10 Tipps für Deine digitale Ablage

Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
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Was mir gerade bei uns Kreativen immer wieder auffällt ist, dass unsere digitale Ablage manchmal echt chaotisch ist und kein System hat. Aber Ordnung muss sein, wenn Du nicht dauernd Zeit mit Suchen verschwenden willst.

Auch einige meiner Kunden hat große Probleme mit ihrer digitalen Ablage und konnten einfach kein System finden, dass hängen blieb und sich als praktisch erwies. Vielleicht geht es Dir genauso und Du suchst nach Wegen alles etwas besser im Griff zu behalten.

In meinem Business kommt fast alles an Dokumenten digital rein. Ich habe so gut es geht alles was früher per Post kam in mein E-Mail-Fach umgeleitet. So brauche ich nichts scannen und kann es einfach und schnell ablegen.

Es hat eine Weile gedauert bis ich mein System, das für mich und mein Business funktioniert aufgestellt hatte, aber seit fast zwei Jahren steht es nun und ich finde alles. Wirklich alles. Ohne Quatsch.

Eine gut sortierte Ablage garantiert auch, dass Du nicht aus Versehen die falschen Dateien rausschickst an den Kunden. Nichts ist peinlicher, wenn Du ihn anschreiben musst, er möge doch die vorherige E-Mail ignorieren und stattdessen Feedback zu den Dateien in der aktuellen Mail geben. Das kann unglaublich viel Verwirrung stiften und ist nicht gerade ein Zeichen für professionelles arbeiten.

Klar wir sind alle nur Menschen und shit happens wie man so schön sagt, aber eine anständige Ablage minimiert das Risiko auf einen Bruchteil von dem das vorher herrschte.

01 | Alles was reinkommt per E-Mail wird sofort abgelegt

Ich habe lange Zeit den Fehler gemacht und mich auf die Suchfunktion von Gmail verlassen, wenn ich ein Dokument wie z.B. eine Stromrechnung gesucht habe. Die Suche ist schon sehr gut, aber hat eben auch seine Tücken. Manchmal bekommt man einfach mal 100 Emails angezeigt die zufällig das gleiche Keyword beinhalten und schon dauert die Sache länger als nötig.

Ich habe es mir daher angewöhnt digitale Dokumente direkt beim Bearbeiten der E-Mail in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Gerade bei der Buchhaltung spart das so viel Zeit. Ich finde alles auf einen Blick und muss nicht erstmal die Suchfunktion drangsalieren.

Irgendwann erkennst Du eine Art von Muster wo die Dateien abgelegt werden sollten. Wenn Du Dich dann an Dein System hältst findest Du auch immer alles innerhalb kurzer Zeit.

02 | Scanne Papier einmal die Woche mindestens

Papier scannen? Hier geht es um digitale Ablage! Ja schon, aber manche Dinge bekommt man eben doch per Post. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht diese einzuscannen und direkt zu den anderen Dateien zu speichern. So ist alles an einem Platz und chronologisch geordnet.

Viele Dinge musst Du auch nicht doppelt aufbewahren und kannst die Papierversion getrost schreddern nachdem Du sie abgelegt hast. Machst Du das einmal die Woche hast Du immer alles im Griff und das Papier stapelt sich nicht.

Bei mir reicht es schon einmal im Monat Papier zu scannen, weil ich eben wirklich hauptsächlich digitale Dokumente bekomme. Aber falls das bei Dir anders aussieht, dann mach das regelmäßig.

03 | Ordner und Dateien nachvollziehbar beschriften

Wie oft hast Du schon per E-Mail eine Rechnung bekommen, deren Dateiname so aussah? xHkstr2188659.pdf. Ich weiß nicht wieso es noch Buchhaltungsprogramme gibt, die Dokumente so bescheuert benennen und rausschicken. Wenn Du diese Datei später siehst, musst Du erstmal Doppelklicken um zu sehen was sie überhaupt beinhaltet. Das kostet Zeit, je nachdem wie fix Dein Rechner ist, viel Zeit.

Das Erste was ich mit solchen Dateien mache ist sie, wenn sie eintrudeln zu öffnen und nach dem Rechnungsdatum zu schauen. Bei der Ablage benenne ich sie dann wie folgt, Jahr-Monat-Tag (falls nötig) -Firma/Kunde. Das sortiert sie automatisch chronologisch und ich weiß ohne draufklicken zu müssen was das für eine Datei ist.

Gleiches lässt sich auch auf Dokumente übertragen die Du erstellst. Briefe, Rechnungen, usw. Schreibe ich z.B. Blogartikel benenne ich die Datei wie oben. Das Datum steht für das geplante Veröffentlichungsdatum und anstatt Firma steht der Titel des Beitrags. Ich arbeite meist in mehreren Etappen an Blog Artikeln. Zuerst ein grober Entwurf, dann die Feinarbeit und dann der Übertrag in WordPress. Müsste ich da jedes Mal nach der Datei suchen, würde ich schnell genervt das Handtuch werfen.

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04 | Regelmäßig ausmisten

Sobald ein Kundenprojekt zu Ende ist, miste ich den Ordner aus und behalte nur das was ich wirklich aufbewahren muss. Ich strukturiere mein Ordner von vornherein passend zum Projekt und habe dafür Templates, aber manchmal schleichen sich doch hier und da Dateien ein die man einfach nicht mehr braucht.

Ich miste meine Dateien regelmäßig aus. Früher war es einmal die Woche, dann einmal im Monat. Jetzt wo mein System gut funktioniert mache ich das nur noch Quartalsweise und bei Kundenprojekten wie gesagt sofort nach Abschluss.

Gerade wenn man Speicherplatz kauft so wie bei Dropbox oder Google G Suite, dann sollte man schon regelmäßig ausmisten um nicht für unnütze Dateien und somit unnützen Speicherplatz zu zahlen. Das hält das Chaos fern und spart auch noch Geld. Win win würde ich sagen.

05 | Einen Archivordner anlegen

Auf der obersten Ebene meiner digitalen Ablage habe ich einen Ordner genannt Archiv. Um die Ordner die ich oft benutze nicht zu unübersichtlich zu machen, schiebe ich regelmäßig Dateien ins Archiv. Dort landet alles was ich per Gesetz aufbewahren muss und erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen darf. Zudem landet alles dort was ich auf Lebenszeit aufbewahren will, aber nicht dauernd im Zugriff brauche.

Man kann sich das vorstellen wie einen Aktenschrank. Meine Buchhaltung ist da nach Jahrgang sortiert zum Beispiel abgelegt und gleiches gilt für Kundenprojekte die abgeschlossen sind. Die Ordner die ich somit tagtäglich ansteuere bleiben übersichtlich und ich muss nicht ewig scrollen um den richtigen Ordner zu finden.

In einer Firma macht man das ja ähnlich. Irgendwann kommt der volle Aktenordner einfach ins Archiv und macht Platz für Ordner die aktuell wichtig sind.

06 | Der Download Ordner ist kein Dauerlagerplatz

Ja auch ich habe nicht immer einen sortierten Download Ordner, aber ich bemühe mich ihn regelmäßig zu leeren. Der Zweck des Download Ordners ist ja eigentlich Dinge zu speichern die man gerade heruntergeladen hat. Aber er ist kein vollständiges Ablagesystem.

Ich versuche daher entweder direkt die Datei in den passenden Ordner zu verschieben oder spätestens am Ende des Tages den Ordner aufzuräumen. Macht man das nämlich nicht regelmäßig hat man irgendwann tausende Dateien drin lagern und weiß gar nicht mehr wofür man das alles brauchte oder warum man es überhaupt heruntergeladen hat.

Merke, der Download Ordner ist eher ein Durchgangsordner und kein Endlager für Dateien. Außerdem musst Du bedenken, dass der Download Ordner Deine Festplatte ziemlich vollpacken kann und das kann wiederum schnell auf die Leistung Deines Computers drücken.

07 | Nicht zu viele Unterordner anlegen

Was ich auch oft sehe ist, dass viel zu viele Unterordner angelegt werden. Ich versuche maximal drei Ebenen zu haben und nicht eine mehr. Je mehr Du Dich zur gesuchten Datei durchklicken musst, desto länger dauert alles. Außerdem kannst Du unglaublich schnell den Überblick verlieren.

