10 Tipps für Deine digitale Ablage

Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
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Was mir gerade bei uns Kreativen immer wieder auffällt ist, dass unsere digitale Ablage manchmal echt chaotisch ist und kein System hat. Aber Ordnung muss sein, wenn Du nicht dauernd Zeit mit Suchen verschwenden willst.

Auch einige meiner Kunden hat große Probleme mit ihrer digitalen Ablage und konnten einfach kein System finden, dass hängen blieb und sich als praktisch erwies. Vielleicht geht es Dir genauso und Du suchst nach Wegen alles etwas besser im Griff zu behalten.

In meinem Business kommt fast alles an Dokumenten digital rein. Ich habe so gut es geht alles was früher per Post kam in mein E-Mail-Fach umgeleitet. So brauche ich nichts scannen und kann es einfach und schnell ablegen.

Es hat eine Weile gedauert bis ich mein System, das für mich und mein Business funktioniert aufgestellt hatte, aber seit fast zwei Jahren steht es nun und ich finde alles. Wirklich alles. Ohne Quatsch.

Eine gut sortierte Ablage garantiert auch, dass Du nicht aus Versehen die falschen Dateien rausschickst an den Kunden. Nichts ist peinlicher, wenn Du ihn anschreiben musst, er möge doch die vorherige E-Mail ignorieren und stattdessen Feedback zu den Dateien in der aktuellen Mail geben. Das kann unglaublich viel Verwirrung stiften und ist nicht gerade ein Zeichen für professionelles arbeiten.

Klar wir sind alle nur Menschen und shit happens wie man so schön sagt, aber eine anständige Ablage minimiert das Risiko auf einen Bruchteil von dem das vorher herrschte.

01 | Alles was reinkommt per E-Mail wird sofort abgelegt

Ich habe lange Zeit den Fehler gemacht und mich auf die Suchfunktion von Gmail verlassen, wenn ich ein Dokument wie z.B. eine Stromrechnung gesucht habe. Die Suche ist schon sehr gut, aber hat eben auch seine Tücken. Manchmal bekommt man einfach mal 100 Emails angezeigt die zufällig das gleiche Keyword beinhalten und schon dauert die Sache länger als nötig.

Ich habe es mir daher angewöhnt digitale Dokumente direkt beim Bearbeiten der E-Mail in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Gerade bei der Buchhaltung spart das so viel Zeit. Ich finde alles auf einen Blick und muss nicht erstmal die Suchfunktion drangsalieren.

Irgendwann erkennst Du eine Art von Muster wo die Dateien abgelegt werden sollten. Wenn Du Dich dann an Dein System hältst findest Du auch immer alles innerhalb kurzer Zeit.

02 | Scanne Papier einmal die Woche mindestens

Papier scannen? Hier geht es um digitale Ablage! Ja schon, aber manche Dinge bekommt man eben doch per Post. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht diese einzuscannen und direkt zu den anderen Dateien zu speichern. So ist alles an einem Platz und chronologisch geordnet.

Viele Dinge musst Du auch nicht doppelt aufbewahren und kannst die Papierversion getrost schreddern nachdem Du sie abgelegt hast. Machst Du das einmal die Woche hast Du immer alles im Griff und das Papier stapelt sich nicht.

Bei mir reicht es schon einmal im Monat Papier zu scannen, weil ich eben wirklich hauptsächlich digitale Dokumente bekomme. Aber falls das bei Dir anders aussieht, dann mach das regelmäßig.

03 | Ordner und Dateien nachvollziehbar beschriften

Wie oft hast Du schon per E-Mail eine Rechnung bekommen, deren Dateiname so aussah? xHkstr2188659.pdf. Ich weiß nicht wieso es noch Buchhaltungsprogramme gibt, die Dokumente so bescheuert benennen und rausschicken. Wenn Du diese Datei später siehst, musst Du erstmal Doppelklicken um zu sehen was sie überhaupt beinhaltet. Das kostet Zeit, je nachdem wie fix Dein Rechner ist, viel Zeit.

Das Erste was ich mit solchen Dateien mache ist sie, wenn sie eintrudeln zu öffnen und nach dem Rechnungsdatum zu schauen. Bei der Ablage benenne ich sie dann wie folgt, Jahr-Monat-Tag (falls nötig) -Firma/Kunde. Das sortiert sie automatisch chronologisch und ich weiß ohne draufklicken zu müssen was das für eine Datei ist.

Gleiches lässt sich auch auf Dokumente übertragen die Du erstellst. Briefe, Rechnungen, usw. Schreibe ich z.B. Blogartikel benenne ich die Datei wie oben. Das Datum steht für das geplante Veröffentlichungsdatum und anstatt Firma steht der Titel des Beitrags. Ich arbeite meist in mehreren Etappen an Blog Artikeln. Zuerst ein grober Entwurf, dann die Feinarbeit und dann der Übertrag in WordPress. Müsste ich da jedes Mal nach der Datei suchen, würde ich schnell genervt das Handtuch werfen.

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04 | Regelmäßig ausmisten

Sobald ein Kundenprojekt zu Ende ist, miste ich den Ordner aus und behalte nur das was ich wirklich aufbewahren muss. Ich strukturiere mein Ordner von vornherein passend zum Projekt und habe dafür Templates, aber manchmal schleichen sich doch hier und da Dateien ein die man einfach nicht mehr braucht.

Ich miste meine Dateien regelmäßig aus. Früher war es einmal die Woche, dann einmal im Monat. Jetzt wo mein System gut funktioniert mache ich das nur noch Quartalsweise und bei Kundenprojekten wie gesagt sofort nach Abschluss.

Gerade wenn man Speicherplatz kauft so wie bei Dropbox oder Google G Suite, dann sollte man schon regelmäßig ausmisten um nicht für unnütze Dateien und somit unnützen Speicherplatz zu zahlen. Das hält das Chaos fern und spart auch noch Geld. Win win würde ich sagen.

05 | Einen Archivordner anlegen

Auf der obersten Ebene meiner digitalen Ablage habe ich einen Ordner genannt Archiv. Um die Ordner die ich oft benutze nicht zu unübersichtlich zu machen, schiebe ich regelmäßig Dateien ins Archiv. Dort landet alles was ich per Gesetz aufbewahren muss und erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen darf. Zudem landet alles dort was ich auf Lebenszeit aufbewahren will, aber nicht dauernd im Zugriff brauche.

Man kann sich das vorstellen wie einen Aktenschrank. Meine Buchhaltung ist da nach Jahrgang sortiert zum Beispiel abgelegt und gleiches gilt für Kundenprojekte die abgeschlossen sind. Die Ordner die ich somit tagtäglich ansteuere bleiben übersichtlich und ich muss nicht ewig scrollen um den richtigen Ordner zu finden.

In einer Firma macht man das ja ähnlich. Irgendwann kommt der volle Aktenordner einfach ins Archiv und macht Platz für Ordner die aktuell wichtig sind.

06 | Der Download Ordner ist kein Dauerlagerplatz

Ja auch ich habe nicht immer einen sortierten Download Ordner, aber ich bemühe mich ihn regelmäßig zu leeren. Der Zweck des Download Ordners ist ja eigentlich Dinge zu speichern die man gerade heruntergeladen hat. Aber er ist kein vollständiges Ablagesystem.

Ich versuche daher entweder direkt die Datei in den passenden Ordner zu verschieben oder spätestens am Ende des Tages den Ordner aufzuräumen. Macht man das nämlich nicht regelmäßig hat man irgendwann tausende Dateien drin lagern und weiß gar nicht mehr wofür man das alles brauchte oder warum man es überhaupt heruntergeladen hat.

Merke, der Download Ordner ist eher ein Durchgangsordner und kein Endlager für Dateien. Außerdem musst Du bedenken, dass der Download Ordner Deine Festplatte ziemlich vollpacken kann und das kann wiederum schnell auf die Leistung Deines Computers drücken.

07 | Nicht zu viele Unterordner anlegen

Was ich auch oft sehe ist, dass viel zu viele Unterordner angelegt werden. Ich versuche maximal drei Ebenen zu haben und nicht eine mehr. Je mehr Du Dich zur gesuchten Datei durchklicken musst, desto länger dauert alles. Außerdem kannst Du unglaublich schnell den Überblick verlieren.

Überlege immer genau ob dafür ein Unterordner nötig und logisch ist oder ob Du die Datei einfach im Hauptordner ablegen kannst. Auch für die Unterordner gilt, dass sie verständlich und nachvollziehbar beschriftet sein müssen.

08 | Ordner mit Nummern sortieren

Die oberste Ebene meines Speicherplatzes ordne ich in einer gewissen Reihenfolge. Und zwar kommen Ordner die übergeordnet sind wie z.B. der Archiv-Ordner nach ganz oben. Das erreichst Du indem Du dem Ordnernamen ein Hashtag voranstellst. Sobald Du mehrere Ordner dieser Art hast, kannst Du bei manchen Ordnern auch zwei Hashtags voranstellen und somit auch diese etwas hierarchisch sortierten.

