10 Tipps für Deine digitale Ablage

Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
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Was mir gerade bei uns Kreativen immer wieder auffällt ist, dass unsere digitale Ablage manchmal echt chaotisch ist und kein System hat. Aber Ordnung muss sein, wenn Du nicht dauernd Zeit mit Suchen verschwenden willst.

Auch einige meiner Kunden hat große Probleme mit ihrer digitalen Ablage und konnten einfach kein System finden, dass hängen blieb und sich als praktisch erwies. Vielleicht geht es Dir genauso und Du suchst nach Wegen alles etwas besser im Griff zu behalten.

In meinem Business kommt fast alles an Dokumenten digital rein. Ich habe so gut es geht alles was früher per Post kam in mein E-Mail-Fach umgeleitet. So brauche ich nichts scannen und kann es einfach und schnell ablegen.

Es hat eine Weile gedauert bis ich mein System, das für mich und mein Business funktioniert aufgestellt hatte, aber seit fast zwei Jahren steht es nun und ich finde alles. Wirklich alles. Ohne Quatsch.

Eine gut sortierte Ablage garantiert auch, dass Du nicht aus Versehen die falschen Dateien rausschickst an den Kunden. Nichts ist peinlicher, wenn Du ihn anschreiben musst, er möge doch die vorherige E-Mail ignorieren und stattdessen Feedback zu den Dateien in der aktuellen Mail geben. Das kann unglaublich viel Verwirrung stiften und ist nicht gerade ein Zeichen für professionelles arbeiten.

Klar wir sind alle nur Menschen und shit happens wie man so schön sagt, aber eine anständige Ablage minimiert das Risiko auf einen Bruchteil von dem das vorher herrschte.

01 | Alles was reinkommt per E-Mail wird sofort abgelegt

Ich habe lange Zeit den Fehler gemacht und mich auf die Suchfunktion von Gmail verlassen, wenn ich ein Dokument wie z.B. eine Stromrechnung gesucht habe. Die Suche ist schon sehr gut, aber hat eben auch seine Tücken. Manchmal bekommt man einfach mal 100 Emails angezeigt die zufällig das gleiche Keyword beinhalten und schon dauert die Sache länger als nötig.

Ich habe es mir daher angewöhnt digitale Dokumente direkt beim Bearbeiten der E-Mail in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Gerade bei der Buchhaltung spart das so viel Zeit. Ich finde alles auf einen Blick und muss nicht erstmal die Suchfunktion drangsalieren.

Irgendwann erkennst Du eine Art von Muster wo die Dateien abgelegt werden sollten. Wenn Du Dich dann an Dein System hältst findest Du auch immer alles innerhalb kurzer Zeit.

02 | Scanne Papier einmal die Woche mindestens

Papier scannen? Hier geht es um digitale Ablage! Ja schon, aber manche Dinge bekommt man eben doch per Post. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht diese einzuscannen und direkt zu den anderen Dateien zu speichern. So ist alles an einem Platz und chronologisch geordnet.

Viele Dinge musst Du auch nicht doppelt aufbewahren und kannst die Papierversion getrost schreddern nachdem Du sie abgelegt hast. Machst Du das einmal die Woche hast Du immer alles im Griff und das Papier stapelt sich nicht.

Bei mir reicht es schon einmal im Monat Papier zu scannen, weil ich eben wirklich hauptsächlich digitale Dokumente bekomme. Aber falls das bei Dir anders aussieht, dann mach das regelmäßig.

03 | Ordner und Dateien nachvollziehbar beschriften

Wie oft hast Du schon per E-Mail eine Rechnung bekommen, deren Dateiname so aussah? xHkstr2188659.pdf. Ich weiß nicht wieso es noch Buchhaltungsprogramme gibt, die Dokumente so bescheuert benennen und rausschicken. Wenn Du diese Datei später siehst, musst Du erstmal Doppelklicken um zu sehen was sie überhaupt beinhaltet. Das kostet Zeit, je nachdem wie fix Dein Rechner ist, viel Zeit.

Das Erste was ich mit solchen Dateien mache ist sie, wenn sie eintrudeln zu öffnen und nach dem Rechnungsdatum zu schauen. Bei der Ablage benenne ich sie dann wie folgt, Jahr-Monat-Tag (falls nötig) -Firma/Kunde. Das sortiert sie automatisch chronologisch und ich weiß ohne draufklicken zu müssen was das für eine Datei ist.

