5 Apps die ich am Häufigsten in meinem Business nutze

5 Apps die ich am häufigsten in meinem Business nutze #ziele #produktivität #zeitmanagement #selbstmanagement #zeitplanung #kalender #google #apps #asana #clickup #evernote #dubsado #sevdesk #zoom #skype #gmail #businesstipps
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Ich habe die letzen Jahre so einige Apps ausprobiert um es mir in meinem Business leichter zu machen. Angefangen von Wunderlist über Trello bis hin zu ToDoist. Keines dieser Tools hat es aber auf lange Sicht geschafft in meinem “Werkzeugkasten” zu bleiben. Irgendwann habe ich erkannt, dass ich die Dinge vereinfachen muss und Tools finden muss, die mehrere Dinge vereinen, damit ich nicht 50 sondern maximal 5 Apps nutzen kann. Das spart Zeit und sind wir mal ehrlich eine Menge Nerven. Auch geht der Fokus nicht dauernd verloren, wenn man nicht zwischen zig Apps hin und her springen muss.

Seit etwa zwei Jahren habe ich ständig die selben Apps im Zugriff und plane und organisiere, so ziemlich jeden Bereich meines Businesses und meines Privatlebens mit diesen tollen Helferlein.

Asana

Ich kann mir eine Zeit ohne die Asana App gar nicht mehr vorstellen. Wie habe ich nur früher alles hinbekommen und nichts vergessen? Wait. Ich habe ständig Sachen verschusselt und Dinge vergessen. Daher Danke Asana. Meine Aufgabenlisten und meine Redaktionspläne sind jetzt an einem Platz. Asana ist das Hauptquartier für mein Business. Tutorials für den VA, Aufgaben und Strategielisten sind in Asana zu finden, genau wie Erinnerungen für wichtige Geburtstage oder Events. Ich erreiche meine Ziele schneller (Link zu Artikel) seitdem ich Asana nutze, da ich morgens immer weiß was zu tun ist.

Meine Action-Steps sind logisch und nach Zeit aufgeschlüsselt und wenn ich etwas erledigt habe, huscht ein Einhorn oder ein Yeti in bunten Farben über den Bildschirm. Nein ich habe nichts geraucht, das ist wirklich so und macht echt Spaß. Bonus, die meisten nützlichen Funktionen sind kostenlos. Die kostenpflichtige Variante hat noch ein paar wirklich coole Funktionen, aber für mein Business reicht noch die kostenlose Variante. Wächst das Team wird definitiv Premium Asana zur Pflicht, aber das wäre preislich auch noch völlig im Rahmen für das was man so geboten bekommt.

G Suite

Die G Suite mit ihren Apps ist auch ein unschlagbarer Partner in Sachen Produktivität und Effektivität. Ich hatte schon in diesem Bericht ausführlich erzählt was ich an G Suite so toll finde und wieviel Zeit es mir spart. Es ist einfach praktisch, dass E-Mail, Kalender und Dateien an einem Platz und miteinander verknüpft sind. Ich habe quasi mein Büro mit meinem Smartphone in der Handtasche immer dabei. So kann ich meine Zeit effektiv nutzen und auch mal wenn ich irgendwo warten muss, etwas produktives tun und eine Aufgabe erledigen. Ich bin mittlerweile dreimal so schnell mit den Aufträgen, weil alles super sortiert und organisiert ist. Auf Kundenanfragen kann ich schnell und professionell reagieren und die Projekte laufen reibungslos ab, da alles prima vorbereitet und organisiert ist. Die G Suite ist dazu noch wirklich erschwinglich und sicher noch dazu. Ich kann sie nur empfehlen.

Evernote

In Evernote parke ich quasi mein Gehirn. Naja fast. Ich parke dort Inspirationen aus dem Netz wie Artikel, Illustrationen und andere Informationen. Dazu habe ich eine Art Wissensbibliothek angelegt zu den verschiedensten Themen, wie zum Beispiel WordPress, Marketing und Gesundheit. Ich nutze Evernote geschäftlich wie privat. Der Vorteil ist, wenn ich eine Notiz suche, hilft mir die Suchfunktion von Evernote. Kein wühlen mehr in Papierhaufen, kein verlieren mehr von Ideen. Für meinen Blog sammle ich zum Beispiel Inspirationen für kommende Blog Artikel. So gehen mir nie die Ideen aus. Sortiert ist alles in Notizbüchern und alles ist durchsuchbar wie schon oben erwähnt.

Wenn ich unterwegs eine Idee habe und das iPad gerade nicht griffbereit ist, nutze ich die App auf dem Smartphone. Durch ein Widget kann ich ganz schnell eine Notiz anlegen und in einem Eingangsnotizbuch in der App speichern. Die Notizfunktion vom Smartphone selbst ist eher ungeeignet. Vor Jahren ist es mir zum Beispiel passiert, dass HTC beschlossen hat die App beim Update zu streichen und so waren mal eben wichtige Notizen im Nirvana verschwunden. Upps. Damals habe ich mich mächtig geärgert und gleich darauf gefragt, warum ich nicht Evernote auch auf dem Smartphone nutze. Aber naja, damals war ich noch nicht so organisiert wie heute. Schwamm drüber.

Good Notes

Seit ich das iPad Pro habe nutze ich Good Notes. Good Notes ist mein vollwertiger Notizbuch-Ersatz geworden. Der Schreibfluss ist super und die Auswahl an Stiften und Strichstärken reicht vollkommen. Man kann sogar kleine Skizzen anlegen und natürlich kann man auch alles als PDF exportieren. Was richtig klasse ist ist, dass man eigene Vorlagen nutzen kann. Ich nutze zum Beispiel den Happy Heart Planner nur noch digital anstatt auf Papier. Das spart eine Menge Papier und ich muss eine Sache weniger in der Handtasche mit mir herumschleppen.

