5 Schritte zur optimalen Content-Planung – Community-Aufbau mit Mehrwert

5 Schritte zur optimalen Content-Planung - Community-Aufbau mit Mehrwert
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Eine gute Content-Strategie kann Dein Business signifikant beim Wachstum unterstützen. Das Wissen, das Du frei teilst über Blog Artikel, Podcast-Folgen oder Videos schafft Vertrauen in Deiner Community und hilft Dir dank deren Feedback bei der Verbesserung Deiner Angebote.

Guter Content erzeugt richtig eingesetzt eine Menge Traffic auf Deine Website und lenkt viel Aufmerksamkeit auf Deine Expertise und Dein Angebot. Der Mehrwert bei Deinem Content ist dabei am allerwichtigsten. Einfach nur einen Blog Artikel ohne Sinn und Verstand online stellen wird Dich nicht weiterbringen. Deine Zielgruppe muss etwas davon haben ihn zu konsumieren.

Nur so wächst Dein Expertenstatus und das Vertrauen, dass Deine Community in Dich hat. Die folgenden 5 Schritte helfen Dir dabei optimalen Content mit Mehrwert zu entwickeln und Dein Business damit sichtbarer zu machen.

01 | Zielgruppen-Analyse

Wie schon gesagt Dein Content braucht Mehrwert. Wie bekommst Du heraus welchen Mehrwert Du liefern musst? Du hörst Deiner Community zu und stellst Fragen. Du musst immer herausfinden wo befindet sich Deine Zielgruppe und was braucht sie.

Schau Dir also an auf welchen Kanälen Du Deine Zielgruppe erreichst und was die Probleme sind mit denen sie kämpft. Erstelle eine Wunschkunden-Avatar und liste regelmäßig auf, was dieser Wunschkunde gerade braucht und wer genau er ist. Daran kannst Du Dich dann orientieren, wenn Du Dich daran machst den Content zu planen. Ich habe eine extra Notiz in Notion angelegt zu meinem Wunschkunden. Du kannst aber auch ein einfach Word-Dokument anlegen oder in Google Docs ein einzelnes Dokument. Hauptsache ist Du findest dieses Dokument und kannst regelmäßig darauf zurückgreifen.

02 | Brainstorming

Sobald Du also weißt was Deine Zielgruppe braucht, fängst Du an Ideen zu sammeln. Versuche Deine Ideen an einem Platz zu sammeln. Ich habe früher Evernote genutzt und jetzt Notion für meine Notizen. Da es sich hier um eine App handelt kann ich die Inhalte auch immer durchsuchen und es geht keine Idee verloren, weil alles klar strukturiert ist. Mit Notizbüchern hatte ich immer das Problem, dass ich schlicht weg vergessen habe wo ich was notiert hatte oder ich habe meine Ideen nicht mehr gefunden zwischen all den anderen Notizen.

Sobald Du Deine Ideen an einem Platz versammelt hast, definierst Du Themen. Auf diesem Blog geht es zum Beispiel um Marketing, Produktivität und Business Aufbau. Jedes Business hat so seine bestimmten Themen die es bearbeitet und die musst Du als groben Fahrplan für Deinen Content festlegen.

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03 | Formate und Headlines

Sobald Du weißt worüber Du Wissen und Infos teilen willst, kannst Du festlegen auf welchem Wege Du das tun willst. Sprich welches Format. Möchtest Du eine Video-Serie erstellen oder Blog Artikel schreiben? Oder doch lieber Podcast-Folgen aufnehmen. Schau was zu Dir und Deinem Business passt und setze das erstmal um.

Zum Schluss legst Du die Headlines für Deinen Content fest. Hier z.B. habe ich die Headline „5 Schritte zur optimalen Content-Planung – Community-Aufbau mit Mehrwert“. Von da an geht es direkt zu Schritt vier.

04 | Resultat und Outline

Der Mehrwert, das Resultat für Deine Community wird jetzt genau definiert. Was hat Deine Community von Deinen Inhalten? Was lernt sie von Dir und was verbessert sich für sie? Welches Problem löst Du? Sobald Du das Resultat festgelegt hast, kannst Du Dich dann an die grobe Struktur Deines Contents machen.

Bei Blog Artikeln mache ich es z.B. so, dass ich erst mit ein paar Sub-Headlines anfange und jeweils darunter ein paar Stichpunkte notiere. So kann ich in kurzer Zeit einige Blog Artikel vorbereiten und wenn es dann Zeit zum schreiben ist, bin ich direkt inspiriert und muss nicht erst noch überlegen was ich eigentlich rüberbringen will.

So entsteht dann schnell ein Absatz nach dem anderen und Texte werden einfach schneller fertig bzw. ich kann mehrere pro Tag fertigstellen.

05 | Deadlines

Zum Schluss ist es noch wichtig festzulegen wann der Content veröffentlicht wird. Alles was dafür erledigt werden muss kann dann weit vor dem Termin geplant und entspannt erledigt werden. Zum Beispiel Interviewanfragen für Gäste in Deinem Podcast, die Erstellung von Grafiken oder Video-Material. Es sind viele Schritte die bei der Erstellung von Content gegangen werden müssen.

Outlines für Artikel mache ich z.B. einmal im Monat. Die Artikel schreibe ich dann innerhalb weniger Tage fertig und plane sie dann voraus in WordPress. Dank der Outlines ist das eigentliche schreiben dann viel leichter.

Ich bin meist zwei bis vier Artikel voraus in der Erstellung. Das heißt ich kann mal krank werden oder sonst irgendwie verhindert sein und es geht trotzdem Content raus, der mir neuen Traffic auf meine Website beschert. Natürlich bin ich nicht perfekt und es kommt auch mal vor, dass ich keinen Content vorbereiten konnte, aber seitdem ich ein besseres System habe für die Planung und Erstellung, kommt sowas deutlich seltener vor.

In meinem Kurs „Simple Business Systems“ widme ich eine ganze Lektion dem Thema Content-Planung und Erstellung und zeige Dir alle meine Tipps und Tricks. Wenn Du Deine Produktivität steigern willst und Dich besser organisieren willst, dann ist der Kurs für Dich genau das richtige. Du findest alle Infos zum Kurs hier. Bei Fragen kannst Du mir jederzeit schreiben. Schau vorbei auf Instagram oder schreibe mir einfach eine Email.

