Wie ich es mir leichter mache meinen Blog und mein Business zu managen

Wie ich es mir leichter mache meinen Blog und mein Business zu managen
Wie ich es mir leichter mache meinen Blog und mein Business zu managen
PIN MICH!

Ich werde oft gefragt wie ich es immer schaffe regelmäßig Content zu erstellen, meine Kunden zu betreuen und auch noch auf Social Media präsent zu sein. Es ist alles ein Prozess den ich über Jahre nun perfektioniert habe um so wenig Zeit wie möglich aufwenden zu müssen, aber das Beste aus dieser Zeit herausholen zu können.

Es ist eine Kombination aus Hacks und Tools die ich nutze, die mir geholfen haben meinen Stress deutlich zu reduzieren und mein Business trotzdem voran zu bringen. Im Großen und Ganzen gibt es 5 Dinge die ich tue bzw. die organisiert sind, damit ich meine Arbeit optimal erledigen kann und dabei Zeit fürs Wesentliche gewinne.

Ich nutze Apps

Bei meiner täglichen Arbeit unterstützen mich ein paar Apps. Über die Jahre habe ich die Anzahl der Apps sehr reduziert und die ausgesucht, die einen ganz bestimmten Zweck erfüllen müssen. So nutze ich z.B. täglich das Projektmanagementsystem Asana. Asana ist mein Hauptquartier, wenn man so will. Dort sind alle meine Workflows, Termine, Projekte und Aufgaben hinterlegt die ich brauche und erledigen muss. Ich nehme mir regelmäßig Zeit Asana auf dem neuesten Stand zu halten und neue Dinge zu planen.

Wie genau ich Asana aufgebaut habe für mein Business kannst Du übrigens in meinem Kurs Simple Business Systems sehe. Dort gebe ich Dir einen kompletten Einblick in alle meine Systeme, Workflows und Tools. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Aber zurück zum Thema. Asana ist also meine Haupt-App. Dann nutze ich noch den Google Kalender für mein Business als auch privat. Hier laufen alle Meetings und Termine zusammen und ich kann meinen Terminplan mit anderen teilen. Sehr hilfreich, wenn man im Team arbeitet oder mit einem Partner zusammenwohnt.

Dann nutze ich natürlich noch Social Media Apps und Pinterest. Diese sind allerdings eher Traffic-Quellen und weniger Apps mit denen ich Dinge manage. Sie helfen einfach beim Aufbau meines Businesses und ich kann mich mit meiner Zielgruppe unterhalten.

Ansonsten nutze ich noch Apps wie Evernote für Notizen täglich und auch Apps auf dem iPad mit denen ich Mindmaps anlegen kann. Mindmaps sind besonders hilfreich, wenn ich komplexe Gedanken und Projekte irgendwie ordnen will, damit ich einen Plan mit allen Aufgaben erstellen kann.

Generell kann ich Dir nur empfehlen Dir Apps zu suchen die leicht zu bedienen sind und einen klaren Zweck erfüllen. Lange Notizen schreibe ich zum Beispiel nicht in Asana, sondern nur in Evernote in klar strukturierte Notizbücher. Genauso wenig plane ich Projekte in Evernote, dafür lieber in Asana. Man kann auch mit Evernote Pläne erstellen, aber in Asana hat man deutlich mehr Möglichkeiten und eine bessere Übersicht.

Zudem nutze ich noch Apps für die Gestaltung von Grafiken. Ich nutze hauptsächlich die Adobe Creative Cloud, aber auch manchmal, wenn ich unterwegs bin nutze ich Canva. Canva ist auch ein sehr praktisches Tool um Grafiken, Workbooks und Co zu erstellen.

Grundausstattung an Apps ist eigentlich immer ein Projektmanagementsystem, ein Kalender, eine App mit der man Social Media Beiträge planen kann und eine Notizapp. Weitere wie Mindmap Apps und Co kann man dann bei Bedarf mit in die Toolbox packen. Und wie gesagt sie sollten leicht zu bedienen und zu überblicken sein. Wenn Du ständig mit einer App kämpfen musst, dann wirst Du sie langfristig irgendwann nicht mehr nutzen und vielleicht sogar etwas unorganisierter sein.

Meine Lieblingsapps sind Asana, Evernote, Mindnode, Miro, Tailwind und Later. Dies sind auch die Apps die ich entweder täglich oder zumindest alle paar Tage nutze.

Ich delegiere

Gerade wenn Du Einzelkämpfer bist kommt irgendwann der Punkt an dem Du nicht mehr alles alleine schaffst. Du musst dann überlegen was Du abgeben kannst um Dich wieder mehr auf Deine Kernkompetenz konzentrieren zu können. Ich hasse zum Beispiel es die Buchhaltung zu machen. Deswegen bereite ich sie nur noch vor und den Rest macht mein Steuerberater. Das spart mir schon mal eine Menge Zeit.

Ich habe auch in der Vergangenheit Dinge wie Website Wartung oder Akquise delegiert. Jetzt brauche ich das nicht mehr delegieren, aber damals war es echt hilfreich. Es gibt viele Dinge die man an eine virtuelle Assistentin zum Beispiel delegieren kann. Recherche, Aufsetzen von Technik, Website Wartung, Einpflegen von Blogartikeln in WordPress, Gestaltung von Präsentationen und mehr. Schau einfach was Dich immer wieder aufhält und überlege ob Du das nicht lieber abgeben solltest um mehr Zeit für den wirklichen Aufbau Deines Businesses zu haben.

Ich automatisiere

Mittlerweile gibt es viele Vorgänge in meinem Business die ich automatisiere. Nein ich automatisiere keine Kommentare in Social Media Apps. Das ist mir zu unpersönlich. Was ich mache sind z.B. Dinge für meinen Newsletter zu automatisieren und so anzupassen, dass sie persönlich bleiben. So gibt es eine Willkommenssequenz sobald sich jemand für ein Freebie anmeldet.

Mein E-Mail-Postfach wird auch automatisch sortiert. Dazu nutze ich Labels und Filter die neuen E-Mails diesen Labels zuordnen. Kommt ein neuer Absender hinzu erweitere ich einfach die Regel für den Filter und schon wird beim nächsten Mal alles direkt in die richtigen Fächer sortiert.

Ich nutze auch Zapier um z.B. meine Datenbanken in Airtable zu aktualisieren und ich nutze Google Data Studio um automatisch Statistiken erstellt zu bekommen. Wer folgt mir, wie viele Besucher hat meine Website und und und. Ein weiterer automatische Vorgang ist der Verkauf meiner digitalen Produkte und Kurse. Über Funnels und teilweise direkt kann man diese kaufen und wird dann automatisch der Software hinzugefügt die den Kurs oder das Produkt dann letztendlich ausliefert.

Du kannst also überlegen welche Vorgänge du automatisieren kannst um mehr Zeit zu gewinnen, denn Du musst wirklich nicht jeden Vorgang immer wieder neu von Hand machen. Wenn Du z.B. Services verkaufst kann ich Dir das Tool Dubsado empfehlen. Hier kannst Du vom Angebot bis zur Vertragsunterzeichnung alles automatisieren. Dein Kunde findet Dich, füllt einen Kontaktbogen aus, bekommt ein Angebot, danach direkt den Vertrag und zum Schluss die Rechnung. Alles vollautomatisch, wenn Du das möchtest. Du kannst aber auch bei jedem Schritt jederzeit eingreifen falls Dir das zu automatisiert ist.

Tagesroutine Worksheet

TAGESROUTINE Worksheet

Erhalte wöchentlich wertvolle Tipps für Dein Online-Business inkl. Einblicke in mein Business per E-Mail. Als Geschenk erhältst Du dieses Worksheet für Deine neue Tagesroutine, damit Du Dich besser organisieren  kannst.

