4 Gründe warum Multitasking Blödsinn ist und Deine Produktivität zerstört

4 Gründe warum Multitasking Blödsinn ist und Deine Produktivität zerstört #multitasking #familieundberuf #zeitmanagement #selbstmanagement #produktivität #planung #tagesplanung #wochenplanung #kalender
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Gerade wir Frauen hören häufig wir seien so gut im Multitasking und überall wird man bejubelt, weil man so viel auf einmal schafft. Aber tut man das wirklich? Wie soll man vollen Fokus auf eine Aufgabe haben, wenn man noch 50 andere Dinge im Kopf hat und nebenbei erledigt? Überhaupt nicht. Studien haben bewiesen, dass unser Hirn überhaupt nicht dazu ausgelegt ist, mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig ausführen.

1. Erheblicher Konzentrations- und Leistungsverlust

Multitasking führt dazu, dass wir uns schlechter konzentrieren können und unsere Denkleistung enorm in den Keller geht. Man fühlt sich zwar beschäftigt, aber man erledigt alles nur mit einem halben Hirn und somit nicht wirklich gut. Fehler schleichen sich leicht ein und manchmal können diese Fehler fatale Folgen haben. US-Forscher der Universität Utah haben festgestellt, dass man teilweise um die 40% Leistung verliert und der Stresspegel steigt.

2. Stresslevel steigt erheblich

Wer schon einmal versucht hat zu telefonieren, eine E-Mail nebenbei zu tippen und den Hund vom Bellen abzuhalten, der weiß wie stressig das ist und, dass man keine der Aufgaben wirklich zufriedenstellend erledigt hat. Man hört nur mit dem einen Ohr hin, der Hund bellt fröhlich weiter und ach ja die E-Mail wurde ohne Anhang abgeschickt. Mist. Der Puls ist auf 180 und man ist nur noch angestrengt und genervt.

3. Beschäftigt ist nicht gleich Produktiv

In Deinem Business musst Du Dir in erster Linie Gedanken machen wie Du Probleme Deiner Kunden löst und damit Dein Einkommen bestreitest. Wenn Du dauernd an tausend Sachen arbeitest, verschwendest Du oft viel Zeit mit Aufgaben die Deinem Business nicht wirklich helfen, geschweige denn es voran bringen und wachsen lassen. Produkte werden nicht fertig, Kundenprojekte sind unorganisiert und am Ende des Tages kannst Du einfach nicht abschalten, weil die To Do Liste immer länger wird. Sei lieber fokussiert produktiv, als einfach nur beschäftigt mit tausend Sachen.

4. Fehler führen zu Einkommensverlust

Durch Multitasking schleichen sich häufig Fehler ein wie wir jetzt wissen. Niemand ist perfekt wirst Du jetzt denken, aber so einfach solltest Du es Dir nicht machen. Wenn Du mal einen Fehler machst ist das selten ein Beinbruch, wenn Du aber dauernd wie ein aufgescheuchtes Huhn durch die Gegend rennst, werden Dich Kunden und Interessenten als wenig professionell wahrnehmen. Kunden werden nach und nach weniger und Neukundengewinnung wird zum Kampf. Das hat wiederum zur Folge, dass Dein Einkommen erheblich leiden wird und Du mit Deiner Arbeit niemandem richtig helfen kannst. Du hast so viel tolles zu bieten! Warum solltest Du es also mit kopflosem Handeln vergeuden.

Fazit

Multitasking führt nur zu Stress und Deine Organisation wird den Bach runter gehen. Deinem Business wird es früher oder später auch erheblich schaden und Du wirst Deine Ziele nicht oder nur extrem langsam erreichen. Ich selbst kann bestätigen, dass Multitasking eine nicht wirklich erstrebenswerte Art zu arbeiten ist. Mir hat es nur Burnout vor Jahren beschert, aber kein gut laufendes Business. Also lass das Multitasking lieber sein und plane lieber produktiv Deine Aufgaben. So erreichst Du mehr und Dein Körper wird es Dir danken.

Wie Du Deine Aufgaben so organisiert, dass Du tatsächlich an Dingen arbeitest die Dein Business voran bringen, zeige ich Dir in meinem Kurs Solopreneur Playbook. Dort lernst Du unter anderem alles über Profit Planung, Business Organisation und wie Du Dir Ziele setzt. Es gibt diverse Tech Trainings für Software wie ClickUp und Elopage und Du hast Zugriff auf eine Blibliothek mit allerhand Ressourcen die ständig wächst. Bei Fragen melde Dich bei mir per E-Mail oder per Instagram. Dann finden wir heraus ob der Kurs zu Deinen Bedürfnissen passt oder ich Dir auf andere Art helfen kann.

Warum Dein Kalender einen Monthly Duty Day braucht

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In meinem Business habe ich sogenannte Batch Days im Kalender stehen. Batch Days sind Tage an denen ich mich einem bestimmten Thema den ganzen Tag widme. Das kann Content Kreation sein oder ein Strategietag zum Beispiel. Immer im Kalender steht auch der Monthly Duty Day. Mir fiel einfach kein guter Begriff auf deutsch ein, deswegen habe ich ihn einfach aus dem englischen übernommen.