Überlege immer genau ob dafür ein Unterordner nötig und logisch ist oder ob Du die Datei einfach im Hauptordner ablegen kannst. Auch für die Unterordner gilt, dass sie verständlich und nachvollziehbar beschriftet sein müssen.

08 | Ordner mit Nummern sortieren

Die oberste Ebene meines Speicherplatzes ordne ich in einer gewissen Reihenfolge. Und zwar kommen Ordner die übergeordnet sind wie z.B. der Archiv-Ordner nach ganz oben. Das erreichst Du indem Du dem Ordnernamen ein Hashtag voranstellst. Sobald Du mehrere Ordner dieser Art hast, kannst Du bei manchen Ordnern auch zwei Hashtags voranstellen und somit auch diese etwas hierarchisch sortierten.

Alle anderen Ordner werden bei mir mit Nummern versehen um die Reihenfolge festzunageln. Die Alphabetische Reihenfolge funktioniert für mein Hirn nicht und ergibt auch oft keinen Sinn, weil ich manche Ordner nicht so auf nutze wie andere. Alles was ich dauernd im Zugriff brauche wird weit nach oben sortiert. Alles andere in einer sinnvollen Reihenfolge darunter.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich genau wie ich mein Ablagesystem aufgebaut habe. Falls Du mehr über den Kurs wissen willst dann schau mal hier vorbei.

09 | Farbcode für Ordner verwenden

In Windows geht das glaube ich nicht, aber in Google Drive geht es. Du kannst in Google Drive den Ordnern bestimmte Farben zuweisen. Archiv ist bei mir rot, weil das signalisiert, dass dieser Ordner wichtig ist. Grün ist der Buchhaltungsordner, blau der Marketing Ordner usw.

Falls Du gerne Dinge nach Farben sortierst um sie besser zu visualisieren in Deinem Kopf, dann kannst Du das in Google Drive umsetzen. In Windows kannst Du glaube ich das Symbol des Ordners tauschen, aber farbige Ordner anstatt die typisch gelben habe ich bisher noch nicht entdeckt. Wie das bei einem Mac oder Macbook aussieht kann ich Dir leider nicht sagen. Vielleicht kannst Du auch da die Ordnerfarbe ändern.

Probiere einfach mal aus wie Du für Dich wichtige Ordner optisch hervorheben kannst. Ob mit einem Farbcode oder einem Symbol ist dabei egal, solange es für Dich passt.

10 | Backups nicht vergessen

Oh ja wie oft haben wir schon Dateien verloren, weil wir sie A nicht richtig gespeichert haben und B keine Sicherungskopie a.k.a. Backup gemacht haben. Ich habe meine Lektion 2007 auf die harte Tour gelernt als mein damaliger PC den Geist aufgab und dann auch noch die Festplatte per Kurzschluss zerstörte. Mein letztes Backup war ein halbes Jahr alt damals und ich musste feststellen, dass es auch noch nicht mal vollständig war.

Ich verlor also eine Menge Daten und musste einiges sogar neu anlegen, damit ich weiterarbeiten kann. Was für eine Verschwendung von Lebenszeit. Jetzt wird alles in die Cloud hier im Haus und in Google Drive gespiegelt. In der Haus eigenen Cloud wird es sogar noch auf eine weitere Festplatte gespiegelt.

Ich habe meine Dateien also an drei Orten gesichert und es wird alles automatisch synchronisiert. Ich arbeite in einem Ordner und der wird dann mit den anderen abgeglichen. Noch mehr Sicherungen braucht man meines Erachtens nicht. Brennt das Haus ab, kann ich immer noch arbeiten und habe immer noch alles was wirklich wichtig ist gespeichert.

Lässt einen einfach ein Stückchen besser schlafen. Hast Du noch einen Tipp für die digitale Ablage? Wenn ja, magst Du ihn mit uns teilen? Dann schreib ihn in die Kommentare und wir können alle von Dir lernen.

Wie planen in Blöcken Deine Produktivität steigern kann

Planen in Blöcken war eine der besten Entdeckungen für meine Produktivität. Ich arbeite seitdem effizienter und fokussierter an meinen Projekt. Wie genau planen in Blöcken Dein Zeitmanagement und Deine Produktivität verbessert, zeige ich Dir in diesem Artikel. #blockplanung #planen #Tagesplanung #organisation #büroalltag #selbstmanagement #projektmanagement #kundenbetreuung
Planen in Blöcken war eine der besten Entdeckungen für meine Produktivität. Ich arbeite seitdem effizienter und fokussierter an meinen Projekt. Wie genau planen in Blöcken Dein Zeitmanagement und Deine Produktivität verbessert, zeige ich Dir in diesem Artikel. #blockplanung #planen #Tagesplanung #organisation #büroalltag #selbstmanagement #projektmanagement #kundenbetreuung
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Wenn ich große Projekte habe wie die Erstellung eines Kurses oder ein größeres Projekt für einen Kunden, dann plane ich in Blöcken.

Manchmal tue ich das auch, wenn ich irgendwie nicht recht motiviert bin und aber trotzdem vorankommen will. Planen in Blöcken überlistet da meinen Kopf ein wenig.

Was ist planen in Blöcken?

Planen in Blöcken heißt, dass Du in Deinem Kalender eine bestimmte Zeit fest für nur eine Aufgabe belegst. Das kannst Du stundenweise machen oder tageweise. Zum Beispiel montags zwischen 8 Uhr und 10 Uhr arbeite ich nur an eigenen Projekten, erst danach verschaffe ich mir Überblick über die Woche, meine E-Mails etc. und fange dann an mit Kundenprojekten falls welche anstehen.

In der ersten Woche des Monats erstelle ich über mehrere Tage meinen Content für die nächsten Wochen. So kann ich den Rest des Monats mich meinen Coaching Kunden widmen oder Produkte erstellen bzw. ihnen ein Update verpassen. Generell gilt in dieser Zeit wird nur an einer Sache konzentriert gearbeitet und das so zügig wie möglich. Nicht hasten, aber in einem guten Tempo.

Aber wie steigert das nun Deine Produktivität? Was ist daran so besonders fragst Du Dich jetzt bestimmt. Man kann doch auch einfach eine To Do Liste machen und sie einfach runterrattern so wie man Zeit hat. Nein, das sollte man nicht. Das führt nur dazu, dass Du zwischendurch die Lust verlierst und doch lieber auf YouTube süße Katzenvideos kuckst. Nicht, dass ich das je gemacht hätte. Hust.

Du weißt genau was zu tun ist

Wenn Du in Blöcken planst, weißt Du automatisch was zu tun ist und, dass Du Dich nur darauf konzentrieren musst. Es gibt keine tausend anderen Aufgaben, sondern nur diese eine Sache. Du kannst Deine Projekte besser überblicken und Deadlines besser vorausplanen.

Die Zeitlimits müssen realistisch nach Möglichkeit sein. Wenn Du Dir vornimmst mittwochs zwischen 8 Uhr und 8:30 Uhr 3 Blog Artikel zu schreiben, dann wird das einfach nicht funktionieren und Dein Plan wie ein Kartenhaus in sich zusammenfallen.

Falls Du noch nicht weißt wie lange Du für etwas brauchst, dann teste erstmal alles und zeichne die Zeit auf. Je öfters Du dann bestimmte Dinge machst, desto mehr Routine bekommst Du und so wird sich auch Dein Arbeitstempo erhöhen.

Du kannst mehr in kürzerer Zeit erledigen

Da Du fokussiert an einer Sache arbeitest, kannst Du mehr erledigen. Das hört sich erstmal widersinnig an, aber überleg mal. Wenn Du an 5 Sachen gleichzeitig arbeitest und immer wieder zwischen den Aufgaben hin und her springst, dann hast Du am Ende des Tages vielleicht eine geschafft und 4 sind nur so halb erledigt. Zufrieden macht das nicht.

Wenn Du aber fokussiert an einer Sache in einem guten Tempo arbeitest, kannst Du mehrere Dinge hintereinander erledigen. Ich habe pro Tag eine Top 3 der wichtigsten Aufgaben. Oft plane ich diese in den Vormittag und gebe ihnen auch jeweils einen strikten Zeitrahmen. Mal eine Stunde, mal anderthalb, mal nur 10 Minuten. Auf jeden Fall weiß ich immer wann und wie lange ich an etwas arbeiten will.

