So schaffst Du es, dass Deine Kundenprojekte nach Plan laufen

Stressen Dich Deine Kunden? Sind Kundenprojekte regelmäßig chaotisch und unorganisiert? Dann ist dieser Artikel genau richtig für Dich. Du bekommst auch ein kostenloses Worksheet mit einem Beispielablauf eines Designprojekts zum Download. | Online Geld verdienen , Produktivität steigern, Kunden gewinnen, Organisation Büro, Unternehmerin werden #Produktivität #Selbstmanagement, #Zeitmanagement
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Der Kunde ist selten das Problem, wenn gemeinsame Projekte schieflaufen. Meist sind wir als Anbieter es, die verwirrend oder unverständlich kommunizieren. Das führt dann schnell mal zu Verzögerungen und der Kunde wird zurecht immer ungeduldiger.

Es ist aber wichtig, dass Kundenprojekte so reibungslos wie möglich verlaufen, damit sie wiederkommen und oder Dich weiterempfehlen. Nichts ist anstrengender als ständig neue Kunden akquirieren zu müssen. Und eine nachhaltige Business-Strategie ist das auch nicht, wenn wir mal ehrlich sind.

Damit Kundenprojekte weitestgehend reibungslos verlaufen, kannst Du einiges im Vorfeld dafür tun. Grundregel wäre mach es Deinen Kunden so einfach wie möglich Dich zu buchen und zu bezahlen. Das kommt an erster Stelle noch vor dem passenden Workflow für ein Projekt.

Schau also zuerst wie Deine Website aufgebaut ist und wie Du es Deinen Kunden leicht machen kannst Dich zu buchen. Nutze Programme wie Dubsado oder Elopage um die Zahlungsabwicklung und den Buchungsvorgang so einfach wie möglich zu gestalten. Es gibt mittlerweile so viel Software auf dem Markt die es Dir leicht macht Kunden zu buchen und zu verwalten. Nutze sie auf jeden Fall, damit Du nicht jeden Vorgang immer wieder von Hand erledigen musst.

Zeit sparen und zeitnah reagieren ist wirklich wichtig, damit die Kommunikation und der ganze Ablauf des Projekts nicht gestört wird. Was Du darüber hinaus noch tun kannst damit Kundenprojekte reibungslos verlaufen folgt jetzt.

01 | Nutze ein Projektmanagement System

Deadlines sind für jedes Projekt wichtig, damit alles nach Plan läuft und jeder weiß was wann zu erledigen ist und bis wann es fertig sein muss. Ein Projektmanagement System unterstützt Dich dabei. Sind Deine Services klar definiert kannst Du sogar Templates anlegen mit Deinen Workflows und immer wieder nutzen.

Wenn Dein Kunde offen dafür ist, dann lade ihn in Dein System als Gast ein. Dann hat er genau wie Du den vollen Überblick und wird automatisch an seinen Part des Projekts erinnert. Du kannst Deinen Kunden so dann durch das ganze Projekt leiten und an die Hand nehmen.

Viele meiner Kunden haben sich darauf eingelassen und hinterher gesagt, dass sie sich gut aufgehoben gefühlt haben und nicht so überfordert waren. Sie konnten sich besser organisieren und manche haben sogar mein System für ihr Business übernommen und angepasst.

Ich nutze ClickUp, weil das System gut für Teams funktioniert und mit meinen Bedürfnissen wächst. Davor habe ich Asana genutzt, bin aber dann irgendwann an meine Grenzen gestoßen, weil ich viele Dinge visuell nicht flexibel nutzen konnte so wie mein Kopf das braucht.

Neben ClickUp und Asana, wäre vielleicht noch Meistertask und Trello zu erwähnen. Das sind mit die bekanntesten. Monday.com und Awork.io sind gerade auch mächtig am Wachsen. Am Ende kommt es darauf an wie Dein Kopf funktioniert und wie Du das System darauf anpassen kannst. So weit ich das recherchieren konnte fangen alle Systeme mit einer kostenlosen Version an. Also kannst Du in Ruhe testen.

02 | Stelle klare Regeln für die Zusammenarbeit auf

Je transparenter Du mit Deinem Kunden kommunizierst und je klarer die Regeln sind, desto weniger Missverständnisse sind zu erwarten. Ein großer Vorteil ist auch, dass wenn ein Kunde doch mal schwierig wird, Du ihn an die Vereinbarungen erinnern kannst.

Du solltest gleich zu Anfang klarstellen was Du machst und was nicht, was im Service enthalten ist und was nicht. Das kannst Du schon auf der Website kommunizieren, solltest es aber durch Deine gesamte Kommunikation durchziehen. In E-Mails, Telefonaten, Verträgen etc.

Sei freundlich aber bestimmt, wenn es darum geht, dass ein Kunde die Regeln brechen will. Du hast die Regeln im Idealfall aufgestellt um nicht nur Dich und Dein Unternehmen zu schützen, sondern auch dem Kunden einen Gefallen zu tun indem Du Zeit und Geld für ihn sparst.

Schließe immer klare Verträge mit Deinen Kunden. Es ist dabei auch völlig egal ob die Kunden auch gleichzeitig Freunde sind. Bleib bei Deinen Regeln und zieh es durch. Keine extra Regeln oder Ausnahmen. Glaub mir das erspart Dir eine Menge Ärger im Endeffekt und schafft immer klare Verhältnisse.

03 | Jede Aufgabe hat eine Deadline

Wie schon in Punkt eins erwähnt, Deadlines sind wichtig, damit ein Projekt nach Plan läuft. Plane immer genug Puffer ein, damit der Kunde Zeit hat Feedback zu geben und Du darauf zu reagieren. Wenn Du dann Dich in Dein Projektmanagement System jeden Morgen einloggst, weißt Du immer voran Du arbeiten musst um im Plan zu bleiben.

Sollte Dein Kunde im selben System arbeiten, dann sieht auch er was wann erledigt sein muss. Das spart eine Menge E-Mails hin und her. Ganz verhindern kann man das manchmal nicht, aber es kann gut funktionieren, wenn der Kunde auch gerne in diesem System arbeitet.

Wenn Du noch nicht recht weißt wie lange eine Tätigkeit dauert, dann zeichne die Zeit auf um später realistischere Planungen machen zu können. Für den Anfang plane einfach ein bisschen mehr Zeit ein, als Du eigentlich denkst zu brauchen.

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04 | Kommunikation ist super wichtig

Um kein Feedback und keine Frage zu verpassen, bitte ich meine Kunden immer mich maximal über einen Weg zu kontaktieren. Da ich Kundenprojekte in Dubsado abwickle, bleibe ich auch dort mit der Kommunikation. Es läuft alles über E-Mail ist aber chronologisch wie ein Chat geordnet.

Bei manchen Sachen kann es auch nützlich sein, wenn die Kommunikation direkt in der Notizfunktion einer Aufgabe stattfindet. Das versuche ich aber wie gesagt zu vermeiden, damit alle Kommunikation an einem Ort und übersichtlich stattfindet.

Sind mal Meetings fällig nutze ich Zoom und zeichne in Absprache mit dem Kunden das Gespräch auf für spätere Referenz. Es ist auch oft hilfreich, wenn der Kunde das Video bekommt, damit er immer wieder darauf zurückgreifen kann. Wie eine Art Wissensdatenbank oder Minikurs ist das zu verstehen.

Achte immer darauf klar zu kommunizieren. Manche Kunden kennen bestimmte Fremdbegriffe nicht und die musst Du geduldig erklären können. Gleiches gilt auch für die oben genannten Regeln. Der Kunde muss z.B. genau wissen wann er Dich erreichen kann und wie.

Schau Dir Deinen aktuellen Prozess an und überlege wo Du die Kommunikation verbessern könntest. Wo gab es oft Probleme im Prozess? Es gibt immer etwas das man mit kleinen Änderungen massiv verbessern kann.

05 | Nutze Templates, Workflows und andere Vorlagen

In Dubsado habe ich Vorlagen für E-Mails, Angebote, Verträge, Nebenverträge, Fragenbogen und eine Menge mehr. So kann ich schnell reagieren und muss nicht alles von vorne anfangen. Vieles ist auch vom System automatisiert, damit ich Zeit für meine eigentliche Arbeit habe für die ich gebucht wurde.

