Schritt für Schritt Anleitung für ein organisiertes Business

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Ein organisiertes Business bringt viele Vorteile. Du sparst z.B. Unmengen an Zeit, Du hast weniger Stress, weil Dein Business sauber läuft und vieles mehr. Warum es so wichtig ist Dein Business ordentlich zu organisieren habe ich in diesem Artikel genauer beleuchtet.

Und falls Du noch ein paar Mindset Blockaden überwinden willst oder musst, dann schau Dir auch gerne noch diesen Artikel an.

Aber zurück zum Thema. Ein Business zu organisieren kann zeitaufwändig sein, aber diese investierte Zeit zahlt sich wirklich langfristig aus. Es mag Dir jetzt lästig und mühevoll erscheinen, aber das was es Dir langfristig nützt sollte Deinen Widerstand brechen. Ordnung ist nun mal das A und O, wenn Du Kunden nicht nur gewinnen sondern auch halten willst.

01 | Business Audit

Zunächst einmal schau Dir an wie Du die Informationen in Deinem Business verteilst, bearbeitest und lagerst. Sei hier nicht zu streng mit Dir und mache Dich nicht dafür fertig, falls Du im Moment total unorganisiert bist. Verschaffe Dir einfach völlig ohne Dich selbst zu bewerten einen Überblick über alles.

Schau Dir Deine Tech Tools an, Deine Abläufe, Deine Ordnerstruktur etc. genau an und frage Dich ob das so Sinn ergibt und diese Dinge Dir helfen oder eher Stress bereiten. Ist die Software das was Du wirklich brauchst? Kann sie vielleicht gegen etwas einfacheres oder besseres ersetzt werden.

Willst Du Dich mit Papier organisieren oder lieber digital? Letzteres mache ich mittlerweile nun seit fast 10 Jahren und kann es nur empfehlen. Schau Dir alles an wie gesagt und liste alles auf. Wo werden Dokumente bearbeitet und aufbewahrt? Generell wo sind alle Infos gespeichert.

Wenn Du diese Liste hast, kannst Du genauer erkennen wo Du eingreifen solltest und welche Dinge Du überarbeiten musst, um wieder weniger Stress zu haben.

02 | Aufgabenliste

Als nächstes geht es Deiner To Do Liste an den Kragen. Liste alle Aufgaben die Du in Deinem Business hast und in Zukunft machen willst auf. Nutze dafür z.B. Kategorien wie Marketing, Produkte & Services, Internes usw.. So wird die endlos lange Liste etwas vorsortiert.

Jetzt hast Du eine Monsterliste an Aufgaben die zunächst etwas einschüchternd wirken kann, aber im nächsten Schritt wird diese Liste genauer sortiert.

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03 | Ziele

Nimm nun Deine Liste zur Hand und überlege Dir welche Ziele Du erreichen willst. Welche Projekte willst Du umsetzen und warum? Schreibe alle Deine Ziele genau auf und sortiere sie nach Priorität. Sobald Du damit fertig bist schau Dir Deine Aufgabenliste an und finde heraus welche Aufgaben dabei helfen Dich Deinem Ziel näher zu bringen.

Welche Aufgaben sind wirklich wichtig für Dein Business-Wachstum und die Kundenzufriedenheit und welche eher zweitrangig. Hier und da werden auch Aufgaben auftauchen die Du komplett streichen kannst. Du wirst in diesem Zuge auch erkennen wo Du Dinge vereinfachen oder outsourcen kannst.

Am Ende hast Du eine klare Vision und eine passende Aufgabenliste die Dir dabei hilft Deine Ziele zu erreichen.

04 | Aufräumen

Im vierten Schritt geht es nun darum Deinen Arbeitsplatz zu optimieren und Dein Mindset in den Griff zu bekommen. Räume Deinen Schreibtisch, Dein Büro und Deine Papiere und Dateien auf. Danach widme Dich Deinem Kopf. Wo hast Du Blockaden, was hält Dich auf? Falls Dein Mindset gerade ein größeres Problem ist, dann schau Dir diesen Artikel mit meinen drei Tipps für ein Erfolgsmindset an.

Sobald um Dich herum Ordnung herrscht und alle Systeme stehen, wirst Du merken, dass der Stress und das Gefühl überfordert zu sein, langsam nachlässt.

05 | Projektmanagementsystem

Der letzte Schritt ist wie ich finde besonders wichtig. Richte Dir ein Online-Projektmanagementsystem ein damit alles an einem Platz ist was mit Planung, Abläufen und Dateien zu tun hat. Ich selbst nutze Asana seit Jahren und kann mir gar nicht mehr vorstellen ohne dieses System zu arbeiten.

Alles ist super organisiert und ich weiß jeden Morgen was ich zu tun habe. Dazu ist auch noch alles mit einem Farbcode versehen und auch mein Team hat es leicht an den Aufgaben zu arbeiten. Im Moment nutze ich noch die kostenlose Version, da diese schon sehr viele großzügige Funktionen hat. Aber selbst die kostenpflichtige Variante ist mittlerweile erschwinglich da Asana seine Pläne geändert hat.

In meinem Kurs Simple Business Systems gebe ich Dir Einblick in mein Projektmanagementsystem und zeige Dir wie Du Dein ganzes Business sortieren kannst. Es gibt sogar Einblicke in meine Marketing-Maßnahmen und einige andere Tools die ich nutze für mein Business. Wenn Du Deine Produktivität steigern und Dein Business von Grund auf aufräumen willst, dann schau Dir gerne mal alle Informationen zum Kurs hier an.

Fazit

Ordnung ist wichtig und hilft dabei Dein Business stabil zu halten. Falls Du jetzt gerade Dich noch etwas unorganisiert fühlst oder Du es tatsächlich bist, mache Dich dafür nicht fertig, sondern gehe an die Arbeit und verbessere was wichtig ist. Folge diesem 5-Schritte-System und nimm Dir ausreichend Zeit dafür und Du wirst sehen, dass Dein Business bald deutlich angenehmer läuft und Du weniger Stress hast. Deine Kunden werden es Dir auch danken.

