5 Schritte zur optimalen Content-Planung – Community-Aufbau mit Mehrwert

5 Schritte zur optimalen Content-Planung - Community-Aufbau mit Mehrwert
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Eine gute Content-Strategie kann Dein Business signifikant beim Wachstum unterstützen. Das Wissen, das Du frei teilst über Blog Artikel, Podcast-Folgen oder Videos schafft Vertrauen in Deiner Community und hilft Dir dank deren Feedback bei der Verbesserung Deiner Angebote.

Guter Content erzeugt richtig eingesetzt eine Menge Traffic auf Deine Website und lenkt viel Aufmerksamkeit auf Deine Expertise und Dein Angebot. Der Mehrwert bei Deinem Content ist dabei am allerwichtigsten. Einfach nur einen Blog Artikel ohne Sinn und Verstand online stellen wird Dich nicht weiterbringen. Deine Zielgruppe muss etwas davon haben ihn zu konsumieren.

Nur so wächst Dein Expertenstatus und das Vertrauen, dass Deine Community in Dich hat. Die folgenden 5 Schritte helfen Dir dabei optimalen Content mit Mehrwert zu entwickeln und Dein Business damit sichtbarer zu machen.

01 | Zielgruppen-Analyse

Wie schon gesagt Dein Content braucht Mehrwert. Wie bekommst Du heraus welchen Mehrwert Du liefern musst? Du hörst Deiner Community zu und stellst Fragen. Du musst immer herausfinden wo befindet sich Deine Zielgruppe und was braucht sie.

Schau Dir also an auf welchen Kanälen Du Deine Zielgruppe erreichst und was die Probleme sind mit denen sie kämpft. Erstelle eine Wunschkunden-Avatar und liste regelmäßig auf, was dieser Wunschkunde gerade braucht und wer genau er ist. Daran kannst Du Dich dann orientieren, wenn Du Dich daran machst den Content zu planen. Ich habe eine extra Notiz in Notion angelegt zu meinem Wunschkunden. Du kannst aber auch ein einfach Word-Dokument anlegen oder in Google Docs ein einzelnes Dokument. Hauptsache ist Du findest dieses Dokument und kannst regelmäßig darauf zurückgreifen.

02 | Brainstorming

Sobald Du also weißt was Deine Zielgruppe braucht, fängst Du an Ideen zu sammeln. Versuche Deine Ideen an einem Platz zu sammeln. Ich habe früher Evernote genutzt und jetzt Notion für meine Notizen. Da es sich hier um eine App handelt kann ich die Inhalte auch immer durchsuchen und es geht keine Idee verloren, weil alles klar strukturiert ist. Mit Notizbüchern hatte ich immer das Problem, dass ich schlicht weg vergessen habe wo ich was notiert hatte oder ich habe meine Ideen nicht mehr gefunden zwischen all den anderen Notizen.

Sobald Du Deine Ideen an einem Platz versammelt hast, definierst Du Themen. Auf diesem Blog geht es zum Beispiel um Marketing, Produktivität und Business Aufbau. Jedes Business hat so seine bestimmten Themen die es bearbeitet und die musst Du als groben Fahrplan für Deinen Content festlegen.

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03 | Formate und Headlines

Sobald Du weißt worüber Du Wissen und Infos teilen willst, kannst Du festlegen auf welchem Wege Du das tun willst. Sprich welches Format. Möchtest Du eine Video-Serie erstellen oder Blog Artikel schreiben? Oder doch lieber Podcast-Folgen aufnehmen. Schau was zu Dir und Deinem Business passt und setze das erstmal um.

Zum Schluss legst Du die Headlines für Deinen Content fest. Hier z.B. habe ich die Headline „5 Schritte zur optimalen Content-Planung – Community-Aufbau mit Mehrwert“. Von da an geht es direkt zu Schritt vier.

04 | Resultat und Outline

Der Mehrwert, das Resultat für Deine Community wird jetzt genau definiert. Was hat Deine Community von Deinen Inhalten? Was lernt sie von Dir und was verbessert sich für sie? Welches Problem löst Du? Sobald Du das Resultat festgelegt hast, kannst Du Dich dann an die grobe Struktur Deines Contents machen.

Bei Blog Artikeln mache ich es z.B. so, dass ich erst mit ein paar Sub-Headlines anfange und jeweils darunter ein paar Stichpunkte notiere. So kann ich in kurzer Zeit einige Blog Artikel vorbereiten und wenn es dann Zeit zum schreiben ist, bin ich direkt inspiriert und muss nicht erst noch überlegen was ich eigentlich rüberbringen will.

So entsteht dann schnell ein Absatz nach dem anderen und Texte werden einfach schneller fertig bzw. ich kann mehrere pro Tag fertigstellen.

05 | Deadlines

Zum Schluss ist es noch wichtig festzulegen wann der Content veröffentlicht wird. Alles was dafür erledigt werden muss kann dann weit vor dem Termin geplant und entspannt erledigt werden. Zum Beispiel Interviewanfragen für Gäste in Deinem Podcast, die Erstellung von Grafiken oder Video-Material. Es sind viele Schritte die bei der Erstellung von Content gegangen werden müssen.

Outlines für Artikel mache ich z.B. einmal im Monat. Die Artikel schreibe ich dann innerhalb weniger Tage fertig und plane sie dann voraus in WordPress. Dank der Outlines ist das eigentliche schreiben dann viel leichter.

Ich bin meist zwei bis vier Artikel voraus in der Erstellung. Das heißt ich kann mal krank werden oder sonst irgendwie verhindert sein und es geht trotzdem Content raus, der mir neuen Traffic auf meine Website beschert. Natürlich bin ich nicht perfekt und es kommt auch mal vor, dass ich keinen Content vorbereiten konnte, aber seitdem ich ein besseres System habe für die Planung und Erstellung, kommt sowas deutlich seltener vor.

In meinem Kurs „Simple Business Systems“ widme ich eine ganze Lektion dem Thema Content-Planung und Erstellung und zeige Dir alle meine Tipps und Tricks. Wenn Du Deine Produktivität steigern willst und Dich besser organisieren willst, dann ist der Kurs für Dich genau das richtige. Du findest alle Infos zum Kurs hier. Bei Fragen kannst Du mir jederzeit schreiben. Schau vorbei auf Instagram oder schreibe mir einfach eine Email.