Du kannst Dich jederzeit wieder abmelden mit nur einem Klick. Mehr Infos findest Du in der Datenschutz-Erklärung.

Ich mache weniger mit mehr Fokus

Früher hatte ich jeden Tag eine To Do Liste von mindestens 20 Aufgaben. Meist habe ich diese Liste nicht bezwingen können und kam mir immer am Ende des Tages wie ein Versager vor. Das lies Stress entstehen und vor allem Frust. Irgendwann habe ich dann mal die Dinge anders angepackt und nicht mehr mich nur auf das typische ackern bis zum Umfallen konzentriert. Ich begann die Qualität meiner Arbeit zu verbessern indem ich weniger pro Tag auf meine Liste packte und dafür daran dann ganz konzentriert gearbeitet habe.

Jetzt habe ich jeden Tag eine Top 3 To Do Liste und dazu maximal noch 5-6 weitere Aufgaben in der Regel. So stelle ich sicher, dass die wirklich wichtigen Dinge erledigt werden. Alles weitere ist Bonus und macht einfach nur happy wenn es erledigt ist. Meine To Do Liste ist dank meiner besseren Planung auch viel übersichtlicher geworden und damit erscheint sie auch weniger angsteinflößend.

Wichtig ist nicht wie viel Du am Tag erledigst, sondern wie wichtig die Dinge sind. Beschäftigt sein hat nämlich nichts mit Produktivität zu tun und kann bis zum Burnout führen wenn man es übertreibt. Glaub mir ich weiß das aus eigener Erfahrung. Ab und zu mache ich auch mal mehr als gewöhnlich und auch mal eine Nachtschicht, aber im Gegensatz zu früher ist das nicht mehr die Regel, sondern die Ausnahme. Was ich auch deutlich an meiner Gesundheit gemerkt habe.

Ich bin heute wieder leistungsfähiger als noch vor ein paar Jahren und insgesamt deutlich sortierter im Kopf. Also mehr Fokus weniger kopfloser Hustle.

Alles hat seinen Platz

Neben all der guten Planung ist aber ein Faktor extrem wichtig. Die Organisation Deine Sachen und Daten. Wenn Du ständig auf der Suche bist verschwendest Du Zeit und Nerven. In meinem Büro hat alles seinen Platz und die Dinge sind auf das Wesentliche reduziert. Gleiches gilt auch für meine Dateien. Sie sind klar in Ordner strukturiert und ich schaue immer, dass dort Ordnung herrscht. Der Download-Ordner wird einmal die Woche aufgeräumt, alles andere wird nach Zweck und chronologisch gespeichert.

Wichtig dabei ist, dass Du keine komplizierte Ordnerstruktur aufbaust. Bei mir gibt es immer nur maximal drei Ebenen insgesamt. Danach folgen keine weiteren Unterordner, weil sonst Du mehr Zeit mit suchen und klicken verbringst als mit der eigentlichen Aufgabe. In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir meine einfache Struktur und wie meine Routine mit Dateien ist. Infos zum Kurs findest Du hier.

Fazit

Du brauchst die richtigen Tools und ein klares System für Deine Planung und Deine Dateien. Nur so kannst Du Deinen Blog und Dein Online-Business weiter aus- bzw. aufbauen. Nimm Deinem Business den Stress und organisiere Dich einmal und nutze Dein System dann so lange es für Dich passt.

Wie schon erwähnt zeige ich Dir in meinem Kurs Simple Business Systems haargenau, wie ich mein Business sortiert und organisiert habe. Du bekommst Einblick in meine wichtigsten Tools wie Asana, Evernote, Later und Zapier und noch einiges mehr. Bei Fragen kannst Du Dich jederzeit bei mir melden. Entweder per Instagram Direktnachricht oder per E-Mail an support@sabrina-linke.de.

4 Gründe warum ein geordnetes Business mehr Geld einbringt

4 Gründe warum ein geordnetes Business mehr Geld einbringt
4 Gründe warum ein geordnetes Business mehr Geld einbringt
PIN MICH!

Als ich vor ein paar Jahren dem Burnout nahe war und immer weniger Geld reinkam, wurde mir bewusst wie unorganisiert mein Business eigentlich geworden ist und, dass es völlig logisch ist warum ich Probleme und Stress habe. Ich nutzte zu viel Tools, sagte zu fast jedem Projekt ja und verschwendete zu oft Zeit mit Aufgaben die mein Business nicht wirklich voran brachten.

Ich arbeitete nicht nur tagsüber sondern auch viel zu viele Nachtschichten. Am Ende lag ich im Krankenhaus für einen Tag und wusste nicht mehr wo oben und unten ist. Sobald ich wieder zuhause war schmiedete ich einen Plan wie ich mein Business umbaue, damit der Laden wieder läuft und ich endlich weniger Stress und Arbeitslast habe.

Nachdem ich anfing meinen Plan in die Tat umzusetzen wurden die Dinge schnell besser. Es kam nicht nur mehr Geld wieder ins Haus, auch meine Kundenbeziehungen wurden deutlich entspannter. Aber mal ganz von vorne. Starten wir mit Grund Nummer 1.

01 | Man arbeitet immer an den richtigen Dingen

Nichts killt die Produktivität mehr als wenn man morgens erstmal überlegen muss woran man heute arbeiten könnte. Wer die ersten Minuten oder Stunden des Tages damit vertrödelt sich einen Plan zu machen, büßt schonmal eine ganze Menge Konzentration ein.

Deshalb ist es wichtig einen genauen Plan zu haben, was wann erledigt werden muss und in welcher Reihenfolge. Wenn Du Deine Projekte in einzelne Steps runterbrichst, weißt Du jeden Tag was zu tun ist und Du arbeitest immer an den richtigen Dingen die Dein Business und Deine Kunden voran bringen.

Ich organisiere alle Projekte in Asana. Von Content Planung bis Kundenbetreuung ist alles mit Termin in Asana eingetragen. Jeden Morgen habe ich dann in meinem „Meine Aufgaben“ Bereich einen genauen Überblick darüber was zu tun ist. Abends nehme ich mir dann immer ein paar Minuten und plane den nächsten Tag oder überblicke einfach was so ansteht.

Diese Routine und das Tool Asana helfen mir mein Business aufzubauen und meine Ziele immer wieder zu erreichen ohne bis zum umfallen arbeiten zu müssen. Es ist einfach alles leichter und übersichtlicher dadurch. Die Arbeit im Team funktioniert mit so einer App auch viel einfacher und so kann sich jeder auf das konzentrieren was wichtig ist und muss nicht ein Meeting nach dem anderen aufsetzen.

02 | Man spart enorm viel Zeit pro Woche

Wenn Du ständig Dinge suchst oder Dinge vergisst, dann wird es höchste Zeit für eine anständige Organisation Deines Businesses. Denn Du kannst Unmenge an Zeit sparen, wenn alles seinen Platz hat und es klare Abläufe im Business gibt. Es gibt keine Missverständnisse, man weiß immer was da ist und was z.B. besorgt werden muss. Du wirst dadurch automatisch mehr Zeit haben für andere Dinge. Entweder mehr Zeit für die Arbeit oder eben mehr Zeit für Dich und Deine Familie.

Je produktiver Du bist desto weniger hart musst Du arbeiten für das gleiche oder bessere Ergebnis. Sprich durch die Zeiteinsparung an einer Stelle kannst Du an anderer mehr investieren. Entweder in Dich oder Deine Kunden, Deine Projekte. Das wird Dir im Endeffekt helfen auch mehr Geld zu verdienen, weil die Abläufe sauber funktionieren und Deine Kunden happy sind. Nur Kunden die happy sind empfehlen Dich weiter und bleiben bei Dir.