Die Notizen sind auch praktisch nach Thema in Notizbüchern sortiert, somit geht nichts verloren und ich behalte den Überblick. Einmal am Tag, aber mindestens einmal die Woche gehe ich die Bücher durch und schaue welche Notizen weg können. So bleibt alles ordentlich und ich behalte den Überblick. Wirklich brauchbare App und der Preis ist auch völlig in Ordnung.

Tailwind

Tailwind nutze ich für die Planung von Instagram und Pinterest. Es spart mir eine Menge Zeit und Nerven, bei der Pflege der beiden Plattformen. Preislich ist es auch völlig in Ordnung und mein Traffic gerade von Pinterest auf meine Website ist sprunghaft angestiegen seitdem ich die App nutze. Früher nutzte ich noch Boardbooster, aber seitdem die App vom Markt genommen wurde nutze ich nur noch Tailwind. Meinem Traffic hat das nicht geschadet und Tailwind arbeitet gerade an ähnlichen Funktionen wie Boardbooster sie hatte. Vorteil, Tailwind ist offzieller Partner von Pinterest und somit ist das Tool sicher und wahrt die Regeln des Konzerns. Gleiches gilt für Instagram. Mittlerweile ist es sogar erlaubt automatisch zu Instagram zu posten, was die Social Media Planung wirklich mega erleichtert und auch zeitsparend umsetzen lässt.

Alle vorgestellten Apps haben mir dabei geholfen, mein Business voran zu bringen und meine Zeit produktiv zu nutzen. Ich bekomme viel mehr erledigt und das in nahezu der Hälfte der Zeit. Der Kostenaufwand ist überschaubar und die Funktionen mega hilfreich. In meinem Kurs Solopreneur Playbook gibt es Tech Trainings für die Apps und einen Blick hinter die Kulissen, wie ich mich damit organisiere und mein Business damit führe.

Wenn Du mehr über den Kurs Solopreneur Playbook erfahren willst, dann schau mal hier vorbei. Hier findest Du alle Informationen zum Kurs. Ich würde mich freuen Dich als neues Mitglied des Kurses begrüßen zu dürfen. Ich kann es gar nicht erwarten Dich und Dein Business kennenzulernen. Also schau vorbei und wenn Du Fragen hast, schreib mir eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Dann können wir herausfinden ob der Kurs was für Dich ist oder eher nicht. Ich will sicher gehen, dass ich Dir wirklich helfen kann mit Deinem Business und Dir nichts verkaufen, das Du überhaupt nicht brauchst.

Wie die Google GSuite Dir Zeit spart und Prozesse optimiert

Wie die Google GSuite Dir Zeit spart und Prozesse optimiert #google #büroarbeit #büroplanung #gmail #kalender #zeitmanagement #selbstmanagement #produktivität #systeme #planung #tagesplanung

– In Kooperation mit Google –

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Seit etwa einem Jahr nutze ich jetzt die Google G Suite und ich kann mir nicht vorstellen diesen Service zu kündigen. Ich spare pro Woche so viel Zeit mit all den Tools die in der G Suite geboten sind und habe mehr Zeit für meine Kunden und Lounge Mitglieder. Unterwegs kann ich mich einfach einloggen und der Laden läuft. Kein umständliches installieren von Drittanbieter-Apps die dauernd hängen bleiben oder ähnliches. Einloggen und Boom los geht’s!

Aber jetzt mal von vorne. Was ist eigentlich die Google G Suite denkst Du jetzt. Die Google G Suite ist eine Produktivitätssuite, mit der Teams von überall und jedem beliebigen Gerät aus kommunizieren, zusammenarbeiten und Aufgaben erledigen können. Das Einrichten, Verwenden und Verwalten ist ganz einfach, sodass Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Mittlerweile nutzen Millionen Organisationen weltweit die Google G Suite für die Zusammenarbeit und Kommunikation.

Wenn ich früher kurzfristig unterwegs war und mein Laptop mitnehmen musste, habe ich erstmal viel Zeit damit verschwendet mein E-Mail Programm und die Software die ich zum arbeiten brauchte auf den neuesten Stand zu bringen. Manchmal streikte die Technik und so wurde jede Reise irgendwie stressiger als sie sein musste.

Jetzt schnapp ich mir das iPad, mein Laptop und das Smartphone und bin bereit. Egal welches Gerät ich nutzen will, ich muss mich nur in meinen Account einloggen und kann loslegen. Fertig. Keine Zeitverschwendung mehr und kein Stress. Meine Arbeitsplätze konnte ich so ganz einfach vom Home Office auf Cafés, Wartezimmer, Flughäfen usw. erweitern. Manchmal arbeite ich auch einfach von der Terrasse aus. Das war vorher einfach alles viel zu umständlich und ich fühlte mich irgendwie trotz Solopreneur Status nicht frei. Jetzt aber schon.

Aber was kann die Google G Suite eigentlich? Sie vereint die allseits bekannten Apps wie Gmail, Google Kalender, Hangouts, Google Docs und mehr. Für Kunden der G Suite gibt es dazu noch weitere Vorteile die ich Dir später noch zeige.

Kommunizieren

In der G Suite kannst Du über Gmail, Hangouts, Kalender und Google+ kommunizieren. Alles ist vernetzt und leicht zu bedienen. Ich selbst nutze hauptsächlich Gmail und den Kalender. Meine Inbox ist weitestgehend automatisiert mit Filtern, so kann ich mich um die wirklich wichtigen E-Mails zuerst kümmern und bin nicht erschlagen von allem anderen was so in den Posteingang fließt. Wie auch im Kalender kann ich bestimmte Dinge farblich hervorheben damit ich sie noch besser sortieren und erfassen kann. Jetzt verbringe ich in der Regel nur zweimal am Tag für jeweils 15-30 Minuten in meinem E-Mail-Programm und bin schnell fertig mit allem was wichtig ist. Keine E-Mail geht mehr verloren und Spam wird sauber gefiltert.

