6 Vorteile der Social Media Planung

Social Media ist aus dem Online Marketing nicht mehr wegzudenken. Du hast dort Deine ideale Zielgruppe und kannst Dich mit ihr verbinden. Social Media Planung #socialmediaplanung #redaktionsplan Redaktionsplan Instagram #Instagram
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Social Media ist aus dem Online Marketing nicht mehr wegzudenken. Große Konzerne nutzen mittlerweile auch Social Media um sich mit ihrer Zielgruppe, ihrer Community zu verbinden. Wenn man mehrere Kanäle dann betreut, braucht man einen Plan und man muss wissen was man überhaupt rüberbringen will.

Spontanes posten auf Social Media ist natürlich nicht ausgeschlossen und das macht es ja auch irgendwie lebendig und spannend, aber gerade als Solopreneur hast Du noch so einige Aufgaben an der Backe, die Dich auch sehr fordern.

Die Social Media Planung ist daher ein Muss, wenn Du weiter Deine Reichweite ausbauen willst und mehr Kunden finden möchtest.

01 | Regelmäßigkeit für mehr Sichtbarkeit

Du kennst das bestimmt auch, manchmal bist Du einfach nicht inspiriert um auf Social Media Dich zu präsentieren. Jeder hat mal einen schlechten Tag. Oder aber Du hast gerade ein großes Projekt in Arbeit und einfach nicht genug Zeit jeden Tag online präsent zu sein.

Was auf Social Media wie z.B. Instagram aber wichtig ist, wenn Du wachsen willst ist Regelmäßigkeit. Der Algorithmus von Instagram bewerte die Aktivität von Dir und auch von Deiner Community. Bist Du nur alle paar Wochen mal online und hast kaum Interaktion, wirst Du automatisch als nicht ganz so interessant und wichtig vom Algorithmus bewertet.

Gerade Instagram und Facebook sind aber wirklich gute Tools um Kunden zu finden und eine Community aufzubauen. Du kannst gezielt Deine Zielgruppe ansprechen und den richtigen Leuten mit Deiner Expertise helfen.

Also je regelmäßiger Du guten Content postest, desto mehr Leute wirst Du über die Zeit erreichen. Ein Planungstool wie z.B. Later kann Dir dabei helfen. Ich plane seitdem ich es nutze maximal einmal die Woche meinen Content und bin nicht mehr dauernd am Content suchen.

Ich bin kreativer und meine Posts sind deutlich besser geworden.

02 | Mehr großartiger Content geht online

Wo wir gerade von großartigem Content sprechen. Je besser Du planst, desto besser wird Dein Content. Du kannst mehr Zeit in Recherche und Marktforschung investieren, weil Du nicht täglich stundenlang auf Social Media an einem Post arbeitest. So ein Post dauert schon eine Weile und wenn man nicht inspiriert ist, geht einfach nichts online an dem Tag.

Du kannst aber mehr Leuten helfen, wenn Du dranbleibst und regelmäßig guten Content online stellst. Die Planung ermöglicht Dir genau das.

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03 | Mehr Zeit für die Community und das Netzwerk

Hilfreichen Content zu erstellen ist wichtig um die Community aufzubauen und Kunden zu finden, aber genau so wichtig ist es mit diesen Leuten zu interagieren. Nicht nur, weil der Algorithmus das so mag, sondern auch, weil Du dann auch von Deinen Leuten lernen kannst.

Du kannst Dein Angebot verbessern, echte Verbindungen zu anderen Menschen schaffen und Dein Netzwerk festigen und ausbauen. Netzwerken ist wichtig und gerade wir Frauen sollten uns besser vernetzen und einander helfen, damit wir die Welt ein bisschen besser machen können. Klang jetzt sehr hochtrabend aber ist so.

Die Social Media Planung macht mehrere Tage in der Woche frei um all das zu erledigen, was eben auch noch wichtig ist in so einem Business. Ich liebe die Arbeit mit meinen Kunden und auch den Austausch mit meiner Community und dem Netzwerk. Dank der Planung im Voraus habe ich dafür auch genug Zeit.

04 | Weniger Ablenkung den Tag über

Ist man erstmal in der App z.B. in Instagram, dann scrollt man auch erstmal. Irgendwas erweckt immer das eigene Interesse und so können, wenn man nicht aufpasst Stunden vergehen in denen man nicht produktiv gearbeitet hat, sondern zu viel Zeit auf Social Media verbracht hat.

Wenn ich aber weiß, mein Content geht online und es reicht, wenn ich ein oder maximal zwei Mal an Tag online gehen muss, dann bin ich automatisch weniger ablenkt über den Tag. Ich bin produktiver und arbeite an Dingen die mein Business weiter voranbringen.

