5 Gründe warum Du Dein Business jetzt organisieren solltest

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Eine gute Organisation Deines Businesses ist die Basis Deines Erfolgs. Ohne sie wird das Business schnell stressig und Du wirst irgendwann so überfordert sein, dass Du entweder pleite gehst oder im Schnelldurchlauf ein Team aufbauen musst, das mit Dir die heißen Kohlen jongliert. Beides ein teurer und unnötig stressiger Spaß.

Es gibt viele Gründe warum Du Dein Business jetzt organisieren solltest, aber ich beschränke mich in diesem Artikel auf die für mich persönlich 5 wichtigsten Gründe. Mir hat es vor ein paar Jahren, als ich mitten in einem Burnout war, viel Klarheit beschert und mein Business quasi gerettet.

01 | Du arbeitest zu viel

Als Solopreneure neigen wir dazu viel und lange zu arbeiten, doch meist ist das völlig unnötig oder auch kontraproduktiv eingesetzte Zeit. Was meine ich damit? In einem Business gibt es tausend kleine Miniaufgaben plus große Projekte die erledigt werden wollen. Nicht alle diese Dinge sind aber auch für die Kundengewinnung oder für die Skalierung Deines Businesses wichtig oder vorrangig.

Viele Dinge halten Dich beschäftigt aber nicht produktiv oder kosten einfach eine Menge Zeit. Ich mache daher alle halbe Jahre mindestens ein Business Audit. Ich schau mir alle meine Prozesse an und überlege was ich vereinfachen oder auslagern kann. Was kostet mich gerade viel Zeit und ist nicht meine Zone of Genius? Was mache ich gerne, was weniger? Gibt es jemand in meinem Team der das deutlich besser und effizienter erledigen kann als ich?

Oft habe ich in der Vergangenheit dann Dinge gestrichen oder einfach automatisiert sofern möglich. Mittlerweile sind die Prozesse so optimiert, dass ich mehr in kürzerer Zeit erledigen kann und leichter auch mal Aufgaben an meine VA oder das Team auslagern kann. Die Kommunikation mit Kunden und meinem Team klappt einfach besser dadurch.

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02 | Du verschwendest Zeit

Wenn Du eine wirklich Work-Life-Balance hinbekommen willst, dann musst Du Deine Zeit ganz bewusst einsetzen und effizient nutzen. Stichwort wieder produktiv sein und nicht nur beschäftigt. Je mehr Zeit Du für unwichtige Dinge oder holprige Prozesse aufwendest, desto langsamer wird Dein Business wachsen oder gar ganz still stehen irgendwann.

Du brauchst Klarheit über Dein Warum und wie Du Dinge anbieten und erledigen willst. Du brauchst klare Ablagestrukturen, Templates und Workflows für alle Bereiche damit Dein Business läuft wie eine gut geölte Maschine.

Anstatt Excel-Tabellen für die Buchhaltung brauchst Du eine anständige Software, anstatt Dateien doppelt und dreifach in zig Ordnern kreuz und quer auf Deiner Festplatte abzulegen, brauchst Du genaue Ordner. Anstatt gleiche Vorgänge immer wieder von Null anzufangen und zu überlegen was Du nach der Reihe nach zu erledigen hast, brauchst Du klare Checklisten, Workflows und Templates. Klingt naheliegend, aber viele fangen erst an sich zu organisieren, wenn es schon fast zu spät ist und der Stress Alltag geworden ist.

Deswegen, je weniger Du Zeit verschwendest, desto besser wird Dein Business und Deine Kunden fühlen sich wohl bei Dir. Du kannst viel besser alles im Griff behalten und für Deine Kunden maximalen Service bieten.

Der Zeitaufwand sich zu organisieren ist zwar am Anfang groß, manchmal riesengroß, aber er ist es wert, weil man langfristig etwas davon hat und langfristig fokussiert arbeiten kann. Man spart langfristig einfach mehr Zeit und der Stress minimiert sich.

03 | Dein Business wird über die Zeit geschäftiger

Ein wichtiger Grund dafür sich gleich von Anfang an zu organisieren ist, dass Dein Business ja im Idealfall wächst und somit auch mehr los sein wird. Deine Community wird wachsen und Deine Kundenliste auch. Da wird viel Deiner Aufmerksamkeit, Liebe und Mühe reinfließen müssen, wenn Du Dir was aufbauen willst.

Ständig holprige Abläufe wirken auf Kunden schnell unprofessionell und sie buchen Dich vielleicht nur einmal und nie wieder. Wenn es ganz schlimm kommt, dann spricht sich herum, dass Du nicht sonderlich gut und professionell Deine Arbeit erledigst und dann wird die Kunden-Akquise zum Spießrutenlauf.

Je geschäftiger Dein Business wird, desto mehr wird Deine nicht vorhandene oder mangelhafte Organisation zum Problem. Der Stress steigt und Burn-Out ist nicht mehr weit. Eine gute Organisation kann das alles von Anfang an minimieren oder gar ganz verhindern.

04 | Du kannst nicht alles alleine machen

Fakt ist, Du kannst irgendwann nicht mehr alles alleine machen. Die Erfahrung musste ich auch machen. Eigentlich wollte ich immer eine Solopreneurin bleiben ohne Team, weil mir das zu kompliziert und teilweise auch unnötig erschien. Aber ich habe auf die harte Tour lernen müssen, dass es nicht verkehrt oder blöd ist um Hilfe zu bitten. Außerdem hat damals meine teilweise echt schlechte Organisation es schwer gemacht überhaupt etwas an Aufgaben abzugeben.

Ich wusste erst gar nicht wo ich anfangen soll und dachte ich kann es mir auch gar nicht leisten jemanden anzustellen. Und da lag schon mein Denkfehler. Es muss nicht total teuer sein sich Hilfe zu suchen. Du kannst Dir einen virtuellen Assistenten suchen, der erstmal nur 10 Stunden pro Monat Dich unterstützt.

Wenn Du organisiert bist fällt Outsourcing wie gesagt leichter, weil Deine Mitarbeiter oder Freelancer direkt alles finden was sie für ihre Arbeit brauchen. Weniger unnötige Emails, mehr Kommunikation die Dein Team und Dein Business voran bringt.