Es gibt Aufgaben in Deinem Business die musst Du vielleicht nur einmal im Monat oder gar einmal im Quartal erledigen. Wenn Du Dir nicht aufschreibst wann diese erledigt werden sollen, vergisst Du sie leicht. Der Monthly Duty Day erinnert mich daran zu checken, welche Aufgaben diesen Monat erledigt werden müssen. Ich habe ihn mir auf Monatsende in den Kalender gesetzt, damit ich für den Folgemonat vorbereitet bin und den Überblick habe.

In Asana habe ich mir diesen Tag als wiederholende Aufgabe eingestellt, so taucht sie auch in meinem täglichen Aufgabenbereich auf, wenn es Zeit ist nach allem zu sehen. Seither bin ich viel organisierter und meine Quartalsplanung läuft reibungslos.

Warum brauchst Du auch einen Monthly Duty Day?

Der Monthly Duty Day fasst all die zahllosen und verschiedenen Aufgaben zusammen die so über den Monat auftauchen. Zum Beispiel die Festplatte aufräumen, das Büro wieder ordnen, Geräte warten, Papier nachbestellen und vieles mehr. Würdest Du diese Aufgaben jeden Tag erledigen bzw. mehrmals die Woche, würdest Du eine Menge Zeit verschwenden und Deine Produktivität würde durch die Unterbrechungen leiden. Wenn Du aber all diese Aufgaben zusammenfasst und an einem Tag im Monat erledigst, bist Du viel effizienter und nichts wird vergessen. Aber wie setzt Du nun so einen Monthly Duty Day auf, damit er Dir hilft und nicht eine riesige Liste von To Dos wird?

Wähle Deinen Tag

Es ist wichtig, dass dieser Tag nicht kollidiert mit anderen wichtigen Aufgaben. Du brauchst Zeit für diesen Tag also schaue, dass an dem Tag keine Termine oder regelmäßige Verpflichtungen stehen. Überlege auch welche Routinen in Deinem Business davon beeinflusst sind. Ist es ein Tag an dem Du immer Besprechungen mit Kunden hast? Wenn ja dann passt dieser Tag nicht. Für mich hat sich der vierte Tag vor Monatsende, weil ich zum Monatsende mir immer einen Überblick über den Folgemonat verschaffen möchte. Viele Rechnungen sind zum Beispiel zum Monatsanfang und zum Monatsende fällig bei mir, daher hilft es sehr genau in diesem Zeitraum sich einen Überblick zu verschaffen.

Wichtig ist auch, dass Du diesen Tag wirklich regelmäßig im Kalender hast. Also setze ihn auf Wiederholung, damit er Dich immer rechtzeitig an Deine Aufgaben erinnert. Und erledige diesen Tag auch, egal ob Du viel oder wenig zu erledigen hast. Wenn Du nicht dran bleibst wird Dir dieser Tag nichts nützen und nur eine weitere Erinnerung im Kalender sein, die Du auf Deinem Smartphone zur Seite wischst. Organisierter bist Du dann immer noch nicht.

Schreib eine Aufgabenliste

Wenn Du Dich nun auf ein Datum festgelegt hast, wird es Zeit nach den eigentlichen Aufgaben zu sehen. Überlege welche Aufgaben Du jeden Monat erledigen musst um organisiert zu bleiben. Denk zum Beispiel an Steuern zahlen, Buchhaltung machen, Rechnungen schreiben, Webseiten warten und Festplatten aufräumen. Schau was in Deinem Business wichtig ist und setz es auf die Liste. Ich habe zum Beispiel in Asana eine Aufgabe die Monatsroutine (Ende) heißt, dort sind dann Unteraufgaben hinterlegt, die ich dann an genau diesem Tag erledige. Die Liste ist nicht super lang damit ich auch alles schaffe. Man muss ja immer realistisch bleiben.

Etabliere eine “Sammelstelle”

Über den Monat verteilt tauchen vielleicht Aufgaben auf, die sonst nicht wiederkehren, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Sollten sie vor Ende des Monats erledigt sein, kommen diese Aufgaben in eine separate Liste. Kann ich diese Aufgabe auch am Monthly Duty Day erledigen, setze ich sie als Unteraufgabe oder Notiz mit in die Aufgabe Monatsroutine (Ende). So verhindert man, dass man ständig tausend Sachen macht, aber nicht fokussiert am Business arbeitet. Es gibt in der Regel nur selten etwas, das unbedingt sofort erledigt werden muss. Pack die Aufgabe einfach in eine Sammelstelle und kümmere Dich darum wenn die Zeit gekommen ist. So ist es aus Deinem Kopf und Asana erinnert Dich daran. Sofern Du Asana nutzt natürlich.

Fazit

So ein monatlicher “Aufräumtag” hilft Dir dabei den Überblick zu bewahren und organisiert zu bleiben. Das wird nicht nur Dich sondern auch Deine Kunden freuen. In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir wie ich in Asana mein Business aufgesetzt habe. So kannst Du Dich inspirieren lassen und findest neue Möglichkeiten, wie Du organisiert bleiben und den Stress vermeiden kannst. Ich würde mich mega freuen, wenn Du Teilnehmer des Kurses werden würdest. Mehr Informationen über den Kurs findest Du hier. Bei Fragen schreibe mir einfach eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Dann finden wir heraus ob der Kurs etwas für Dich ist oder die Investition sich für Dich eher nicht lohnt. Ich will mit dem Kurs helfen und nicht einfach blind etwas verkaufen, das Du gar nicht benötigst unter Umständen. Also schau einfach mal auf Seite von Solopreneur Playbook rein!

