So funktioniert produktives arbeiten aus dem Home Office

So funktioniert produktives arbeiten aus dem Home Office #Homeoffice #Produktivität #Planung #Organisation #Zeitmanagement #Selbstmanagement #Arbeitstag
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Eine Studie aus dem Jahr 2010 der Hochschule Luzern hat gezeigt, dass Arbeiter in Großraumbüros deutlich weniger leistungsfähig sind, aufgrund der ständigen Reize um sie herum. Das hat natürlich die Befürworter für Einzelbüros und das beliebte Home Office in ihrer Ansicht bestätigt. Ganz so einfach ist es aber auch im Home Office nicht. Ich selbst arbeite im Home Office seit 2003 und kann mir kaum vorstellen anders zu arbeiten. Dennoch habe auch ich manchmal mit den Nachteilen zu kämpfen.

Zuhause gibt es nämlich auch Ablenkungen und Verlockungen. Hat man einen schlechten Tag, will man am liebsten auf die Couch und sich einkuscheln. Die Couch ist ja auch direkt vor der Nase und da braucht es eine Menge Disziplin um nicht nachzugeben. Zudem sieht man die Wäsche die erledigt werden will, vielleicht sind auch kleine Zwerge unterwegs die unterhalten werden möchten oder der Partner arbeitet auch zuhause.

Hinzu kommt die Isolation und oft fehlende Ansprache durch Kollegen. Wenn man aber bewusst und strategisch an die Sache heran geht, dann kann das Home Office zu einer wahren Produktivitätsoase werden. So kannst Du auch verhindern dauernd erschöpft zu sein.

Arbeitsplatz einrichten

Um Ablenkungen gering zu halten, solltest Du einen festen Platz für Dein Home Office haben. Am besten einen Raum mit Türe, die Du im Bedarfsfall schließen kannst. Je nach Beruf reicht schon ein kleines Zimmer mit einem Schreibtisch und einer kleinen Sitzecke.

In Berlin war mein Büro fast 20 Quadratmeter groß und eine Menge Zeug stand drin. Irgendwann habe ich festgestellt, dass ich überhaupt nicht so viel Platz brauche und mich der ganze Krempel auch oft ablenkt. Also habe ich nach dem Umzug den kleinsten Raum des Hauses bezogen und fühle mich dort richtig pudelwohl.

Ich versuche alles so einzurichten, dass nur wenig Reize auf mich einwirken. Keine Deko auf dem Schreibtisch und nur wenig im ganzen Raum. Wichtige Arbeitsunterlagen und Geräte haben ihren festen Platz an der Wand oder in Schubladen ordentlich verstaut.

Der Schreibtisch ist ein höhenverstellbarer Tisch und erlaubt so, dass ich mich auch etwas mehr bewege und nicht zu lange sitze. Ein anständiger Bürostuhl ist wichtig, damit man gut arbeiten kann und nicht schon nach kurzer Zeit Rückenschmerzen bekommt.

Optional für mich aber mittlerweile sehr wichtig, ist mein Vernebler für ätherische Öle*. Ich habe festgestellt, dass ich mich mit bestimmten Düften im Raum besser konzentrieren kann oder einfach ausgeglichener und somit leistungsfähiger bin. In meiner ständig wachsenden Sammlung befinden sich Öle wie Pfefferminz, Lavendel, Orange und Rosmarin. Pfefferminz hilft mir wenn ich merke, dass ich Kopfschmerzen bekomme oder wenn ich mich irgendwie nicht so ganz fit fühle. Lavendel hilft mir, wenn ich einen stressigen Tag zu bewältigen habe und Orange hebt einfach die Laune am Morgen, wenn ich mit der Arbeit anfange. Die Düfte tragen somit dazu bei, dass ich mich wohlfühle in meinem kleinen Büro.

Wenn Du Platz hast kannst Du Dir auch eine schöne Pflanze ins Arbeitszimmer stellen. Das trägt auch gleich zu einem besseren Raumklima bei. Es gibt sogar bestimmte Pflanzen die für Büros besonders geeignet sind habe ich gehört. Welche das sind müsste ich aber noch recherchieren.

Arbeitszeiten festlegen

Als ich noch keine festen Zeiten etabliert hatte, habe ich ständig zuviel gearbeitet. Ich hatte keine anständige Morgenroutine und hatte mittags um 12 schon mehr als 6 Stunden gearbeitet. Meinen Arbeitstag habe ich oft erst dann beendet, wenn wirklich garnichts mehr ging. Irgendwann klopfte dann aber der erste Vorbote des Burnouts an der Tür und ich begann langsam (leider zu langsam) umzudenken.

Jetzt habe ich feste Zeiten in denen ich arbeite und feste Zeiten in denen ich auf keinen Fall arbeite. Manchmal verschiebt sich das, weil das Leben eben passiert und man ja noch ein bisschen flexibel sein muss, aber im Großen und Ganzen hat sich zumindest ein Arbeitstag-Ende und eine strikte No-Work-Zone etabliert.

Klar denkt man, wenn man von zuhause arbeitet kann man so viel arbeiten wie und wann man will, aber so einfach ist das nun auch nicht. Man muss ja schließlich auch Geld verdienen und man muss produktiv bleiben um das zu erreichen.

