Warum Du Dein Business regelmäßig aufräumen musst

Warum Du Dein Business regelmäßig aufräumen musst #ordnungimbüro #ordnung #systeme #redaktionsplan #contentplan #planung #zeitplanung #ordnerstruktur #dateien
Warum Du Dein Business regelmäßig aufräumen musst #ordnungimbüro #ordnung #systeme #redaktionsplan #contentplan #planung #zeitplanung #ordnerstruktur #dateien
PIN MICH!

Wie ich schon in meinem letzten Artikel zum Thema Dankbarkeit erwähnt habe, zeichnet sich bei Online-Business Unternehmern ein Verhalten ab in letzter Zeit. Alles fokussiert auf immer härter arbeiten und Konkurrenzdenken. Mehr Reichweite generieren und dann “Hallo Burn-Out wie geht es Dir?”. Ein Business zu führen ist hart, aber es geht auch leichter und es fängt dabei an wie Deine Abläufe fließen oder ob Du ständig Sand ins Getriebe bekommst.

Es gibt immer wieder Phasen in denen man zu viel und zu schnell arbeitet. Dateien werden irgendwie abgelegt, das Papier für die Buchhaltung wandert in eine Sammelbox, E-Mails stapeln sich im Postfach und überhaupt warum bestellt eigentlich keiner neues Druckerpapier rechtzeitig? Rockt man dann sein Unternehmen auch noch völlig allein ohne Mitarbeiter oder virtuelle Assistenten wird klar, wie wichtig Struktur ist und wie wichtig es ist diese auch aufrecht zu erhalten, indem man regelmäßig aufräumt und prüft ob alles noch läuft oder Verbesserung bedarf.

Aber warum ist das Aufräumen und warum sind die ganzen Systeme so wichtig?

Unorganisiert sein kostet bares Geld und Zeit

Suchen nach Dingen, Anfragen nicht zeitnah bearbeiten, Kundentermine vergessen oder Dateien doppelt und dreifach irgendwo anlegen kostet nicht nur Zeit, sondern manchmal bares Geld. Nehmen wir an jemand interessiert sich für Deinen Service und schreibt Dich an, Du findest diese E-Mail aber erst nach Tagen und der mögliche Neukunde eröffnet Dir, dass er sich mittlerweile anders umgeschaut hat. Autsch das ist nicht schön und Du hast unter Umständen eine Chance vertan an einem tollen Projekt zu arbeiten und damit Geld zu verdienen. Klar hattest Du den Auftrag nicht in der Tasche, aber Du hättest den Neukunden evtl. von Dir und Deinem tollen Service überzeugen können.

Kunden sind unzufrieden oder wandern ab

Nehmen wir mal an Du hast einen Kunden von Dir überzeugen können und Du arbeitest fleissig am gemeinsamen Projekt, aber immer wieder tauchen Stolpersteine auf. Der Kunde weiß nicht wann Du etwas lieferst oder bis wann er etwas wie z.B. Texte oder Bilder liefern muss. Rechnungen werden vom Kunden nicht rechtzeitig bezahlt, weil Du vergessen hast sie zu schreiben und rechtzeitig rauszuschicken. Das sind nur ein paar Ideen was schief laufen könnte, aber das Resultat ist genau das selbe. Der Kunde ist unzufrieden und überlegt sich zweimal ob er nochmal Dich für einen Job anheuert oder nicht. Schlimmer noch er beschließt mitten im Projekt zu gehen und erzählt von seiner schlechten Erfahrung seinen Business Kollegen. Genau das wäre der Super-Gau.

Projekte sind immer mega stressig

Wenn Projekte nicht ordentlich geplant sind, dann sind Nachtschichten keine Seltenheit. Deadlines sind zu knapp gesetzt, Arbeiten werden nicht rechtzeitig fertig, weil Feedback fehlt und ständig kommen neue Sachen dazu die der Kunde wünscht. Mit einem anständigen, klar definierten Ablauf und Vertrag passiert so etwas selten bis gar nicht. Stress könnte eine Seltenheit sein anstatt die Nachtschichten. Mehr Zeit für Dein Leben mit Familie und Freunden wäre möglich und eine Balance zwischen Arbeit und Privatleben würde sich automatisch herstellen.