Alle anderen Ordner werden bei mir mit Nummern versehen um die Reihenfolge festzunageln. Die Alphabetische Reihenfolge funktioniert für mein Hirn nicht und ergibt auch oft keinen Sinn, weil ich manche Ordner nicht so auf nutze wie andere. Alles was ich dauernd im Zugriff brauche wird weit nach oben sortiert. Alles andere in einer sinnvollen Reihenfolge darunter.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich genau wie ich mein Ablagesystem aufgebaut habe. Falls Du mehr über den Kurs wissen willst dann schau mal hier vorbei.

09 | Farbcode für Ordner verwenden

In Windows geht das glaube ich nicht, aber in Google Drive geht es. Du kannst in Google Drive den Ordnern bestimmte Farben zuweisen. Archiv ist bei mir rot, weil das signalisiert, dass dieser Ordner wichtig ist. Grün ist der Buchhaltungsordner, blau der Marketing Ordner usw.

Falls Du gerne Dinge nach Farben sortierst um sie besser zu visualisieren in Deinem Kopf, dann kannst Du das in Google Drive umsetzen. In Windows kannst Du glaube ich das Symbol des Ordners tauschen, aber farbige Ordner anstatt die typisch gelben habe ich bisher noch nicht entdeckt. Wie das bei einem Mac oder Macbook aussieht kann ich Dir leider nicht sagen. Vielleicht kannst Du auch da die Ordnerfarbe ändern.

Probiere einfach mal aus wie Du für Dich wichtige Ordner optisch hervorheben kannst. Ob mit einem Farbcode oder einem Symbol ist dabei egal, solange es für Dich passt.

10 | Backups nicht vergessen

Oh ja wie oft haben wir schon Dateien verloren, weil wir sie A nicht richtig gespeichert haben und B keine Sicherungskopie a.k.a. Backup gemacht haben. Ich habe meine Lektion 2007 auf die harte Tour gelernt als mein damaliger PC den Geist aufgab und dann auch noch die Festplatte per Kurzschluss zerstörte. Mein letztes Backup war ein halbes Jahr alt damals und ich musste feststellen, dass es auch noch nicht mal vollständig war.

Ich verlor also eine Menge Daten und musste einiges sogar neu anlegen, damit ich weiterarbeiten kann. Was für eine Verschwendung von Lebenszeit. Jetzt wird alles in die Cloud hier im Haus und in Google Drive gespiegelt. In der Haus eigenen Cloud wird es sogar noch auf eine weitere Festplatte gespiegelt.

Ich habe meine Dateien also an drei Orten gesichert und es wird alles automatisch synchronisiert. Ich arbeite in einem Ordner und der wird dann mit den anderen abgeglichen. Noch mehr Sicherungen braucht man meines Erachtens nicht. Brennt das Haus ab, kann ich immer noch arbeiten und habe immer noch alles was wirklich wichtig ist gespeichert.

Lässt einen einfach ein Stückchen besser schlafen. Hast Du noch einen Tipp für die digitale Ablage? Wenn ja, magst Du ihn mit uns teilen? Dann schreib ihn in die Kommentare und wir können alle von Dir lernen.

5 Gründe warum Du eine Projektmanagement Software brauchst

Apps wie Clickup, Asana, Meistertask und Trello sind wichtig um Dich bei Deinen Projekten zu unterstützen. Sie helfen Dir den Überblick zu behalten und Projekte nach Plan laufen zu lassen. Projektmanagementsysteme können aber noch viel mehr. In diesem Artikel zeige ich Dir warum Du eine Projektmanagement Software brauchst und was sie Dir als Unternehmerin bringt. #Zeitmanagement #Produktivität #Organisation #Ablagesystem #Instagramtipps #Facebook #Pinterest
Apps wie Clickup, Asana, Meistertask und Trello sind wichtig um Dich bei Deinen Projekten zu unterstützen. Sie helfen Dir den Überblick zu behalten und Projekte nach Plan laufen zu lassen. Projektmanagementsysteme können aber noch viel mehr. In diesem Artikel zeige ich Dir warum Du eine Projektmanagement Software brauchst und was sie Dir als Unternehmerin bringt. #Zeitmanagement #Produktivität #Organisation #Ablagesystem #Instagramtipps #Facebook #Pinterest
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In meinem Business nutze ich ein paar wenige Tools um mich zu organisieren, aber ein Tool ist besonders wichtig und regelt etwa 80% meines Workflows. Meine Projektmanagement Software der Wahl ist mittlerweile ClickUp. Vorher habe ich Asana genutzt, aber bin dort schnell an meine Grenzen gestoßen, weil einfach ein paar Funktionen nicht vorhanden waren oder einfach nochmal eine extra Gebühr erfordert hätten.

Ich bin davon überzeugt, dass jeder Solopreneur oder jemand mit einem Team, eine Projektmanagement Software braucht. Eine einfach To Do Liste und ein Kalender reichen einfach nicht um wirklich produktiv und effektiv arbeiten zu können. Man verzettelt sich dauernd und arbeitet oft ziellos. Vielleicht fühlt sich das erstmal gut an, weil man ja beschäftigt ist, aber es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt und produktiv sein.

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement Software hilft Dir so ziemlich jeden Bereich in Deinem Business zu organisieren. Angefangen bei der Kundenbetreuung bis hin zum Marketing kannst Du wirklich alles damit organisieren. Wenn die Software gut ist wohlgemerkt und so funktioniert wie Dein Kopf tickt. Die einen müssen sich visuell organisieren mit Farben, Boards oder Labels. Wieder anderen reicht eine Liste oder eine Kalenderansicht.

In ClickUp kann ich in jedem Projekt zwischen den Ansichten Liste, Kalender und Board wechseln. Zudem kann ich noch einiges anderes machen damit, aber das spare ich mir für einen anderen Artikel. Es gibt enorm viele Anbieter von dieser Art von Software mittlerweile. Asana hatte ich ja schon erwähnt Vielleicht kennst Du ja auch Meistertask, Trello oder Monday.com.

Jedes System hat seine Vor- und Nachteile, wobei ich ehrlich sagen muss, dass ich bei ClickUp noch keinen einzigen Nachteil gefunden habe und das ist wirklich ungewöhnlich für mich. Normalerweise finde ich immer etwas bei jeder Software das mir bzw. meiner Denkweise fehlt. ClickUp funktioniert aber ganz so wie mein Hirn sich organisieren will. Es ist einfach perfekt.

Aber jetzt mal Klartext. Wofür brauchst Du wirklich eine Projektmanagement Software? Vielleicht denkst Du als Solopreneur ist doch alles recht einfach zu organisieren oder vielleicht hast Du auch nicht so viele To Do je nachdem wie Dein Business aufgebaut ist. Ich denke aber, dass jeder sich gut organisieren muss, gerade als Solopreneur und völlig egal wie komplex das Business aufgebaut ist.

01 | Spart Zeit

Ist Dein System erstmal komplett eingerichtet, was ein paar Tage manchmal in Anspruch nehmen kann, spart das System Dir Unmengen an Zeit. Deswegen nimm Dir die Zeit vorweg, damit Dein System später genau so läuft wie Du es brauchst um alles im Blick und im Griff zu behalten.

Du wirst dann jeden Tag wissen was zu tun ist und nicht erstmal Zeit verschwenden müssen mit To Do Listen schreiben oder den Kalender durchforsten. Du siehst sofort beim Öffnen der App woran Du arbeiten musst und abends kannst Du in nur wenigen Minuten Deinen nächsten Tag plane.

Das große Ganze zu planen, sprich weit im Voraus zu planen, ist auch super einfach mit einem solchen Tool. Ich z.B. plane viele Dinge monats- oder quartalsweise. Das allein spart schon eine Menge Zeit und man weiß immer auf was für ein Ziel man hinarbeitet.

02 | Produktivität steigt

Apropos Ziel. Wer ein Ziel im Business hat und einen genauen Plan, der kann produktiv arbeiten. In meinem Fall hat es die Produktivität derart gesteigert, dass meine Produktentwicklung von 3 Monaten auf einen Monat geschrumpft ist. Ich kann deutlich schneller auch Kundenprojekte abschließen und somit auch mehr Kunden annehmen ohne auszubrennen.

Morgens genau zu wissen was wichtig ist, hilft mir sehr direkt ins schaffen zu kommen. Ich kann ohne lang zu überlegen einfach loslegen. Meine beste Zeit zum konzentriert arbeiten ist morgens. Verschwende ich da Zeit mit Organisation und Aufgabenliste schreiben, bin ich schnell aus meinem Workflow raus und meine Konzentration ist dahin.

03 | Kundenprojekte laufen nach Plan

Kundenprojekte sind nicht immer einfach. Du musst Dich immer wieder auf neue Menschen und deren Bedürfnisse einstellen. Gleichzeitig musst Du aber auch alles im Griff behalten und den Kunden durch das Projekt leiten. Ein Projektmanagement System ist da sehr hilfreich. Du kannst gleich zu beginn des Projekts alle Deine Aufgaben auflisten und mit Datum versehen.

So weißt Du immer genau was wann fertig sein muss oder angefangen werden sollte. Du weißt wann Du das Gespräch mit dem Kunden suchen musst für Feedback und ähnliches. Rechnungen gehen rechtzeitig raus und Deadlines werden eingehalten. Du hast einfach den kompletten Überblick und ein System, dass Dich brav jeden Tag daran erinnert was wichtig ist.