Gleiches lässt sich auch auf Dokumente übertragen die Du erstellst. Briefe, Rechnungen, usw. Schreibe ich z.B. Blogartikel benenne ich die Datei wie oben. Das Datum steht für das geplante Veröffentlichungsdatum und anstatt Firma steht der Titel des Beitrags. Ich arbeite meist in mehreren Etappen an Blog Artikeln. Zuerst ein grober Entwurf, dann die Feinarbeit und dann der Übertrag in WordPress. Müsste ich da jedes Mal nach der Datei suchen, würde ich schnell genervt das Handtuch werfen.

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04 | Regelmäßig ausmisten

Sobald ein Kundenprojekt zu Ende ist, miste ich den Ordner aus und behalte nur das was ich wirklich aufbewahren muss. Ich strukturiere mein Ordner von vornherein passend zum Projekt und habe dafür Templates, aber manchmal schleichen sich doch hier und da Dateien ein die man einfach nicht mehr braucht.

Ich miste meine Dateien regelmäßig aus. Früher war es einmal die Woche, dann einmal im Monat. Jetzt wo mein System gut funktioniert mache ich das nur noch Quartalsweise und bei Kundenprojekten wie gesagt sofort nach Abschluss.

Gerade wenn man Speicherplatz kauft so wie bei Dropbox oder Google G Suite, dann sollte man schon regelmäßig ausmisten um nicht für unnütze Dateien und somit unnützen Speicherplatz zu zahlen. Das hält das Chaos fern und spart auch noch Geld. Win win würde ich sagen.

05 | Einen Archivordner anlegen

Auf der obersten Ebene meiner digitalen Ablage habe ich einen Ordner genannt Archiv. Um die Ordner die ich oft benutze nicht zu unübersichtlich zu machen, schiebe ich regelmäßig Dateien ins Archiv. Dort landet alles was ich per Gesetz aufbewahren muss und erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen darf. Zudem landet alles dort was ich auf Lebenszeit aufbewahren will, aber nicht dauernd im Zugriff brauche.

Man kann sich das vorstellen wie einen Aktenschrank. Meine Buchhaltung ist da nach Jahrgang sortiert zum Beispiel abgelegt und gleiches gilt für Kundenprojekte die abgeschlossen sind. Die Ordner die ich somit tagtäglich ansteuere bleiben übersichtlich und ich muss nicht ewig scrollen um den richtigen Ordner zu finden.

In einer Firma macht man das ja ähnlich. Irgendwann kommt der volle Aktenordner einfach ins Archiv und macht Platz für Ordner die aktuell wichtig sind.

06 | Der Download Ordner ist kein Dauerlagerplatz

Ja auch ich habe nicht immer einen sortierten Download Ordner, aber ich bemühe mich ihn regelmäßig zu leeren. Der Zweck des Download Ordners ist ja eigentlich Dinge zu speichern die man gerade heruntergeladen hat. Aber er ist kein vollständiges Ablagesystem.

Ich versuche daher entweder direkt die Datei in den passenden Ordner zu verschieben oder spätestens am Ende des Tages den Ordner aufzuräumen. Macht man das nämlich nicht regelmäßig hat man irgendwann tausende Dateien drin lagern und weiß gar nicht mehr wofür man das alles brauchte oder warum man es überhaupt heruntergeladen hat.

Merke, der Download Ordner ist eher ein Durchgangsordner und kein Endlager für Dateien. Außerdem musst Du bedenken, dass der Download Ordner Deine Festplatte ziemlich vollpacken kann und das kann wiederum schnell auf die Leistung Deines Computers drücken.

07 | Nicht zu viele Unterordner anlegen

Was ich auch oft sehe ist, dass viel zu viele Unterordner angelegt werden. Ich versuche maximal drei Ebenen zu haben und nicht eine mehr. Je mehr Du Dich zur gesuchten Datei durchklicken musst, desto länger dauert alles. Außerdem kannst Du unglaublich schnell den Überblick verlieren.

Überlege immer genau ob dafür ein Unterordner nötig und logisch ist oder ob Du die Datei einfach im Hauptordner ablegen kannst. Auch für die Unterordner gilt, dass sie verständlich und nachvollziehbar beschriftet sein müssen.

08 | Ordner mit Nummern sortieren

Die oberste Ebene meines Speicherplatzes ordne ich in einer gewissen Reihenfolge. Und zwar kommen Ordner die übergeordnet sind wie z.B. der Archiv-Ordner nach ganz oben. Das erreichst Du indem Du dem Ordnernamen ein Hashtag voranstellst. Sobald Du mehrere Ordner dieser Art hast, kannst Du bei manchen Ordnern auch zwei Hashtags voranstellen und somit auch diese etwas hierarchisch sortierten.