Die Gesundheit leidet und Burn-Out ist die Endstation

Das ist der Punkt der mir persönlich sehr am Herzen liegt und den ich sehr wichtig finde. Ich selbst habe die Gesundheit jahrelang vernachlässigt und wie eine Irre gearbeitet bis zum Umfallen. Letztes Jahr kam dann die Quittung und ich lag öfter flach als, dass ich produktiv arbeiten konnte. Alles war zehnmal so schwer und ich bin nur sehr langsam vorangekommen, war ständig gefrustet und müde. Das muss nicht sein. Du musst nicht härter sondern smarter arbeiten. Deinen Körper kannst Du nicht unbegrenzt immer wieder ans Limit fahren. Das kann böse enden.

Aber wie löst Du jetzt das Problem? Ganz einfach.

Etabliere Systeme die zu Dir passen. Akzeptiere, dass Du keine Maschine bist und hole Dir Hilfe falls nötig.

In meinem Fall hat sich über die Jahre folgendes System etabliert.

1. Eine Projekt-Management-Software nutzen

Ich nutze Asana jetzt schon seit zwei Jahren und bin mega happy. Ich habe Asana am Anfang etwas überorganisiert, weil es so viele Möglichkeiten bietet, aber mit der Zeit habe ich alles optimiert und weiß nun immer wo ich meine Ideen parken kann, meine Aufgaben für Kunden-Projekte finde und weiß wann ich mich mal ums packen kümmern muss, wenn die nächste Reise ansteht, um nur ein paar der Dinge zu nennen die ich in Asana organisiere. Mittlerweile ist Asana auch vollständig auf deutsch verfügbar, was die Sache ungemein erleichtert, wenn man mit Kunden darin arbeiten will, die Englisch nicht so gut beherrschen. Wer Asana nicht mag kann es mit Dubsado, Trello oder Basecamp versuchen.

2. Den Posteingang sortieren – digital wie analog

Meine Post sammle ich immer an einer Stelle und trage nicht die Post mal zum Wohnzimmertisch oder einfach mit ins Auto, weil ich es eilig habe. So geht kein Brief verloren und wenn Zeit ist die Post zu checken finde ich alles. Klingt simpel ich weiß, aber wie oft ist bei Dir schon ein Brief unter dem Zeitungsstapel auf dem Couchtisch verschwunden? Grins. Ja sowas passiert mal wenn man von zuhause aus arbeitet.

Mit der digitalen Post halte ich es ähnlich nur sortiere ich die ein bisschen gezielter. Zunächst im Posteingang durch die Abteilungen “Wichtig”, “Lesen”, “Kunden” und “Alles andere. Erst danach bekommt die Mail ein Label wie “Buchhaltung” oder “Follow Up”. Manche bekommen auch per Filter-Anweisung direkt ein Label, überspringen aber auf keinen Fall den Posteingang. Du kannst alles auch noch ein bisschen anders aufsetzen, wie ich in diesem Artikel geschrieben habe.

3. Buchhaltungssoftware die nicht zu kompliziert ist

Ich weiß nicht wie es Dir geht, aber ich persönlich hasse Buchhaltung. Ok hassen ist etwas zu hart ausgedrückt, aber ich mag sie einfach nicht besonders. Wenn ich dann auch noch mit Excel-Tabellen und Co rumhantieren müsste, nur um eine simple Rechnung zu schreiben, wäre ich schon ultra genervt. Ein Glück, dass es heute so tolle Services wie Sevdesk gibt.