Mit dieser Art der Planung schaffe ich in der Regel meine Top 3 plus noch 4 bis 5 weitere Aufgaben. Am Ende des Tages bin ich meistens zufrieden und habe nicht das Gefühl, dass ich irgendwo hinterherhinke.

Du kannst ja mal testen wieviel Du schaffst, wenn Du zwischen Aufgaben alle halbe Stunde wechselst und was passiert, wenn Du alles in Blockabfertigung erledigst. Ich wette Du wirst überrascht sein.

Ich plane nicht jeden Tag in Blöcke, aber wenn ich es tue, dann immer am Abend vorher. Das hilft mir auch beim Abschalten nach einem Arbeitstag, weil der nächste Tag quasi einen Fahrplan hat.

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Ablenkungen werden minimiert

Da man in einem Block nur an einer Sache arbeitet und sich nur darauf konzentriert werden Ablenkungen minimiert. Du solltest in der Zeit Dein Smartphone stumm schalten oder auf Flugmodus wechseln. Der Fernseher bleibt aus und es wird nicht telefoniert oder Musik gehört. So ist es zumindest bei mir. Ich brauche Stille zum arbeiten und ganz vielen meiner Kunden geht das auch so.

Das höchste der Gefühle an Geräuschkulisse, wäre meine Relax-App die mir schönes Meeresrauschen und Gewitter vorspielt. Das ist ein Geräusch, das ich ausfiltern kann bei Bedarf. Sobald aber jemand redet oder singt, kann ich immer schlechter Gedanken in meinem Kopf festhalten.

Du musst auch lernen nein zu sagen. Wenn jemand in der Zeit etwas von Dir will, dann geht das einfach nicht. Außer es ist wichtig natürlich, aber z.B. ein Chat über das Wetter und Wochenendpläne auf WhatsApp gehören nicht dazu.

Ideen für Planungsblöcke

01 | Engagement auf Social Media

Alle zwei Tage kümmere ich mich um mehr Engagement auf Social Media. Ich beantworte Fragen, gebe Likes und Kommentare bei anderen Accounts und bringe mich in Gespräche ein. Damit ich aber nicht ewig z.B. auf Instagram bleibe, habe ich mir ein klares Zeitfenster gesetzt. Die Aufgabe darf maximal eine halbe Stunde des Tages in Anspruch nehmen. Mehr nicht.

Engagement ist wichtig für den Algorithmus, aber auch um in Verbindung mit der eigenen Community bleiben zu können. Mich um das Engagement zu kümmern ist ein wichtiger Faktor für mein Business-Wachstum. Es kommen immer mehr Menschen auf meine Website und mein Einkommen steigt dadurch ähnlich schnell. Das ist also eine Aufgabe in meinem Business die es sich lohnt regelmäßig zu erledigen.

02 | Content-Erstellung

Wie ich oben erwähnt habe, nutze ich Blockplanung auch für meinen Content. Es gibt eine Woche in der ich alle Blog Artikel für den Folgemonat schreibe. Es gibt eine Stunde pro Woche in der ich Social Media Posts schreibe und vorausplane. Dann gibt es noch 10 Minuten pro Tag wo ich Tailwind mit Pins fülle.

Es geht alles schneller, wenn ich das zeitlich begrenzt und zügig erledige. Sonst mache ich den halben Monat nichts anderes und komme mit meinem Business nicht voran.

03 | Ablage und Buchhaltung

Einmal die Woche und einmal im Monat gibt es in meinem Kalender einen Block der nur für Ablage und Buchhaltung reserviert ist. Anstatt jeden Tag das zu machen, mache ich es zügig und gebündelt an bestimmten Tagen der Woche bzw. des Monats.

Es gibt Dinge die muss man nicht täglich machen. Ablage und Buchhaltung gehört in der Regel dazu. Auf Dein Konto solltest Du täglich schauen keine Frage, aber ansonsten reicht einmal die Woche oder einmal im Monat sich darum zu kümmern.

04 | Admin im Büro

Es gibt so kleine Aufgaben die gemacht werden müssen, aber eben nicht täglich. Das Update für Deine Website-Plugins, das Aufräumen des Download-Ordners, Bestellung von Papier für den Drucker usw. Du weißt was ich meine. Ich mache solche Sachen an einem Admin-Tag je nach Menge der Aufgaben einmal die Woche oder einmal im Monat.

Das ist ein Tag an dem ich all den Kleinkram hintereinanderweg erledige. Sprich dauernd von Aufgabe zu Aufgabe springe in kurzen Abständen. Klar ist das irgendwo auch anstrengend, aber diese Aufgaben lenken von den wirklich großen Projekten des Tages ab und kosten Dich wertvolle Konzentration.

Mein Admin-Tag ist oft der letzte Freitag im Monat. Mein Projektmanagement ClickUp erinnert mich rechtzeitig daran und ich vergesse nichts.

05 | Recherche und Bildung

Alles rund um Recherche oder Bildung mache ich meist nachmittags oder ich stelle einen kompletten Tag dafür zur Verfügung. Wenn ich morgens lerne bin ich meist gegen Mittag nicht fähig kreativ zu sein oder intensive Coaching-Sessions abzuhalten. Ich kann da nur noch untergeordnete Sachen machen.

Also habe ich mir angewöhnt nachmittags das zu erledigen. Ich brauche da meist nicht volle Denkleistung und kann das auch im leichten Nachmittagstief erledigen. Den Morgen brauche ich definitiv für intensive Kreativarbeit. Aber jeder tickt anders. Finde einfach Deine Zeit in der Du das am Besten erledigen kannst und blocke dafür Zeit.

06 | Arbeit für Kunden

Während der Woche habe ich bestimmte Tage bzw. Stundenblöcke nur für Kunden reserviert. Da mache ich keine eigenen Projekte und nehme keine Bildungsangebote wahr. Die Zeit gehört nur meinen Kunden und ich kann mich voll auf sie einlassen. Früher habe ich jeden Tag Kundenarbeit gemacht und dazwischen dann noch meine Sachen. Meist sind meine Projekte dann hinten runtergefallen und ich konnte meine eigenen Deadlines nicht einhalten.

Jeder hat das bestimmt schon mal gehabt der Webseiten für Kunden erstellt. Die eigene Website war dauernd eine Baustelle und die der Kunden sah top aus. Ich weiß gar nicht wie lange ich meine auf Baustellen-Modus gelassen habe. Zu lange definitiv.

Jetzt habe ich meine Prioritäten etwas besser verteilt und komme mit der Blockplanung ganz gut klar.

Wie Du einen Home-Office Tag optimal beendest um abschalten zu können

Wer von zuhause arbeitet kennt das sicherlich. Man ist eigentlich fertig mit seinem Arbeitstag, aber man kann einfach nicht abschalten und sich entspannen. In diesem Artikel gebe ich Dir Tipps wie Du Deinen Home Office Tag optimal beendest um am nächsten Tag wieder ausgeruht und happy loslegen zu können. #stress #selbstmanagement #burnout #arbeitsalltag #arbeitenvonzuhause #homeofficetipps
Wer von zuhause arbeitet kennt das sicherlich. Man ist eigentlich fertig mit seinem Arbeitstag, aber man kann einfach nicht abschalten und sich entspannen. In diesem Artikel gebe ich Dir Tipps wie Du Deinen Home Office Tag optimal beendest um am nächsten Tag wieder ausgeruht und happy loslegen zu können.  #stress #selbstmanagement #burnout #arbeitsalltag #arbeitenvonzuhause #homeofficetipps
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Seit 2003 bin ich selbstständig und mindestens genauso lange arbeite ich vorwiegend im Homeoffice. Als ich noch in Berlin gewohnt habe, war ich auch ab und zu in Co-Working Spaces, aber die meiste Zeit arbeite ich von zuhause.

Für mich hat das Home-Office mehr Vor- als Nachteile. Es gibt nur eine Sache die auch mir immer wieder schwer fiel. Das Abschalten nach der Arbeit war oft ein Kampf. So sehr, dass es mich irgendwann krank machte und ich unter Dauerstrom stand.

Ich konnte nicht mehr schlafen noch mich lang genug auf eine Sache konzentrieren. Ich hatte ständig das Gefühl, dass ich nicht genug gearbeitet hatte und unbedingt noch was erledigen sollte. Zu dem Zeitpunkt hatte mein Partner noch Schichten und sobald er Nachtschicht oder Spätschicht hatte, saß ich grundsätzlich von morgens um 7 Uhr bis abends um 11 Uhr am Rechner im Büro. Oft hatte ich mir auch keine Zeit genommen anständig zu essen und so ging auch meine Gesundheit weiter den Bach runter.