Manche Dinge laufen immer in der gleichen Reihenfolge ab. Schau Dir an wie Deine Workflows sind oder ob Du einen fixen Workflow erstellen kannst. Das spart wieder Zeit und lässt alle Projekte geregelt ablaufen.

In meinem Projektmanagement System ClickUp habe ich auch Templates. Zum Beispiel nutze ich Templates bei der Content Erstellung oder wenn ich meine Marketing-Aktivitäten analysiere. So vergesse ich nichts und wenn ich doch einen Schritt hinzufügen will, dann ändere ich einfach kurz das Template.

Workflows und Templates sind nie in Stein gemeißelt, wenn Du also feststellst, dass einer irgendwie noch nicht optimal ist, dann passe ihn weiter an. Manchmal sieht man ja die Workflows anderer und denkt hey genau so muss ich das auch machen um organisiert zu sein. Das ist aber Quatsch, denn jedes Hirn tickt anders und für jeden macht etwas anderes Sinn. Setz Dich daher nicht unter Druck und schau einfach was zu Dir passt.

06 | Sortiere Deine Dateien sofort

Nicht erst wenn es an die Übergabe der Dateien geht! Es ist super wichtig, Deine Dateien für das Projekt klar zu ordnen. Sonst hast Du Chaos im Projekt und schickst womöglich die falschen Dateien raus. Denke immer an klar verständliche Dateinamen und lege Ordner für die Bereiche des Projekts an.

So kannst Du später auch bei Bedarf den Ordner mit Deinem Kunden teilen oder Du findest alles schnell sobald der Ordner im Archiv gelandet ist. Wie ich meine digitale Ablage sortiere habe ich in diesem Artikel beschrieben.

Laufen Deine Kundenprojekte nach Plan?

Ich hoffe meine Tipps haben Dir geholfen Deinen Arbeitsablauf mit Kunden zu verbessern. Was war bei Dir oft die Hürde in Kundenprojekten? Was lief regelmäßig holprig oder total schief? Schreib mir einfach unten in die Kommentare, vielleicht kann ich dazu dann auch noch einen Blog Artikel schreiben und nicht nur Dir sondern auch anderen helfen.

Hey Boss Babe! Nimm Dein Business ernst!

Wenn Du als Unternehmerin Dein Business nicht ernst nimmst tut es keiner. Dein Erfolg hängt von Deinem Mindset ab. Deine Produktivität und Dein Zeitmanagement sind zudem auch wichtig. Nimm Dein Business ernst um Deine Ziele zu erreichen. #Zielesetzen #Planung #Lebensplanung #Unternehmerinwerden #Unternehmerin
Wenn Du als Unternehmerin Dein Business nicht ernst nimmst tut es keiner. Dein Erfolg hängt von Deinem Mindset ab. Deine Produktivität und Dein Zeitmanagement sind zudem auch wichtig. Nimm Dein Business ernst um Deine Ziele zu erreichen. #Zielesetzen #Planung #Lebensplanung #Unternehmerinwerden #Unternehmerin
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Der heutige Artikel soll so eine Art Motivation und Wachrütteln zugleich sein. Warum? Weil mir in letzter Zeit so einiges begegnet ist, das mich so richtig genervt hat. Und ja teilweise habe ich früher genau das Gleiche gedacht und gesagt bis ich endlich auf den Trichter kam. Aber mal ganz von vorne. Worum geht es eigentlich?

Ich bin in letzter Zeit auf so einige Grenzen von außen gestoßen, die ich zunächst akzeptiert habe, weil ich erstmal nicht wusste wie ich damit umgehen soll. Es ging um Kommentare von Personen die mir nahe standen und Kommentare und Beiträge die ich online gelesen hatte. Irgendwann wurde ich so passiv und gefrustet, dass ich mich selbst erstmal wieder wachrütteln musste um wieder voran zu kommen.

Wieso der aggro Titel?

Ich bin in letzter Zeit in so einigen Facebook Gruppen für Business Frauen unterwegs und der Tenor ist oft derselbe. Oft kriegt man nur mimimi anstatt motivierender Sätze. Ein IGTV Video von Johanna Fritz hat mich dann bestärkt auch wieder mal dazu den Mund aufzumachen. Ich erzähle Dir heute teilweise meine Sicht auf mein Business und wie ich da angekommen bin wo ich jetzt bin.

Vielleicht bist Du gar keine Mimimi-Madame, vielleicht bist Du ganz anders drauf. Egal wie Du Dein Business gerade siehst, vielleicht findest Du Dich hier und da wieder und erkennst, dass Du Dich vielleicht doch noch selbst sabotierst. Lesen lohnt sich ganz bestimmt also bleib bitte dran.

Die bösen Männer sind nur ein Teil des Problems

Mädels ich kann es nicht mehr hören. Ich höre oft, mein Mann hilft nicht im Haushalt, deswegen habe ich nicht genug Zeit mein Business zu betreuen. Auf Arbeit lässt mich mein Chef nicht weiter die Karriereleiter hochsteigen. Mein Kollege XY sabotiert mich auf Arbeit und meine Karriere ist nach 20 Jahren kein Stück weiter. Ich bin Mama ich kann mich nicht um mein Geschäft kümmern. Das und noch viel mehr hört man. Wir Frauen haben es so schwer, weil Männer XY nicht tun.

Ich wurde auch oft ausgebremst durch Männer, aber anstatt aufzugeben habe ich weiter gemacht und bin andere Wege gegangen. Manche waren ungewöhnlich und haben mich wider Erwarten schneller ans Ziel gebracht. Ich hatte auch meine Portion Sexismus und sogar Gewalt durch Männer die ich schlucken musste, aber eins habe ich nie gemacht. Mich hingesetzt und aufgegeben.

Männer sind nicht unsere Feinde. Wir sind unsere größten Feinde. Wir sind diejenigen die Entscheidungen treffen die unsere Karriere, unsere Finanzen und noch viel mehr negativ beeinflussen. Was ich toll finde ist, dass so langsam ein Umdenken stattfindet. Immer mehr Mädels arbeiten zusammen anstatt gegeneinander. Immer mehr Frauen machen den Mund auf und setzen sich für mehr Gleichberechtigung ein.

Da ist definitiv was im Wandel, aber in den Business Facebook Gruppen von Frauen ist das in weiten Teilen noch kein Thema. Und das nervt. Findet Wege und boxt Euch durch. Haltet Euch nicht auf mit Gejammer, sondern zeigt der Welt was ihr so draufhabt.

Umgib Dich mit Leuten die Dich motivieren und konstruktiv kritisieren

Wartest Du darauf, dass Dir Dein Mann, Deine Familie oder sonst wer Erlaubnis gibt ein Business zu leiten? Willst Du Bestätigung von Deiner Familie, dass Du das richtige tust? Stellst Du Deine Karriere hinten an, weil Du denkst anders geht es nicht? Wenn ja hör auf damit.

Wenn Du Dich und Deine Entscheidungen ständig abhängig machst davon ob jemand damit einverstanden ist, wirst Du es nie weit bringen. Du wirst dahin dümpeln und irgendwann Dich ärgern warum Du nicht einfach gemacht hast anstatt zu warten.

Ich habe mich lange davon bremsen lassen was andere von mir denken und wie ich traditionell mein Business aufbauen sollte. Das ärgert mich heute noch wie viele Jahre ich damit verschwendet habe. Ich versuche mich nicht zu sehr zu ärgern, weil ich die Vergangenheit eben nicht ändern kann.

Mich nimmt heute noch keiner richtig ernst im engsten Umfeld, aber das kommt mehr daher, dass die wenigstens im engsten Umfeld etwas mit einem Onlinebusiness oder einem Kreativbusiness zu tun haben. Es ist schlicht weg fehlendes Wissen und Verständnis, aber nicht automatisch böse gemeint.

Mach Dich mental frei von solchen Leuten und akzeptiere, dass sie eben so denken und Dich nicht verstehen. Sobald sie anfangen Dir Steine in den Weg zu legen musst Du reagieren, aber bis dahin bist Du ihnen keine Erklärung schuldig. Mach Dein Ding! Du weißt was Du tust und selbst wenn Du mal nicht weißt was Du tust, hast Du ein Recht darauf zu lernen und Fehler zu machen. Männer machen das am laufenden Band. Einfach ihr Ding. Und Du darfst das auch.

Wenn Du Dich nicht ernst nimmst tut es keiner!