Arbeite nicht im Schlafanzug

Es ist verlockend den ganzen Tag im Schlafanzug eingekuschelt im Bett zu arbeiten, aber es verleitet auch zu ein paar Dingen die schlecht für die Produktivität sind. Zum einen sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Du das Haus verlässt an so einem Tag um ein vielfaches. Soziale Kontakte werden vernachlässigt und die Kreativität wird auch immer weniger, weil man einfach kaum neue Eindrücke hat.

Hinzu kommt, dass man eher dazu neigt sich eben wieder ins Bett zu kuscheln als wirklich zu arbeiten. In meinem Business gilt die Regel, von Bett und Sofa wird nur gearbeitet wenn ich krank bin und auch nur dann bleibe ich in Kuschelklamotten wie Jogginghose und Co.

Ich persönlich fühle mich nicht vollständig und für den Tag bereit, wenn ich mich morgens nicht anständig anziehe und für den Tag bereit mache mit allem drum und dran. Ich hasse es, wenn ich die Tür im Schlumpi-Look öffnen muss, um Pakete anzunehmen oder wenn der Nachbar eine Tasse Zucker braucht. Das hat vielleicht auch mit meiner Erziehung zu tun, kann sein.

Aber ich habe das jetzt über die Jahre getestet und habe festgestellt, dass das so für mich am Besten funktioniert. Hier kann jederzeit jemand klingeln und wenn ich nicht gerade krank bin sehe ich auch vorzeigbar aus und gerate nicht in Stress.

Sorg für anständiges Futter

Die Küche ist im Home Office nicht weit und wenn Du dort nur Junk Food und Süßkram bunkerst, wird Dein Hirn irgendwann den Dienst verweigern, weil Du träge und müde wirst. Dein Körper braucht anständige Nährstoffe um leistungsfähig und produktiv zu bleiben. Ich habe mittlerweile eine kleine Morgenroutine bevor ich arbeite, wo ich ein anständiges Frühstück mache und mir gleich noch die gesunden Snacks und Getränke bereitstelle.

Denn ich kenne mich, wenn ich erstmal im Arbeiten drin bin, dann vergesse ich oft aufzustehen um etwas zu trinken und wenn ich arg in Eile bin mache ich mir nichts anständiges zu essen. Also schaue ich jeden Abend, dass für den nächsten Tag alles an gesunden Snacks bereit steht und wenn ich Lust habe koche ich sogar was vor, um am nächsten Tag keine Zeit zu verlieren.

Seitdem ich das mache ist meine Produktivität deutlich gestiegen und auch mein Körper fühlt sich besser an. So eine Vorbereitung dauert auch meist nur wenige Minuten oder man investiert mal ein zwei Stunden in der Woche. Mehr braucht es aber selten. YouTube sei Dank gibt es ja auch eine Menge Mealprep Videos mit Anregungen wie man sich gesundes Essen vorbereiten kann. Und Foodblogs gibt es auch wie Sand am Meer, also keine Ausreden mehr erlaubt.

Arbeitstag richtig beenden

Seit Jahren beende ich meinen Arbeitstag auf die gleiche Weise. Nur so kann ich richtig abschalten. Ich nehme mir jeden Abend eine halbe Stunde Zeit und überblicke grob den nächsten Tag und plane was ich planen kann. Danach leere ich meinen Kopf indem ich alles was da noch so herumschwirrt aufschreibe. Seit ein paar Monaten nutze ich dafür das iPad pro und Good Notes.

So verliere ich keine Zettel und ich kann sicher sein, dass ich nichts wichtiges vergessen habe. Ich schreibe auch ein paar Zeilen in mein Momentebuch und reflektiere den Tag. Was lief gut, was weniger, was habe ich gelernt und mehr. Das hilft dabei auch Rückschläge besser zu verkraften, weil man bewusst anfängt loszulassen. Ich versuche den Tag wie er ist zu akzeptieren und mir klar zu machen, dass der neue Tag neue Chancen birgt.

Wenn die Zeit es zulässt meditiere ich noch für 10 bis 20 Minuten und atme sehr bewusst. Das trägt dazu bei, dass sich angespannte Muskeln wieder lösen. Danach mache ich alles im Büro aus, räume weg was noch herumliegt und schließe hinter mir die Tür. Ab da mache ich nach Möglichkeit nur noch Dinge, die mich erfüllen für den Rest des Tages.

Ich koche, gehe mit meinem Verlobten spazieren oder lese ein spannendes Buch. Ich versuche mich einfach auf das zu konzentrieren was wichtig für mich und meine Familie ist. Noch sind mein Verlobter und ich allein, aber vielleicht haben wir mal Kinder und Haustiere und da will man die Zeit noch ein Stückchen mehr genießen als jetzt schon.

Deshalb ist es so wichtig den Arbeitstag bewusst zu beenden. Sonst kommt man nicht in den Entspannungsmodus und brennt früher oder später wie eine Kerze nieder. Arbeit ist wichtig, aber nicht das wichtigste im Leben. Und ich weiß, wenn man seinen Beruf liebt wie ich es tue, dann denkt man schnell, dass alles doch eins ist und alles Spaß macht. Aber am Ende des Tages ist selbst Arbeit die man liebt noch Arbeit und auch mal richtig anstrengend.