Ich habe leider fast zu spät die Notbremse gezogen und mir überlegt wie ich meinen Arbeitstag besser beenden könnte. Im September 2017 machte ich einen eher unfreiwilligen Abstecher in die Notaufnahme mit Herzrasen und Panikattacken.

Ich stand völlig neben mir und die nächsten Wochen waren mega anstrengend und beängstigend. In dieser Zeit fing ich an mich mit gesunden Routinen auseinanderzusetzen. Ich las Unmengen von Büchern und Artikel zu dem Thema. Stück für Stück habe ich dann eine Routine gefunden die für mich passt.

Wieso eine Routine fragst Du Dich jetzt vielleicht?

Mein Hirn filtert den Alltag sehr schlecht und nimmt einfach alles auf wie ein Schwamm. Ich bin dadurch schnell abgelenkt, wenn ich keinen Plan habe und keine Routinen die mich ein bisschen durch den Tag leiten. Früher war das extrem. Ich brauchte für fast jeden Vorgang in meinem Leben einen Plan um funktionieren zu können. Wurde der Plan durchkreuzt war ich überfordert.

Heute ist das ganz anders. Ich mache Pläne und befolge Routinen, aber eben viel lockerer. Geht ein Plan nicht auf oder ist einfach keine Zeit die Routine zu vollziehen gerate ich nicht mehr in Stress. Jeder Mensch tickt anders, aber wenn ich eins gelernt habe dann, dass Routine Dir das Leben sehr erleichtern können und Ruhe in den Tag bringen auch wenn es gerade alles etwas viel ist.

Für den Business-Alltag gilt ja dasselbe. Mal ist es ein recht ruhiger Tag und mal wollen alle auf einmal etwas von Dir. Gerade an solchen Tagen ist es dann manchmal wirklich schwer einfach das Laptop zu schließen und Feierabend zu machen.

So beendest Du Deinen Arbeitstag im Homeoffice optimal

Das Ende meines Arbeitstages beginnt grob eine Stunde bevor ich wirklich alle Geräte ausmache. Ich versuche meist auf 17 Uhr wirklich Feierabend zu machen, da ich ja meist schon um 7 Uhr am Rechner sitze und kaum Pausen mache. Pro Tag arbeite ich oft 10 bis 11 Stunden. Nicht unbedingt, weil ich muss, sondern weil es Spaß macht.

Das wird sich sicherlich anpassen sobald ich eine Familie haben sollte, aber so wie es jetzt gerade ist, passt es auch zum Arbeitsrhythmus meines Partners und wir haben noch genug Zeit für uns den Rest des Tages.

Gegen 16 Uhr beantworte ich die letzten E-Mails und mache mir entspannende Öle im Diffusor an. Meist eine Mischung aus Lavendel und Orange. Nach den E-Mails plane ich den nächsten Tag und schreiben dann noch alles auf was mir im Kopf herumschwirrt.

So kann ich sicher sein, dass ich nichts vergesse und der Kopf ist weitestgehend leer, wenn ich dann tatsächlich das Büro verlasse. Bevor ich aber wirklich fertig im Büro bin vergeht noch etwas Zeit. Ich bereite meinen Arbeitsplatz für den nächsten Tag vor und räume auf was nicht an seinem Platz liegt.

Wenn ich dann morgens wieder reinkomme ins Büro, kann ich direkt loslegen und muss weder suchen noch aufräumen. Ich bin morgens am produktivsten deswegen muss ich immer schauen, dass ich direkt loslegen kann und ohne Umwege an die Aufgabenliste ran kann.

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Hilfreich ist auch wenn Du einen Arbeitsplatz hast den Du nicht dauernd siehst vor und nach der Arbeit. Ich habe das Glück ein kleines Zimmer im Haus zu haben, dass ich komplett für mich und mein Büro nutzen kann. Solltest Du das nicht haben, dann schau ob Du Deinen Computer so stellen kannst, dass Du ihn nicht dauernd siehst.

Hast Du nur ein Laptop ist das besonders leicht. Mach Dir einen „Büro-Korb“ und lege dort dann Dein Laptop und sonstige Arbeitsmaterialien rein. Den Korb stellst Du dann irgendwohin wo Du ihn nicht dauernd im Blick hast, aber morgens gleich wiederfindest.

Gerade jetzt hin zum Sommer wird es in meinem Büro oft zu heiß und ich arbeite im Erdgeschoss am Esstisch oder von der Couch mal. Damit ich mich nicht überall verteile habe ich einen Korb von Reisenthel genommen, indem ich alles verstauen kann und ihn einfach auch leicht nach oben in mein Büro tragen kann.

Die Körbe von Reisenthel sind robust und dennoch leicht. Mit ihren verschiedenen Mustern und Farben sehen sie auch echt schick aus. Im Grunde ist es aber egal was für einen Korb Du nutzt. Hauptsache alles passt rein und Du kannst ihn dank Griffen gut tragen. Ich würde vielleicht noch drauf achten, dass der Korb nicht zu scharfe Kanten hat oder feines Material verliert das sich im Laptop festsetzen kann.

Jetzt ist Feierabend!

Habe ich alle Steps erledigt, nehme ich mir ab und zu noch Zeit 10 Minuten zu meditieren und den Tag Revue passieren zu lassen. Ich versuche mich darauf zu konzentrieren was gut lief und das was schlecht lief loszulassen. Neuer Tag neue Chance. Ich versuche mit meinem Tagwerk zufrieden zu sein und nicht zu perfektionistisch zu denken.

Gestern war z.B. so ein Tag da war nur Ablenkung hier. Das Nachbarskind hatte fast den ganzen Tag einen Heul- und Wutanfall, der Hausbau am Ende der Straße war laut und dauernd flog ein Hubschrauber hin und her in der Nähe. Selbst mit Kopfhörern und Meeresrauschen auf den Ohren konnte ich mich kaum konzentrieren.

Irgendwann gab ich dann gegen 16 Uhr auf und beendete abrupt meinen Arbeitstag obwohl ich noch mitten an einer Aufgabe war. Ich hatte zum zehnten Mal einen Satz neu angefangen in meinem Artikel und irgendwann beschlossen es reicht jetzt.

Früher hätte mich das Mords aufgeregt. Gestern hat es mich auch geärgert, aber ich habe es dann aktiv losgelassen und mich stattdessen gefreut, eine Stunde mehr mit meinem Partner verbringen zu können. Manchmal muss man einfach den Blickwinkel ändern um abschalten zu können.

Du musst also nicht strikt die gleiche Routine wie ich befolgen. Du musst nur überlegen was Dir hilft den Arbeitstag loszulassen und abzuschließen. Sei gut zu Dir und zufrieden mit dem was Du geleistet hast. War der Tag mal nicht so produktiv Deiner Meinung nach, dann kannst Du auch nichts mehr machen. Irgendwann ist die Konzentration einfach weg und manchmal ist das Leben einfach schwierig. Loslassen hilft aber. Sei gut zu Dir und stolz auf Dich.

Überwinde das Leistungstief am Nachmittag mit einer neuen Routine

Nachmittags fällt es einem meist schwerer sich zu konzentrieren als vormittags. Mit ein paar Tricks überwindest Du aber das Leistungstief am Nachmittag und kannst Deine Produktivität und Deinen Fokus aufrecht erhalten. #zeitmanagement #selbstmanagement #projektmanagement #designerin #organisation
Nachmittags fällt es einem meist schwerer sich zu konzentrieren als vormittags. Mit ein paar Tricks überwindest Du aber das Leistungstief am Nachmittag und kannst Deine Produktivität und Deinen Fokus aufrecht erhalten. #zeitmanagement #selbstmanagement #projektmanagement #designerin #organisation
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Ich weiß nicht wie Dir es geht, aber nachmittags ist bei mir meist die Luft raus. Ich stehe unter der Woche immer um 5 Uhr auf und sitze meist schon gegen halb 7 dann am Schreibtisch. Fluch und Segen des Home-Office. Ab 13 Uhr fängt dann so langsam meine Konzentration an zu schwinden. Meiste habe ich bis dahin nur eine kleine Pause gemacht oder oft auch gar keine richtige. Das ist dann so der Punkt wo ich einfach was anderes machen muss.