Klingt hart aber ist so. Wenn Du Dich nicht ernst nimmst, dann wirst Du automatisch langsamer. Du setzt Dinge langsam oder gar nicht um. Du wartest ständig auf etwas und wirst passiv in allem was Du tust. Nimm Dich verflucht nochmal ernst!!! Es ist egal ob das jemand anderes tut. Du und Dein Mindset sind entscheidend, nicht die Männer, die Familie oder sonst wer der Dich vermeintlich bremst.

Du hast ein Recht auf eine eigene Meinung, auf Deinen eigenen Weg, auf Deine eigenen Entscheidungen, Fehler, Erfolge und Lektionen des Lebens. Nutze die Zeit, das Leben ist verdammt kurz. Wir Frauen haben heutzutage mehr Möglichkeiten den je uns zu verwirklichen und etwas zu bewegen. Wir können aktiv die Welt verändern mit unserem Schaffen.

Denke groß, hab Angst dabei und mach es trotzdem. Wenn ich dran denke wie viele Business Ideen ich einfach in der Schublade verstauben habe lassen nur, weil jemand sagte es sei doch völlig unrealistisch für ein Mädchen vom Land das zu erreichen. Ich hatte zwar auch starke Frauen um mich herum, aber eben nicht genug davon bis ich anfing sie aktiv zu suchen. Bis ich anfing von Frauen zu lernen anstatt immer nur von Männern.

Du hast als Frau schon von Natur aus so viele Stärken. Richtig eingesetzt kannst Du so viel Gutes in die Welt bringen. Wir Frauen haben nicht nur Nachteile in der Gesellschaft. Es gibt noch eine Menge davon, dass ist leider nicht von der Hand zu weisen, aber es liegt an uns wie lange das noch so bleibt.

Was auch noch wichtig ist. Sobald Du Dich ernst nimmst und selbstsicher auftrittst, wird auch Dein Business nach außen hin professionell wahrgenommen. Stelle Regeln auf was die Zusammenarbeit mit Dir betrifft. Setze Grenzen und habe immer Deine Finanzen im Griff. Interessiere Dich für Zahlen und suche Dir die richtigen Helfer. Es ist Dein Business und es sind Deine Regeln. Punkt.

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Deine To Do Liste für die Zukunft

  1. Nimm Dich und Dein Business ernst!
  2. Träume groß und bekloppt und erlaube Dir, dass das so völlig in Ordnung ist!
  3. Sag auch mal nein! Die Welt wird nicht untergehen, versprochen.
  4. Filtere Menschen die Dich minderwertig abstempeln. Die braucht man nicht.
  5. Warte nicht darauf, dass Dein Partner den Putzlappen in die Hand nimmt. Drück ihm das Teil in die Hand. Der schafft das schon wenn er will.
  6. Hör auf zu jammern und nutze Deine Zeit lieber um Lösungen für Deine Probleme finden.
  7. Schau wie Du es Dir leichter machen kannst um Dein Business im Griff zu behalten
  8. Siehe Punkt eins. Habe fertig.

Ich hoffe meine Message ist angekommen und vielleicht fühlst Du Dich jetzt nicht persönlich angegriffen, sondern bist dankbar für den kleinen Tritt in Deinen hübschen Hintern. Lass es krachen und entschuldige Dich nicht dauernd. Vernetze Dich mit anderen Frauen und Du wirst sehen die Dinge können leichter werden.

Seitdem ich einfach durchziehe was ich machen will, komme ich auch im Business wieder voran. Einige Ziele habe ich dieses Jahr schon erreicht, aber auch nur weil sie teilweise wirklich klein waren. Seit ein paar Wochen denke ich endlich größer auch, wenn mein engstes Umfeld mich für bescheuert hält und Erfolg teilweise deutlich anders definiert als ich.

Versuche mal Dein Business nicht als ständiges Kriegsfeld zu sehen, sondern lass los und vertraue auf Dich. Die Bestätigung von anderen ist nicht notwendig für Dein vorankommen. Such Dir die richtigen Unterstützer und schaue wen Du unterstützen kannst. Gute Taten lohnen sich immer und das Vertrauen in sich selbst sowieso. Du kannst mehr als Du denkst und zudem bist Du deutlich stärker als Du es für möglich hältst.

Also nochmal, nimm Dein Business ernst!

Nimm Dich ernst und lass es krachen! Die Lebenszeit ist zu kurz für ständiges Mimimi und mit dem Finger auf andere zeigen. Wie siehst Du das? Gab es bei Dir auch schon Situationen wo Du Dich aufgehalten hast und es mit dem Verhalten anderer gerechtfertigt hast? Wie hast Du es geschafft Dich wieder zu motivieren? Schreib es doch einfach in die Kommentare. Wir Mädels können so viel voneinander lernen.

Was erfolgreiche Business Frauen tun um ihre Ziele zu erreichen

Wenn Du als Businessfrau erfolgreich sein willst, brauchst Du mehr als ein Ziel auf das Du hinarbeitest. Du brauchst Fokus und Routinen die Dir gut tun. #Erfolg #Ziele #Planung #Produktivität #Zeitmanagement
Wenn Du als Businessfrau erfolgreich sein willst, brauchst Du mehr als ein Ziel auf das Du hinarbeitest. Du brauchst Fokus und Routinen die Dir gut tun. #Erfolg #Ziele #Planung #Produktivität #Zeitmanagement
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Ich bin immer auf der Suche nach Tipps wie ich meinen Alltag erleichtern kann als Business Frau. Seit einigen Jahren höre ich deshalb gezielt Podcasts zu dem Thema, lese Blog Artikel und Bücher und tausche mich mit anderen Business Frauen aus. Es geht mir nicht darum mich dauernd zu optimieren und noch produktiver zu machen. Das Ziel ist nicht Superwoman oder Supermom.

Es geht mir nur darum mehr Ruhe in den Tag und in meinen Kopf zu bekommen, damit ich anderen besser helfen kann und nicht selbst dauernd unter die Räder komme. Mittlerweile klappt das ganz gut, aber Du weißt ja das Leben ist lebenslanges Lernen.

In diesem Artikel fasse ich Dir mal zusammen, was ich so erkannt habe über die Jahre und welche Tipps ich bekomme habe, die mich wirklich weitergebracht haben. Nicht nur mich, sondern auch mein Business, weil ich die Art wie ich arbeite verändert habe.

Sie vergleichen sich nicht

Ich habe es schon in anderen Artikeln erwähnt, aber Vergleich mit anderen schadet Dir mehr als das es Dir nützt. Man kann unglaublich schnell in eine Spirale aus Zweifeln geraten und das kann schwerwiegende Folgen für Dein Business haben.

Erfolgreiche Businessfrauen schauen schon was die anderen machen, aber im Endeffekt gehen sie ihre eigenen Wege. Vielleicht entwickeln sie sogar bessere Dinge aus dem was sie gesehen haben und bringen andere wieder mehr voran.

Sie Netzwerken auch wenn sie schüchtern oder introvertiert sind

Netzwerken fiel mir lange Zeit sehr schwer. Ich bin nicht schüchtern, aber ich bin introvertiert. Ich brauche nicht viele Menschen um mich herum um happy zu sein. Wenn es aber um mein Business geht, muss ich mich etwas mehr präsentieren.

Zu dem Thema hat der Blog vanillamind.de eine Menge guter Tipps und ich glaube sogar einen Onlinekurs wenn ich mich recht erinnere. Die Autorin ist selbst schüchtern und hat gelernt wie sie das positiv in ihrem Business nutzen kann und auch teilweise überwinden kann.

Im Business kommt man definitiv nicht ums Netzwerken rum und wenn man sich erstmal damit beschäftigt hat, erkennt man oft, dass es gar nicht schlimm sein muss.

Konkurrenz ist ein Fremdwort

Erfolgreiche Business Frauen denken selten an Konkurrenz und mehr an Gemeinschaft. Ich glaube das ist auch eine Eigenschaft die viele Frauen vereint, egal ob sie ein Business haben oder nicht. Gerade wir Frauen sollten mehr zusammenarbeiten und uns gegenseitig fördern.

Teil Dein Wissen, Deine Stärken und halte mehr zusammen mit anderen. Konkurrenzdenken hält nur auf. Gemeinsam kommt man oft viel schneller ans Ziel und hat auch noch Spaß dabei. Konkurrenzdenken kann auch super schnell negative Gedanken wie Selbstzweifel und andere heraufbeschwören. Das tut weder Dir gut noch anderen.