Der Kalender ist genauso super und arbeitet mit Gmail zusammen. Ich kann Termine aus E-Mails einfach in den Kalender schicken und alles farblich sortieren. E-Mails die ich zu einem bestimmten Zeitpunkt beantworten will, kann ich mir auch ganz einfach auf Termin legen. Dank der Farben erkenne ich welche Termine privater Natur sind und welche geschäftlich sind. Ich kann Zeiten blocken und meinen Kalender auch mal teilen. Termine verschieben und löschen ist ganz einfach und man kann sie sogar so einstellen, dass sie regelmäßig wieder auftauchen.

So erinnert mich mein Kalender zum Beispiel an wichtige Überweisungen oder Beiträge die abgebucht werden, oder an Geburtstage und Routine-Aufgaben. Mit Zapier automatisiere ich zum Beispiel meinen Content Kalender. Aufgaben die ich in Asana anlege für meinen Content, werden wenn sie ein Datum haben dem Kalender hinzugefügt. So sehe ich meine ganze Woche auf einen Blick jeden Morgen wenn ich meinen Kalender checke.

Und habe ich die Möglichkeit der Farbcodierung angesprochen? Ja ich weiß hab ich, aber ich bin so ein kleiner Ordnungs-Nerd und liebe es wenn ich Farbcodes und ähnliches nutzen kann. Es hilft dabei Dinge besser zu visualisieren und zu merken. Da ich selbst keinen Papierkalender mehr nutze, fehlte mir irgendwie die Sache mit den Farbcodes bis ich entdeckt hatte, dass ich das mit Google Kalender genauso machen kann.

Hangouts sind auch super praktisch, wenn man mit dem Team eine Besprechung machen will oder auch für kleine Webinare kann man es nutzen. Man kann miteinander chatten oder richtige Video-Meetings abhalten. Auch Hangouts integriert sich nahtlos in alle G Suite Apps.

Zusammenarbeiten

Über die Apps Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare und Sites, kannst Du im Team an Projekten arbeiten. Über Freigabe Einstellungen ist das einwandfrei und schnell möglich. So habe ich zum Beispiel schon für Kunden Content geschrieben und zur Korrektur freigegeben. Wir konnten dann zusammen an den Verbesserungen arbeiten. Docs, Tabellen und Präsentationen funktionieren genau so wie die Microsoft Office Produkte Word, Excel und PowerPoint, nur ein bisschen besser meiner Meinung nach. Gerade jetzt wo ich über die Anstellung eines virtuellen Assistenten nachdenke, bin ich dankbar für G Suite, weil alles so einfach sein wird.

Man kann direkt im Dokument kommunizieren, was es echt viel effizienter macht voran zu kommen. Außerdem habe ich alle meine Dokumente immer dabei. Quasi in der Hosentasche auf meinem Smartphone. Gerade vor kurzem hatte ich die Situation, dass ich in einem Wartezimmer festsaß und aber dringend ein Dokument für eine Präsentation fertig machen musste. Also habe ich mir mit meinem iPad pro die Zeit vertrieben und die Präsentation fertig gemacht. So einfach kann es ein.

Speichern

Mit der Google G Suite bekommt man 30 GB Online-Speicherplatz und der Speicherplatz für die Google Docs ist unbegrenzt. So kann man Dateien von jedem Gerät aus sicher in der Cloud speichern, freigeben und synchronisieren. Kein Geschleppe mehr von externen Festplatten und der mühevollen Synchronisierungen mit Software oder von Hand. Die Server von Google sind mit die sichersten die es gibt.

Zusätzliche Vorteile von GSuite

Die G Suite kann von neuen Unternehmen über mittelständische bis große Unternehmen genutzt werden. Man erhält eine geschäftliche E-Mail-Adresse mit der URL der eigenen Domain oder kann die Domain in G Suite integrieren so wie ich das gemacht habe. So kommen keine @gmail.com E-Mails beim Kunden an, sondern E-Mails mit meiner Domain sabrina-linke.de. Das sieht gleich professionell und vertrauenswürdig aus.

Die G Suite hat auch einen Administrationsbereich in der Sicherheit und Steuerungsmöglichkeiten geregelt werden. So hat man volle Kontrolle über Nutzer, Geräte, Sicherheit und mehr. Die Daten gehören stets Dir und wenn Du zu einer anderen Lösung wechseln willst, nimmst Du Deine Daten einfach mit.

Support gibt es rund um die Uhr per Telefon und E-Mail. Ich selbst habe den Support noch nicht gebraucht, weil auch die Hilfe-Seiten meist sehr hilfreich sind. Zudem bietet G Suite 99,9% garantierte Verfügbarkeit laut SLA mit Strafgebühren bei geringerer Verfügbarkeit. Ausfallzeiten sind nicht geplant. Heißt auf deutsch der Dienst ist immer erreichbar sonst kriegt Google Ärger und zwar richtig.

Dokumente kann man offline oder online bearbeiten. Man kann das im Account so einstellen und so braucht man keine Angst haben, wenn mal wieder mit einem Bagger eine Leitung zerstört wird. Ja in Berlin passierte das gefühlt einmal die Woche. Hier auf dem Land ist es jetzt etwas ruhiger geworden. Und ich habe auch festgestellt, dass selbst mit niedriger Bandbreite die Dienste meist trotzdem einwandfrei funktionieren.

Die Preise für die G Suite sind auch akzeptabel und starten bei 4 Euro pro Nutzer und Monat im Basic Tarif. Ich selbst nutze den Business Tarif für 8 Euro derzeit, da ich mehr als 30GB Speicherplatz benötigt habe und es ein paar extra Services gibt. Du kannst alles 14 Tage kostenlos testen und hast somit kein Risiko erstmal. Ich wusste schon an Tag eins, dass ich nicht mehr zurück will. Die G Suite spart mir echt viel Zeit, weil ich Vorgänge automatisieren konnte und die Zusammenarbeit im Team und mit Kunden viel koordinierter ablaufen kann. Dadurch, dass jetzt alles an einem Platz ist, finde ich auch alles und dank der intelligenten Suche geht das auch noch mega schnell.