5 Apps die ich am Häufigsten in meinem Business nutze

5 Apps die ich am häufigsten in meinem Business nutze #ziele #produktivität #zeitmanagement #selbstmanagement #zeitplanung #kalender #google #apps #asana #clickup #evernote #dubsado #sevdesk #zoom #skype #gmail #businesstipps
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Ich habe die letzen Jahre so einige Apps ausprobiert um es mir in meinem Business leichter zu machen. Angefangen von Wunderlist über Trello bis hin zu ToDoist. Keines dieser Tools hat es aber auf lange Sicht geschafft in meinem “Werkzeugkasten” zu bleiben. Irgendwann habe ich erkannt, dass ich die Dinge vereinfachen muss und Tools finden muss, die mehrere Dinge vereinen, damit ich nicht 50 sondern maximal 5 Apps nutzen kann. Das spart Zeit und sind wir mal ehrlich eine Menge Nerven. Auch geht der Fokus nicht dauernd verloren, wenn man nicht zwischen zig Apps hin und her springen muss.

Seit etwa zwei Jahren habe ich ständig die selben Apps im Zugriff und plane und organisiere, so ziemlich jeden Bereich meines Businesses und meines Privatlebens mit diesen tollen Helferlein.

Asana

Ich kann mir eine Zeit ohne die Asana App gar nicht mehr vorstellen. Wie habe ich nur früher alles hinbekommen und nichts vergessen? Wait. Ich habe ständig Sachen verschusselt und Dinge vergessen. Daher Danke Asana. Meine Aufgabenlisten und meine Redaktionspläne sind jetzt an einem Platz. Asana ist das Hauptquartier für mein Business. Tutorials für den VA, Aufgaben und Strategielisten sind in Asana zu finden, genau wie Erinnerungen für wichtige Geburtstage oder Events. Ich erreiche meine Ziele schneller (Link zu Artikel) seitdem ich Asana nutze, da ich morgens immer weiß was zu tun ist.

Meine Action-Steps sind logisch und nach Zeit aufgeschlüsselt und wenn ich etwas erledigt habe, huscht ein Einhorn oder ein Yeti in bunten Farben über den Bildschirm. Nein ich habe nichts geraucht, das ist wirklich so und macht echt Spaß. Bonus, die meisten nützlichen Funktionen sind kostenlos. Die kostenpflichtige Variante hat noch ein paar wirklich coole Funktionen, aber für mein Business reicht noch die kostenlose Variante. Wächst das Team wird definitiv Premium Asana zur Pflicht, aber das wäre preislich auch noch völlig im Rahmen für das was man so geboten bekommt.

G Suite

Die G Suite mit ihren Apps ist auch ein unschlagbarer Partner in Sachen Produktivität und Effektivität. Ich hatte schon in diesem Bericht ausführlich erzählt was ich an G Suite so toll finde und wieviel Zeit es mir spart. Es ist einfach praktisch, dass E-Mail, Kalender und Dateien an einem Platz und miteinander verknüpft sind. Ich habe quasi mein Büro mit meinem Smartphone in der Handtasche immer dabei. So kann ich meine Zeit effektiv nutzen und auch mal wenn ich irgendwo warten muss, etwas produktives tun und eine Aufgabe erledigen. Ich bin mittlerweile dreimal so schnell mit den Aufträgen, weil alles super sortiert und organisiert ist. Auf Kundenanfragen kann ich schnell und professionell reagieren und die Projekte laufen reibungslos ab, da alles prima vorbereitet und organisiert ist. Die G Suite ist dazu noch wirklich erschwinglich und sicher noch dazu. Ich kann sie nur empfehlen.

Evernote

In Evernote parke ich quasi mein Gehirn. Naja fast. Ich parke dort Inspirationen aus dem Netz wie Artikel, Illustrationen und andere Informationen. Dazu habe ich eine Art Wissensbibliothek angelegt zu den verschiedensten Themen, wie zum Beispiel WordPress, Marketing und Gesundheit. Ich nutze Evernote geschäftlich wie privat. Der Vorteil ist, wenn ich eine Notiz suche, hilft mir die Suchfunktion von Evernote. Kein wühlen mehr in Papierhaufen, kein verlieren mehr von Ideen. Für meinen Blog sammle ich zum Beispiel Inspirationen für kommende Blog Artikel. So gehen mir nie die Ideen aus. Sortiert ist alles in Notizbüchern und alles ist durchsuchbar wie schon oben erwähnt.

Wenn ich unterwegs eine Idee habe und das iPad gerade nicht griffbereit ist, nutze ich die App auf dem Smartphone. Durch ein Widget kann ich ganz schnell eine Notiz anlegen und in einem Eingangsnotizbuch in der App speichern. Die Notizfunktion vom Smartphone selbst ist eher ungeeignet. Vor Jahren ist es mir zum Beispiel passiert, dass HTC beschlossen hat die App beim Update zu streichen und so waren mal eben wichtige Notizen im Nirvana verschwunden. Upps. Damals habe ich mich mächtig geärgert und gleich darauf gefragt, warum ich nicht Evernote auch auf dem Smartphone nutze. Aber naja, damals war ich noch nicht so organisiert wie heute. Schwamm drüber.