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Die größten Fehler bei der Projekt-Planung

Die größten Fehler bei der Planung
Die größten Fehler bei der Planung
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Bei der Planung von Projekten und seinen Aufgaben kann man eine Menge Fehler machen. Meist gehen diese Fehler aber auf drei Gründe zurück. Ich selbst habe über die Jahre jeden dieser Fehler gemacht und dadurch eine Menge Stress und Ärger angezogen. Meine Kunden waren oft unzufrieden und ich endete im Burnout.

Falls Du auch der Meinung bist, dass Deine Planung irgendwie nicht so richtig funktioniert, dann schau Dir meine Tipps hier an. Vielleicht geht es Dir dann wie mir damals als mir alles klar wurde und Du erkennst wo es gerade hakt.

Unpräzise Planung

Der erste Fehler bei der Planung ist fehlende Präzision. Ein kleines Beispiel. Nehmen wir an Du willst einen neuen Kurs launchen. Du trägst in Deinen Kalender das Launch Startdatum und das Launch Enddatum ein. Mehr nicht. Jetzt fehlt hier aber eine Menge Info. Zum Beispiel welche Events finden statt um den Kurs zu vermarkten? Welche Inhalte müssen wann fertig sein? Wann muss der Kurs in die Verkaufsplattform integriert werden? So ein Launch hat so viele kleine Puzzle-Teile, da reicht es nicht einfach nur zu wissen von wann bis wann der Launch geht.

Für eine gute Planung brauchst Du Zeit die Du Dir dafür auch nehmen musst. Ich plane z.B. in mehreren Etappen. Da gibt es die Jahresplanung für den groben Überblick, die Quartalsplanung für konkrete Projekte und die tägliche Planung für die Details. Alle Projekte sind nach Priorität sortiert und sie sind nach präzisen Action-Steps aufgesplittet.

Wenn Du ein Mammut-Projekt vor Dir hast, dann hilft es einfach alles in kleine Steps aufzuteilen, damit Du nicht total überfordert bist und auch nichts wichtiges vergisst. Das große Projekt muss eine Deadline bekommen wann es fertig sein muss. Dann kannst Du Dir Meilensteine setzen für Teile des Projekt wann diese fertig sein müssen. Plus Deine Aufgaben müssen aufgeteilt sein nach wann wird die Aufgabe bearbeitet und wann muss sie fertig sein.

Zum Beispiel hast Du einen Meilenstein der heißt „alle Launch-Emails fertiggestellt“. Dann kannst Du Dir Aufgaben setzen für jede Email und ihnen ein Datum weit vor dem Meilenstein geben damit Du rechtzeitig fertig wirst. So entsteht eine To Do Liste die Dich durch Deine Arbeit leitet.

Ich nutze die App Asana für mein Projektmanagement und weiß so jeden Morgen genau was anliegt. Alles schön sortiert nach Departments meines Business und farbig markiert, damit ich sofort erkenne was wohin gehört und was wirklich wichtig ist.

Tagesroutine Worksheet

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Planung macht keinen Spaß

Zeit nehmen für die Planung ist wichtig, aber es ist auch hilfreich wenn sie Spaß macht. Als es noch etwas überschaubarer war mit meinem To Dos habe ich mich mit einem Filofax, bunten Stiften und hier und da ein paar Stickern organisiert. Jetzt geht das natürlich nicht mehr so gut, weil mein Business ein bisschen komplexer geworden ist. Daher war ich direkt auf der Suche nach einem Tool mit dem ich gut planen kann, aber eben meinen Farbcode den ich brauche zum visualisieren behalten kann.

Hängen geblieben bin ich bei Asana. Hier kann ich auf verschiedenste Weisen mich sortieren. Mal mit Checklisten, mal mit Kanban Boards, mal mit Kalenderansicht. Ganz so wie ich es gerade visuell brauche. Gleiches gilt für meine Notizen. Früher hatte ich verschiedene Notizbücher, Sticky Notes und Wandkalender. Gefunden habe ich natürlich nichts mehr und Ideen wurden teilweise doppelt und dreifach aufgeschrieben und dann wieder vergessen. Das Ende war Chaos im Kopf.

Jetzt ist es viel besser, weil alles an einem Platz ist und visuell ansprechend für mich. Der große Vorteil ist, dass ich produktiver bin und gerne plane, weil es einfach und ansprechend ist. Finde also ein Tool mit dem es Dir Spaß macht Dich zu organisieren, oder das zumindest so aufgebaut ist, dass es zu Deinen Denkmustern passt.

Im Endeffekt kannst Du aber nur Spaß bei der Planung entwickeln, wenn Du Dein Warum kennst. Deine Motivation ist entscheidend, wenn Du Pläne erstellen willst die Du dann auch umsetzt. Ohne Motivation wirst Du Dich schneller auf Pinterest oder auf der Couch beim Netflix schauen wiederfinden als Du kucken kannst. Deine Ziele müssen für Dich Sinn ergeben, sonst wirst Du einfach die Arbeit immer wieder aufschieben und stattdessen andere Dinge tun.

Zu wenig Zeit wird eingeplant

Wichtig bei der Planung ist aber vor allem, dass Du auch weißt wie lange Du für bestimmte Dinge brauchst. Wenn Du das noch nicht so einschätzen kannst, plane erstmal mehr Zeit ein und tracke die Aufgabe ein paar mal während Du sie erledigst. So bekommst Du ein Zeitgefühl und weiß welcher Zeitraum realistisch ist. Zum Beispiel wusste ich nicht wie lange ich wirklich brauche um einen Artikel zu schreiben. Ohne Recherche brauche ich ca. zwei bis zweieinhalb Stunden um einen längeren Text zu schreiben. Die grobe Outline allein dauert dann nochmal 15 – 30 Minuten. Also weiß ich, dass ich pro Tag etwa drei maximal vier Artikel vorausschreiben kann.