Ein großer Vorteil ist auch, dass Du Deine Ziele schneller erreichen kannst, weil die Arbeit sinnvoll aufgeteilt ist und alles seine Ordnung hat. Und auch hier gilt wieder, der Stress wird im Idealfall deutlich reduziert durch Ordnung und Hilfe von außen.

05 | Du brauchst Deinen Fokus auf den wichtigen Dingen

Wenn Dein Business wachsen soll, brauchst Du den Fokus auf den wirklich wichtigen Dingen. Du musst wie ich schon sagte produktiv sein und nicht nur beschäftigt. Wenn Du viel Zeit mit der Unordnung verschwendest, dann fehlt die Zeit an anderer Stelle. Du wirst keine Zeit haben Dich ausführlich um Kunden zu kümmern, Du wirst keine Zeit haben für die Arbeit an der Skalierung Deines Businesses und Du wirst über kurz oder lang völlig den Faden verlieren, weil Du keine Ahnung mehr hast wofür oder für wen Du das alles machst.

Auch hier wird wieder der Stress steigen, weil Du Dein Warum aus dem Blickfeld verlierst und jeden Morgen Dich fragst woran Du eigentlich als nächstes arbeiten solltest. Eine klare Ordnung verhindert das. Eine klare Ordnung unterstützt Dich und hält Dich produktiv.

Fazit

Alles in allem hat eine anständige Organisation viele Vorteile die Dein Business langfristig gesund halten und Dich natürlich auch. Du sparst Zeit, Dein Fokus ist on Point, Stress wird deutlich reduziert, die Kundenzufriedenheit steigt und Dein Team- und Communityaufbau wird erleichtert. Alle diese Faktoren tragen dazu bei, dass Du ein stabiles Business aufbauen kannst und auch halten kannst.

In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir alle meine Systeme und Tricks und Kniffe für eine optimale Organisation. Dazu bekommst Du auch Einblicke in meine Tools und in mein Marketing. Mehr Infos zum Kurs findest Du hier.

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Die narrensichere Strategie mit der Dein Online-Business effektiv wächst

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In diesem Post werde ich Dir nicht eine Get-Rich-Quick Methode erklären. Denn die gibt es nicht und persönlich ist das auch kein Ziel von mir. Aber mit einer guten Strategie und passenden Tools, kannst Du Dein Business effektiv skalieren ohne automatisch noch mehr zu arbeiten. Die nächsten Punkte greifen alle ineinander und funktionieren für sich allein gesehen nur halb so gut oder gar nicht. Ich bin seit 2003 selbstständig im Bereich Marketing und Business-Aufbau und kann Dir versichern, dass schneller Erfolg selten ist. Genauso wie nachhaltiger Erfolg. Warum? Der Mensch ist ungeduldig und manchmal nicht fokussiert genug an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten. Deswegen scheitern so viele beim Business Aufbau. Es gibt genau 4 Dinge die für die Basis Deines Businesses wichtig sind und die dazu beitragen, dass es nachhaltig wächst und auf stabilen Beinen steht.

01 | Gute Organisation in allen Bereichen

Eine gute Organisation ist die absolute Basis für alles. Ohne festgelegte Workflows, Templates, sortierte Daten und Unterlagen, sowie Routinen läuft Dein Business nicht wie eine gut geölte Maschine. Missverständnisse mit Deinen Kunden entstehen, Zeit wird vergeudet und man wirkt schnell unprofessionell.

Bevor Du also an der Kunden-Akquisition arbeitest, solltest Du darüber nachdenken wie Du die Abläufe so optimal wie möglich halten kannst, damit Deine Kunden so gut wie nur möglich betreut werden können. Je besser sich der Kunde bei Dir fühlt, desto eher kommt er zurück und empfiehlt Dich weiter. Gerade letzteres ist wichtig, damit Dein Business wächst und stabil bleibt.

Auch Deine Marketing Maßnahmen sollten gut geordnet sein, damit Du im Zweifel auch mal schnell reagieren kannst oder zeitnah Deine Marketing-Tools nutzen kannst.

02 | Planung bis ins kleinste Detail

Wenn Du nicht jeden Tag weißt was Du zu tun hast in Deinem Business, musst Du jeden Morgen viel Zeit aufwenden um Deinen Tag zu überblicken und zu planen. Das kann wertvolle Konzentration kosten die dann an anderen Stellen fehlt. An Stellen die Dein Business voran bringen. Immer nur planen bringt Dich nicht weiter. Du musst auch in Aktion treten, wenn sich etwas bewegen soll.

Ich gehe bei der Planung immer vom großen Überblick bis ins kleinste Detail. Von Jahresüberblick bis zur Tagesplanung und den täglichen Aufgaben. Strikte Pläne umfassen aber selten länger als 90 Tage und ich stelle immer sicher, dass ich Raum für Veränderung lasse. Du musst Dir erlauben, dass Pläne nicht in Stein gemeiselt sind. Mal bist Du mit einem Projekt schneller fertig, weil Du die Zeit anders kalkuliert hattest, manchmal passiert das Leben und Du kannst nicht so viel arbeiten wie Du möchtest.

Wenn Du allerdings Deine Aufgaben nach Priorität geordnet hast, behältst Du den Überblick und arbeitest immer an Dingen die Dich und Dein Business tatsächlich voran bringen. Auch das Delegieren von Aufgaben geht so leichter und spart Dir im Endeffekt wertvolle Zeit.

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03 | Automation & Team-Aufbau

Als Solopreneur machst Du zu Anfang erstmal alles selbst. Von Ablage über Entwicklung von Angeboten bis Kundensupport ist alles Dein Job. In dieser Zeit kannst Du es Dir einfacher machen indem Du Automationen nutzt. Kunden können z.B. automatisch Termine mit Dir vereinbaren ohne, dass Du ihnen ständig Emails schicken oder ein Telefonat führen musst. Dein Newsletter und Deine Instagram Posts können automatisch rausgehen. Sprich Du kannst gebündelt Content erstellen und dann ihn Stück für Stück online gehen lassen.

Irgendwann wenn der Laden stabil läuft wird es Zeit, dass Du ein paar Dinge auslagerst. Ich mache das seit Jahren mit einer persönlichen virtuellen Assistentin. Der Vorteil ist hier, dass Du Aufgaben erledigen kannst die wirklich zu Deinen Stärken zählen. Alles andere können andere begabte Menschen erledigen. Vielleicht hasst Du es Dich um Pinterest zu kümmern? Dann lagere es aus an eine fähige VA.