Good Notes

Seit ich das iPad Pro habe nutze ich Good Notes. Good Notes ist mein vollwertiger Notizbuch-Ersatz geworden. Der Schreibfluss ist super und die Auswahl an Stiften und Strichstärken reicht vollkommen. Man kann sogar kleine Skizzen anlegen und natürlich kann man auch alles als PDF exportieren. Was richtig klasse ist ist, dass man eigene Vorlagen nutzen kann. Ich nutze zum Beispiel den Happy Heart Planner nur noch digital anstatt auf Papier. Das spart eine Menge Papier und ich muss eine Sache weniger in der Handtasche mit mir herumschleppen.

Die Notizen sind auch praktisch nach Thema in Notizbüchern sortiert, somit geht nichts verloren und ich behalte den Überblick. Einmal am Tag, aber mindestens einmal die Woche gehe ich die Bücher durch und schaue welche Notizen weg können. So bleibt alles ordentlich und ich behalte den Überblick. Wirklich brauchbare App und der Preis ist auch völlig in Ordnung.

Tailwind

Tailwind nutze ich für die Planung von Instagram und Pinterest. Es spart mir eine Menge Zeit und Nerven, bei der Pflege der beiden Plattformen. Preislich ist es auch völlig in Ordnung und mein Traffic gerade von Pinterest auf meine Website ist sprunghaft angestiegen seitdem ich die App nutze. Früher nutzte ich noch Boardbooster, aber seitdem die App vom Markt genommen wurde nutze ich nur noch Tailwind. Meinem Traffic hat das nicht geschadet und Tailwind arbeitet gerade an ähnlichen Funktionen wie Boardbooster sie hatte. Vorteil, Tailwind ist offzieller Partner von Pinterest und somit ist das Tool sicher und wahrt die Regeln des Konzerns. Gleiches gilt für Instagram. Mittlerweile ist es sogar erlaubt automatisch zu Instagram zu posten, was die Social Media Planung wirklich mega erleichtert und auch zeitsparend umsetzen lässt.

Alle vorgestellten Apps haben mir dabei geholfen, mein Business voran zu bringen und meine Zeit produktiv zu nutzen. Ich bekomme viel mehr erledigt und das in nahezu der Hälfte der Zeit. Der Kostenaufwand ist überschaubar und die Funktionen mega hilfreich. In meinem Kurs Solopreneur Playbook gibt es Tech Trainings für die Apps und einen Blick hinter die Kulissen, wie ich mich damit organisiere und mein Business damit führe.

Wenn Du mehr über den Kurs Solopreneur Playbook erfahren willst, dann schau mal hier vorbei. Hier findest Du alle Informationen zum Kurs. Ich würde mich freuen Dich als neues Mitglied des Kurses begrüßen zu dürfen. Ich kann es gar nicht erwarten Dich und Dein Business kennenzulernen. Also schau vorbei und wenn Du Fragen hast, schreib mir eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Dann können wir herausfinden ob der Kurs was für Dich ist oder eher nicht. Ich will sicher gehen, dass ich Dir wirklich helfen kann mit Deinem Business und Dir nichts verkaufen, das Du überhaupt nicht brauchst.

Warum Du den Fokus verlierst und Deine Ziele nicht erreichst

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Du kennst das bestimmt. Das neue Jahr hat angefangen und Du nimmst Dir eine Menge vor. Rauchen aufhören, endlich gesünder essen, das Business wachsen lassen, endlich weniger Stress haben – so in der Art richtig? Zuerst bist Du voller Elan dabei und total motiviert. Du schreibst Dir eine Liste mit den Zielen und hängst sie Dir vielleicht sogar an die Wand. Aber irgendwie klappt es dann nie so recht. Zwei Wochen später – Dein Business dümpelt so vor sich hin, McDonalds hast Du jetzt schon zum zweiten Mal diese Woche besucht und naja das mit dem Stress ist auch nicht wirklich gelöst.

So ging es mir auch eine Ewigkeit, bis ich mich mal ganz bewusst ans Ziele setzen gemacht habe und überlegt habe wie ich sie erreichen will. Denn sind wir mal ehrlich. Die Liste oben ist ein Wunschzettel, aber keine Liste mit richtigen Zielen. Es ist alles ein bisschen schwammig formuliert und der Zeitrahmen ist überhaupt nicht definiert.

Unterschied zwischen Wunsch und Ziel

Ein Ziel ist klar formuliert und definiert. Es muss in einem festgelegten Zeitraum erreicht werden im Idealfall und ein genauer Aktionsplan muss erstellt werden. Wünsche sind allgemein formulierte Ziele und Bedürfnisse, die nicht zeitlich eingegrenzt werden oder mit Action-Steps versehen werden in der Regel. Meist ist es nicht mal dringend diese Wünsche zu erfüllen. Dementsprechend ist man gefrustet, wenn Wünsche nicht in Erfüllung gehen oder man vergisst sie schlicht weg. Der Fokus ist schnell komplett verloren, wenn man Wünsche nicht zu Zielen macht und nur so vor sich hin wurschtelt. Aber wie behältst Du nun Deinen Fokus und erreichst Deine Ziele?

