Die größten Fehler bei der Projekt-Planung

Die größten Fehler bei der Planung
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Bei der Planung von Projekten und seinen Aufgaben kann man eine Menge Fehler machen. Meist gehen diese Fehler aber auf drei Gründe zurück. Ich selbst habe über die Jahre jeden dieser Fehler gemacht und dadurch eine Menge Stress und Ärger angezogen. Meine Kunden waren oft unzufrieden und ich endete im Burnout.

Falls Du auch der Meinung bist, dass Deine Planung irgendwie nicht so richtig funktioniert, dann schau Dir meine Tipps hier an. Vielleicht geht es Dir dann wie mir damals als mir alles klar wurde und Du erkennst wo es gerade hakt.

Unpräzise Planung

Der erste Fehler bei der Planung ist fehlende Präzision. Ein kleines Beispiel. Nehmen wir an Du willst einen neuen Kurs launchen. Du trägst in Deinen Kalender das Launch Startdatum und das Launch Enddatum ein. Mehr nicht. Jetzt fehlt hier aber eine Menge Info. Zum Beispiel welche Events finden statt um den Kurs zu vermarkten? Welche Inhalte müssen wann fertig sein? Wann muss der Kurs in die Verkaufsplattform integriert werden? So ein Launch hat so viele kleine Puzzle-Teile, da reicht es nicht einfach nur zu wissen von wann bis wann der Launch geht.

Für eine gute Planung brauchst Du Zeit die Du Dir dafür auch nehmen musst. Ich plane z.B. in mehreren Etappen. Da gibt es die Jahresplanung für den groben Überblick, die Quartalsplanung für konkrete Projekte und die tägliche Planung für die Details. Alle Projekte sind nach Priorität sortiert und sie sind nach präzisen Action-Steps aufgesplittet.

Wenn Du ein Mammut-Projekt vor Dir hast, dann hilft es einfach alles in kleine Steps aufzuteilen, damit Du nicht total überfordert bist und auch nichts wichtiges vergisst. Das große Projekt muss eine Deadline bekommen wann es fertig sein muss. Dann kannst Du Dir Meilensteine setzen für Teile des Projekt wann diese fertig sein müssen. Plus Deine Aufgaben müssen aufgeteilt sein nach wann wird die Aufgabe bearbeitet und wann muss sie fertig sein.

Zum Beispiel hast Du einen Meilenstein der heißt „alle Launch-Emails fertiggestellt“. Dann kannst Du Dir Aufgaben setzen für jede Email und ihnen ein Datum weit vor dem Meilenstein geben damit Du rechtzeitig fertig wirst. So entsteht eine To Do Liste die Dich durch Deine Arbeit leitet.

Ich nutze die App Asana für mein Projektmanagement und weiß so jeden Morgen genau was anliegt. Alles schön sortiert nach Departments meines Business und farbig markiert, damit ich sofort erkenne was wohin gehört und was wirklich wichtig ist.

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Planung macht keinen Spaß

Zeit nehmen für die Planung ist wichtig, aber es ist auch hilfreich wenn sie Spaß macht. Als es noch etwas überschaubarer war mit meinem To Dos habe ich mich mit einem Filofax, bunten Stiften und hier und da ein paar Stickern organisiert. Jetzt geht das natürlich nicht mehr so gut, weil mein Business ein bisschen komplexer geworden ist. Daher war ich direkt auf der Suche nach einem Tool mit dem ich gut planen kann, aber eben meinen Farbcode den ich brauche zum visualisieren behalten kann.

Hängen geblieben bin ich bei Asana. Hier kann ich auf verschiedenste Weisen mich sortieren. Mal mit Checklisten, mal mit Kanban Boards, mal mit Kalenderansicht. Ganz so wie ich es gerade visuell brauche. Gleiches gilt für meine Notizen. Früher hatte ich verschiedene Notizbücher, Sticky Notes und Wandkalender. Gefunden habe ich natürlich nichts mehr und Ideen wurden teilweise doppelt und dreifach aufgeschrieben und dann wieder vergessen. Das Ende war Chaos im Kopf.

Jetzt ist es viel besser, weil alles an einem Platz ist und visuell ansprechend für mich. Der große Vorteil ist, dass ich produktiver bin und gerne plane, weil es einfach und ansprechend ist. Finde also ein Tool mit dem es Dir Spaß macht Dich zu organisieren, oder das zumindest so aufgebaut ist, dass es zu Deinen Denkmustern passt.

Im Endeffekt kannst Du aber nur Spaß bei der Planung entwickeln, wenn Du Dein Warum kennst. Deine Motivation ist entscheidend, wenn Du Pläne erstellen willst die Du dann auch umsetzt. Ohne Motivation wirst Du Dich schneller auf Pinterest oder auf der Couch beim Netflix schauen wiederfinden als Du kucken kannst. Deine Ziele müssen für Dich Sinn ergeben, sonst wirst Du einfach die Arbeit immer wieder aufschieben und stattdessen andere Dinge tun.

Zu wenig Zeit wird eingeplant

Wichtig bei der Planung ist aber vor allem, dass Du auch weißt wie lange Du für bestimmte Dinge brauchst. Wenn Du das noch nicht so einschätzen kannst, plane erstmal mehr Zeit ein und tracke die Aufgabe ein paar mal während Du sie erledigst. So bekommst Du ein Zeitgefühl und weiß welcher Zeitraum realistisch ist. Zum Beispiel wusste ich nicht wie lange ich wirklich brauche um einen Artikel zu schreiben. Ohne Recherche brauche ich ca. zwei bis zweieinhalb Stunden um einen längeren Text zu schreiben. Die grobe Outline allein dauert dann nochmal 15 – 30 Minuten. Also weiß ich, dass ich pro Tag etwa drei maximal vier Artikel vorausschreiben kann.

Manchmal bin ich natürlich auch schneller, wenn ich besonders im Flow bin. Sobald Du also weißt wie lange die Dinge etwa dauern, kannst Du alles mit Deinem Kalender und Projektplan in Einklang bringen. Du weißt dann, dass Du nicht vier Blog Artikel, zwei Coaching-Calls, die Erstellung eines Freebies und Produktion von zwei Videos in einen Arbeitstag quetschen solltest. Ich habe das schon mal geschafft, aber es war auch ein mega langer und echt stressiger Tag, weil es immer nur Go Go Go hieß und ich kaum Zeit zum Pause machen hatte. Viel gegessen habe ich an dem Tag auch nicht. Ist also nicht sehr empfehlenswert.

Was ich seither mache ist, dass ich mir maximal drei wichtige Dinge für den Tag vornehme. Wenn ich diese Dinge geschafft habe wird der Tag unter Erfolg verbucht. Wenn dann noch Zeit ist mehr zu erledigen, dann arbeite ich noch an Dingen die etwas weiter unten in der Prioritätsskala liegen. Manchmal aber erlaube ich mir aber auch Feierabend zu machen. Gerade wenn ich einen stressigen Launch hinter mir habe, bin ich etwas langsamer unterwegs die Woche drauf. Da wird dann nur das Wichtigste gemacht und danach die Akkus weiter aufgetankt.