Ich habe daher mal eine neue Routine nachmittags ausprobiert und muss sagen, dass ich nachmittags jetzt auch wieder produktiver bin, weil ich mir einfach kurz Zeit nehmen den Kopf quasi durchzupusten. Meine Tipps sind teilweise wirklich einfach, aber doch sehr effektiv. Ich war selbst überrascht. Ich bin ja jemand der nur ungern die Arbeit unterbricht, weil sie mir einfach unendlich Spaß macht die meiste Zeit.

Natürlich habe ich auch mal einen Durchhänger, aber die werden immer weniger von Monat zu Monat. Woohoo! Ok zurück zum Thema. Hust.

Frische Luft tut gut

Lange Zeit war ich dafür zu faul oder dachte „ich kann doch jetzt nicht mitten am Tag spazieren gehen“. Das war wieder ein klarer Fall von zu viel darüber nachdenken was andere von mir als Businessfrau halten. Mein Business meine Regeln. Also bin ich regelmäßig mitten am Tag, bei Wind und Wetter ein paar Minuten oder mal sogar eine ganze Stunde spazieren gegangen.

Mein Kopf war danach so frei gepustet, dass ich nochmal einige Stunden arbeiten konnte und so einiges geschafft habe. Die frische Luft hat einfach Wunder bewirkt und das Hirn wieder entwirrt von all den Gedankenknoten. Wenn man lange intensiv an etwas arbeitet, verbeißt man sich schon mal in eine Aufgabe und hat unter Umstände zu viel Zeit ohne frische Luft oder Sonnenlicht verbracht.

Raus gehen lohnt sich. Der Kopf wird frei und Du kannst nochmal richtig durchstarten bis zum Feierabend. Mir kommen meist super Ideen, wenn ich in der Natur unterwegs bin. Solltest Du einfach nicht spazieren wollen, dann mach wenigstens mal die Fenster auf und lass einmal richtig durchziehen. Das reichert gleich die Luft wieder etwas an. Kleiner Tipp, die richtigen Zimmerpflanzen können auch helfen die Luft zu reinigen und den Kopf freizuhalten.

Mach was im Haushalt

Dieser Tipp ist wohlgemerkt nur anwendbar, wenn Du im Homeoffice arbeitest, aber vielleicht klappt es auch im Büro. Manchmal wenn ich merke ich werde unproduktiv, stehe ich auf, verlasse den Raum und mache irgendetwas im Haushalt. Kurz mal die Spülmaschine einräumen, den Müll rausbringen, eine Maschine Wäsche starten. Irgendwas in der Art. Eine kleine Tätigkeit die nicht lange dauert, aber mich aus dem Moment zerrt.

Manchmal hilft das schon eine Blockade im Kopf zu lösen und wieder klar zu kommen. Du könntest auch nebenher kurz Musik hören oder eine kurze Podcast-Folge. Letzteres mache ich nicht mehr mitten im Arbeitstag, weil ich meistens tausend Ideen beim anhören bekomme. Ich höre ja eher Business Podcasts und da kann es dann schon mal vorkommen, dass ich einfach abgelenkt werde.

Arbeite an untergeordneten Sachen

Ich arbeite nachmittags auch oft an Dingen die eher untergeordnet sind. Was meine ich damit? Das sind Aufgaben die gemacht werden müssen, aber nicht unmittelbar wichtig sind für das Wachstum meines Business. Das sind Dinge wie Ablage machen, Updates erledigen für meine Webseiten oder ähnliches.

Oft lerne ich auch nachmittags neue Dinge oder lese Business Bücher. Manchmal überarbeite ich auch meine Entwürfe für Instagram oder räume einfach das Büro auf. Ich erledige was gemacht werden muss und bin am Ende zufrieden, dass ich doch noch was geschafft habe, nach meiner ultraproduktiven Zeit am Vormittag. So bleibt auch der Kleinkram nicht so liegen, sondern alles ist im Fluss.

Matcha anstatt Kaffee

Wenn ich erstmal mit Kaffee trinken anfange, bin ich für Wochen süchtig danach. Aber Kaffee tut mir nicht gut. Ich crashe regelrecht nach einer Tasse und bin müde und schlapp. Um diese Sucht zu durchbrechen habe ich mal Matcha getestet und ich muss sagen es wirkt. Matcha hält mich fit und lässt meinen Körper nicht crashen. Außerdem macht mich Matcha nicht so nervös wie Kaffee.

Bei Kaffee hatte ich oft den Eindruck, dass ich teilweise so nervös wurde, dass es fast schon in Richtung Angstzustände ging. Außerdem hüpft mein Herz schon nach der zweiten Tasse Kaffee am Tag. Bei Matcha ist mir das noch nicht passiert. Im Moment experimentiere ich am perfekten Matcha Latte Rezept für mich.

Trinkst Du Matcha oder bist Du Team Kaffee?

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Das richtige Essen

Meine neue Routine beinhaltet auch das richtige Essen zur richtigen Zeit. Früher habe ich mittags ganz normal Essen gekocht und oft lag mir das einfach zu schwer im Bauch. Ich bin fast eingeschlafen am Schreibtisch so schlimm war das teilweise. Das hat bestimmt jeder schon mal gehabt. Pizza gegessen und danach war Food Koma angesagt.

Während des Arbeitstages ist das ja eher suboptimal um das mal nett zu formulieren. Jetzt mache ich zur Mittagszeit mir einen üppigen Salat mit Ei oder einer anderen Proteinquelle und esse erst warm gegen Abend. Das Essen liegt dann nicht so schwer im Magen und meine Konzentration geht nicht so in den Keller, weil ich nur noch an die Couch denken kann.

Über den Tag verteilt schaue ich auch, dass ich immer gute Snacks parat habe. Dinge wie Nüsse, Energiebällchen oder mal einen Apfel. Die Snacks sollten so gewählt sein, dass sie nicht zu viel Zucker haben, sonst haben wir das gleiche Problem wie beim Kaffee. Man crashed und wird müde.

Wichtig ist auch viel zu trinken. Wasser oder ungesüßte Tees eignen sich da am besten. Morgens trinke ich z.B. einen halben Liter Zitronenwasser und einen halben Liter Tee. Ich bin ja ein chronischer zu wenig Trinker, daher muss ich mir mein Getränk mit Geschmack etwas interessanter machen. Ich meide aber Getränke wie Cola, Fanta und Co, weil diese durch den Zuckergehalt mich einfach unruhig machen.

Bewegung am Platz

Um auch nachmittags noch fit zu sein, hilft auch eine Routine in der man sich regelmäßig bewegt oder stretched. Einfach Yoga Übungen oder einfach aufstehen und sich strecken kann helfen konzentriert zu bleiben oder aus einem Tief wieder herauszufinden.

Du kannst auch einen großen Gymnastikball mal gegen Deinen Stuhl tauschen oder einfach im Stehen für eine gewisse Zeit arbeiten. Ich habe einen Schreibtisch der elektrisch höhenverstellbar ist. Das ist echt Gold wert, weil es bei der richtigen Haltung unterstützen kann und die Muskeln immer wieder mal beansprucht.

Es heißt ja nicht umsonst sitzen ist das neue Rauchen. Ist wirklich etwas dran. Der Fluss im Körper läuft besser, wenn der Körper in Bewegung ist. Stichwort Lymphflüssigkeit. Die kann sich durch zu langes sitzen stauen und das kann auch gefährlich werden. Also immer wieder mal aufstehen oder einfach mal durchs Büro hüpfen und tanzen. Das macht auch gleich gute Laune.

Die Leute im Homeoffice können das ja ganz leicht machen. Ob ich mich auf Arbeit trauen würde das zu machen, weiß ich nicht, aber vielleicht ist ja eine von Euch Mädels mutiger als ich.

Ätherische Öle

Ätherische Öle spielen erst seit ca. zwei Jahren wieder mehr eine Rolle in meinem Leben. Ich habe meinen Diffusor nahezu jeden Tag an. Öle wie Orange, Zitrone, Pfefferminze und Lavendel nutze ich oft. Mir helfen Düfte sehr fokussiert zu bleiben oder mich zu entspannen.