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Die größten Fehler bei der Projekt-Planung

Die größten Fehler bei der Planung
Die größten Fehler bei der Planung
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Bei der Planung von Projekten und seinen Aufgaben kann man eine Menge Fehler machen. Meist gehen diese Fehler aber auf drei Gründe zurück. Ich selbst habe über die Jahre jeden dieser Fehler gemacht und dadurch eine Menge Stress und Ärger angezogen. Meine Kunden waren oft unzufrieden und ich endete im Burnout.

Falls Du auch der Meinung bist, dass Deine Planung irgendwie nicht so richtig funktioniert, dann schau Dir meine Tipps hier an. Vielleicht geht es Dir dann wie mir damals als mir alles klar wurde und Du erkennst wo es gerade hakt.

Unpräzise Planung

Der erste Fehler bei der Planung ist fehlende Präzision. Ein kleines Beispiel. Nehmen wir an Du willst einen neuen Kurs launchen. Du trägst in Deinen Kalender das Launch Startdatum und das Launch Enddatum ein. Mehr nicht. Jetzt fehlt hier aber eine Menge Info. Zum Beispiel welche Events finden statt um den Kurs zu vermarkten? Welche Inhalte müssen wann fertig sein? Wann muss der Kurs in die Verkaufsplattform integriert werden? So ein Launch hat so viele kleine Puzzle-Teile, da reicht es nicht einfach nur zu wissen von wann bis wann der Launch geht.

Für eine gute Planung brauchst Du Zeit die Du Dir dafür auch nehmen musst. Ich plane z.B. in mehreren Etappen. Da gibt es die Jahresplanung für den groben Überblick, die Quartalsplanung für konkrete Projekte und die tägliche Planung für die Details. Alle Projekte sind nach Priorität sortiert und sie sind nach präzisen Action-Steps aufgesplittet.

Wenn Du ein Mammut-Projekt vor Dir hast, dann hilft es einfach alles in kleine Steps aufzuteilen, damit Du nicht total überfordert bist und auch nichts wichtiges vergisst. Das große Projekt muss eine Deadline bekommen wann es fertig sein muss. Dann kannst Du Dir Meilensteine setzen für Teile des Projekt wann diese fertig sein müssen. Plus Deine Aufgaben müssen aufgeteilt sein nach wann wird die Aufgabe bearbeitet und wann muss sie fertig sein.

Zum Beispiel hast Du einen Meilenstein der heißt „alle Launch-Emails fertiggestellt“. Dann kannst Du Dir Aufgaben setzen für jede Email und ihnen ein Datum weit vor dem Meilenstein geben damit Du rechtzeitig fertig wirst. So entsteht eine To Do Liste die Dich durch Deine Arbeit leitet.

Ich nutze die App Asana für mein Projektmanagement und weiß so jeden Morgen genau was anliegt. Alles schön sortiert nach Departments meines Business und farbig markiert, damit ich sofort erkenne was wohin gehört und was wirklich wichtig ist.

Tagesroutine Worksheet

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Planung macht keinen Spaß

Zeit nehmen für die Planung ist wichtig, aber es ist auch hilfreich wenn sie Spaß macht. Als es noch etwas überschaubarer war mit meinem To Dos habe ich mich mit einem Filofax, bunten Stiften und hier und da ein paar Stickern organisiert. Jetzt geht das natürlich nicht mehr so gut, weil mein Business ein bisschen komplexer geworden ist. Daher war ich direkt auf der Suche nach einem Tool mit dem ich gut planen kann, aber eben meinen Farbcode den ich brauche zum visualisieren behalten kann.

Hängen geblieben bin ich bei Asana. Hier kann ich auf verschiedenste Weisen mich sortieren. Mal mit Checklisten, mal mit Kanban Boards, mal mit Kalenderansicht. Ganz so wie ich es gerade visuell brauche. Gleiches gilt für meine Notizen. Früher hatte ich verschiedene Notizbücher, Sticky Notes und Wandkalender. Gefunden habe ich natürlich nichts mehr und Ideen wurden teilweise doppelt und dreifach aufgeschrieben und dann wieder vergessen. Das Ende war Chaos im Kopf.

Jetzt ist es viel besser, weil alles an einem Platz ist und visuell ansprechend für mich. Der große Vorteil ist, dass ich produktiver bin und gerne plane, weil es einfach und ansprechend ist. Finde also ein Tool mit dem es Dir Spaß macht Dich zu organisieren, oder das zumindest so aufgebaut ist, dass es zu Deinen Denkmustern passt.

Im Endeffekt kannst Du aber nur Spaß bei der Planung entwickeln, wenn Du Dein Warum kennst. Deine Motivation ist entscheidend, wenn Du Pläne erstellen willst die Du dann auch umsetzt. Ohne Motivation wirst Du Dich schneller auf Pinterest oder auf der Couch beim Netflix schauen wiederfinden als Du kucken kannst. Deine Ziele müssen für Dich Sinn ergeben, sonst wirst Du einfach die Arbeit immer wieder aufschieben und stattdessen andere Dinge tun.

Zu wenig Zeit wird eingeplant

Wichtig bei der Planung ist aber vor allem, dass Du auch weißt wie lange Du für bestimmte Dinge brauchst. Wenn Du das noch nicht so einschätzen kannst, plane erstmal mehr Zeit ein und tracke die Aufgabe ein paar mal während Du sie erledigst. So bekommst Du ein Zeitgefühl und weiß welcher Zeitraum realistisch ist. Zum Beispiel wusste ich nicht wie lange ich wirklich brauche um einen Artikel zu schreiben. Ohne Recherche brauche ich ca. zwei bis zweieinhalb Stunden um einen längeren Text zu schreiben. Die grobe Outline allein dauert dann nochmal 15 – 30 Minuten. Also weiß ich, dass ich pro Tag etwa drei maximal vier Artikel vorausschreiben kann.