Gesunde Ernährung und Angewohnheiten sind wichtig

2017 bin ich auf das Buch „Die Neuerfindung des Erfolgs“ von Arianna Huffington gestoßen. Ich habe es verschlungen. Sie erklärt am Anfang des Buches warum sie jetzt als Businessfrau besser auf sich achtet und wie das ihr Business beeinflusst hat. Das Buch kam für mich zur rechten Zeit, weil ich zu dem Zeitpunkt selbst völlig überarbeitet und ausgelaugt mit Herzrasen auf der Couch lag die meiste Zeit.

Schlaf ist ein wichtiger Faktor und das habe ich auch sehr oft von anderen Businessfrauen gehört. Ich kann es auch nur bestätigen. Ich bin länger gesund und im Business produktiv, wenn ich regelmäßig genug schlafe. Schlaf ist für den Körper unheimlich wichtig um sich zu regenerieren.

Aber nicht nur Schlaf ist wichtig, sondern auch Bewegung und gute Ernährung. Diese drei Faktoren hängen unmittelbar zusammen. Dein Business läuft nur so gut wie Du fit bist und Gas geben kannst. Es macht also wirklich Sinn auch in Dich und Deine Gesundheit zu investieren. Entwickle Routinen die Dir guttun und Raum zum Durchatmen geben.

Nicht nur reagieren, sondern auch agieren

Was ich auch gelernt habe ist, dass erfolgreiche Businessfrauen nicht nur reagieren, sondern auch agieren. Sie warten nicht darauf, dass sich die Umstände ändern oder jemand sie fördert. Sie packen an und geben Gas. Sie machen ihr Dinge und lassen sich nicht beirren auch, wenn erstmal keiner an sie glaubt.

Es sind Frauen reich geworden mit den ungewöhnlichsten Ideen oder, weil sie einfach ihre Stärken die sie als Frau haben genutzt haben. Das ist auch mein Appell an Dich. Warte nicht auf den perfekten Zeitpunkt. Komm aus dem Quark und leg los.

Mich regt es immer auf, wenn ich das Gejammer höre von anderen Frauen. Da hört man Sachen wie „mein Mann unterstützt mich nicht und erlaubt mir XY nicht“, Mädel verlass ihn zur Not, „ich habe Kinder ich kann mich nicht um ein Geschäft kümmern“, wo ein Wille ist da ist ein Weg. Ich kenne genug Mamas die nicht aufgegeben haben und sich durchgeboxt haben. Über die Hälfte davon ist auch noch alleinerziehend.

Ich sage nicht, dass wir Frauen es leicht haben. Leider ist Gleichberechtigung in Deutschland noch nicht 100% da, aber je mehr wir Frauen uns einbringen und Dinge bewegen, desto schneller wird sich auch etwas ändern.

Wir müssen unser Verhalten ändern. Weniger passiv, mehr aktiv. Egal in welcher Lebensphase Du gerade steckst. Du findest einen Weg und da draußen gibt es viele Mädels die Dich anfeuern werden. Glaub mir. Ich bin eine davon.

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Selbstfürsorge wird großgeschrieben

Ich hatte es oben schon erwähnt wie wichtig gute Ernährung, Bewegung und Schlaf ist. Das ist ein Teil der Selbstfürsorge wie ich meine, aber es gibt auch noch andere Dinge die Du tun kannst.

Wenn Du es Dir leisten kannst geh einmal im Monat in ein Spa und lass Dich verwöhnen. Oder mach mehrmals die Woche Dir einen Spa-Abend zuhause. Lerne wie Du Dich gezielt entspannen kannst und höre auf Dein Bauchgefühl. Manchmal ist ein Schritt zurück mehr Wert als 10 Schritte im Eiltempo voraus. Ich musste auch erstmal ein paar Gänge runterschalten als es mir schlecht ging und konnte dann aber wieder voll durchstarten.

Du bist wichtig und deshalb solltest Du Selbstfürsorge wie Maniküre, lesen, Yoga oder was auch immer nicht als Zeitfaktor sehen der aufgebraucht wird, sondern als wertvolle Zeit die Deine Akkus auftankt.

Ich brauche mittlerweile abends im Bad fast 45 Minuten, weil ich mir Zeit nehme mich ausgiebig zu pflegen mit Maske, Lotion, Ölen und Co. Das entspannt so ungemein und mit etwas Musik oder Meeresrauschen ist es gleich nochmal so schön.

Du kannst besser für andere da sein, wenn Du auch an Dich denkst und was für Dich tust. Hört sich widersinnig an, aber es logisch, wenn Du darüber nachdenkst. Ein Brunnen gibt auch nur so viel Wasser wie er hat und muss auch wieder sich auffüllen, bevor er mehr geben kann.

Dein Körper funktioniert ähnlich. Wenn Du ihn immer bis an den Abgrund treibst, fällt er selbigen irgendwann mal runter und dann dauert es viel länger wieder auf die Beine zu kommen, als wenn Du regelmäßig Dir Zeit für Akkus aufladen nimmst.

Investition in die richtigen Dinge und Humankapital ist Key

Investitionen sind für ein Business sehr wichtig. Das kann in Werbung sein oder in Mitarbeiter oder Equipment und ähnliches. Erfolgreiche Businessfrauen aber denken genau nach bevor sie investieren und ob das ihr Business oder sie selbst weiterbringt.

Sie investieren um zu wachsen nicht um da zu bleiben wo sie sind. Sie bilden sich weiter und investieren somit in ihr Humankapital. Jedes Business verändert sich, wenn es wächst und als Chefin musst Du ständig neue Dinge lernen. Angefangen beim Marketing, über wie funktioniert Software XY bis hin zu wie leite ich ein Team, damit sich jeder wohl fühlt und gerne für mich arbeitet usw.

Investitionen sind wichtig, aber es sollten die richtigen sein. Klar macht mal auch eine Investition die nichts bringt und man hat etwas Geld oder Zeit in den Sand gesetzt, aber das ist trotzdem nicht verschwendet, sondern man hat wieder etwas gelernt und kann es das nächste Mal einfach besser machen.

Cheerleader für andere sein macht Spaß

Erfolgreiche Businessfrauen wollen nicht nur angefeuert werden, sie sind auch Cheerleader für andere. Mir geht immer das Herz auf, wenn sich Frauen in meiner Community zusammentun und gemeinsam tolle Erfolge erzielen. Oder wenn sie sich gegenseitig anfeuern und dadurch bewirken, dass sie wieder mehr an sich selbst glauben. Der Kopf ist unsere größte Hürde, aber wenn es da Leute gibt die an einen glauben, fällt es gleich leichter auch an sich selbst zu glauben.

Klar musst Du Dich nicht abhängig von der Meinung oder dem Zuspruch anderer machen. Das wäre auf lange Sicht fatal. Aber es tut gut einfach mal was Nettes gesagt zu bekommen und es ist schön, wenn man merkt der andere freut sich darüber.

Manchmal muss man gar nicht helfen, sondern einfach nur anfeuern. Und hey das tut nicht weh und macht richtig Spaß. Wo wir wieder zu dem Thema weniger Konkurrenz mehr miteinander kommen.

Du siehst es hängt alles zusammen

Gemeinsam mit anderen an Zielen arbeiten, auf die eigenen Bedürfnisse achten, andere anfeuern und lernen, lernen, lernen. Das wird auch Dich weiterbringen und zufriedener machen in Deinem Business.

Geld ist wichtig aber nicht alles und Erfolg ist für jeden etwas anderes. Gehe Deinen eigenen Weg und verbünde Dich mit anderen tollen Menschen. Es gibt so viele die Dich unterstützen würden und die Du unterstützen kannst. Glaub an Dich und pass auf Dich auf.