Immer auf die Balance achten

Bei all der Planung darf man auch nicht vergessen, dass es auch noch das Leben gibt, das keine Rücksicht auf Deine hübschen Pläne nimmt. Manchmal kommt etwas dazwischen. Jeder kennt das. Deswegen ist es auch wichtig sich ein bisschen Puffer in den Kalender einzubauen oder sich zu erlauben, dass Dinge auch mal einfach verschoben werden müssen.

Früher war ich so strikt mit der Planung, dass mich jede Abweichung einfach mega gestresst hat. Außerdem habe ich Dinge zu eng hintereinander geplant, dass ich keine Zeit mehr zum Durchatmen hatte. Mit einer sinnvollen Planung und den richtigen Tools kannst Du das also alles verhindern.

In meinem Kurs „Simple Business Systems“ zeige ich Dir mein genaues System wie ich Business und Privates organisiere und plane. Ich zeige Dir all meine Systeme und gebe Dir Einblicke in meine Tools und mein Marketing. Wenn Du produktiver und besser organisiert werden willst, dann ist dieser Kurs genau richtig für Dich. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Bei Fragen schreib mir einfach eine Email.

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6 Tipps wie Du im Home Office produktiv bleibst

6 Tipps wie Du im Home Office produktiv bleibst
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Wenn man es nicht gewohnt ist im Home Office zu arbeiten, dann kann es schon mal echt schwierig werden dort produktiv zu bleiben. Aber auch für jemanden wie mich, der seit 2003 im Home Office arbeitet kann es hin und wieder eine Herausforderung sein produktiv zu bleiben.

Die folgenden 6 Tipps helfen mir täglich so produktiv wie möglich zu bleiben.

01 | Ordnung halten

Für die meisten ist Ordnung wichtig um nicht abgelenkt zu werden. Ich kann mich z.B. nur schlecht in einem Büro konzentrieren das total unordentlich ist und wo der Schreibtisch total zugestellt ist mit Papieren, Tassen und Co.. Wenn man vom Home Office arbeitet kommt aber nicht nur Unordnung im Büro vor, sondern findet sich auch in anderen Bereichen wie der Küche.

Ich versuche daher immer spätestens Abends mein Haus wieder in Ordnung zu bringen, damit der nächste Tag ohne Verzögerungen starten kann. Ich räume die Küche auf, programmiere eine Maschine Wäsche für den nächsten Tag und schaue, dass mein Schreibtisch und mein Büro möglichst ordentlich ist und ich direkt starten kann.

Ich bin ein früher Vogel und fange gerne früh meine Arbeit an. Wenn ich da erstmal noch aufräumen muss, ist meine Konzentration schnell hinüber. Meine Haushaltsroutine hilft da einfach sehr am Ball zu bleiben und das Haus so ordentlich wie möglich zu halten. Es muss nicht perfekt sein, aber so eine gewissen Grundordnung muss herrschen. Außerdem hilft es irgendwie beim abschalten nach einem Arbeitstag, wenn ich danach noch etwas aufräume.

02 | Optimalen Arbeitsplatz einrichten

Jeder hat einen anderen Arbeitsplatz im Home Office den er optimal empfindet. Die einen können prima vom Bett oder der Couch arbeiten, wieder andere wie ich sind an einem Schreibtisch besser aufgehoben. Generell solltest Du darauf achten, dass Dein Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist, damit Du Dir den Rücken und die Gelenke nicht kaputt machst.

Das heißt der Tisch sollte ein optimale Höhe haben und der Stuhl muss Deine Haltung unterstützen können. Richtig gut ist es auch einen höhenverstellbaren Tisch zu haben, damit Du nicht nur sitzt den ganzen Tag, sondern auch mal im Stehen Arbeit erledigen kannst. Ab und zu arbeite auch ich mal von der Couch oder wenn ich mal eine Erkältung habe auch vom Bett aus für ein paar Stunden, aber ich habe für mich festgestellt, dass ich dort einfach nicht richtig produktiv bin. Meist werde ich so schnell müde und ich verspanne mir ordentlich den Nacken.

Was aber einen optimalen Arbeitsplatz ausmacht ist nicht nur Ordnung und die Ergonomie. Es ist auch wichtig, dass Du Dich mit Dingen umgibst die Dich inspirieren. Ich selbst habe kaum etwas auf dem Schreibtisch stehen, weil es mich ablenkt. Aber ich habe auch Kundinnen die ihren Schreibtisch gerne dekorieren mit Kristallen, Figuren oder Bildern ihrer Liebsten. Ich habe nur mein Arbeitsmaterial auf dem Tisch und eine Pflanze für etwas Deko. Ich brauche immer viel Platz auf dem Tisch um gut arbeiten zu können.

Tagesroutine Worksheet

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03 | Gute Planung

Gute Planung ist eine wichtige Basis um produktiv zu bleiben. Ich habe verschiedene Planungsroutinen wie ich in diesem Artikel genauer beschrieben habe. Mit einer guten Planung weißt Du im Idealfall jeden Morgen direkt was Du über den Tag verteilt erledigen musst. Ich nutze für meine Projektlisten und Aufgaben Asana und weiß so jeden Morgen exakt was anliegt und was wichtig ist.

Es kann auch hilfreich sein Deine Zeit im Kalender mit Blöcken festzulegen. Sprich Du machst zum Beispiel von 08:00 Uhr bis 10:00 Uhr nur die Inhalte für Deinen Blog. Keine Emails, kein Handy checken, keine Ablenkungen. Einfach nur fokussiert an einer Sache arbeiten. Wie genau die Block-Planung funktioniert und welche Vorteile sie hat, kannst Du in diesem Artikel genauer nachlesen.

Zusammengefasst musst Du Dich jeden Tag mit der Planung auseinandersetzen, damit Du jeden Morgen weißt woran Du arbeiten musst und was oberste Priorität hat. Was aber auch wichtig ist, Du musst wissen zu welcher Tageszeit Du am produktivsten bist und wann Du überhaupt arbeiten kannst. Es bringt nichts, wenn Du Arbeit morgens einplanst, aber genau weißt, dass Du da die Kinder in die Kita bringen musst, einen Arzt-Termin hast oder generell was anderes erledigen musst.

Dein Kalender und Deine To Do Liste müssen aufeinander abgestimmt werden, damit Du sinnvoll arbeiten kannst und nicht dauernd den Fokus verlierst.

04 | Grenzen setzen und Ablenkungen minimieren

Wenn Du von zuhause arbeitest kommt Dein Umfeld schnell mal auf die Idee Dir eine Menge extra Aufgaben aufzudrücken. Du kannst doch die Wäsche machen während Du arbeitest und auf die Kinder ein Auge haben wenn, Du schon zuhause bist. Ehm nein. So einfach ist das nicht. Wenn Du produktiv bleiben willst, dann musst Du klar definieren wann Du arbeiten willst und Du musst sämtliche Ablenkungen auf ein Minimum reduzieren.