Fazit

Ich bin schlichtweg begeistert und kann den Wechsel nur empfehlen. Wenn Du Fragen hast hilft Dir der Support von Google direkt weiter. Ich finde es lohnt sich. Denn wenn Du mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben hast, ist das Leben gleich ein wenig angenehmer und weniger stressig. Deine Arbeitsabläufe könnten viel besser ablaufen und Kunden noch besser betreut werden. Du kannst mit Zapier alle Apps automatisieren und somit noch mehr Zeit sparen. In meinem Business ist diese Kombination nicht mehr wegzudenken und ich bin super happy, dass ich das auch alles alleine aufsetzen konnte. Das Setup ist wirklich einfach und schnell zu machen. Keine #RocketScience hier.
Wenn Du bei der G Suite noch zusätzlich 20% sparen willst, dann sprich mich an per E-Mail an support@sabrina-linke.de. Ich schicke Dir dann einen Code, den nur Du und nur einmal verwenden kannst.

5 Tipps wie Du Kundenprojekte besser organisierst

5 Tipps wie Du Kundenprojekte besser organisierst - inkl. kostenloses Worksheet #kundenmanagement #kundenbetreuung #kunden #kundenprojekte #organisation #worksheet #contentupgrade #planung #zeitplanung #zeitmanagement #selbstmanagement #projekte #projektmanagement
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Ich nehme mal an, dass Deine Kundenprojekte nicht ganz so reibungslos ablaufen, wie Du Dir das wünschst, weil Du Dich für diesen Artikel interessierst. Dein Kunde und Du emailen ständig hin und her, der Kunde möchte immer mehr Sachen zum Projekt addieren, für Feedback vom Kunden musst Du tausendmal nachfragen und von rechtzeitiger Bezahlung Deiner Rechnungen wollen wir mal gar nicht anfangen. Vielleicht findest Du Dich hier in Teilen wieder, vielleicht trifft auch alles zu. Der heutige Artikel soll Dir helfen Deinen Stress zu minimieren und Kundenprojekte wieder angenehmer zu gestalten. Die Kunden werden happy sein und Du somit auch.

Um Deine Kundenprojekte besser zu organisieren, solltest Du Dir Zeit nehmen und die nächsten 5 Tipps bedenken. Es ist wichtig sich diese Zeit zu nehmen, damit Du nicht Kunden und damit Einkommen verlierst und damit Du und Deine Kunden wieder happy sind während der Zusammenarbeit. Als ich vor einigen Jahren völlig gestresst war und mir alles über den Kopf zu wachsen drohte, setzte ich alles auf Stop und dachte darüber nach, wie ich alles besser gestalten kann, denn sind wir mal ehrlich Burn-Out und Kreativitätsblockaden machen keinen Spaß und kosten viel mehr Zeit.

1. Projektmanagement Software nutzen

Organisierst Du gerade alles mit einem Papierkalender oder an einer Pinnwand? Verlierst Du dauernd Notizen und weißt Du nie was als nächstes zu tun ist? Falls Du es noch nicht tust, dann nutze ein Projektmanagement Tool wie z.B. ClickUp. Alle Aufgaben, Projektnotizen, Erinnerungen und Kunden-Feedback können an einem Platz gesammelt werden. Dateien können verlinkt werden, was wieder Stunden an Zeit einspart, weil man nicht suchen muss. Ich nutze ClickUp für mein Business und auch privat um alles zu organisieren was wichtig ist.

Bei ClickUp ist zudem praktisch, dass Du Deine Kunden einladen kannst ClickUp auch zu nutzen. So kannst Du Aufgaben an Deinen Kunden verteilen und der Kunde sieht wo das Projekt gerade steht und kann Feedback abgeben. Der Kunde erhält genau wie Du Erinnerungen und kann mit Leichtigkeit seinen Teil des Projekts beisteuern. Deadlines werden eingehalten und Abläufe sind für beide Seiten nachvollziehbar.

2. Arbeitsablauf festlegen

Erstelle einen Zeitplan mit allen Aufgaben die für das Projekt erledigt werden müssen. Was geschieht vor dem Projekt, was in Woche eins, was kurz vor Abschluss des Projekts? Versehe jede Aufgabe mit Datum und lege fest wer sie erledigen muss. Du oder Dein Kunde? Überlege ob es sinnvoll ist die Kommunikation auf bestimmte Tage festzulegen und mache Deinem Kunden klar wann er Feedback bzw. Arbeiten von Dir erwarten kann. Mache auch deutlich wann Rechnungen fällig sind und bis wann der Vertrag unterschrieben sein muss, wenn die vom Kunden gewünschte Deadline eingehalten werden soll. Sei so detailliert wie notwendig, aber versuche den Ablauf klar strukturiert zu halten.

Einen Beispiel Arbeitsablauf kann Du Dir hier herunterladen und für Dich anpassen.

Beispiel Arbeitsablauf Branding

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Du kannst Dich jederzeit wieder abmelden mit nur einem Klick. Mehr Infos findest Du in der Datenschutz-Erklärung.

3. Vorlagen anlegen

Überlege welche Schriftstücke oder Grafiken Du häufig benötigst und lege Dir dafür Vorlagen an. Das können Vertragsvorlagen sein, Templates für Blog Artikel Bilder, Hashtaglisten für Social Media, Autoresponder für Deinen Posteingang, E-Mail Antworten die häufig gleich sind und noch viel mehr. Schau Dir genau an wo Du immer wieder Zeit benötigst und Dinge unnötig von Hand neu aufsetzt. Du musst nicht von Anfang an eine perfekte Bibliothek mit Vorlagen haben, aber jedesmal wenn Du etwas aufsetzt überlege ob Du das später auch nochmal gebrauchen könntest und lege es als Vorlage ab.

4. Apps und Services nutzen

Wenn Du wie ich mobil sein willst bei Deiner Arbeit, dann gibt es eine Reihe von Apps und Services die Du nutzen kannst. Ich z.B. nutze Google G Suite für meine E-Mails, Datenspeicher und zum schreiben von Texten und Statistiken. Das tolle ist Du kannst von überall auf Deine Daten zugreifen ohne, dass Du ständig Sticks und Festplatten mit Dir herumschleppen musst. Nichts geht verloren, wenn Dein Laptop mal beschließt den Geist aufzugeben und Du kannst Dateien einfach mit anderen Teilen.