In meinem Fall hat die verbesserte Organisation nicht nur Stress erspart sondern auch bares Geld, weil ich eine genaue Übersicht über alle Tools bekommen habe und manche einfach weglassen oder ersetzen konnte. Wenn Du mehr Details brauchst als dieses 5-Schritte-System schau Dir gerne meinen Kurs Simple Business Systems an.

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Die narrensichere Strategie mit der Dein Online-Business effektiv wächst

Die narrensichere Strategie mit der Dein Online-Business effektiv wächst
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In diesem Post werde ich Dir nicht eine Get-Rich-Quick Methode erklären. Denn die gibt es nicht und persönlich ist das auch kein Ziel von mir. Aber mit einer guten Strategie und passenden Tools, kannst Du Dein Business effektiv skalieren ohne automatisch noch mehr zu arbeiten. Die nächsten Punkte greifen alle ineinander und funktionieren für sich allein gesehen nur halb so gut oder gar nicht. Ich bin seit 2003 selbstständig im Bereich Marketing und Business-Aufbau und kann Dir versichern, dass schneller Erfolg selten ist. Genauso wie nachhaltiger Erfolg. Warum? Der Mensch ist ungeduldig und manchmal nicht fokussiert genug an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten. Deswegen scheitern so viele beim Business Aufbau. Es gibt genau 4 Dinge die für die Basis Deines Businesses wichtig sind und die dazu beitragen, dass es nachhaltig wächst und auf stabilen Beinen steht.

01 | Gute Organisation in allen Bereichen

Eine gute Organisation ist die absolute Basis für alles. Ohne festgelegte Workflows, Templates, sortierte Daten und Unterlagen, sowie Routinen läuft Dein Business nicht wie eine gut geölte Maschine. Missverständnisse mit Deinen Kunden entstehen, Zeit wird vergeudet und man wirkt schnell unprofessionell.

Bevor Du also an der Kunden-Akquisition arbeitest, solltest Du darüber nachdenken wie Du die Abläufe so optimal wie möglich halten kannst, damit Deine Kunden so gut wie nur möglich betreut werden können. Je besser sich der Kunde bei Dir fühlt, desto eher kommt er zurück und empfiehlt Dich weiter. Gerade letzteres ist wichtig, damit Dein Business wächst und stabil bleibt.

Auch Deine Marketing Maßnahmen sollten gut geordnet sein, damit Du im Zweifel auch mal schnell reagieren kannst oder zeitnah Deine Marketing-Tools nutzen kannst.

02 | Planung bis ins kleinste Detail

Wenn Du nicht jeden Tag weißt was Du zu tun hast in Deinem Business, musst Du jeden Morgen viel Zeit aufwenden um Deinen Tag zu überblicken und zu planen. Das kann wertvolle Konzentration kosten die dann an anderen Stellen fehlt. An Stellen die Dein Business voran bringen. Immer nur planen bringt Dich nicht weiter. Du musst auch in Aktion treten, wenn sich etwas bewegen soll.

Ich gehe bei der Planung immer vom großen Überblick bis ins kleinste Detail. Von Jahresüberblick bis zur Tagesplanung und den täglichen Aufgaben. Strikte Pläne umfassen aber selten länger als 90 Tage und ich stelle immer sicher, dass ich Raum für Veränderung lasse. Du musst Dir erlauben, dass Pläne nicht in Stein gemeiselt sind. Mal bist Du mit einem Projekt schneller fertig, weil Du die Zeit anders kalkuliert hattest, manchmal passiert das Leben und Du kannst nicht so viel arbeiten wie Du möchtest.

Wenn Du allerdings Deine Aufgaben nach Priorität geordnet hast, behältst Du den Überblick und arbeitest immer an Dingen die Dich und Dein Business tatsächlich voran bringen. Auch das Delegieren von Aufgaben geht so leichter und spart Dir im Endeffekt wertvolle Zeit.

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03 | Automation & Team-Aufbau

Als Solopreneur machst Du zu Anfang erstmal alles selbst. Von Ablage über Entwicklung von Angeboten bis Kundensupport ist alles Dein Job. In dieser Zeit kannst Du es Dir einfacher machen indem Du Automationen nutzt. Kunden können z.B. automatisch Termine mit Dir vereinbaren ohne, dass Du ihnen ständig Emails schicken oder ein Telefonat führen musst. Dein Newsletter und Deine Instagram Posts können automatisch rausgehen. Sprich Du kannst gebündelt Content erstellen und dann ihn Stück für Stück online gehen lassen.

Irgendwann wenn der Laden stabil läuft wird es Zeit, dass Du ein paar Dinge auslagerst. Ich mache das seit Jahren mit einer persönlichen virtuellen Assistentin. Der Vorteil ist hier, dass Du Aufgaben erledigen kannst die wirklich zu Deinen Stärken zählen. Alles andere können andere begabte Menschen erledigen. Vielleicht hasst Du es Dich um Pinterest zu kümmern? Dann lagere es aus an eine fähige VA.

Für ein Online-Business braucht man meist nur wenige Mitarbeiter und kann gerade am Anfang mit Freelancern arbeiten. Möchtest Du jemand langfristig im Team haben bietet sich die Festanstellung der Mitarbeiter an.

Und weil mich die Frage öfter erreicht. Dein Du musst kein Team aufbauen. Ich wollte auch lange kein Team und alles selber machen, aber ich merkte irgendwann, dass ich an eine Einkommensdecke stieß und mein Business nicht weiter wuchs. Ein Team kann Dich unterstützen, so dass Du auch wieder mehr Zeit gewinnst.

Mit Automation kommt man aber schon sehr weit muss ich sagen. Schau Dir also als erstes an was Du automatisieren könntest und denk dann über die weiteren Schritte nach und wie Du Dir Dein Business vorstellst. Es geht hier ja nicht darum ein Millionen-Business aufzubauen. Außer Du möchtest das, dann gib Gas natürlich. Ich will damit nur zum Ausdruck bringen, dass es Dein Business ist und Deine Ziele. Das muss keinem anderen gefallen wie Du Dein Business skalierst, sondern nur Dir.