Du kannst nicht auf die Kinder achten, während Du eine wichtige Konferenzschaltung hast. Du kannst nicht Essen kochen und gleichzeitig Deine Buchhaltung erledigen. Du kannst auch nicht dauernd zwischen Tätigkeiten hin und her switchen, weil es ewig dauert bis Dein Hirn sich wieder konzentrieren kann. Dir geht ein Haufen Zeit verloren, wenn Du Dich mit Multitasking aufhältst.

Deswegen setze Grenzen, minimiere Ablenkungen und suche das Gespräch mit Deinem Umfeld, falls dieses einfach versucht ständig über Deine Aufmerksamkeit und Zeit zu verfügen. Du musst schließlich arbeiten um Geld zu verdienen. In diesem Sinne suche Dir Hilfe wo Du sie brauchst und setze Grenzen dort wo sie gebraucht werden.

05 | Realistische To Do Liste anlegen

Eine To Do Liste kann schon mal schnell sehr lang werden. Wir alle kennen das. Während des Tages fällt Dir etwas ein und Du schreibst es Dir auf, um es irgendwann später zu erledigen. Man ist nie wirklich fertig, deswegen ist es wichtig nicht nur eine Endlos-Aufgabenliste anzulegen, sondern auch eine realistische To Do Liste für den Tag.

Ich plane meist nur drei wirklich wichtige Aufgaben pro Tag ein und der Rest an Aufgaben ist optional. Wenn ich mehr als drei wichtige Sachen erledigen kann bin ich happy, aber ich bin auch zufrieden, wenn ich es schaffe das Wichtigste des Tages zu erledigen. Es ist auch viel realistischer drei wichtige Dinge zu erledigen als zwanzig.

Wenn Du z.B. an einem großen Projekt arbeitest ist die Aufgabenliste so lang wie zum Mond manchmal, aber wenn Du das Projekt in Abschnitte und kleine Aufgaben aufteilst wird das Projekt gleich machbar. Du bist nicht überfordert, weil alles schön über einen gewissen Zeitraum verteilt ist und Du weißt jeden Tag was zu tun ist.

06 | Pausen machen nicht vergessen

Ohne Pausen wird die Konzentration schnell weniger und Du fühlst Dich schnell erschöpft. Wenn ich so richtig in einer Aufgabe drin bin, fällt es mir oft sehr schwer mal kurz zu unterbrechen, aber jedesmal wenn ich mich dann doch zu einer Pause durchringe, erkenne ich wie sehr sie mir doch hilft leistungsfähig und kreativ zu bleiben.

Du kannst ja mal mit der Pomodoro-Technik herumexperimentieren um das bewusste Pausen machen etwas zu verinnerlichen. Die Pomodoro-Technik teilt Deinen Arbeitstag in Abschnitte auf zwischen denen eine kurze oder mal auch eine längerer Pause eingeplant ist. Gerade an Tagen wo ich viele kleine Aufgaben habe, hat mir die Pomodoro-Technik geholfen leichter zwischen den Aufgaben zu wechseln ohne viel Konzentration zu verlieren.

Wichtig bei diesen Pausen ist, dass Du Dich bewegst. Einfach mal aufstehen, Dich strecken, einen Tee holen oder kurz mal das Fenster aufreißen und frische Luft reinlassen. Du wirst sehen wie sehr Dir das hilft. Gönn Dir auch mindestens nach der Hälfte des Arbeitstag eine größere Pause. Trink ordentlich was und fülle Deine Energiereserven mit gesundem Essen. So fällst Du seltener in dieses Nachmittagstief. Auch ein kleiner Power-Nap von 20-30 Minuten kann helfen Deinen Kopf wieder freizubekommen und Energie zu tanken.

Produktivität geht nicht ohne Disziplin

Wie Du siehst erfordert das Arbeiten im Home Office nicht nur gute Planung sondern auch etwas Disziplin. Es gibt so viele Verlockungen wie die gemütliche Couch oder die leckeren Sachen im Kühlschrank, aber wenn Du Dich gut organisierst und die anderen Tipps umsetzt, solltest Du eigentlich Deine Produktivität steigern können.

Ich arbeite wie gesagt schon seit 2003 selbstständig im Home Office. Auch ich habe mal einen Durchhänger und bin einfach nur abgelenkt und unproduktiv, aber das kann ich meist verhindern mit diesen Tipps in diesem Artikel.

Der Faktor Abschalten im Home Office ist natürlich nicht zu unterschätzen. Es fällt einem deutlich schwerer die Arbeit loszulassen, wenn sie dauernd in Deinem Blickfeld oder generell in Deiner Nähe ist. Aber das muss nicht so sein. Wie Du einen Home Office Tag optimal beendest um abschalten zu können, kannst Du in diesem Artikel nachlesen. Hier habe ich Dir meine Tipps und Tricks zusammengetragen.

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Schritt für Schritt Anleitung für ein organisiertes Business

Schritt für Schritt Anleitung für ein organisiertes Business
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Ein organisiertes Business bringt viele Vorteile. Du sparst z.B. Unmengen an Zeit, Du hast weniger Stress, weil Dein Business sauber läuft und vieles mehr. Warum es so wichtig ist Dein Business ordentlich zu organisieren habe ich in diesem Artikel genauer beleuchtet.

Und falls Du noch ein paar Mindset Blockaden überwinden willst oder musst, dann schau Dir auch gerne noch diesen Artikel an.

Aber zurück zum Thema. Ein Business zu organisieren kann zeitaufwändig sein, aber diese investierte Zeit zahlt sich wirklich langfristig aus. Es mag Dir jetzt lästig und mühevoll erscheinen, aber das was es Dir langfristig nützt sollte Deinen Widerstand brechen. Ordnung ist nun mal das A und O, wenn Du Kunden nicht nur gewinnen sondern auch halten willst.

01 | Business Audit

Zunächst einmal schau Dir an wie Du die Informationen in Deinem Business verteilst, bearbeitest und lagerst. Sei hier nicht zu streng mit Dir und mache Dich nicht dafür fertig, falls Du im Moment total unorganisiert bist. Verschaffe Dir einfach völlig ohne Dich selbst zu bewerten einen Überblick über alles.

Schau Dir Deine Tech Tools an, Deine Abläufe, Deine Ordnerstruktur etc. genau an und frage Dich ob das so Sinn ergibt und diese Dinge Dir helfen oder eher Stress bereiten. Ist die Software das was Du wirklich brauchst? Kann sie vielleicht gegen etwas einfacheres oder besseres ersetzt werden.

Willst Du Dich mit Papier organisieren oder lieber digital? Letzteres mache ich mittlerweile nun seit fast 10 Jahren und kann es nur empfehlen. Schau Dir alles an wie gesagt und liste alles auf. Wo werden Dokumente bearbeitet und aufbewahrt? Generell wo sind alle Infos gespeichert.

Wenn Du diese Liste hast, kannst Du genauer erkennen wo Du eingreifen solltest und welche Dinge Du überarbeiten musst, um wieder weniger Stress zu haben.