03 | Der Kundenservice ist next level

Wo wir gerade bei den Kunden sind. Bist Du organisiert laufen auch Deine Projekte besser. Jeder weiß wann er was zu tun hat. Das gilt für Dich und für Deine Kunden. Dadurch, dass Du die Lage im Griff hast fühlt sich Dein Kunde aufgehoben und sein Projekt in sicheren Händen. Dadurch, dass Du Dir durch gute Organisation Zeit nehmen kannst, hast Du auch mehr Spielraum um Deine Kunden wirklich ausführlich zu betreuen.

Wie schon gesagt, nur ein Kunde der happy ist kommt wieder und empfiehlt Dich weiter. Also schau, dass Dein Kundenservice exzellent ist. Das geht einfacher als Du denkst und Du musst dafür nicht dauernd mit teuren Geschenken um Dich werfen oder Rabatte immer wieder verteilen.

04 | Dein Marketing ist effektiv

Wenn Du gut organisiert bist, ist auch immer genug Zeit für anständiges Marketing. Alles ist gut koordiniert und bringt Deinen Kunden Mehrwert. Dadurch kannst Du dann neue Kunden für Dich gewinnen und so schließt sich der Kreis. Dein Service kann noch so toll sein, aber ohne Marketing sprich Werbung für Dich findet Dich kaum einer.

Wenn Du aber organisiert bist, dann geht regelmäßig hilfreicher Content online und Du schaffst Vertrauen zwischen Dir und dem Kunden bzw. einem Interessenten. Wer Dich kennt, Dich mag und Dir vertraut wird auch von Dir kaufen ab einem bestimmten Punkt bzw. wenn Dein Angebot ein Problem für denjenigen löst.

Du siehst also, dass alle diese Faktoren zusammenspielen und etwas damit zu tun haben ob Dein Business erfolgreich ist und wächst oder ob es ständig in den roten Zahlen hängt. Gute Organisation und Planung sind also mehr wert als man denkt und haben unmittelbar mit Deinem Einkommen und Deinem Stresslevel zu tun.

Tipps wie Du Dich besser organisieren kannst

Wenn Du jetzt auch der Meinung bist, dass Du Dich wohl doch noch ein bisschen besser organisieren solltest, dann habe ich ein paar Tipps für Dich in diesem Beitrag. In dem Artikel zeige ich Dir wie Du bis zu 10 Stunden pro Woche sparen kannst mit meinen Hacks.

Außerdem kann ich Dir meinen Kurs Simple Business Systems empfehlen. Dort zeige ich Dir alle meine Systeme und Tools die mir helfen mein Business im Griff zu behalten. Du erhältst einen genauen Einblick in meine Tools und wie ich sie nutze. Du findest hier alle Informationen zum Kurs. Bei Fragen einfach melden. Entweder per E-Mail oder schau einfach auf Instagram vorbei und schreibe mir dort eine Nachricht.

Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks

Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks
Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks
PIN MICH!

Über die Jahre habe ich so einige Hacks und Tipps rund um Zeitmanagement und Produktivität ausprobiert und auf Herz und Nieren getestet. Von Bullet Journal über Filofax, von Trello bis Klebezettel-Organisation. Nichts war für mich optimal, weil ich immer zu viele Methode auf einmal benutzt habe um mich zu organisieren. Zu viele Apps, Notizbücher und ständige Änderungen meiner Routine hatten zur Folge, dass ich total überorganisiert war und dadurch komplett den Überblick und die Motivation verloren habe.

Es war alles zu strikt durchgetaktet jeden Tag und ich hatte ständig das Gefühl an meiner To Do Liste zu scheitern. Dadurch baute sich eine Menge Frust auf und Projekte wurden immer langsamer umgesetzt. Das war natürlich weder für mich noch für mein Business gesund und so musste eine neue Lösung her. Intuitiv hatte ich ein paar Favouriten über die Jahre herausgefiltert und begann diese Tools intensiver zu nutzen und neue Routinen aufzubauen, die mir nicht nur Zeit sparten, sondern auch noch Raum für Kreativität ließen.

Also starten wir mit meinen Tipps und Hacks, damit auch Du wieder produktiver wirst und Deine To Do Liste Angst vor Dir bekommt anstatt Du vor ihr.

Projektmanagementsystem richtig einstellen und nutzen

Wie schon erwähnt habe ich über die Jahre schon einige Tools in der Vergangenheit getestet. Besonders hilfreich fand ich immer Projektmanagement Tools wie Trello, Meistertask und auch ClickUp. Das Problem war nur, dass mir oft die Ansichten und das Interface an sich nicht gefielen bzw. sie meinen visuellen Denkmustern nicht passten. Oft gab es nur eine Ansicht wie z.B. Kanban Boards. Manchmal brauchte ich aber für ein und dieselbe Aufgabe ein Board, einen Kalender und eine Listenansicht.

Nach langem hin und her bin ich dann schließlich immer wieder bei Asana gelandet. Ich habe verschiedene Arten der Organisation in Asana aufgebaut und getestet was zu mir und meinem Hirn passt. Jetzt habe ich ein genaues System der Planung und der Umsetzung meiner Aufgaben jeden Tag.

Due und Do Date

Jede Aufgabe bekommt ein Due-Date, sprich ein Datum an dem die Aufgabe beendet sein muss. Ist die Aufgabe etwas komplexer und hat Unteraufgaben, so werden diese mit einem Do Date versehen. Das heißt die Aufgaben sind an diesem Datum fertig zu stellen bzw. müssen angefangen werden.

Farbcode

In Asana nutze ich für jedes Projekt eine Farbe, so kann ich auf einen Blick in der Kalenderansicht sehen welche Aufgabe zu welchem Business-Bereich gehört. So ist zum Beispiel der Redaktionsplan grün und somit alle Aufgaben die mir zugeteilt werden. Gelb ist alles private und rosa sind alle Aufgaben die mit meinen Produkte und Kursen zu tun haben.

Klare Listen

Wichtig beim Projektmanagement und dem Management der eigenen Aufgaben ist, dass alles auf einer eindeutig klaren Liste steht. Zum Beispiel muss alles rund um Content im Contentkalender stehen und nicht im Projekt für Kundenbetreuung. Es muss ein klarer Oberbegriff gefunden werden und darunter versammeln sich alle Aufgaben schön sortiert.

Batching, batching und nochmal batching

Ohne Batching war ich nur halb so produktiv wie heute. Ich habe so viele Dinge am Tag erledigt, die teilweise gar nichts miteinander zu tun hatten. Ich wechselte dauernd zwischen den Listen und verlor irgendwann komplett den Überblick. Ich kam nur im Schneckentempo voran, weil es lange dauert bis man sich wieder konzentrieren kann, wenn man den Kontext so oft ändert. Jetzt bündel ich verschiedene Aufgaben die zusammenpassen und mache sie zügig und vollkonzentriert.

Zum Beispiel erstelle ich nicht jeden Tag Instagram Posts, sondern sammle Ideen und setze mich dann an die Umsetzung an einem Tag bis zwei Tage im Monat. Blog Artikel wie diesen schreibe ich zusammen mit ein zwei anderen am selben Tag. Formatiert wird dann später, aber die Texte erstellen wird zügig hintereinander an einem Tag im Monat erledigt.

Ich produziere so meist vier Artikel für den Monat im Voraus. Den Rest des Monats mache ich dann andere Dinge die mein Business voranbringen und stecke viel Zeit in die Kundenbetreuung.