7 Wege für die Organisation Deiner Business-Ideen

Du hast tausend Ideen, überall liegen Zettel, sämtliche Notizbücher sind bis zum Rand gefüllt und in allen möglichen Apps sind Gedanken notiert. Kennst Du das? #Notizen #Organisation #Zeitmanagement #Ideenfindung #Businessaufbau #Unternehmerin
Du hast tausend Ideen, überall liegen Zettel, sämtliche Notizbücher sind bis zum Rand gefüllt und in allen möglichen Apps sind Gedanken notiert. Kennst Du das? #Notizen #Organisation #Zeitmanagement #Ideenfindung #Businessaufbau #Unternehmerin
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Hier eine Notiz im Smartphone, da ein Klebezettel, hier eine Liste im Filofax. Manchmal sind wir Menschen ganz schön chaotisch, wenn es darum geht unsere Ideen festzuhalten für später. Mir geht es oft so, dass ich mitten während ich was anderes mache, eine zündende Idee habe und sie schnell irgendwo aufschreiben muss.

Früher waren meine Ideen überall verteilt im Haus und ich fand am Ende nichts mehr oder vergaß, dass ich überhaupt mal Idee XY hatte. Ziemlich ärgerlich, wenn es dann auch noch etwas war, das mich in meinem Business schneller voran hätte bringen können. Mittlerweile habe ich ein genaues System wie ich meine Ideen erfasse und wo genau alle liegen.

Bis auf wenige Ausnahmen notiere ich meine Ideen nur noch digital und je nach Zweck in einem Google Doc oder in Good Notes auf dem iPad, wenn ich die handschriftliche Variante möchte. Ideen für Blogartikel sammle ich ausschließlich in der App ClickUp. So gibt es nur noch einen Ort an denen ich diese Ideen. Ich finde immer wieder was ich suche. Vorteil der digitalen Ideen-Erfassung ist auch die Suchfunktion der jeweiligen Apps.

Es passiert also nur noch selten, dass mir mal eine Notiz durch die Lappen geht oder gar ganz abhandenkommt. Aber wie sagt man so schön viele Wege führen nach Rom und jeder muss für sich herausfinden was zu einem passt. Jeder denkt anders und muss sich so organisieren, wie das eigene Hirn tickt. Der eine braucht alles digital, der andere liebt Stift und Papier und wieder andere schwanken immer wieder hin und her so wie ich.

Die folgenden Tipps sollen Dir dabei helfen, Deine Ideen besser zu sortieren, damit Du immer weißt woran Du als nächstes Arbeiten oder was Du erreichen willst. Ich habe hier ein paar Vorschläge zusammengestellt, die Du entweder einzeln oder in Kombination nutzen kannst. Du musst einfach herausfinden was für Deinen Kopf passt und wo Du am wenigsten Mühe hast das System zu pflegen und mit Ideen zu füllen.

01 | Notizbücher mit Farbcode

Wenn Du gerne auf Papier Deine Ideen festhältst, kannst Du sie nach Themen mit einem Farbcode sortieren. Entweder hat jedes Notizbuch eine andere Farbe. Die von Leuchtturm z.B. sind bunt und haben eine gute Qualität. Oder Du nutzt farbige Klebezettel oder farbigen Seitenmarkierer. So weißt Du immer wo welche Ideen aufgeschrieben sind. Ich hatte z.B. mal ein lila Notizbuch für die ganzen Notizen rund um die Kursentwicklung und ein schwarzes für alle Notizen rund um meine Marketing Strategie.

02 | Bulletjournal mit Index

Die einfachste Art ein Notizbuch mit Ideen anzulegen ist, wenn Du vorne einen Index schreibst. Zum Beispiel Seite 1-20 ist alles rund um Blog Artikel Ideen notiert, von 21-40 dann alles rund um Deine Produkte und so weiter. Du kannst dazu das offizielle Bulletjournal zweckentfremden oder einfach ein normales Notizbuch nehmen und die Seitenzahlen markieren. Es gibt auch Notizbücher da sind Seitenzahlen schon vorgedruckt. Einfach mal die Produkte vergleichen.

03 | Ringbuch oder Filofax

Vor Jahren hatte ich auch ein ziemlich gutes System in meinem Filofax. Es gab für jeden Bereich in meinem Business eine Abteilung um zu brainstormen und Ideen zu sammeln. Das sieht nicht nur hübsch aus, sondern ist auch noch praktisch, weil Du ganz einfach blättern kannst und Seiten hinzufügen oder austauschen kannst. So kannst Du den Filofax immer ordentlich und aktuell halten. Das Ganze funktioniert natürlich auch mit einem normalen Ringbuchordner und Trennern zwischen den Seiten. Gibt es in jedem Schreibwarengeschäft.

04 | Apps auf dem Smartphone oder Tablet

Jedes Smartphone kommt heutzutage mit ein paar Apps die vorinstalliert sind. Dazu zählen die Notizapp und das Diktiergerät. Mit diesen beiden Apps kommst Du schon weit. Ich nutze beides auf dem iPhone nahezu täglich. Das Diktiergerät ist besonders praktisch, weil ich kurz und knapp eine Idee diktieren kann und nicht erst schreiben muss.

Ich mache das meist nach einem Termin mit einem Kunden oder im Auto, wenn ich irgendwo warten muss. Ich nutze die App aber niemals beim Fahren. Falls ich meine eine geniale Idee zu haben und Angst habe sie zu vergessen, fahre ich rechts ran bei nächster Gelegenheit und notiere sie.

Apps die ich auch nutze sind Evernote und Good Notes. Beide Apps nutze ich allerdings nur auf dem iPad. In Evernote clippe ich Ideen aus dem Internet. Das können Artikel sein oder Salespages und mehr. In Good Notes hat alles Platz was handschriftlich notiert wird. In beiden Apps kann man Ordner und Notizbücher anlegen. In Evernote nennen sich Ordner Notizbuchstapel, aber es kommt auf das Gleiche hinaus.

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05 | Kanbanboard

Kanban Boards sind praktisch, wenn Du Workflows visualisieren willst. Jede Aufgabe kann z.B. ein Klebezettel sein und wird zwischen den Rubriken auf dem Board hin und her geschoben. Kategorien können sein in Arbeit, Feedback nötig, Korrekturphase und abgeschlossen.

Gleiches kannst Du auf Ideen übertragen. Du musst einfach nur die Überschriften ändern in z.B. Marketing, Blog Artikel, Funnel-Ideen und so weiter. So ein Board kannst Du entweder Dir an die Wand hängen oder eine digitale App nutzen wie Trello, Meistertask oder ClickUp. Für manche Workflows habe ich das z.B. in ClickUp so angelegt und es hilft mir dabei den Überblick zu behalten.

06 | Mindmaps

Mindmaps habe ich erst seit kurzer Zeit für mich entdeckt und bin langsam besessen davon. Alle meine Funnels plane ich in Mindmaps, Webseiten werden auch oft da geplant und selbst Produkte habe ich schon in einer Mindmap skizziert und geplant. Die Struktur der Mindmaps kann individuell angepasst werden und es gibt einige Apps auch dafür.

Du kannst Mindmaps natürlich auch auf Papier anlegen. Ich fand das aber je nach Umfang recht unpraktisch. Aber experimentiere einfach und schau was zu Dir passt. Ich nutze übrigens die App Mindnode auf dem iPhone und dem iPad. So habe ich sie immer dabei und kann bei Wartezeiten unterwegs daran rumtüfteln.

07 | Google Docs

Google Docs sind auch super praktisch. Du kannst Ordner anlegen und mit einem Farbcode markieren. Dort packst Du dann alle Deine Google Docs mit den jeweiligen Ideen rein. Ich habe z.B. alle meine Business Strategiepapier als Google Docs gespeichert und kann sie auch auf dem Smartphone unterwegs bearbeiten. Wer im Team arbeitet hat es auch deutlich leichter mit Google Docs, denn sie sind blitzschnell geteilt und bearbeitet.

Das ist wichtig für die Organisation von Ideen

Schau, dass Du die Ideen an so wenig wie möglichen Orten sammelst und, dass das System gut strukturiert ist. Kleines Beispiel. Die vorinstallierte Notizapp auf dem Smartphone kann schnell unübersichtlich werden, wenn tausende „Zettel“ darin gespeichert sind. Du könntest z.B. pro Thema eine Notiz anlegen.

Ich habe auch Emojis genutzt um die Notizen noch ein bisschen zu visualisieren damit ich schnell erkenne welche Notiz für was ist. Eine Notiz hat Obst und Gemüse in der ersten Zeile und darunter steht Gesundheit. Alles was mit dem Thema zu tun hat wird da notiert. Geschenkideen haben direkt in der ersten Zeile kleine Geschenkpäckchen abgebildet, die Einkaufsliste hat Einkaufstaschen und so weiter.