Vor kurzem hatte ich einen Tag im Büro da lief alles schief und ich wurde immer angespannter und gestresster. Ich wusste zwar, dass alles lösbar ist, aber mich nervte der Gedanke, dass ich mich jetzt damit auseinandersetzen musste wo ich doch andere Sachen erledigen wollte.

Meine Muskeln machten immer mehr Dicht und ich biss schon den Kiefer fester als nötig zusammen. Also entschloss ich mich Lavendel in den Diffusor zu geben und nach knapp einer Stunde war ich wieder entspannter. Das Problem hatte sich zwar nicht in Luft aufgelöst, aber ich war weniger gestresst.

Der Diffusor läuft auch schon mal den ganzen Vormittag mindestens. Wenn Du mal ein bisschen recherchierst wirst Du viel finden zum Thema. Es gibt sogar Studien die belegen, wie Düfte unser Verhalten und Befinden positiv beeinflussen können. Kaufhäuser nutzen das sogar für sich um die Besucher zu Kunden zu machen.

Generell gesagt können Ätherische Öle einfach helfen, dass es im Raum angenehmer ist und man sich mehr auf die wichtigen Sachen konzentrieren kann.

Es liegt bei Dir

Wie Du siehst gibt es ein paar Dinge die Du tun kannst um produktiv und fit zu bleiben. Hast Du vielleicht noch einen guten Tipp wie man das Leistungstief am Nachmittag überwinden oder gar verhindern kann? Wenn ja, schreib doch einfach unten in die Kommentare. Wir können bestimmt noch was von Dir lernen.

5 Gründe warum Du eine Projektmanagement Software brauchst

Apps wie Clickup, Asana, Meistertask und Trello sind wichtig um Dich bei Deinen Projekten zu unterstützen. Sie helfen Dir den Überblick zu behalten und Projekte nach Plan laufen zu lassen. Projektmanagementsysteme können aber noch viel mehr. In diesem Artikel zeige ich Dir warum Du eine Projektmanagement Software brauchst und was sie Dir als Unternehmerin bringt. #Zeitmanagement #Produktivität #Organisation #Ablagesystem #Instagramtipps #Facebook #Pinterest
Apps wie Clickup, Asana, Meistertask und Trello sind wichtig um Dich bei Deinen Projekten zu unterstützen. Sie helfen Dir den Überblick zu behalten und Projekte nach Plan laufen zu lassen. Projektmanagementsysteme können aber noch viel mehr. In diesem Artikel zeige ich Dir warum Du eine Projektmanagement Software brauchst und was sie Dir als Unternehmerin bringt. #Zeitmanagement #Produktivität #Organisation #Ablagesystem #Instagramtipps #Facebook #Pinterest
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In meinem Business nutze ich ein paar wenige Tools um mich zu organisieren, aber ein Tool ist besonders wichtig und regelt etwa 80% meines Workflows. Meine Projektmanagement Software der Wahl ist mittlerweile ClickUp. Vorher habe ich Asana genutzt, aber bin dort schnell an meine Grenzen gestoßen, weil einfach ein paar Funktionen nicht vorhanden waren oder einfach nochmal eine extra Gebühr erfordert hätten.

Ich bin davon überzeugt, dass jeder Solopreneur oder jemand mit einem Team, eine Projektmanagement Software braucht. Eine einfach To Do Liste und ein Kalender reichen einfach nicht um wirklich produktiv und effektiv arbeiten zu können. Man verzettelt sich dauernd und arbeitet oft ziellos. Vielleicht fühlt sich das erstmal gut an, weil man ja beschäftigt ist, aber es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt und produktiv sein.

Was ist eine Projektmanagement Software?

Eine Projektmanagement Software hilft Dir so ziemlich jeden Bereich in Deinem Business zu organisieren. Angefangen bei der Kundenbetreuung bis hin zum Marketing kannst Du wirklich alles damit organisieren. Wenn die Software gut ist wohlgemerkt und so funktioniert wie Dein Kopf tickt. Die einen müssen sich visuell organisieren mit Farben, Boards oder Labels. Wieder anderen reicht eine Liste oder eine Kalenderansicht.

In ClickUp kann ich in jedem Projekt zwischen den Ansichten Liste, Kalender und Board wechseln. Zudem kann ich noch einiges anderes machen damit, aber das spare ich mir für einen anderen Artikel. Es gibt enorm viele Anbieter von dieser Art von Software mittlerweile. Asana hatte ich ja schon erwähnt Vielleicht kennst Du ja auch Meistertask, Trello oder Monday.com.

Jedes System hat seine Vor- und Nachteile, wobei ich ehrlich sagen muss, dass ich bei ClickUp noch keinen einzigen Nachteil gefunden habe und das ist wirklich ungewöhnlich für mich. Normalerweise finde ich immer etwas bei jeder Software das mir bzw. meiner Denkweise fehlt. ClickUp funktioniert aber ganz so wie mein Hirn sich organisieren will. Es ist einfach perfekt.

Aber jetzt mal Klartext. Wofür brauchst Du wirklich eine Projektmanagement Software? Vielleicht denkst Du als Solopreneur ist doch alles recht einfach zu organisieren oder vielleicht hast Du auch nicht so viele To Do je nachdem wie Dein Business aufgebaut ist. Ich denke aber, dass jeder sich gut organisieren muss, gerade als Solopreneur und völlig egal wie komplex das Business aufgebaut ist.

01 | Spart Zeit

Ist Dein System erstmal komplett eingerichtet, was ein paar Tage manchmal in Anspruch nehmen kann, spart das System Dir Unmengen an Zeit. Deswegen nimm Dir die Zeit vorweg, damit Dein System später genau so läuft wie Du es brauchst um alles im Blick und im Griff zu behalten.

Du wirst dann jeden Tag wissen was zu tun ist und nicht erstmal Zeit verschwenden müssen mit To Do Listen schreiben oder den Kalender durchforsten. Du siehst sofort beim Öffnen der App woran Du arbeiten musst und abends kannst Du in nur wenigen Minuten Deinen nächsten Tag plane.

Das große Ganze zu planen, sprich weit im Voraus zu planen, ist auch super einfach mit einem solchen Tool. Ich z.B. plane viele Dinge monats- oder quartalsweise. Das allein spart schon eine Menge Zeit und man weiß immer auf was für ein Ziel man hinarbeitet.

02 | Produktivität steigt

Apropos Ziel. Wer ein Ziel im Business hat und einen genauen Plan, der kann produktiv arbeiten. In meinem Fall hat es die Produktivität derart gesteigert, dass meine Produktentwicklung von 3 Monaten auf einen Monat geschrumpft ist. Ich kann deutlich schneller auch Kundenprojekte abschließen und somit auch mehr Kunden annehmen ohne auszubrennen.

Morgens genau zu wissen was wichtig ist, hilft mir sehr direkt ins schaffen zu kommen. Ich kann ohne lang zu überlegen einfach loslegen. Meine beste Zeit zum konzentriert arbeiten ist morgens. Verschwende ich da Zeit mit Organisation und Aufgabenliste schreiben, bin ich schnell aus meinem Workflow raus und meine Konzentration ist dahin.

03 | Kundenprojekte laufen nach Plan

Kundenprojekte sind nicht immer einfach. Du musst Dich immer wieder auf neue Menschen und deren Bedürfnisse einstellen. Gleichzeitig musst Du aber auch alles im Griff behalten und den Kunden durch das Projekt leiten. Ein Projektmanagement System ist da sehr hilfreich. Du kannst gleich zu beginn des Projekts alle Deine Aufgaben auflisten und mit Datum versehen.

So weißt Du immer genau was wann fertig sein muss oder angefangen werden sollte. Du weißt wann Du das Gespräch mit dem Kunden suchen musst für Feedback und ähnliches. Rechnungen gehen rechtzeitig raus und Deadlines werden eingehalten. Du hast einfach den kompletten Überblick und ein System, dass Dich brav jeden Tag daran erinnert was wichtig ist.

Man kann sich einfach nicht alles merken und manchmal ist das Leben einfach etwas sehr fordernd. Die Mamas unter Euch wissen was ich meine. Die Software hilft Euch den Kunden wirklich happy zu machen. Der Kunde fühlt sich gut aufgehoben bei Euch und er weiß immer wann sein Part des Projekts gefragt ist. Er kann sich zurücklehnen und auf Dich vertrauen.