Für ein Online-Business braucht man meist nur wenige Mitarbeiter und kann gerade am Anfang mit Freelancern arbeiten. Möchtest Du jemand langfristig im Team haben bietet sich die Festanstellung der Mitarbeiter an.

Und weil mich die Frage öfter erreicht. Dein Du musst kein Team aufbauen. Ich wollte auch lange kein Team und alles selber machen, aber ich merkte irgendwann, dass ich an eine Einkommensdecke stieß und mein Business nicht weiter wuchs. Ein Team kann Dich unterstützen, so dass Du auch wieder mehr Zeit gewinnst.

Mit Automation kommt man aber schon sehr weit muss ich sagen. Schau Dir also als erstes an was Du automatisieren könntest und denk dann über die weiteren Schritte nach und wie Du Dir Dein Business vorstellst. Es geht hier ja nicht darum ein Millionen-Business aufzubauen. Außer Du möchtest das, dann gib Gas natürlich. Ich will damit nur zum Ausdruck bringen, dass es Dein Business ist und Deine Ziele. Das muss keinem anderen gefallen wie Du Dein Business skalierst, sondern nur Dir.

04 | Netzwerken / Community-Aufbau

Dieser letzte Punkt ist sehr wichtig. Netzwerken und Community-Aufbau. Ohne Menschen die Dich kennen, Dir vertrauen wird es schwer jeden Monat genug Kunden zu finden. Du musst sichtbar werden und Deine Expertise klar kommunizieren. Höre auch nie auf von anderen zu lernen. Dein Business ist ein sich im ständigen Wandel befindender Prozess und Investition in Dein Human Kapital, Deine Bildung sollte immer auch mit einfließen damit Dein Business stark bleibt und wächst.

Bau Dir online eine Community auf und interagiere regelmäßig mit ihr, damit Du sichtbar wirst und bleibst. Starte direkt mit einem Newsletter und nicht nur mit Social Media. Biete Mehrwert und unterstütze auch andere. So gewinnst Du etwas dazu und auch die anderen. Win win sozusagen.

Fazit

Alle Bereiche greifen ineinander und bauen aufeinander auf. Sich nur auf einen Bereich zu konzentrieren wird einen langfristig nicht weiter bringen. Alle Bereiche müssen gut zusammenspielen. Am Anfang kann man noch vieles alleine machen und aufbauen, aber irgendwann wird der Punkt kommen an dem man nicht weiter wachsen kann ohne zumindest eine weitere Person ins Team zu holen bzw. sein erstes Team zu bilden.

Was natürlich auch nicht unerwähnt bleiben sollte ist, dass Du ein wirklich gutes Angebot brauchst. Wenn Du kein Problem für Deinen Wunschkunden löst, wird keiner von Dir kaufen oder Dich buchen. Ein gutes Angebot plus die oben genannten Punkte werden Dein Business voran bringen.

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Wie ich es mir leichter mache meinen Blog und mein Business zu managen

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Ich werde oft gefragt wie ich es immer schaffe regelmäßig Content zu erstellen, meine Kunden zu betreuen und auch noch auf Social Media präsent zu sein. Es ist alles ein Prozess den ich über Jahre nun perfektioniert habe um so wenig Zeit wie möglich aufwenden zu müssen, aber das Beste aus dieser Zeit herausholen zu können.

Es ist eine Kombination aus Hacks und Tools die ich nutze, die mir geholfen haben meinen Stress deutlich zu reduzieren und mein Business trotzdem voran zu bringen. Im Großen und Ganzen gibt es 5 Dinge die ich tue bzw. die organisiert sind, damit ich meine Arbeit optimal erledigen kann und dabei Zeit fürs Wesentliche gewinne.

Ich nutze Apps

Bei meiner täglichen Arbeit unterstützen mich ein paar Apps. Über die Jahre habe ich die Anzahl der Apps sehr reduziert und die ausgesucht, die einen ganz bestimmten Zweck erfüllen müssen. So nutze ich z.B. täglich das Projektmanagementsystem Asana. Asana ist mein Hauptquartier, wenn man so will. Dort sind alle meine Workflows, Termine, Projekte und Aufgaben hinterlegt die ich brauche und erledigen muss. Ich nehme mir regelmäßig Zeit Asana auf dem neuesten Stand zu halten und neue Dinge zu planen.

Wie genau ich Asana aufgebaut habe für mein Business kannst Du übrigens in meinem Kurs Simple Business Systems sehe. Dort gebe ich Dir einen kompletten Einblick in alle meine Systeme, Workflows und Tools. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Aber zurück zum Thema. Asana ist also meine Haupt-App. Dann nutze ich noch den Google Kalender für mein Business als auch privat. Hier laufen alle Meetings und Termine zusammen und ich kann meinen Terminplan mit anderen teilen. Sehr hilfreich, wenn man im Team arbeitet oder mit einem Partner zusammenwohnt.

Dann nutze ich natürlich noch Social Media Apps und Pinterest. Diese sind allerdings eher Traffic-Quellen und weniger Apps mit denen ich Dinge manage. Sie helfen einfach beim Aufbau meines Businesses und ich kann mich mit meiner Zielgruppe unterhalten.

Ansonsten nutze ich noch Apps wie Evernote für Notizen täglich und auch Apps auf dem iPad mit denen ich Mindmaps anlegen kann. Mindmaps sind besonders hilfreich, wenn ich komplexe Gedanken und Projekte irgendwie ordnen will, damit ich einen Plan mit allen Aufgaben erstellen kann.

Generell kann ich Dir nur empfehlen Dir Apps zu suchen die leicht zu bedienen sind und einen klaren Zweck erfüllen. Lange Notizen schreibe ich zum Beispiel nicht in Asana, sondern nur in Evernote in klar strukturierte Notizbücher. Genauso wenig plane ich Projekte in Evernote, dafür lieber in Asana. Man kann auch mit Evernote Pläne erstellen, aber in Asana hat man deutlich mehr Möglichkeiten und eine bessere Übersicht.

Zudem nutze ich noch Apps für die Gestaltung von Grafiken. Ich nutze hauptsächlich die Adobe Creative Cloud, aber auch manchmal, wenn ich unterwegs bin nutze ich Canva. Canva ist auch ein sehr praktisches Tool um Grafiken, Workbooks und Co zu erstellen.