Manchmal bin ich natürlich auch schneller, wenn ich besonders im Flow bin. Sobald Du also weißt wie lange die Dinge etwa dauern, kannst Du alles mit Deinem Kalender und Projektplan in Einklang bringen. Du weißt dann, dass Du nicht vier Blog Artikel, zwei Coaching-Calls, die Erstellung eines Freebies und Produktion von zwei Videos in einen Arbeitstag quetschen solltest. Ich habe das schon mal geschafft, aber es war auch ein mega langer und echt stressiger Tag, weil es immer nur Go Go Go hieß und ich kaum Zeit zum Pause machen hatte. Viel gegessen habe ich an dem Tag auch nicht. Ist also nicht sehr empfehlenswert.

Was ich seither mache ist, dass ich mir maximal drei wichtige Dinge für den Tag vornehme. Wenn ich diese Dinge geschafft habe wird der Tag unter Erfolg verbucht. Wenn dann noch Zeit ist mehr zu erledigen, dann arbeite ich noch an Dingen die etwas weiter unten in der Prioritätsskala liegen. Manchmal aber erlaube ich mir aber auch Feierabend zu machen. Gerade wenn ich einen stressigen Launch hinter mir habe, bin ich etwas langsamer unterwegs die Woche drauf. Da wird dann nur das Wichtigste gemacht und danach die Akkus weiter aufgetankt.

Immer auf die Balance achten

Bei all der Planung darf man auch nicht vergessen, dass es auch noch das Leben gibt, das keine Rücksicht auf Deine hübschen Pläne nimmt. Manchmal kommt etwas dazwischen. Jeder kennt das. Deswegen ist es auch wichtig sich ein bisschen Puffer in den Kalender einzubauen oder sich zu erlauben, dass Dinge auch mal einfach verschoben werden müssen.

Früher war ich so strikt mit der Planung, dass mich jede Abweichung einfach mega gestresst hat. Außerdem habe ich Dinge zu eng hintereinander geplant, dass ich keine Zeit mehr zum Durchatmen hatte. Mit einer sinnvollen Planung und den richtigen Tools kannst Du das also alles verhindern.

In meinem Kurs „Simple Business Systems“ zeige ich Dir mein genaues System wie ich Business und Privates organisiere und plane. Ich zeige Dir all meine Systeme und gebe Dir Einblicke in meine Tools und mein Marketing. Wenn Du produktiver und besser organisiert werden willst, dann ist dieser Kurs genau richtig für Dich. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Bei Fragen schreib mir einfach eine Email.

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6 Tipps wie Du im Home Office produktiv bleibst

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Wenn man es nicht gewohnt ist im Home Office zu arbeiten, dann kann es schon mal echt schwierig werden dort produktiv zu bleiben. Aber auch für jemanden wie mich, der seit 2003 im Home Office arbeitet kann es hin und wieder eine Herausforderung sein produktiv zu bleiben.

Die folgenden 6 Tipps helfen mir täglich so produktiv wie möglich zu bleiben.

01 | Ordnung halten

Für die meisten ist Ordnung wichtig um nicht abgelenkt zu werden. Ich kann mich z.B. nur schlecht in einem Büro konzentrieren das total unordentlich ist und wo der Schreibtisch total zugestellt ist mit Papieren, Tassen und Co.. Wenn man vom Home Office arbeitet kommt aber nicht nur Unordnung im Büro vor, sondern findet sich auch in anderen Bereichen wie der Küche.

Ich versuche daher immer spätestens Abends mein Haus wieder in Ordnung zu bringen, damit der nächste Tag ohne Verzögerungen starten kann. Ich räume die Küche auf, programmiere eine Maschine Wäsche für den nächsten Tag und schaue, dass mein Schreibtisch und mein Büro möglichst ordentlich ist und ich direkt starten kann.

Ich bin ein früher Vogel und fange gerne früh meine Arbeit an. Wenn ich da erstmal noch aufräumen muss, ist meine Konzentration schnell hinüber. Meine Haushaltsroutine hilft da einfach sehr am Ball zu bleiben und das Haus so ordentlich wie möglich zu halten. Es muss nicht perfekt sein, aber so eine gewissen Grundordnung muss herrschen. Außerdem hilft es irgendwie beim abschalten nach einem Arbeitstag, wenn ich danach noch etwas aufräume.

02 | Optimalen Arbeitsplatz einrichten

Jeder hat einen anderen Arbeitsplatz im Home Office den er optimal empfindet. Die einen können prima vom Bett oder der Couch arbeiten, wieder andere wie ich sind an einem Schreibtisch besser aufgehoben. Generell solltest Du darauf achten, dass Dein Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist, damit Du Dir den Rücken und die Gelenke nicht kaputt machst.

Das heißt der Tisch sollte ein optimale Höhe haben und der Stuhl muss Deine Haltung unterstützen können. Richtig gut ist es auch einen höhenverstellbaren Tisch zu haben, damit Du nicht nur sitzt den ganzen Tag, sondern auch mal im Stehen Arbeit erledigen kannst. Ab und zu arbeite auch ich mal von der Couch oder wenn ich mal eine Erkältung habe auch vom Bett aus für ein paar Stunden, aber ich habe für mich festgestellt, dass ich dort einfach nicht richtig produktiv bin. Meist werde ich so schnell müde und ich verspanne mir ordentlich den Nacken.

Was aber einen optimalen Arbeitsplatz ausmacht ist nicht nur Ordnung und die Ergonomie. Es ist auch wichtig, dass Du Dich mit Dingen umgibst die Dich inspirieren. Ich selbst habe kaum etwas auf dem Schreibtisch stehen, weil es mich ablenkt. Aber ich habe auch Kundinnen die ihren Schreibtisch gerne dekorieren mit Kristallen, Figuren oder Bildern ihrer Liebsten. Ich habe nur mein Arbeitsmaterial auf dem Tisch und eine Pflanze für etwas Deko. Ich brauche immer viel Platz auf dem Tisch um gut arbeiten zu können.

Tagesroutine Worksheet

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03 | Gute Planung

Gute Planung ist eine wichtige Basis um produktiv zu bleiben. Ich habe verschiedene Planungsroutinen wie ich in diesem Artikel genauer beschrieben habe. Mit einer guten Planung weißt Du im Idealfall jeden Morgen direkt was Du über den Tag verteilt erledigen musst. Ich nutze für meine Projektlisten und Aufgaben Asana und weiß so jeden Morgen exakt was anliegt und was wichtig ist.

