uhr an. Es gab eine Zeit da arbeitete ich wörtlich bis zum umfallen. Ich startete um 6 Uhr, aß Frühstück nebenher und verließ schon mal tagelang nicht meine Wohnung. Ich und mein Laptop waren fast zusammengewachsen und soziale Kontakte waren mir nicht so wichtig. Workaholic Modus nonstop.

Und was hat mir das am Ende gebracht? Nicht mehr Geld oder Kunden. Es machte mich krank. Ich brauchte literweise Kaffee um zu funktionieren, schlief kaum noch, bekam Herzrasen beim kleinsten Stress und begann depressiv zu werden. Ständig zweifelte ich an mir. Habe ich genug geleistet, sieht überhaupt jemand wieviel ich leiste, was muss ich überhaupt als erstes machen, ist mein Service zu teuer, ich finde bestimmt nicht genug Kunden nächsten Monat also los nimm diesen auch noch an egal ob Du wieder eine Nachtschicht machen musst.

Es endete zu guter Letzt mit der Notaufnahme und einigen Wochen voller Angst ich könnte schwere Herzprobleme haben.

Routinen und ein guter Plan machen den Unterschied zwischen beschäftigt sein und wirklich etwas auf die Reihe zu bekommen. Gute Planung und meine Routinen haben mir geholfen da rauszukommen. Da ich es hasse einfach nur beschäftigt zu sein und lieber wirklich effektiv und produktiv meine Aufgabenliste abarbeite, machte ich eine Tagesstruktur die genau auf meinen Kopf und meine Bedürfnisse abgestimmt ist. Was für mich funktioniert muss nicht für Dich funktionieren. Vielleicht bist Du eher eine Nachteule, vielleicht musst Du Deinen Tag komplett anders aufteilen je nachdem wann Du am produktivsten bist.

Mit meinem Worksheet kannst Du Deine ideale Tagesroutine herausfinden und sie nach Deinen Bedürfnissen anpassen. Lade sie Dir einfach über dieses Formular herunter.

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Der Grund warum ich auch mal einen Powernap machen kann ist, dass ich einen guten Plan habe und weiß was wann zu tun ist. Ich kann mich auf die Couch legen, weil dafür Raum eingeplant ist, weil ich weiß wie ich fokussiert bleibe und wie ich meine Energie schütze. Wenn Du gerne vor 9 Uhr alle Deine Aufgaben gerockt haben willst, dann mach das, go for it, aber hinterlasse nicht einen bösartigen Kommentar auf anderer Leute Blog.

Wenn es Dich aufregt nicht alles vor 9 Uhr geregelt zu kriegen, dann gibt es nur eine Lösung. Setz Dich damit auseinander, mache einen Plan und gehe mal auch kleine kontinuierliche Schritte Deinem Ziel entgegen anstatt immer zuviel zu wollen. Sei realistisch mit Deiner Zeit und auch mit dem Einsatz Deiner Energie. Wie gesagt, einfach nur beschäftigt sein wird Dein Business oder Dich nicht ein Stück weiterbringen. Es endet nur in Frust und wenn Du Pech hast mit Burnout.

Jeder hat eine andere Ausgangssituation und muss sich anders strukturieren. Ich kann Dir nur sagen, dass es machbar ist das zu schaffen was Du willst, wenn Du planst und wenn Du Dich selbst nicht limitierst und aufhältst, nur weil Du denkst Du müsstest die Dinge geregelt bekommen wie Person XY. Lass Dich nicht aufhalten, das zu erreichen was Du willst nur, weil Du Dich mit anderen vergleichst.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook gibt es eine ganze Lektion die sich nur mit dem Thema beschäftigt wie man seine Aufgabenliste aufbaut, Tage plant und weit im Voraus organisiert bleibt. Falls Du tiefer in das Thema einsteigen willst dann schau einfach mal hier vorbei.

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MEHR INSPIRATION AUF DEM BLOG

Eine Antwort auf „Meine neue Tagesroutine oder wie ich fokussiert bleibe und meine To Do Liste rocke“

  1. Liebe Sabrina,
    Wie spannend in deinen Tag hinein zu schnuppern. Ich bin auch gerade dabei immer mehr meine eigenen Routinen zu finden und sehe viele Gemeinsamkeiten zwischen unserer Tagesgestaltung. Morgens nehme ich mir etwa 2 Stunden Zeit für mich, bevor ich mit der Arbeit beginne. Und ohne ein Powernap mittags kann ich mittlerweile gar nicht mehr leben.
    Denke, dass gezielte Ruhephasen die Produktivität deutlich erhöhen und man durchdachter an das Ganze herangehen kann.
    Ich habe mir in den letzten Monaten angewöhnt gegen 14:30 Sport einzuschieben. Nach der Dusche bin ich dann wieder richtig klar und kann noch mal intensiv arbeiten.
    Alles Liebe Janina

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