Man kann sich einfach nicht alles merken und manchmal ist das Leben einfach etwas sehr fordernd. Die Mamas unter Euch wissen was ich meine. Die Software hilft Euch den Kunden wirklich happy zu machen. Der Kunde fühlt sich gut aufgehoben bei Euch und er weiß immer wann sein Part des Projekts gefragt ist. Er kann sich zurücklehnen und auf Dich vertrauen.

Und genau das ist was den Kunden auch wiederkommen lässt. Wenn Dinge nach Plan laufen, die Kommunikation stimmt und er weiß was er beitragen kann damit alles läuft. Ich habe so oft dankbares Feedback bekommen von Kunden und wurde fleißig weiterempfohlen.

Klar gibt es auch Kunden die schwierig sind, da kann man sich dann schon mal überlegen ob man den Kunden lieber abgibt, damit jemand anderes der vielleicht besser zum Kunden passt diesem helfen kann.

Wir wollen ja helfen und dem Kunden helfen sein Ziel zu erreichen, aber manchmal passt es einfach nicht und das ist ok. Also mach Dir keine Gedanken, wenn Dein Workflow bei 100 Kunden passt und der 101 Kunde will nicht so recht mit Dir warm werden.

Sowas kann man nicht immer verhindern, selbst wenn man mega gut organisiert ist. Aber gut organisiert zu sein kann dazu beitragen, dass Kunden sich entspannen und die Zusammenarbeit doch noch richtig gut wird.

04 | Nichts wird vergessen

Ich bin eine Unternehmerin die viele Interessen hat und demnach auch viele Projekte gleichzeitig anfängt und abschließt. Das macht es für mich spannend und mir wird nie langweilig in meinem Business. Ich bin selten uninspiriert und fast immer hoch motiviert die Dinge anzupacken.

Der Nachteil ist, dass auch enorm viel Denkarbeit jeden Tag in meinem Kopf stattfindet. Man muss dazu sagen, dass mein Kopf nicht wirklich gut Eindrücke von außen filtert. Mein Kopf rattert deshalb fast die ganze Zeit. Mein Projektmanagement System ClickUp hat mir geholfen, selten bis gar nicht mehr etwas zu vergessen. Alles was mir wichtig ist wird mit Datum und teilweise sogar Uhrzeit versehen.

Es wird immer nur dann chaotisch, wenn ich nicht in ClickUp schaue und so mal ein zwei Tage verstreichen lasse. In der Regel hatte ich mir nämlich was dabei gedacht, wann ich was erledigen wollte bzw. hätte sollen. Deadlines, persönliche Anlässe, einfach alles wird mit Datum hinterlegt.

Besonders praktisch ist das für Aufgaben und Termine die nur alle paar Wochen oder Monate stattfinden. ClickUp erinnert mich immer rechtzeitig und macht das auch auf Wiederholung, wenn ich das so einstelle. Das funktioniert sehr zuverlässig und ich vergesse Dinge wie Quartalsplanung, interne Audits und Co nicht mehr. Ich weiß gar nicht mehr wie ich das früher alles geregelt bekommen habe. Ach ja gar nicht haha.

05 | Alles wichtige an einem Ort

Als ich mit solchen Projektmanagement Systemen angefangen habe zu experimentieren, organisierte ich erstmal nur meine Business Sachen damit. Alles private fand auf Papier im Filofax statt. Rate mal was dann ständig an der Tagesordnung war?

Richtig, ich war regelmäßig chaotisch und völlig gestresst unterwegs. Es hat mich überfordert ständig zwei Systeme pflegen zu müssen. Zumal mich das auf Papier nicht wirklich zuverlässig an Dinge erinnert hat.

Ich hatte zig Apps die mir helfen sollten organisiert zu bleiben, aber alles wuselte irgendwann durcheinander und ich verlor völlig den Überblick. Alles änderte sich in dem Moment als ich anfing mein Projektmanagement System ClickUp für alle Bereiche meines Lebens zu verwenden. Als Solopreneure im Besonderen, mischt sich ständig der Privatbereich mit dem Geschäftsbereich. Warum dann nicht alles an einem Ort organisieren?

Mittlerweile bin ich so organisiert, dass ich mich schon fast spießig finde und rebellieren will, aber ich widerstehe diesem Verhalten, weil ich genau weiß, dass es meinem Business und oder meinem Privatleben nicht gut tun wird. Mein Hirn ist gern organisiert und ich brauche das um besser zu funktionieren. Wie ich schon sagte, mein Hirn filtert nicht sehr gut, sondern nimmt einfach mal die volle Ladung Leben auf jeden Tag.

Mit meinem aktuellen Organisationssystem kann ich deutlich besser abschalten nach Arbeit, weil ich weiß im Zweifelsfall steht alles in ClickUp und die Dinge sind im Griff. Ich bin natürlich nicht total perfekt. Nicht, dass jetzt ein falscher Eindruck entsteht. Auch mir passieren Fehler, aber einfach nicht mehr so oft wie noch vor zwei Jahren.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir mein ganzes System im Detail. Wenn Du das Gefühl hast ständig gestresst zu sein wegen Deines kreativen Business, dann schau einfach mal hier vorbei. Falls Du Fragen zum Kurs hast, schreibe mir einfach eine E-Mail an support@sabrina-linke.de. Dann können wir schauen ob der Kurs Dir helfen könnte und ich beantworte alle Deine Fragen.

Falls Du kein Interesse an einem Kurs hast, dann kannst Du Dich auch gerne für meine Studio Insider Mails kostenlos anmelden. Mindestens einmal die Woche gibt es hilfreiche Tipps und Tricks rund um das kreative Business. Du kannst Dich jederzeit mit einem Klick auch wieder abmelden.

Jetzt habe ich noch eine Frage

Hast Du auch eine Projektmanagement Software? Wenn ja welche und hilft sie Dir tatsächlich oder hält sie Dich eher auf, weil sie kompliziert zu bedienen ist? Schreib es einfach unten in die Kommentare. Ich bin gespannt. Ok genau genommen waren das jetzt zwei Fragen, aber ich war neugierig, denn ich bin ein kleiner App- und Technik-Nerd.

Mein 5-Punkte-Plan für eine produktive Woche

Du willst produktiver werden und Dein Zeitmanagement verbessern? Dann ist dieser Artikel genau richtig. Ich zeige Dir meinen 5-Punkte Plan für eine produktive Woche und wie ich sie plane. #Wochenplanung #Kalender #Ziele #Selbstmanagement #Tagesplanung #Quartalsplanung
Du willst produktiver werden und Dein Zeitmanagement verbessern? Dann ist dieser Artikel genau richtig. Ich zeige Dir meinen 5-Punkte Plan für eine produktive Woche und wie ich sie plane. #Wochenplanung #Kalender #Ziele #Selbstmanagement #Tagesplanung #Quartalsplanung
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Es gibt fünf Dinge die Du tun kannst damit Deine Woche so produktiv wie möglich wird und Du gut starten kannst jeden Tag. Ich befolge alle fünf so gut ich kann jede Woche und bin seitdem super produktiv und auch am Ende des Arbeitstages sehr oft zufrieden mit mir. Ich kann besser abschalten und habe mehr Balance zwischen Beruf- und Privatbereich trotz Homeoffice gefunden.

01 | Ordnung muss sein

Das Betrifft alle Bereiche meines Büros. Angefangen vom Zimmer bis hin zur Aufgabenliste in meinem Projektmanagement System in ClickUp. Ist auch nur ein Bereich chaotisch kann ich mich nicht konzentrieren oder verliere wertvolle Zeit mit suchen. In ClickUp sind alle Aufgabenlisten in Bereiche aufgeteilt und ganz klar und eindeutig definiert. Ich weiß sofort worum es geht und muss nicht erst überlegen was gemeint war. Nichts ist schwammig formuliert.

Mein Büro ist auch anständig sortiert und ich kann Papiere schnell ablegen. Ich habe nicht zu viel in meinem Büro rumstehen und alles hat seinen Platz. Das spart Unmengen an Zeit die man sonst mit Suchen verschwenden würde und man hat schnell Ordnung geschafft, wenn das Chaos sich breit gemacht hat.

02 | Planen, planen, planen

Ohne Planung und Überblick verschaffen geht nichts. Ich plane einmal die Woche grob die Woche voraus. Das mache ich meistens freitags oder auch mal sonntags. Dann plane ich jeden Abend den nächsten Tag. Was ist wichtig, was muss auf jeden Fall erledigt werden und was darf ich auf keinen Fall vergessen? Alles wird geplant.

Ich plane auch meine privaten Aufgaben und habe dafür bestimmte Zeiten am Tag an denen ich sie erledige. Die Waschmaschine läuft z.B. nach Möglichkeit nicht morgens, wenn ich Ruhe brauche für meine Fokusarbeit. Erst gegen Mittag werfe ich sie an.

Was auch hilfreich sein kann ist, die Woche in Themen Tage aufzuteilen. Montag ist bei mir der Planungs- und Kleinkram Tag. Ich verschaffe mir Überblick, hole E-Mails auf, bilde mich weiter, mache tausend kleine aber wichtige Sachen zackig hintereinander fertig.