Deswegen sind mir mittlerweile meine Ruhepausen heilig, denn ich habe auf die harte Tour gelernt, wie man nicht arbeiten sollte. Wenn Du Dein Business auch vom Stress befreien willst und produktiver werden möchtest, dann schau Dir meinen Online-Kurs Solopreneur Playbook an. Im Kurs lernst Du was ich über die Jahre an Erfahrung gesammelt habe und kannst quasi über eine Abkürzung schneller Resultate für Dich erzielen.

Ich gebe unter anderem Tipps zu den Themen Produktivität, Organisation und Marketing. Hinzu kommen diverse Tech Trainings für Apps und Software und eine immer weiter wachsende Bibliothek mit Ressourcen, die Dir helfen sollen wieder schneller voran zu kommen und Deinen Fokus zu finden.

Schau einfach hier mal vorbei und informiere Dich über den Kurs. Bei Fragen komm gerne auf mich zu und schreibe mir eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Kleiner Tipp, auf Instagram bin ich meistens schneller *zwinker*.

So erstellst Du regelmäßig ganz einfach neuen Content

So erstellst Du regelmäßig ganz einfach neuen Content #contentmanagement #contentmarketing #content #inhalte #blogartikel #bloggen #artikel #podcastfolgen #video #redaktionsplan #contentplan #planung #produktivität #zeitmanagement
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Hast Du Dich schon mal gefragt wie Blogger, Podcaster und YouTuber dauernd mit neuem Content um die Ecke kommen? Viele scheinen so derbe organisiert zu sein, dass sie regelmäßig präsent sein und auch noch wirklich gute Inhalte weitergeben können. Aber wie machen die das immer? Ich habe in meiner Anfangszeit des Bloggens genau diese Frage gestellt. Ich schrieb unregelmäßig, war immer wieder gestresst und manchmal hatte ich sogar totale Schreibblockaden und konnte noch nicht mal neue Ideen finden.

Irgendwann ging mir das alles auf den Keks und ich recherchierte wie ich das besser hinbekommen konnte. Jetzt bin ich schon viel besser im regelmäßig Content kreieren und nur noch selten wirklich gestresst deswegen.

Sammel wie ein Hamster

Um Ideen zu sammeln habe ich drei Orte. Mein E-Mail-Fach, Evernote und Pinterest. Alle drei Wochen mache ich mich gezielt auf die Suche nach neuen Ideen und brainstorme Inhalte. Je nachdem wie passend es ist, wird gepinnt oder per Browser-Erweiterung zu Evernote Inhalte in  ein ganz bestimmtes Notizbuch geschickt. Auf Pinterest habe ich ein geheimes Board auf dem ich Ideen für Artikel sammle und in Evernote wie gesagt ein entsprechendes Notizbuch. Mittlerweile sind da Ideen für die nächsten zwei Jahre gesammelt und das in extrem kurzer Zeit. Ich miste allerdings auch regelmäßig aus, weil ich manchmal feststelle, dass die Idee doch nicht so toll ist oder einfach nicht so recht zu mir passt.

Wenn ich so im Netz mal etwas finde, wird es auch zu Evernote geschickt und wenn es wirklich auch für meine Follower interessant sein könnte direkt geteilt. So hat sich eine Menge angesammelt und ich habe immer wieder einen Ort wo ich Ideen sammeln kann. Ich übernehme natürlich nie ganze Inhalte. So funktioniert das nicht und so wäre ich auch nicht authentisch. Aber wenn ich lese fallen mir oft neue Dinge ein und es kommt was völlig anderes heraus. Manchmal sogar ein völlig anderes Thema.

Also Aufgabe 1 – lege einen Ort fest wo Du Ideen sammeln kannst. Evernote bietet sich an, weil es einfach ist Inhalte von Webseiten dort zu hinterlegen. Du kannst aber auch richtige Notizbücher oder Trello nutzen. Eine Zeit lang habe ich auch Asana dafür genutzt. Finde heraus wo es für Dich leicht ist, schnell Ideen für Content zu speichern oder niederzuschreiben. Das Sammeln von Ideen sollte nicht zur Last werden, weil Du es sonst nicht machst und dann wieder Probleme hast mit neuem Content online zu gehen.

Plane Deine Inhalte

Ohne Plan geht es nicht. Am Besten wachsen Kanäle wie YouTube und Blogs indem Du regelmäßig postest und zu möglichst optimalen Zeiten, sprich wenn Deine Zielgruppe online ist. Ich zum Beispiel versuche pro Woche zwei Artikel online zu stellen. Also überlege ich mir die Themen, manchmal ganze Themenwochen und lege die Zeiten fest wann es online gehen soll.

Ich plane alles in Asana und sobald die Aufgabe für den Artikel ein Datum hat, taucht sie auch im Google Kalender für meinen Content auf. So habe ich immer einen Überblick was zu machen ist und bis wann. Das verhindert auch, dass ich nicht dauernd über die gleiche Sache blogge, sondern auch Abwechslung geboten ist.