04 | Netzwerken / Community-Aufbau

Dieser letzte Punkt ist sehr wichtig. Netzwerken und Community-Aufbau. Ohne Menschen die Dich kennen, Dir vertrauen wird es schwer jeden Monat genug Kunden zu finden. Du musst sichtbar werden und Deine Expertise klar kommunizieren. Höre auch nie auf von anderen zu lernen. Dein Business ist ein sich im ständigen Wandel befindender Prozess und Investition in Dein Human Kapital, Deine Bildung sollte immer auch mit einfließen damit Dein Business stark bleibt und wächst.

Bau Dir online eine Community auf und interagiere regelmäßig mit ihr, damit Du sichtbar wirst und bleibst. Starte direkt mit einem Newsletter und nicht nur mit Social Media. Biete Mehrwert und unterstütze auch andere. So gewinnst Du etwas dazu und auch die anderen. Win win sozusagen.

Fazit

Alle Bereiche greifen ineinander und bauen aufeinander auf. Sich nur auf einen Bereich zu konzentrieren wird einen langfristig nicht weiter bringen. Alle Bereiche müssen gut zusammenspielen. Am Anfang kann man noch vieles alleine machen und aufbauen, aber irgendwann wird der Punkt kommen an dem man nicht weiter wachsen kann ohne zumindest eine weitere Person ins Team zu holen bzw. sein erstes Team zu bilden.

Was natürlich auch nicht unerwähnt bleiben sollte ist, dass Du ein wirklich gutes Angebot brauchst. Wenn Du kein Problem für Deinen Wunschkunden löst, wird keiner von Dir kaufen oder Dich buchen. Ein gutes Angebot plus die oben genannten Punkte werden Dein Business voran bringen.

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Wie ich es mir leichter mache meinen Blog und mein Business zu managen

Wie ich es mir leichter mache meinen Blog und mein Business zu managen
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Ich werde oft gefragt wie ich es immer schaffe regelmäßig Content zu erstellen, meine Kunden zu betreuen und auch noch auf Social Media präsent zu sein. Es ist alles ein Prozess den ich über Jahre nun perfektioniert habe um so wenig Zeit wie möglich aufwenden zu müssen, aber das Beste aus dieser Zeit herausholen zu können.

Es ist eine Kombination aus Hacks und Tools die ich nutze, die mir geholfen haben meinen Stress deutlich zu reduzieren und mein Business trotzdem voran zu bringen. Im Großen und Ganzen gibt es 5 Dinge die ich tue bzw. die organisiert sind, damit ich meine Arbeit optimal erledigen kann und dabei Zeit fürs Wesentliche gewinne.

Ich nutze Apps

Bei meiner täglichen Arbeit unterstützen mich ein paar Apps. Über die Jahre habe ich die Anzahl der Apps sehr reduziert und die ausgesucht, die einen ganz bestimmten Zweck erfüllen müssen. So nutze ich z.B. täglich das Projektmanagementsystem Asana. Asana ist mein Hauptquartier, wenn man so will. Dort sind alle meine Workflows, Termine, Projekte und Aufgaben hinterlegt die ich brauche und erledigen muss. Ich nehme mir regelmäßig Zeit Asana auf dem neuesten Stand zu halten und neue Dinge zu planen.

Wie genau ich Asana aufgebaut habe für mein Business kannst Du übrigens in meinem Kurs Simple Business Systems sehe. Dort gebe ich Dir einen kompletten Einblick in alle meine Systeme, Workflows und Tools. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Aber zurück zum Thema. Asana ist also meine Haupt-App. Dann nutze ich noch den Google Kalender für mein Business als auch privat. Hier laufen alle Meetings und Termine zusammen und ich kann meinen Terminplan mit anderen teilen. Sehr hilfreich, wenn man im Team arbeitet oder mit einem Partner zusammenwohnt.

Dann nutze ich natürlich noch Social Media Apps und Pinterest. Diese sind allerdings eher Traffic-Quellen und weniger Apps mit denen ich Dinge manage. Sie helfen einfach beim Aufbau meines Businesses und ich kann mich mit meiner Zielgruppe unterhalten.

Ansonsten nutze ich noch Apps wie Evernote für Notizen täglich und auch Apps auf dem iPad mit denen ich Mindmaps anlegen kann. Mindmaps sind besonders hilfreich, wenn ich komplexe Gedanken und Projekte irgendwie ordnen will, damit ich einen Plan mit allen Aufgaben erstellen kann.

Generell kann ich Dir nur empfehlen Dir Apps zu suchen die leicht zu bedienen sind und einen klaren Zweck erfüllen. Lange Notizen schreibe ich zum Beispiel nicht in Asana, sondern nur in Evernote in klar strukturierte Notizbücher. Genauso wenig plane ich Projekte in Evernote, dafür lieber in Asana. Man kann auch mit Evernote Pläne erstellen, aber in Asana hat man deutlich mehr Möglichkeiten und eine bessere Übersicht.

Zudem nutze ich noch Apps für die Gestaltung von Grafiken. Ich nutze hauptsächlich die Adobe Creative Cloud, aber auch manchmal, wenn ich unterwegs bin nutze ich Canva. Canva ist auch ein sehr praktisches Tool um Grafiken, Workbooks und Co zu erstellen.

Grundausstattung an Apps ist eigentlich immer ein Projektmanagementsystem, ein Kalender, eine App mit der man Social Media Beiträge planen kann und eine Notizapp. Weitere wie Mindmap Apps und Co kann man dann bei Bedarf mit in die Toolbox packen. Und wie gesagt sie sollten leicht zu bedienen und zu überblicken sein. Wenn Du ständig mit einer App kämpfen musst, dann wirst Du sie langfristig irgendwann nicht mehr nutzen und vielleicht sogar etwas unorganisierter sein.

Meine Lieblingsapps sind Asana, Evernote, Mindnode, Miro, Tailwind und Later. Dies sind auch die Apps die ich entweder täglich oder zumindest alle paar Tage nutze.