02 | Aufgabenliste

Als nächstes geht es Deiner To Do Liste an den Kragen. Liste alle Aufgaben die Du in Deinem Business hast und in Zukunft machen willst auf. Nutze dafür z.B. Kategorien wie Marketing, Produkte & Services, Internes usw.. So wird die endlos lange Liste etwas vorsortiert.

Jetzt hast Du eine Monsterliste an Aufgaben die zunächst etwas einschüchternd wirken kann, aber im nächsten Schritt wird diese Liste genauer sortiert.

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03 | Ziele

Nimm nun Deine Liste zur Hand und überlege Dir welche Ziele Du erreichen willst. Welche Projekte willst Du umsetzen und warum? Schreibe alle Deine Ziele genau auf und sortiere sie nach Priorität. Sobald Du damit fertig bist schau Dir Deine Aufgabenliste an und finde heraus welche Aufgaben dabei helfen Dich Deinem Ziel näher zu bringen.

Welche Aufgaben sind wirklich wichtig für Dein Business-Wachstum und die Kundenzufriedenheit und welche eher zweitrangig. Hier und da werden auch Aufgaben auftauchen die Du komplett streichen kannst. Du wirst in diesem Zuge auch erkennen wo Du Dinge vereinfachen oder outsourcen kannst.

Am Ende hast Du eine klare Vision und eine passende Aufgabenliste die Dir dabei hilft Deine Ziele zu erreichen.

04 | Aufräumen

Im vierten Schritt geht es nun darum Deinen Arbeitsplatz zu optimieren und Dein Mindset in den Griff zu bekommen. Räume Deinen Schreibtisch, Dein Büro und Deine Papiere und Dateien auf. Danach widme Dich Deinem Kopf. Wo hast Du Blockaden, was hält Dich auf? Falls Dein Mindset gerade ein größeres Problem ist, dann schau Dir diesen Artikel mit meinen drei Tipps für ein Erfolgsmindset an.

Sobald um Dich herum Ordnung herrscht und alle Systeme stehen, wirst Du merken, dass der Stress und das Gefühl überfordert zu sein, langsam nachlässt.

05 | Projektmanagementsystem

Der letzte Schritt ist wie ich finde besonders wichtig. Richte Dir ein Online-Projektmanagementsystem ein damit alles an einem Platz ist was mit Planung, Abläufen und Dateien zu tun hat. Ich selbst nutze Asana seit Jahren und kann mir gar nicht mehr vorstellen ohne dieses System zu arbeiten.

Alles ist super organisiert und ich weiß jeden Morgen was ich zu tun habe. Dazu ist auch noch alles mit einem Farbcode versehen und auch mein Team hat es leicht an den Aufgaben zu arbeiten. Im Moment nutze ich noch die kostenlose Version, da diese schon sehr viele großzügige Funktionen hat. Aber selbst die kostenpflichtige Variante ist mittlerweile erschwinglich da Asana seine Pläne geändert hat.

In meinem Kurs Simple Business Systems gebe ich Dir Einblick in mein Projektmanagementsystem und zeige Dir wie Du Dein ganzes Business sortieren kannst. Es gibt sogar Einblicke in meine Marketing-Maßnahmen und einige andere Tools die ich nutze für mein Business. Wenn Du Deine Produktivität steigern und Dein Business von Grund auf aufräumen willst, dann schau Dir gerne mal alle Informationen zum Kurs hier an.

Fazit

Ordnung ist wichtig und hilft dabei Dein Business stabil zu halten. Falls Du jetzt gerade Dich noch etwas unorganisiert fühlst oder Du es tatsächlich bist, mache Dich dafür nicht fertig, sondern gehe an die Arbeit und verbessere was wichtig ist. Folge diesem 5-Schritte-System und nimm Dir ausreichend Zeit dafür und Du wirst sehen, dass Dein Business bald deutlich angenehmer läuft und Du weniger Stress hast. Deine Kunden werden es Dir auch danken.

In meinem Fall hat die verbesserte Organisation nicht nur Stress erspart sondern auch bares Geld, weil ich eine genaue Übersicht über alle Tools bekommen habe und manche einfach weglassen oder ersetzen konnte. Wenn Du mehr Details brauchst als dieses 5-Schritte-System schau Dir gerne meinen Kurs Simple Business Systems an.

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10 Tipps für Deine digitale Ablage

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Was mir gerade bei uns Kreativen immer wieder auffällt ist, dass unsere digitale Ablage manchmal echt chaotisch ist und kein System hat. Aber Ordnung muss sein, wenn Du nicht dauernd Zeit mit Suchen verschwenden willst.

Auch einige meiner Kunden hat große Probleme mit ihrer digitalen Ablage und konnten einfach kein System finden, dass hängen blieb und sich als praktisch erwies. Vielleicht geht es Dir genauso und Du suchst nach Wegen alles etwas besser im Griff zu behalten.

In meinem Business kommt fast alles an Dokumenten digital rein. Ich habe so gut es geht alles was früher per Post kam in mein E-Mail-Fach umgeleitet. So brauche ich nichts scannen und kann es einfach und schnell ablegen.

Es hat eine Weile gedauert bis ich mein System, das für mich und mein Business funktioniert aufgestellt hatte, aber seit fast zwei Jahren steht es nun und ich finde alles. Wirklich alles. Ohne Quatsch.

Eine gut sortierte Ablage garantiert auch, dass Du nicht aus Versehen die falschen Dateien rausschickst an den Kunden. Nichts ist peinlicher, wenn Du ihn anschreiben musst, er möge doch die vorherige E-Mail ignorieren und stattdessen Feedback zu den Dateien in der aktuellen Mail geben. Das kann unglaublich viel Verwirrung stiften und ist nicht gerade ein Zeichen für professionelles arbeiten.

Klar wir sind alle nur Menschen und shit happens wie man so schön sagt, aber eine anständige Ablage minimiert das Risiko auf einen Bruchteil von dem das vorher herrschte.

01 | Alles was reinkommt per E-Mail wird sofort abgelegt

Ich habe lange Zeit den Fehler gemacht und mich auf die Suchfunktion von Gmail verlassen, wenn ich ein Dokument wie z.B. eine Stromrechnung gesucht habe. Die Suche ist schon sehr gut, aber hat eben auch seine Tücken. Manchmal bekommt man einfach mal 100 Emails angezeigt die zufällig das gleiche Keyword beinhalten und schon dauert die Sache länger als nötig.

Ich habe es mir daher angewöhnt digitale Dokumente direkt beim Bearbeiten der E-Mail in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Gerade bei der Buchhaltung spart das so viel Zeit. Ich finde alles auf einen Blick und muss nicht erstmal die Suchfunktion drangsalieren.

Irgendwann erkennst Du eine Art von Muster wo die Dateien abgelegt werden sollten. Wenn Du Dich dann an Dein System hältst findest Du auch immer alles innerhalb kurzer Zeit.

