Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks

Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks
Spare mindestens 10 Stunden pro Woche mit meinen Hacks
PIN MICH!

Über die Jahre habe ich so einige Hacks und Tipps rund um Zeitmanagement und Produktivität ausprobiert und auf Herz und Nieren getestet. Von Bullet Journal über Filofax, von Trello bis Klebezettel-Organisation. Nichts war für mich optimal, weil ich immer zu viele Methode auf einmal benutzt habe um mich zu organisieren. Zu viele Apps, Notizbücher und ständige Änderungen meiner Routine hatten zur Folge, dass ich total überorganisiert war und dadurch komplett den Überblick und die Motivation verloren habe.

Es war alles zu strikt durchgetaktet jeden Tag und ich hatte ständig das Gefühl an meiner To Do Liste zu scheitern. Dadurch baute sich eine Menge Frust auf und Projekte wurden immer langsamer umgesetzt. Das war natürlich weder für mich noch für mein Business gesund und so musste eine neue Lösung her. Intuitiv hatte ich ein paar Favouriten über die Jahre herausgefiltert und begann diese Tools intensiver zu nutzen und neue Routinen aufzubauen, die mir nicht nur Zeit sparten, sondern auch noch Raum für Kreativität ließen.

Also starten wir mit meinen Tipps und Hacks, damit auch Du wieder produktiver wirst und Deine To Do Liste Angst vor Dir bekommt anstatt Du vor ihr.

Projektmanagementsystem richtig einstellen und nutzen

Wie schon erwähnt habe ich über die Jahre schon einige Tools in der Vergangenheit getestet. Besonders hilfreich fand ich immer Projektmanagement Tools wie Trello, Meistertask und auch ClickUp. Das Problem war nur, dass mir oft die Ansichten und das Interface an sich nicht gefielen bzw. sie meinen visuellen Denkmustern nicht passten. Oft gab es nur eine Ansicht wie z.B. Kanban Boards. Manchmal brauchte ich aber für ein und dieselbe Aufgabe ein Board, einen Kalender und eine Listenansicht.

Nach langem hin und her bin ich dann schließlich immer wieder bei Asana gelandet. Ich habe verschiedene Arten der Organisation in Asana aufgebaut und getestet was zu mir und meinem Hirn passt. Jetzt habe ich ein genaues System der Planung und der Umsetzung meiner Aufgaben jeden Tag.

Due und Do Date

Jede Aufgabe bekommt ein Due-Date, sprich ein Datum an dem die Aufgabe beendet sein muss. Ist die Aufgabe etwas komplexer und hat Unteraufgaben, so werden diese mit einem Do Date versehen. Das heißt die Aufgaben sind an diesem Datum fertig zu stellen bzw. müssen angefangen werden.

Farbcode

In Asana nutze ich für jedes Projekt eine Farbe, so kann ich auf einen Blick in der Kalenderansicht sehen welche Aufgabe zu welchem Business-Bereich gehört. So ist zum Beispiel der Redaktionsplan grün und somit alle Aufgaben die mir zugeteilt werden. Gelb ist alles private und rosa sind alle Aufgaben die mit meinen Produkte und Kursen zu tun haben.

Klare Listen

Wichtig beim Projektmanagement und dem Management der eigenen Aufgaben ist, dass alles auf einer eindeutig klaren Liste steht. Zum Beispiel muss alles rund um Content im Contentkalender stehen und nicht im Projekt für Kundenbetreuung. Es muss ein klarer Oberbegriff gefunden werden und darunter versammeln sich alle Aufgaben schön sortiert.

Batching, batching und nochmal batching

Ohne Batching war ich nur halb so produktiv wie heute. Ich habe so viele Dinge am Tag erledigt, die teilweise gar nichts miteinander zu tun hatten. Ich wechselte dauernd zwischen den Listen und verlor irgendwann komplett den Überblick. Ich kam nur im Schneckentempo voran, weil es lange dauert bis man sich wieder konzentrieren kann, wenn man den Kontext so oft ändert. Jetzt bündel ich verschiedene Aufgaben die zusammenpassen und mache sie zügig und vollkonzentriert.