Und genau das ist was den Kunden auch wiederkommen lässt. Wenn Dinge nach Plan laufen, die Kommunikation stimmt und er weiß was er beitragen kann damit alles läuft. Ich habe so oft dankbares Feedback bekommen von Kunden und wurde fleißig weiterempfohlen.

Klar gibt es auch Kunden die schwierig sind, da kann man sich dann schon mal überlegen ob man den Kunden lieber abgibt, damit jemand anderes der vielleicht besser zum Kunden passt diesem helfen kann.

Wir wollen ja helfen und dem Kunden helfen sein Ziel zu erreichen, aber manchmal passt es einfach nicht und das ist ok. Also mach Dir keine Gedanken, wenn Dein Workflow bei 100 Kunden passt und der 101 Kunde will nicht so recht mit Dir warm werden.

Sowas kann man nicht immer verhindern, selbst wenn man mega gut organisiert ist. Aber gut organisiert zu sein kann dazu beitragen, dass Kunden sich entspannen und die Zusammenarbeit doch noch richtig gut wird.

04 | Nichts wird vergessen

Ich bin eine Unternehmerin die viele Interessen hat und demnach auch viele Projekte gleichzeitig anfängt und abschließt. Das macht es für mich spannend und mir wird nie langweilig in meinem Business. Ich bin selten uninspiriert und fast immer hoch motiviert die Dinge anzupacken.

Der Nachteil ist, dass auch enorm viel Denkarbeit jeden Tag in meinem Kopf stattfindet. Man muss dazu sagen, dass mein Kopf nicht wirklich gut Eindrücke von außen filtert. Mein Kopf rattert deshalb fast die ganze Zeit. Mein Projektmanagement System ClickUp hat mir geholfen, selten bis gar nicht mehr etwas zu vergessen. Alles was mir wichtig ist wird mit Datum und teilweise sogar Uhrzeit versehen.

Es wird immer nur dann chaotisch, wenn ich nicht in ClickUp schaue und so mal ein zwei Tage verstreichen lasse. In der Regel hatte ich mir nämlich was dabei gedacht, wann ich was erledigen wollte bzw. hätte sollen. Deadlines, persönliche Anlässe, einfach alles wird mit Datum hinterlegt.

Besonders praktisch ist das für Aufgaben und Termine die nur alle paar Wochen oder Monate stattfinden. ClickUp erinnert mich immer rechtzeitig und macht das auch auf Wiederholung, wenn ich das so einstelle. Das funktioniert sehr zuverlässig und ich vergesse Dinge wie Quartalsplanung, interne Audits und Co nicht mehr. Ich weiß gar nicht mehr wie ich das früher alles geregelt bekommen habe. Ach ja gar nicht haha.

05 | Alles wichtige an einem Ort

Als ich mit solchen Projektmanagement Systemen angefangen habe zu experimentieren, organisierte ich erstmal nur meine Business Sachen damit. Alles private fand auf Papier im Filofax statt. Rate mal was dann ständig an der Tagesordnung war?

Richtig, ich war regelmäßig chaotisch und völlig gestresst unterwegs. Es hat mich überfordert ständig zwei Systeme pflegen zu müssen. Zumal mich das auf Papier nicht wirklich zuverlässig an Dinge erinnert hat.

Ich hatte zig Apps die mir helfen sollten organisiert zu bleiben, aber alles wuselte irgendwann durcheinander und ich verlor völlig den Überblick. Alles änderte sich in dem Moment als ich anfing mein Projektmanagement System ClickUp für alle Bereiche meines Lebens zu verwenden. Als Solopreneure im Besonderen, mischt sich ständig der Privatbereich mit dem Geschäftsbereich. Warum dann nicht alles an einem Ort organisieren?

Mittlerweile bin ich so organisiert, dass ich mich schon fast spießig finde und rebellieren will, aber ich widerstehe diesem Verhalten, weil ich genau weiß, dass es meinem Business und oder meinem Privatleben nicht gut tun wird. Mein Hirn ist gern organisiert und ich brauche das um besser zu funktionieren. Wie ich schon sagte, mein Hirn filtert nicht sehr gut, sondern nimmt einfach mal die volle Ladung Leben auf jeden Tag.

Mit meinem aktuellen Organisationssystem kann ich deutlich besser abschalten nach Arbeit, weil ich weiß im Zweifelsfall steht alles in ClickUp und die Dinge sind im Griff. Ich bin natürlich nicht total perfekt. Nicht, dass jetzt ein falscher Eindruck entsteht. Auch mir passieren Fehler, aber einfach nicht mehr so oft wie noch vor zwei Jahren.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich Dir mein ganzes System im Detail. Wenn Du das Gefühl hast ständig gestresst zu sein wegen Deines kreativen Business, dann schau einfach mal hier vorbei. Falls Du Fragen zum Kurs hast, schreibe mir einfach eine E-Mail an support@sabrina-linke.de. Dann können wir schauen ob der Kurs Dir helfen könnte und ich beantworte alle Deine Fragen.

Falls Du kein Interesse an einem Kurs hast, dann kannst Du Dich auch gerne für meine Studio Insider Mails kostenlos anmelden. Mindestens einmal die Woche gibt es hilfreiche Tipps und Tricks rund um das kreative Business. Du kannst Dich jederzeit mit einem Klick auch wieder abmelden.

Jetzt habe ich noch eine Frage

Hast Du auch eine Projektmanagement Software? Wenn ja welche und hilft sie Dir tatsächlich oder hält sie Dich eher auf, weil sie kompliziert zu bedienen ist? Schreib es einfach unten in die Kommentare. Ich bin gespannt. Ok genau genommen waren das jetzt zwei Fragen, aber ich war neugierig, denn ich bin ein kleiner App- und Technik-Nerd.

Hey Boss Babe! Nimm Dein Business ernst!

Wenn Du als Unternehmerin Dein Business nicht ernst nimmst tut es keiner. Dein Erfolg hängt von Deinem Mindset ab. Deine Produktivität und Dein Zeitmanagement sind zudem auch wichtig. Nimm Dein Business ernst um Deine Ziele zu erreichen. #Zielesetzen #Planung #Lebensplanung #Unternehmerinwerden #Unternehmerin
Wenn Du als Unternehmerin Dein Business nicht ernst nimmst tut es keiner. Dein Erfolg hängt von Deinem Mindset ab. Deine Produktivität und Dein Zeitmanagement sind zudem auch wichtig. Nimm Dein Business ernst um Deine Ziele zu erreichen. #Zielesetzen #Planung #Lebensplanung #Unternehmerinwerden #Unternehmerin
PIN MICH!

Der heutige Artikel soll so eine Art Motivation und Wachrütteln zugleich sein. Warum? Weil mir in letzter Zeit so einiges begegnet ist, das mich so richtig genervt hat. Und ja teilweise habe ich früher genau das Gleiche gedacht und gesagt bis ich endlich auf den Trichter kam. Aber mal ganz von vorne. Worum geht es eigentlich?

Ich bin in letzter Zeit auf so einige Grenzen von außen gestoßen, die ich zunächst akzeptiert habe, weil ich erstmal nicht wusste wie ich damit umgehen soll. Es ging um Kommentare von Personen die mir nahe standen und Kommentare und Beiträge die ich online gelesen hatte. Irgendwann wurde ich so passiv und gefrustet, dass ich mich selbst erstmal wieder wachrütteln musste um wieder voran zu kommen.

Wieso der aggro Titel?

Ich bin in letzter Zeit in so einigen Facebook Gruppen für Business Frauen unterwegs und der Tenor ist oft derselbe. Oft kriegt man nur mimimi anstatt motivierender Sätze. Ein IGTV Video von Johanna Fritz hat mich dann bestärkt auch wieder mal dazu den Mund aufzumachen. Ich erzähle Dir heute teilweise meine Sicht auf mein Business und wie ich da angekommen bin wo ich jetzt bin.

Vielleicht bist Du gar keine Mimimi-Madame, vielleicht bist Du ganz anders drauf. Egal wie Du Dein Business gerade siehst, vielleicht findest Du Dich hier und da wieder und erkennst, dass Du Dich vielleicht doch noch selbst sabotierst. Lesen lohnt sich ganz bestimmt also bleib bitte dran.