Also schau wo Du sie speichern willst und wie Du sie ganz einfach anlegen und aktualisieren kannst. Je komplizierter Dein System desto weniger wirst Du es nutzen. Also mache es Dir einfach und überlegen genau was zu Dir und Deine Gewohnheiten passt. Bist Du oft am Smartphone wäre eine digitale Variante praktisch.

Wenn Du den ganzen Tag Deinen Filofax nutzt, dann setze ihn richtig ein. Du verstehst denke ich was ich meine. Das Chaos wird bleiben solange bist Du weißt an welchem Ort Du dir Ideen brauchst um sie wieder zu finden.

Ich habe einige Jahre so ziemlich alle möglichen Systeme ausprobiert und bin jetzt wie gesagt hauptsächlich digital unterwegs und liebe es. Wie organisierst Du Deine Ideen? Hast Du ein System?

6 Gründe warum Du einen Redaktionsplan brauchst und lieben wirst

Ein Redaktionsplan oder Contentplan wird Dir Deine Arbeit sehr erleichtern. Du wirst Deine Reichweite ohne Stress ausbauen können und immer Inspiration finden. Mehr Follower, Leser, Kunden und Käufer sind die Folge. #Blogbusiness #bloggen #Bloggertipps #bloggingtipps
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Regelmäßig Content zu erstellen ist nur dann möglich, wenn Du einen Plan hast. Es gibt einige Tools mit denen Du so einen Redaktionsplan erstellen kannst. Google Kalender, Asana, Meistertask you name it. Ich plane meinen Content in Asana und schreibe meine Artikel in Google Docs. So kann ich auch mobil meine Texte erstellen und bearbeiten und spare Zeit. Dank meines Redaktionsplans in Asana habe ich immer den Überblick und weiß an was ich arbeiten muss, damit alles regelmäßig und pünktlich online geht.

Aber mal von vorne. Was ist eigentlich ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan ist eine zeitliche und inhaltliche Übersicht Deines Contents. Du kannst so einen Plan für Deinen Blog, Deinen Podcast und für Deine Social Media Kanäle anlegen. So kannst Du zum Beispiel Themenwochen planen oder mit einem Team besser zusammenarbeiten. Wenn Du Content-Marketing für Dein Business nutzt, ist so ein Redaktionsplan unerlässlich. Denn nur so wächst der Traffic auf Deiner Website und nur so werden Deine Wunschkunden auf Dich aufmerksam.

1. Ein Redaktionsplan verschafft Übersicht

Mit einem Redaktionsplan weißt Du immer woran Du arbeiten musst und was als nächstes online geht. Die großen Zeitschriften und Verlage haben sowas, warum Du dann nicht auch? Für mich hat sich der Redaktionsplan bewährt. Mein Content ist organisiert und abwechslungsreich. So wird es nie langweilig für den Leser und auch nicht für mich. Ich habe einen Redaktionsplan für meinen Blog und für Social Media (Instagram und Facebook). Alles ist koordiniert und organisiert. Das freut mein Planungsnerd-Herz einfach mega. Zudem ist auch noch alles an einem Platz. Yay!

2. Content geht regelmäßig online

Wenn Du einen Plan hast, weißt Du was zu tun ist und wann. Nur so geht Content regelmäßig online und Du kannst Deine Reichweite verbessern in allen Bereichen. Egal ob Website Traffic oder Social Media Engagement. Du musst nicht hektisch schnell was schreiben nur um etwas zu posten. Du kannst Content vorausplanen und automatisch online gehen lassen. Zudem wissen Deine Leser wann immer neuer Content auf Deiner Website erscheint und können sich danach richten. Das schafft Vertrauen und wirkt professionell.

3. Der Redaktionsplan spart Zeit

So ein Redaktionsplan ist schon toll. Nicht nur weißt Du was zu tun ist und wann, sondern er spart eine ganze Menge Zeit. Du kannst Content für den Monat zum Beispiel an einem Tag schreiben, weil Du weißt was genau Du schreiben willst. Das ist viel effizienter als einen Tag vor Artikelveröffentlichung anzufangen mit dem Schreiben.

Recherche kann auch viel effizienter erledigt werden, weil die Themen stehen und Du somit vollen Überblick hast, was Du noch raussuchen musst. Du kannst vorausplanen und Du kannst weit vor Veröffentlichung den Content erstellen. Wenn dann zum Beispiel eine geschäftige Launch-Woche für Deinen Kurs zum Beispiel kommt, ist der Content schon fertig und geht automatisch online. Du kannst Dich dann auf die Live-Promo konzentrieren und Dich um Deine Kunden / Studenten kümmern.

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4. Teamwork klappt besser

Sobald ein Redaktionsplan steht kannst Du Aufgaben delegieren. Jeder im Team weiß was zu tun ist und vor allem bis wann. Das erleichtert die Kommunikation und die Produktivität der Gruppe steigt, weil jeder auch eigenständig voran kommt und alleine arbeiten kann. Gerade für Remote-Teams ist das alles praktisch. Alles ist klar und verständlich.

Für 2019 habe ich zum Beispiel geplant, dass ich den Content kreiere, aber das Team meinen Content für die jeweilige Plattform editiert. Zum Beispiel, dass er anständig im Blog formatiert ist und gut gelesen und geteilt werden kann. So kann ich mich auf die Kreativarbeit und auf die Kunden konzentrieren und mein Content geht online auch ohne mein weiteres zutun. Alles was ich schreibe und veröffentliche kommt auch immer von mir und dabei bleibt es auch, aber Formatierung ist etwas, das man gut delegieren kann.

5. Themen können strategisch geplant werden

Mit einem Redaktionsplan kannst Du auf bestimmte Ereignisse, saisonal oder auf Fragen Deiner Leser reagieren. Du kannst zum Beispiel Serien für den Blog planen, Content passend zum Valentinstag erstellen oder Content passend zu Deinen Produkten oder Services veröffentlichen.

Das erleichtert manchmal auch die Ideenfindung und schafft Verbindung zum Leser und Kunden. Für Social Media gilt dasselbe natürlich. In meinem Business, könnte ich quasi einmal im Jahr den Content für das ganze nächste Jahr planen und dann nur noch spontan ergänzen wenn mir danach ist oder etwas sich ergibt.

Auch die Zusammenarbeit mit Sponsoren kann so geplant werden. Vielleicht hast Du ja Langzeitsponsoren für Deinen Blog oder Du bist das Werbegesicht für eine Marke für ein Jahr. Genau da brauchst Du dann einen guten Plan, um Deinen Content nicht zu einseitig und werbelastig werden zu lassen. Denn Du willst ja schließlich auch authentisch bleiben und nicht ständig als wandelnde Reklame rumlaufen.

6. Verhindert Schreibblockaden

Als ich noch so einfach in den Tag hinein gebloggt habe, gingen mir oft die Ideen aus oder ich wollte ein bestimmtes Thema besonders gut schreiben und blockierte meinen Kopf damit. So ging ziemlich unregelmäßig Content online und ich war mega gefrustet, weil ich wusste ich kann so nicht wirklich Leuten helfen oder sie positiv inspirieren.

Schreibblockaden fühlen sich echt fies an, weil man auch nie so recht weiß wann sie enden. Man hat Mühe sie zu überwinden und das frisst eine Menge Zeit und Energie. Seit ich den Redaktionsplan wirklich konsequent durchziehe, hatte ich nicht eine Schreibblockade. Und das nun schon seit über einem Jahr.

Du siehst so ein Redaktionsplan hat viele Vorteile und kann Dir echt Nerven und Zeit sparen. Wenn Du mehr über Redaktionspläne, Business Organisation und Strategien lernen willst, dann schau Dir meinen Kurs Solopreneur Playbook an. Dort teile ich mein Wissen aus 15 Jahren Selbstständigkeit und helfe kreativen Solopreneuren ihr Business zu optimieren und mehr Einkommen zu generieren.

Falls Du schon einen Redaktionsplan hast, wie organisierst Du ihn? Bist Du zufrieden mit Deinem System?