Zum Beispiel erstelle ich nicht jeden Tag Instagram Posts, sondern sammle Ideen und setze mich dann an die Umsetzung an einem Tag bis zwei Tage im Monat. Blog Artikel wie diesen schreibe ich zusammen mit ein zwei anderen am selben Tag. Formatiert wird dann später, aber die Texte erstellen wird zügig hintereinander an einem Tag im Monat erledigt.

Ich produziere so meist vier Artikel für den Monat im Voraus. Den Rest des Monats mache ich dann andere Dinge die mein Business voranbringen und stecke viel Zeit in die Kundenbetreuung.

Apps nutzen für mehr Fokus und Produktivität

Ich persönlich bin so ein kleiner Technik-Nerd und probiere gerne neue Apps aus. Mittlerweile habe ich das stark eingeschränkt, weil ich mich zu sehr davon ablenken lasse neue Apps zu testen. Stattdessen habe ich jetzt ein paar wenige Apps die mir helfen meinen Fokus zu behalten und somit produktiv zu bleiben.

Schau Dir also an, welche Apps Dich unterstützen könnten und reduziere die Anzahl der Apps die Du nutzt auf das Notwendige und gehe nicht auf Masse. Je mehr ähnliche Dinge Du in verschiedenen Apps machst desto unübersichtlicher kann es werden und dazu beitragen, dass Deine Produktivität den Bach runter geht anstatt sich zu verbessern.

Ich nutze zum Beispiel gerne die App Focus Keeper. Das ist ein Timer der nach der Pomodoro Technik funktioniert. Immer dann wenn ich wirklich mich an ein wichtiges Projekt setzen muss und Disziplin brauche, nutze ich diesen Timer, denn er hält mich tatsächlich produktiv, weil ich ohne Ablenkung zügig an einer Sache arbeite. Dinge werden so schneller fertiggestellt und mein Business wächst leichter.

Asana nutze ich übrigens auch auf dem iPhone als App, weil ich so auch unterwegs meine Aufgaben checken, aufräumen und abhaken kann.

6-wege-online-geld-verdienen

KOSTENLOSES WORKBOOK!

Werde jetzt Teil der kostenlosen Insider-Community und erhalte als Geschenk das Workbook „6 Wege wie Du als Solopreneur online Geld verdienen kannst“. Dazu bekommst Du wöchentlich wertvolle Business Tipps direkt in Dein E-Mail Postfach! Yay! Ich freu mich auf Dich!

Du kannst Dich jederzeit wieder mit einem Klick abmelden. Mehr Infos in der Datenschutzerklärung.

Automation nimmt Dir eine Menge ab

In meinem Business schaue ich immer, dass Dinge die ich nicht unbedingt jedesmal von Hand machen muss automatisiert werden können. Automatische E-Mails, Listen die automatisch gefüllt werden, Termine die automatisch gebucht werden können etc.. Ich schaue in allen Bereichen immer wieder was kann ich automatisieren und was muss ich einfach immer von Hand machen. Allein durch Automation kannst Du schon mehrere Stunden pro Woche sparen.

Ich nutze dafür zum einen Filter in meinem E-Mail-Programm oder Zapier um verschiedene Apps miteinander zu verbinden. Einiges löuft so im Hintergrund und ich muss duetlich weniger Zeit aufwenden für all den Kleinkram der in so einem Solobusiness anfallen kann.

Es gibt allerdings ein paar Dinge die ich nicht nutze. Das sind zum einen Bots die automatisch mit Kunden kommunizieren. Stichwort Facebook Messenger Bots. Auch gebe ich nicht per App automatisch Kommentare in Social Media Systemen ab. Automation darf nicht außer Kontrolle geraten sondern sollte wirklich sinnvoll eingesetzt werden.