Lege los und bleib dran

Mein Redaktionsplan in Asana ist in mehrere Stufen aufgeteilt. Von Ideenfindung bis Veröffentlicht sind alle Schritte vertreten. Jeder Artikel ist eine Aufgabe mit Unteraufgaben damit ich die einzelnen Schritte nicht vergesse oder einen wichtigen überspringe. Ich sehe dann anhand der Position der Aufgabe wie weit ich schon bin. Habe ich schon recherchiert? Steht die Outline und habe ich Bildmaterial? All das ist schön strukturiert und ich kann mich jede Woche daran entlang hangeln. Alle Aufgaben sind mit Datum versehen und tauchen rechtzeitig in meiner täglichen Aufgabenliste auf. So wird alles rechtzeitig erledigt im Idealfall.

Niemand ist perfekt und ja das Leben kommt auch manchmal dazwischen, aber wenn Du die meiste Zeit dran bleibst kannst Du etwas voraus arbeiten und Content geht online auch wenn Du mal keine Zeit hast Dich darum zu kümmern.

Fazit

Content regelmäßig erstellen ist gar nicht so schwer, wenn man es strategisch angeht. Im Kurs Solopreneur Playbook gebe ich Dir genauen Einblick wie ich meinen Content erstelle und plane. Ich zeige Dir wie ich meinen Redaktionsplan aufgebaut habe und wie man ihn für die einzelnen Kanäle wie YouTube, Podcast und Blog anpassen kann. Du findest aber noch eine Menge mehr Ressourcen für Dein kreatives Business, wie Workbooks, Tech Trainings und mehr. Wenn ich Dich neugierig gemacht habe, dann schau mal hier vorbei und entdecke was alles auf Dich wartet, wenn Du Dich entschließt den Kurs zu machen. Für Fragen stehe ich jederzeit bereit. Schreibe einfach eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram und ich melde mich so schnell es geht bei Dir. Also los schau mal beim Kurs Solopreneur Playbook vorbei.

4 Gründe warum Multitasking Blödsinn ist und Deine Produktivität zerstört

4 Gründe warum Multitasking Blödsinn ist und Deine Produktivität zerstört #multitasking #familieundberuf #zeitmanagement #selbstmanagement #produktivität #planung #tagesplanung #wochenplanung #kalender
4 Gründe warum Multitasking Blödsinn ist und Deine Produktivität zerstört #multitasking #familieundberuf #zeitmanagement #selbstmanagement #produktivität #planung #tagesplanung #wochenplanung #kalender
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Gerade wir Frauen hören häufig wir seien so gut im Multitasking und überall wird man bejubelt, weil man so viel auf einmal schafft. Aber tut man das wirklich? Wie soll man vollen Fokus auf eine Aufgabe haben, wenn man noch 50 andere Dinge im Kopf hat und nebenbei erledigt? Überhaupt nicht. Studien haben bewiesen, dass unser Hirn überhaupt nicht dazu ausgelegt ist, mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig ausführen.

1. Erheblicher Konzentrations- und Leistungsverlust

Multitasking führt dazu, dass wir uns schlechter konzentrieren können und unsere Denkleistung enorm in den Keller geht. Man fühlt sich zwar beschäftigt, aber man erledigt alles nur mit einem halben Hirn und somit nicht wirklich gut. Fehler schleichen sich leicht ein und manchmal können diese Fehler fatale Folgen haben. US-Forscher der Universität Utah haben festgestellt, dass man teilweise um die 40% Leistung verliert und der Stresspegel steigt.

2. Stresslevel steigt erheblich

Wer schon einmal versucht hat zu telefonieren, eine E-Mail nebenbei zu tippen und den Hund vom Bellen abzuhalten, der weiß wie stressig das ist und, dass man keine der Aufgaben wirklich zufriedenstellend erledigt hat. Man hört nur mit dem einen Ohr hin, der Hund bellt fröhlich weiter und ach ja die E-Mail wurde ohne Anhang abgeschickt. Mist. Der Puls ist auf 180 und man ist nur noch angestrengt und genervt.

3. Beschäftigt ist nicht gleich Produktiv

In Deinem Business musst Du Dir in erster Linie Gedanken machen wie Du Probleme Deiner Kunden löst und damit Dein Einkommen bestreitest. Wenn Du dauernd an tausend Sachen arbeitest, verschwendest Du oft viel Zeit mit Aufgaben die Deinem Business nicht wirklich helfen, geschweige denn es voran bringen und wachsen lassen. Produkte werden nicht fertig, Kundenprojekte sind unorganisiert und am Ende des Tages kannst Du einfach nicht abschalten, weil die To Do Liste immer länger wird. Sei lieber fokussiert produktiv, als einfach nur beschäftigt mit tausend Sachen.

4. Fehler führen zu Einkommensverlust

Durch Multitasking schleichen sich häufig Fehler ein wie wir jetzt wissen. Niemand ist perfekt wirst Du jetzt denken, aber so einfach solltest Du es Dir nicht machen. Wenn Du mal einen Fehler machst ist das selten ein Beinbruch, wenn Du aber dauernd wie ein aufgescheuchtes Huhn durch die Gegend rennst, werden Dich Kunden und Interessenten als wenig professionell wahrnehmen. Kunden werden nach und nach weniger und Neukundengewinnung wird zum Kampf. Das hat wiederum zur Folge, dass Dein Einkommen erheblich leiden wird und Du mit Deiner Arbeit niemandem richtig helfen kannst. Du hast so viel tolles zu bieten! Warum solltest Du es also mit kopflosem Handeln vergeuden.