10-Punkte-Plan für ein organisiertes Business

Mit meinem 10-Punkte Plan wirst Du Dein Business von Grund auf organisieren und ordnen können. Mehr Produktivität, besseres Zeitmanagement und bessere Kundenbetreuung die Kundenakquise auf ein Minimum reduziert und weniger Stress verursacht. #Planung #Wochenplanung #Filofax #Dateiablage #Dokumente #Ablage #Organisation
Mit meinem 10-Punkte Plan wirst Du Dein Business von Grund auf organisieren und ordnen können. Mehr Produktivität, besseres Zeitmanagement und bessere Kundenbetreuung die Kundenakquise auf ein Minimum reduziert und weniger Stress verursacht. #Planung #Wochenplanung #Filofax #Dateiablage #Dokumente #Ablage #Organisation
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Als ich mich 2003 selbstständig machte und noch ziemlich grün hinter den Ohren war, hatte ich in meinem Business kaum ein System. Meine Buchhaltung machte ich noch mit Excel und Briefpapier in Word. Jap schlimmer geht es nicht. Ich hatte keinen Workflow für Projekte, keine anständig strukturierte Aufgabenliste und vor allem keinen Plan, wohin ich mit meinem Business überhaupt wollte.

Da mein Studium sehr vielfältig war und ich eine Menge Fähigkeiten hatte, bot ich natürlich auch alles als Service an. Man muss ja alles gut können dachte ich. Man muss doch so viele Aufträge wie möglich annehmen dachte ich. Und ach ja, Schlaf ist überbewertet, weil nur wer hart arbeitet erreicht auch etwas. Nachtschichten sollten also kein Problem sein oder?

Naja. Man kann sich ausmalen wie ich drauf war die meiste Zeit. Gestresst, die Kreativität verabschiedete sich regelmäßig und gesundheitlich ging es mir überhaupt nicht gut. Ich zog nur Mist an und war ziemlich unzufrieden mit meiner eigenen Leistung und wie ich Kundenprojekte abwickelte. Man muss glaub ich nicht Einstein sein um zu erkennen, dass meine Kunden auch nicht immer happy waren.

Das Ergebnis war zwar immer top, aber der Weg dahin war mehr als holprig und stressig. Das Blatt hat sich aber vor ein paar Jahren gewendet und vor allem letztes Jahr, nachdem ich endlich auf mich selbst gehört habe. Jetzt laufen Kundenprojekte reibungslos die meiste Zeit und ich kann deutlich mehr Menschen helfen als früher.

Aber wie habe ich das geschafft? Ganz einfach. Ich habe einen 10-Punkte-Plan verfolgt und jeden Bereich meines Businesses optimiert. Jetzt habe ich mehr Zeit fürs Wesentliche und die Kreativität ist nahezu dauernd am fließen. Nicht immer natürlich. Ich bin auch nur ein Mensch, aber ich bin deutlich produktiver und vor allem glücklicher als vorher. Manche der 10 Punkte sind ziemlich offensichtlich, aber man denkt gar nicht wie oft diese Punkte vernachlässigt oder gar vergessen werden.

1. Posteingang-System

Alles fängt an mit dem System für den Posteingang. Hier kommt in der Regel zu aller erst der Kontakt mit dem möglichen bzw. vorhandenen Kunden zustande. Ist der Posteingang nicht systematisch sortiert, versinkt man schnell in hunderten E-Mails und übersieht wichtige Nachrichten mit Leichtigkeit.

Man braucht ein paar Ordner (max.10!) und Filter um das Chaos zu vermeiden und falls nötig zu bändigen. Seit ich Filter nutze antworte ich wieder recht zeitnah auf E-Mails. Was früher 2-3 Tage dauern konnte, ist jetzt in etwa 24 Stunden maximal erledigt.

GMail lässt sich sehr einfach anpassen und sortieren. Ich nutze es seit Jahren anstatt Outlook oder was es sonst noch so gibt. App öffnen, E-Mails bearbeiten, fertig. Keine Updates, keine komplizierten Installationen, keine Technik die regelmäßig zickt. Hurra! Überlege wie Du Deinen Posteingang strukturieren könntest und welche Filter Du brauchst, um wirklich hauptsächlich wichtige E-Mails zuerst zu sehen.

2. CRM Software

CRM Software (Client Relationship Management) hilft Dir Deine Kunden gut zu organisieren. Follow ups werden nicht vergessen, Du kannst an Geburtstage denken oder hast Überblick über die Kommunikation mit dem Kunden. Ich selbst mache das mit Dubsado und Asana, aber es gibt Tools wie Streak für Gmail oder Zoho. Das CRM ist quasi Deine Sammelstelle für alle Kundeninformationen, damit Du einen genauen Überblick hast.

3. Projektmanagment Software

Wer oft gleichzeitig an Projekten arbeitet, und das passiert häufig als kreativer Freelancer, der wird schon mal die Situation gehabt haben, dass da urplötzlich eine Deadline am Horizont auftauchte. Und hey, es fehlt ja noch die Hälfte an Info vom Kunden und die Website ist noch nicht mal programmiert. Hilfe! Nachtschicht. Stress. Eine Projektmanagement Software kann das verhindern.

Du behältst den vollen Überblick und überbuchst nicht Deinen Kalender. Zudem kannst Du Deine Kunden rechtzeitig erinnern, wenn Du noch Informationen oder Bilder für das Projekt benötigst. Aufgabenlisten sind klar strukturiert und Du weißt jeden Morgen woran Du arbeiten musst.

Ich nutze Asana als Projektmanagement System. Im Grunde manage ich mein ganzes Business mit Asana. Von Content Marketing bis Kundenprojekte wird alles genau festgehalten und geplant. Seither arbeite ich deutlich produktiver und vor allem fokussierter. Was zum Resultat hat, dass ich jeden Monat mein Einkommen bisher steigern konnte. Es ist so mega hilfreich ein solches System zu nutzen.

Natürlich kann man das auch alles auf Papier, aber Papier erinnert Dich nicht wie es Software tun kann. Und Papier egal in welcher Form hast Du auch nicht immer bei Dir, ein Smartphone sind wir mal ehrlich hast Du aber denke ich immer dabei. Und somit auch Dein Business in der Hosentasche. Ich kann Asana wärmstens empfehlen, aber ich kenne auch Leute die auf Meistertask schwören. Schau Dir an was zu Dir passt.

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4. Kundenprozess-System

Kundenprojekte beginnen mit der Akquisition und gehen dann über ein Angebot hoffentlich in einen Auftrag über. Wenn Du ein anständiges System hast, verläuft dieser Vorgang reibungslos und in großen Teilen automatisch. Überlege Dir genau durch welche Stadien Dein Kunde gehen soll in Deinem Business. Wie findest Du Kunden? Wann machst Du regelmäßig Akquise? Was passiert wenn jemand eine Anfrage stellt? Was brauchst Du damit ein Interessent zum Kunden wird? Welche Workflows musst Du durchlaufen je nach Art des Projekts?

Das und noch mehr solltest Du Dir mal aufschreiben und überlegen wie Du die einzelnen Punkte verbinden kannst, damit Kundenprojekte nach Plan verlaufen und Deadlines eingehalten werden können. Nutze zum Beispiel ein Tool wie Dubsado. Dort kannst Du Workflows anlegen, die zum Beispiel es erlauben, dass ein Kunde automatisch Angebote und Verträge bekommt und Dich super einfach buchen kann.

Dein Arbeitskalender könnte sich automatisch mit den passenden Projekten füllen, wenn Du Routine-Aufgaben mit Systemen wie Dubsado und Asana verbinden würdest. Du musst nicht jedesmal von Hand ein Angebot aufsetzen. Du musst nicht jedesmal von Hand Rechnungen schreiben und schicken. Du musst nicht von Hand Deadlines und andere Termine in Deinen Kalender eintragen. Das kann alles alleine laufen, sodass Du Zeit hast für das Projekt und den Kunden selbst. Zeit für die eigentliche Arbeit und den Service am Kunden.

5. Daten-Organisation

Super wichtig ist auch dieser Punkt. Du musst Deine Daten anständig ordnen, damit Du nicht dauernd Daten verlierst oder Stunden mit der Suche nach Dokument XY verschwendest. Trenne privat von geschäftlich. Lege Ordner für wichtige Dokumente an wie die Buchhaltung und Verträge. Ordne die Dinge sinnvoll, damit Du sie schnell finden kannst.

Denke dabei nicht zu kompliziert und lege tausend Ordner an, sondern schau was zusammengehört und thematisch zusammen passt. Lege erst dann Unterordner an und versuche möglichst die Struktur so flach und einfach wie möglich zu halten.