Ich delegiere

Gerade wenn Du Einzelkämpfer bist kommt irgendwann der Punkt an dem Du nicht mehr alles alleine schaffst. Du musst dann überlegen was Du abgeben kannst um Dich wieder mehr auf Deine Kernkompetenz konzentrieren zu können. Ich hasse zum Beispiel es die Buchhaltung zu machen. Deswegen bereite ich sie nur noch vor und den Rest macht mein Steuerberater. Das spart mir schon mal eine Menge Zeit.

Ich habe auch in der Vergangenheit Dinge wie Website Wartung oder Akquise delegiert. Jetzt brauche ich das nicht mehr delegieren, aber damals war es echt hilfreich. Es gibt viele Dinge die man an eine virtuelle Assistentin zum Beispiel delegieren kann. Recherche, Aufsetzen von Technik, Website Wartung, Einpflegen von Blogartikeln in WordPress, Gestaltung von Präsentationen und mehr. Schau einfach was Dich immer wieder aufhält und überlege ob Du das nicht lieber abgeben solltest um mehr Zeit für den wirklichen Aufbau Deines Businesses zu haben.

Ich automatisiere

Mittlerweile gibt es viele Vorgänge in meinem Business die ich automatisiere. Nein ich automatisiere keine Kommentare in Social Media Apps. Das ist mir zu unpersönlich. Was ich mache sind z.B. Dinge für meinen Newsletter zu automatisieren und so anzupassen, dass sie persönlich bleiben. So gibt es eine Willkommenssequenz sobald sich jemand für ein Freebie anmeldet.

Mein E-Mail-Postfach wird auch automatisch sortiert. Dazu nutze ich Labels und Filter die neuen E-Mails diesen Labels zuordnen. Kommt ein neuer Absender hinzu erweitere ich einfach die Regel für den Filter und schon wird beim nächsten Mal alles direkt in die richtigen Fächer sortiert.

Ich nutze auch Zapier um z.B. meine Datenbanken in Airtable zu aktualisieren und ich nutze Google Data Studio um automatisch Statistiken erstellt zu bekommen. Wer folgt mir, wie viele Besucher hat meine Website und und und. Ein weiterer automatische Vorgang ist der Verkauf meiner digitalen Produkte und Kurse. Über Funnels und teilweise direkt kann man diese kaufen und wird dann automatisch der Software hinzugefügt die den Kurs oder das Produkt dann letztendlich ausliefert.

Du kannst also überlegen welche Vorgänge du automatisieren kannst um mehr Zeit zu gewinnen, denn Du musst wirklich nicht jeden Vorgang immer wieder neu von Hand machen. Wenn Du z.B. Services verkaufst kann ich Dir das Tool Dubsado empfehlen. Hier kannst Du vom Angebot bis zur Vertragsunterzeichnung alles automatisieren. Dein Kunde findet Dich, füllt einen Kontaktbogen aus, bekommt ein Angebot, danach direkt den Vertrag und zum Schluss die Rechnung. Alles vollautomatisch, wenn Du das möchtest. Du kannst aber auch bei jedem Schritt jederzeit eingreifen falls Dir das zu automatisiert ist.

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Ich mache weniger mit mehr Fokus

Früher hatte ich jeden Tag eine To Do Liste von mindestens 20 Aufgaben. Meist habe ich diese Liste nicht bezwingen können und kam mir immer am Ende des Tages wie ein Versager vor. Das lies Stress entstehen und vor allem Frust. Irgendwann habe ich dann mal die Dinge anders angepackt und nicht mehr mich nur auf das typische ackern bis zum Umfallen konzentriert. Ich begann die Qualität meiner Arbeit zu verbessern indem ich weniger pro Tag auf meine Liste packte und dafür daran dann ganz konzentriert gearbeitet habe.

Jetzt habe ich jeden Tag eine Top 3 To Do Liste und dazu maximal noch 5-6 weitere Aufgaben in der Regel. So stelle ich sicher, dass die wirklich wichtigen Dinge erledigt werden. Alles weitere ist Bonus und macht einfach nur happy wenn es erledigt ist. Meine To Do Liste ist dank meiner besseren Planung auch viel übersichtlicher geworden und damit erscheint sie auch weniger angsteinflößend.

Wichtig ist nicht wie viel Du am Tag erledigst, sondern wie wichtig die Dinge sind. Beschäftigt sein hat nämlich nichts mit Produktivität zu tun und kann bis zum Burnout führen wenn man es übertreibt. Glaub mir ich weiß das aus eigener Erfahrung. Ab und zu mache ich auch mal mehr als gewöhnlich und auch mal eine Nachtschicht, aber im Gegensatz zu früher ist das nicht mehr die Regel, sondern die Ausnahme. Was ich auch deutlich an meiner Gesundheit gemerkt habe.

Ich bin heute wieder leistungsfähiger als noch vor ein paar Jahren und insgesamt deutlich sortierter im Kopf. Also mehr Fokus weniger kopfloser Hustle.

Alles hat seinen Platz

Neben all der guten Planung ist aber ein Faktor extrem wichtig. Die Organisation Deine Sachen und Daten. Wenn Du ständig auf der Suche bist verschwendest Du Zeit und Nerven. In meinem Büro hat alles seinen Platz und die Dinge sind auf das Wesentliche reduziert. Gleiches gilt auch für meine Dateien. Sie sind klar in Ordner strukturiert und ich schaue immer, dass dort Ordnung herrscht. Der Download-Ordner wird einmal die Woche aufgeräumt, alles andere wird nach Zweck und chronologisch gespeichert.

Wichtig dabei ist, dass Du keine komplizierte Ordnerstruktur aufbaust. Bei mir gibt es immer nur maximal drei Ebenen insgesamt. Danach folgen keine weiteren Unterordner, weil sonst Du mehr Zeit mit suchen und klicken verbringst als mit der eigentlichen Aufgabe. In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir meine einfache Struktur und wie meine Routine mit Dateien ist. Infos zum Kurs findest Du hier.

Fazit

Du brauchst die richtigen Tools und ein klares System für Deine Planung und Deine Dateien. Nur so kannst Du Deinen Blog und Dein Online-Business weiter aus- bzw. aufbauen. Nimm Deinem Business den Stress und organisiere Dich einmal und nutze Dein System dann so lange es für Dich passt.