Weitere Apps wie Zapier helfen Dir Abläufe zu automatisieren. So kann z.B. ein Käufer Deines Shops automatisch zu einer Liste in Convertkit hinzugefügt werden. Du kannst dann wiederum nur hilfreichen Content an diese Person schicken und nervst sie nicht in ihrer Inbox mit unnötigen Informationen. Auf meiner Ressourcen Seite findest Du alle Apps und Services die ich derzeit nutze. Die Liste wird regelmäßig aktualisiert oder wenn sich etwas bei mir ändert.

5. Aufgaben automatisieren

Eben hatte ich schon Zapier erwähnt. Zapier verbindet z.B. Deinen Google Kalender mit ClickUp oder Evernote mit WordPress. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten Aufgaben zu automatisieren mit diesem Dienst. Mehr dazu in einem separaten Artikel wenn Du magst. Schreib einfach in die Kommentare ob Zapier Dich interessiert, denn Zapier ist doch etwas komplex und mit einer kleinen Lernkurve verbunden.

Du kannst aber auch schon in Deinem Projektmanagement Tool Aufgaben automatisieren. Welche Aufgaben musst Du regelmäßig machen? Was täglich, einmal die Woche, alle paar Wochen usw.. Du kannst der Aufgabe genau zuteilen wann sie sich wiederholen und Dich erinnern soll. Ich habe unter anderem Steuertermine oder  Ablage und Buchhaltung auf Wiederholung. So bleibe ich immer am Ball und meine Unterlagen sortiert.

Beispiel Arbeitsablauf Branding

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Wenn Du mehr wissen willst und Dein Business optimieren willst, dann melde Dich für meinen Kurs Solopreneur Playbook an. In meinem Kurs Solopreneur Playbook gehe ich detailliert auf die einzelnen Punkte ein und zeige Dir wie ich alles aufgesetzt habe und am laufen halte. Ausführliche Tech-Trainings und ein Blick hinter die Kulissen meines Studios sollen Dir dabei helfen wieder Spaß an Deinem Business zu haben. Mein Kurs richtet sich hauptsächlich an Solopreneure, kreative Freelancer und Coaches, wie ich es bin, aber meine Systeme können auch für andere Bereiche wie Ärzte, Gastronomen, Ladenbesitzer und viele weitere Berufe angepasst werden. Der Gedanke dahinter ist im Grunde gleich.

Ich hoffe ich konnte Dir mit diesem Artikel helfen und Du bist jetzt ein bisschen mehr vom Stress befreit. Falls Du noch Fragen hast nutze einfach unten die Kommentare.

6 Apps die Büro-Arbeit effizienter machen

6 Apps die Büro-Arbeit effizienter machen #Produktivität #Zeitmanagement #Selbstmanagment #Apps #PomodoroTechnik #Ziele #Zeitsparen
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In meinem Business habe ich über die Jahre viele Apps und Systeme getestet und benutzt, bis ich endlich die Apps gefunden habe, die mir tatsächlich Zeit und Geld sparen. Ich bin organisiert, produktiv und habe mehr Zeit für den kreativen Bereich in meinem Business. Notizen gehen nicht mehr verloren, die Buchhaltung wird zeitnah erledigt und Kunden sind zufriedener denn je, weil ich immer im Zeitrahmen bleibe und sie sich exzellent betreut fühlen.

Leser und Kunden bekommen regelmäßig guten Content geliefert und meine Social Media Kanäle werden nicht mehr so sträflich vernachlässigt. Seitdem ich diese Apps, teilweise miteinander verbunden nutze, habe ich mehr Zeit in der Woche, um die laufenden Projekte zu betreuen und den ganzen Kreativprozess mehr auskosten zu können.

Asana – Projektmanagement

Ohne Asana läuft hier gar nichts. Weder privat noch beruflich. Sämtliche Projektabläufe, meine Content-Kreation, Erinnerungen, Routinen und Produktentwicklungen und mehr sind hier vereint. Ich habe Asana in 6 Bereiche / Teams aufgeteilt.

1. Studio

Hier finden alle Admin-Aufgaben, Tutorials und Ressourcen Platz. Zum Beispiel wie nutze ich bestimmte Apps, wie setze ich ein Angebot auf, wo finde ich gute Musik für Videos für Präsentationen. Es sind immer Dinge die ich ab und zu brauche und nicht erstmal wieder im Netz suchen will oder neu herausfinden will. Das spart Zeit und wenn man einen virtuellen Assistenten hat findet sich dieser schneller im Betrieb zurecht und die Einarbeitungszeit verkürzt sich enorm.

2. Chefsache

Hier sind alle Aufgaben die nur den Chef in dem Fall mich betreffen vereint. Buchhaltung, Jahresziele, Wochenplanung um nur einige zu nennen sind hier zu finden.

3. Service

Alles was Kunden und Kundenprojekte betrifft ist hier gesammelt. Mein CRM, eine Übersicht der Kundenprojekte und die einzelnen Projekte jeweils kann ich hier bearbeiten und überblicken.

4. Produkte / Kurse

Diesen Bereich nutze ich für die Produktentwicklung und Weiterentwicklung. Derzeit arbeite ich zum Beispiel an einem großen Online-Kurs genannt Solopreneur Playbook und im gleichnamigen Projekt sind alle Notizen und Aufgaben vereint die ich brauche um in einem bestimmten Zeitrahmen den Kurs fertig zu stellen. Früher fand sowas in Notizbüchern, auf Post-Its und sonstigen Blättern statt.

Viele Notizen waren unorganisiert und mehr als einmal habe ich den Faden verloren und wurde zu langsam in der Umsetzung. Jetzt habe ich Überblick darüber was ich entwickeln und herausbringen möchte und vor allem wann genau das sein soll. So arbeite ich immer sehr fokussiert an meinem Teil des Studios.