Apps nutzen für mehr Fokus und Produktivität

Ich persönlich bin so ein kleiner Technik-Nerd und probiere gerne neue Apps aus. Mittlerweile habe ich das stark eingeschränkt, weil ich mich zu sehr davon ablenken lasse neue Apps zu testen. Stattdessen habe ich jetzt ein paar wenige Apps die mir helfen meinen Fokus zu behalten und somit produktiv zu bleiben.

Schau Dir also an, welche Apps Dich unterstützen könnten und reduziere die Anzahl der Apps die Du nutzt auf das Notwendige und gehe nicht auf Masse. Je mehr ähnliche Dinge Du in verschiedenen Apps machst desto unübersichtlicher kann es werden und dazu beitragen, dass Deine Produktivität den Bach runter geht anstatt sich zu verbessern.

Ich nutze zum Beispiel gerne die App Focus Keeper. Das ist ein Timer der nach der Pomodoro Technik funktioniert. Immer dann wenn ich wirklich mich an ein wichtiges Projekt setzen muss und Disziplin brauche, nutze ich diesen Timer, denn er hält mich tatsächlich produktiv, weil ich ohne Ablenkung zügig an einer Sache arbeite. Dinge werden so schneller fertiggestellt und mein Business wächst leichter.

Asana nutze ich übrigens auch auf dem iPhone als App, weil ich so auch unterwegs meine Aufgaben checken, aufräumen und abhaken kann.

6-wege-online-geld-verdienen

KOSTENLOSES WORKBOOK!

Werde jetzt Teil der kostenlosen Insider-Community und erhalte als Geschenk das Workbook „6 Wege wie Du als Solopreneur online Geld verdienen kannst“. Dazu bekommst Du wöchentlich wertvolle Business Tipps direkt in Dein E-Mail Postfach! Yay! Ich freu mich auf Dich!

Du kannst Dich jederzeit wieder mit einem Klick abmelden. Mehr Infos in der Datenschutzerklärung.

Automation nimmt Dir eine Menge ab

In meinem Business schaue ich immer, dass Dinge die ich nicht unbedingt jedesmal von Hand machen muss automatisiert werden können. Automatische E-Mails, Listen die automatisch gefüllt werden, Termine die automatisch gebucht werden können etc.. Ich schaue in allen Bereichen immer wieder was kann ich automatisieren und was muss ich einfach immer von Hand machen. Allein durch Automation kannst Du schon mehrere Stunden pro Woche sparen.

Ich nutze dafür zum einen Filter in meinem E-Mail-Programm oder Zapier um verschiedene Apps miteinander zu verbinden. Einiges löuft so im Hintergrund und ich muss duetlich weniger Zeit aufwenden für all den Kleinkram der in so einem Solobusiness anfallen kann.

Es gibt allerdings ein paar Dinge die ich nicht nutze. Das sind zum einen Bots die automatisch mit Kunden kommunizieren. Stichwort Facebook Messenger Bots. Auch gebe ich nicht per App automatisch Kommentare in Social Media Systemen ab. Automation darf nicht außer Kontrolle geraten sondern sollte wirklich sinnvoll eingesetzt werden.

Arbeite zur richtigen Zeit

Eigentlich hätte dieser Zeitspar-Hack ganz an den Anfang gehört. Jeder hat einen anderen Tagesrythmus und somit eine andere Zeit in der er produktiv arbeiten kann. Ich zum Beispiel bin ein klassischer Early-Bird. Morgens funktioniere ich am Besten und bekomme meine wichtigsten Aufgaben am schnellsten erledigt. Gegen Nachmittag wird es dann etwas schwieriger. Da mache ich dann meistens untergeordnete Dinge. Gegen Abend habe ich dann meist nochmal ein Zeitfenster von zwei Stunden in denen mein Hirn nochmal so richtig Gas gibt.

Ich kenne aber auch Menschen die tagsüber gar nichts geregelt bekommen, dafür aber mitten in der Nacht super arbeiten können. Nachteulen stehen spät auf und arbeiten dafür bis in die Nacht hinein unter Umständen. Finde also heraus zu welchen Zeiten Du am besten arbeiten kannst. Wann ist Dein Verstand besonders wach und wann ist er eher im Siesta-Modus?

Alleine das arbeiten zur richtigen Zeit kann Dir somit Zeit einsparen, weil Du zügig und konzentriert arbeiten kannst, anstatt Dich durch Deine To Do Liste zu kämpfen wie eine Schnecke. Für mich war der Mix aus all diesen Hacks der Schlüssel zum Erfolg und mehr Produktivität ohne noch mehr Stunden arbeiten zu müssen. Heute kann ich manchmal nur 4 Stunden am Tag arbeiten, aber mein Business trotzdem voranbringen. Oder ich kann auch mal einen Tag frei nehmen, wenn ich merke, dass mir die Arbeit so gar nicht von der Hand geht oder ich einfach krank bin.

Ich bekomme dann nicht gleich Panik oder ein schlechtes Gewissen, weil ich weiß, dass ich die Zeit anderweitig wieder dranhängen kann und trotzdem der Laden läuft. Wenn Du mehr darüber erfahren willst welche Systeme und Hacks ich in meinem Business aufgebaut habe, dann schau Dir meinen Kurs Simple Business Systems an. In diesem Kurs zeige ich Dir wie Du Dich besser organisieren kannst und das Meiste aus Deinem Tag holen kannst. Zudem zeige ich Dir wie ich Dinge in meinem Business aufgesetzt habe, sprich Du bekommst vollen Einblick in meine Tools und hinter die Kulissen. Alle Infos zum Kurs findest Du hier.

Meine Geheimwaffe die mir hilft meinen idealen Arbeitstag zu planen

Meine Geheimwaffe die mir hilft meinen idealen Arbeitstag zu planen
Meine Geheimwaffe die mir hilft meinen idealen Arbeitstag zu planen
PIN MICH!

Für den der mich kennt ist meine Geheimwaffe längst nicht mehr geheim, denn sie begleitet mich den ganzen Tag. Sie hilft mir Stress zu vermeiden, mich ordentlich zu organisieren und meine Kunden happy zu machen. Ich verliere selten den roten Faden und weiß immer was zu tun ist. Und was ist nun meine Geheimwaffe fragst Du Dich?

Meine Geheimwaffe ist das Programm Asana. Mit Asana organisiere ich jeden Bereich meines Lebens, schön sortiert und farblich codiert. Ich bin ja generell so ein Nerd der gerne alle möglichen Apps und Co ausprobiert und so habe ich über die Jahre schon so einige Organisationsapps durch. Wunderlist, ToDoist, Clickup, Trello, Meistertask, Awork und und und. Du kennst sie ich habe sie getestet.

Für mich kam aber nie etwas an Asana dran. Es stimmt einfach alles an diesem Programm. Das Interface ist für mich perfekt, die Features in der kostenlosen Version sind für eine Solopreneurin wie mich völlig ausreichend und ich kann Projekte und Aufgaben klar trennen und mit Farben markieren für eine bessere Übersicht.

Meine Tagesaufgaben

An Asana finde ich besonders gut, dass ich nicht jeden Tag alle Listen durchgehen muss um zu sehen was zu tun ist. Wer sich noch mit Notizbüchern sortiert kennt das wahrscheinlich. Man muss zwischen verschiedenen Listen blättern und findet dann doch nicht was man sucht oder es geht einem einfach eine Aufgabe durch die Lappen, weil man sie übersehen hat im eigenen Gekritzel.

Mir ging es jedenfalls früher so. Bullet Journal und Co haben einfach nicht für mich funktioniert. In Asana landen alle Aufgaben die mir zugeteilt sind im Bereich „Meine Aufgaben“. Jeden Morgen landen dort alle Nachrichten die mir zugeteilt sind und mit einem Datum versehen sind. Ich kann mir dann den Bereich einfach sortieren.