Wie schon erwähnt zeige ich Dir in meinem Kurs Simple Business Systems haargenau, wie ich mein Business sortiert und organisiert habe. Du bekommst Einblick in meine wichtigsten Tools wie Asana, Evernote, Later und Zapier und noch einiges mehr. Bei Fragen kannst Du Dich jederzeit bei mir melden. Entweder per Instagram Direktnachricht oder per E-Mail an support@sabrina-linke.de.

4 Gründe warum ein geordnetes Business mehr Geld einbringt

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Als ich vor ein paar Jahren dem Burnout nahe war und immer weniger Geld reinkam, wurde mir bewusst wie unorganisiert mein Business eigentlich geworden ist und, dass es völlig logisch ist warum ich Probleme und Stress habe. Ich nutzte zu viel Tools, sagte zu fast jedem Projekt ja und verschwendete zu oft Zeit mit Aufgaben die mein Business nicht wirklich voran brachten.

Ich arbeitete nicht nur tagsüber sondern auch viel zu viele Nachtschichten. Am Ende lag ich im Krankenhaus für einen Tag und wusste nicht mehr wo oben und unten ist. Sobald ich wieder zuhause war schmiedete ich einen Plan wie ich mein Business umbaue, damit der Laden wieder läuft und ich endlich weniger Stress und Arbeitslast habe.

Nachdem ich anfing meinen Plan in die Tat umzusetzen wurden die Dinge schnell besser. Es kam nicht nur mehr Geld wieder ins Haus, auch meine Kundenbeziehungen wurden deutlich entspannter. Aber mal ganz von vorne. Starten wir mit Grund Nummer 1.

01 | Man arbeitet immer an den richtigen Dingen

Nichts killt die Produktivität mehr als wenn man morgens erstmal überlegen muss woran man heute arbeiten könnte. Wer die ersten Minuten oder Stunden des Tages damit vertrödelt sich einen Plan zu machen, büßt schonmal eine ganze Menge Konzentration ein.

Deshalb ist es wichtig einen genauen Plan zu haben, was wann erledigt werden muss und in welcher Reihenfolge. Wenn Du Deine Projekte in einzelne Steps runterbrichst, weißt Du jeden Tag was zu tun ist und Du arbeitest immer an den richtigen Dingen die Dein Business und Deine Kunden voran bringen.

Ich organisiere alle Projekte in Asana. Von Content Planung bis Kundenbetreuung ist alles mit Termin in Asana eingetragen. Jeden Morgen habe ich dann in meinem „Meine Aufgaben“ Bereich einen genauen Überblick darüber was zu tun ist. Abends nehme ich mir dann immer ein paar Minuten und plane den nächsten Tag oder überblicke einfach was so ansteht.

Diese Routine und das Tool Asana helfen mir mein Business aufzubauen und meine Ziele immer wieder zu erreichen ohne bis zum umfallen arbeiten zu müssen. Es ist einfach alles leichter und übersichtlicher dadurch. Die Arbeit im Team funktioniert mit so einer App auch viel einfacher und so kann sich jeder auf das konzentrieren was wichtig ist und muss nicht ein Meeting nach dem anderen aufsetzen.

02 | Man spart enorm viel Zeit pro Woche

Wenn Du ständig Dinge suchst oder Dinge vergisst, dann wird es höchste Zeit für eine anständige Organisation Deines Businesses. Denn Du kannst Unmenge an Zeit sparen, wenn alles seinen Platz hat und es klare Abläufe im Business gibt. Es gibt keine Missverständnisse, man weiß immer was da ist und was z.B. besorgt werden muss. Du wirst dadurch automatisch mehr Zeit haben für andere Dinge. Entweder mehr Zeit für die Arbeit oder eben mehr Zeit für Dich und Deine Familie.

Je produktiver Du bist desto weniger hart musst Du arbeiten für das gleiche oder bessere Ergebnis. Sprich durch die Zeiteinsparung an einer Stelle kannst Du an anderer mehr investieren. Entweder in Dich oder Deine Kunden, Deine Projekte. Das wird Dir im Endeffekt helfen auch mehr Geld zu verdienen, weil die Abläufe sauber funktionieren und Deine Kunden happy sind. Nur Kunden die happy sind empfehlen Dich weiter und bleiben bei Dir.

03 | Der Kundenservice ist next level

Wo wir gerade bei den Kunden sind. Bist Du organisiert laufen auch Deine Projekte besser. Jeder weiß wann er was zu tun hat. Das gilt für Dich und für Deine Kunden. Dadurch, dass Du die Lage im Griff hast fühlt sich Dein Kunde aufgehoben und sein Projekt in sicheren Händen. Dadurch, dass Du Dir durch gute Organisation Zeit nehmen kannst, hast Du auch mehr Spielraum um Deine Kunden wirklich ausführlich zu betreuen.

Wie schon gesagt, nur ein Kunde der happy ist kommt wieder und empfiehlt Dich weiter. Also schau, dass Dein Kundenservice exzellent ist. Das geht einfacher als Du denkst und Du musst dafür nicht dauernd mit teuren Geschenken um Dich werfen oder Rabatte immer wieder verteilen.

04 | Dein Marketing ist effektiv

Wenn Du gut organisiert bist, ist auch immer genug Zeit für anständiges Marketing. Alles ist gut koordiniert und bringt Deinen Kunden Mehrwert. Dadurch kannst Du dann neue Kunden für Dich gewinnen und so schließt sich der Kreis. Dein Service kann noch so toll sein, aber ohne Marketing sprich Werbung für Dich findet Dich kaum einer.

Wenn Du aber organisiert bist, dann geht regelmäßig hilfreicher Content online und Du schaffst Vertrauen zwischen Dir und dem Kunden bzw. einem Interessenten. Wer Dich kennt, Dich mag und Dir vertraut wird auch von Dir kaufen ab einem bestimmten Punkt bzw. wenn Dein Angebot ein Problem für denjenigen löst.