Arbeite zur richtigen Zeit

Eigentlich hätte dieser Zeitspar-Hack ganz an den Anfang gehört. Jeder hat einen anderen Tagesrythmus und somit eine andere Zeit in der er produktiv arbeiten kann. Ich zum Beispiel bin ein klassischer Early-Bird. Morgens funktioniere ich am Besten und bekomme meine wichtigsten Aufgaben am schnellsten erledigt. Gegen Nachmittag wird es dann etwas schwieriger. Da mache ich dann meistens untergeordnete Dinge. Gegen Abend habe ich dann meist nochmal ein Zeitfenster von zwei Stunden in denen mein Hirn nochmal so richtig Gas gibt.

Ich kenne aber auch Menschen die tagsüber gar nichts geregelt bekommen, dafür aber mitten in der Nacht super arbeiten können. Nachteulen stehen spät auf und arbeiten dafür bis in die Nacht hinein unter Umständen. Finde also heraus zu welchen Zeiten Du am besten arbeiten kannst. Wann ist Dein Verstand besonders wach und wann ist er eher im Siesta-Modus?

Alleine das arbeiten zur richtigen Zeit kann Dir somit Zeit einsparen, weil Du zügig und konzentriert arbeiten kannst, anstatt Dich durch Deine To Do Liste zu kämpfen wie eine Schnecke. Für mich war der Mix aus all diesen Hacks der Schlüssel zum Erfolg und mehr Produktivität ohne noch mehr Stunden arbeiten zu müssen. Heute kann ich manchmal nur 4 Stunden am Tag arbeiten, aber mein Business trotzdem voranbringen. Oder ich kann auch mal einen Tag frei nehmen, wenn ich merke, dass mir die Arbeit so gar nicht von der Hand geht oder ich einfach krank bin.

Ich bekomme dann nicht gleich Panik oder ein schlechtes Gewissen, weil ich weiß, dass ich die Zeit anderweitig wieder dranhängen kann und trotzdem der Laden läuft. Wenn Du mehr darüber erfahren willst welche Systeme und Hacks ich in meinem Business aufgebaut habe, dann schau Dir meinen Kurs Simple Business Systems an. In diesem Kurs zeige ich Dir wie Du Dich besser organisieren kannst und das Meiste aus Deinem Tag holen kannst. Zudem zeige ich Dir wie ich Dinge in meinem Business aufgesetzt habe, sprich Du bekommst vollen Einblick in meine Tools und hinter die Kulissen. Alle Infos zum Kurs findest Du hier.

Meine Geheimwaffe die mir hilft meinen idealen Arbeitstag zu planen

Meine Geheimwaffe die mir hilft meinen idealen Arbeitstag zu planen
Meine Geheimwaffe die mir hilft meinen idealen Arbeitstag zu planen
PIN MICH!

Für den der mich kennt ist meine Geheimwaffe längst nicht mehr geheim, denn sie begleitet mich den ganzen Tag. Sie hilft mir Stress zu vermeiden, mich ordentlich zu organisieren und meine Kunden happy zu machen. Ich verliere selten den roten Faden und weiß immer was zu tun ist. Und was ist nun meine Geheimwaffe fragst Du Dich?

Meine Geheimwaffe ist das Programm Asana. Mit Asana organisiere ich jeden Bereich meines Lebens, schön sortiert und farblich codiert. Ich bin ja generell so ein Nerd der gerne alle möglichen Apps und Co ausprobiert und so habe ich über die Jahre schon so einige Organisationsapps durch. Wunderlist, ToDoist, Clickup, Trello, Meistertask, Awork und und und. Du kennst sie ich habe sie getestet.

Für mich kam aber nie etwas an Asana dran. Es stimmt einfach alles an diesem Programm. Das Interface ist für mich perfekt, die Features in der kostenlosen Version sind für eine Solopreneurin wie mich völlig ausreichend und ich kann Projekte und Aufgaben klar trennen und mit Farben markieren für eine bessere Übersicht.