Ich fülle meinen Social Media Kalender und manchmal auch Tailwind auf. Dazu gibt es insgesamt drei Stunden in der Woche die ich auf mehrere Tage verteile um meine Sichtbarkeit online zu erhöhen. Dazu gehört unter anderem aktiv sein in Facebook Gruppen oder auf Instagram.

Würde ich das nicht planen würde ich ziellos arbeiten und kein Schrittchen voran kommen mit meinem Business. Ich wäre beschäftigt ja, weil ich nicht faul auf der Couch hocken kann, aber ich würde nichts erreichen im Endeffekt. Und ich hasse es unproduktiv zu sein, wenn es um mein Business geht. Es ist ja schließlich kein Hobby, genauso wenig wie Dein Business ein Hobby ist.

03 | Top 3 statt Top 10

Wo wir gerade bei Planung und Produktivität sind. Ich plane nie mehr als drei wirklich wichtige Aufgaben pro Tag ein. Alles andere auf der Liste ist Bonus. Wenn ich die Sachen auch noch schaffe bin ich am Ende des Tages mega happy. Schaffe ich sie nicht, bin ich immer noch happy, weil ich weiß, dass alles im Fluss ist und die wichtigen Dinge laufen.

Realistisch gesehen schafft man auch an einem normalen Arbeitstag nicht mehr als drei wirklich wichtige und große Aufgaben. Man muss ja auch Pause machen und wird ab und zu auch abgelenkt durch Telefon, Türklingel und Co.

Hilfreich ist das auch für Deine Motivation in Top 3 anstatt Top 10 zu denken. Deine Aufgabenliste erscheint Dir machbar, weil sie das auch in der Regel ist. Je öfter Du Deine Top 3 schaffst, desto motivierter wirst Du für die nächsten Tage sein, weil Du weiß es ist alles machbar und Du kannst etwas bewegen. Probiere es doch mal aus.

04 | Keine Ablenkung

Ich werde nie begreifen wie Menschen in Großraumbüros arbeiten können, wenn alle durcheinander quatschen und ständig jemand an Dir vorbeiläuft. Für mich wäre das der Albtraum. Ich musste mal in so einem Büro eine Weile arbeiten und ich war am Ende des Tages mental so durch, dass ich kein Wort mehr reden wollte, weil ich keinen klaren Gedanken mehr fassen konnte.

Wenn ich an etwas wichtigem arbeite, sorge ich im Vorfeld dafür, dass die Umgebung so ruhig wie möglich ist. IPhone auf Flugmodus, Musik aus und keine lauten Geräte in meiner Nähe. Es kommt dann immer noch genug Krach von den Nachbarn oder von draußen, aber das kann ich mit Kopfhörern filtern.

Ehm Moment denkst Du jetzt bestimmt, Du hast doch gesagt keine Musik, warum dann jetzt Kopfhörer?! Ich kann sehr gut arbeiten mit Naturgeräuschen auf den Ohren. Meeresrauschen, Regen und Gewitter, nur Regen etc. Das lenkt mich nicht ab, weil nicht gesprochen wird. Lautes Froschgequake aus dem Urwald geht allerdings nicht.

Falls ich mal den Flugmodus am iPhone nicht anhabe, dann mache ich es dennoch so leise es geht indem ich Benachrichtigungen nur für bestimmte Apps zulasse. Alles andere ist still. Ich habe mir auch angewöhnt nicht wie ein Hündchen direkt zum Handy zu rennen, wenn es brummt oder piepst. Will jemand etwas Wichtiges von Dir, wird er anrufen oder sich auf andere Weise bemerkbar machen.

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05 | Auf die Gesundheit achten

Über die Jahre bin ich zu einem Frustesser mutiert und gerade in der Anfangszeit meines Businesses war viel Frust an der Tagesordnung. Schlechte Essgewohnheiten haben aber meine Gesundheit negativ beeinflusst. Ich war oft nervös, müde und mega oft erkältet. Es gab mal ein Jahr da war ich von Ende Dezember bis April des Folgejahres nur krank. Es war echt ätzend.

2017 kam dann endgültig die Quittung mit Notaufnahme für einen Tag. Nicht lustig. Seitdem habe ich umgedacht und mein Leben und auch mein Business total umgekrempelt. Ich achte jetzt auf gesunde Ernährung, versuche mich genug zu bewegen jeden Tag und vermeide Stress so gut ich kann. Ich bin noch nicht super gut darin auf mich zu achten, weil ich dazu neige oft erstmal auf das Wohl meiner Mitmenschen zu achten, aber es wird.

Man kann schon mit kleinen Dingen seine Gesundheit verbessern. Angewohnheiten können nach und nach durch gesunde ausgetauscht werden. Ein Beispiel, früher habe ich dauernd Rocher in mich hineingestopft wann immer ich Schokolade wollte.

Heute habe ich ein Rezept für Energiebällchen die wie Rocher schmecken, aber nur gesunde Zutaten beinhalten. Sie sind schnell gemacht und man kann sie sogar einfrieren. Ich mache fast jeden Monat eine große Portion und hole dann jeden Sonntag die Ration für die kommende Woche aus dem Gefrierschrank.

Und so mache ich es mit ganz vielen Nahrungsmitteln. Ich bereite ein bis zweimal im Monat gesunde Snacks und Dips vor. Teilweise kann ich diese super einfrieren und so habe ich keine Ausrede mehr warum ich mich nicht gesund ernähren könnte.

Klar esse ich trotzdem ab und zu mal normale Schokolade, aber eben nicht mehr so oft wie früher und das machte echt einen Unterschied. Nicht nur im Gewicht, sondern auch wie ich mich in meinem Körper fühle. Es ist einfacher als Du denkst Angewohnheiten zu ändern. Es beginnt alles in Deinem Kopf.

So klappt also die produktive Woche

Ordnung und Planung sind das A und O. Das richtige Mindset ist hilfreich, Ablenkung sollte vermieden werden und ein gesunder Lifestyle kann mehr als nur gut für Deinen Körper sein. Gesunder Boss, gesundes Business. Es ist wirklich so. Mein Business wuchs schneller in dem Moment in dem ich auf mich achtete.

Was hält Dich produktiv? Wie gehst Du Deine Arbeitswoche an?

5 Tipps mit denen ich meine Produktivität massiv steigern konnte

Du willst produktiver werden, aber nicht mehr Stress haben? Dann lies hier meine 5 Tipps mit denen ich meine Produktivität massiv steigern konnte und mein Zeitmanagement verbessern konnte. Arbeite nicht härter sondern schlauer. Schluss mit überarbeitet sein und Burnout. #Selbstmanagement #Planung #Tagesplanung #ClickUp
Du willst produktiver werden, aber nicht mehr Stress haben? Dann lies hier meine 5 Tipps mit denen ich meine Produktivität massiv steigern konnte und mein Zeitmanagement verbessern konnte. Arbeite nicht härter sondern schlauer. Schluss mit überarbeitet sein und Burnout. #Selbstmanagement #Planung #Tagesplanung #ClickUp
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Wenn Du als Solopreneur unterwegs bist ist es besonders wichtig produktiv zu arbeiten, denn werden die Dinge nicht geregelt, kann das schnell böse Konsequenzen für Dein Business haben. Als Solopreneur trägst Du viele Hüte. Du bist Chef, Buchhalter, Marketing Manager, Putzperle und einfach Mädchen für alles. Das kann schnell anstrengend werden und ist man nicht vorbereitet geht eine ganze Portion Produktivität den Bach hinunter.

Es gibt 5 Dinge die ich in den letzten Jahren optimiert habe bzw. endlich akzeptiert und verstanden habe, dass sie nötig sind um produktiv zu bleiben. Es sind 5 Dinge die meine Produktivität massiv gesteigert haben.

01 | Beste Tageszeit finden

Eule oder Lerche, das ist hier die Frage. Zu welcher Tageszeit bist Du besonders wach und bereit Dich in die Arbeit zu stürzen? Ich bin Lerche und Eule zugleich. Andere sind nur Eule, andere nur Lerche. Wenn Du jetzt nur noch Bahnhof verstehst, erkläre ich hier kurz was dieses Gequatsche über Vögel mit Produktivität zu tun hat. Eulen sind eher nachtaktiv, Lerchen sind die frühen Vögel.

Ich bin seit früher Kindheit Frühaufsteher. Zum einen, weil ich das gewohnt bin durch mein Elternhaus, zum anderen, weil ich morgens wirklich besser funktioniere als sagen wir gegen Mittag. Meine Arbeit teile ich mir meist so ein, dass die wichtigen Dinge, die viel Hirnschmalz und Kreativität verlangen, morgens erledigt werden. Untergeordnete Sachen oder Weiterbildung findet meist nachmittags statt.

Gegen Abend habe ich dann nochmal eine Phase in der ich richtige Fokus-Arbeit erledigen kann. Diesen Artikel schreibe ich zum Beispiel jetzt gerade abends auf der Couch. Wohin gegen ich heute Nachmittag nur Ablage, Aufräumarbeiten und E-Mails erledigt habe. Heute früh habe ich an Updates für meinen Kurs Solopreneur Playbook gearbeitet, weil ich da am meisten gerade Fokus brauche. Die Inhalte sollen schließlich so gut wie möglich sein.