5. Marketing

Social Media Aufgaben, der Redaktionsplan, Ideen für Werbung, Content Upgrades und mehr ist hier zu finden. So behalte ich Überblick über meine Bemühungen guten Content zu bieten und meine eigene Vermarktung. Jedes Business braucht Kunden, aber wenn diese Dich nicht finden und keinen Mehrwert mit nach Hause nehmen können sieht es für Dein Business mau aus. Man braucht eine gute Strategie um alles unter einen Hut zu kriegen und man braucht Überblick damit man nicht seine Authentizität verliert. Mehrwert, Authentizität und der Blick auf das Bedürfnis des Kunden ist Key. Nur so hat man am Ende zufriedene Kunden und ihnen tatsächlich helfen können.

6. Privat

Das erklärt sich fast von selbst. Hier ist alles was nicht Business ist. Ich organisiere damit meinen Haushalt, Feierlichkeiten, Termine, den Essensplan, meine Einkäufe und was sonst noch zu tun ist, wie z.B. im November unseren Umzug quer durch Deutschland von Berlin nach Herbrechtingen. So vergesse ich nicht rechtzeitig Geschenke zu besorgen oder stehe nicht im Supermarkt ohne meine Einkaufsliste, weil ich sie mal wieder auf der Kommode habe liegen lassen. Das Smartphone ist in der Regel immer dabei und so kann ich alles im Blick behalten bei Bedarf.

GSuite – Kalender und E-Mails

Früher nutzte ich Outlook und es war immer wieder sehr schwierig die E-Mails und den Kalender anständig auf Smartphone, iPad und Computer synchron zu halten. Es gab immer etwas das hinten runter fiel und jedesmal vor einer Reise oder einem Tag außer Haus musste ich erstmal viel Zeit aufwenden und testen ob auch alles noch läuft vorsichtshalber. Alles in allem ein Haufen Zeit der verloren ging.

Seitdem ich aber G Suite nutze und die dazugehörigen Apps auf den jeweiligen Geräten läuft es reibungslos. Nichts geht verloren, alles synchron, Sabrina happy. Yay! Wie ich meine E-Mails im Griff behalte habe ich in diesem Artikel geschrieben. Falls Du mit Deinen Mails kämpfst hoffe ich, dass mein Artikel Dir hilft Licht ins Chaos zu bringen.

Den Google Kalender habe ich nach Themen und farblich sortiert. Es gibt einen Kalender für meine privaten Termine, einen für mein Studio und einen nur für Kundenprojekte, damit ich weiß welche Projekte gerade laufen und wo ich einen neuen Kunden aufnehmen kann. Ich habe für das ganze Jahr Zeitfenster eingetragen die ich nach und nach mit Kundenprojekten füllen kann. So überbuche ich mich nicht und habe einen realistischen Überblick wie viele Projekte ich pro Jahr machen kann und muss um ein profitables Studio zu führen.

Terminvergaben und Wartelisten sind so viel einfacher zu managen, weil Du direkt sehen kannst wo Du verfügbar bist und wo es schwierig wird. Der Kunde hat den Vorteil, dass er sicher sein kann, dass sein Projekt zeitnah erledigt wird und mit voller Aufmerksamkeit betreut werden kann. Für mich ist es beruhigend, weil ich weiß was ansteht und ich weiß in welchem Zeitrahmen alles geplant ist.

Evernote – Notizen und Ideen-Sammelplatz

In Evernote packe ich alles was ich an Notizen mache. Finde ich einen tollen Blogbeitrag den ich mir merken will clippe ich ihn in ein Notizbuch in Evernote. Muss ich auf dem Handy etwas notieren kommt es auch in Evernote. Manchmal habe ich aber auch etwas auf Papier das ich nicht vergessen will und so mache ich ein Foto und erstelle daraus in einem Schritt eine Notiz in der App. Auch hier habe ich verschiedene Notizbücher für zum Beispiel Marketing-Ideen, Tutorials für WordPress die ich ausprobieren will oder Gedanken zu neuen Produkten.

Evernote hat den großen Vorteil, dass ich Dinge verschlagworten kann und eine Suchfunktion habe. So finde ich einfach jede Notiz wieder und es passiert nicht mehr, dass ein Zettel aus Versehen im Altpapier landet. Mein Schreibtisch ist mittlerweile auch fast komplett frei von Papier. Ich benutze noch ein klassisches Notizbuch, aber Klebezettel und ähnliches werden nach und nach aus meinem Büro verbannt. Das spart wiederum auch wieder Zeit, weil ich weniger suchen muss und einfach kein Gedanke verloren geht.

Billomat

Ich bin ganz ehrlich. Ich hasse Buchhaltung. Nichts finde ich langweiliger und anstrengender als Buchhaltung. Ich habe kein Problem mit Zahlen und dem Umgang mit Zahlen und Finanzen an sich, aber ich fand es bisher sehr zeitraubend und langweilig. Mir fehlte zum Beispiel eine Schnittstelle zu meinem Shop und so musste ich Bestellungen per Hand übertragen in mein Buchhaltungsprogramm und verlor ab und zu sogar den Überblick bei Buchungen und dem Erfassen von Belegen.

Manche Programme waren zu komplex und mein Anfangssystem mit Excel Spreadsheets war irgendwann nicht mehr zu halten. Seit etwa einem Jahr nutze ich Billomat und bin verliebt. Meine Buchhaltung dauert nur noch wenige Minuten pro Woche, maximal eine Stunde und es ist alles einfach und übersichtlich.

Großer Bonus es gibt eine Schnittstelle zu meinem Shop und mehr Abläufe sind automatisiert sprich ich habe mehr Zeit für andere Sachen. Für Kunden ist es auch angenehmer. Sie bekommen ihre Rechnungen bequem per E-Mail und können über einen Link die Rechnung begleichen. Wieder ein Bereich der effizienter läuft in meinem Studio.