Ich sortiere meine Aufgaben des Tages nach Priorität und danach den Rest in drei verschiedene Kategorien. Routinen, Business und Privat. In Routine landet immer jede Aufgabe die regelmäßig gemacht werden muss. Den Rest teile ich nach Privat und Business auf. Diese Tagesliste bleibt dann im Browser für mich geöffnet und ich schaue immer wieder über den Tag verteilt was noch zu tun ist und hake ab, was schon erledigt wurde.

Manchmal huschen dann auch schöne, bunte Wesen über den Bildschirm wie z.B. ein Yeti. Jap richtig gelesen. Ein bunter Yeti huscht über den Bildschirm und freut sich mit Dir, dass Du etwas oder etwas mehr erledigt hast. Mich macht das jedes Mal irgendwie happy.

Meine Projekte und Teams

In Asana habe ich zwei Teams angelegt, da ich mich nicht nur in einem Lebensbereich organisieren wollte. Asana hat sich für mich auch sehr im privaten Bereich bewährt und so gibt es ein Team Business und ein Team Privat. Die Teams habe ich wie folgt aufgeteilt.

TEAM BUSINESS

  • Game Plan / Ziele
  • Admin
  • Produkte
  • Marketing
  • Service
  • HQ

TEAM PRIVAT

  • Lebensplan
  • To Do Liste
  • Menü-Plan
  • Routine
  • Infos & Shoppinglisten

In Admin z.B. kommen alle Aufgaben die im Business anfallen, aber nichts mit meinem Game Plan, meinem 90-Tage-Plan zu tun haben. Dinge wie Website updaten, Buchhaltung erledigen und ähnliches. Das sind alles Dinge die in der Prio etwas weiter unten stehen als die Aufgaben, die mir helfen meine Kunden zu betreuen oder meine Produkte zu entwickeln.

Tagesroutine Worksheet

TAGESROUTINE Worksheet

Erhalte wöchentlich wertvolle Tipps für Dein Online-Business inkl. Einblicke in mein Business per E-Mail. Als Geschenk erhältst Du dieses Worksheet für Deine neue Tagesroutine, damit Du Dich besser organisieren  kannst.

Du kannst Dich jederzeit wieder abmelden mit nur einem Klick. Mehr Infos findest Du in der Datenschutz-Erklärung.

Die Ansichten in Asana

Was ich super praktisch finde ist, dass man seine Projektlisten in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen kann. Da gibt es die klassische Liste, Kanban Boards und den Kalender. Die kostenpflichtige Version hat dann sogar noch das Gantt-Chart als Ansicht zur Verfügung. Ich brauche das aber nicht, weil das vom visuellen Aspekt her nicht für mein Hirn passt. Mir reichen die drei anderen Varianten.

In meinem Projekt Marketing benutze ich z.B. immer zuerst die Boards und wenn ich dann an der Content-Erstellung bin wird der Kalender aufgerufen. Das ermöglicht mir einen vollen Überblick über alle Marketingaktionen, Launches und meinen Content auf dem Blog und Social Media.

Asana hilft mir also nicht nur dabei den Faden in meinem Business und in meinem Leben nicht zu verlieren, sondern auch mit meiner Marke immer online präsent zu sein und genau zu kommunizieren worum was mir geht.

Notizen in Aufgaben

In Asana hat jede Aufgabe eines Projekts einen Notizbereich und einen Bereich in dem man Unteraufgaben hinterlegen kann. So schreibe ich zum Beispiel meine Posts für Instagram in Asana und habe darunter einen ganzen Workflow mit Aufgaben die ich erledigen muss, damit ein Post nicht nur online geht, sondern auch promotet wird.

Meine langen Notizen halte ich zwar in Evernote fest, aber kurze Gedanken zu Aufgaben bleiben in Asana damit es kein Chaos gibt und ich nicht unnötig lange suchen muss.

Deadlines in Asana

In Asana kannst Du an drei Stellen Deadlines setzen. Zum einen kannst Du ein Projekt mit einer Deadline versehen und zum anderen jede einzelne Aufgabe auch. Und dabei ist es völlig egal ob es eine Hauptaufgabe ist oder eine Unteraufgabe.

Wenn ich z.B. einen Blog Artikel wie diesen hier schreibe hat die Aufgabe ein Due-Date. Sprich das Datum wann der Artikel online sein soll. Die Unteraufgaben haben dann Do-Dates. Sprich Daten an denen ich die Aufgabe erledige muss, damit ich rechtzeitig fertig werde bis zur Veröffentlichung des Artikels. Recherche, Outline, Grafiken erstellen etc. sind mit Do-Dates versehen.

Dank der Deadlines weiß ich jeden Tag was zu tun ist. Ich muss nicht erst überlegen was wichtig ist oder woran ich als nächstes arbeiten sollte. Müsste ich das tun würde ich innerhalb kürzester Zeit anfangen zu prokrastinieren oder generell einfach irgendwas erledigen ohne Fokus auf mein eigentliches Ziel. Denn ich habe ja keinen wirklichen Überblick in dem Moment oder müsste ihn mir erst mühsam verschaffen.

Meine Tagesroutine in Asana

Wichtig ist, wenn man ein solches Projektmanagement-Tool nutzt auch dranzubleiben und es zu pflegen. Die beste Planung nützt nichts, wenn Du ihn nicht ausführst. Deswegen checke ich jeden Morgen als erstes Asana. Ich sortiere meine Aufgaben nach Priorität und lege dann los mit meinem Tag. Gegen Mittag schaue ich dann nochmal rein und hake ab was noch offen ist. Abends schaue ich dann was ich eventuell nicht geschafft habe und plane es für einen anderen Tag ein. Zudem schaue ich immer was am nächsten Tag anliegt.

Ist auf der Liste vom nächsten Tag etwas vermerkt, das ich innerhalb von 10 Minuten erledigen kann mach ich das einfach kurz vor Feierabend. Gerade wenn man in Asana den Bereich „Meine Aufgaben“ in der Listenansicht nutzt, muss man wirklich dranbleiben und immer jeden Abend und Morgen aufräumen. Sonst wird das eine mega lange Liste ohne klar Struktur.

Und das kann einem schon beim Anblick die Laune vermiesen, weil sie so derbe lang ist und vor allem unsortiert. Bei mir ist es mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen, dass ich den Asana-Check routinemäßig mache.

Fazit

Asana hat mir nicht nur geholfen mich besser zu organisieren, sondern auch mein Business voran zu bringen. Meine Kunden sind happy, weil ich nichts vergesse und meine Produkte sind gut durchdacht. Und zu guter Letzt bin ich selbst nicht mehr so oft gestresst und chaotisch unterwegs. Win win sozusagen.

Wenn Du lernen willst wie Du Deine Produktivität steigern kannst ohne noch gestresster zu sein, dann schau Dir meinen Kurs Simple Business Systems an. In diesem Kurs zeige ich Dir alle meine Abläufe, Routinen und Organisationshacks die ich täglich in meinem Business und Leben nutze. Du bekommst Einblick in alle meine Tools und genaue Anleitung wie auch Du sie für Dich nutzen kannst um Deine Ziele zu erreichen. Alle Informationen zum Kurs findest Du hier.

So schaffst Du es, dass Deine Kundenprojekte nach Plan laufen

So schaffst Du es, dass Deine Kundenprojekte nach Plan laufen
So schaffst Du es, dass Deine Kundenprojekte nach Plan laufen
PIN MICH!

Der Kunde ist selten das Problem, wenn gemeinsame Projekte schieflaufen. Meist sind wir als Anbieter es, die verwirrend oder unverständlich kommunizieren. Das führt dann schnell mal zu Verzögerungen und der Kunde wird zurecht immer ungeduldiger.