Fazit

Multitasking führt nur zu Stress und Deine Organisation wird den Bach runter gehen. Deinem Business wird es früher oder später auch erheblich schaden und Du wirst Deine Ziele nicht oder nur extrem langsam erreichen. Ich selbst kann bestätigen, dass Multitasking eine nicht wirklich erstrebenswerte Art zu arbeiten ist. Mir hat es nur Burnout vor Jahren beschert, aber kein gut laufendes Business. Also lass das Multitasking lieber sein und plane lieber produktiv Deine Aufgaben. So erreichst Du mehr und Dein Körper wird es Dir danken.

Wie Du Deine Aufgaben so organisiert, dass Du tatsächlich an Dingen arbeitest die Dein Business voran bringen, zeige ich Dir in meinem Kurs Solopreneur Playbook. Dort lernst Du unter anderem alles über Profit Planung, Business Organisation und wie Du Dir Ziele setzt. Es gibt diverse Tech Trainings für Software wie ClickUp und Elopage und Du hast Zugriff auf eine Blibliothek mit allerhand Ressourcen die ständig wächst. Bei Fragen melde Dich bei mir per E-Mail oder per Instagram. Dann finden wir heraus ob der Kurs zu Deinen Bedürfnissen passt oder ich Dir auf andere Art helfen kann.

Zeit Deine Ziele zu aktualisieren

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Das letzte Quartal des Jahres steht vor der Tür und es wird für mich Zeit meine Ziele zu aktualisieren. Ich dachte vielleicht hilft Dir eine kleine Erinnerung das auch mal zu tun. Man kennt das ja, am Anfang des Jahres setzt man sich große Ziele und hat viel Elan, aber irgendwie im Laufe der ersten Wochen und Monate wird man langsamer. Ich habe mir dann angewöhnt regelmäßig meine Ziele zu checken und gegebenenfalls zu aktualisieren.

Routine Check-Up

Früher habe ich regelmäßig meine Ziele nicht erreicht, weil ich keinen Fokus hatte und keine Zeitlimits gesetzt habe. Jetzt mache ich 90-Tage-Pläne und schaue am Ende jeden Quartals was ich erreicht habe und was ich noch anpassen muss. Ich habe das als Aufgabe in meinem Projektmanagement System Asana und im Google Kalender.

Deine Ziele kannst Du natürlich auch in einem anderen Rhythmus überprüfen. Vielleicht ist einmal im Monat für Dich besser, vielleicht aber auch eher einmal alle halbe Jahre. Das musst Du für Dich selbst herausfinden. Für mich hat sich die 90-Tage-Methode bewährt und ich komme ganz gut voran. Mehr als ein Quartal kann man auch nicht realistisch planen, weil ja immer wieder etwas dazwischen kommen kann, wie zum Beispiel ein unvorhergesehen schnelles Wachstum Deines Businesses. Ich hatte auch schon Quartale da bin ich so unglaublich schnell voran gekommen, dass ich Dinge aus dem nächsten Quartal noch in das aktuelle Quartal mit rein nehmen konnte. Du musst einfach offen bleiben und schauen, dass Du nicht zu streng mit Dir bist.

Ziele setzen aber richtig

Sobald Du Dir einen Überblick verschafft hast, geht es daran darüber nachzudenken was noch relevant ist. Vielleicht ist ein Ziel gar nicht mehr wichtig oder ein anderes möchtest Du schneller erreichen. In diesem Artikel habe ich Dir mal genau aufgeschrieben wie ich Ziele setze und was der Unterschied zwischen Ziel und Wunsch ist.

Nimm Dir Zeit um Deine Ziele zu aktualisieren. Du wirst sie brauchen um jedes Deiner Ziele zu prüfen und Aktionspläne zu erstellen. Den ohne Plan erreichst Du Dein Ziel nicht oder nur sehr schwer und zeitverzögert. Du kannst auch eine Pro- und Kontraliste aufstellen für Deine Ziele um herauszufinden was für Dich noch wirklich wichtig ist. Dabei ist es egal ob es persönliche Ziele sind oder berufliche. Im Grunde müssen diese Ziele nur für Dich Sinn ergeben und Dich motivieren auf positive Weise. Nur dann wirst Du auch Herzblut reinstecken und Deine Ziele rocken.

Alles aufgeschrieben. Und jetzt?

Jetzt geht es daran Zeitlimits zu setzen. Wann möchtest Du Deine Ziele erreicht haben? Ich setze mir alles in Asana und schreibe als Unteraufgaben die Action-Steps mit jeweiliger Deadline rein. Die Aufgabe hat den Titel des Ziels und als Unteraufgaben alle Schritte die ich gehen muss um mein Ziel im Zeitrahmen zu erreichen. Arbeite von der Zieldeadline rückwärts und plane alle Steps davor.