Die bösen Männer sind nur ein Teil des Problems

Mädels ich kann es nicht mehr hören. Ich höre oft, mein Mann hilft nicht im Haushalt, deswegen habe ich nicht genug Zeit mein Business zu betreuen. Auf Arbeit lässt mich mein Chef nicht weiter die Karriereleiter hochsteigen. Mein Kollege XY sabotiert mich auf Arbeit und meine Karriere ist nach 20 Jahren kein Stück weiter. Ich bin Mama ich kann mich nicht um mein Geschäft kümmern. Das und noch viel mehr hört man. Wir Frauen haben es so schwer, weil Männer XY nicht tun.

Ich wurde auch oft ausgebremst durch Männer, aber anstatt aufzugeben habe ich weiter gemacht und bin andere Wege gegangen. Manche waren ungewöhnlich und haben mich wider Erwarten schneller ans Ziel gebracht. Ich hatte auch meine Portion Sexismus und sogar Gewalt durch Männer die ich schlucken musste, aber eins habe ich nie gemacht. Mich hingesetzt und aufgegeben.

Männer sind nicht unsere Feinde. Wir sind unsere größten Feinde. Wir sind diejenigen die Entscheidungen treffen die unsere Karriere, unsere Finanzen und noch viel mehr negativ beeinflussen. Was ich toll finde ist, dass so langsam ein Umdenken stattfindet. Immer mehr Mädels arbeiten zusammen anstatt gegeneinander. Immer mehr Frauen machen den Mund auf und setzen sich für mehr Gleichberechtigung ein.

Da ist definitiv was im Wandel, aber in den Business Facebook Gruppen von Frauen ist das in weiten Teilen noch kein Thema. Und das nervt. Findet Wege und boxt Euch durch. Haltet Euch nicht auf mit Gejammer, sondern zeigt der Welt was ihr so draufhabt.

Umgib Dich mit Leuten die Dich motivieren und konstruktiv kritisieren

Wartest Du darauf, dass Dir Dein Mann, Deine Familie oder sonst wer Erlaubnis gibt ein Business zu leiten? Willst Du Bestätigung von Deiner Familie, dass Du das richtige tust? Stellst Du Deine Karriere hinten an, weil Du denkst anders geht es nicht? Wenn ja hör auf damit.

Wenn Du Dich und Deine Entscheidungen ständig abhängig machst davon ob jemand damit einverstanden ist, wirst Du es nie weit bringen. Du wirst dahin dümpeln und irgendwann Dich ärgern warum Du nicht einfach gemacht hast anstatt zu warten.

Ich habe mich lange davon bremsen lassen was andere von mir denken und wie ich traditionell mein Business aufbauen sollte. Das ärgert mich heute noch wie viele Jahre ich damit verschwendet habe. Ich versuche mich nicht zu sehr zu ärgern, weil ich die Vergangenheit eben nicht ändern kann.

Mich nimmt heute noch keiner richtig ernst im engsten Umfeld, aber das kommt mehr daher, dass die wenigstens im engsten Umfeld etwas mit einem Onlinebusiness oder einem Kreativbusiness zu tun haben. Es ist schlicht weg fehlendes Wissen und Verständnis, aber nicht automatisch böse gemeint.

Mach Dich mental frei von solchen Leuten und akzeptiere, dass sie eben so denken und Dich nicht verstehen. Sobald sie anfangen Dir Steine in den Weg zu legen musst Du reagieren, aber bis dahin bist Du ihnen keine Erklärung schuldig. Mach Dein Ding! Du weißt was Du tust und selbst wenn Du mal nicht weißt was Du tust, hast Du ein Recht darauf zu lernen und Fehler zu machen. Männer machen das am laufenden Band. Einfach ihr Ding. Und Du darfst das auch.

Wenn Du Dich nicht ernst nimmst tut es keiner!

Klingt hart aber ist so. Wenn Du Dich nicht ernst nimmst, dann wirst Du automatisch langsamer. Du setzt Dinge langsam oder gar nicht um. Du wartest ständig auf etwas und wirst passiv in allem was Du tust. Nimm Dich verflucht nochmal ernst!!! Es ist egal ob das jemand anderes tut. Du und Dein Mindset sind entscheidend, nicht die Männer, die Familie oder sonst wer der Dich vermeintlich bremst.

Du hast ein Recht auf eine eigene Meinung, auf Deinen eigenen Weg, auf Deine eigenen Entscheidungen, Fehler, Erfolge und Lektionen des Lebens. Nutze die Zeit, das Leben ist verdammt kurz. Wir Frauen haben heutzutage mehr Möglichkeiten den je uns zu verwirklichen und etwas zu bewegen. Wir können aktiv die Welt verändern mit unserem Schaffen.

Denke groß, hab Angst dabei und mach es trotzdem. Wenn ich dran denke wie viele Business Ideen ich einfach in der Schublade verstauben habe lassen nur, weil jemand sagte es sei doch völlig unrealistisch für ein Mädchen vom Land das zu erreichen. Ich hatte zwar auch starke Frauen um mich herum, aber eben nicht genug davon bis ich anfing sie aktiv zu suchen. Bis ich anfing von Frauen zu lernen anstatt immer nur von Männern.

Du hast als Frau schon von Natur aus so viele Stärken. Richtig eingesetzt kannst Du so viel Gutes in die Welt bringen. Wir Frauen haben nicht nur Nachteile in der Gesellschaft. Es gibt noch eine Menge davon, dass ist leider nicht von der Hand zu weisen, aber es liegt an uns wie lange das noch so bleibt.

Was auch noch wichtig ist. Sobald Du Dich ernst nimmst und selbstsicher auftrittst, wird auch Dein Business nach außen hin professionell wahrgenommen. Stelle Regeln auf was die Zusammenarbeit mit Dir betrifft. Setze Grenzen und habe immer Deine Finanzen im Griff. Interessiere Dich für Zahlen und suche Dir die richtigen Helfer. Es ist Dein Business und es sind Deine Regeln. Punkt.

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Deine To Do Liste für die Zukunft

  1. Nimm Dich und Dein Business ernst!
  2. Träume groß und bekloppt und erlaube Dir, dass das so völlig in Ordnung ist!
  3. Sag auch mal nein! Die Welt wird nicht untergehen, versprochen.
  4. Filtere Menschen die Dich minderwertig abstempeln. Die braucht man nicht.
  5. Warte nicht darauf, dass Dein Partner den Putzlappen in die Hand nimmt. Drück ihm das Teil in die Hand. Der schafft das schon wenn er will.
  6. Hör auf zu jammern und nutze Deine Zeit lieber um Lösungen für Deine Probleme finden.
  7. Schau wie Du es Dir leichter machen kannst um Dein Business im Griff zu behalten
  8. Siehe Punkt eins. Habe fertig.

Ich hoffe meine Message ist angekommen und vielleicht fühlst Du Dich jetzt nicht persönlich angegriffen, sondern bist dankbar für den kleinen Tritt in Deinen hübschen Hintern. Lass es krachen und entschuldige Dich nicht dauernd. Vernetze Dich mit anderen Frauen und Du wirst sehen die Dinge können leichter werden.

Seitdem ich einfach durchziehe was ich machen will, komme ich auch im Business wieder voran. Einige Ziele habe ich dieses Jahr schon erreicht, aber auch nur weil sie teilweise wirklich klein waren. Seit ein paar Wochen denke ich endlich größer auch, wenn mein engstes Umfeld mich für bescheuert hält und Erfolg teilweise deutlich anders definiert als ich.

Versuche mal Dein Business nicht als ständiges Kriegsfeld zu sehen, sondern lass los und vertraue auf Dich. Die Bestätigung von anderen ist nicht notwendig für Dein vorankommen. Such Dir die richtigen Unterstützer und schaue wen Du unterstützen kannst. Gute Taten lohnen sich immer und das Vertrauen in sich selbst sowieso. Du kannst mehr als Du denkst und zudem bist Du deutlich stärker als Du es für möglich hältst.

Also nochmal, nimm Dein Business ernst!

Nimm Dich ernst und lass es krachen! Die Lebenszeit ist zu kurz für ständiges Mimimi und mit dem Finger auf andere zeigen. Wie siehst Du das? Gab es bei Dir auch schon Situationen wo Du Dich aufgehalten hast und es mit dem Verhalten anderer gerechtfertigt hast? Wie hast Du es geschafft Dich wieder zu motivieren? Schreib es doch einfach in die Kommentare. Wir Mädels können so viel voneinander lernen.