Es kann auch hilfreich sein Deine Zeit im Kalender mit Blöcken festzulegen. Sprich Du machst zum Beispiel von 08:00 Uhr bis 10:00 Uhr nur die Inhalte für Deinen Blog. Keine Emails, kein Handy checken, keine Ablenkungen. Einfach nur fokussiert an einer Sache arbeiten. Wie genau die Block-Planung funktioniert und welche Vorteile sie hat, kannst Du in diesem Artikel genauer nachlesen.

Zusammengefasst musst Du Dich jeden Tag mit der Planung auseinandersetzen, damit Du jeden Morgen weißt woran Du arbeiten musst und was oberste Priorität hat. Was aber auch wichtig ist, Du musst wissen zu welcher Tageszeit Du am produktivsten bist und wann Du überhaupt arbeiten kannst. Es bringt nichts, wenn Du Arbeit morgens einplanst, aber genau weißt, dass Du da die Kinder in die Kita bringen musst, einen Arzt-Termin hast oder generell was anderes erledigen musst.

Dein Kalender und Deine To Do Liste müssen aufeinander abgestimmt werden, damit Du sinnvoll arbeiten kannst und nicht dauernd den Fokus verlierst.

04 | Grenzen setzen und Ablenkungen minimieren

Wenn Du von zuhause arbeitest kommt Dein Umfeld schnell mal auf die Idee Dir eine Menge extra Aufgaben aufzudrücken. Du kannst doch die Wäsche machen während Du arbeitest und auf die Kinder ein Auge haben wenn, Du schon zuhause bist. Ehm nein. So einfach ist das nicht. Wenn Du produktiv bleiben willst, dann musst Du klar definieren wann Du arbeiten willst und Du musst sämtliche Ablenkungen auf ein Minimum reduzieren.

Du kannst nicht auf die Kinder achten, während Du eine wichtige Konferenzschaltung hast. Du kannst nicht Essen kochen und gleichzeitig Deine Buchhaltung erledigen. Du kannst auch nicht dauernd zwischen Tätigkeiten hin und her switchen, weil es ewig dauert bis Dein Hirn sich wieder konzentrieren kann. Dir geht ein Haufen Zeit verloren, wenn Du Dich mit Multitasking aufhältst.

Deswegen setze Grenzen, minimiere Ablenkungen und suche das Gespräch mit Deinem Umfeld, falls dieses einfach versucht ständig über Deine Aufmerksamkeit und Zeit zu verfügen. Du musst schließlich arbeiten um Geld zu verdienen. In diesem Sinne suche Dir Hilfe wo Du sie brauchst und setze Grenzen dort wo sie gebraucht werden.

05 | Realistische To Do Liste anlegen

Eine To Do Liste kann schon mal schnell sehr lang werden. Wir alle kennen das. Während des Tages fällt Dir etwas ein und Du schreibst es Dir auf, um es irgendwann später zu erledigen. Man ist nie wirklich fertig, deswegen ist es wichtig nicht nur eine Endlos-Aufgabenliste anzulegen, sondern auch eine realistische To Do Liste für den Tag.

Ich plane meist nur drei wirklich wichtige Aufgaben pro Tag ein und der Rest an Aufgaben ist optional. Wenn ich mehr als drei wichtige Sachen erledigen kann bin ich happy, aber ich bin auch zufrieden, wenn ich es schaffe das Wichtigste des Tages zu erledigen. Es ist auch viel realistischer drei wichtige Dinge zu erledigen als zwanzig.

Wenn Du z.B. an einem großen Projekt arbeitest ist die Aufgabenliste so lang wie zum Mond manchmal, aber wenn Du das Projekt in Abschnitte und kleine Aufgaben aufteilst wird das Projekt gleich machbar. Du bist nicht überfordert, weil alles schön über einen gewissen Zeitraum verteilt ist und Du weißt jeden Tag was zu tun ist.

06 | Pausen machen nicht vergessen

Ohne Pausen wird die Konzentration schnell weniger und Du fühlst Dich schnell erschöpft. Wenn ich so richtig in einer Aufgabe drin bin, fällt es mir oft sehr schwer mal kurz zu unterbrechen, aber jedesmal wenn ich mich dann doch zu einer Pause durchringe, erkenne ich wie sehr sie mir doch hilft leistungsfähig und kreativ zu bleiben.

Du kannst ja mal mit der Pomodoro-Technik herumexperimentieren um das bewusste Pausen machen etwas zu verinnerlichen. Die Pomodoro-Technik teilt Deinen Arbeitstag in Abschnitte auf zwischen denen eine kurze oder mal auch eine längerer Pause eingeplant ist. Gerade an Tagen wo ich viele kleine Aufgaben habe, hat mir die Pomodoro-Technik geholfen leichter zwischen den Aufgaben zu wechseln ohne viel Konzentration zu verlieren.

Wichtig bei diesen Pausen ist, dass Du Dich bewegst. Einfach mal aufstehen, Dich strecken, einen Tee holen oder kurz mal das Fenster aufreißen und frische Luft reinlassen. Du wirst sehen wie sehr Dir das hilft. Gönn Dir auch mindestens nach der Hälfte des Arbeitstag eine größere Pause. Trink ordentlich was und fülle Deine Energiereserven mit gesundem Essen. So fällst Du seltener in dieses Nachmittagstief. Auch ein kleiner Power-Nap von 20-30 Minuten kann helfen Deinen Kopf wieder freizubekommen und Energie zu tanken.

Produktivität geht nicht ohne Disziplin

Wie Du siehst erfordert das Arbeiten im Home Office nicht nur gute Planung sondern auch etwas Disziplin. Es gibt so viele Verlockungen wie die gemütliche Couch oder die leckeren Sachen im Kühlschrank, aber wenn Du Dich gut organisierst und die anderen Tipps umsetzt, solltest Du eigentlich Deine Produktivität steigern können.

Ich arbeite wie gesagt schon seit 2003 selbstständig im Home Office. Auch ich habe mal einen Durchhänger und bin einfach nur abgelenkt und unproduktiv, aber das kann ich meist verhindern mit diesen Tipps in diesem Artikel.