Wieviel Zeit solltest Du investieren

Ich nehme mir für die Neusetzung oder Aktualisierung meiner Ziele 2 Stunden pro Quartal an einem Freitag Zeit dafür. In dieser Zeit mache ich nichts anderes. Keine E-Mails, keine Anrufe, kein Social Media kein gar nichts. Ich bin in dieser Zeit total fokussiert am Arbeiten an meinen Zielen und am planen wie ich sie erreiche. Für mich reicht dieser Zeitraum. Falls Du öfters Dich mit Deinen Zielen beschäftigst, kannst Du die Zeit eventuell reduzieren. Finde raus was zu Dir passt.

Dran bleiben

Ist Deine Planung und Aktualisierung abgeschlossen, musst Du nur noch diszipliniert sein und alles umsetzen. Wenn Du Deine Liste nicht im Griff behältst, machst Du es Dir nur unnötig schwer. Also mache es Dir so leicht wie möglich jeden Tag oder jede Woche daran erinnert zu werden die Action-Steps auszuführen. Mir hilft wie gesagt Asana sehr dabei. Alles ist strukturiert und ich weiß jeden Tag was zu tun ist, damit ich meine Ziele erreiche. Denk immer daran, es geht um Fortschritt nicht um Perfektion. Sei realistisch mit dem Zeitlimit und akzeptiere, dass es manchmal nicht sofort sondern erst später klappt.

In meinem Online-Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir wie ich die Quartale genau plane und eine To Do Liste erstelle die mir hilft am Ball zu bleiben. Erfahre hier mehr über den Kurs und was Du dort alles lernen und entdecken kannst. Falls Du Fragen hast, melde Dich bei mir per Instagram oder E-Mail. Ich würde mich freuen Dich im Kurs begrüßen zu dürfen.

Warum Dein Kalender einen Monthly Duty Day braucht

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In meinem Business habe ich sogenannte Batch Days im Kalender stehen. Batch Days sind Tage an denen ich mich einem bestimmten Thema den ganzen Tag widme. Das kann Content Kreation sein oder ein Strategietag zum Beispiel. Immer im Kalender steht auch der Monthly Duty Day. Mir fiel einfach kein guter Begriff auf deutsch ein, deswegen habe ich ihn einfach aus dem englischen übernommen.

Es gibt Aufgaben in Deinem Business die musst Du vielleicht nur einmal im Monat oder gar einmal im Quartal erledigen. Wenn Du Dir nicht aufschreibst wann diese erledigt werden sollen, vergisst Du sie leicht. Der Monthly Duty Day erinnert mich daran zu checken, welche Aufgaben diesen Monat erledigt werden müssen. Ich habe ihn mir auf Monatsende in den Kalender gesetzt, damit ich für den Folgemonat vorbereitet bin und den Überblick habe.

In Asana habe ich mir diesen Tag als wiederholende Aufgabe eingestellt, so taucht sie auch in meinem täglichen Aufgabenbereich auf, wenn es Zeit ist nach allem zu sehen. Seither bin ich viel organisierter und meine Quartalsplanung läuft reibungslos.

Warum brauchst Du auch einen Monthly Duty Day?

Der Monthly Duty Day fasst all die zahllosen und verschiedenen Aufgaben zusammen die so über den Monat auftauchen. Zum Beispiel die Festplatte aufräumen, das Büro wieder ordnen, Geräte warten, Papier nachbestellen und vieles mehr. Würdest Du diese Aufgaben jeden Tag erledigen bzw. mehrmals die Woche, würdest Du eine Menge Zeit verschwenden und Deine Produktivität würde durch die Unterbrechungen leiden. Wenn Du aber all diese Aufgaben zusammenfasst und an einem Tag im Monat erledigst, bist Du viel effizienter und nichts wird vergessen. Aber wie setzt Du nun so einen Monthly Duty Day auf, damit er Dir hilft und nicht eine riesige Liste von To Dos wird?

Wähle Deinen Tag

Es ist wichtig, dass dieser Tag nicht kollidiert mit anderen wichtigen Aufgaben. Du brauchst Zeit für diesen Tag also schaue, dass an dem Tag keine Termine oder regelmäßige Verpflichtungen stehen. Überlege auch welche Routinen in Deinem Business davon beeinflusst sind. Ist es ein Tag an dem Du immer Besprechungen mit Kunden hast? Wenn ja dann passt dieser Tag nicht. Für mich hat sich der vierte Tag vor Monatsende, weil ich zum Monatsende mir immer einen Überblick über den Folgemonat verschaffen möchte. Viele Rechnungen sind zum Beispiel zum Monatsanfang und zum Monatsende fällig bei mir, daher hilft es sehr genau in diesem Zeitraum sich einen Überblick zu verschaffen.

Wichtig ist auch, dass Du diesen Tag wirklich regelmäßig im Kalender hast. Also setze ihn auf Wiederholung, damit er Dich immer rechtzeitig an Deine Aufgaben erinnert. Und erledige diesen Tag auch, egal ob Du viel oder wenig zu erledigen hast. Wenn Du nicht dran bleibst wird Dir dieser Tag nichts nützen und nur eine weitere Erinnerung im Kalender sein, die Du auf Deinem Smartphone zur Seite wischst. Organisierter bist Du dann immer noch nicht.