Smarterqueue – Social Media Planung

Früher nutzte ich Buffer für die Social Media Planung, aber ich war nie so ganz happy mit dem Interface und auch nicht damit wieviel Zeit ich aufbringen musste um zum Beispiel meinen Content regelmäßig zu bewerben und zu recyclen. Mancher Content ist einfach auch noch in zwei Jahren relevant und hilfreich und so hätte ich ständig zig Nachrichten von Hand planen müssen.

Bei Smarterqueue ist das anders. Einige Abläufe sind automatisiert, wenn man es einstellt und man findet leichter Content auch von anderen der zum eigenen Publikum passt und hilfreich sein könnte. So hat man den perfekten Mix aus eigenem Content und hilfreichem anderen Content auf seinen Kanälen. Die Verbindung mit Kollegen und Gleichgesinnten wird dadurch auch gefördert. Eine Win-Win-Situation quasi.

Der Preis ist für das was man bekommt und für die Zeit die man mit anderen Dingen verbringen kann völlig in Ordnung. Mein Studio ist seither online viel besser sichtbar und ich werde leichter gefunden, weil ich einfach mehr präsent bin auf allen Kanälen.

Convertkit – E-Mail-Marketing

Convertkit ist genial. Nein das ist nicht übertrieben. Jeder der sich mal mit Mailchimp befasst hat und daran verzweifelt ist braucht Convertkit. Es ist einfach, intuitiv und man zahlt nicht doppelt für Subscriber nur weil sie auf verschiedenen Listen stehen. Bei Mailchimp ist es auch viel schwerer ein Content Upgrade auszuliefern als bei Convertkit. Converkit ist nicht teuer und man spart Zeit, weil man alles sortiert hat.

So kann man sich mit dem eigentlichen Inhalt der E-Mails beschäftigen und muss weniger mit der Technik kämpfen. Convertkit hat eine nur kleine Lernkurve und man versteht es wirklich sehr schnell. Zudem bietet Convertkit eine Menge kostenlose Infos zu Themen im Bereich Blogging, E-Mail-Marketing, Salesfunnels und mehr. Man bekommt enorm viel Service, Info und Produkt für sein Geld.

Ohne diese Apps würde mein Studio nicht so reibungslos und nahezu stressfrei laufen. Es ist genau die richtige Anzahl an Apps so dass es nicht unübersichtlich wird. Sie sparen Zeit und lassen mich mehr wieder auf den kreativen Teil meines Business fokussieren. Alle Apps kann ich auch von unterwegs gut über Smartphone, iPad und andere Geräte ansteuern. Down-Zeiten sind enorm selten geworden.

Wenn Du wissen willst welche Tools ich sonst noch in meinem Studio verwende, dann besuche meine Ressourcen-Seite und Du bekommst einen Überblick über mein Equipment, Bücher die ich empfehlen kann und sonstige Dinge die ich hier im Studio nutze. Welche App ist für Dich im Arbeitsalltag wichtig? Welche spart Dir viel Zeit und lässt Dich effektiver und produktiver arbeiten? Schreibe es einfach in die Kommentare, vielleicht kann ich dann auch eine neue App entdecken.

5 gesunde Angewohnheiten von erfolgreichen Solopreneuren

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Ich muss zugeben ich habe lange unterschätzt wie wichtig es ist, gerade im Berufsleben auf die Gesundheit zu achten. Literweise Kaffee, ein zwei Schokoriegel in den Pausen, lange am Schreibtisch kleben und überhaupt viel zu wenig Sonne und frische Luft. Das Ergebnis war, dass ich Schlafstörungen bekam, mich ständig schlapp und krank fühlte und meine Leistung auf einem absoluten Tiefpunkt war. Projekte waren nur noch anstrengend und ich war genervt von mir selbst. Und wenn man dann erstmal total fix und alle ist fängt man an sich zu vergleichen mit anderen erfolgreichen Menschen. Wie machen die das? Was machen die anders? Warum klappt es bei mir nicht so?

Die Antwort ist ganz einfach. Sie machen fünf Dinge einfach komplett anders, als man es so von Solopreneuren denken würde. 80 Stundenwochen und Burn-Out mit Anfang 30? Denkste. Es geht auch anders. Selbst und ständig muss nicht sein und schon gar nicht muss man seine Gesundheit riskieren.

1. Sie ernähren sich gesund

Gesunde Ernährung ist heutzutage so einfach und schnell geworden, dass eigentlich niemand mehr eine Ausrede finden kann, warum er jetzt zum fünften Mal diese Woche Fast-Food oder Dosenfutter isst, weil keine Zeit zum richtig Essen vorbereiten war. Erfolg im Alltag und Berufsleben beginnt bei Deiner Gesundheit. Ist Dein Körper anständig mit Nährstoffen versorgt, fühlst Du Dich wohl und kannst auf das wesentliche fokussieren.

Wer ständig nicht genug Vitamine, Mineralien und Spurenelemente seinem Körper zuführt landet schnell auf dem Abstellgleis und tut sich keinen Gefallen. Tausche Cola gegen Zitronenwasser, Schokoriegel gegen Banane oder Apfel, Kaffee gegen Matcha-Tee und Du hast schon kleine Veränderungen ohne Mühe in die richtige Richtung erreicht. Nimmt Dir Zeit zum Essen. Du bist selbstständig und kannst Dir die Zeit einteilen wie Du möchtest. Nutze sie bewusst und nimmt Dir Zeit Dein Essen zu genießen.

2. Sie vergleichen sich nicht mit anderen

Wer sich und seine Leistung dauernd vergleicht mit anderen erfolgreichen Solopreneuren, gerät schnell in diese Abwärtsspirale aus Selbstzweifeln und Imposter Syndrome. Erfolgreiche Solopreneure konzentrieren sich auf ihre eigenen Stärken und Fähigkeiten. Sie kalkulieren ein, dass sie auch mal daneben liegen können und Fehler machen. Es ist völlig egal was andere von Deiner Leistung halten, Du allein definierst was gut für Dich ist und wo Du Deine Stärken und Schwächen siehst. Es startet alles in Deinem Kopf.