Meine Tagesaufgaben

An Asana finde ich besonders gut, dass ich nicht jeden Tag alle Listen durchgehen muss um zu sehen was zu tun ist. Wer sich noch mit Notizbüchern sortiert kennt das wahrscheinlich. Man muss zwischen verschiedenen Listen blättern und findet dann doch nicht was man sucht oder es geht einem einfach eine Aufgabe durch die Lappen, weil man sie übersehen hat im eigenen Gekritzel.

Mir ging es jedenfalls früher so. Bullet Journal und Co haben einfach nicht für mich funktioniert. In Asana landen alle Aufgaben die mir zugeteilt sind im Bereich „Meine Aufgaben“. Jeden Morgen landen dort alle Nachrichten die mir zugeteilt sind und mit einem Datum versehen sind. Ich kann mir dann den Bereich einfach sortieren.

Ich sortiere meine Aufgaben des Tages nach Priorität und danach den Rest in drei verschiedene Kategorien. Routinen, Business und Privat. In Routine landet immer jede Aufgabe die regelmäßig gemacht werden muss. Den Rest teile ich nach Privat und Business auf. Diese Tagesliste bleibt dann im Browser für mich geöffnet und ich schaue immer wieder über den Tag verteilt was noch zu tun ist und hake ab, was schon erledigt wurde.

Manchmal huschen dann auch schöne, bunte Wesen über den Bildschirm wie z.B. ein Yeti. Jap richtig gelesen. Ein bunter Yeti huscht über den Bildschirm und freut sich mit Dir, dass Du etwas oder etwas mehr erledigt hast. Mich macht das jedes Mal irgendwie happy.

Meine Projekte und Teams

In Asana habe ich zwei Teams angelegt, da ich mich nicht nur in einem Lebensbereich organisieren wollte. Asana hat sich für mich auch sehr im privaten Bereich bewährt und so gibt es ein Team Business und ein Team Privat. Die Teams habe ich wie folgt aufgeteilt.

TEAM BUSINESS

  • Game Plan / Ziele
  • Admin
  • Produkte
  • Marketing
  • Service
  • HQ

TEAM PRIVAT

  • Lebensplan
  • To Do Liste
  • Menü-Plan
  • Routine
  • Infos & Shoppinglisten

In Admin z.B. kommen alle Aufgaben die im Business anfallen, aber nichts mit meinem Game Plan, meinem 90-Tage-Plan zu tun haben. Dinge wie Website updaten, Buchhaltung erledigen und ähnliches. Das sind alles Dinge die in der Prio etwas weiter unten stehen als die Aufgaben, die mir helfen meine Kunden zu betreuen oder meine Produkte zu entwickeln.

Tagesroutine Worksheet

TAGESROUTINE Worksheet

Erhalte wöchentlich wertvolle Tipps für Dein Online-Business inkl. Einblicke in mein Business per E-Mail. Als Geschenk erhältst Du dieses Worksheet für Deine neue Tagesroutine, damit Du Dich besser organisieren  kannst.

Du kannst Dich jederzeit wieder abmelden mit nur einem Klick. Mehr Infos findest Du in der Datenschutz-Erklärung.

Die Ansichten in Asana

Was ich super praktisch finde ist, dass man seine Projektlisten in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen kann. Da gibt es die klassische Liste, Kanban Boards und den Kalender. Die kostenpflichtige Version hat dann sogar noch das Gantt-Chart als Ansicht zur Verfügung. Ich brauche das aber nicht, weil das vom visuellen Aspekt her nicht für mein Hirn passt. Mir reichen die drei anderen Varianten.

In meinem Projekt Marketing benutze ich z.B. immer zuerst die Boards und wenn ich dann an der Content-Erstellung bin wird der Kalender aufgerufen. Das ermöglicht mir einen vollen Überblick über alle Marketingaktionen, Launches und meinen Content auf dem Blog und Social Media.

Asana hilft mir also nicht nur dabei den Faden in meinem Business und in meinem Leben nicht zu verlieren, sondern auch mit meiner Marke immer online präsent zu sein und genau zu kommunizieren worum was mir geht.