Grundausstattung an Apps ist eigentlich immer ein Projektmanagementsystem, ein Kalender, eine App mit der man Social Media Beiträge planen kann und eine Notizapp. Weitere wie Mindmap Apps und Co kann man dann bei Bedarf mit in die Toolbox packen. Und wie gesagt sie sollten leicht zu bedienen und zu überblicken sein. Wenn Du ständig mit einer App kämpfen musst, dann wirst Du sie langfristig irgendwann nicht mehr nutzen und vielleicht sogar etwas unorganisierter sein.

Meine Lieblingsapps sind Asana, Evernote, Mindnode, Miro, Tailwind und Later. Dies sind auch die Apps die ich entweder täglich oder zumindest alle paar Tage nutze.

Ich delegiere

Gerade wenn Du Einzelkämpfer bist kommt irgendwann der Punkt an dem Du nicht mehr alles alleine schaffst. Du musst dann überlegen was Du abgeben kannst um Dich wieder mehr auf Deine Kernkompetenz konzentrieren zu können. Ich hasse zum Beispiel es die Buchhaltung zu machen. Deswegen bereite ich sie nur noch vor und den Rest macht mein Steuerberater. Das spart mir schon mal eine Menge Zeit.

Ich habe auch in der Vergangenheit Dinge wie Website Wartung oder Akquise delegiert. Jetzt brauche ich das nicht mehr delegieren, aber damals war es echt hilfreich. Es gibt viele Dinge die man an eine virtuelle Assistentin zum Beispiel delegieren kann. Recherche, Aufsetzen von Technik, Website Wartung, Einpflegen von Blogartikeln in WordPress, Gestaltung von Präsentationen und mehr. Schau einfach was Dich immer wieder aufhält und überlege ob Du das nicht lieber abgeben solltest um mehr Zeit für den wirklichen Aufbau Deines Businesses zu haben.

Ich automatisiere

Mittlerweile gibt es viele Vorgänge in meinem Business die ich automatisiere. Nein ich automatisiere keine Kommentare in Social Media Apps. Das ist mir zu unpersönlich. Was ich mache sind z.B. Dinge für meinen Newsletter zu automatisieren und so anzupassen, dass sie persönlich bleiben. So gibt es eine Willkommenssequenz sobald sich jemand für ein Freebie anmeldet.

Mein E-Mail-Postfach wird auch automatisch sortiert. Dazu nutze ich Labels und Filter die neuen E-Mails diesen Labels zuordnen. Kommt ein neuer Absender hinzu erweitere ich einfach die Regel für den Filter und schon wird beim nächsten Mal alles direkt in die richtigen Fächer sortiert.

Ich nutze auch Zapier um z.B. meine Datenbanken in Airtable zu aktualisieren und ich nutze Google Data Studio um automatisch Statistiken erstellt zu bekommen. Wer folgt mir, wie viele Besucher hat meine Website und und und. Ein weiterer automatische Vorgang ist der Verkauf meiner digitalen Produkte und Kurse. Über Funnels und teilweise direkt kann man diese kaufen und wird dann automatisch der Software hinzugefügt die den Kurs oder das Produkt dann letztendlich ausliefert.

Du kannst also überlegen welche Vorgänge du automatisieren kannst um mehr Zeit zu gewinnen, denn Du musst wirklich nicht jeden Vorgang immer wieder neu von Hand machen. Wenn Du z.B. Services verkaufst kann ich Dir das Tool Dubsado empfehlen. Hier kannst Du vom Angebot bis zur Vertragsunterzeichnung alles automatisieren. Dein Kunde findet Dich, füllt einen Kontaktbogen aus, bekommt ein Angebot, danach direkt den Vertrag und zum Schluss die Rechnung. Alles vollautomatisch, wenn Du das möchtest. Du kannst aber auch bei jedem Schritt jederzeit eingreifen falls Dir das zu automatisiert ist.

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Ich mache weniger mit mehr Fokus

Früher hatte ich jeden Tag eine To Do Liste von mindestens 20 Aufgaben. Meist habe ich diese Liste nicht bezwingen können und kam mir immer am Ende des Tages wie ein Versager vor. Das lies Stress entstehen und vor allem Frust. Irgendwann habe ich dann mal die Dinge anders angepackt und nicht mehr mich nur auf das typische ackern bis zum Umfallen konzentriert. Ich begann die Qualität meiner Arbeit zu verbessern indem ich weniger pro Tag auf meine Liste packte und dafür daran dann ganz konzentriert gearbeitet habe.

Jetzt habe ich jeden Tag eine Top 3 To Do Liste und dazu maximal noch 5-6 weitere Aufgaben in der Regel. So stelle ich sicher, dass die wirklich wichtigen Dinge erledigt werden. Alles weitere ist Bonus und macht einfach nur happy wenn es erledigt ist. Meine To Do Liste ist dank meiner besseren Planung auch viel übersichtlicher geworden und damit erscheint sie auch weniger angsteinflößend.

Wichtig ist nicht wie viel Du am Tag erledigst, sondern wie wichtig die Dinge sind. Beschäftigt sein hat nämlich nichts mit Produktivität zu tun und kann bis zum Burnout führen wenn man es übertreibt. Glaub mir ich weiß das aus eigener Erfahrung. Ab und zu mache ich auch mal mehr als gewöhnlich und auch mal eine Nachtschicht, aber im Gegensatz zu früher ist das nicht mehr die Regel, sondern die Ausnahme. Was ich auch deutlich an meiner Gesundheit gemerkt habe.

Ich bin heute wieder leistungsfähiger als noch vor ein paar Jahren und insgesamt deutlich sortierter im Kopf. Also mehr Fokus weniger kopfloser Hustle.

Alles hat seinen Platz

Neben all der guten Planung ist aber ein Faktor extrem wichtig. Die Organisation Deine Sachen und Daten. Wenn Du ständig auf der Suche bist verschwendest Du Zeit und Nerven. In meinem Büro hat alles seinen Platz und die Dinge sind auf das Wesentliche reduziert. Gleiches gilt auch für meine Dateien. Sie sind klar in Ordner strukturiert und ich schaue immer, dass dort Ordnung herrscht. Der Download-Ordner wird einmal die Woche aufgeräumt, alles andere wird nach Zweck und chronologisch gespeichert.