Manchmal bin ich natürlich auch schneller, wenn ich besonders im Flow bin. Sobald Du also weißt wie lange die Dinge etwa dauern, kannst Du alles mit Deinem Kalender und Projektplan in Einklang bringen. Du weißt dann, dass Du nicht vier Blog Artikel, zwei Coaching-Calls, die Erstellung eines Freebies und Produktion von zwei Videos in einen Arbeitstag quetschen solltest. Ich habe das schon mal geschafft, aber es war auch ein mega langer und echt stressiger Tag, weil es immer nur Go Go Go hieß und ich kaum Zeit zum Pause machen hatte. Viel gegessen habe ich an dem Tag auch nicht. Ist also nicht sehr empfehlenswert.

Was ich seither mache ist, dass ich mir maximal drei wichtige Dinge für den Tag vornehme. Wenn ich diese Dinge geschafft habe wird der Tag unter Erfolg verbucht. Wenn dann noch Zeit ist mehr zu erledigen, dann arbeite ich noch an Dingen die etwas weiter unten in der Prioritätsskala liegen. Manchmal aber erlaube ich mir aber auch Feierabend zu machen. Gerade wenn ich einen stressigen Launch hinter mir habe, bin ich etwas langsamer unterwegs die Woche drauf. Da wird dann nur das Wichtigste gemacht und danach die Akkus weiter aufgetankt.

Immer auf die Balance achten

Bei all der Planung darf man auch nicht vergessen, dass es auch noch das Leben gibt, das keine Rücksicht auf Deine hübschen Pläne nimmt. Manchmal kommt etwas dazwischen. Jeder kennt das. Deswegen ist es auch wichtig sich ein bisschen Puffer in den Kalender einzubauen oder sich zu erlauben, dass Dinge auch mal einfach verschoben werden müssen.

Früher war ich so strikt mit der Planung, dass mich jede Abweichung einfach mega gestresst hat. Außerdem habe ich Dinge zu eng hintereinander geplant, dass ich keine Zeit mehr zum Durchatmen hatte. Mit einer sinnvollen Planung und den richtigen Tools kannst Du das also alles verhindern.

In meinem Kurs „Simple Business Systems“ zeige ich Dir mein genaues System wie ich Business und Privates organisiere und plane. Ich zeige Dir all meine Systeme und gebe Dir Einblicke in meine Tools und mein Marketing. Wenn Du produktiver und besser organisiert werden willst, dann ist dieser Kurs genau richtig für Dich. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Bei Fragen schreib mir einfach eine Email.

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4 Routinen die Dich und Dein Business gesund halten

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In meinem Business habe ich einige Routinen die mir dabei helfen alles im Griff zu behalten. Ich habe diese Routinen in Asana meinem Projektmanagementsystem hinterlegt und werde somit regelmäßig an sie erinnert. Diese Routinen umpassen alle Bereiche meines Business. Egal ob es um Finanzen, Marketing, Produkte oder generelle Admin-Aufgaben geht, es ist alles klar strukturiert und auf Termin gelegt.

Mit diesen Routinen habe ich immer den Überblick und kann eingreifen, wenn in meinem Business etwas schief geht. Aber nicht nur ich, sondern auch mein Team hat genauen Einblick und kann mich bei der täglichen Arbeit unterstützen.

Ich habe die Routinen in vier Hauptbereiche eingeteilt nach zeitlichem Ablauf. Es fängt an mit einer Tagesroutine / Wochenroutine, geht über in eine Monatsroutine, dann folgt eine Quartalsroutine und zum Schluß eine Jahresroutine. Nicht alle Aufgaben müssen ja täglich oder monatlich erledigt werden und so ist es praktisch alles in diese vier Kategorien aufzuteilen.

01 | Tagesroutine / Wochenroutine

Die Woche ist bei mir in Thementage aufgeteilt. So ist zum Beispiel der Montag für Planung, Admin und ähnliches reserviert. Der Mittwoch zum Beispiel ist aber hauptsächlich für meine Kunden und die Community online reserviert. Diese Aufteilung hilft mir fokussiert alle meine Projekte voran zu bringen ohne, dass etwas hinten runter fällt und vergessen wird.

Meine Tagesroutine ist dann aufgeteilt in morgens, mittags und nachmittags. Es gibt für jede Tageszeit eine bestimmte Tätigkeit die ich mache und eventuell nur noch einmal an dem Tag wiederhole. Emails zum Beispiel. Ich räume jeden Morgen mein Email-Fach auf und beantworte wichtige Emails. Meist gehe ich dann erst nachmittags nochmal ins Email-Fach und räume wieder auf und beantworte wieder Emails. Dazwischen ist die App zu und ich kann konzentriert an anderen Sachen arbeiten. Keine Pings und andere Sounds die ablenken, wenn eine neue Email da ist.

Ein anderes Beispiel ist die Planung. Ich setze mich jeden Tag kurz vor Feierabend hin, checke Asana und den Google Kalender und plane den nächsten Tag. Aufgaben werden sortiert und diese die ich an dem Tag geschafft habe, werden abgehakt falls ich das vergessen habe zu machen. Wenn mein Kopf besonders rattert an dem Tag. Mach ich noch Notizen in meine Braindrump-Abteilung in Notion oder GoodNotes. Diese kleine Routine hilft mir vom Arbeitstag abzuschalten, weil ich weiß der nächste Tag ist sortiert und ich brauche an nichts erstmal mehr zu denken.

Jeden Morgen sehe ich dann eine saubere Liste in Asana, schön nach Farben der einzelnen Departments meines Business sortiert. Ich erkenne sofort was ist Marketing, was ist Admin, was sind Produkte und so weiter. Alles was pink ist muss etwas wichtiges sein, also schaue ich mir das zuerst an. Wirklich simple aufgebaut aber so hilfreich.

Generell sind meine Routinen aufgeteilt, nach Dinge die ich wöchentlich und welchen die ich täglich tun muss. Kein Mensch kann sich all die Steps merken die nötig sind um alles im Griff zu behalten, deswegen sind diese Checklisten in Asana wirklich Gold wert.

02 | Monatsroutine

Die Monatsroutine findet immer zum ersten eines Monats statt. Hier erfasse ich z.B. meine Statistiken für mein Business wie KPI und Feedback der Kunden. Es findet viel Auswertung und Planung statt in dieser Zeit. Manchmal schaffe ich die Routine an einem Tag, manchmal fließen Aufgaben auch in den nächsten Tag, aber das ist ja nicht schlimm. Bei all der Planung und Routine muss man sich immer etwas Freiraum lassen, damit nicht alles zu starr und stressig wird.