Du siehst also, dass alle diese Faktoren zusammenspielen und etwas damit zu tun haben ob Dein Business erfolgreich ist und wächst oder ob es ständig in den roten Zahlen hängt. Gute Organisation und Planung sind also mehr wert als man denkt und haben unmittelbar mit Deinem Einkommen und Deinem Stresslevel zu tun.

Tipps wie Du Dich besser organisieren kannst

Wenn Du jetzt auch der Meinung bist, dass Du Dich wohl doch noch ein bisschen besser organisieren solltest, dann habe ich ein paar Tipps für Dich in diesem Beitrag. In dem Artikel zeige ich Dir wie Du bis zu 10 Stunden pro Woche sparen kannst mit meinen Hacks.

Außerdem kann ich Dir meinen Kurs Simple Business Systems empfehlen. Dort zeige ich Dir alle meine Systeme und Tools die mir helfen mein Business im Griff zu behalten. Du erhältst einen genauen Einblick in meine Tools und wie ich sie nutze. Du findest hier alle Informationen zum Kurs. Bei Fragen einfach melden. Entweder per E-Mail oder schau einfach auf Instagram vorbei und schreibe mir dort eine Nachricht.

Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks

Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks
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Über die Jahre habe ich so einige Hacks und Tipps rund um Zeitmanagement und Produktivität ausprobiert und auf Herz und Nieren getestet. Von Bullet Journal über Filofax, von Trello bis Klebezettel-Organisation. Nichts war für mich optimal, weil ich immer zu viele Methode auf einmal benutzt habe um mich zu organisieren. Zu viele Apps, Notizbücher und ständige Änderungen meiner Routine hatten zur Folge, dass ich total überorganisiert war und dadurch komplett den Überblick und die Motivation verloren habe.

Es war alles zu strikt durchgetaktet jeden Tag und ich hatte ständig das Gefühl an meiner To Do Liste zu scheitern. Dadurch baute sich eine Menge Frust auf und Projekte wurden immer langsamer umgesetzt. Das war natürlich weder für mich noch für mein Business gesund und so musste eine neue Lösung her. Intuitiv hatte ich ein paar Favouriten über die Jahre herausgefiltert und begann diese Tools intensiver zu nutzen und neue Routinen aufzubauen, die mir nicht nur Zeit sparten, sondern auch noch Raum für Kreativität ließen.

Also starten wir mit meinen Tipps und Hacks, damit auch Du wieder produktiver wirst und Deine To Do Liste Angst vor Dir bekommt anstatt Du vor ihr.

Projektmanagementsystem richtig einstellen und nutzen

Wie schon erwähnt habe ich über die Jahre schon einige Tools in der Vergangenheit getestet. Besonders hilfreich fand ich immer Projektmanagement Tools wie Trello, Meistertask und auch ClickUp. Das Problem war nur, dass mir oft die Ansichten und das Interface an sich nicht gefielen bzw. sie meinen visuellen Denkmustern nicht passten. Oft gab es nur eine Ansicht wie z.B. Kanban Boards. Manchmal brauchte ich aber für ein und dieselbe Aufgabe ein Board, einen Kalender und eine Listenansicht.

Nach langem hin und her bin ich dann schließlich immer wieder bei Asana gelandet. Ich habe verschiedene Arten der Organisation in Asana aufgebaut und getestet was zu mir und meinem Hirn passt. Jetzt habe ich ein genaues System der Planung und der Umsetzung meiner Aufgaben jeden Tag.

Due und Do Date

Jede Aufgabe bekommt ein Due-Date, sprich ein Datum an dem die Aufgabe beendet sein muss. Ist die Aufgabe etwas komplexer und hat Unteraufgaben, so werden diese mit einem Do Date versehen. Das heißt die Aufgaben sind an diesem Datum fertig zu stellen bzw. müssen angefangen werden.

Farbcode

In Asana nutze ich für jedes Projekt eine Farbe, so kann ich auf einen Blick in der Kalenderansicht sehen welche Aufgabe zu welchem Business-Bereich gehört. So ist zum Beispiel der Redaktionsplan grün und somit alle Aufgaben die mir zugeteilt werden. Gelb ist alles private und rosa sind alle Aufgaben die mit meinen Produkte und Kursen zu tun haben.

Klare Listen

Wichtig beim Projektmanagement und dem Management der eigenen Aufgaben ist, dass alles auf einer eindeutig klaren Liste steht. Zum Beispiel muss alles rund um Content im Contentkalender stehen und nicht im Projekt für Kundenbetreuung. Es muss ein klarer Oberbegriff gefunden werden und darunter versammeln sich alle Aufgaben schön sortiert.

Batching, batching und nochmal batching

Ohne Batching war ich nur halb so produktiv wie heute. Ich habe so viele Dinge am Tag erledigt, die teilweise gar nichts miteinander zu tun hatten. Ich wechselte dauernd zwischen den Listen und verlor irgendwann komplett den Überblick. Ich kam nur im Schneckentempo voran, weil es lange dauert bis man sich wieder konzentrieren kann, wenn man den Kontext so oft ändert. Jetzt bündel ich verschiedene Aufgaben die zusammenpassen und mache sie zügig und vollkonzentriert.

Zum Beispiel erstelle ich nicht jeden Tag Instagram Posts, sondern sammle Ideen und setze mich dann an die Umsetzung an einem Tag bis zwei Tage im Monat. Blog Artikel wie diesen schreibe ich zusammen mit ein zwei anderen am selben Tag. Formatiert wird dann später, aber die Texte erstellen wird zügig hintereinander an einem Tag im Monat erledigt.

Ich produziere so meist vier Artikel für den Monat im Voraus. Den Rest des Monats mache ich dann andere Dinge die mein Business voranbringen und stecke viel Zeit in die Kundenbetreuung.

Apps nutzen für mehr Fokus und Produktivität

Ich persönlich bin so ein kleiner Technik-Nerd und probiere gerne neue Apps aus. Mittlerweile habe ich das stark eingeschränkt, weil ich mich zu sehr davon ablenken lasse neue Apps zu testen. Stattdessen habe ich jetzt ein paar wenige Apps die mir helfen meinen Fokus zu behalten und somit produktiv zu bleiben.