Ziel klar definieren

Zunächst musst Du Dich fragen, was Du erreichen willst und warum. Das Warum ist entscheidend, weil es die Motivation am Laufen hält. Ist es ein Ziel, dass Du nur erreichen willst um vor anderen gut dazustehen, wirst Du ziemlich schnell den Ansporn verlieren und keine Lust mehr haben, weil Du nicht mit Leidenschaft dabei bist, sondern weil Du musst um nicht das Gesicht zu verlieren. Regel Nummer eins – definiere Ziele die für Dich wichtig sind und überlege genau warum. Regel Nummer zwei – lege einen Zeitrahmen fest. Bis wann willst Du Dein Ziel erreicht haben? In zwei Wochen, in einem halben Jahr, in vier Jahren? Die Wahrscheinlichkeit Dein Ziel zu erreichen, steigt automatisch wenn Du einen Zeitrahmen setzt mit echter, realistischer Deadline.

Action-Steps festlegen

Sobald Du weißt, was Du bis wann erreichen willst, solltest Du Dir überlegen wie Du ans Ziel kommst. Was musst Du tun? Was sind die einzelnen Schritte? Wenn Du weißt was zu tun ist, musst Du eventuell die Deadline nochmal korrigieren. Lege für jeden Action Step nun fest bis wann er erledigt sein muss, sprich Du arbeitest Dich von der Deadline rückwärts voran. Was muss einen Monat vor Deadline passieren, was einen Tag vorher? Ein Ziel erscheint gleich viel mehr machbar, wenn Du es herunter brichst in einzelne Schritte. In meinem Online-Kurs Solopreneur Playbook gibt es Trainings die Dir zeigen, wie ich zum Beispiel mit Asana meine Ziele definiere und plane. Gerade für das Erreichen von Business Meilensteinen brauchst Du einen genauen Plan und ein System, das Dich dabei unterstützt.

Dran bleiben

Das Ziel ist definiert, der Zeitrahmen ist festgelegt und die einzelnen Action-Steps sind geplant. Jetzt heißt es nur noch durchhalten und dran bleiben. Schau Dir jeden Tag Deine To-Do-Liste an und überprüfe ob alles realistisch in der veranschlagten Zeit zu machen ist. Nichts ist schlimmer als eine Aufgabenliste die überquillt und Du nur noch im Stress bist. So erreichst Du auch wieder nichts, also sei nicht zu hart zu Dir. Ich nutze zum Beispiel Asana in Kombination mit dem Google Kalender. So werde ich immer rechtzeitig erinnert und ich behalte Überblick darüber, was ich schon alles erledigt und erreicht habe. Das macht zufrieden und nimmt eine Menge Stress.

Belohne Dich

Ziele sind meist Dinge, die Dich herausfordern und nicht leicht zu erreichen sind. Denke deswegen immer daran, wenn Du einen kleinen Meilenstein erreicht hast, das auch zu honorieren und nicht einfach zu übergehen. Du bist viel motivierter, wenn Du A weißt wofür Du es tust und B, wenn Du weißt was Dich erwartet, wenn Du es erreichst. Das können kleine Dinge sein oder richtig große Belohnungen. Ich halte die Belohnungen meist in einem Rahmen von einer Kleinigkeit wie z.B. ein Eis oder mehr extra Zeit mit meinen Liebsten. Finde raus was Dich motiviert und lege die Belohnung fest.

Fokus behalten

Der Fokus bleibt automatisch, wenn Du die Sache also sehr strategisch angehst und dafür sorgst, dass die Motivation bleibt. Nutze Tools die Dich erinnern die entsprechenden Action-Steps zu erledigen und vor allem nutze Tools die zu Dir passen. Planst Du gerne digital, dann nutze Asana, Trello, Meistertask und wie sie alle heißen. Brauchst Du Stift und Papier suche Dir Notizbücher und Kalender in die Du wirklich gerne Sachen reinschreibst.

Wichtig ist, die Tools müssen praktisch sein und Dich schnell etwas notieren lassen. Es bringt nichts, wenn Du Dich durch eine Software kämpfst, aber Dein Hirn eher auf Papierplanung und Notizen auf Papier ausgerichtet ist. Ich habe mich selbst erstmal etwas umtrainieren müssen, damit ich mehr die digitalen Möglichkeiten ausschöpfe, weil ich total oft Notizen und Zettelchen verloren oder die Infos nicht mehr gefunden habe. Jetzt nutze ich das Smartphone und das iPad Pro und habe alles immer bei mir griffbereit und leicht zu bedienen. Nach Notizen kann ich per Suchfunktion forschen und nichts fliegt mehr auf dem Schreibtisch herum.

Im Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir unter anderem wie ich meine Ziele plane, 90-Tage-Aktionspläne erstelle und alles aufteile, damit ich mich nicht überwältigt fühle von all den Aufgaben. Du kannst innerhalb nur einer Stunde mehr Fokus finden und wieder zügiger vorankommen in Deinem Business, wenn Du Dich zum Kurs anmeldest. Mehr über den Kurs erfährst Du hier.

Warum Du Dein Business regelmäßig aufräumen musst

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Wie ich schon in meinem letzten Artikel zum Thema Dankbarkeit erwähnt habe, zeichnet sich bei Online-Business Unternehmern ein Verhalten ab in letzter Zeit. Alles fokussiert auf immer härter arbeiten und Konkurrenzdenken. Mehr Reichweite generieren und dann “Hallo Burn-Out wie geht es Dir?”. Ein Business zu führen ist hart, aber es geht auch leichter und es fängt dabei an wie Deine Abläufe fließen oder ob Du ständig Sand ins Getriebe bekommst.