Im Moment ist es noch einfach meine Zeit optimal einzuteilen. Vielleicht hast Du aber auch eine Familie. Gerade da ist es eine besondere Herausforderung von zuhause als Solopreneur zu arbeiten. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Du herausfindest zu welcher Tageszeit Du am produktivsten bist.

Versuche dann Deinen Alltag um diese Phasen herum zu planen. Wann sind die Kids im Kindergarten? Wann müssen Haushaltssachen erledigt werden? Setze Deine Prioritäten und plane dann Deine Arbeit zu der für Dich optimalen Zeit.

6 Wege wie Du als Kreative online Geld verdienen kannst

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02 | Stille ist Gold

Ich konnte es noch nie. Arbeiten wenn es laut um mich herum ist. Ob das früher die Schularbeiten waren oder jetzt meine Arbeit. Stille ist für mich Gold. Oft kann ich noch nicht einmal Musik hören ohne Gesang. Das höchste der Gefühle ist Meeresrauschen und oder Regengeräusche. Sobald aber jemand um mich herum anfängt zu reden verliere ich dauernd den Faden.

Ein Großraumbüro wäre für mich die absolute Hölle. Ich ziehe meinen Hut vor Leuten die dort arbeiten können. Vielleicht liegt es daran, dass ich ein introvertierter Mensch bin und generell eher die Stille suche als den Trubel. Ich habe bis jetzt noch keine Playlist oder App gefunden die ich bei der Arbeit nonstop laufen lassen könnte.

Aber auch hier gilt. Was für mich nicht geht, mag für Dich der absolute Produktivitätsbooster sein. Wenn Du normalerweise immer Musik anhast, dann teste doch mal ob Stille Dich besser arbeiten lässt. Mein Hirn funktioniert wie gesagt nicht so. Mein Hirn filtert nicht optimal und zu viele Reize überfordern schnell meinen Geist und verlangsamen meine Arbeit.

03 | Pausen müssen sein

Wie wichtig Pausen wirklich sind wurde mir Ende 2017 klar, als ich recht kurz nachdem mein Tag begonnen hatte auch schon in der Notaufnahme lag. Herzrasen, Panikattacken, völlig überarbeitet und erschöpft.

Seither mache ich regelmäßig Pausen während des Tages. Ich bin nicht perfekt und manchmal bin ich so drin in einer Aufgabe, dass ich Pausen einfach vergesse. Aber spätestens abends erinnere ich mich wieder warum ich normalerweise darauf achte Pausen zu machen.

Pausen sind nicht einfach nur Nichtstun. Pausen können Deinen Fokus wieder schärfen indem sie Deinen Kopf frei machen. Ein kurzer Spaziergang oder eine Tasse Tee an der frischen Luft. Powernap oder ein kurzes Gespräch mit jemandem über ein völlig anderes Thema. Egal was Du tust, es darf nichts mit der Aufgabe zu tun haben, die Du gerade eigentlich bearbeitest. Du musst für einen kurzen Moment richtig abschalten.

Ich mache meist gegen 10 Uhr die erste Pause. Bin ich hungrig gibt es einen kleinen Snack, ansonsten mache ich mir eine Tasse Tee und setze mich, sofern schönes Wetter ist, für ein paar Minuten auf die Terrasse. Dann gibt es noch eine Mittagspause die ich auch nicht mehr am Schreibtisch verbringe.

Ich konzentriere mich nur aufs Mittagessen und wenn Zeit ist lege ich mich 20 Minuten auf die Couch. Letzteres schaffe ich selten, weil ich gerade so viel zu tun habe, aber ich versuche mein Mittagessen nicht runterzuschlingen und vor allem nicht am Schreibtisch zu essen. Wenn ich am Schreibtisch esse und nebenher noch andere Sachen erledige, merke ich zu spät wann ich eigentlich satt bin oder verschlucke mich ordentlich.

Auf Dauer ist das nicht gesund und ich werde träge, wenn ich zu viel auf einmal gefuttert habe. Also merk Dir einfach. Pausen machen ist nicht gleichzusetzen mit faul sein. Pausen geben Deinem Kopf Zeit sich wieder zu sortieren und wie Platz zu schaffen für neue Ideen und Gedanken.

04 | Planen in Blöcken

Wenn ich an besonders wichtigen Dingen arbeite, wie z.B. dem Update für meinen Kurs Solopreneur Playbook, teile ich mir meinen Tag in Blöcke auf. Heute früh z.B. habe ich von 7 Uhr bis 10 Uhr an Inhalten für den Kurs gearbeitet. Von 10 Uhr bis 12 Uhr habe ich dann an E-Mails für die Studio Newsletter-Abonnenten gearbeitet. Von 12:30 Uhr bis 15 Uhr habe ich dann an Social Media Grafiken für den Kurs gearbeitet.

Beim planen in Blöcken geht es darum, dass Du in einem festen Zeitrahmen an nur einer Sache arbeitest. Smartphone stumm, keine Anrufe, kein scrollen durch Instagram, keine Katzen-Videos auf Youtube. Nur Du und diese eine Aufgabe. Erst nach dem Block wird der nächste in Angriff genommen. Kein Multitasking, sondern zügiges arbeiten an einer Aufgabe nach der anderen.

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05 | Hör auf den Alarm

Wenn Du bei manchen Aufgaben nicht genau weißt wie lange Du dafür brauchst, kann es helfen die Zeit zu stoppen. Als ich meine Content-Erstellung besser planen wollte, habe ich genau gestoppt wie lange ich für die Dinge brauche, wenn ich in normalem Tempo arbeite. Das habe ich für Aufgaben mehrmals gemacht um die Durchschnittszeit ermitteln zu können.

Um einen Artikel zu schreiben brauche ich in der Regel eine bis anderthalb Stunden ohne Recherche. So habe ich herausgefunden wie viele Artikel ich pro Tag maximal schreiben kann und habe meinen Content-Kalender dementsprechend optimieren können.

Wenn Du weißt wie lange die Dinge dauern, kannst Du realistisch planen und Du kannst Dich besser motivieren die Dinge zu erledigen. Einfaches Beispiel, so ziemlich jeder den ich kenne möchte ein sauberes und aufgeräumtes Zuhause. Die wenigsten haben aber Lust den Haushalt zu erledigen nach einem anstrengenden Arbeitstag. Wenn Du aber mit nur wenigen Minuten am Tag im Haushalt am Ball bleibst, musst Du nicht ewig ackern. Dann ist die Küche in 5 Minuten blitzblank sauber und die Dinge im Haus aufgeräumt.

Mir hat es sehr geholfen meinen Kopf zu überlisten und mein Mindset zu ändern, als ich genau wusste wie lange die Dinge wirklich dauern. Die meisten Tätigkeiten sind rein vom Zeitaufwand schnell erledigt. Man muss nur gut planen und es dann durchziehen. Ok manches geht natürlich auch völlig ohne präzise Planung, aber Du weißt was ich meine denke ich.

Hör auf den Alarm heißt aber auch noch etwas anderes. Ich meine Deinen Wecker. Stelle nicht auf Snooze sondern mach das Licht an und setzt Dich auf im Bett. Stehe lieber einfach auf und gebe Dir bei einer Tasse Kaffee oder Tee genug Zeit zum wach werden. Wenn Du kannst mach Sport direkt morgens und kurbel damit Deinen Kreislauf an. Das pumpt Sauerstoff in Deinen Kopf und Du kannst klarer denken.

All diese Dinge haben mir sehr geholfen meine Produktivität auf das nächste Level zu befördern. Ich bin schneller und effizienter denn je. Mein Business wächst dadurch kontinuierlich und mein Stress hält sich sehr in Grenzen. Meinem Business und besonders mir persönlich taten diese Veränderungen gut. Ich bin belastbarer wieder und erreiche regelmäßig meine Ziele, da ich genau weiß wann was zu tun ist.

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Wie hast Du bisher Deine Produktivität bisher steigern können? Hast Du noch einen Trick auf Lager? Wenn ja, schreib doch einfach in die Kommentare, dann können wir alle von Dir lernen.

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Der Business Alltag kann manchmal ganz schön stressig werden, deswegen ist gutes Selbstmanagement wichtig. Um trotzdem gut durch den Tag zu kommen, kannst Du ein paar Dinge tun die es Dir leichter machen. So fällt nicht nur die Arbeit leichter auch wenn es etwas chaotisch wird, sondern auch der private Bereich und Deine Gesundheit bleiben auf der Reihe.

Denn wer kennt das nicht, ist es stressig wird die Schokolade ausgepackt und der Gang zum Fast-Food-Restaurant ist quasi vorprogrammiert. Es geht darum den Widerstand den man gegen ein paar Aufgaben hat aufzuheben und den Tag etwas besser zu gestalten.