Schreib eine Aufgabenliste

Wenn Du Dich nun auf ein Datum festgelegt hast, wird es Zeit nach den eigentlichen Aufgaben zu sehen. Überlege welche Aufgaben Du jeden Monat erledigen musst um organisiert zu bleiben. Denk zum Beispiel an Steuern zahlen, Buchhaltung machen, Rechnungen schreiben, Webseiten warten und Festplatten aufräumen. Schau was in Deinem Business wichtig ist und setz es auf die Liste. Ich habe zum Beispiel in Asana eine Aufgabe die Monatsroutine (Ende) heißt, dort sind dann Unteraufgaben hinterlegt, die ich dann an genau diesem Tag erledige. Die Liste ist nicht super lang damit ich auch alles schaffe. Man muss ja immer realistisch bleiben.

Etabliere eine “Sammelstelle”

Über den Monat verteilt tauchen vielleicht Aufgaben auf, die sonst nicht wiederkehren, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Sollten sie vor Ende des Monats erledigt sein, kommen diese Aufgaben in eine separate Liste. Kann ich diese Aufgabe auch am Monthly Duty Day erledigen, setze ich sie als Unteraufgabe oder Notiz mit in die Aufgabe Monatsroutine (Ende). So verhindert man, dass man ständig tausend Sachen macht, aber nicht fokussiert am Business arbeitet. Es gibt in der Regel nur selten etwas, das unbedingt sofort erledigt werden muss. Pack die Aufgabe einfach in eine Sammelstelle und kümmere Dich darum wenn die Zeit gekommen ist. So ist es aus Deinem Kopf und Asana erinnert Dich daran. Sofern Du Asana nutzt natürlich.

Fazit

So ein monatlicher “Aufräumtag” hilft Dir dabei den Überblick zu bewahren und organisiert zu bleiben. Das wird nicht nur Dich sondern auch Deine Kunden freuen. In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir wie ich in Asana mein Business aufgesetzt habe. So kannst Du Dich inspirieren lassen und findest neue Möglichkeiten, wie Du organisiert bleiben und den Stress vermeiden kannst. Ich würde mich mega freuen, wenn Du Teilnehmer des Kurses werden würdest. Mehr Informationen über den Kurs findest Du hier. Bei Fragen schreibe mir einfach eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Dann finden wir heraus ob der Kurs etwas für Dich ist oder die Investition sich für Dich eher nicht lohnt. Ich will mit dem Kurs helfen und nicht einfach blind etwas verkaufen, das Du gar nicht benötigst unter Umständen. Also schau einfach mal auf Seite von Solopreneur Playbook rein!

5 Apps die ich am Häufigsten in meinem Business nutze

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Ich habe die letzen Jahre so einige Apps ausprobiert um es mir in meinem Business leichter zu machen. Angefangen von Wunderlist über Trello bis hin zu ToDoist. Keines dieser Tools hat es aber auf lange Sicht geschafft in meinem “Werkzeugkasten” zu bleiben. Irgendwann habe ich erkannt, dass ich die Dinge vereinfachen muss und Tools finden muss, die mehrere Dinge vereinen, damit ich nicht 50 sondern maximal 5 Apps nutzen kann. Das spart Zeit und sind wir mal ehrlich eine Menge Nerven. Auch geht der Fokus nicht dauernd verloren, wenn man nicht zwischen zig Apps hin und her springen muss.

Seit etwa zwei Jahren habe ich ständig die selben Apps im Zugriff und plane und organisiere, so ziemlich jeden Bereich meines Businesses und meines Privatlebens mit diesen tollen Helferlein.

Asana

Ich kann mir eine Zeit ohne die Asana App gar nicht mehr vorstellen. Wie habe ich nur früher alles hinbekommen und nichts vergessen? Wait. Ich habe ständig Sachen verschusselt und Dinge vergessen. Daher Danke Asana. Meine Aufgabenlisten und meine Redaktionspläne sind jetzt an einem Platz. Asana ist das Hauptquartier für mein Business. Tutorials für den VA, Aufgaben und Strategielisten sind in Asana zu finden, genau wie Erinnerungen für wichtige Geburtstage oder Events. Ich erreiche meine Ziele schneller (Link zu Artikel) seitdem ich Asana nutze, da ich morgens immer weiß was zu tun ist.

Meine Action-Steps sind logisch und nach Zeit aufgeschlüsselt und wenn ich etwas erledigt habe, huscht ein Einhorn oder ein Yeti in bunten Farben über den Bildschirm. Nein ich habe nichts geraucht, das ist wirklich so und macht echt Spaß. Bonus, die meisten nützlichen Funktionen sind kostenlos. Die kostenpflichtige Variante hat noch ein paar wirklich coole Funktionen, aber für mein Business reicht noch die kostenlose Variante. Wächst das Team wird definitiv Premium Asana zur Pflicht, aber das wäre preislich auch noch völlig im Rahmen für das was man so geboten bekommt.

G Suite

Die G Suite mit ihren Apps ist auch ein unschlagbarer Partner in Sachen Produktivität und Effektivität. Ich hatte schon in diesem Bericht ausführlich erzählt was ich an G Suite so toll finde und wieviel Zeit es mir spart. Es ist einfach praktisch, dass E-Mail, Kalender und Dateien an einem Platz und miteinander verknüpft sind. Ich habe quasi mein Büro mit meinem Smartphone in der Handtasche immer dabei. So kann ich meine Zeit effektiv nutzen und auch mal wenn ich irgendwo warten muss, etwas produktives tun und eine Aufgabe erledigen. Ich bin mittlerweile dreimal so schnell mit den Aufträgen, weil alles super sortiert und organisiert ist. Auf Kundenanfragen kann ich schnell und professionell reagieren und die Projekte laufen reibungslos ab, da alles prima vorbereitet und organisiert ist. Die G Suite ist dazu noch wirklich erschwinglich und sicher noch dazu. Ich kann sie nur empfehlen.