Der Faktor Abschalten im Home Office ist natürlich nicht zu unterschätzen. Es fällt einem deutlich schwerer die Arbeit loszulassen, wenn sie dauernd in Deinem Blickfeld oder generell in Deiner Nähe ist. Aber das muss nicht so sein. Wie Du einen Home Office Tag optimal beendest um abschalten zu können, kannst Du in diesem Artikel nachlesen. Hier habe ich Dir meine Tipps und Tricks zusammengetragen.

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4 Routinen die Dich und Dein Business gesund halten

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In meinem Business habe ich einige Routinen die mir dabei helfen alles im Griff zu behalten. Ich habe diese Routinen in Asana meinem Projektmanagementsystem hinterlegt und werde somit regelmäßig an sie erinnert. Diese Routinen umpassen alle Bereiche meines Business. Egal ob es um Finanzen, Marketing, Produkte oder generelle Admin-Aufgaben geht, es ist alles klar strukturiert und auf Termin gelegt.

Mit diesen Routinen habe ich immer den Überblick und kann eingreifen, wenn in meinem Business etwas schief geht. Aber nicht nur ich, sondern auch mein Team hat genauen Einblick und kann mich bei der täglichen Arbeit unterstützen.

Ich habe die Routinen in vier Hauptbereiche eingeteilt nach zeitlichem Ablauf. Es fängt an mit einer Tagesroutine / Wochenroutine, geht über in eine Monatsroutine, dann folgt eine Quartalsroutine und zum Schluß eine Jahresroutine. Nicht alle Aufgaben müssen ja täglich oder monatlich erledigt werden und so ist es praktisch alles in diese vier Kategorien aufzuteilen.

01 | Tagesroutine / Wochenroutine

Die Woche ist bei mir in Thementage aufgeteilt. So ist zum Beispiel der Montag für Planung, Admin und ähnliches reserviert. Der Mittwoch zum Beispiel ist aber hauptsächlich für meine Kunden und die Community online reserviert. Diese Aufteilung hilft mir fokussiert alle meine Projekte voran zu bringen ohne, dass etwas hinten runter fällt und vergessen wird.

Meine Tagesroutine ist dann aufgeteilt in morgens, mittags und nachmittags. Es gibt für jede Tageszeit eine bestimmte Tätigkeit die ich mache und eventuell nur noch einmal an dem Tag wiederhole. Emails zum Beispiel. Ich räume jeden Morgen mein Email-Fach auf und beantworte wichtige Emails. Meist gehe ich dann erst nachmittags nochmal ins Email-Fach und räume wieder auf und beantworte wieder Emails. Dazwischen ist die App zu und ich kann konzentriert an anderen Sachen arbeiten. Keine Pings und andere Sounds die ablenken, wenn eine neue Email da ist.

Ein anderes Beispiel ist die Planung. Ich setze mich jeden Tag kurz vor Feierabend hin, checke Asana und den Google Kalender und plane den nächsten Tag. Aufgaben werden sortiert und diese die ich an dem Tag geschafft habe, werden abgehakt falls ich das vergessen habe zu machen. Wenn mein Kopf besonders rattert an dem Tag. Mach ich noch Notizen in meine Braindrump-Abteilung in Notion oder GoodNotes. Diese kleine Routine hilft mir vom Arbeitstag abzuschalten, weil ich weiß der nächste Tag ist sortiert und ich brauche an nichts erstmal mehr zu denken.

Jeden Morgen sehe ich dann eine saubere Liste in Asana, schön nach Farben der einzelnen Departments meines Business sortiert. Ich erkenne sofort was ist Marketing, was ist Admin, was sind Produkte und so weiter. Alles was pink ist muss etwas wichtiges sein, also schaue ich mir das zuerst an. Wirklich simple aufgebaut aber so hilfreich.

Generell sind meine Routinen aufgeteilt, nach Dinge die ich wöchentlich und welchen die ich täglich tun muss. Kein Mensch kann sich all die Steps merken die nötig sind um alles im Griff zu behalten, deswegen sind diese Checklisten in Asana wirklich Gold wert.

02 | Monatsroutine

Die Monatsroutine findet immer zum ersten eines Monats statt. Hier erfasse ich z.B. meine Statistiken für mein Business wie KPI und Feedback der Kunden. Es findet viel Auswertung und Planung statt in dieser Zeit. Manchmal schaffe ich die Routine an einem Tag, manchmal fließen Aufgaben auch in den nächsten Tag, aber das ist ja nicht schlimm. Bei all der Planung und Routine muss man sich immer etwas Freiraum lassen, damit nicht alles zu starr und stressig wird.

Das Leben passiert ob man will oder nicht. Wenn man dann jedesmal ausflippt, wenn Pläne nicht so laufen wie man sich das vorgestellt hat, dann hat man unnötig mehr Stress. Ich weiß wovon ich spreche, denn ich war mal so überorganisiert, dass es unglaublich viel Druck und Stress erzeugt hat. Das bringt aber weder Dir noch Deinem Business etwas. Aber ich schweife ab.

Generell ist in der Monatsroutine alles erfasst was man nur einmal im Monat tun sollte bzw. tun muss um produktiv zu bleiben. Ganz wichtig bei der Routine ist auch, dass man sich wieder seine Ziele anschaut und überlegt ob diese noch realistisch oder relevant sind. Je nachdem wird dann die Quartalsplanung angepasst.

03 | Quartalsroutine

Wo wir schon beim Thema sind. Die Quartalsroutine findet wie der Name schon sagt immer zum Ende eines Quartals statt. In meinem Business plane ich nur 90 Tage relativ strikt und der Rest der gehört zur Jahresplanung, die ist aber total flexibel. In der Quartalsroutine plane ich hauptsächlich die großen Projekte für die nächsten 90 Tage, setze mir Aufgaben und versehe diese mit Deadlines.

Ich schaue mir aber auch nochmal ganz genau meine Ziele an und definiere neue Ziele dazu. Ich reflektiere was gut und was schlecht lief im letzten Quartal und mache mir eine Menge Notizen. Mein Team und ich besprechen das dann alles und arbeiten an Verbesserungen. Das können z.B. Probleme mit Funnels sein oder generell Probleme die immer wieder auftauchen und behoben werden müssen. Auch neue Ideen und Produkte werden besprochen.