Alle anderen Ordner werden bei mir mit Nummern versehen um die Reihenfolge festzunageln. Die Alphabetische Reihenfolge funktioniert für mein Hirn nicht und ergibt auch oft keinen Sinn, weil ich manche Ordner nicht so auf nutze wie andere. Alles was ich dauernd im Zugriff brauche wird weit nach oben sortiert. Alles andere in einer sinnvollen Reihenfolge darunter.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich genau wie ich mein Ablagesystem aufgebaut habe. Falls Du mehr über den Kurs wissen willst dann schau mal hier vorbei.

09 | Farbcode für Ordner verwenden

In Windows geht das glaube ich nicht, aber in Google Drive geht es. Du kannst in Google Drive den Ordnern bestimmte Farben zuweisen. Archiv ist bei mir rot, weil das signalisiert, dass dieser Ordner wichtig ist. Grün ist der Buchhaltungsordner, blau der Marketing Ordner usw.

Falls Du gerne Dinge nach Farben sortierst um sie besser zu visualisieren in Deinem Kopf, dann kannst Du das in Google Drive umsetzen. In Windows kannst Du glaube ich das Symbol des Ordners tauschen, aber farbige Ordner anstatt die typisch gelben habe ich bisher noch nicht entdeckt. Wie das bei einem Mac oder Macbook aussieht kann ich Dir leider nicht sagen. Vielleicht kannst Du auch da die Ordnerfarbe ändern.

Probiere einfach mal aus wie Du für Dich wichtige Ordner optisch hervorheben kannst. Ob mit einem Farbcode oder einem Symbol ist dabei egal, solange es für Dich passt.

10 | Backups nicht vergessen

Oh ja wie oft haben wir schon Dateien verloren, weil wir sie A nicht richtig gespeichert haben und B keine Sicherungskopie a.k.a. Backup gemacht haben. Ich habe meine Lektion 2007 auf die harte Tour gelernt als mein damaliger PC den Geist aufgab und dann auch noch die Festplatte per Kurzschluss zerstörte. Mein letztes Backup war ein halbes Jahr alt damals und ich musste feststellen, dass es auch noch nicht mal vollständig war.

Ich verlor also eine Menge Daten und musste einiges sogar neu anlegen, damit ich weiterarbeiten kann. Was für eine Verschwendung von Lebenszeit. Jetzt wird alles in die Cloud hier im Haus und in Google Drive gespiegelt. In der Haus eigenen Cloud wird es sogar noch auf eine weitere Festplatte gespiegelt.

Ich habe meine Dateien also an drei Orten gesichert und es wird alles automatisch synchronisiert. Ich arbeite in einem Ordner und der wird dann mit den anderen abgeglichen. Noch mehr Sicherungen braucht man meines Erachtens nicht. Brennt das Haus ab, kann ich immer noch arbeiten und habe immer noch alles was wirklich wichtig ist gespeichert.

Lässt einen einfach ein Stückchen besser schlafen. Hast Du noch einen Tipp für die digitale Ablage? Wenn ja, magst Du ihn mit uns teilen? Dann schreib ihn in die Kommentare und wir können alle von Dir lernen.

Papierloses Büro – was ist das und was sind die Vorteile

Seit Jahren führe ich ein nahezu papierloses Büro und bin ziemlich froh, dass ich mich dafür entschieden habe. Es spart Zeit und Stress und ich finde immer was ich suche ohne in Notizen und Zetteln wühlen zu müssen. Die Zusammenarbeit im Team klappt auch besser. #Teamarbeit #Unternehmerin #Zeitplanung #DigitaleAblage #Ablagesystem
Seit Jahren führe ich ein nahezu papierloses Büro und bin ziemlich froh, dass ich mich dafür entschieden habe. Es spart Zeit und Stress und ich finde immer was ich suche ohne in Notizen und Zetteln wühlen zu müssen. Die Zusammenarbeit im Team klappt auch besser. #Teamarbeit #Unternehmerin #Zeitplanung #DigitaleAblage #Ablagesystem
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Letztes Jahr als es ans Packen für den Umzug in die neue alte Heimat ging, wurde mir klar wieviel Papier ich eigentlich mit mir herumschleppe bei jedem Umzug. Klar hatte ich schon einiges aussortiert, aber es war immer noch so viel, das man hätte aussortieren können. Leider fehlte damals dazu die Zeit (und Kraft – Hallo Burn-Out) und so wanderte wieder ein mächtiger Papierberg in viel zu viele Kisten. Ich hatte es satt und in der neuen Behausung noch mehr, weil ich den gaaaanzen Kram wieder auspacken und verstauen musste. Uff! Papier ist echt schwer, wenn es in Form von Büchern und Ordnern in Kisten verpackt durch die Gegend getragen werden muss.