Jeder hat ein besonderes Talent, jeder hat etwas, dass er weitergeben kann und womit er helfen kann. Glaube an Dich selbst, setze Dir Ziele die etwas für Dich bedeuten und Dich wirklich erfüllen. Du wirst sehen, dass diese Vergleiche mit anderen aus Deinem Kopf verschwinden werden und Du viel zufriedener Deine Arbeit machen wirst. Der Erfolg kommt dann ganz von alleine.

3. Sie nehmen sich Zeit für Sport

Hand hoch wer sich mal wieder dieses Jahr vorgenommen hat mehr Sport zu machen und seit Neujahr nicht ein Sportstudio von innen gesehen hat. Ok ich mach den Anfang und hebe mal die Hand. Bewegung ist aber so wichtig für Kreislauf und Körper. Mir selbst war das auch nicht so klar bis ich letztes Jahr mit Herzrasen in der Notaufnahme landete.

Klar war das Fehlen von Sport in meinem Alltag nicht die alleinige Ursache, aber ein Teil des Problems. Sport und das kann auch ein zügiges Spazieren gehen für eine halbe Stunde am Tag sein, hat positive Effekte auf den Körper. Das Hirn wird positiv stimuliert und die Stimmung hebt sich, das Herz wird trainiert und die Muskel lockern sich. Gelenke bleiben in Schuss und überflüssige Pfunde belasten nicht weiter den Körper. Sauerstoff wird in jede Zelle gejagt und der Körper belebt.

Wer wie ich Sportstudios nicht mag, kann mittlerweile auf eine Vielzahl von Möglichkeiten zurück greifen um Sport zu machen. 10 Minuten am Tag sind ein Anfang. Finde was Dir Spaß macht und beweg Dich egal wie. Dein Körper wird es Dir danken.

4. Schlaf ist Solopreneuren wichtig

Ja richtig gehört. Den Spruch “schlafen kann ich wenn ich tot bin” kennen erfolgreiche Solopreneure nicht. Denn sind wir mal ehrlich. Der Satz ist auch ziemlich dämlich oder? Man erwartet, dass Selbstständige zehnmal mehr arbeiten in der Woche, ständig gestresst sind und Zeit zum richtig schlafen nur an den Wochenenden haben. Aber genau das Gegenteil ist der Fall. Sie setzen sich feste Zeiten in denen sie nicht arbeiten und nehmen sich Zeit auch mal abzuschalten.

Sie haben was man eine gesunde Schlafhygiene nennt. Offline sein, den Kopf leeren, entspannen und pro Nacht genug Schlafstunden einplanen ist wichtig. Nicht umsonst ist Schlafentzug eine Foltermethode in manchen Ländern. Wer nicht schläft ist unkonzentriert, macht Fehler und kann anderen nur mäßig helfen oder beistehen. Work smarter not harder ist die Devise. Gestalte Deinen Arbeitstag so, dass Du Dich nicht ständig überarbeiten musst um ans Ziel zu kommen, sondern mit voller Energie dabei sein kannst. Ein Feld, das nicht ruht trägt nicht genug Früchte später.

Also nimm Dir Zeit, delegiere und automatisiere Teile Deiner Arbeit falls nötig, aber finde heraus was Dich ruhig und lang genug schlafen lässt. Ich zum Beispiel habe es mir angewöhnt abends den nächsten Tag grob zu planen, Gedanken aufzuschreiben die mir noch im Kopf rumschwirren und eine To Do Liste anzulegen mit den wichtigsten Dingen die am nächsten Tag erledigt werden müssen. So grübel ich nicht im Bett noch vor mich hin oder muss ständig das Licht anmachen um noch etwas aufschreiben zu können. Manchmal sind es wirklich diese kleinen Dinge die einen schlafen und am nächsten Morgen ausgeruht in den Tag starten lassen. Diese ganze Routine dauert bei mir auch selten länger als 15 Minuten. Ist also wirklich machbar und der nächste Tag startet nicht kopflos und stressig. Das sind gut investierte Minuten.

5. Sie investieren in Bildung

Niemand kann alles wissen und das Leben ist ständig in Bewegung. Erfolgreiche Solopreneure investieren immer wieder in Bildung und hinterfragen ob das was sie weitergeben noch hilfreich ist oder nicht. Regeln, Gesetze, Algorhythmen, Technik und Verhaltensweisen ändern sich ständig. Deswegen ist es wichtig am Ball zu bleiben, wenn man weiter hilfreichen Service und Content liefern will. An zwei Nachmittagen in der Woche arbeite ich nicht an Kundenprojekten sondern bilde mich weiter. Sei es, dass ich einen Onlinekurs mache oder etwas lese, einen Podcast höre oder Dinge ausprobiere die meinem Business oder mir als Person nützen könnten.

Das hilft mir auch dabei kreativ zu bleiben und ständig meine Komfortzone zu verlassen um zu wachsen. Deinem Kunden nützt es nichts, wenn Du ihm z.B. zeigst wie man eine Email-Liste aufbaut mit Systemen, die heute einfach keinen Bestand mehr haben, aber vor 5 Jahren noch funktionierten. Dein Kunde investiert in Dich und Dein Wissen um nicht selbst ewig nach Antworten suchen zu müssen. Durch Dich spart er Zeit und Geld auf lange Sicht, also macht es auch Sinn, dass Du in Dich und Deine Bildung investierst.

Wie Du siehst, sind diese fünf Dinge leicht umzusetzen und müssen auch nicht immer Geld kosten. Fang in Deinem Kopf an und arbeite Dich dann weiter. Du wirst sehen, Dein Business wird davon profitieren langfristig und Dir wird es deutlich besser gehen. Work smarter, not harder.  Du bist dran. Welche gesunden Angewohnheiten hast Du entwickelt die Dir helfen Deine Ziele zu erreichen? Schreib es unten in die Kommentare wen Du magst, dann kann jeder Leser und auch ich von Dir lernen.