Die Quartalsplanung dauert meist zwei Tage mindestens und der Termin ist eine Woche vor Quartalsende in Asana hinterlegt. Für mich und mein Business hat sich bewährt, dass ich maximal 90 Tage strikt plane, denn alles darüber kann sich zu sehr verändern. Ziele ändern sich, Ideen kommen hinzu, andere Dinge passieren und halten auf, Termine verschieben sich usw..

Als Orientierung nehme ich immer die Jahresplanung und basiere darauf meine Quartalsplanung sofern es noch geht wie gesagt.

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04 | Jahresroutine

Die Jahresroutine umfasst hauptsächlich Planung und den Jahresabschluss der Finanzen und Projekte. Bei der Jahresplanung überlege ich welche Launches, Sales und andere Termine ich im nächsten Jahr habe oder umsetzen will. Bei der Planung lege ich nur grob fest in welchem Monat etwas stattfinden soll, aber es gibt oft kein genaues Datum das festgelegt wird.

Das erfolgt immer erst zur Quartalsplanung oder bei der Monatsplanung falls es in der Quartalsplanung übersehen wurde. Die Jahresroutine hilft hauptsächlich dabei einen groben Fahrplan für das kommende Jahr zu entwickeln und Platz zu finden für all die Ideen die noch nicht umgesetzt wurden. Bei der Jahresroutine trage ich mir aber auch wichtige Termine ein die z.B. meine Finanzen betreffen wie Termine für die Abgabe von Steuererklärungen und ähnliches.

Ein großer Bestandteil ist auch die Auswertung des aktuellen Jahres. Wie viel Umsatz wurde gemacht? Welche Ziele wurden erreicht und welche waren unrealistisch? Und noch viel mehr fließt da ein um das kommende Jahr deutlich besser anfangen zu können. Das gehört ja zur Skalierung eines Business dazu. Man muss immer wieder reflektieren und dann wieder planen und anfangen in Aktion zu treten.

Ohne Routine geht nichts

Routinen sind wichtig, damit nichts vergessen wird und der Stress auf einem niedrigen Level gehalten wird bzw. ganz vermieden wird. Überlege Dir also genau was Du in Deinem Business täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise und jährlich machen musst, damit Du am Ball bleiben kannst und Dein Business gesund bleibt. Mach Dir eine lange Liste mit all den Aufgaben die Du machen musst aufgeteilt nach der Zeit und dann trage alles mit Datum in Dein Projektmanagementsystem ein.

Ich nutze dafür immer eine Aufgabe mit Unteraufgaben die dann auf Termin gelegt wird und sich automatisch wiederholt, sobald ich sie erledigt habe. In Asana springt die Aufgabe einfach zum nächsten relevanten Datum, wenn ich sie abhake und ich muss sie nicht immer wieder von Hand neu aufsetzen.

In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir das alles genauer und teile mit Dir alle meine Workflows, Templates, Listen und Co.. Zudem erkläre ich Dir das Konzept von guter Planung noch deutlich detaillierter und gebe Dir auch Einblicke in meine Tools. Ich zeige Dir wie Du produktiver werden kannst und dank guter Planung und Organisation Dein Business skalieren kannst ohne noch mehr zu arbeiten oder noch mehr Stress aushalten zu müssen.

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5 Gründe warum Du Dein Business jetzt organisieren solltest

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Eine gute Organisation Deines Businesses ist die Basis Deines Erfolgs. Ohne sie wird das Business schnell stressig und Du wirst irgendwann so überfordert sein, dass Du entweder pleite gehst oder im Schnelldurchlauf ein Team aufbauen musst, das mit Dir die heißen Kohlen jongliert. Beides ein teurer und unnötig stressiger Spaß.

Es gibt viele Gründe warum Du Dein Business jetzt organisieren solltest, aber ich beschränke mich in diesem Artikel auf die für mich persönlich 5 wichtigsten Gründe. Mir hat es vor ein paar Jahren, als ich mitten in einem Burnout war, viel Klarheit beschert und mein Business quasi gerettet.

01 | Du arbeitest zu viel

Als Solopreneure neigen wir dazu viel und lange zu arbeiten, doch meist ist das völlig unnötig oder auch kontraproduktiv eingesetzte Zeit. Was meine ich damit? In einem Business gibt es tausend kleine Miniaufgaben plus große Projekte die erledigt werden wollen. Nicht alle diese Dinge sind aber auch für die Kundengewinnung oder für die Skalierung Deines Businesses wichtig oder vorrangig.

Viele Dinge halten Dich beschäftigt aber nicht produktiv oder kosten einfach eine Menge Zeit. Ich mache daher alle halbe Jahre mindestens ein Business Audit. Ich schau mir alle meine Prozesse an und überlege was ich vereinfachen oder auslagern kann. Was kostet mich gerade viel Zeit und ist nicht meine Zone of Genius? Was mache ich gerne, was weniger? Gibt es jemand in meinem Team der das deutlich besser und effizienter erledigen kann als ich?

Oft habe ich in der Vergangenheit dann Dinge gestrichen oder einfach automatisiert sofern möglich. Mittlerweile sind die Prozesse so optimiert, dass ich mehr in kürzerer Zeit erledigen kann und leichter auch mal Aufgaben an meine VA oder das Team auslagern kann. Die Kommunikation mit Kunden und meinem Team klappt einfach besser dadurch.

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02 | Du verschwendest Zeit

Wenn Du eine wirklich Work-Life-Balance hinbekommen willst, dann musst Du Deine Zeit ganz bewusst einsetzen und effizient nutzen. Stichwort wieder produktiv sein und nicht nur beschäftigt. Je mehr Zeit Du für unwichtige Dinge oder holprige Prozesse aufwendest, desto langsamer wird Dein Business wachsen oder gar ganz still stehen irgendwann.

Du brauchst Klarheit über Dein Warum und wie Du Dinge anbieten und erledigen willst. Du brauchst klare Ablagestrukturen, Templates und Workflows für alle Bereiche damit Dein Business läuft wie eine gut geölte Maschine.