Zwischen Weihnachten und Neujahr fasste ich dann den Entschluss “2018 wird das Jahr des papierlosen Studios”. Bisher habe ich nur ein papierreduziertes Studio hinbekommen, aber ich bin auf einem guten Weg und eine Menge Papier wanderte bisher durch den Schredder. Vielleicht mache ich es auch nie 100% papierlos, weil ich nunmal auch ein kleiner Notizbuch-Fan bin. Stichwort Moleskine und Paperblanks. Aber wir werden sehen. Ich experimentiere noch mit dem Grad an Papierlosigkeit in meinem Studio der mir angenehm und sinnvoll erscheint.

Was heißt eigentlich papierloses Büro?

Aber nun mal zur eigentlichen Erklärung. Ein papierloses Büro setzt sich zum Ziel alle Unterlagen nach Möglichkeit digital zu verwalten. Es gilt da ein paar Regeln einzuhalten bezüglich der Archivierung, aber im Großen und Ganzen ist es sehr einfach und mit nur wenigen Tools leicht umzusetzen. Du musst Dir nur erstmal klar werden was Du wie in welcher Struktur ablegen möchtest und wer Zugriff auf die Daten erhalten soll. Für mich als Ein-Frau-Betrieb ist das alles sehr einfach bisher gewesen. Ich habe eine Struktur angelegt die für mich nachvollziehbar ist und irgendwann vielleicht durch einen virtuellen Assistenten gepflegt werden kann. Um das papierlose Büro auch weiter durchzuziehen musst Du Dir aber auch eine Routine angewöhnen und versuchen Firmen von denen Du Papierpost bekommst auf digitale Dokumente umzuwechseln. Zum Beispiel Rechnungen bekomme ich nur noch digital und lege sie direkt auch digital ab. Alles andere lese ich, scanne ich und schreddere ich dann danach wenn ich sicher bin, dass es in der digitalen Ablage gelandet ist.

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Was sind die Vorteile?

Man findet schneller was man sucht, weil die Dateien mit Datum und Keywords versehen werden können oder einfach nur sehr sinnvoll abgelegt sind. Entscheidest Du Dich für einen Cloud Server wie Google oder Evernote, hast Du auch noch alle Dateien immer dabei egal wo Du bist. Du kannst nichts verlieren, weil eine Festplatte crashed oder Du sie aus Versehen von der Tischkante schubst. Ist uns allen schon passiert oder? Du kannst auch immer noch handschriftlich alles notieren um es besser zu visualisieren. Du musst es nur entweder einscannen oder gleich per Bildschirm wie z.B. mit einem iPad Pro eingeben. Es gibt mittlerweile ziemlich gute Apps die die Handschrift super erkennen und auch relativ gut in Text umwandeln können, falls Du das Geschriebene anders weiterverarbeiten willst. Deine Unterlagen lassen sich somit auch noch bearbeiten.

Was für mich aber auch sehr wichtig war, war der Platz den man gewinnt, wenn man weniger Papier in Ordnern und Kisten herumstehen hat. Mein Büro ist ohnehin nicht sehr groß und jeder Quadratzentimeter ist sinnvoll genutzt. So viel unnützes Papier da auch noch hinein zu stapeln erschien mir nicht sehr sinnvoll. Jetzt komme ich mit einem anstatt zwei Aktenschränken plus Archivkisten aus. Ganz nebenbei spart man auch noch Kosten wenn man Papier vermeidet. Papier, Druckerpatronen, Marker, Kulis und mehr brauche ich kaum noch. Ich finde es auch generell viel einfacher jetzt Ordnung in meinen Unterlagen zu halten, weil alles chronologisch ist.

Was sind die Nachteile?