Ich nutze Sevdesk seit letztem Jahr und bin super happy. Ich muss nichts installieren, kann überall darauf zugreifen, mein Shop lässt sich integrieren und ich kann alles einfach verstehen und super schnell einrichten. Zudem kommen immer wieder tolle Newsletter von Sevdesk zu aktuellen Themen und man bekommt eine Menge guten Support wenn man ihn braucht. Such Dir eine Software die es Dir leicht macht Rechnungen usw. zu schreiben und Deinen Kunden es leicht macht sie über Links im Dokument mit einem Klick zu bezahlen.

4. Apps für die Selbstvermarktung gezielt einsetzen

Kunden müssen Dich sehen um Dich beauftragen zu können und da sind Social Media Apps und Online-Werbung wie Google Adwords enorm wichtig. Damit man dabei aber nicht den Kopf verliert und überfordert ist, helfen Services wie Hootsuite, Tailwind und Co.. Du kannst Deinen Content vorausplanen und hast den Rest der Woche oder des Monats genug Zeit neuen guten Content zu produzieren und für Deine Kunden da zu sein. Man muss natürlich nicht alles vorausplanen, aber ein regelmäßiges Veröffentlichen auf Twitter, Instagram und Co. hilft dabei Dein Ranking innerhalb dieser Apps zu verbessern und besser gefunden zu werden.

Die Mühe lohnt sich wirklich. Seitdem ich regelmäßiger auf den Kanälen poste, ist meine Sichtbarkeit um mehr als 600% in den meisten Fällen gestiegen was dazu führte, dass mehr Anfragen in meinem Postfach landeten. Suche die Plattform die zu Dir passt und nutze sie strategisch mit gutem Content, Hashtags und viel Persönlichkeit. Es gibt natürlich noch eine Menge anderer Wege der Selbstvermarktung, aber der Weg über Social Media und Online-Werbung ist einer der einfachsten und kann schnell umgesetzt werden selbst wenn das Budget klein ist.

5. Für die Zukunft einen virtuellen Assistenten anstellen

Vielleicht wirst Du nie einen virtuellen Assistenten anstellen, aber denke zumindest darüber nach. Es gibt immer Zeiten in denen es hilfreich wäre, wenn jemand anderes Aufgabe XY machen würde und Du Zeit für etwas anderes hättest. Gerade wenn Du einen Shop hast oder Online-Kurse veranstaltest kommen enorm viele Aufgaben zusammen.

Wenn Du alles alleine machst bleibt dann kaum noch Zeit für den kreativen Prozess oder Projekte die Du wirklich gerne umsetzen würdest. Behalte die Option zumindest einmal im Hinterkopf und überlege was Du delegieren könntest, um mehr Zeit zu haben um Deinem Publikum oder Kunden besser beistehen zu können. Du willst ja in erster Linie ein Problem lösen, hilfreichen Content produzieren und für Deinen Kunden da sein. Dinge wie Datenbank Backups, Recherchen oder die Ablage könntest Du z.B. delegieren und so mehrere Stunden pro Woche freischaufeln für Dinge die Dich happy machen in Deinem Business.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook gehe ich detailliert auf die einzelnen Punkte ein und zeige Dir wie ich alles aufgesetzt habe und am laufen halte. Ausführliche Tech-Trainings und ein Blick hinter die Kulissen meines Studios sollen Dir dabei helfen wieder Spaß an Deinem Business zu haben. Mein Kurs richtet sich hauptsächlich an Solopreneure, kreative Freelancer und Coaches, wie ich es bin, aber meine Systeme können auch für andere Bereiche wie Ärzte, Gastronomen, Ladenbesitzer und viele weitere Berufe angepasst werden.

Der Gedanke dahinter ist im Grunde gleich. Dein Business bleibt organisiert und Du musst nur noch wenig aufräumen in regelmäßigen Abständen. Ich selbst muss mittlerweile gar nichts mehr aufräumen und kann mich mit der Verbesserung meines Studios befassen und damit wie ich am Besten anderen helfen kann. So verbringe ich meine Zeit lieber, als mit dem Suchen nach Dateien oder dem schreiben von tausenden E-Mails.