Wichtig dabei ist, dass Du keine komplizierte Ordnerstruktur aufbaust. Bei mir gibt es immer nur maximal drei Ebenen insgesamt. Danach folgen keine weiteren Unterordner, weil sonst Du mehr Zeit mit suchen und klicken verbringst als mit der eigentlichen Aufgabe. In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir meine einfache Struktur und wie meine Routine mit Dateien ist. Infos zum Kurs findest Du hier.

Fazit

Du brauchst die richtigen Tools und ein klares System für Deine Planung und Deine Dateien. Nur so kannst Du Deinen Blog und Dein Online-Business weiter aus- bzw. aufbauen. Nimm Deinem Business den Stress und organisiere Dich einmal und nutze Dein System dann so lange es für Dich passt.

Wie schon erwähnt zeige ich Dir in meinem Kurs Simple Business Systems haargenau, wie ich mein Business sortiert und organisiert habe. Du bekommst Einblick in meine wichtigsten Tools wie Asana, Evernote, Later und Zapier und noch einiges mehr. Bei Fragen kannst Du Dich jederzeit bei mir melden. Entweder per Instagram Direktnachricht oder per E-Mail an support@sabrina-linke.de.

4 Gründe warum ein geordnetes Business mehr Geld einbringt

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Als ich vor ein paar Jahren dem Burnout nahe war und immer weniger Geld reinkam, wurde mir bewusst wie unorganisiert mein Business eigentlich geworden ist und, dass es völlig logisch ist warum ich Probleme und Stress habe. Ich nutzte zu viel Tools, sagte zu fast jedem Projekt ja und verschwendete zu oft Zeit mit Aufgaben die mein Business nicht wirklich voran brachten.

Ich arbeitete nicht nur tagsüber sondern auch viel zu viele Nachtschichten. Am Ende lag ich im Krankenhaus für einen Tag und wusste nicht mehr wo oben und unten ist. Sobald ich wieder zuhause war schmiedete ich einen Plan wie ich mein Business umbaue, damit der Laden wieder läuft und ich endlich weniger Stress und Arbeitslast habe.

Nachdem ich anfing meinen Plan in die Tat umzusetzen wurden die Dinge schnell besser. Es kam nicht nur mehr Geld wieder ins Haus, auch meine Kundenbeziehungen wurden deutlich entspannter. Aber mal ganz von vorne. Starten wir mit Grund Nummer 1.

01 | Man arbeitet immer an den richtigen Dingen

Nichts killt die Produktivität mehr als wenn man morgens erstmal überlegen muss woran man heute arbeiten könnte. Wer die ersten Minuten oder Stunden des Tages damit vertrödelt sich einen Plan zu machen, büßt schonmal eine ganze Menge Konzentration ein.

Deshalb ist es wichtig einen genauen Plan zu haben, was wann erledigt werden muss und in welcher Reihenfolge. Wenn Du Deine Projekte in einzelne Steps runterbrichst, weißt Du jeden Tag was zu tun ist und Du arbeitest immer an den richtigen Dingen die Dein Business und Deine Kunden voran bringen.

Ich organisiere alle Projekte in Asana. Von Content Planung bis Kundenbetreuung ist alles mit Termin in Asana eingetragen. Jeden Morgen habe ich dann in meinem „Meine Aufgaben“ Bereich einen genauen Überblick darüber was zu tun ist. Abends nehme ich mir dann immer ein paar Minuten und plane den nächsten Tag oder überblicke einfach was so ansteht.

Diese Routine und das Tool Asana helfen mir mein Business aufzubauen und meine Ziele immer wieder zu erreichen ohne bis zum umfallen arbeiten zu müssen. Es ist einfach alles leichter und übersichtlicher dadurch. Die Arbeit im Team funktioniert mit so einer App auch viel einfacher und so kann sich jeder auf das konzentrieren was wichtig ist und muss nicht ein Meeting nach dem anderen aufsetzen.

02 | Man spart enorm viel Zeit pro Woche

Wenn Du ständig Dinge suchst oder Dinge vergisst, dann wird es höchste Zeit für eine anständige Organisation Deines Businesses. Denn Du kannst Unmenge an Zeit sparen, wenn alles seinen Platz hat und es klare Abläufe im Business gibt. Es gibt keine Missverständnisse, man weiß immer was da ist und was z.B. besorgt werden muss. Du wirst dadurch automatisch mehr Zeit haben für andere Dinge. Entweder mehr Zeit für die Arbeit oder eben mehr Zeit für Dich und Deine Familie.

Je produktiver Du bist desto weniger hart musst Du arbeiten für das gleiche oder bessere Ergebnis. Sprich durch die Zeiteinsparung an einer Stelle kannst Du an anderer mehr investieren. Entweder in Dich oder Deine Kunden, Deine Projekte. Das wird Dir im Endeffekt helfen auch mehr Geld zu verdienen, weil die Abläufe sauber funktionieren und Deine Kunden happy sind. Nur Kunden die happy sind empfehlen Dich weiter und bleiben bei Dir.

03 | Der Kundenservice ist next level

Wo wir gerade bei den Kunden sind. Bist Du organisiert laufen auch Deine Projekte besser. Jeder weiß wann er was zu tun hat. Das gilt für Dich und für Deine Kunden. Dadurch, dass Du die Lage im Griff hast fühlt sich Dein Kunde aufgehoben und sein Projekt in sicheren Händen. Dadurch, dass Du Dir durch gute Organisation Zeit nehmen kannst, hast Du auch mehr Spielraum um Deine Kunden wirklich ausführlich zu betreuen.

Wie schon gesagt, nur ein Kunde der happy ist kommt wieder und empfiehlt Dich weiter. Also schau, dass Dein Kundenservice exzellent ist. Das geht einfacher als Du denkst und Du musst dafür nicht dauernd mit teuren Geschenken um Dich werfen oder Rabatte immer wieder verteilen.

04 | Dein Marketing ist effektiv

Wenn Du gut organisiert bist, ist auch immer genug Zeit für anständiges Marketing. Alles ist gut koordiniert und bringt Deinen Kunden Mehrwert. Dadurch kannst Du dann neue Kunden für Dich gewinnen und so schließt sich der Kreis. Dein Service kann noch so toll sein, aber ohne Marketing sprich Werbung für Dich findet Dich kaum einer.