Denke auch daran Deine Daten so zu sichern, dass sie nicht verloren gehen, wenn der Computer mal beschließt das zeitliche zu segnen. Stichwort Cloud. Entweder eine externe Cloud oder eine interne. Hauptsache die Daten sind mehrfach gespiegelt und anständig verschlüsselt, um sie vor fremden Zugriff zu schützen. Auch regelmäßiges ausmisten ist wichtig. Gerade wenn Projekte abgeschlossen sind, solltest Du die Ordner aufräumen und nicht mehr benötigte Daten wegwerfen.

6. Rechnungs- und Vertragssoftware

Rechnungen zu schreiben mit Word und Kalkulationen in Excel Zeile für Zeile anzulegen ist Schnee von gestern. Heute gibt es leistungsfähige Software die solche Vorgänge schnell und sauber erledigt und von überall auf der Welt bedient werden kann. Für Verträge kannst Du zum Beispiel SignRequest oder Hellosign nutzen.

Kein ausdrucken, unterschreiben, faxen oder einscannen mehr. Projekte können schneller begonnen werden, wenn der Papierkram einfach und zügig erledigt werden kann. Genauso sieht es mit der Buchhaltung aus.

Die Buchhaltung ist für viele ein rotes Tuch. Für mich war sie das auch lange Zeit. Ich habe mich regelrecht davor gedrückt sie zu machen und so häuften sich die Belege in meiner Ablage. Ich achtete oft nur darauf, dass der Kontostand korrekt ist und ich Rechnungen rechtzeitig zahlte. Anständig alles zu erfassen, machte ich recht unregelmäßig.

Jetzt aber ist Buchhaltung ein Kinderspiel. Ich nutze Sevdesk und kann so in wenigen Minuten pro Woche, meine Buchhaltung auf dem aktuellen Stand halten. Jeden Monat habe ich einen genauen Überblick darüber was ich verdient habe und was ich ausgegeben habe. Profit Planung ist damit super einfach und übersichtlich geworden.

7. System für Onboarding von Kunden

In meiner Anfangszeit hatte ich absolut kein System dafür, wenn Interessenten zu Kunden wurden. Ich hatte mir keine Willkommensmails oder ähnliches überlegt. Ich hatte keine anständigen Workflows wie ich den Kundenordner und die Dateien anlegen wollte. All die kleinen wichtigen Dinge purzelten regelmäßig durcheinander und verursachten Chaos und Verwirrung.

Jetzt aber habe ich zum Beispiel ein bestimmtes System wie ich Dateien benenne, wie die Kommunikation mit dem Kunden abläuft, was der Kunde als erstes an Informationen bekommt und vieles mehr. Die meisten Aufgaben beim Onboarding laufen vollautomatisch und der Kunde kann vieles selbst lenken. Das sparte in der Vergangenheit irre viel Zeit und der Kunde war überrascht wie professionell alles abgewickelt wurde.

Gerade beim Onboarding eines Kunden macht man Dinge immer wieder auf dieselbe Weise, warum nicht dann Teile oder alles automatisieren. Du verdienst kein Geld damit Ordner anzulegen oder E-Mails zu schreiben. Du verdienst Geld, wenn Du Dich um Deinen Kunden kümmerst und der hat Dich und Deine Zeit gebucht. Also mach das Onboarding so einfach wie möglich für Dich und vor allem für den Kunden. Mach es dem Kunden einfach Dich zu buchen und Dich zu bezahlen.

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8. Aufgaben delegieren

Gerade als Einzelkämpfer musst Du enorm viele Hüte tragen. Du bist Buchhalter, PR-Mensch, Projektmanager, Kundenbetreuer und so viel mehr auf einmal. Das kann auf Dauer richtig anstrengend werden und an anderen Stellen Dir Zeit stehlen. Überlege welche Aufgaben Du daher auslagern könntest.

Überlege welchen Bereich Du in Deinem Business besonders gerne machst oder welche Aufgaben Du erledigen willst, um auch tatsächlich Einnahmen und Profit zu erzielen. Gib Aufgaben ab die zwar wichtig sind, aber Dich zuviel Zeit kosten und Dich abhalten von anderen wichtigen Aufgaben. Buche virtuelle Assistenten oder verteile Aufgaben an Dein Team.

Deinem Business besonders gerne machst oder welche Aufgaben Du erledigen willst, um auch tatsächlich Einnahmen und Profit zu erzielen. Gib Aufgaben ab die zwar wichtig sind, aber Dich zuviel Zeit kosten und Dich abhalten von anderen wichtigen Aufgaben. Buche virtuelle Assistenten oder verteile Aufgaben an Dein Team.

Niemand kann alles und alles gleich gut. Delegieren macht deshalb da Sinn. Es gibt vielleicht jemand der kann bessere PR-Texte schreiben als Du oder kommt mit Social Media prima klar. Lass andere das tun, was Dich abhält Kunden happy zu machen und neue Kunden zu gewinnen. Denke ans große Ganze.

Welche Aufgaben führen zu Einnahmen, welche Aufgaben halten nur auf und können locker an jemand ausgelagert werden? Virtuelle Assistenten findest Du sicher auch in Deiner Nähe. Dann könnt ihr euch für Meetings treffen oder Sachen können erledigt werden.

9. Batch Days

Seit ein paar Jahren habe ich Batch Days in mein Business integriert. Was sind Batch Days? Batching heißt zusammenpacken, stapeln. Das sind Tage an denen Du entweder nur Aufgaben zu einem bestimmten Thema erledigst oder ganz viele kleine Aufgaben, die Dich im Büroalltag einfach aufhalten. Zum Beispiel gibt es jeden Monat einen Tag an dem ich den Blogcontent für den Folgemonat schreibe. Oder alle zwei Wochen einen Tag, wo ich mich nur um mein Business kümmere.

Ich mache da die Wartung meiner Website, Buchhaltung, Ablage, räume meinen Computer auf, miste das Büro aus usw.. So bleibt alles gut im Griff und diese Aufgaben stören nicht meinen täglichen Workflow. Das bringt verbesserte Produktivität und weniger Ablenkung über den Tag verteilt. Überlege, welche Aufgaben Du nicht unbedingt täglich oder wöchentlich erledigen musst.

Mach eine Liste und schaue wie viele Tage im Monat Du benötigst, um diese Aufgaben effizient und schnell zu erledigen. Ich mache verschiedene Batch Days über das Jahr verteilt. Alle zwei Wochen, einmal im Monat, einmal im Quartal, einmal im Jahr ist der Rhythmus bei mir.

10. Offboarding von Kunden

Das Offboarding von Kunden ist mindestens genauso wichtig wie das Onboarding. Das Offboarding entscheidet oft darüber ob Kunden wieder auf Dich zukommen und ob sie Dich weiterempfehlen. Ich habe zum Offboarding je nach Service einen kompletten Workflow. Zum Beispiel habe ich früher auch Designs für Brautpaare gemacht.

Als das Projekt beendet war bekam das Paar ein kleines Geschenk, ich schickte dann noch eine Karte zur Hochzeit und ich schickte nochmal eine persönliche Karte ein Jahr später zum ersten Hochzeitstag. Ich bekam dafür super schönes Feedback und ich wurde weiterempfohlen.

Generell sollte das Offboarding gut getimed sein und der Kunde sollte sich bis zum Schluss prima aufgehoben fühlen bei Dir. Es lohnt sich Zeit in die Erstellung von Offboarding Workflows zu investieren, denn sie bringen Dir im Zweifel eine Menge kostenlose PR. Und Deine Kunden sind auch noch happy. Was willst Du mehr?

Ich hoffe dieser Artikel war hilfreich für Dich. Wie genau ich das alles manage und wie das bei mir hinter den Kulissen aussieht, kannst Du im Kurs Solopreneur Playbook lernen. Die Kurs ist eine Art Handbuch für kreative Selbstständige, mit diversen Modulen, Tech Trainings, Workbooks und mehr.

Mehr über den Kurs erfährst Du hier. Bei Fragen melde Dich bei mir per E-Mail oder schreibe mir eine Nachricht auf Instagram. Auf Instagram bin ich deutlich schneller beim Antworten nebenbei bemerkt. Also ich würde mich über Feedback freuen. Schreib in die Kommentare wenn Du noch Anregungen oder Fragen hast.