Es gibt immer wieder Phasen in denen man zu viel und zu schnell arbeitet. Dateien werden irgendwie abgelegt, das Papier für die Buchhaltung wandert in eine Sammelbox, E-Mails stapeln sich im Postfach und überhaupt warum bestellt eigentlich keiner neues Druckerpapier rechtzeitig? Rockt man dann sein Unternehmen auch noch völlig allein ohne Mitarbeiter oder virtuelle Assistenten wird klar, wie wichtig Struktur ist und wie wichtig es ist diese auch aufrecht zu erhalten, indem man regelmäßig aufräumt und prüft ob alles noch läuft oder Verbesserung bedarf.

Aber warum ist das Aufräumen und warum sind die ganzen Systeme so wichtig?

Unorganisiert sein kostet bares Geld und Zeit

Suchen nach Dingen, Anfragen nicht zeitnah bearbeiten, Kundentermine vergessen oder Dateien doppelt und dreifach irgendwo anlegen kostet nicht nur Zeit, sondern manchmal bares Geld. Nehmen wir an jemand interessiert sich für Deinen Service und schreibt Dich an, Du findest diese E-Mail aber erst nach Tagen und der mögliche Neukunde eröffnet Dir, dass er sich mittlerweile anders umgeschaut hat. Autsch das ist nicht schön und Du hast unter Umständen eine Chance vertan an einem tollen Projekt zu arbeiten und damit Geld zu verdienen. Klar hattest Du den Auftrag nicht in der Tasche, aber Du hättest den Neukunden evtl. von Dir und Deinem tollen Service überzeugen können.

Kunden sind unzufrieden oder wandern ab

Nehmen wir mal an Du hast einen Kunden von Dir überzeugen können und Du arbeitest fleissig am gemeinsamen Projekt, aber immer wieder tauchen Stolpersteine auf. Der Kunde weiß nicht wann Du etwas lieferst oder bis wann er etwas wie z.B. Texte oder Bilder liefern muss. Rechnungen werden vom Kunden nicht rechtzeitig bezahlt, weil Du vergessen hast sie zu schreiben und rechtzeitig rauszuschicken. Das sind nur ein paar Ideen was schief laufen könnte, aber das Resultat ist genau das selbe. Der Kunde ist unzufrieden und überlegt sich zweimal ob er nochmal Dich für einen Job anheuert oder nicht. Schlimmer noch er beschließt mitten im Projekt zu gehen und erzählt von seiner schlechten Erfahrung seinen Business Kollegen. Genau das wäre der Super-Gau.

Projekte sind immer mega stressig

Wenn Projekte nicht ordentlich geplant sind, dann sind Nachtschichten keine Seltenheit. Deadlines sind zu knapp gesetzt, Arbeiten werden nicht rechtzeitig fertig, weil Feedback fehlt und ständig kommen neue Sachen dazu die der Kunde wünscht. Mit einem anständigen, klar definierten Ablauf und Vertrag passiert so etwas selten bis gar nicht. Stress könnte eine Seltenheit sein anstatt die Nachtschichten. Mehr Zeit für Dein Leben mit Familie und Freunden wäre möglich und eine Balance zwischen Arbeit und Privatleben würde sich automatisch herstellen.

Die Gesundheit leidet und Burn-Out ist die Endstation

Das ist der Punkt der mir persönlich sehr am Herzen liegt und den ich sehr wichtig finde. Ich selbst habe die Gesundheit jahrelang vernachlässigt und wie eine Irre gearbeitet bis zum Umfallen. Letztes Jahr kam dann die Quittung und ich lag öfter flach als, dass ich produktiv arbeiten konnte. Alles war zehnmal so schwer und ich bin nur sehr langsam vorangekommen, war ständig gefrustet und müde. Das muss nicht sein. Du musst nicht härter sondern smarter arbeiten. Deinen Körper kannst Du nicht unbegrenzt immer wieder ans Limit fahren. Das kann böse enden.

Aber wie löst Du jetzt das Problem? Ganz einfach.

Etabliere Systeme die zu Dir passen. Akzeptiere, dass Du keine Maschine bist und hole Dir Hilfe falls nötig.

In meinem Fall hat sich über die Jahre folgendes System etabliert.

1. Eine Projekt-Management-Software nutzen

Ich nutze Asana jetzt schon seit zwei Jahren und bin mega happy. Ich habe Asana am Anfang etwas überorganisiert, weil es so viele Möglichkeiten bietet, aber mit der Zeit habe ich alles optimiert und weiß nun immer wo ich meine Ideen parken kann, meine Aufgaben für Kunden-Projekte finde und weiß wann ich mich mal ums packen kümmern muss, wenn die nächste Reise ansteht, um nur ein paar der Dinge zu nennen die ich in Asana organisiere. Mittlerweile ist Asana auch vollständig auf deutsch verfügbar, was die Sache ungemein erleichtert, wenn man mit Kunden darin arbeiten will, die Englisch nicht so gut beherrschen. Wer Asana nicht mag kann es mit Dubsado, Trello oder Basecamp versuchen.