Wenn Du aber organisiert bist, dann geht regelmäßig hilfreicher Content online und Du schaffst Vertrauen zwischen Dir und dem Kunden bzw. einem Interessenten. Wer Dich kennt, Dich mag und Dir vertraut wird auch von Dir kaufen ab einem bestimmten Punkt bzw. wenn Dein Angebot ein Problem für denjenigen löst.

Du siehst also, dass alle diese Faktoren zusammenspielen und etwas damit zu tun haben ob Dein Business erfolgreich ist und wächst oder ob es ständig in den roten Zahlen hängt. Gute Organisation und Planung sind also mehr wert als man denkt und haben unmittelbar mit Deinem Einkommen und Deinem Stresslevel zu tun.

Tipps wie Du Dich besser organisieren kannst

Wenn Du jetzt auch der Meinung bist, dass Du Dich wohl doch noch ein bisschen besser organisieren solltest, dann habe ich ein paar Tipps für Dich in diesem Beitrag. In dem Artikel zeige ich Dir wie Du bis zu 10 Stunden pro Woche sparen kannst mit meinen Hacks.

Außerdem kann ich Dir meinen Kurs Simple Business Systems empfehlen. Dort zeige ich Dir alle meine Systeme und Tools die mir helfen mein Business im Griff zu behalten. Du erhältst einen genauen Einblick in meine Tools und wie ich sie nutze. Du findest hier alle Informationen zum Kurs. Bei Fragen einfach melden. Entweder per E-Mail oder schau einfach auf Instagram vorbei und schreibe mir dort eine Nachricht.

So schaffst Du es, dass Deine Kundenprojekte nach Plan laufen

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Der Kunde ist selten das Problem, wenn gemeinsame Projekte schieflaufen. Meist sind wir als Anbieter es, die verwirrend oder unverständlich kommunizieren. Das führt dann schnell mal zu Verzögerungen und der Kunde wird zurecht immer ungeduldiger.

Es ist aber wichtig, dass Kundenprojekte so reibungslos wie möglich verlaufen, damit sie wiederkommen und oder Dich weiterempfehlen. Nichts ist anstrengender als ständig neue Kunden akquirieren zu müssen. Und eine nachhaltige Business-Strategie ist das auch nicht, wenn wir mal ehrlich sind.

Damit Kundenprojekte weitestgehend reibungslos verlaufen, kannst Du einiges im Vorfeld dafür tun. Grundregel wäre mach es Deinen Kunden so einfach wie möglich Dich zu buchen und zu bezahlen. Das kommt an erster Stelle noch vor dem passenden Workflow für ein Projekt.

Schau also zuerst wie Deine Website aufgebaut ist und wie Du es Deinen Kunden leicht machen kannst Dich zu buchen. Nutze Programme wie Dubsado oder Elopage um die Zahlungsabwicklung und den Buchungsvorgang so einfach wie möglich zu gestalten. Es gibt mittlerweile so viel Software auf dem Markt die es Dir leicht macht Kunden zu buchen und zu verwalten. Nutze sie auf jeden Fall, damit Du nicht jeden Vorgang immer wieder von Hand erledigen musst.

Zeit sparen und zeitnah reagieren ist wirklich wichtig, damit die Kommunikation und der ganze Ablauf des Projekts nicht gestört wird. Was Du darüber hinaus noch tun kannst damit Kundenprojekte reibungslos verlaufen folgt jetzt.

01 | Nutze ein Projektmanagement System

Deadlines sind für jedes Projekt wichtig, damit alles nach Plan läuft und jeder weiß was wann zu erledigen ist und bis wann es fertig sein muss. Ein Projektmanagement System unterstützt Dich dabei. Sind Deine Services klar definiert kannst Du sogar Templates anlegen mit Deinen Workflows und immer wieder nutzen.

Wenn Dein Kunde offen dafür ist, dann lade ihn in Dein System als Gast ein. Dann hat er genau wie Du den vollen Überblick und wird automatisch an seinen Part des Projekts erinnert. Du kannst Deinen Kunden so dann durch das ganze Projekt leiten und an die Hand nehmen.

Viele meiner Kunden haben sich darauf eingelassen und hinterher gesagt, dass sie sich gut aufgehoben gefühlt haben und nicht so überfordert waren. Sie konnten sich besser organisieren und manche haben sogar mein System für ihr Business übernommen und angepasst.

Ich nutze ClickUp, weil das System gut für Teams funktioniert und mit meinen Bedürfnissen wächst. Davor habe ich Asana genutzt, bin aber dann irgendwann an meine Grenzen gestoßen, weil ich viele Dinge visuell nicht flexibel nutzen konnte so wie mein Kopf das braucht.

Neben ClickUp und Asana, wäre vielleicht noch Meistertask und Trello zu erwähnen. Das sind mit die bekanntesten. Monday.com und Awork.io sind gerade auch mächtig am Wachsen. Am Ende kommt es darauf an wie Dein Kopf funktioniert und wie Du das System darauf anpassen kannst. So weit ich das recherchieren konnte fangen alle Systeme mit einer kostenlosen Version an. Also kannst Du in Ruhe testen.

02 | Stelle klare Regeln für die Zusammenarbeit auf

Je transparenter Du mit Deinem Kunden kommunizierst und je klarer die Regeln sind, desto weniger Missverständnisse sind zu erwarten. Ein großer Vorteil ist auch, dass wenn ein Kunde doch mal schwierig wird, Du ihn an die Vereinbarungen erinnern kannst.

Du solltest gleich zu Anfang klarstellen was Du machst und was nicht, was im Service enthalten ist und was nicht. Das kannst Du schon auf der Website kommunizieren, solltest es aber durch Deine gesamte Kommunikation durchziehen. In E-Mails, Telefonaten, Verträgen etc.

Sei freundlich aber bestimmt, wenn es darum geht, dass ein Kunde die Regeln brechen will. Du hast die Regeln im Idealfall aufgestellt um nicht nur Dich und Dein Unternehmen zu schützen, sondern auch dem Kunden einen Gefallen zu tun indem Du Zeit und Geld für ihn sparst.

Schließe immer klare Verträge mit Deinen Kunden. Es ist dabei auch völlig egal ob die Kunden auch gleichzeitig Freunde sind. Bleib bei Deinen Regeln und zieh es durch. Keine extra Regeln oder Ausnahmen. Glaub mir das erspart Dir eine Menge Ärger im Endeffekt und schafft immer klare Verhältnisse.