02 | Scanne Papier einmal die Woche mindestens

Papier scannen? Hier geht es um digitale Ablage! Ja schon, aber manche Dinge bekommt man eben doch per Post. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht diese einzuscannen und direkt zu den anderen Dateien zu speichern. So ist alles an einem Platz und chronologisch geordnet.

Viele Dinge musst Du auch nicht doppelt aufbewahren und kannst die Papierversion getrost schreddern nachdem Du sie abgelegt hast. Machst Du das einmal die Woche hast Du immer alles im Griff und das Papier stapelt sich nicht.

Bei mir reicht es schon einmal im Monat Papier zu scannen, weil ich eben wirklich hauptsächlich digitale Dokumente bekomme. Aber falls das bei Dir anders aussieht, dann mach das regelmäßig.

03 | Ordner und Dateien nachvollziehbar beschriften

Wie oft hast Du schon per E-Mail eine Rechnung bekommen, deren Dateiname so aussah? xHkstr2188659.pdf. Ich weiß nicht wieso es noch Buchhaltungsprogramme gibt, die Dokumente so bescheuert benennen und rausschicken. Wenn Du diese Datei später siehst, musst Du erstmal Doppelklicken um zu sehen was sie überhaupt beinhaltet. Das kostet Zeit, je nachdem wie fix Dein Rechner ist, viel Zeit.

Das Erste was ich mit solchen Dateien mache ist sie, wenn sie eintrudeln zu öffnen und nach dem Rechnungsdatum zu schauen. Bei der Ablage benenne ich sie dann wie folgt, Jahr-Monat-Tag (falls nötig) -Firma/Kunde. Das sortiert sie automatisch chronologisch und ich weiß ohne draufklicken zu müssen was das für eine Datei ist.

Gleiches lässt sich auch auf Dokumente übertragen die Du erstellst. Briefe, Rechnungen, usw. Schreibe ich z.B. Blogartikel benenne ich die Datei wie oben. Das Datum steht für das geplante Veröffentlichungsdatum und anstatt Firma steht der Titel des Beitrags. Ich arbeite meist in mehreren Etappen an Blog Artikeln. Zuerst ein grober Entwurf, dann die Feinarbeit und dann der Übertrag in WordPress. Müsste ich da jedes Mal nach der Datei suchen, würde ich schnell genervt das Handtuch werfen.

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04 | Regelmäßig ausmisten

Sobald ein Kundenprojekt zu Ende ist, miste ich den Ordner aus und behalte nur das was ich wirklich aufbewahren muss. Ich strukturiere mein Ordner von vornherein passend zum Projekt und habe dafür Templates, aber manchmal schleichen sich doch hier und da Dateien ein die man einfach nicht mehr braucht.

Ich miste meine Dateien regelmäßig aus. Früher war es einmal die Woche, dann einmal im Monat. Jetzt wo mein System gut funktioniert mache ich das nur noch Quartalsweise und bei Kundenprojekten wie gesagt sofort nach Abschluss.

Gerade wenn man Speicherplatz kauft so wie bei Dropbox oder Google G Suite, dann sollte man schon regelmäßig ausmisten um nicht für unnütze Dateien und somit unnützen Speicherplatz zu zahlen. Das hält das Chaos fern und spart auch noch Geld. Win win würde ich sagen.

05 | Einen Archivordner anlegen

Auf der obersten Ebene meiner digitalen Ablage habe ich einen Ordner genannt Archiv. Um die Ordner die ich oft benutze nicht zu unübersichtlich zu machen, schiebe ich regelmäßig Dateien ins Archiv. Dort landet alles was ich per Gesetz aufbewahren muss und erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen darf. Zudem landet alles dort was ich auf Lebenszeit aufbewahren will, aber nicht dauernd im Zugriff brauche.

Man kann sich das vorstellen wie einen Aktenschrank. Meine Buchhaltung ist da nach Jahrgang sortiert zum Beispiel abgelegt und gleiches gilt für Kundenprojekte die abgeschlossen sind. Die Ordner die ich somit tagtäglich ansteuere bleiben übersichtlich und ich muss nicht ewig scrollen um den richtigen Ordner zu finden.

In einer Firma macht man das ja ähnlich. Irgendwann kommt der volle Aktenordner einfach ins Archiv und macht Platz für Ordner die aktuell wichtig sind.

06 | Der Download Ordner ist kein Dauerlagerplatz

Ja auch ich habe nicht immer einen sortierten Download Ordner, aber ich bemühe mich ihn regelmäßig zu leeren. Der Zweck des Download Ordners ist ja eigentlich Dinge zu speichern die man gerade heruntergeladen hat. Aber er ist kein vollständiges Ablagesystem.

Ich versuche daher entweder direkt die Datei in den passenden Ordner zu verschieben oder spätestens am Ende des Tages den Ordner aufzuräumen. Macht man das nämlich nicht regelmäßig hat man irgendwann tausende Dateien drin lagern und weiß gar nicht mehr wofür man das alles brauchte oder warum man es überhaupt heruntergeladen hat.

Merke, der Download Ordner ist eher ein Durchgangsordner und kein Endlager für Dateien. Außerdem musst Du bedenken, dass der Download Ordner Deine Festplatte ziemlich vollpacken kann und das kann wiederum schnell auf die Leistung Deines Computers drücken.

07 | Nicht zu viele Unterordner anlegen

Was ich auch oft sehe ist, dass viel zu viele Unterordner angelegt werden. Ich versuche maximal drei Ebenen zu haben und nicht eine mehr. Je mehr Du Dich zur gesuchten Datei durchklicken musst, desto länger dauert alles. Außerdem kannst Du unglaublich schnell den Überblick verlieren.

Überlege immer genau ob dafür ein Unterordner nötig und logisch ist oder ob Du die Datei einfach im Hauptordner ablegen kannst. Auch für die Unterordner gilt, dass sie verständlich und nachvollziehbar beschriftet sein müssen.

08 | Ordner mit Nummern sortieren

Die oberste Ebene meines Speicherplatzes ordne ich in einer gewissen Reihenfolge. Und zwar kommen Ordner die übergeordnet sind wie z.B. der Archiv-Ordner nach ganz oben. Das erreichst Du indem Du dem Ordnernamen ein Hashtag voranstellst. Sobald Du mehrere Ordner dieser Art hast, kannst Du bei manchen Ordnern auch zwei Hashtags voranstellen und somit auch diese etwas hierarchisch sortierten.

Alle anderen Ordner werden bei mir mit Nummern versehen um die Reihenfolge festzunageln. Die Alphabetische Reihenfolge funktioniert für mein Hirn nicht und ergibt auch oft keinen Sinn, weil ich manche Ordner nicht so auf nutze wie andere. Alles was ich dauernd im Zugriff brauche wird weit nach oben sortiert. Alles andere in einer sinnvollen Reihenfolge darunter.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich genau wie ich mein Ablagesystem aufgebaut habe. Falls Du mehr über den Kurs wissen willst dann schau mal hier vorbei.