Es ist aber wichtig, dass Kundenprojekte so reibungslos wie möglich verlaufen, damit sie wiederkommen und oder Dich weiterempfehlen. Nichts ist anstrengender als ständig neue Kunden akquirieren zu müssen. Und eine nachhaltige Business-Strategie ist das auch nicht, wenn wir mal ehrlich sind.

Damit Kundenprojekte weitestgehend reibungslos verlaufen, kannst Du einiges im Vorfeld dafür tun. Grundregel wäre mach es Deinen Kunden so einfach wie möglich Dich zu buchen und zu bezahlen. Das kommt an erster Stelle noch vor dem passenden Workflow für ein Projekt.

Schau also zuerst wie Deine Website aufgebaut ist und wie Du es Deinen Kunden leicht machen kannst Dich zu buchen. Nutze Programme wie Dubsado oder Elopage um die Zahlungsabwicklung und den Buchungsvorgang so einfach wie möglich zu gestalten. Es gibt mittlerweile so viel Software auf dem Markt die es Dir leicht macht Kunden zu buchen und zu verwalten. Nutze sie auf jeden Fall, damit Du nicht jeden Vorgang immer wieder von Hand erledigen musst.

Zeit sparen und zeitnah reagieren ist wirklich wichtig, damit die Kommunikation und der ganze Ablauf des Projekts nicht gestört wird. Was Du darüber hinaus noch tun kannst damit Kundenprojekte reibungslos verlaufen folgt jetzt.

01 | Nutze ein Projektmanagement System

Deadlines sind für jedes Projekt wichtig, damit alles nach Plan läuft und jeder weiß was wann zu erledigen ist und bis wann es fertig sein muss. Ein Projektmanagement System unterstützt Dich dabei. Sind Deine Services klar definiert kannst Du sogar Templates anlegen mit Deinen Workflows und immer wieder nutzen.

Wenn Dein Kunde offen dafür ist, dann lade ihn in Dein System als Gast ein. Dann hat er genau wie Du den vollen Überblick und wird automatisch an seinen Part des Projekts erinnert. Du kannst Deinen Kunden so dann durch das ganze Projekt leiten und an die Hand nehmen.

Viele meiner Kunden haben sich darauf eingelassen und hinterher gesagt, dass sie sich gut aufgehoben gefühlt haben und nicht so überfordert waren. Sie konnten sich besser organisieren und manche haben sogar mein System für ihr Business übernommen und angepasst.

Ich nutze ClickUp, weil das System gut für Teams funktioniert und mit meinen Bedürfnissen wächst. Davor habe ich Asana genutzt, bin aber dann irgendwann an meine Grenzen gestoßen, weil ich viele Dinge visuell nicht flexibel nutzen konnte so wie mein Kopf das braucht.

Neben ClickUp und Asana, wäre vielleicht noch Meistertask und Trello zu erwähnen. Das sind mit die bekanntesten. Monday.com und Awork.io sind gerade auch mächtig am Wachsen. Am Ende kommt es darauf an wie Dein Kopf funktioniert und wie Du das System darauf anpassen kannst. So weit ich das recherchieren konnte fangen alle Systeme mit einer kostenlosen Version an. Also kannst Du in Ruhe testen.

02 | Stelle klare Regeln für die Zusammenarbeit auf

Je transparenter Du mit Deinem Kunden kommunizierst und je klarer die Regeln sind, desto weniger Missverständnisse sind zu erwarten. Ein großer Vorteil ist auch, dass wenn ein Kunde doch mal schwierig wird, Du ihn an die Vereinbarungen erinnern kannst.

Du solltest gleich zu Anfang klarstellen was Du machst und was nicht, was im Service enthalten ist und was nicht. Das kannst Du schon auf der Website kommunizieren, solltest es aber durch Deine gesamte Kommunikation durchziehen. In E-Mails, Telefonaten, Verträgen etc.

Sei freundlich aber bestimmt, wenn es darum geht, dass ein Kunde die Regeln brechen will. Du hast die Regeln im Idealfall aufgestellt um nicht nur Dich und Dein Unternehmen zu schützen, sondern auch dem Kunden einen Gefallen zu tun indem Du Zeit und Geld für ihn sparst.

Schließe immer klare Verträge mit Deinen Kunden. Es ist dabei auch völlig egal ob die Kunden auch gleichzeitig Freunde sind. Bleib bei Deinen Regeln und zieh es durch. Keine extra Regeln oder Ausnahmen. Glaub mir das erspart Dir eine Menge Ärger im Endeffekt und schafft immer klare Verhältnisse.

03 | Jede Aufgabe hat eine Deadline

Wie schon in Punkt eins erwähnt, Deadlines sind wichtig, damit ein Projekt nach Plan läuft. Plane immer genug Puffer ein, damit der Kunde Zeit hat Feedback zu geben und Du darauf zu reagieren. Wenn Du dann Dich in Dein Projektmanagement System jeden Morgen einloggst, weißt Du immer voran Du arbeiten musst um im Plan zu bleiben.

Sollte Dein Kunde im selben System arbeiten, dann sieht auch er was wann erledigt sein muss. Das spart eine Menge E-Mails hin und her. Ganz verhindern kann man das manchmal nicht, aber es kann gut funktionieren, wenn der Kunde auch gerne in diesem System arbeitet.

Wenn Du noch nicht recht weißt wie lange eine Tätigkeit dauert, dann zeichne die Zeit auf um später realistischere Planungen machen zu können. Für den Anfang plane einfach ein bisschen mehr Zeit ein, als Du eigentlich denkst zu brauchen.

6-wege-online-geld-verdienen

KOSTENLOSES WORKBOOK!

Werde jetzt Teil der kostenlosen Insider-Community und erhalte als Geschenk das Workbook „6 Wege wie Du als Solopreneur online Geld verdienen kannst“. Dazu bekommst Du wöchentlich wertvolle Business Tipps direkt in Dein E-Mail Postfach! Yay! Ich freu mich auf Dich!

Du kannst Dich jederzeit wieder mit einem Klick abmelden. Mehr Infos in der Datenschutzerklärung.

04 | Kommunikation ist super wichtig

Um kein Feedback und keine Frage zu verpassen, bitte ich meine Kunden immer mich maximal über einen Weg zu kontaktieren. Da ich Kundenprojekte in Dubsado abwickle, bleibe ich auch dort mit der Kommunikation. Es läuft alles über E-Mail ist aber chronologisch wie ein Chat geordnet.

Bei manchen Sachen kann es auch nützlich sein, wenn die Kommunikation direkt in der Notizfunktion einer Aufgabe stattfindet. Das versuche ich aber wie gesagt zu vermeiden, damit alle Kommunikation an einem Ort und übersichtlich stattfindet.

Sind mal Meetings fällig nutze ich Zoom und zeichne in Absprache mit dem Kunden das Gespräch auf für spätere Referenz. Es ist auch oft hilfreich, wenn der Kunde das Video bekommt, damit er immer wieder darauf zurückgreifen kann. Wie eine Art Wissensdatenbank oder Minikurs ist das zu verstehen.

Achte immer darauf klar zu kommunizieren. Manche Kunden kennen bestimmte Fremdbegriffe nicht und die musst Du geduldig erklären können. Gleiches gilt auch für die oben genannten Regeln. Der Kunde muss z.B. genau wissen wann er Dich erreichen kann und wie.

Schau Dir Deinen aktuellen Prozess an und überlege wo Du die Kommunikation verbessern könntest. Wo gab es oft Probleme im Prozess? Es gibt immer etwas das man mit kleinen Änderungen massiv verbessern kann.