03 | Jede Aufgabe hat eine Deadline

Wie schon in Punkt eins erwähnt, Deadlines sind wichtig, damit ein Projekt nach Plan läuft. Plane immer genug Puffer ein, damit der Kunde Zeit hat Feedback zu geben und Du darauf zu reagieren. Wenn Du dann Dich in Dein Projektmanagement System jeden Morgen einloggst, weißt Du immer voran Du arbeiten musst um im Plan zu bleiben.

Sollte Dein Kunde im selben System arbeiten, dann sieht auch er was wann erledigt sein muss. Das spart eine Menge E-Mails hin und her. Ganz verhindern kann man das manchmal nicht, aber es kann gut funktionieren, wenn der Kunde auch gerne in diesem System arbeitet.

Wenn Du noch nicht recht weißt wie lange eine Tätigkeit dauert, dann zeichne die Zeit auf um später realistischere Planungen machen zu können. Für den Anfang plane einfach ein bisschen mehr Zeit ein, als Du eigentlich denkst zu brauchen.

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04 | Kommunikation ist super wichtig

Um kein Feedback und keine Frage zu verpassen, bitte ich meine Kunden immer mich maximal über einen Weg zu kontaktieren. Da ich Kundenprojekte in Dubsado abwickle, bleibe ich auch dort mit der Kommunikation. Es läuft alles über E-Mail ist aber chronologisch wie ein Chat geordnet.

Bei manchen Sachen kann es auch nützlich sein, wenn die Kommunikation direkt in der Notizfunktion einer Aufgabe stattfindet. Das versuche ich aber wie gesagt zu vermeiden, damit alle Kommunikation an einem Ort und übersichtlich stattfindet.

Sind mal Meetings fällig nutze ich Zoom und zeichne in Absprache mit dem Kunden das Gespräch auf für spätere Referenz. Es ist auch oft hilfreich, wenn der Kunde das Video bekommt, damit er immer wieder darauf zurückgreifen kann. Wie eine Art Wissensdatenbank oder Minikurs ist das zu verstehen.

Achte immer darauf klar zu kommunizieren. Manche Kunden kennen bestimmte Fremdbegriffe nicht und die musst Du geduldig erklären können. Gleiches gilt auch für die oben genannten Regeln. Der Kunde muss z.B. genau wissen wann er Dich erreichen kann und wie.

Schau Dir Deinen aktuellen Prozess an und überlege wo Du die Kommunikation verbessern könntest. Wo gab es oft Probleme im Prozess? Es gibt immer etwas das man mit kleinen Änderungen massiv verbessern kann.

05 | Nutze Templates, Workflows und andere Vorlagen

In Dubsado habe ich Vorlagen für E-Mails, Angebote, Verträge, Nebenverträge, Fragenbogen und eine Menge mehr. So kann ich schnell reagieren und muss nicht alles von vorne anfangen. Vieles ist auch vom System automatisiert, damit ich Zeit für meine eigentliche Arbeit habe für die ich gebucht wurde.

Manche Dinge laufen immer in der gleichen Reihenfolge ab. Schau Dir an wie Deine Workflows sind oder ob Du einen fixen Workflow erstellen kannst. Das spart wieder Zeit und lässt alle Projekte geregelt ablaufen.

In meinem Projektmanagement System ClickUp habe ich auch Templates. Zum Beispiel nutze ich Templates bei der Content Erstellung oder wenn ich meine Marketing-Aktivitäten analysiere. So vergesse ich nichts und wenn ich doch einen Schritt hinzufügen will, dann ändere ich einfach kurz das Template.

Workflows und Templates sind nie in Stein gemeißelt, wenn Du also feststellst, dass einer irgendwie noch nicht optimal ist, dann passe ihn weiter an. Manchmal sieht man ja die Workflows anderer und denkt hey genau so muss ich das auch machen um organisiert zu sein. Das ist aber Quatsch, denn jedes Hirn tickt anders und für jeden macht etwas anderes Sinn. Setz Dich daher nicht unter Druck und schau einfach was zu Dir passt.

06 | Sortiere Deine Dateien sofort

Nicht erst wenn es an die Übergabe der Dateien geht! Es ist super wichtig, Deine Dateien für das Projekt klar zu ordnen. Sonst hast Du Chaos im Projekt und schickst womöglich die falschen Dateien raus. Denke immer an klar verständliche Dateinamen und lege Ordner für die Bereiche des Projekts an.

So kannst Du später auch bei Bedarf den Ordner mit Deinem Kunden teilen oder Du findest alles schnell sobald der Ordner im Archiv gelandet ist. Wie ich meine digitale Ablage sortiere habe ich in diesem Artikel beschrieben.

Laufen Deine Kundenprojekte nach Plan?

Ich hoffe meine Tipps haben Dir geholfen Deinen Arbeitsablauf mit Kunden zu verbessern. Was war bei Dir oft die Hürde in Kundenprojekten? Was lief regelmäßig holprig oder total schief? Schreib mir einfach unten in die Kommentare, vielleicht kann ich dazu dann auch noch einen Blog Artikel schreiben und nicht nur Dir sondern auch anderen helfen.

Warum Du nie Zeit zum bloggen hast und wie Du das ändern kannst

Warum Du nie Zeit zum bloggen hast und wie Du das ändern kannst
Warum Du nie Zeit zum bloggen hast und wie Du das ändern kannst
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Deine Website sieht schick aus, Dein Blog ist online, aber irgendwie passiert nichts. Also fängst Du an mehr zu bloggen pro Woche, gerätst in Stress und lässt den Blog wieder links liegen. Dieses Szenario kennst Du bestimmt. Du nimmst Dir dauernd vor zu bloggen, nimmst Dir vielleicht sogar vor an bestimmten Tagen in der Woche etwas online zu stellen, aber dann verlierst Du immer wieder den Faden.

Immer wieder verlierst Du die Inspiration oder weißt nicht was Du schreiben sollst. Der Termin an dem eigentlich was online gehen sollte rückt näher und Dein Hirn macht Dicht. Kein guter Gedanke nirgends, keine Idee für guten Content. Wir alle waren schon an diesem Punkt. Gerade als Anfänger im Bereich Blogging kann das recht häufig vorkommen.