Anstatt Excel-Tabellen für die Buchhaltung brauchst Du eine anständige Software, anstatt Dateien doppelt und dreifach in zig Ordnern kreuz und quer auf Deiner Festplatte abzulegen, brauchst Du genaue Ordner. Anstatt gleiche Vorgänge immer wieder von Null anzufangen und zu überlegen was Du nach der Reihe nach zu erledigen hast, brauchst Du klare Checklisten, Workflows und Templates. Klingt naheliegend, aber viele fangen erst an sich zu organisieren, wenn es schon fast zu spät ist und der Stress Alltag geworden ist.

Deswegen, je weniger Du Zeit verschwendest, desto besser wird Dein Business und Deine Kunden fühlen sich wohl bei Dir. Du kannst viel besser alles im Griff behalten und für Deine Kunden maximalen Service bieten.

Der Zeitaufwand sich zu organisieren ist zwar am Anfang groß, manchmal riesengroß, aber er ist es wert, weil man langfristig etwas davon hat und langfristig fokussiert arbeiten kann. Man spart langfristig einfach mehr Zeit und der Stress minimiert sich.

03 | Dein Business wird über die Zeit geschäftiger

Ein wichtiger Grund dafür sich gleich von Anfang an zu organisieren ist, dass Dein Business ja im Idealfall wächst und somit auch mehr los sein wird. Deine Community wird wachsen und Deine Kundenliste auch. Da wird viel Deiner Aufmerksamkeit, Liebe und Mühe reinfließen müssen, wenn Du Dir was aufbauen willst.

Ständig holprige Abläufe wirken auf Kunden schnell unprofessionell und sie buchen Dich vielleicht nur einmal und nie wieder. Wenn es ganz schlimm kommt, dann spricht sich herum, dass Du nicht sonderlich gut und professionell Deine Arbeit erledigst und dann wird die Kunden-Akquise zum Spießrutenlauf.

Je geschäftiger Dein Business wird, desto mehr wird Deine nicht vorhandene oder mangelhafte Organisation zum Problem. Der Stress steigt und Burn-Out ist nicht mehr weit. Eine gute Organisation kann das alles von Anfang an minimieren oder gar ganz verhindern.

04 | Du kannst nicht alles alleine machen

Fakt ist, Du kannst irgendwann nicht mehr alles alleine machen. Die Erfahrung musste ich auch machen. Eigentlich wollte ich immer eine Solopreneurin bleiben ohne Team, weil mir das zu kompliziert und teilweise auch unnötig erschien. Aber ich habe auf die harte Tour lernen müssen, dass es nicht verkehrt oder blöd ist um Hilfe zu bitten. Außerdem hat damals meine teilweise echt schlechte Organisation es schwer gemacht überhaupt etwas an Aufgaben abzugeben.

Ich wusste erst gar nicht wo ich anfangen soll und dachte ich kann es mir auch gar nicht leisten jemanden anzustellen. Und da lag schon mein Denkfehler. Es muss nicht total teuer sein sich Hilfe zu suchen. Du kannst Dir einen virtuellen Assistenten suchen, der erstmal nur 10 Stunden pro Monat Dich unterstützt.

Wenn Du organisiert bist fällt Outsourcing wie gesagt leichter, weil Deine Mitarbeiter oder Freelancer direkt alles finden was sie für ihre Arbeit brauchen. Weniger unnötige Emails, mehr Kommunikation die Dein Team und Dein Business voran bringt.

Ein großer Vorteil ist auch, dass Du Deine Ziele schneller erreichen kannst, weil die Arbeit sinnvoll aufgeteilt ist und alles seine Ordnung hat. Und auch hier gilt wieder, der Stress wird im Idealfall deutlich reduziert durch Ordnung und Hilfe von außen.

05 | Du brauchst Deinen Fokus auf den wichtigen Dingen

Wenn Dein Business wachsen soll, brauchst Du den Fokus auf den wirklich wichtigen Dingen. Du musst wie ich schon sagte produktiv sein und nicht nur beschäftigt. Wenn Du viel Zeit mit der Unordnung verschwendest, dann fehlt die Zeit an anderer Stelle. Du wirst keine Zeit haben Dich ausführlich um Kunden zu kümmern, Du wirst keine Zeit haben für die Arbeit an der Skalierung Deines Businesses und Du wirst über kurz oder lang völlig den Faden verlieren, weil Du keine Ahnung mehr hast wofür oder für wen Du das alles machst.

Auch hier wird wieder der Stress steigen, weil Du Dein Warum aus dem Blickfeld verlierst und jeden Morgen Dich fragst woran Du eigentlich als nächstes arbeiten solltest. Eine klare Ordnung verhindert das. Eine klare Ordnung unterstützt Dich und hält Dich produktiv.

Fazit

Alles in allem hat eine anständige Organisation viele Vorteile die Dein Business langfristig gesund halten und Dich natürlich auch. Du sparst Zeit, Dein Fokus ist on Point, Stress wird deutlich reduziert, die Kundenzufriedenheit steigt und Dein Team- und Communityaufbau wird erleichtert. Alle diese Faktoren tragen dazu bei, dass Du ein stabiles Business aufbauen kannst und auch halten kannst.

In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir alle meine Systeme und Tricks und Kniffe für eine optimale Organisation. Dazu bekommst Du auch Einblicke in meine Tools und in mein Marketing. Mehr Infos zum Kurs findest Du hier.

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In diesem Post werde ich Dir nicht eine Get-Rich-Quick Methode erklären. Denn die gibt es nicht und persönlich ist das auch kein Ziel von mir. Aber mit einer guten Strategie und passenden Tools, kannst Du Dein Business effektiv skalieren ohne automatisch noch mehr zu arbeiten. Die nächsten Punkte greifen alle ineinander und funktionieren für sich allein gesehen nur halb so gut oder gar nicht. Ich bin seit 2003 selbstständig im Bereich Marketing und Business-Aufbau und kann Dir versichern, dass schneller Erfolg selten ist. Genauso wie nachhaltiger Erfolg. Warum? Der Mensch ist ungeduldig und manchmal nicht fokussiert genug an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten. Deswegen scheitern so viele beim Business Aufbau. Es gibt genau 4 Dinge die für die Basis Deines Businesses wichtig sind und die dazu beitragen, dass es nachhaltig wächst und auf stabilen Beinen steht.