2. Den Posteingang sortieren – digital wie analog

Meine Post sammle ich immer an einer Stelle und trage nicht die Post mal zum Wohnzimmertisch oder einfach mit ins Auto, weil ich es eilig habe. So geht kein Brief verloren und wenn Zeit ist die Post zu checken finde ich alles. Klingt simpel ich weiß, aber wie oft ist bei Dir schon ein Brief unter dem Zeitungsstapel auf dem Couchtisch verschwunden? Grins. Ja sowas passiert mal wenn man von zuhause aus arbeitet.

Mit der digitalen Post halte ich es ähnlich nur sortiere ich die ein bisschen gezielter. Zunächst im Posteingang durch die Abteilungen “Wichtig”, “Lesen”, “Kunden” und “Alles andere. Erst danach bekommt die Mail ein Label wie “Buchhaltung” oder “Follow Up”. Manche bekommen auch per Filter-Anweisung direkt ein Label, überspringen aber auf keinen Fall den Posteingang. Du kannst alles auch noch ein bisschen anders aufsetzen, wie ich in diesem Artikel geschrieben habe.

3. Buchhaltungssoftware die nicht zu kompliziert ist

Ich weiß nicht wie es Dir geht, aber ich persönlich hasse Buchhaltung. Ok hassen ist etwas zu hart ausgedrückt, aber ich mag sie einfach nicht besonders. Wenn ich dann auch noch mit Excel-Tabellen und Co rumhantieren müsste, nur um eine simple Rechnung zu schreiben, wäre ich schon ultra genervt. Ein Glück, dass es heute so tolle Services wie Sevdesk gibt.

Ich nutze Sevdesk seit letztem Jahr und bin super happy. Ich muss nichts installieren, kann überall darauf zugreifen, mein Shop lässt sich integrieren und ich kann alles einfach verstehen und super schnell einrichten. Zudem kommen immer wieder tolle Newsletter von Sevdesk zu aktuellen Themen und man bekommt eine Menge guten Support wenn man ihn braucht. Such Dir eine Software die es Dir leicht macht Rechnungen usw. zu schreiben und Deinen Kunden es leicht macht sie über Links im Dokument mit einem Klick zu bezahlen.

4. Apps für die Selbstvermarktung gezielt einsetzen

Kunden müssen Dich sehen um Dich beauftragen zu können und da sind Social Media Apps und Online-Werbung wie Google Adwords enorm wichtig. Damit man dabei aber nicht den Kopf verliert und überfordert ist, helfen Services wie Hootsuite, Tailwind und Co.. Du kannst Deinen Content vorausplanen und hast den Rest der Woche oder des Monats genug Zeit neuen guten Content zu produzieren und für Deine Kunden da zu sein. Man muss natürlich nicht alles vorausplanen, aber ein regelmäßiges Veröffentlichen auf Twitter, Instagram und Co. hilft dabei Dein Ranking innerhalb dieser Apps zu verbessern und besser gefunden zu werden.

Die Mühe lohnt sich wirklich. Seitdem ich regelmäßiger auf den Kanälen poste, ist meine Sichtbarkeit um mehr als 600% in den meisten Fällen gestiegen was dazu führte, dass mehr Anfragen in meinem Postfach landeten. Suche die Plattform die zu Dir passt und nutze sie strategisch mit gutem Content, Hashtags und viel Persönlichkeit. Es gibt natürlich noch eine Menge anderer Wege der Selbstvermarktung, aber der Weg über Social Media und Online-Werbung ist einer der einfachsten und kann schnell umgesetzt werden selbst wenn das Budget klein ist.

5. Für die Zukunft einen virtuellen Assistenten anstellen

Vielleicht wirst Du nie einen virtuellen Assistenten anstellen, aber denke zumindest darüber nach. Es gibt immer Zeiten in denen es hilfreich wäre, wenn jemand anderes Aufgabe XY machen würde und Du Zeit für etwas anderes hättest. Gerade wenn Du einen Shop hast oder Online-Kurse veranstaltest kommen enorm viele Aufgaben zusammen.

Wenn Du alles alleine machst bleibt dann kaum noch Zeit für den kreativen Prozess oder Projekte die Du wirklich gerne umsetzen würdest. Behalte die Option zumindest einmal im Hinterkopf und überlege was Du delegieren könntest, um mehr Zeit zu haben um Deinem Publikum oder Kunden besser beistehen zu können. Du willst ja in erster Linie ein Problem lösen, hilfreichen Content produzieren und für Deinen Kunden da sein. Dinge wie Datenbank Backups, Recherchen oder die Ablage könntest Du z.B. delegieren und so mehrere Stunden pro Woche freischaufeln für Dinge die Dich happy machen in Deinem Business.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook gehe ich detailliert auf die einzelnen Punkte ein und zeige Dir wie ich alles aufgesetzt habe und am laufen halte. Ausführliche Tech-Trainings und ein Blick hinter die Kulissen meines Studios sollen Dir dabei helfen wieder Spaß an Deinem Business zu haben. Mein Kurs richtet sich hauptsächlich an Solopreneure, kreative Freelancer und Coaches, wie ich es bin, aber meine Systeme können auch für andere Bereiche wie Ärzte, Gastronomen, Ladenbesitzer und viele weitere Berufe angepasst werden.