Das Leben passiert ob man will oder nicht. Wenn man dann jedesmal ausflippt, wenn Pläne nicht so laufen wie man sich das vorgestellt hat, dann hat man unnötig mehr Stress. Ich weiß wovon ich spreche, denn ich war mal so überorganisiert, dass es unglaublich viel Druck und Stress erzeugt hat. Das bringt aber weder Dir noch Deinem Business etwas. Aber ich schweife ab.

Generell ist in der Monatsroutine alles erfasst was man nur einmal im Monat tun sollte bzw. tun muss um produktiv zu bleiben. Ganz wichtig bei der Routine ist auch, dass man sich wieder seine Ziele anschaut und überlegt ob diese noch realistisch oder relevant sind. Je nachdem wird dann die Quartalsplanung angepasst.

03 | Quartalsroutine

Wo wir schon beim Thema sind. Die Quartalsroutine findet wie der Name schon sagt immer zum Ende eines Quartals statt. In meinem Business plane ich nur 90 Tage relativ strikt und der Rest der gehört zur Jahresplanung, die ist aber total flexibel. In der Quartalsroutine plane ich hauptsächlich die großen Projekte für die nächsten 90 Tage, setze mir Aufgaben und versehe diese mit Deadlines.

Ich schaue mir aber auch nochmal ganz genau meine Ziele an und definiere neue Ziele dazu. Ich reflektiere was gut und was schlecht lief im letzten Quartal und mache mir eine Menge Notizen. Mein Team und ich besprechen das dann alles und arbeiten an Verbesserungen. Das können z.B. Probleme mit Funnels sein oder generell Probleme die immer wieder auftauchen und behoben werden müssen. Auch neue Ideen und Produkte werden besprochen.

Die Quartalsplanung dauert meist zwei Tage mindestens und der Termin ist eine Woche vor Quartalsende in Asana hinterlegt. Für mich und mein Business hat sich bewährt, dass ich maximal 90 Tage strikt plane, denn alles darüber kann sich zu sehr verändern. Ziele ändern sich, Ideen kommen hinzu, andere Dinge passieren und halten auf, Termine verschieben sich usw..

Als Orientierung nehme ich immer die Jahresplanung und basiere darauf meine Quartalsplanung sofern es noch geht wie gesagt.

Tagesroutine Worksheet

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04 | Jahresroutine

Die Jahresroutine umfasst hauptsächlich Planung und den Jahresabschluss der Finanzen und Projekte. Bei der Jahresplanung überlege ich welche Launches, Sales und andere Termine ich im nächsten Jahr habe oder umsetzen will. Bei der Planung lege ich nur grob fest in welchem Monat etwas stattfinden soll, aber es gibt oft kein genaues Datum das festgelegt wird.

Das erfolgt immer erst zur Quartalsplanung oder bei der Monatsplanung falls es in der Quartalsplanung übersehen wurde. Die Jahresroutine hilft hauptsächlich dabei einen groben Fahrplan für das kommende Jahr zu entwickeln und Platz zu finden für all die Ideen die noch nicht umgesetzt wurden. Bei der Jahresroutine trage ich mir aber auch wichtige Termine ein die z.B. meine Finanzen betreffen wie Termine für die Abgabe von Steuererklärungen und ähnliches.

Ein großer Bestandteil ist auch die Auswertung des aktuellen Jahres. Wie viel Umsatz wurde gemacht? Welche Ziele wurden erreicht und welche waren unrealistisch? Und noch viel mehr fließt da ein um das kommende Jahr deutlich besser anfangen zu können. Das gehört ja zur Skalierung eines Business dazu. Man muss immer wieder reflektieren und dann wieder planen und anfangen in Aktion zu treten.

Ohne Routine geht nichts

Routinen sind wichtig, damit nichts vergessen wird und der Stress auf einem niedrigen Level gehalten wird bzw. ganz vermieden wird. Überlege Dir also genau was Du in Deinem Business täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise und jährlich machen musst, damit Du am Ball bleiben kannst und Dein Business gesund bleibt. Mach Dir eine lange Liste mit all den Aufgaben die Du machen musst aufgeteilt nach der Zeit und dann trage alles mit Datum in Dein Projektmanagementsystem ein.

Ich nutze dafür immer eine Aufgabe mit Unteraufgaben die dann auf Termin gelegt wird und sich automatisch wiederholt, sobald ich sie erledigt habe. In Asana springt die Aufgabe einfach zum nächsten relevanten Datum, wenn ich sie abhake und ich muss sie nicht immer wieder von Hand neu aufsetzen.

In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir das alles genauer und teile mit Dir alle meine Workflows, Templates, Listen und Co.. Zudem erkläre ich Dir das Konzept von guter Planung noch deutlich detaillierter und gebe Dir auch Einblicke in meine Tools. Ich zeige Dir wie Du produktiver werden kannst und dank guter Planung und Organisation Dein Business skalieren kannst ohne noch mehr zu arbeiten oder noch mehr Stress aushalten zu müssen.

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5 Gründe warum Du Dein Business jetzt organisieren solltest

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Eine gute Organisation Deines Businesses ist die Basis Deines Erfolgs. Ohne sie wird das Business schnell stressig und Du wirst irgendwann so überfordert sein, dass Du entweder pleite gehst oder im Schnelldurchlauf ein Team aufbauen musst, das mit Dir die heißen Kohlen jongliert. Beides ein teurer und unnötig stressiger Spaß.

Es gibt viele Gründe warum Du Dein Business jetzt organisieren solltest, aber ich beschränke mich in diesem Artikel auf die für mich persönlich 5 wichtigsten Gründe. Mir hat es vor ein paar Jahren, als ich mitten in einem Burnout war, viel Klarheit beschert und mein Business quasi gerettet.

01 | Du arbeitest zu viel

Als Solopreneure neigen wir dazu viel und lange zu arbeiten, doch meist ist das völlig unnötig oder auch kontraproduktiv eingesetzte Zeit. Was meine ich damit? In einem Business gibt es tausend kleine Miniaufgaben plus große Projekte die erledigt werden wollen. Nicht alle diese Dinge sind aber auch für die Kundengewinnung oder für die Skalierung Deines Businesses wichtig oder vorrangig.