09 | Farbcode für Ordner verwenden

In Windows geht das glaube ich nicht, aber in Google Drive geht es. Du kannst in Google Drive den Ordnern bestimmte Farben zuweisen. Archiv ist bei mir rot, weil das signalisiert, dass dieser Ordner wichtig ist. Grün ist der Buchhaltungsordner, blau der Marketing Ordner usw.

Falls Du gerne Dinge nach Farben sortierst um sie besser zu visualisieren in Deinem Kopf, dann kannst Du das in Google Drive umsetzen. In Windows kannst Du glaube ich das Symbol des Ordners tauschen, aber farbige Ordner anstatt die typisch gelben habe ich bisher noch nicht entdeckt. Wie das bei einem Mac oder Macbook aussieht kann ich Dir leider nicht sagen. Vielleicht kannst Du auch da die Ordnerfarbe ändern.

Probiere einfach mal aus wie Du für Dich wichtige Ordner optisch hervorheben kannst. Ob mit einem Farbcode oder einem Symbol ist dabei egal, solange es für Dich passt.

10 | Backups nicht vergessen

Oh ja wie oft haben wir schon Dateien verloren, weil wir sie A nicht richtig gespeichert haben und B keine Sicherungskopie a.k.a. Backup gemacht haben. Ich habe meine Lektion 2007 auf die harte Tour gelernt als mein damaliger PC den Geist aufgab und dann auch noch die Festplatte per Kurzschluss zerstörte. Mein letztes Backup war ein halbes Jahr alt damals und ich musste feststellen, dass es auch noch nicht mal vollständig war.

Ich verlor also eine Menge Daten und musste einiges sogar neu anlegen, damit ich weiterarbeiten kann. Was für eine Verschwendung von Lebenszeit. Jetzt wird alles in die Cloud hier im Haus und in Google Drive gespiegelt. In der Haus eigenen Cloud wird es sogar noch auf eine weitere Festplatte gespiegelt.

Ich habe meine Dateien also an drei Orten gesichert und es wird alles automatisch synchronisiert. Ich arbeite in einem Ordner und der wird dann mit den anderen abgeglichen. Noch mehr Sicherungen braucht man meines Erachtens nicht. Brennt das Haus ab, kann ich immer noch arbeiten und habe immer noch alles was wirklich wichtig ist gespeichert.

Lässt einen einfach ein Stückchen besser schlafen. Hast Du noch einen Tipp für die digitale Ablage? Wenn ja, magst Du ihn mit uns teilen? Dann schreib ihn in die Kommentare und wir können alle von Dir lernen.

Wie planen in Blöcken Deine Produktivität steigern kann

Wie Planen in Blöcken Deine Produktivität steigern kann
Wie Planen in Blöcken Deine Produktivität steigern kann
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Wenn ich große Projekte habe wie die Erstellung eines Kurses oder ein größeres Projekt für einen Kunden, dann plane ich in Blöcken.

Manchmal tue ich das auch, wenn ich irgendwie nicht recht motiviert bin und aber trotzdem vorankommen will. Planen in Blöcken überlistet da meinen Kopf ein wenig.

Was ist planen in Blöcken?

Planen in Blöcken heißt, dass Du in Deinem Kalender eine bestimmte Zeit fest für nur eine Aufgabe belegst. Das kannst Du stundenweise machen oder tageweise. Zum Beispiel montags zwischen 8 Uhr und 10 Uhr arbeite ich nur an eigenen Projekten, erst danach verschaffe ich mir Überblick über die Woche, meine E-Mails etc. und fange dann an mit Kundenprojekten falls welche anstehen.

In der ersten Woche des Monats erstelle ich über mehrere Tage meinen Content für die nächsten Wochen. So kann ich den Rest des Monats mich meinen Coaching Kunden widmen oder Produkte erstellen bzw. ihnen ein Update verpassen. Generell gilt in dieser Zeit wird nur an einer Sache konzentriert gearbeitet und das so zügig wie möglich. Nicht hasten, aber in einem guten Tempo.

Aber wie steigert das nun Deine Produktivität? Was ist daran so besonders fragst Du Dich jetzt bestimmt. Man kann doch auch einfach eine To Do Liste machen und sie einfach runterrattern so wie man Zeit hat. Nein, das sollte man nicht. Das führt nur dazu, dass Du zwischendurch die Lust verlierst und doch lieber auf YouTube süße Katzenvideos kuckst. Nicht, dass ich das je gemacht hätte. Hust.

Du weißt genau was zu tun ist

Wenn Du in Blöcken planst, weißt Du automatisch was zu tun ist und, dass Du Dich nur darauf konzentrieren musst. Es gibt keine tausend anderen Aufgaben, sondern nur diese eine Sache. Du kannst Deine Projekte besser überblicken und Deadlines besser vorausplanen.

Die Zeitlimits müssen realistisch nach Möglichkeit sein. Wenn Du Dir vornimmst mittwochs zwischen 8 Uhr und 8:30 Uhr 3 Blog Artikel zu schreiben, dann wird das einfach nicht funktionieren und Dein Plan wie ein Kartenhaus in sich zusammenfallen.

Falls Du noch nicht weißt wie lange Du für etwas brauchst, dann teste erstmal alles und zeichne die Zeit auf. Je öfters Du dann bestimmte Dinge machst, desto mehr Routine bekommst Du und so wird sich auch Dein Arbeitstempo erhöhen.

Du kannst mehr in kürzerer Zeit erledigen

Da Du fokussiert an einer Sache arbeitest, kannst Du mehr erledigen. Das hört sich erstmal widersinnig an, aber überleg mal. Wenn Du an 5 Sachen gleichzeitig arbeitest und immer wieder zwischen den Aufgaben hin und her springst, dann hast Du am Ende des Tages vielleicht eine geschafft und 4 sind nur so halb erledigt. Zufrieden macht das nicht.

Wenn Du aber fokussiert an einer Sache in einem guten Tempo arbeitest, kannst Du mehrere Dinge hintereinander erledigen. Ich habe pro Tag eine Top 3 der wichtigsten Aufgaben. Oft plane ich diese in den Vormittag und gebe ihnen auch jeweils einen strikten Zeitrahmen. Mal eine Stunde, mal anderthalb, mal nur 10 Minuten. Auf jeden Fall weiß ich immer wann und wie lange ich an etwas arbeiten will.

Mit dieser Art der Planung schaffe ich in der Regel meine Top 3 plus noch 4 bis 5 weitere Aufgaben. Am Ende des Tages bin ich meistens zufrieden und habe nicht das Gefühl, dass ich irgendwo hinterherhinke.

Du kannst ja mal testen wieviel Du schaffst, wenn Du zwischen Aufgaben alle halbe Stunde wechselst und was passiert, wenn Du alles in Blockabfertigung erledigst. Ich wette Du wirst überrascht sein.

Ich plane nicht jeden Tag in Blöcke, aber wenn ich es tue, dann immer am Abend vorher. Das hilft mir auch beim Abschalten nach einem Arbeitstag, weil der nächste Tag quasi einen Fahrplan hat.