Erfolgreiche Menschen kennen den Unterschied zwischen Geduld und Procrastination

01 | Plane voraus und berechne Umwege mit ein

Über die Jahre habe ich es gelernt gut zu planen. Was meine ich damit? Ich habe gelernt meine Zeit realistisch einzuschätzen. Manche Aufgaben gehen mir leicht von der Hand, bei anderen neige ich dazu sie zu vermeiden oder immer wieder zu unterbrechen mit endlosem scrollen durch Instagram oder ähnlichem. Ich berechne Umwege mit ein, aber nicht Umwege in Form von Prokrastination, sondern Umwege in Form von „das Leben passiert“.

Deshalb plane ich pro Tag maximal drei wichtige Dinge die zu erledigen sind ein, alles andere ist einfach ein Bonus und macht extra zufrieden am Ende des Tages. Was ich mit Umwegen aber genau meine ist, dass Du Dir erlauben musst, dass Du Deine To Do Liste nicht immer rocken wirst und das ok ist. Je netter man zu sich selbst ist, desto weniger Ablehnung gegen die To Do Liste baut sich auf.

In meinem Fall war das definitiv so. Ich habe mir immer die drei wichtigsten Dinge des Tages vorgenommen und was ich danach erledigt bekommen habe, hat sich wie ein mega Gewinn angefühlt und mich angespornt meine Sachen geregelt zu bekommen.

Die drei wichtigsten Dinge sind nicht immer die Dinge die ich besonders gern mache, aber ich weiß, dass ich sie erledigt bekomme in der Zeit die ich dafür vorgesehen habe. Wenn man das schon weiß bevor man überhaupt anfängt, ist ein weiterer Grund für Ablehnung verschwunden. Es ist machbar und keine Bürde mehr. Alles eine Frage der Einstellung und der präzisen Planung.

Ich plane einmal die Woche was ich erledigen will und jeden Abend plane ich den nächsten Tag dann ganz genau. Manchmal plane ich von wann bis wann ich am nächsten Tag an einer Sache arbeite, manchmal entscheide ich morgens wie ich drauf bin und in welcher Reihenfolge ich die Top 3 der Aufgaben erledigen will.

Ein bisschen Spontanität lässt wieder ein bisschen Widerstand verschwinden. Je strikter ich meine Zeit einteile, desto mehr gerate ich in Stress, wenn ich daran arbeite. Nicht immer, aber oft. Du musst heraus finden wie strikt Du planen musst um produktiv zu bleiben und das wichtigste des Tages zu schaffen. Jeder Kopf tickt anders.

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02 | Möhrchen und Co.

Ich weiß nicht wie es Dir geht, aber ich bin mega unproduktiv und unkonzentriert, wenn ich nicht anständig gegessen habe. Mein Denkapparat funktioniert nicht nur mit Kaffee, Tee und Co. Nein nur mit Smoothies auch nicht. Ich brauche eine ausgewogene Ernährung damit ich funktioniere und nachts anständig schlafen kann.

Früher habe ich das nicht ernst genommen und irgendwas während des Arbeitstags in mich hineingeschaufelt. Pizza, Döner, McDoof you name it. Das Problem war, dass ich davon müde wurde und mein Arbeitstag entweder extrem langsam wurde oder total in die Eisen ging und stoppte, weil mir unfassbar schlecht war und mein Bauch einfach nur krampfte.

Vor einiger Zeit habe ich das nun geändert und mein Essverhalten deutlich besser im Griff. Und wie habe ich das geschafft? Du ahnst es vielleicht. Mit Planung und guter Vorbereitung. Ein bis zweimal die Woche nehme ich mir abends etwas Zeit und bereite ein paar gesunde Dinge vor, auf die ich dann im Lauf der Woche Zugriff habe, wenn ich viel zu tun habe.

In meinem Kühlschrank findet sich oft geputztes und vorbereitetes Gemüse, ein bis zwei Proteinquellen die man schnell schnappen kann und immer etwas das ich schnell warm machen kann. Ein zwei Dips und ich kann mir individuell und schnell ein Gericht zaubern.

Mein Snack ist meist entweder Gemüse mit Dip wie Hummus oder Obst mit Mandelbutter. Was ich immer schnell machen kann ist ein üppiger Salat, da alles vorbereitet ist inkl. Soße in einem Einmachglas. Auch kann ich mir schnell mal etwas anbraten oder einfach alles auf einem Blech in den Ofen schieben.

Manchmal, wenn ich morgens etwas mehr Zeit habe, werfe ich den Slowcooker an und habe dann gegen Mittag ein Essen auf dem Tisch für das ich nicht stundenlang in der Küche stehen musste.

Fazit, bereite ein paar gesunde Snacks regelmäßig vor und nutze Gadgets die für Dich hilfreich sind. So hast Du immer etwas Gesundes im Bauch, aber trotzdem genug Zeit für Arbeit und Freizeit.

03 | Alles hat seinen Platz

Es gab eine Zeit, da war ich extrem chaotisch im Büro. Überall lagen Sachen herum, mein Schreibtisch war ständig überfüllt und ich suchte dauernd irgendwas. Viel Zeit die ich besser hätte nutzen können ging ins Land und irgendwann hatte ich genug. Ich kann in Unordnung nicht arbeiten. Mich lenkt das tierisch ab und ich hasse es Zeit zu verschwenden mit Suchen von Dingen und Unterlagen.

Also habe ich es geändert in dem ich zwei Dinge tat in genau dieser Reihenfolge. Ich mistete rigoros aus und legte dann für jedes Ding einen Platz fest. Jetzt weiß ich immer wo was ist und Zeitverschwendung mit Suchen ist passé. Wichtig ist dabei nur, dass man die Dinge nachdem man sie benutzt hat, wieder dort hinbringt. Ja die Mama hatte Recht. Ordnung ist einfach, wenn man die Dinge wieder zurückbringt nachdem man mit ihnen gespielt hat. Ehm in unserem Fall gearbeitet hat.

Ich habe mir mittlerweile angewöhnt jeden Abend meine Sachen zurück zu legen und freue mich jeden Morgen darüber, dass ich einfach frisch ausgeruht wieder loslegen darf, ohne erstmal aufräumen zu müssen. Bin ich perfekt? Nein! Es gibt Tage da räume ich nicht abends auf, aber ich bereue es jedes Mal am nächsten Morgen. Es lohnt sich wirklich diese 5 Minuten zu investieren, denn es hilft auch mein Abschließen des Arbeitstages.

04 | Termine mit Pufferzone

Tage an denen ein Termin den anderen jagt kann man nicht immer vermeiden. Was Du aber tun kannst ist zu versuchen Pufferzonen zum Durchatmen mit einzuplanen. In meiner Woche gibt es zum Beispiel Tage an denen ich nach Möglichkeit überhaupt keine Termine buche.

Dann gibt es wieder Tage an denen nur meine Coaching-Besprechungen stattfinden, aber selbst da plane ich zwischen den Sessions genug Zeit ein, damit ich mich wieder sammeln kann und auf den nächsten konzentrieren kann.

Wenn Du Deine Zeit bündelst und dann auch noch ein bisschen Zeitpuffer einbaust, kannst Du volle Wochen gut durchstehen ohne am Ende erstmal Urlaub zu brauchen. Weniger Hetze mehr Zeit um präsent zu sein für Deine Kunden, Deine Familie und Dich selbst.

05 | Spezifische To Do Liste

Was meine ich mit spezifisch? Ich meine, dass die Aufgaben klar formuliert sein müssen und, dass die Aufgaben Dein Unternehmen hauptsächlich weiterbringen. Also z.B. nicht schreiben “Blog Artikel verfassen” sondern “Blog Artikel zu E-Mail-Management schreiben”.

Setze dann auch fest bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Manche Aufgaben tauchen auch regelmäßig auf, diese setzt Du einfach in Deinem Kalender oder im Projektmanagement System auf wiederholen und schon hast Du einen Fahrplan durch die Woche.

Du kannst auch Deine Arbeitswoche nach Themen sortiert. Admin Arbeit wie Ablage und Rechnungen schreiben oder Termine vereinbaren ist bei mir montags im Kalender. Montags sortiere ich mich immer und schaue was so an E-Mails und Nachrichten über das Wochenende zusammengekommen ist.

Außerdem kläre ich an Montagen nach Möglichkeit Dinge die ich Freitag nicht klären konnte aus welchem Grund auch immer. Dienstag ist dann für die Kunden da, Mittwoch für eigene Projekte usw. Du kannst Deine Aufgabenliste ganz nach Deinem Bedarf strukturieren, aber Du musst immer sehr genau definiert was Du machst und warum.

50x ein Redesign Deiner Website zu machen ist zwar viel Arbeit und Du bist beschäftigt, aber es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt sein und wirklich was zu bewegen, sprich die wirklich wesentlichen Dinge geregelt zu kriegen. Ein weiterer Punkt einer spezifischen To Do Liste ist, dass Überforderung und Prokrastination vermieden wird.

Wenn Du nämlich nicht genau weißt, was genau Du eigentlich machen sollst bzw. wolltest, verschwendest Du Zeit damit zu überlegen, fühlst Dich direkt unproduktiv und wenn Du es ganz schleifen lässt machst Du die Aufgabe überhaupt nicht.