Viele Dinge halten Dich beschäftigt aber nicht produktiv oder kosten einfach eine Menge Zeit. Ich mache daher alle halbe Jahre mindestens ein Business Audit. Ich schau mir alle meine Prozesse an und überlege was ich vereinfachen oder auslagern kann. Was kostet mich gerade viel Zeit und ist nicht meine Zone of Genius? Was mache ich gerne, was weniger? Gibt es jemand in meinem Team der das deutlich besser und effizienter erledigen kann als ich?

Oft habe ich in der Vergangenheit dann Dinge gestrichen oder einfach automatisiert sofern möglich. Mittlerweile sind die Prozesse so optimiert, dass ich mehr in kürzerer Zeit erledigen kann und leichter auch mal Aufgaben an meine VA oder das Team auslagern kann. Die Kommunikation mit Kunden und meinem Team klappt einfach besser dadurch.

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02 | Du verschwendest Zeit

Wenn Du eine wirklich Work-Life-Balance hinbekommen willst, dann musst Du Deine Zeit ganz bewusst einsetzen und effizient nutzen. Stichwort wieder produktiv sein und nicht nur beschäftigt. Je mehr Zeit Du für unwichtige Dinge oder holprige Prozesse aufwendest, desto langsamer wird Dein Business wachsen oder gar ganz still stehen irgendwann.

Du brauchst Klarheit über Dein Warum und wie Du Dinge anbieten und erledigen willst. Du brauchst klare Ablagestrukturen, Templates und Workflows für alle Bereiche damit Dein Business läuft wie eine gut geölte Maschine.

Anstatt Excel-Tabellen für die Buchhaltung brauchst Du eine anständige Software, anstatt Dateien doppelt und dreifach in zig Ordnern kreuz und quer auf Deiner Festplatte abzulegen, brauchst Du genaue Ordner. Anstatt gleiche Vorgänge immer wieder von Null anzufangen und zu überlegen was Du nach der Reihe nach zu erledigen hast, brauchst Du klare Checklisten, Workflows und Templates. Klingt naheliegend, aber viele fangen erst an sich zu organisieren, wenn es schon fast zu spät ist und der Stress Alltag geworden ist.

Deswegen, je weniger Du Zeit verschwendest, desto besser wird Dein Business und Deine Kunden fühlen sich wohl bei Dir. Du kannst viel besser alles im Griff behalten und für Deine Kunden maximalen Service bieten.

Der Zeitaufwand sich zu organisieren ist zwar am Anfang groß, manchmal riesengroß, aber er ist es wert, weil man langfristig etwas davon hat und langfristig fokussiert arbeiten kann. Man spart langfristig einfach mehr Zeit und der Stress minimiert sich.

03 | Dein Business wird über die Zeit geschäftiger

Ein wichtiger Grund dafür sich gleich von Anfang an zu organisieren ist, dass Dein Business ja im Idealfall wächst und somit auch mehr los sein wird. Deine Community wird wachsen und Deine Kundenliste auch. Da wird viel Deiner Aufmerksamkeit, Liebe und Mühe reinfließen müssen, wenn Du Dir was aufbauen willst.

Ständig holprige Abläufe wirken auf Kunden schnell unprofessionell und sie buchen Dich vielleicht nur einmal und nie wieder. Wenn es ganz schlimm kommt, dann spricht sich herum, dass Du nicht sonderlich gut und professionell Deine Arbeit erledigst und dann wird die Kunden-Akquise zum Spießrutenlauf.

Je geschäftiger Dein Business wird, desto mehr wird Deine nicht vorhandene oder mangelhafte Organisation zum Problem. Der Stress steigt und Burn-Out ist nicht mehr weit. Eine gute Organisation kann das alles von Anfang an minimieren oder gar ganz verhindern.

04 | Du kannst nicht alles alleine machen

Fakt ist, Du kannst irgendwann nicht mehr alles alleine machen. Die Erfahrung musste ich auch machen. Eigentlich wollte ich immer eine Solopreneurin bleiben ohne Team, weil mir das zu kompliziert und teilweise auch unnötig erschien. Aber ich habe auf die harte Tour lernen müssen, dass es nicht verkehrt oder blöd ist um Hilfe zu bitten. Außerdem hat damals meine teilweise echt schlechte Organisation es schwer gemacht überhaupt etwas an Aufgaben abzugeben.

Ich wusste erst gar nicht wo ich anfangen soll und dachte ich kann es mir auch gar nicht leisten jemanden anzustellen. Und da lag schon mein Denkfehler. Es muss nicht total teuer sein sich Hilfe zu suchen. Du kannst Dir einen virtuellen Assistenten suchen, der erstmal nur 10 Stunden pro Monat Dich unterstützt.

Wenn Du organisiert bist fällt Outsourcing wie gesagt leichter, weil Deine Mitarbeiter oder Freelancer direkt alles finden was sie für ihre Arbeit brauchen. Weniger unnötige Emails, mehr Kommunikation die Dein Team und Dein Business voran bringt.

Ein großer Vorteil ist auch, dass Du Deine Ziele schneller erreichen kannst, weil die Arbeit sinnvoll aufgeteilt ist und alles seine Ordnung hat. Und auch hier gilt wieder, der Stress wird im Idealfall deutlich reduziert durch Ordnung und Hilfe von außen.

05 | Du brauchst Deinen Fokus auf den wichtigen Dingen

Wenn Dein Business wachsen soll, brauchst Du den Fokus auf den wirklich wichtigen Dingen. Du musst wie ich schon sagte produktiv sein und nicht nur beschäftigt. Wenn Du viel Zeit mit der Unordnung verschwendest, dann fehlt die Zeit an anderer Stelle. Du wirst keine Zeit haben Dich ausführlich um Kunden zu kümmern, Du wirst keine Zeit haben für die Arbeit an der Skalierung Deines Businesses und Du wirst über kurz oder lang völlig den Faden verlieren, weil Du keine Ahnung mehr hast wofür oder für wen Du das alles machst.