Als ich mit bloggen angefangen habe, habe ich oft sehr unregelmäßig etwas online gestellt. Es konnten Wochen vergehen zwischen Artikeln und das hat natürlich nicht gerade zum Traffic beigetragen. Mit ein paar Änderungen ist es aber recht leicht, regelmäßig und ohne Stress zu bloggen.

Ich und auch viele andere Kollegen haben festgestellt, dass man nicht unbedingt täglich bloggen muss um Traffic zu bekommen, sondern, dass es darauf ankommt was man schreibt. Ist ja auch eigentlich logisch. Guter Content ist nicht nur hilfreich, sondern auch im Idealfall suchmaschinenoptimiert.

Mittlerweile veröffentliche ich maximal zwei Artikel pro Woche. Meine Leser haben dann nicht zu viel neuen Content vor der Nase und können sich alles in Ruhe durchlesen. Mein Feedback war oft die letzten Jahre bevor ich mein System geändert habe, dass die Leute einfach nicht mehr mitkamen. Die Menge der Artikel war zu groß um sie in einer angemessenen Zeit wirklich lesen zu können.

Zuviel Content ist also nicht sehr hilfreich. Wenn man sich jetzt anschaut, dass man auch nur einen Artikel pro Woche veröffentlichen kann, erscheint die Aufgabe des Schreibens gar nicht mehr so groß. Wenn Du mit System ran gehst ist das wirklich zu schaffen.

Plane im Voraus

Ich plane meinen Content weit im Voraus und berücksichtige dabei einige Faktoren. Unter anderem überlege ich wann ein Sale oder Launch bei mir stattfindet. Der Content kann diese Events dann gut unterstützen.

Mein Content wird quartalsweise geplant. Ich habe einen richtigen Redaktionsplan in Excel für meinen gesamten Content den ich im Quartal veröffentlichen will. Ich plane auch, wann ich für Artikelideen und die eigentlichen Artikel recherchiere. Das wird alles in einem Aufwasch gemacht.

Sobald Du einen Fahrplan hast für Deinen Content und weißt welche Themen Du abdecken willst, wird es auch schon ein ganzes Stück leichter regelmäßig Artikel zu veröffentlichen. Du wirst nicht mehr am Abend vorher denken „ohje was soll ich schreiben? Morgen muss was online gehen“.

Es ist alles geregelt und klar in Deiner To Do Liste hinterlegt.

Teile alles auf

Du musst nicht an einem Tag alles rund um Deinen Artikel erledigen. Das kann manchmal ganz schön anstrengend sein. Verteile Deine Aufgaben auf mehrere Tage oder gar Wochen. Ich zum Beispiel erstelle jeden Monat in der ersten Woche den Content für die nächsten 4-6 Wochen.

Dieser Artikel hier ist der vierte den ich heute schreibe. Mein Ablauf ist grob folgendermaßen. Ich recherchiere maximal 2 Tage pro Quartal nach Ideen und mache mir die ersten Notizen. Dann plane ich wann welcher Content online gehen soll und nehme mir dann wie schon erwähnt die erste Woche des Monats und schreibe da alle Entwürfe meiner Artikel.

Ich brauche die Artikel dann immer nur eine Woche vor Veröffentlichungsdatum korrigieren und in Wordpress übertragen. Manchmal mache ich das auch alles gleich in der Woche in der ich die Entwürfe schreibe.

Du könntest Dir z.B. jeden Tag 30 Minuten Zeit nehmen an einem Artikel zu arbeiten. Dann hast Du immer noch genug Zeit alles andere zu erledigen.

Erstelle einen Wochenplan

Hinterlege in Deinem Kalender Zeiten in denen Du an Deinem Blog arbeiten willst, wann Du Termine außer Haus wahrnehmen willst usw. Das wird Dir helfen immer zur rechten Zeit zu schreiben. So kommst Du auch in ganz kleinen Schritten voran.

Mach eine Liste mit allen Aufgaben die du erledigen musst um einen Artikel online zu stellen. Verteile dann die To Dos nach Bedarf auf mehrere Tage und mache Deadlines mit Dir selbst aus. Du wirst eher die Dinge erledigen, wenn sie in Deinem Kalender fest eingeplant sind. Also schau wo Du pro Woche Zeit blocken kannst um an Deinem Content zu arbeiten.

Wenn Du Dich bewusst für eine Zeit entscheidest und die Aufgabe in Ministeps aufteilst, ist es wahrscheinlicher, dass Du es durchziehst und regelmäßig Content online geht. Du kannst feste Zeiten festlegen wann Du an Entwürfen arbeiten willst, wann Du die Social Media Grafiken erstellen willst und vieles mehr.

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Warum tust Du das?

Wenn Du einfach völlig uninspiriert und genervt bist, solltest Du Dich an Dein Warum erinnern. Für wen schreibst Du den Artikel? Wem willst Du helfen? Sich das zu fragen ändert sofort die Perspektive und motiviert einen im Idealfall weiter zu machen und Gas zu geben.

Dein Warum ist entscheidend, denn so kannst Du auch gezielter recherchieren und bist zufriedener mit den Resultaten. Dein Content sollte Traffic mit Deiner Zielgruppe generieren, denn Du willst ja schließlich helfen und auch etwas verkaufen.

Wenn Dein Warum klar ist, dann macht auch das schreiben wieder Spaß und Dein Blog vereinsamt nicht auf Deiner Website. Mir ging es jedenfalls so. Sobald ich mein Warum klar definiert hatte und einen Plan erstellt hatte ging regelmäßig guter Content online.

Du musst herausfinden welchen Rhythmus Du zum schreiben brauchst. Am Anfang habe ich einen Artikel nach dem anderen komplett fertig gemacht bevor ich mit dem nächsten anfing. Ich finde es aber anstrengend alle Workflow-Schritte direkt hintereinander zu machen. Meist brauche ich einfach eine Pause nach dem ersten Entwurf und muss dann etwas anderes machen um inspiriert zu bleiben.

Seitdem ich alles in Etappen erledige bin ich produktiver geworden und erstelle zweimal mehr Content als vorher.  Welchen Rhythmus hast Du? Machst Du jeden Artikel kurz vor Veröffentlichung komplett fertig oder hast Du auch mehrere Etappen die Du an verschiedenen Tagen erledigst?