Evernote

In Evernote parke ich quasi mein Gehirn. Naja fast. Ich parke dort Inspirationen aus dem Netz wie Artikel, Illustrationen und andere Informationen. Dazu habe ich eine Art Wissensbibliothek angelegt zu den verschiedensten Themen, wie zum Beispiel WordPress, Marketing und Gesundheit. Ich nutze Evernote geschäftlich wie privat. Der Vorteil ist, wenn ich eine Notiz suche, hilft mir die Suchfunktion von Evernote. Kein wühlen mehr in Papierhaufen, kein verlieren mehr von Ideen. Für meinen Blog sammle ich zum Beispiel Inspirationen für kommende Blog Artikel. So gehen mir nie die Ideen aus. Sortiert ist alles in Notizbüchern und alles ist durchsuchbar wie schon oben erwähnt.

Wenn ich unterwegs eine Idee habe und das iPad gerade nicht griffbereit ist, nutze ich die App auf dem Smartphone. Durch ein Widget kann ich ganz schnell eine Notiz anlegen und in einem Eingangsnotizbuch in der App speichern. Die Notizfunktion vom Smartphone selbst ist eher ungeeignet. Vor Jahren ist es mir zum Beispiel passiert, dass HTC beschlossen hat die App beim Update zu streichen und so waren mal eben wichtige Notizen im Nirvana verschwunden. Upps. Damals habe ich mich mächtig geärgert und gleich darauf gefragt, warum ich nicht Evernote auch auf dem Smartphone nutze. Aber naja, damals war ich noch nicht so organisiert wie heute. Schwamm drüber.

Good Notes

Seit ich das iPad Pro habe nutze ich Good Notes. Good Notes ist mein vollwertiger Notizbuch-Ersatz geworden. Der Schreibfluss ist super und die Auswahl an Stiften und Strichstärken reicht vollkommen. Man kann sogar kleine Skizzen anlegen und natürlich kann man auch alles als PDF exportieren. Was richtig klasse ist ist, dass man eigene Vorlagen nutzen kann. Ich nutze zum Beispiel den Happy Heart Planner nur noch digital anstatt auf Papier. Das spart eine Menge Papier und ich muss eine Sache weniger in der Handtasche mit mir herumschleppen.

Die Notizen sind auch praktisch nach Thema in Notizbüchern sortiert, somit geht nichts verloren und ich behalte den Überblick. Einmal am Tag, aber mindestens einmal die Woche gehe ich die Bücher durch und schaue welche Notizen weg können. So bleibt alles ordentlich und ich behalte den Überblick. Wirklich brauchbare App und der Preis ist auch völlig in Ordnung.

Tailwind

Tailwind nutze ich für die Planung von Instagram und Pinterest. Es spart mir eine Menge Zeit und Nerven, bei der Pflege der beiden Plattformen. Preislich ist es auch völlig in Ordnung und mein Traffic gerade von Pinterest auf meine Website ist sprunghaft angestiegen seitdem ich die App nutze. Früher nutzte ich noch Boardbooster, aber seitdem die App vom Markt genommen wurde nutze ich nur noch Tailwind. Meinem Traffic hat das nicht geschadet und Tailwind arbeitet gerade an ähnlichen Funktionen wie Boardbooster sie hatte. Vorteil, Tailwind ist offzieller Partner von Pinterest und somit ist das Tool sicher und wahrt die Regeln des Konzerns. Gleiches gilt für Instagram. Mittlerweile ist es sogar erlaubt automatisch zu Instagram zu posten, was die Social Media Planung wirklich mega erleichtert und auch zeitsparend umsetzen lässt.

Alle vorgestellten Apps haben mir dabei geholfen, mein Business voran zu bringen und meine Zeit produktiv zu nutzen. Ich bekomme viel mehr erledigt und das in nahezu der Hälfte der Zeit. Der Kostenaufwand ist überschaubar und die Funktionen mega hilfreich. In meinem Kurs Solopreneur Playbook gibt es Tech Trainings für die Apps und einen Blick hinter die Kulissen, wie ich mich damit organisiere und mein Business damit führe.

Wenn Du mehr über den Kurs Solopreneur Playbook erfahren willst, dann schau mal hier vorbei. Hier findest Du alle Informationen zum Kurs. Ich würde mich freuen Dich als neues Mitglied des Kurses begrüßen zu dürfen. Ich kann es gar nicht erwarten Dich und Dein Business kennenzulernen. Also schau vorbei und wenn Du Fragen hast, schreib mir eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Dann können wir herausfinden ob der Kurs was für Dich ist oder eher nicht. Ich will sicher gehen, dass ich Dir wirklich helfen kann mit Deinem Business und Dir nichts verkaufen, das Du überhaupt nicht brauchst.