Auch hier wird wieder der Stress steigen, weil Du Dein Warum aus dem Blickfeld verlierst und jeden Morgen Dich fragst woran Du eigentlich als nächstes arbeiten solltest. Eine klare Ordnung verhindert das. Eine klare Ordnung unterstützt Dich und hält Dich produktiv.

Fazit

Alles in allem hat eine anständige Organisation viele Vorteile die Dein Business langfristig gesund halten und Dich natürlich auch. Du sparst Zeit, Dein Fokus ist on Point, Stress wird deutlich reduziert, die Kundenzufriedenheit steigt und Dein Team- und Communityaufbau wird erleichtert. Alle diese Faktoren tragen dazu bei, dass Du ein stabiles Business aufbauen kannst und auch halten kannst.

In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir alle meine Systeme und Tricks und Kniffe für eine optimale Organisation. Dazu bekommst Du auch Einblicke in meine Tools und in mein Marketing. Mehr Infos zum Kurs findest Du hier.

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Wie ich es mir leichter mache meinen Blog und mein Business zu managen

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Ich werde oft gefragt wie ich es immer schaffe regelmäßig Content zu erstellen, meine Kunden zu betreuen und auch noch auf Social Media präsent zu sein. Es ist alles ein Prozess den ich über Jahre nun perfektioniert habe um so wenig Zeit wie möglich aufwenden zu müssen, aber das Beste aus dieser Zeit herausholen zu können.

Es ist eine Kombination aus Hacks und Tools die ich nutze, die mir geholfen haben meinen Stress deutlich zu reduzieren und mein Business trotzdem voran zu bringen. Im Großen und Ganzen gibt es 5 Dinge die ich tue bzw. die organisiert sind, damit ich meine Arbeit optimal erledigen kann und dabei Zeit fürs Wesentliche gewinne.

Ich nutze Apps

Bei meiner täglichen Arbeit unterstützen mich ein paar Apps. Über die Jahre habe ich die Anzahl der Apps sehr reduziert und die ausgesucht, die einen ganz bestimmten Zweck erfüllen müssen. So nutze ich z.B. täglich das Projektmanagementsystem Asana. Asana ist mein Hauptquartier, wenn man so will. Dort sind alle meine Workflows, Termine, Projekte und Aufgaben hinterlegt die ich brauche und erledigen muss. Ich nehme mir regelmäßig Zeit Asana auf dem neuesten Stand zu halten und neue Dinge zu planen.

Wie genau ich Asana aufgebaut habe für mein Business kannst Du übrigens in meinem Kurs Simple Business Systems sehe. Dort gebe ich Dir einen kompletten Einblick in alle meine Systeme, Workflows und Tools. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Aber zurück zum Thema. Asana ist also meine Haupt-App. Dann nutze ich noch den Google Kalender für mein Business als auch privat. Hier laufen alle Meetings und Termine zusammen und ich kann meinen Terminplan mit anderen teilen. Sehr hilfreich, wenn man im Team arbeitet oder mit einem Partner zusammenwohnt.

Dann nutze ich natürlich noch Social Media Apps und Pinterest. Diese sind allerdings eher Traffic-Quellen und weniger Apps mit denen ich Dinge manage. Sie helfen einfach beim Aufbau meines Businesses und ich kann mich mit meiner Zielgruppe unterhalten.

Ansonsten nutze ich noch Apps wie Evernote für Notizen täglich und auch Apps auf dem iPad mit denen ich Mindmaps anlegen kann. Mindmaps sind besonders hilfreich, wenn ich komplexe Gedanken und Projekte irgendwie ordnen will, damit ich einen Plan mit allen Aufgaben erstellen kann.

Generell kann ich Dir nur empfehlen Dir Apps zu suchen die leicht zu bedienen sind und einen klaren Zweck erfüllen. Lange Notizen schreibe ich zum Beispiel nicht in Asana, sondern nur in Evernote in klar strukturierte Notizbücher. Genauso wenig plane ich Projekte in Evernote, dafür lieber in Asana. Man kann auch mit Evernote Pläne erstellen, aber in Asana hat man deutlich mehr Möglichkeiten und eine bessere Übersicht.

Zudem nutze ich noch Apps für die Gestaltung von Grafiken. Ich nutze hauptsächlich die Adobe Creative Cloud, aber auch manchmal, wenn ich unterwegs bin nutze ich Canva. Canva ist auch ein sehr praktisches Tool um Grafiken, Workbooks und Co zu erstellen.

Grundausstattung an Apps ist eigentlich immer ein Projektmanagementsystem, ein Kalender, eine App mit der man Social Media Beiträge planen kann und eine Notizapp. Weitere wie Mindmap Apps und Co kann man dann bei Bedarf mit in die Toolbox packen. Und wie gesagt sie sollten leicht zu bedienen und zu überblicken sein. Wenn Du ständig mit einer App kämpfen musst, dann wirst Du sie langfristig irgendwann nicht mehr nutzen und vielleicht sogar etwas unorganisierter sein.

Meine Lieblingsapps sind Asana, Evernote, Mindnode, Miro, Tailwind und Later. Dies sind auch die Apps die ich entweder täglich oder zumindest alle paar Tage nutze.

Ich delegiere

Gerade wenn Du Einzelkämpfer bist kommt irgendwann der Punkt an dem Du nicht mehr alles alleine schaffst. Du musst dann überlegen was Du abgeben kannst um Dich wieder mehr auf Deine Kernkompetenz konzentrieren zu können. Ich hasse zum Beispiel es die Buchhaltung zu machen. Deswegen bereite ich sie nur noch vor und den Rest macht mein Steuerberater. Das spart mir schon mal eine Menge Zeit.

Ich habe auch in der Vergangenheit Dinge wie Website Wartung oder Akquise delegiert. Jetzt brauche ich das nicht mehr delegieren, aber damals war es echt hilfreich. Es gibt viele Dinge die man an eine virtuelle Assistentin zum Beispiel delegieren kann. Recherche, Aufsetzen von Technik, Website Wartung, Einpflegen von Blogartikeln in WordPress, Gestaltung von Präsentationen und mehr. Schau einfach was Dich immer wieder aufhält und überlege ob Du das nicht lieber abgeben solltest um mehr Zeit für den wirklichen Aufbau Deines Businesses zu haben.