Wenn ich zum Beispiel Blog Artikel plane, kommt der vorläufige Titel in den Namen der Aufgabe. Im Notizteil mache ich erste Stichpunkte und darunter findet sich eine genaue To Do Liste die ich abarbeiten muss von Entwurf bis Veröffentlichung. Kein Überlegen mehr ob ich XY erledigt habe oder ob ich irgendwas noch erledigen sollte. So kann ich in kurzer Zeit Artikel schreiben mit richtig gutem Content und bin meinem Plan meist ein bisschen voraus. Das verschafft mir wiederum mehr Zeit für Kreativität, Recherche und die Betreuung meiner Kunden und Kursteilnehmer.

Also je genauer Deine To Do Liste, desto produktiver kannst Du sein und erreichst was Du willst ohne extra Kampf um Ideen und Zeit.

06 | Kleiderschrank mal einfach

Jetzt fragst Du Dich vielleicht was Dein Kleiderschrank mit Arbeit zu tun hat. Sehr viel, wenn Du mich fragst. Es hängt damit zusammen ob Du morgens ratlos vor dem Schrank stehst und wie Du Dich den Rest des Tages fühlst. Ich z.B. werde automatisch unproduktiv, wenn ich Kleidung anhabe, die irgendwie unbequem ist.

Mich lenkt das unglaublich ab und es kann mich manchmal sogar Selbstvertrauen kosten, wenn ich ein Meeting habe. Morgens hasse ich auch nichts mehr, als wenn ich ins Hetzen gerate, weil ich schnell mir überlegen muss was ich heute anziehen will. Frisch aufgewacht und ohne Frühstück im Bauch bin ich wenig entscheidungsfreudig. Die wenigsten sind das.

Ich habe für mich über die Jahre einen Kleiderschrank zusammengestellt, wo ich alle Teile leicht kombinieren kann. Irgendwann weiß man einfach was man gerne trägt. Zudem habe ich mir angewöhnt am Abend vorher meine Sachen rauszulegen.

Man kann auch ganz extrem sein und sich eine Art Uniform zulegen siehe Mark Zuckerberg, aber für mich persönlich ist das eine Ecke zu extrem. Es würde zwar der Faktor “Was ziehe ich bloß an?” wegfallen, aber irgendwie wäre das doch auch etwas öde. Aber ich schweife ab.

Also nochmal zusammengefasst. Kleiderschrank vereinfachen plus abends das Outfit planen und nicht morgens kurz bevor Du aus dem Haus stürmen willst. Kleine Anmerkung. Es gibt Leute die sogar sonntags die Outfits für die ganze nächste Woche planen. Etwas das ich noch ausprobieren muss. Erfahrungsbericht folgt eventuell.

07 | Weniger ist mehr

Weniger ist mehr kann man auf so ziemlich alle Bereiche des Lebens übertragen. Da es hier aber um den Business Alltag geht bleibe ich auch weitestgehend beim Thema. Weniger ist mehr fängt an im Bürozimmer selbst und hört bei Deiner To Do Liste auf.

Früher war mein Büro wirklich voll mit allerlei Sachen. Zu viele Bücher, zu viel auf dem Schreibtisch an Nippes, zu viele Bilder an der Wand, zu viele Möbel die vollgestopft waren mit Büromaterial, Kabeln, Ladegeräten und Co.

Ich hatte ständig visuellen Input und war irgendwann total abgelenkt und hatte ständig das Bedürfnis erstmal aufzuräumen. Jetzt versuche ich so wenig wie möglich in meinem Büro zu lagern und auf dem Schreibtisch findet sich nur das, was ich wirklich brauche um effektiv arbeiten zu können.

Weniger ist mehr gilt aber auch für Deine To Do Liste. Setze Dir nicht tausend Aufgaben, sondern nur solche die wirklich eine Wirkung haben. Das resultiert dann in weniger Aufgaben in der Regel aber die bewegen wirklich etwas in Deinem Business. Du bist produktiv am Arbeiten und nicht einfach nur beschäftigt. Stichwort 3 wichtige Aufgaben am Tag, der Rest ist Bonus und macht zufrieden.

Eine weitere wirklich wichtige Sache ist, dass Du Dir das Multitasking abgewöhnen musst. Man verliert 50% und mehr seiner Konzentration, wenn man dauernd zwischen Aufgaben und Tätigkeiten hin und her springt. Keine halben Sachen! Mach eins nach dem anderen fokussiert und so zügig wie es die Aufgabe und Dein Kopf zulässt.

Also schau wo in Deinem Arbeitsalltag Du weniger brauchst um mehr zu schaffen. Denke z.B. an Hürden die dauernd auftauchen, die Einrichtung Deines Büros und Deine To Do Liste im Besonderen.

08 | Go digital

Ich liebe Papier. Tu ich wirklich, aber Papier hat Grenzen die mich bei der Arbeit langsamer machen. Seit einigen Jahren vermeide ich Papier so gut es geht. Papier die ins Haus flattern werden eingescannt, digital abgelegt und falls ich es darf danach direkt geschreddert. Weniger Ordner, mehr Freiraum.

Meine Termine trage ich nicht mehr in einen Papierkalender ein, sondern in den Google Kalender. Den kann ich teilen mit anderen und so leichter Termine vereinbaren und den Überblick behalten. Meine To Do Liste ist in der App ClickUp und so immer dabei und klar strukturiert. Meine Notizen sind digital in Good Notes auf dem iPad. So langsam klappt das Schreiben mit dem Apple Pen ganz gut.

Großer Vorteil von der digitalen Seite des Business ist, dass die Apps eine Suchfunktion jeweils haben. Meine E-Mails gehen nicht mehr im Berg des Archivs verloren, sondern können immer wieder hervorgeholt werden. Notizen in Evernote und selbst die von Hand notierten in Good Notes sind per Suchfunktion schnell wieder zu finden oder nach Schlagworten durchsuchbar.

Seitdem der Großteil meines Business digital läuft, sind Klebezettel und Co. die dauernd verloren gingen, Teil der Vergangenheit. Mein Schreibtisch ist automatisch aufgeräumter geworden durch nur diesen einen Schritt in die digitale Welt. Und ich habe mein Büro auf meinem Smartphone in der Hosentasche.

Naja sagen wir einen großen Teil davon. Ich könnte von unterwegs Rechnungen schreiben z.B. oder meine E-Mails erledigen und so einiges mehr. Design findet aber immer noch eher auf iPad, Computer und teilweise eben doch Papier statt.

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09 | Admin-Tag für mehr Produktivität

Du kennst das sicherlich. Im Lauf der Woche tauchen immer wieder Aufgaben auf die Du erledigen musst, aber nicht unbedingt sofort. Oder es gibt Aufgaben die Du nicht oft, aber regelmäßig erledigen musst. Ich habe dafür einmal im Monat einen sogenannten Batch Day. Das ist in ein Tag an dem ich all die kleinen Aufgaben mache, die gemacht werden müssen aber nicht oberste Priorität haben, wenn es um das Tagesgeschäft geht.

Dieser Batch Day ist z.B. dazu da die Social Media Profile wieder mit einem Update zu versehen oder die Website nach kaputten Links zu durchsuchen. Oder zu schauen ob Papier bestellt werden muss, die digitalen Speicher aufzuräumen usw. Ich denke Du weißt was ich meine. Es geht um all den Kleinkram den man machen muss, aber eben nicht jeden Tag.

Wenn Du das alles gebündelt an einem Tag erledigst, geht es schneller von der Hand, als wenn Du tägliche, wichtige Arbeiten unterbrechen musst um den Kleinkram auch noch zu regeln. Mir bewahrt es die restliche Zeit des Monats meine Kreativität, weil ich nicht jeden Tag auch noch Dinge tun muss, die eher untergeordnet sind.

10 | Apps reduzieren

Ich bin ein kleiner Technik-Nerd. Ich muss jede Produktivitäts-App ausprobieren die es auf diesem Planeten gibt. Naja fast jede. Das kann aber kontraproduktiv sein, weil man sich irgendwann überorganisiert und den Überblick verliert, wo man jetzt was notiert hat. Strukturen und Pläne gehen verloren und man verbringt mehr Zeit damit in den Apps aufzuräumen als tatsächlich zu arbeiten.

Mittlerweile überlege ich genau welche Apps ich wirklich brauche und welche App für was zuständig ist. Nach Möglichkeit suche ich immer eine App heraus die mindestens zwei andere ersetzt. Oder zumindest so viele Funktionen wie nötig, aber so wenige wie möglich hat. Apps die zu viele unnütze Funktionen haben, werden schnell anstrengend im täglichen Gebrauch. Da wird man an Sachen erinnert die man nicht nutzen will und noch so manch anderes klingelt und lenkt einen ab.

Derzeit nutze ich eine App für das Projektmanagement, einen digitalen Kalender, eine Notizapp, Evernote als Ablage für Ideen und eine Mindmaps App. Mehr nicht. Ich weiß so wo meine Termine vermerkt sind, wo ich Dinge notieren kann und wo meine Aufgabenliste ist. In Evernote mache ich nur Anmerkungen zu Dokumenten die ich gespeichert habe. In Goodnotes schreibe ich per Hand alles auf dem iPad.