01 | Gute Organisation in allen Bereichen

Eine gute Organisation ist die absolute Basis für alles. Ohne festgelegte Workflows, Templates, sortierte Daten und Unterlagen, sowie Routinen läuft Dein Business nicht wie eine gut geölte Maschine. Missverständnisse mit Deinen Kunden entstehen, Zeit wird vergeudet und man wirkt schnell unprofessionell.

Bevor Du also an der Kunden-Akquisition arbeitest, solltest Du darüber nachdenken wie Du die Abläufe so optimal wie möglich halten kannst, damit Deine Kunden so gut wie nur möglich betreut werden können. Je besser sich der Kunde bei Dir fühlt, desto eher kommt er zurück und empfiehlt Dich weiter. Gerade letzteres ist wichtig, damit Dein Business wächst und stabil bleibt.

Auch Deine Marketing Maßnahmen sollten gut geordnet sein, damit Du im Zweifel auch mal schnell reagieren kannst oder zeitnah Deine Marketing-Tools nutzen kannst.

02 | Planung bis ins kleinste Detail

Wenn Du nicht jeden Tag weißt was Du zu tun hast in Deinem Business, musst Du jeden Morgen viel Zeit aufwenden um Deinen Tag zu überblicken und zu planen. Das kann wertvolle Konzentration kosten die dann an anderen Stellen fehlt. An Stellen die Dein Business voran bringen. Immer nur planen bringt Dich nicht weiter. Du musst auch in Aktion treten, wenn sich etwas bewegen soll.

Ich gehe bei der Planung immer vom großen Überblick bis ins kleinste Detail. Von Jahresüberblick bis zur Tagesplanung und den täglichen Aufgaben. Strikte Pläne umfassen aber selten länger als 90 Tage und ich stelle immer sicher, dass ich Raum für Veränderung lasse. Du musst Dir erlauben, dass Pläne nicht in Stein gemeiselt sind. Mal bist Du mit einem Projekt schneller fertig, weil Du die Zeit anders kalkuliert hattest, manchmal passiert das Leben und Du kannst nicht so viel arbeiten wie Du möchtest.

Wenn Du allerdings Deine Aufgaben nach Priorität geordnet hast, behältst Du den Überblick und arbeitest immer an Dingen die Dich und Dein Business tatsächlich voran bringen. Auch das Delegieren von Aufgaben geht so leichter und spart Dir im Endeffekt wertvolle Zeit.

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03 | Automation & Team-Aufbau

Als Solopreneur machst Du zu Anfang erstmal alles selbst. Von Ablage über Entwicklung von Angeboten bis Kundensupport ist alles Dein Job. In dieser Zeit kannst Du es Dir einfacher machen indem Du Automationen nutzt. Kunden können z.B. automatisch Termine mit Dir vereinbaren ohne, dass Du ihnen ständig Emails schicken oder ein Telefonat führen musst. Dein Newsletter und Deine Instagram Posts können automatisch rausgehen. Sprich Du kannst gebündelt Content erstellen und dann ihn Stück für Stück online gehen lassen.

Irgendwann wenn der Laden stabil läuft wird es Zeit, dass Du ein paar Dinge auslagerst. Ich mache das seit Jahren mit einer persönlichen virtuellen Assistentin. Der Vorteil ist hier, dass Du Aufgaben erledigen kannst die wirklich zu Deinen Stärken zählen. Alles andere können andere begabte Menschen erledigen. Vielleicht hasst Du es Dich um Pinterest zu kümmern? Dann lagere es aus an eine fähige VA.

Für ein Online-Business braucht man meist nur wenige Mitarbeiter und kann gerade am Anfang mit Freelancern arbeiten. Möchtest Du jemand langfristig im Team haben bietet sich die Festanstellung der Mitarbeiter an.

Und weil mich die Frage öfter erreicht. Dein Du musst kein Team aufbauen. Ich wollte auch lange kein Team und alles selber machen, aber ich merkte irgendwann, dass ich an eine Einkommensdecke stieß und mein Business nicht weiter wuchs. Ein Team kann Dich unterstützen, so dass Du auch wieder mehr Zeit gewinnst.

Mit Automation kommt man aber schon sehr weit muss ich sagen. Schau Dir also als erstes an was Du automatisieren könntest und denk dann über die weiteren Schritte nach und wie Du Dir Dein Business vorstellst. Es geht hier ja nicht darum ein Millionen-Business aufzubauen. Außer Du möchtest das, dann gib Gas natürlich. Ich will damit nur zum Ausdruck bringen, dass es Dein Business ist und Deine Ziele. Das muss keinem anderen gefallen wie Du Dein Business skalierst, sondern nur Dir.

04 | Netzwerken / Community-Aufbau

Dieser letzte Punkt ist sehr wichtig. Netzwerken und Community-Aufbau. Ohne Menschen die Dich kennen, Dir vertrauen wird es schwer jeden Monat genug Kunden zu finden. Du musst sichtbar werden und Deine Expertise klar kommunizieren. Höre auch nie auf von anderen zu lernen. Dein Business ist ein sich im ständigen Wandel befindender Prozess und Investition in Dein Human Kapital, Deine Bildung sollte immer auch mit einfließen damit Dein Business stark bleibt und wächst.

Bau Dir online eine Community auf und interagiere regelmäßig mit ihr, damit Du sichtbar wirst und bleibst. Starte direkt mit einem Newsletter und nicht nur mit Social Media. Biete Mehrwert und unterstütze auch andere. So gewinnst Du etwas dazu und auch die anderen. Win win sozusagen.

Fazit

Alle Bereiche greifen ineinander und bauen aufeinander auf. Sich nur auf einen Bereich zu konzentrieren wird einen langfristig nicht weiter bringen. Alle Bereiche müssen gut zusammenspielen. Am Anfang kann man noch vieles alleine machen und aufbauen, aber irgendwann wird der Punkt kommen an dem man nicht weiter wachsen kann ohne zumindest eine weitere Person ins Team zu holen bzw. sein erstes Team zu bilden.

Was natürlich auch nicht unerwähnt bleiben sollte ist, dass Du ein wirklich gutes Angebot brauchst. Wenn Du kein Problem für Deinen Wunschkunden löst, wird keiner von Dir kaufen oder Dich buchen. Ein gutes Angebot plus die oben genannten Punkte werden Dein Business voran bringen.

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