Für mich überwiegen auf jeden Fall die Vorteile, aber auch die Nachteile sollten erwähnt werden. Solltest Du Deine Daten nicht in einem Cloud Speicher sichern, dann können durch Stromausfälle und die besagten Crashs der Festplatte Daten verloren gehen wenn Du Pech hast. Vielleicht hast Du aber auch mal einfach kein Netz egal ob mit dem Handy oder per Router. Dann musst Du Dir ein Örtchen suchen wo Du das finden kannst um wieder auf Deinen Cloud Speicher zugreifen zu können. Mir ist das hier auf dem Land ein paar Mal passiert, aber bisher konnte ich einfach mein Büro umsiedeln in die Stadtbibliothek oder ein Café und einfach weiterarbeiten. Man muss etwas flexibel und positiv eingestellt sein, dann sollte das eher selten ein Problem sein.

Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht jeder digital-affin ist. Es gibt immer noch Firmen und Behörden die auf handschriftliche Unterschriften bestehen und nicht den digitalen Weg gehen. Sprich so ganz papierlos funktioniert es nicht immer. Zudem gelten Cloud-Lösungen als nicht 100% sicher. Immer wieder hört man von Hacker-Angriffen oder Geheimdiensten die in den Daten schnüffeln. Sensible Daten würde ich daher versuchen extra gut zu schützen oder doch auf Papier zu belassen. Speichermedien die nicht mit dem Internet verbunden sind können da unter Umständen auch helfen. Finde ich persönlich nur etwas unpraktisch.

Erste Schritte zum papierlosen Büro

Mit dem papierlosen Büro kannst Du sofort anfangen. Du musst nicht zwingend alle alte Papiere jetzt scannen. Ich habe das gemacht, weil nach dem aussortieren nicht mehr allzu viel übrig war zum scannen. Empfehlen würde ich es aber nicht, da der Zeitaufwand zu groß ist. Lieber würde ich einfach ab jetzt alles scannen was reinkommt oder es auf digital umstellen lassen und das Papier dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen schreddern. Für das papierlose Büro brauchst Du nur wenige Hilfsmittel. Für das scannen von Dokumenten kannst Du eine App auf Deinem Handy verwenden oder verschiedene Tischscanner wie z.B. Doxie oder den Scanner von Fujitsu. Beide Scanner schicken Dir Dateien dann auch in Evernote was ich sehr hilfreich finde.

Wenn Du die Möglichkeit hast dann ergänze Dein Equipment noch um ein Tablet. Ich möchte mein iPad Pro nicht mehr missen. Es spart mir eine Menge Zeit und ist schnell eingepackt für unterwegs. Wenn Du richtig digital arbeiten willst dann schaffst Du Dir am Besten noch einen Stylus wie den Apple Pencil oder vergleichbare Stifte an. Dann fällt das scannen weg und Du kannst direkt auf digitalem Papier schreiben. Ich mach das mittlerweile ganz gerne, weil ich das Geschriebene mir dann besser merken und visualisieren kann.

Der letzte Schritt wäre noch ein analoges Postfach in Form eines Ablagekorbs oder einer Schublade oder ähnliches. Es muss ein Ort sein an dem Du Deine gesamte Post sammeln kannst und dann zum richtigen Zeitpunkt holen und verarbeiten kannst. Du musst nur im Grunde überlegen brauchst Du dieses Postfach ständig sichtbar zum Beispiel auf Deinem Schreibtisch oder an der Wand. Oder reicht es eine Schublade oder Box dafür zu haben. Bei mir ist es so ich muss meine Post sehen sonst vergesse ich mich darum zu kümmern. Die Schubladen-Option fällt daher für mich flach.

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Fazit

Papierlos funktioniert selten, aber papierreduziert geht auf jedenfall. Man spart ja nicht nur Papier sondern auch eine Menge Plastik und Metall für Schreibgeräte und Co.. Ein iPad verbraucht zwar auch Ressourcen, aber auf lange Sicht und wenn Du es wirklich nicht alle paar Monate durch das neueste Modell austauschst, spart es meiner Meinung nach Ressourcen und Transportwege die das Papier definitiv nehmen muss. Am Ende muss jeder für sich selbst entscheiden ob das papierlose Büro einem hilft oder dem Kopf im Wege ist. Ich für meinen Teil werde kucken, dass ich so viel wie möglich digital halte, weil das für meine Denkweise besser funktioniert als in tausend Ordnern zu blättern.

Was meinst Du? Ist das papierlose Büro für Dich interessant oder nur so eine Spinnerei? Schreib in die Kommentare wo Du für Dich die Grenze zwischen digital und analog ziehst wenn Du magst.