Ich automatisiere

Mittlerweile gibt es viele Vorgänge in meinem Business die ich automatisiere. Nein ich automatisiere keine Kommentare in Social Media Apps. Das ist mir zu unpersönlich. Was ich mache sind z.B. Dinge für meinen Newsletter zu automatisieren und so anzupassen, dass sie persönlich bleiben. So gibt es eine Willkommenssequenz sobald sich jemand für ein Freebie anmeldet.

Mein E-Mail-Postfach wird auch automatisch sortiert. Dazu nutze ich Labels und Filter die neuen E-Mails diesen Labels zuordnen. Kommt ein neuer Absender hinzu erweitere ich einfach die Regel für den Filter und schon wird beim nächsten Mal alles direkt in die richtigen Fächer sortiert.

Ich nutze auch Zapier um z.B. meine Datenbanken in Airtable zu aktualisieren und ich nutze Google Data Studio um automatisch Statistiken erstellt zu bekommen. Wer folgt mir, wie viele Besucher hat meine Website und und und. Ein weiterer automatische Vorgang ist der Verkauf meiner digitalen Produkte und Kurse. Über Funnels und teilweise direkt kann man diese kaufen und wird dann automatisch der Software hinzugefügt die den Kurs oder das Produkt dann letztendlich ausliefert.

Du kannst also überlegen welche Vorgänge du automatisieren kannst um mehr Zeit zu gewinnen, denn Du musst wirklich nicht jeden Vorgang immer wieder neu von Hand machen. Wenn Du z.B. Services verkaufst kann ich Dir das Tool Dubsado empfehlen. Hier kannst Du vom Angebot bis zur Vertragsunterzeichnung alles automatisieren. Dein Kunde findet Dich, füllt einen Kontaktbogen aus, bekommt ein Angebot, danach direkt den Vertrag und zum Schluss die Rechnung. Alles vollautomatisch, wenn Du das möchtest. Du kannst aber auch bei jedem Schritt jederzeit eingreifen falls Dir das zu automatisiert ist.

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Erhalte wöchentlich wertvolle Tipps für Dein Online-Business inkl. Einblicke in mein Business per E-Mail. Als Geschenk erhältst Du dieses Worksheet für Deine neue Tagesroutine, damit Du Dich besser organisieren  kannst.

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Ich mache weniger mit mehr Fokus

Früher hatte ich jeden Tag eine To Do Liste von mindestens 20 Aufgaben. Meist habe ich diese Liste nicht bezwingen können und kam mir immer am Ende des Tages wie ein Versager vor. Das lies Stress entstehen und vor allem Frust. Irgendwann habe ich dann mal die Dinge anders angepackt und nicht mehr mich nur auf das typische ackern bis zum Umfallen konzentriert. Ich begann die Qualität meiner Arbeit zu verbessern indem ich weniger pro Tag auf meine Liste packte und dafür daran dann ganz konzentriert gearbeitet habe.

Jetzt habe ich jeden Tag eine Top 3 To Do Liste und dazu maximal noch 5-6 weitere Aufgaben in der Regel. So stelle ich sicher, dass die wirklich wichtigen Dinge erledigt werden. Alles weitere ist Bonus und macht einfach nur happy wenn es erledigt ist. Meine To Do Liste ist dank meiner besseren Planung auch viel übersichtlicher geworden und damit erscheint sie auch weniger angsteinflößend.

Wichtig ist nicht wie viel Du am Tag erledigst, sondern wie wichtig die Dinge sind. Beschäftigt sein hat nämlich nichts mit Produktivität zu tun und kann bis zum Burnout führen wenn man es übertreibt. Glaub mir ich weiß das aus eigener Erfahrung. Ab und zu mache ich auch mal mehr als gewöhnlich und auch mal eine Nachtschicht, aber im Gegensatz zu früher ist das nicht mehr die Regel, sondern die Ausnahme. Was ich auch deutlich an meiner Gesundheit gemerkt habe.

Ich bin heute wieder leistungsfähiger als noch vor ein paar Jahren und insgesamt deutlich sortierter im Kopf. Also mehr Fokus weniger kopfloser Hustle.

Alles hat seinen Platz

Neben all der guten Planung ist aber ein Faktor extrem wichtig. Die Organisation Deine Sachen und Daten. Wenn Du ständig auf der Suche bist verschwendest Du Zeit und Nerven. In meinem Büro hat alles seinen Platz und die Dinge sind auf das Wesentliche reduziert. Gleiches gilt auch für meine Dateien. Sie sind klar in Ordner strukturiert und ich schaue immer, dass dort Ordnung herrscht. Der Download-Ordner wird einmal die Woche aufgeräumt, alles andere wird nach Zweck und chronologisch gespeichert.

Wichtig dabei ist, dass Du keine komplizierte Ordnerstruktur aufbaust. Bei mir gibt es immer nur maximal drei Ebenen insgesamt. Danach folgen keine weiteren Unterordner, weil sonst Du mehr Zeit mit suchen und klicken verbringst als mit der eigentlichen Aufgabe. In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir meine einfache Struktur und wie meine Routine mit Dateien ist. Infos zum Kurs findest Du hier.

Fazit

Du brauchst die richtigen Tools und ein klares System für Deine Planung und Deine Dateien. Nur so kannst Du Deinen Blog und Dein Online-Business weiter aus- bzw. aufbauen. Nimm Deinem Business den Stress und organisiere Dich einmal und nutze Dein System dann so lange es für Dich passt.

Wie schon erwähnt zeige ich Dir in meinem Kurs Simple Business Systems haargenau, wie ich mein Business sortiert und organisiert habe. Du bekommst Einblick in meine wichtigsten Tools wie Asana, Evernote, Later und Zapier und noch einiges mehr. Bei Fragen kannst Du Dich jederzeit bei mir melden. Entweder per Instagram Direktnachricht oder per E-Mail an support@sabrina-linke.de.

4 Gründe warum ein geordnetes Business mehr Geld einbringt

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Als ich vor ein paar Jahren dem Burnout nahe war und immer weniger Geld reinkam, wurde mir bewusst wie unorganisiert mein Business eigentlich geworden ist und, dass es völlig logisch ist warum ich Probleme und Stress habe. Ich nutzte zu viel Tools, sagte zu fast jedem Projekt ja und verschwendete zu oft Zeit mit Aufgaben die mein Business nicht wirklich voran brachten.