Goodnotes ersetzt für mich Klebezettel und Notizbücher. Die Suchfunktion in allen Apps ist auch hervorragend. Auf jeden Fall deutlich zeitsparender als Klebezettel im ganzen Zimmer zu suchen oder aus dem Altpapier zu fischen, wo sie reinflogen als das Fenster offen war. Kennt jeder oder?

Nochmal zusammengefasst

1. Plane die Dinge genau und realistisch. Strukturiere Deine Aufgabenliste sinnvoll.

2. Lass Deine Ernährung nicht schleifen und sorge für leicht zugängliches, gesundes Essen.

3. Alles sollte seinen Platz haben damit Suchen vermieden wird und immer Ordnung herrscht.

4. Plane Termine immer mit Pufferzeit. Du brauchst Raum zum Atmen.

5. Deine Aufgabenliste muss klar formuliert sein, damit Du direkt weißt was zu tun ist.

6. Lege Klamotten am Abend bereit und spare so wertvolle Zeit morgens. Mehr Zeit für ein gemütliches Frühstück haha.

7. Weniger ist mehr. Sortiere alle Bereiche Deines Alltags so, dass Du nicht zu viel hast das Dich ablenkt. Weniger Aufgaben dafür mehr Fokus auf das Wesentliche, weniger Dinge und somit weniger visuelle Reize die ablenken.

8. Go digital. Vermeide Papierchaos und organisiere Dich digital. So hast Du alle Infos immer auf dem Smartphone oder Laptop dabei und bist mehr ortsunabhängig.

9. Mindestens einen Tag pro Monat für die tausend kleinen Dinge reservieren. Einfach eins nach dem anderen abarbeiten und so sind auch die kleinen Dinge erledigt und werden nicht vergessen.

10. Nutze nicht zu viele Apps, sondern nur welche die Dir wirklich helfen am Ball zu bleiben. Alles was Dich in der Benutzung eher Zeit kostet, als Dich produktiv zu machen kann weg.

Du bist dran. Hast Du Tipps wie Du Deinen Arbeitsalltag organisierst? Schreib es in die Kommentare, ich bin neugierig.

6 Gründe warum Du einen Redaktionsplan brauchst und lieben wirst

Ein Redaktionsplan oder Contentplan wird Dir Deine Arbeit sehr erleichtern. Du wirst Deine Reichweite ohne Stress ausbauen können und immer Inspiration finden. Mehr Follower, Leser, Kunden und Käufer sind die Folge. #Blogbusiness #bloggen #Bloggertipps #bloggingtipps
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Regelmäßig Content zu erstellen ist nur dann möglich, wenn Du einen Plan hast. Es gibt einige Tools mit denen Du so einen Redaktionsplan erstellen kannst. Google Kalender, Asana, Meistertask you name it. Ich plane meinen Content in Asana und schreibe meine Artikel in Google Docs. So kann ich auch mobil meine Texte erstellen und bearbeiten und spare Zeit. Dank meines Redaktionsplans in Asana habe ich immer den Überblick und weiß an was ich arbeiten muss, damit alles regelmäßig und pünktlich online geht.

Aber mal von vorne. Was ist eigentlich ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan ist eine zeitliche und inhaltliche Übersicht Deines Contents. Du kannst so einen Plan für Deinen Blog, Deinen Podcast und für Deine Social Media Kanäle anlegen. So kannst Du zum Beispiel Themenwochen planen oder mit einem Team besser zusammenarbeiten. Wenn Du Content-Marketing für Dein Business nutzt, ist so ein Redaktionsplan unerlässlich. Denn nur so wächst der Traffic auf Deiner Website und nur so werden Deine Wunschkunden auf Dich aufmerksam.

1. Ein Redaktionsplan verschafft Übersicht

Mit einem Redaktionsplan weißt Du immer woran Du arbeiten musst und was als nächstes online geht. Die großen Zeitschriften und Verlage haben sowas, warum Du dann nicht auch? Für mich hat sich der Redaktionsplan bewährt. Mein Content ist organisiert und abwechslungsreich. So wird es nie langweilig für den Leser und auch nicht für mich. Ich habe einen Redaktionsplan für meinen Blog und für Social Media (Instagram und Facebook). Alles ist koordiniert und organisiert. Das freut mein Planungsnerd-Herz einfach mega. Zudem ist auch noch alles an einem Platz. Yay!

2. Content geht regelmäßig online

Wenn Du einen Plan hast, weißt Du was zu tun ist und wann. Nur so geht Content regelmäßig online und Du kannst Deine Reichweite verbessern in allen Bereichen. Egal ob Website Traffic oder Social Media Engagement. Du musst nicht hektisch schnell was schreiben nur um etwas zu posten. Du kannst Content vorausplanen und automatisch online gehen lassen. Zudem wissen Deine Leser wann immer neuer Content auf Deiner Website erscheint und können sich danach richten. Das schafft Vertrauen und wirkt professionell.

3. Der Redaktionsplan spart Zeit

So ein Redaktionsplan ist schon toll. Nicht nur weißt Du was zu tun ist und wann, sondern er spart eine ganze Menge Zeit. Du kannst Content für den Monat zum Beispiel an einem Tag schreiben, weil Du weißt was genau Du schreiben willst. Das ist viel effizienter als einen Tag vor Artikelveröffentlichung anzufangen mit dem Schreiben.

Recherche kann auch viel effizienter erledigt werden, weil die Themen stehen und Du somit vollen Überblick hast, was Du noch raussuchen musst. Du kannst vorausplanen und Du kannst weit vor Veröffentlichung den Content erstellen. Wenn dann zum Beispiel eine geschäftige Launch-Woche für Deinen Kurs zum Beispiel kommt, ist der Content schon fertig und geht automatisch online. Du kannst Dich dann auf die Live-Promo konzentrieren und Dich um Deine Kunden / Studenten kümmern.

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4. Teamwork klappt besser

Sobald ein Redaktionsplan steht kannst Du Aufgaben delegieren. Jeder im Team weiß was zu tun ist und vor allem bis wann. Das erleichtert die Kommunikation und die Produktivität der Gruppe steigt, weil jeder auch eigenständig voran kommt und alleine arbeiten kann. Gerade für Remote-Teams ist das alles praktisch. Alles ist klar und verständlich.

Für 2019 habe ich zum Beispiel geplant, dass ich den Content kreiere, aber das Team meinen Content für die jeweilige Plattform editiert. Zum Beispiel, dass er anständig im Blog formatiert ist und gut gelesen und geteilt werden kann. So kann ich mich auf die Kreativarbeit und auf die Kunden konzentrieren und mein Content geht online auch ohne mein weiteres zutun. Alles was ich schreibe und veröffentliche kommt auch immer von mir und dabei bleibt es auch, aber Formatierung ist etwas, das man gut delegieren kann.

5. Themen können strategisch geplant werden

Mit einem Redaktionsplan kannst Du auf bestimmte Ereignisse, saisonal oder auf Fragen Deiner Leser reagieren. Du kannst zum Beispiel Serien für den Blog planen, Content passend zum Valentinstag erstellen oder Content passend zu Deinen Produkten oder Services veröffentlichen.

Das erleichtert manchmal auch die Ideenfindung und schafft Verbindung zum Leser und Kunden. Für Social Media gilt dasselbe natürlich. In meinem Business, könnte ich quasi einmal im Jahr den Content für das ganze nächste Jahr planen und dann nur noch spontan ergänzen wenn mir danach ist oder etwas sich ergibt.

Auch die Zusammenarbeit mit Sponsoren kann so geplant werden. Vielleicht hast Du ja Langzeitsponsoren für Deinen Blog oder Du bist das Werbegesicht für eine Marke für ein Jahr. Genau da brauchst Du dann einen guten Plan, um Deinen Content nicht zu einseitig und werbelastig werden zu lassen. Denn Du willst ja schließlich auch authentisch bleiben und nicht ständig als wandelnde Reklame rumlaufen.

6. Verhindert Schreibblockaden

Als ich noch so einfach in den Tag hinein gebloggt habe, gingen mir oft die Ideen aus oder ich wollte ein bestimmtes Thema besonders gut schreiben und blockierte meinen Kopf damit. So ging ziemlich unregelmäßig Content online und ich war mega gefrustet, weil ich wusste ich kann so nicht wirklich Leuten helfen oder sie positiv inspirieren.

Schreibblockaden fühlen sich echt fies an, weil man auch nie so recht weiß wann sie enden. Man hat Mühe sie zu überwinden und das frisst eine Menge Zeit und Energie. Seit ich den Redaktionsplan wirklich konsequent durchziehe, hatte ich nicht eine Schreibblockade. Und das nun schon seit über einem Jahr.

Du siehst so ein Redaktionsplan hat viele Vorteile und kann Dir echt Nerven und Zeit sparen. Wenn Du mehr über Redaktionspläne, Business Organisation und Strategien lernen willst, dann schau Dir meinen Kurs Solopreneur Playbook an. Dort teile ich mein Wissen aus 15 Jahren Selbstständigkeit und helfe kreativen Solopreneuren ihr Business zu optimieren und mehr Einkommen zu generieren.

Falls Du schon einen Redaktionsplan hast, wie organisierst Du ihn? Bist Du zufrieden mit Deinem System?