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Ablenkungen werden minimiert

Da man in einem Block nur an einer Sache arbeitet und sich nur darauf konzentriert werden Ablenkungen minimiert. Du solltest in der Zeit Dein Smartphone stumm schalten oder auf Flugmodus wechseln. Der Fernseher bleibt aus und es wird nicht telefoniert oder Musik gehört. So ist es zumindest bei mir. Ich brauche Stille zum arbeiten und ganz vielen meiner Kunden geht das auch so.

Das höchste der Gefühle an Geräuschkulisse, wäre meine Relax-App die mir schönes Meeresrauschen und Gewitter vorspielt. Das ist ein Geräusch, das ich ausfiltern kann bei Bedarf. Sobald aber jemand redet oder singt, kann ich immer schlechter Gedanken in meinem Kopf festhalten.

Du musst auch lernen nein zu sagen. Wenn jemand in der Zeit etwas von Dir will, dann geht das einfach nicht. Außer es ist wichtig natürlich, aber z.B. ein Chat über das Wetter und Wochenendpläne auf WhatsApp gehören nicht dazu.

Ideen für Planungsblöcke

01 | Engagement auf Social Media

Alle zwei Tage kümmere ich mich um mehr Engagement auf Social Media. Ich beantworte Fragen, gebe Likes und Kommentare bei anderen Accounts und bringe mich in Gespräche ein. Damit ich aber nicht ewig z.B. auf Instagram bleibe, habe ich mir ein klares Zeitfenster gesetzt. Die Aufgabe darf maximal eine halbe Stunde des Tages in Anspruch nehmen. Mehr nicht.

Engagement ist wichtig für den Algorithmus, aber auch um in Verbindung mit der eigenen Community bleiben zu können. Mich um das Engagement zu kümmern ist ein wichtiger Faktor für mein Business-Wachstum. Es kommen immer mehr Menschen auf meine Website und mein Einkommen steigt dadurch ähnlich schnell. Das ist also eine Aufgabe in meinem Business die es sich lohnt regelmäßig zu erledigen.

02 | Content-Erstellung

Wie ich oben erwähnt habe, nutze ich Blockplanung auch für meinen Content. Es gibt eine Woche in der ich alle Blog Artikel für den Folgemonat schreibe. Es gibt eine Stunde pro Woche in der ich Social Media Posts schreibe und vorausplane. Dann gibt es noch 10 Minuten pro Tag wo ich Tailwind mit Pins fülle.

Es geht alles schneller, wenn ich das zeitlich begrenzt und zügig erledige. Sonst mache ich den halben Monat nichts anderes und komme mit meinem Business nicht voran.

03 | Ablage und Buchhaltung

Einmal die Woche und einmal im Monat gibt es in meinem Kalender einen Block der nur für Ablage und Buchhaltung reserviert ist. Anstatt jeden Tag das zu machen, mache ich es zügig und gebündelt an bestimmten Tagen der Woche bzw. des Monats.

Es gibt Dinge die muss man nicht täglich machen. Ablage und Buchhaltung gehört in der Regel dazu. Auf Dein Konto solltest Du täglich schauen keine Frage, aber ansonsten reicht einmal die Woche oder einmal im Monat sich darum zu kümmern.

04 | Admin im Büro

Es gibt so kleine Aufgaben die gemacht werden müssen, aber eben nicht täglich. Das Update für Deine Website-Plugins, das Aufräumen des Download-Ordners, Bestellung von Papier für den Drucker usw. Du weißt was ich meine. Ich mache solche Sachen an einem Admin-Tag je nach Menge der Aufgaben einmal die Woche oder einmal im Monat.

Das ist ein Tag an dem ich all den Kleinkram hintereinanderweg erledige. Sprich dauernd von Aufgabe zu Aufgabe springe in kurzen Abständen. Klar ist das irgendwo auch anstrengend, aber diese Aufgaben lenken von den wirklich großen Projekten des Tages ab und kosten Dich wertvolle Konzentration.

Mein Admin-Tag ist oft der letzte Freitag im Monat. Mein Projektmanagement ClickUp erinnert mich rechtzeitig daran und ich vergesse nichts.

05 | Recherche und Bildung

Alles rund um Recherche oder Bildung mache ich meist nachmittags oder ich stelle einen kompletten Tag dafür zur Verfügung. Wenn ich morgens lerne bin ich meist gegen Mittag nicht fähig kreativ zu sein oder intensive Coaching-Sessions abzuhalten. Ich kann da nur noch untergeordnete Sachen machen.

Also habe ich mir angewöhnt nachmittags das zu erledigen. Ich brauche da meist nicht volle Denkleistung und kann das auch im leichten Nachmittagstief erledigen. Den Morgen brauche ich definitiv für intensive Kreativarbeit. Aber jeder tickt anders. Finde einfach Deine Zeit in der Du das am Besten erledigen kannst und blocke dafür Zeit.

06 | Arbeit für Kunden

Während der Woche habe ich bestimmte Tage bzw. Stundenblöcke nur für Kunden reserviert. Da mache ich keine eigenen Projekte und nehme keine Bildungsangebote wahr. Die Zeit gehört nur meinen Kunden und ich kann mich voll auf sie einlassen. Früher habe ich jeden Tag Kundenarbeit gemacht und dazwischen dann noch meine Sachen. Meist sind meine Projekte dann hinten runtergefallen und ich konnte meine eigenen Deadlines nicht einhalten.

Jeder hat das bestimmt schon mal gehabt der Webseiten für Kunden erstellt. Die eigene Website war dauernd eine Baustelle und die der Kunden sah top aus. Ich weiß gar nicht wie lange ich meine auf Baustellen-Modus gelassen habe. Zu lange definitiv.

Jetzt habe ich meine Prioritäten etwas besser verteilt und komme mit der Blockplanung ganz gut klar.

Wie Du einen Home-Office Tag optimal beendest um abschalten zu können

Wie Du einen Homeoffice-Tag optimal beendest um abschalten zu können
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Seit 2003 bin ich selbstständig und mindestens genauso lange arbeite ich vorwiegend im Homeoffice. Als ich noch in Berlin gewohnt habe, war ich auch ab und zu in Co-Working Spaces, aber die meiste Zeit arbeite ich von zuhause.

Für mich hat das Home-Office mehr Vor- als Nachteile. Es gibt nur eine Sache die auch mir immer wieder schwer fiel. Das Abschalten nach der Arbeit war oft ein Kampf. So sehr, dass es mich irgendwann krank machte und ich unter Dauerstrom stand.

Ich konnte nicht mehr schlafen noch mich lang genug auf eine Sache konzentrieren. Ich hatte ständig das Gefühl, dass ich nicht genug gearbeitet hatte und unbedingt noch was erledigen sollte. Zu dem Zeitpunkt hatte mein Partner noch Schichten und sobald er Nachtschicht oder Spätschicht hatte, saß ich grundsätzlich von morgens um 7 Uhr bis abends um 11 Uhr am Rechner im Büro. Oft hatte ich mir auch keine Zeit genommen anständig zu essen und so ging auch meine Gesundheit weiter den Bach runter.