Schau Dir also an, welche Apps Dich unterstützen könnten und reduziere die Anzahl der Apps die Du nutzt auf das Notwendige und gehe nicht auf Masse. Je mehr ähnliche Dinge Du in verschiedenen Apps machst desto unübersichtlicher kann es werden und dazu beitragen, dass Deine Produktivität den Bach runter geht anstatt sich zu verbessern.

Ich nutze zum Beispiel gerne die App Focus Keeper. Das ist ein Timer der nach der Pomodoro Technik funktioniert. Immer dann wenn ich wirklich mich an ein wichtiges Projekt setzen muss und Disziplin brauche, nutze ich diesen Timer, denn er hält mich tatsächlich produktiv, weil ich ohne Ablenkung zügig an einer Sache arbeite. Dinge werden so schneller fertiggestellt und mein Business wächst leichter.

Asana nutze ich übrigens auch auf dem iPhone als App, weil ich so auch unterwegs meine Aufgaben checken, aufräumen und abhaken kann.

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Automation nimmt Dir eine Menge ab

In meinem Business schaue ich immer, dass Dinge die ich nicht unbedingt jedesmal von Hand machen muss automatisiert werden können. Automatische E-Mails, Listen die automatisch gefüllt werden, Termine die automatisch gebucht werden können etc.. Ich schaue in allen Bereichen immer wieder was kann ich automatisieren und was muss ich einfach immer von Hand machen. Allein durch Automation kannst Du schon mehrere Stunden pro Woche sparen.

Ich nutze dafür zum einen Filter in meinem E-Mail-Programm oder Zapier um verschiedene Apps miteinander zu verbinden. Einiges löuft so im Hintergrund und ich muss duetlich weniger Zeit aufwenden für all den Kleinkram der in so einem Solobusiness anfallen kann.

Es gibt allerdings ein paar Dinge die ich nicht nutze. Das sind zum einen Bots die automatisch mit Kunden kommunizieren. Stichwort Facebook Messenger Bots. Auch gebe ich nicht per App automatisch Kommentare in Social Media Systemen ab. Automation darf nicht außer Kontrolle geraten sondern sollte wirklich sinnvoll eingesetzt werden.

Arbeite zur richtigen Zeit

Eigentlich hätte dieser Zeitspar-Hack ganz an den Anfang gehört. Jeder hat einen anderen Tagesrythmus und somit eine andere Zeit in der er produktiv arbeiten kann. Ich zum Beispiel bin ein klassischer Early-Bird. Morgens funktioniere ich am Besten und bekomme meine wichtigsten Aufgaben am schnellsten erledigt. Gegen Nachmittag wird es dann etwas schwieriger. Da mache ich dann meistens untergeordnete Dinge. Gegen Abend habe ich dann meist nochmal ein Zeitfenster von zwei Stunden in denen mein Hirn nochmal so richtig Gas gibt.

Ich kenne aber auch Menschen die tagsüber gar nichts geregelt bekommen, dafür aber mitten in der Nacht super arbeiten können. Nachteulen stehen spät auf und arbeiten dafür bis in die Nacht hinein unter Umständen. Finde also heraus zu welchen Zeiten Du am besten arbeiten kannst. Wann ist Dein Verstand besonders wach und wann ist er eher im Siesta-Modus?

Alleine das arbeiten zur richtigen Zeit kann Dir somit Zeit einsparen, weil Du zügig und konzentriert arbeiten kannst, anstatt Dich durch Deine To Do Liste zu kämpfen wie eine Schnecke. Für mich war der Mix aus all diesen Hacks der Schlüssel zum Erfolg und mehr Produktivität ohne noch mehr Stunden arbeiten zu müssen. Heute kann ich manchmal nur 4 Stunden am Tag arbeiten, aber mein Business trotzdem voranbringen. Oder ich kann auch mal einen Tag frei nehmen, wenn ich merke, dass mir die Arbeit so gar nicht von der Hand geht oder ich einfach krank bin.

Ich bekomme dann nicht gleich Panik oder ein schlechtes Gewissen, weil ich weiß, dass ich die Zeit anderweitig wieder dranhängen kann und trotzdem der Laden läuft. Wenn Du mehr darüber erfahren willst welche Systeme und Hacks ich in meinem Business aufgebaut habe, dann schau Dir meinen Kurs Simple Business Systems an. In diesem Kurs zeige ich Dir wie Du Dich besser organisieren kannst und das Meiste aus Deinem Tag holen kannst. Zudem zeige ich Dir wie ich Dinge in meinem Business aufgesetzt habe, sprich Du bekommst vollen Einblick in meine Tools und hinter die Kulissen. Alle Infos zum Kurs findest Du hier.

6 Vorteile der Social Media Planung

6 Vorteile der Social Media Planung
6 Vorteile der Social Media Planung
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Social Media ist aus dem Online Marketing nicht mehr wegzudenken. Große Konzerne nutzen mittlerweile auch Social Media um sich mit ihrer Zielgruppe, ihrer Community zu verbinden. Wenn man mehrere Kanäle dann betreut, braucht man einen Plan und man muss wissen was man überhaupt rüberbringen will.

Spontanes posten auf Social Media ist natürlich nicht ausgeschlossen und das macht es ja auch irgendwie lebendig und spannend, aber gerade als Solopreneur hast Du noch so einige Aufgaben an der Backe, die Dich auch sehr fordern.

Die Social Media Planung ist daher ein Muss, wenn Du weiter Deine Reichweite ausbauen willst und mehr Kunden finden möchtest.

01 | Regelmäßigkeit für mehr Sichtbarkeit

Du kennst das bestimmt auch, manchmal bist Du einfach nicht inspiriert um auf Social Media Dich zu präsentieren. Jeder hat mal einen schlechten Tag. Oder aber Du hast gerade ein großes Projekt in Arbeit und einfach nicht genug Zeit jeden Tag online präsent zu sein.