Notizen in Aufgaben

In Asana hat jede Aufgabe eines Projekts einen Notizbereich und einen Bereich in dem man Unteraufgaben hinterlegen kann. So schreibe ich zum Beispiel meine Posts für Instagram in Asana und habe darunter einen ganzen Workflow mit Aufgaben die ich erledigen muss, damit ein Post nicht nur online geht, sondern auch promotet wird.

Meine langen Notizen halte ich zwar in Evernote fest, aber kurze Gedanken zu Aufgaben bleiben in Asana damit es kein Chaos gibt und ich nicht unnötig lange suchen muss.

Deadlines in Asana

In Asana kannst Du an drei Stellen Deadlines setzen. Zum einen kannst Du ein Projekt mit einer Deadline versehen und zum anderen jede einzelne Aufgabe auch. Und dabei ist es völlig egal ob es eine Hauptaufgabe ist oder eine Unteraufgabe.

Wenn ich z.B. einen Blog Artikel wie diesen hier schreibe hat die Aufgabe ein Due-Date. Sprich das Datum wann der Artikel online sein soll. Die Unteraufgaben haben dann Do-Dates. Sprich Daten an denen ich die Aufgabe erledige muss, damit ich rechtzeitig fertig werde bis zur Veröffentlichung des Artikels. Recherche, Outline, Grafiken erstellen etc. sind mit Do-Dates versehen.

Dank der Deadlines weiß ich jeden Tag was zu tun ist. Ich muss nicht erst überlegen was wichtig ist oder woran ich als nächstes arbeiten sollte. Müsste ich das tun würde ich innerhalb kürzester Zeit anfangen zu prokrastinieren oder generell einfach irgendwas erledigen ohne Fokus auf mein eigentliches Ziel. Denn ich habe ja keinen wirklichen Überblick in dem Moment oder müsste ihn mir erst mühsam verschaffen.

Meine Tagesroutine in Asana

Wichtig ist, wenn man ein solches Projektmanagement-Tool nutzt auch dranzubleiben und es zu pflegen. Die beste Planung nützt nichts, wenn Du ihn nicht ausführst. Deswegen checke ich jeden Morgen als erstes Asana. Ich sortiere meine Aufgaben nach Priorität und lege dann los mit meinem Tag. Gegen Mittag schaue ich dann nochmal rein und hake ab was noch offen ist. Abends schaue ich dann was ich eventuell nicht geschafft habe und plane es für einen anderen Tag ein. Zudem schaue ich immer was am nächsten Tag anliegt.

Ist auf der Liste vom nächsten Tag etwas vermerkt, das ich innerhalb von 10 Minuten erledigen kann mach ich das einfach kurz vor Feierabend. Gerade wenn man in Asana den Bereich „Meine Aufgaben“ in der Listenansicht nutzt, muss man wirklich dranbleiben und immer jeden Abend und Morgen aufräumen. Sonst wird das eine mega lange Liste ohne klar Struktur.

Und das kann einem schon beim Anblick die Laune vermiesen, weil sie so derbe lang ist und vor allem unsortiert. Bei mir ist es mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen, dass ich den Asana-Check routinemäßig mache.

Fazit

Asana hat mir nicht nur geholfen mich besser zu organisieren, sondern auch mein Business voran zu bringen. Meine Kunden sind happy, weil ich nichts vergesse und meine Produkte sind gut durchdacht. Und zu guter Letzt bin ich selbst nicht mehr so oft gestresst und chaotisch unterwegs. Win win sozusagen.

Wenn Du lernen willst wie Du Deine Produktivität steigern kannst ohne noch gestresster zu sein, dann schau Dir meinen Kurs Simple Business Systems an. In diesem Kurs zeige ich Dir alle meine Abläufe, Routinen und Organisationshacks die ich täglich in meinem Business und Leben nutze. Du bekommst Einblick in alle meine Tools und genaue Anleitung wie auch Du sie für Dich nutzen kannst um Deine Ziele zu erreichen. Alle Informationen zum Kurs findest Du hier.