05 | Nutze Templates, Workflows und andere Vorlagen

In Dubsado habe ich Vorlagen für E-Mails, Angebote, Verträge, Nebenverträge, Fragenbogen und eine Menge mehr. So kann ich schnell reagieren und muss nicht alles von vorne anfangen. Vieles ist auch vom System automatisiert, damit ich Zeit für meine eigentliche Arbeit habe für die ich gebucht wurde.

Manche Dinge laufen immer in der gleichen Reihenfolge ab. Schau Dir an wie Deine Workflows sind oder ob Du einen fixen Workflow erstellen kannst. Das spart wieder Zeit und lässt alle Projekte geregelt ablaufen.

In meinem Projektmanagement System ClickUp habe ich auch Templates. Zum Beispiel nutze ich Templates bei der Content Erstellung oder wenn ich meine Marketing-Aktivitäten analysiere. So vergesse ich nichts und wenn ich doch einen Schritt hinzufügen will, dann ändere ich einfach kurz das Template.

Workflows und Templates sind nie in Stein gemeißelt, wenn Du also feststellst, dass einer irgendwie noch nicht optimal ist, dann passe ihn weiter an. Manchmal sieht man ja die Workflows anderer und denkt hey genau so muss ich das auch machen um organisiert zu sein. Das ist aber Quatsch, denn jedes Hirn tickt anders und für jeden macht etwas anderes Sinn. Setz Dich daher nicht unter Druck und schau einfach was zu Dir passt.

06 | Sortiere Deine Dateien sofort

Nicht erst wenn es an die Übergabe der Dateien geht! Es ist super wichtig, Deine Dateien für das Projekt klar zu ordnen. Sonst hast Du Chaos im Projekt und schickst womöglich die falschen Dateien raus. Denke immer an klar verständliche Dateinamen und lege Ordner für die Bereiche des Projekts an.

So kannst Du später auch bei Bedarf den Ordner mit Deinem Kunden teilen oder Du findest alles schnell sobald der Ordner im Archiv gelandet ist. Wie ich meine digitale Ablage sortiere habe ich in diesem Artikel beschrieben.

Laufen Deine Kundenprojekte nach Plan?

Ich hoffe meine Tipps haben Dir geholfen Deinen Arbeitsablauf mit Kunden zu verbessern. Was war bei Dir oft die Hürde in Kundenprojekten? Was lief regelmäßig holprig oder total schief? Schreib mir einfach unten in die Kommentare, vielleicht kann ich dazu dann auch noch einen Blog Artikel schreiben und nicht nur Dir sondern auch anderen helfen.

10 Tipps für Deine digitale Ablage

10 Tipps für Deine digitale Ablage
10 Tipps für Deine digitale Ablage
PIN MICH!

Was mir gerade bei uns Kreativen immer wieder auffällt ist, dass unsere digitale Ablage manchmal echt chaotisch ist und kein System hat. Aber Ordnung muss sein, wenn Du nicht dauernd Zeit mit Suchen verschwenden willst.

Auch einige meiner Kunden hat große Probleme mit ihrer digitalen Ablage und konnten einfach kein System finden, dass hängen blieb und sich als praktisch erwies. Vielleicht geht es Dir genauso und Du suchst nach Wegen alles etwas besser im Griff zu behalten.

In meinem Business kommt fast alles an Dokumenten digital rein. Ich habe so gut es geht alles was früher per Post kam in mein E-Mail-Fach umgeleitet. So brauche ich nichts scannen und kann es einfach und schnell ablegen.

Es hat eine Weile gedauert bis ich mein System, das für mich und mein Business funktioniert aufgestellt hatte, aber seit fast zwei Jahren steht es nun und ich finde alles. Wirklich alles. Ohne Quatsch.

Eine gut sortierte Ablage garantiert auch, dass Du nicht aus Versehen die falschen Dateien rausschickst an den Kunden. Nichts ist peinlicher, wenn Du ihn anschreiben musst, er möge doch die vorherige E-Mail ignorieren und stattdessen Feedback zu den Dateien in der aktuellen Mail geben. Das kann unglaublich viel Verwirrung stiften und ist nicht gerade ein Zeichen für professionelles arbeiten.

Klar wir sind alle nur Menschen und shit happens wie man so schön sagt, aber eine anständige Ablage minimiert das Risiko auf einen Bruchteil von dem das vorher herrschte.

01 | Alles was reinkommt per E-Mail wird sofort abgelegt

Ich habe lange Zeit den Fehler gemacht und mich auf die Suchfunktion von Gmail verlassen, wenn ich ein Dokument wie z.B. eine Stromrechnung gesucht habe. Die Suche ist schon sehr gut, aber hat eben auch seine Tücken. Manchmal bekommt man einfach mal 100 Emails angezeigt die zufällig das gleiche Keyword beinhalten und schon dauert die Sache länger als nötig.

Ich habe es mir daher angewöhnt digitale Dokumente direkt beim Bearbeiten der E-Mail in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Gerade bei der Buchhaltung spart das so viel Zeit. Ich finde alles auf einen Blick und muss nicht erstmal die Suchfunktion drangsalieren.

Irgendwann erkennst Du eine Art von Muster wo die Dateien abgelegt werden sollten. Wenn Du Dich dann an Dein System hältst findest Du auch immer alles innerhalb kurzer Zeit.

02 | Scanne Papier einmal die Woche mindestens

Papier scannen? Hier geht es um digitale Ablage! Ja schon, aber manche Dinge bekommt man eben doch per Post. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht diese einzuscannen und direkt zu den anderen Dateien zu speichern. So ist alles an einem Platz und chronologisch geordnet.

Viele Dinge musst Du auch nicht doppelt aufbewahren und kannst die Papierversion getrost schreddern nachdem Du sie abgelegt hast. Machst Du das einmal die Woche hast Du immer alles im Griff und das Papier stapelt sich nicht.

Bei mir reicht es schon einmal im Monat Papier zu scannen, weil ich eben wirklich hauptsächlich digitale Dokumente bekomme. Aber falls das bei Dir anders aussieht, dann mach das regelmäßig.

03 | Ordner und Dateien nachvollziehbar beschriften

Wie oft hast Du schon per E-Mail eine Rechnung bekommen, deren Dateiname so aussah? xHkstr2188659.pdf. Ich weiß nicht wieso es noch Buchhaltungsprogramme gibt, die Dokumente so bescheuert benennen und rausschicken. Wenn Du diese Datei später siehst, musst Du erstmal Doppelklicken um zu sehen was sie überhaupt beinhaltet. Das kostet Zeit, je nachdem wie fix Dein Rechner ist, viel Zeit.

Das Erste was ich mit solchen Dateien mache ist sie, wenn sie eintrudeln zu öffnen und nach dem Rechnungsdatum zu schauen. Bei der Ablage benenne ich sie dann wie folgt, Jahr-Monat-Tag (falls nötig) -Firma/Kunde. Das sortiert sie automatisch chronologisch und ich weiß ohne draufklicken zu müssen was das für eine Datei ist.

Gleiches lässt sich auch auf Dokumente übertragen die Du erstellst. Briefe, Rechnungen, usw. Schreibe ich z.B. Blogartikel benenne ich die Datei wie oben. Das Datum steht für das geplante Veröffentlichungsdatum und anstatt Firma steht der Titel des Beitrags. Ich arbeite meist in mehreren Etappen an Blog Artikeln. Zuerst ein grober Entwurf, dann die Feinarbeit und dann der Übertrag in WordPress. Müsste ich da jedes Mal nach der Datei suchen, würde ich schnell genervt das Handtuch werfen.

6-wege-online-geld-verdienen

KOSTENLOSES WORKBOOK!