Was auf Social Media wie z.B. Instagram aber wichtig ist, wenn Du wachsen willst ist Regelmäßigkeit. Der Algorithmus von Instagram bewerte die Aktivität von Dir und auch von Deiner Community. Bist Du nur alle paar Wochen mal online und hast kaum Interaktion, wirst Du automatisch als nicht ganz so interessant und wichtig vom Algorithmus bewertet.

Gerade Instagram und Facebook sind aber wirklich gute Tools um Kunden zu finden und eine Community aufzubauen. Du kannst gezielt Deine Zielgruppe ansprechen und den richtigen Leuten mit Deiner Expertise helfen.

Also je regelmäßiger Du guten Content postest, desto mehr Leute wirst Du über die Zeit erreichen. Ein Planungstool wie z.B. Later kann Dir dabei helfen. Ich plane seitdem ich es nutze maximal einmal die Woche meinen Content und bin nicht mehr dauernd am Content suchen.

Ich bin kreativer und meine Posts sind deutlich besser geworden.

02 | Mehr großartiger Content geht online

Wo wir gerade von großartigem Content sprechen. Je besser Du planst, desto besser wird Dein Content. Du kannst mehr Zeit in Recherche und Marktforschung investieren, weil Du nicht täglich stundenlang auf Social Media an einem Post arbeitest. So ein Post dauert schon eine Weile und wenn man nicht inspiriert ist, geht einfach nichts online an dem Tag.

Du kannst aber mehr Leuten helfen, wenn Du dranbleibst und regelmäßig guten Content online stellst. Die Planung ermöglicht Dir genau das.

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03 | Mehr Zeit für die Community und das Netzwerk

Hilfreichen Content zu erstellen ist wichtig um die Community aufzubauen und Kunden zu finden, aber genau so wichtig ist es mit diesen Leuten zu interagieren. Nicht nur, weil der Algorithmus das so mag, sondern auch, weil Du dann auch von Deinen Leuten lernen kannst.

Du kannst Dein Angebot verbessern, echte Verbindungen zu anderen Menschen schaffen und Dein Netzwerk festigen und ausbauen. Netzwerken ist wichtig und gerade wir Frauen sollten uns besser vernetzen und einander helfen, damit wir die Welt ein bisschen besser machen können. Klang jetzt sehr hochtrabend aber ist so.

Die Social Media Planung macht mehrere Tage in der Woche frei um all das zu erledigen, was eben auch noch wichtig ist in so einem Business. Ich liebe die Arbeit mit meinen Kunden und auch den Austausch mit meiner Community und dem Netzwerk. Dank der Planung im Voraus habe ich dafür auch genug Zeit.

04 | Weniger Ablenkung den Tag über

Ist man erstmal in der App z.B. in Instagram, dann scrollt man auch erstmal. Irgendwas erweckt immer das eigene Interesse und so können, wenn man nicht aufpasst Stunden vergehen in denen man nicht produktiv gearbeitet hat, sondern zu viel Zeit auf Social Media verbracht hat.

Wenn ich aber weiß, mein Content geht online und es reicht, wenn ich ein oder maximal zwei Mal an Tag online gehen muss, dann bin ich automatisch weniger ablenkt über den Tag. Ich bin produktiver und arbeite an Dingen die mein Business weiter voranbringen.

Social Media ist ein gutes Tool um das Business wachsen zu lassen, aber eben auch nicht das einzige gute Tool. Zuviel Social Media kann einen auch der Kreativität berauben. Spätestens dann, wenn man sich mit anderen vergleicht. Ich habe dazu auch schon mal einen Artikel verfasst. Du kannst ihn hier nachlesen.

05 | Produktivität steigt durch planen in Blöcken

Planen in Blöcken hat mich enorm produktiv gemacht. Ich liebe das und wann immer ich wirklich etwas in kurzer Zeit erledigen muss, wird alles in Blöcken geplant. Es gibt z.B. einen festen Tag und ein festes Zeitfenster für die Social Media Planung. Das mache ich dann in dieser Zeit und nicht noch an 50 weiteren Terminen.

Der Vorteil ist, dass ich voll konzentriert auf diese eine Sache bin und somit auch vorankomme. In dieser Zeit schaue ich immer keine weiteren Ablenkungen zu haben und arbeite nur an der Planung oder dem Erstellen von Content.

Es ist erstaunlich wie viel Content man produzieren kann in kurzer Zeit, wenn man voll fokussiert ist. Planen in Blöcken mache ich z.B. auch für die Blog Artikel. Ich schreibe innerhalb von maximal zwei Tagen, den ganzen Content für 1 – 2 Monate. Ohne einen Plan und der Blockplanung würde das ewig dauern.

06 | Weitere Trafficquelle für Deine Website

Wie Du weißt kannst Du Traffic auf Deine Website über verschiedene Quellen bekommen. Suchmaschinen und Pinterest wären schon mal zwei, aber Social Media ist auch nicht zu unterschätzen. Du kannst gezielt Links, Texte und Grafiken einsetzen um Leute auf Deine Website zu ziehen.

Ein guter Leadmagnet z.B. generiert nicht nur Traffic, sondern lässt auch Deine E-Mail-Liste wachsen. Du kannst auch Challenges veranstalten die wiederum viel Traffic auf Deine Website bringen können.

Die Menschen verbringen Stunden am Smartphone und auf Social Media Plattformen. Wenn Du diesen Fakt geschickt für Dich nutzt, wirst auch Du mehr Traffic auf Deine Website und zu Deinen Angeboten bekommen.

Du siehst Social Media Planung kann ganz schön hilfreich sein. In meinem Kurs Solopreneur Playbook, zeige ich Dir unter anderem wie Du Social Media nutzen kannst, um mehr Kunden für Dein kreatives Business zu finden oder mehr passives Einkommen zu erzielen. Mehr Infos zum Kurs findest Du hier. Bei Fragen kannst Du mich gerne anschreiben!

Planst Du auch Deine Social Media Posts? Wenn ja, welches Tool nutzt Du? Schreibe es einfach in die Kommentare. Ich bin immer neugierig was die Leute für Tools nutzen. Bin ein kleiner Technik-Nerd.