Ich arbeitete nicht nur tagsüber sondern auch viel zu viele Nachtschichten. Am Ende lag ich im Krankenhaus für einen Tag und wusste nicht mehr wo oben und unten ist. Sobald ich wieder zuhause war schmiedete ich einen Plan wie ich mein Business umbaue, damit der Laden wieder läuft und ich endlich weniger Stress und Arbeitslast habe.

Nachdem ich anfing meinen Plan in die Tat umzusetzen wurden die Dinge schnell besser. Es kam nicht nur mehr Geld wieder ins Haus, auch meine Kundenbeziehungen wurden deutlich entspannter. Aber mal ganz von vorne. Starten wir mit Grund Nummer 1.

01 | Man arbeitet immer an den richtigen Dingen

Nichts killt die Produktivität mehr als wenn man morgens erstmal überlegen muss woran man heute arbeiten könnte. Wer die ersten Minuten oder Stunden des Tages damit vertrödelt sich einen Plan zu machen, büßt schonmal eine ganze Menge Konzentration ein.

Deshalb ist es wichtig einen genauen Plan zu haben, was wann erledigt werden muss und in welcher Reihenfolge. Wenn Du Deine Projekte in einzelne Steps runterbrichst, weißt Du jeden Tag was zu tun ist und Du arbeitest immer an den richtigen Dingen die Dein Business und Deine Kunden voran bringen.

Ich organisiere alle Projekte in Asana. Von Content Planung bis Kundenbetreuung ist alles mit Termin in Asana eingetragen. Jeden Morgen habe ich dann in meinem „Meine Aufgaben“ Bereich einen genauen Überblick darüber was zu tun ist. Abends nehme ich mir dann immer ein paar Minuten und plane den nächsten Tag oder überblicke einfach was so ansteht.

Diese Routine und das Tool Asana helfen mir mein Business aufzubauen und meine Ziele immer wieder zu erreichen ohne bis zum umfallen arbeiten zu müssen. Es ist einfach alles leichter und übersichtlicher dadurch. Die Arbeit im Team funktioniert mit so einer App auch viel einfacher und so kann sich jeder auf das konzentrieren was wichtig ist und muss nicht ein Meeting nach dem anderen aufsetzen.

02 | Man spart enorm viel Zeit pro Woche

Wenn Du ständig Dinge suchst oder Dinge vergisst, dann wird es höchste Zeit für eine anständige Organisation Deines Businesses. Denn Du kannst Unmenge an Zeit sparen, wenn alles seinen Platz hat und es klare Abläufe im Business gibt. Es gibt keine Missverständnisse, man weiß immer was da ist und was z.B. besorgt werden muss. Du wirst dadurch automatisch mehr Zeit haben für andere Dinge. Entweder mehr Zeit für die Arbeit oder eben mehr Zeit für Dich und Deine Familie.

Je produktiver Du bist desto weniger hart musst Du arbeiten für das gleiche oder bessere Ergebnis. Sprich durch die Zeiteinsparung an einer Stelle kannst Du an anderer mehr investieren. Entweder in Dich oder Deine Kunden, Deine Projekte. Das wird Dir im Endeffekt helfen auch mehr Geld zu verdienen, weil die Abläufe sauber funktionieren und Deine Kunden happy sind. Nur Kunden die happy sind empfehlen Dich weiter und bleiben bei Dir.

03 | Der Kundenservice ist next level

Wo wir gerade bei den Kunden sind. Bist Du organisiert laufen auch Deine Projekte besser. Jeder weiß wann er was zu tun hat. Das gilt für Dich und für Deine Kunden. Dadurch, dass Du die Lage im Griff hast fühlt sich Dein Kunde aufgehoben und sein Projekt in sicheren Händen. Dadurch, dass Du Dir durch gute Organisation Zeit nehmen kannst, hast Du auch mehr Spielraum um Deine Kunden wirklich ausführlich zu betreuen.

Wie schon gesagt, nur ein Kunde der happy ist kommt wieder und empfiehlt Dich weiter. Also schau, dass Dein Kundenservice exzellent ist. Das geht einfacher als Du denkst und Du musst dafür nicht dauernd mit teuren Geschenken um Dich werfen oder Rabatte immer wieder verteilen.

04 | Dein Marketing ist effektiv

Wenn Du gut organisiert bist, ist auch immer genug Zeit für anständiges Marketing. Alles ist gut koordiniert und bringt Deinen Kunden Mehrwert. Dadurch kannst Du dann neue Kunden für Dich gewinnen und so schließt sich der Kreis. Dein Service kann noch so toll sein, aber ohne Marketing sprich Werbung für Dich findet Dich kaum einer.

Wenn Du aber organisiert bist, dann geht regelmäßig hilfreicher Content online und Du schaffst Vertrauen zwischen Dir und dem Kunden bzw. einem Interessenten. Wer Dich kennt, Dich mag und Dir vertraut wird auch von Dir kaufen ab einem bestimmten Punkt bzw. wenn Dein Angebot ein Problem für denjenigen löst.

Du siehst also, dass alle diese Faktoren zusammenspielen und etwas damit zu tun haben ob Dein Business erfolgreich ist und wächst oder ob es ständig in den roten Zahlen hängt. Gute Organisation und Planung sind also mehr wert als man denkt und haben unmittelbar mit Deinem Einkommen und Deinem Stresslevel zu tun.

Tipps wie Du Dich besser organisieren kannst

Wenn Du jetzt auch der Meinung bist, dass Du Dich wohl doch noch ein bisschen besser organisieren solltest, dann habe ich ein paar Tipps für Dich in diesem Beitrag. In dem Artikel zeige ich Dir wie Du bis zu 10 Stunden pro Woche sparen kannst mit meinen Hacks.

Außerdem kann ich Dir meinen Kurs Simple Business Systems empfehlen. Dort zeige ich Dir alle meine Systeme und Tools die mir helfen mein Business im Griff zu behalten. Du erhältst einen genauen Einblick in meine Tools und wie ich sie nutze. Du findest hier alle Informationen zum Kurs. Bei Fragen einfach melden. Entweder per E-Mail oder schau einfach auf Instagram vorbei und schreibe mir dort eine Nachricht.