Der Gedanke dahinter ist im Grunde gleich. Dein Business bleibt organisiert und Du musst nur noch wenig aufräumen in regelmäßigen Abständen. Ich selbst muss mittlerweile gar nichts mehr aufräumen und kann mich mit der Verbesserung meines Studios befassen und damit wie ich am Besten anderen helfen kann. So verbringe ich meine Zeit lieber, als mit dem Suchen nach Dateien oder dem schreiben von tausenden E-Mails.

Warum passives Einkommen für Dein Freelance Business wichtig ist

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Gerade als Freelancer ist es wichtig, dass Dein Einkommen über mehrere Kanäle reinfließt. Warum? Es gibt ein bisschen mehr Freiheit bei den Projekten die man annehmen möchte. Kommt das Einkommen nur über Kundenprojekte kann es sein, dass in manchen Monaten das Einkommen massiv einbricht. In den Sommerferien zum Beispiel oder zum Jahreswechsel ist die Auftragslage meist etwas langsamer und weniger. In manchen Branchen ist das nicht so, aber in meiner definitiv.

Falls Du noch fest angestellt bist und Deinen Job verlierst, fehlt Dir von jetzt auf gleich das komplette Einkommen um Rechnungen, Lebensmittel und mehr zu bezahlen. Wenn Du aber noch andere Einkommensströme hast, kannst Du dieses Ereignis etwas abfedern und nachts besser schlafen. Mir geht es jedenfalls so.

Die Einkommensströme neben Deiner Haupteinkommensquelle können, aber müssen nicht unbedingt passiv sein. Je passiver aber dieser Strom ist, desto mehr Freiheiten hast Du und desto mehr Zeit hast Du diesen Strom zu verbessern. Das klingt jetzt alles furchtbar allgemein also gehe ich jetzt mal auf die Details ein.

Was ist passives Einkommen?

Passives Einkommen ist Einkommen, das Du generierst während Du schläfst, verreist oder Dich um andere tolle Dinge kümmerst. Es füllt Dein Konto quasi nebenbei. Wer finanziell unabhängig sein will, der strebt in der Regel an Einkommen zu generieren, das nicht unbedingt Zeit gegen Geld tauscht.

Man möchte an Projekten arbeiten dürfen ohne darüber nachdenken zu müssen, ob man gerade seine Zeit darin investieren kann oder lieber für einen Kunden eine Website fertig machen soll. Ich arbeite sehr gerne für meine Kunden, aber ich möchte auch eigene Träume nebenbei verwirklichen, in dem ich weitere Wege finde noch mehr Menschen mit meinem Wissen zu helfen.

Ist dieses Einkommen wirklich passiv?

Jein. Manches Einkommen ist mehr passiv als anderes. Vollständig passives Einkommen gibt es nicht. Alle passive Einkommen haben aber gemeinsam, dass man im Vorhinein eine Menge Arbeit leisten muss, damit am Ende die Dinge relativ automatisch ablaufen. Man muss aber regelmäßig diese Einkommensströme überwachen, erneuern oder ergänzen um weitere Infos oder ähnliches. Die Arbeitslast sollte aber im Lauf der Zeit nachlassen und auf ein notwendiges Minimum begrenzt sein.

Was für Möglichkeiten gibt es?

Im Grunde sind die Möglichkeiten sehr vielfältig. Du könntest Online-Kurse, e-Books, Online-Workshops, Videos, digitale Produkte wie Filter für Photoshop oder ähnliches verkaufen. Du könntest einen Etsy-Shop mit Vorlagen für den Filofax Planer aufsetzen. Wenn Du Dein Geld richtig anlegst kann auch das als passives Einkommen herhalten. Ich denke Du verstehst langsam worauf ich hinaus will. Gerade wir Designer können so viele Dinge herstellen und dann automatisch immer und immer wieder verkaufen über Kanäle wie Etsy, Amazon, Creative Market, Dawanda oder den eigenen Webshop.

Sei kreativ, löse ein Problem Deiner Kunden. Es gibt Künstler die nutzen die Plattform Patreon und bekommen Unterstützung für ihre kreative Arbeit von Menschen die ihre Arbeit lieben. Das Einkommen über diese Plattform ist natürlich auch nicht richtig passiv, weil man den Leute ja etwas dafür bieten möchte, dass sie einen unterstützen, aber es ist Einkommen das mit normalen bis geringen Aufwand erzielt werden kann. Sei kreativ und überlege wie Du Deine Fähigkeiten und vielleicht auch Dein Kapital einsetzen kannst, damit mehr passives Einkommen herein strömt und Du im Idealfall mehr Menschen mit Deinem Wissen helfen kannst.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook gehe ich detailliert auf passives Einkommen ein und zeige Dir wie ich alles aufgesetzt habe und am laufen halte. Ausführliche Tech-Trainings und ein Blick hinter die Kulissen meines Studios sollen Dir dabei helfen wieder Spaß an Deinem Business zu haben. Mein Kurs richtet sich hauptsächlich an Solopreneure, kreative Freelancer und Coaches, wie ich es bin, aber meine Systeme können auch für andere Bereiche wie Ärzte, Gastronomen, Ladenbesitzer und viele weitere Berufe angepasst werden. Der Gedanke dahinter ist im Grunde gleich.

Hast Du passive Einkommensströme? Wenn ja welche? Schreib es in die Kommentare wenn Du magst und alle können etwas von Dir lernen.