Ich habe leider fast zu spät die Notbremse gezogen und mir überlegt wie ich meinen Arbeitstag besser beenden könnte. Im September 2017 machte ich einen eher unfreiwilligen Abstecher in die Notaufnahme mit Herzrasen und Panikattacken.

Ich stand völlig neben mir und die nächsten Wochen waren mega anstrengend und beängstigend. In dieser Zeit fing ich an mich mit gesunden Routinen auseinanderzusetzen. Ich las Unmengen von Büchern und Artikel zu dem Thema. Stück für Stück habe ich dann eine Routine gefunden die für mich passt.

Wieso eine Routine fragst Du Dich jetzt vielleicht?

Mein Hirn filtert den Alltag sehr schlecht und nimmt einfach alles auf wie ein Schwamm. Ich bin dadurch schnell abgelenkt, wenn ich keinen Plan habe und keine Routinen die mich ein bisschen durch den Tag leiten. Früher war das extrem. Ich brauchte für fast jeden Vorgang in meinem Leben einen Plan um funktionieren zu können. Wurde der Plan durchkreuzt war ich überfordert.

Heute ist das ganz anders. Ich mache Pläne und befolge Routinen, aber eben viel lockerer. Geht ein Plan nicht auf oder ist einfach keine Zeit die Routine zu vollziehen gerate ich nicht mehr in Stress. Jeder Mensch tickt anders, aber wenn ich eins gelernt habe dann, dass Routine Dir das Leben sehr erleichtern können und Ruhe in den Tag bringen auch wenn es gerade alles etwas viel ist.

Für den Business-Alltag gilt ja dasselbe. Mal ist es ein recht ruhiger Tag und mal wollen alle auf einmal etwas von Dir. Gerade an solchen Tagen ist es dann manchmal wirklich schwer einfach das Laptop zu schließen und Feierabend zu machen.

So beendest Du Deinen Arbeitstag im Homeoffice optimal

Das Ende meines Arbeitstages beginnt grob eine Stunde bevor ich wirklich alle Geräte ausmache. Ich versuche meist auf 17 Uhr wirklich Feierabend zu machen, da ich ja meist schon um 7 Uhr am Rechner sitze und kaum Pausen mache. Pro Tag arbeite ich oft 10 bis 11 Stunden. Nicht unbedingt, weil ich muss, sondern weil es Spaß macht.

Das wird sich sicherlich anpassen sobald ich eine Familie haben sollte, aber so wie es jetzt gerade ist, passt es auch zum Arbeitsrhythmus meines Partners und wir haben noch genug Zeit für uns den Rest des Tages.

Gegen 16 Uhr beantworte ich die letzten E-Mails und mache mir entspannende Öle im Diffusor an. Meist eine Mischung aus Lavendel und Orange. Nach den E-Mails plane ich den nächsten Tag und schreiben dann noch alles auf was mir im Kopf herumschwirrt.

So kann ich sicher sein, dass ich nichts vergesse und der Kopf ist weitestgehend leer, wenn ich dann tatsächlich das Büro verlasse. Bevor ich aber wirklich fertig im Büro bin vergeht noch etwas Zeit. Ich bereite meinen Arbeitsplatz für den nächsten Tag vor und räume auf was nicht an seinem Platz liegt.

Wenn ich dann morgens wieder reinkomme ins Büro, kann ich direkt loslegen und muss weder suchen noch aufräumen. Ich bin morgens am produktivsten deswegen muss ich immer schauen, dass ich direkt loslegen kann und ohne Umwege an die Aufgabenliste ran kann.

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Hilfreich ist auch wenn Du einen Arbeitsplatz hast den Du nicht dauernd siehst vor und nach der Arbeit. Ich habe das Glück ein kleines Zimmer im Haus zu haben, dass ich komplett für mich und mein Büro nutzen kann. Solltest Du das nicht haben, dann schau ob Du Deinen Computer so stellen kannst, dass Du ihn nicht dauernd siehst.

Hast Du nur ein Laptop ist das besonders leicht. Mach Dir einen „Büro-Korb“ und lege dort dann Dein Laptop und sonstige Arbeitsmaterialien rein. Den Korb stellst Du dann irgendwohin wo Du ihn nicht dauernd im Blick hast, aber morgens gleich wiederfindest.

Gerade jetzt hin zum Sommer wird es in meinem Büro oft zu heiß und ich arbeite im Erdgeschoss am Esstisch oder von der Couch mal. Damit ich mich nicht überall verteile habe ich einen Korb von Reisenthel genommen, indem ich alles verstauen kann und ihn einfach auch leicht nach oben in mein Büro tragen kann.

Die Körbe von Reisenthel sind robust und dennoch leicht. Mit ihren verschiedenen Mustern und Farben sehen sie auch echt schick aus. Im Grunde ist es aber egal was für einen Korb Du nutzt. Hauptsache alles passt rein und Du kannst ihn dank Griffen gut tragen. Ich würde vielleicht noch drauf achten, dass der Korb nicht zu scharfe Kanten hat oder feines Material verliert das sich im Laptop festsetzen kann.

Jetzt ist Feierabend!

Habe ich alle Steps erledigt, nehme ich mir ab und zu noch Zeit 10 Minuten zu meditieren und den Tag Revue passieren zu lassen. Ich versuche mich darauf zu konzentrieren was gut lief und das was schlecht lief loszulassen. Neuer Tag neue Chance. Ich versuche mit meinem Tagwerk zufrieden zu sein und nicht zu perfektionistisch zu denken.

Gestern war z.B. so ein Tag da war nur Ablenkung hier. Das Nachbarskind hatte fast den ganzen Tag einen Heul- und Wutanfall, der Hausbau am Ende der Straße war laut und dauernd flog ein Hubschrauber hin und her in der Nähe. Selbst mit Kopfhörern und Meeresrauschen auf den Ohren konnte ich mich kaum konzentrieren.

Irgendwann gab ich dann gegen 16 Uhr auf und beendete abrupt meinen Arbeitstag obwohl ich noch mitten an einer Aufgabe war. Ich hatte zum zehnten Mal einen Satz neu angefangen in meinem Artikel und irgendwann beschlossen es reicht jetzt.

Früher hätte mich das Mords aufgeregt. Gestern hat es mich auch geärgert, aber ich habe es dann aktiv losgelassen und mich stattdessen gefreut, eine Stunde mehr mit meinem Partner verbringen zu können. Manchmal muss man einfach den Blickwinkel ändern um abschalten zu können.

Du musst also nicht strikt die gleiche Routine wie ich befolgen. Du musst nur überlegen was Dir hilft den Arbeitstag loszulassen und abzuschließen. Sei gut zu Dir und zufrieden mit dem was Du geleistet hast. War der Tag mal nicht so produktiv Deiner Meinung nach, dann kannst Du auch nichts mehr machen. Irgendwann ist die Konzentration einfach weg und manchmal ist das Leben einfach schwierig. Loslassen hilft aber. Sei gut zu Dir und stolz auf Dich.