Werde jetzt Teil der kostenlosen Insider-Community und erhalte als Geschenk das Workbook „6 Wege wie Du als Solopreneur online Geld verdienen kannst“. Dazu bekommst Du wöchentlich wertvolle Business Tipps direkt in Dein E-Mail Postfach! Yay! Ich freu mich auf Dich!

Du kannst Dich jederzeit wieder mit einem Klick abmelden. Mehr Infos in der Datenschutzerklärung.

04 | Regelmäßig ausmisten

Sobald ein Kundenprojekt zu Ende ist, miste ich den Ordner aus und behalte nur das was ich wirklich aufbewahren muss. Ich strukturiere mein Ordner von vornherein passend zum Projekt und habe dafür Templates, aber manchmal schleichen sich doch hier und da Dateien ein die man einfach nicht mehr braucht.

Ich miste meine Dateien regelmäßig aus. Früher war es einmal die Woche, dann einmal im Monat. Jetzt wo mein System gut funktioniert mache ich das nur noch Quartalsweise und bei Kundenprojekten wie gesagt sofort nach Abschluss.

Gerade wenn man Speicherplatz kauft so wie bei Dropbox oder Google G Suite, dann sollte man schon regelmäßig ausmisten um nicht für unnütze Dateien und somit unnützen Speicherplatz zu zahlen. Das hält das Chaos fern und spart auch noch Geld. Win win würde ich sagen.

05 | Einen Archivordner anlegen

Auf der obersten Ebene meiner digitalen Ablage habe ich einen Ordner genannt Archiv. Um die Ordner die ich oft benutze nicht zu unübersichtlich zu machen, schiebe ich regelmäßig Dateien ins Archiv. Dort landet alles was ich per Gesetz aufbewahren muss und erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen darf. Zudem landet alles dort was ich auf Lebenszeit aufbewahren will, aber nicht dauernd im Zugriff brauche.

Man kann sich das vorstellen wie einen Aktenschrank. Meine Buchhaltung ist da nach Jahrgang sortiert zum Beispiel abgelegt und gleiches gilt für Kundenprojekte die abgeschlossen sind. Die Ordner die ich somit tagtäglich ansteuere bleiben übersichtlich und ich muss nicht ewig scrollen um den richtigen Ordner zu finden.

In einer Firma macht man das ja ähnlich. Irgendwann kommt der volle Aktenordner einfach ins Archiv und macht Platz für Ordner die aktuell wichtig sind.

06 | Der Download Ordner ist kein Dauerlagerplatz

Ja auch ich habe nicht immer einen sortierten Download Ordner, aber ich bemühe mich ihn regelmäßig zu leeren. Der Zweck des Download Ordners ist ja eigentlich Dinge zu speichern die man gerade heruntergeladen hat. Aber er ist kein vollständiges Ablagesystem.

Ich versuche daher entweder direkt die Datei in den passenden Ordner zu verschieben oder spätestens am Ende des Tages den Ordner aufzuräumen. Macht man das nämlich nicht regelmäßig hat man irgendwann tausende Dateien drin lagern und weiß gar nicht mehr wofür man das alles brauchte oder warum man es überhaupt heruntergeladen hat.

Merke, der Download Ordner ist eher ein Durchgangsordner und kein Endlager für Dateien. Außerdem musst Du bedenken, dass der Download Ordner Deine Festplatte ziemlich vollpacken kann und das kann wiederum schnell auf die Leistung Deines Computers drücken.

07 | Nicht zu viele Unterordner anlegen

Was ich auch oft sehe ist, dass viel zu viele Unterordner angelegt werden. Ich versuche maximal drei Ebenen zu haben und nicht eine mehr. Je mehr Du Dich zur gesuchten Datei durchklicken musst, desto länger dauert alles. Außerdem kannst Du unglaublich schnell den Überblick verlieren.

Überlege immer genau ob dafür ein Unterordner nötig und logisch ist oder ob Du die Datei einfach im Hauptordner ablegen kannst. Auch für die Unterordner gilt, dass sie verständlich und nachvollziehbar beschriftet sein müssen.

08 | Ordner mit Nummern sortieren

Die oberste Ebene meines Speicherplatzes ordne ich in einer gewissen Reihenfolge. Und zwar kommen Ordner die übergeordnet sind wie z.B. der Archiv-Ordner nach ganz oben. Das erreichst Du indem Du dem Ordnernamen ein Hashtag voranstellst. Sobald Du mehrere Ordner dieser Art hast, kannst Du bei manchen Ordnern auch zwei Hashtags voranstellen und somit auch diese etwas hierarchisch sortierten.

Alle anderen Ordner werden bei mir mit Nummern versehen um die Reihenfolge festzunageln. Die Alphabetische Reihenfolge funktioniert für mein Hirn nicht und ergibt auch oft keinen Sinn, weil ich manche Ordner nicht so auf nutze wie andere. Alles was ich dauernd im Zugriff brauche wird weit nach oben sortiert. Alles andere in einer sinnvollen Reihenfolge darunter.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich genau wie ich mein Ablagesystem aufgebaut habe. Falls Du mehr über den Kurs wissen willst dann schau mal hier vorbei.

09 | Farbcode für Ordner verwenden

In Windows geht das glaube ich nicht, aber in Google Drive geht es. Du kannst in Google Drive den Ordnern bestimmte Farben zuweisen. Archiv ist bei mir rot, weil das signalisiert, dass dieser Ordner wichtig ist. Grün ist der Buchhaltungsordner, blau der Marketing Ordner usw.

Falls Du gerne Dinge nach Farben sortierst um sie besser zu visualisieren in Deinem Kopf, dann kannst Du das in Google Drive umsetzen. In Windows kannst Du glaube ich das Symbol des Ordners tauschen, aber farbige Ordner anstatt die typisch gelben habe ich bisher noch nicht entdeckt. Wie das bei einem Mac oder Macbook aussieht kann ich Dir leider nicht sagen. Vielleicht kannst Du auch da die Ordnerfarbe ändern.

Probiere einfach mal aus wie Du für Dich wichtige Ordner optisch hervorheben kannst. Ob mit einem Farbcode oder einem Symbol ist dabei egal, solange es für Dich passt.

10 | Backups nicht vergessen

Oh ja wie oft haben wir schon Dateien verloren, weil wir sie A nicht richtig gespeichert haben und B keine Sicherungskopie a.k.a. Backup gemacht haben. Ich habe meine Lektion 2007 auf die harte Tour gelernt als mein damaliger PC den Geist aufgab und dann auch noch die Festplatte per Kurzschluss zerstörte. Mein letztes Backup war ein halbes Jahr alt damals und ich musste feststellen, dass es auch noch nicht mal vollständig war.

Ich verlor also eine Menge Daten und musste einiges sogar neu anlegen, damit ich weiterarbeiten kann. Was für eine Verschwendung von Lebenszeit. Jetzt wird alles in die Cloud hier im Haus und in Google Drive gespiegelt. In der Haus eigenen Cloud wird es sogar noch auf eine weitere Festplatte gespiegelt.

Ich habe meine Dateien also an drei Orten gesichert und es wird alles automatisch synchronisiert. Ich arbeite in einem Ordner und der wird dann mit den anderen abgeglichen. Noch mehr Sicherungen braucht man meines Erachtens nicht. Brennt das Haus ab, kann ich immer noch arbeiten und habe immer noch alles was wirklich wichtig ist gespeichert.

Lässt einen einfach ein Stückchen besser schlafen. Hast Du noch einen Tipp für die digitale Ablage? Wenn ja, magst Du ihn mit uns teilen? Dann schreib ihn in die Kommentare und wir können alle von Dir lernen.