Social Media ist ein gutes Tool um das Business wachsen zu lassen, aber eben auch nicht das einzige gute Tool. Zuviel Social Media kann einen auch der Kreativität berauben. Spätestens dann, wenn man sich mit anderen vergleicht. Ich habe dazu auch schon mal einen Artikel verfasst. Du kannst ihn hier nachlesen.

05 | Produktivität steigt durch planen in Blöcken

Planen in Blöcken hat mich enorm produktiv gemacht. Ich liebe das und wann immer ich wirklich etwas in kurzer Zeit erledigen muss, wird alles in Blöcken geplant. Es gibt z.B. einen festen Tag und ein festes Zeitfenster für die Social Media Planung. Das mache ich dann in dieser Zeit und nicht noch an 50 weiteren Terminen.

Der Vorteil ist, dass ich voll konzentriert auf diese eine Sache bin und somit auch vorankomme. In dieser Zeit schaue ich immer keine weiteren Ablenkungen zu haben und arbeite nur an der Planung oder dem Erstellen von Content.

Es ist erstaunlich wie viel Content man produzieren kann in kurzer Zeit, wenn man voll fokussiert ist. Planen in Blöcken mache ich z.B. auch für die Blog Artikel. Ich schreibe innerhalb von maximal zwei Tagen, den ganzen Content für 1 – 2 Monate. Ohne einen Plan und der Blockplanung würde das ewig dauern.

06 | Weitere Trafficquelle für Deine Website

Wie Du weißt kannst Du Traffic auf Deine Website über verschiedene Quellen bekommen. Suchmaschinen und Pinterest wären schon mal zwei, aber Social Media ist auch nicht zu unterschätzen. Du kannst gezielt Links, Texte und Grafiken einsetzen um Leute auf Deine Website zu ziehen.

Ein guter Leadmagnet z.B. generiert nicht nur Traffic, sondern lässt auch Deine E-Mail-Liste wachsen. Du kannst auch Challenges veranstalten die wiederum viel Traffic auf Deine Website bringen können.

Die Menschen verbringen Stunden am Smartphone und auf Social Media Plattformen. Wenn Du diesen Fakt geschickt für Dich nutzt, wirst auch Du mehr Traffic auf Deine Website und zu Deinen Angeboten bekommen.

Du siehst Social Media Planung kann ganz schön hilfreich sein. In meinem Kurs Solopreneur Playbook, zeige ich Dir unter anderem wie Du Social Media nutzen kannst, um mehr Kunden für Dein kreatives Business zu finden oder mehr passives Einkommen zu erzielen. Mehr Infos zum Kurs findest Du hier. Bei Fragen kannst Du mich gerne anschreiben!

Planst Du auch Deine Social Media Posts? Wenn ja, welches Tool nutzt Du? Schreibe es einfach in die Kommentare. Ich bin immer neugierig was die Leute für Tools nutzen. Bin ein kleiner Technik-Nerd.

7 Wege für die Organisation Deiner Business-Ideen

7 Wege für die Organisation Deiner Business-Ideen #Evernote #Goodnotes #Organisation Ideen
7 Wege für die Organisation Deiner Business-Ideen #Evernote #Goodnotes #Organisation Ideen
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Hier eine Notiz im Smartphone, da ein Klebezettel, hier eine Liste im Filofax. Manchmal sind wir Menschen ganz schön chaotisch, wenn es darum geht unsere Ideen festzuhalten für später. Mir geht es oft so, dass ich mitten während ich was anderes mache, eine zündende Idee habe und sie schnell irgendwo aufschreiben muss.

Früher waren meine Ideen überall verteilt im Haus und ich fand am Ende nichts mehr oder vergaß, dass ich überhaupt mal Idee XY hatte. Ziemlich ärgerlich, wenn es dann auch noch etwas war, das mich in meinem Business schneller voran hätte bringen können. Mittlerweile habe ich ein genaues System wie ich meine Ideen erfasse und wo genau alle liegen.

Bis auf wenige Ausnahmen notiere ich meine Ideen nur noch digital und je nach Zweck in einem Google Doc oder in Good Notes auf dem iPad, wenn ich die handschriftliche Variante möchte. Ideen für Blogartikel sammle ich ausschließlich in der App ClickUp. So gibt es nur noch einen Ort an denen ich diese Ideen. Ich finde immer wieder was ich suche. Vorteil der digitalen Ideen-Erfassung ist auch die Suchfunktion der jeweiligen Apps.

Es passiert also nur noch selten, dass mir mal eine Notiz durch die Lappen geht oder gar ganz abhandenkommt. Aber wie sagt man so schön viele Wege führen nach Rom und jeder muss für sich herausfinden was zu einem passt. Jeder denkt anders und muss sich so organisieren, wie das eigene Hirn tickt. Der eine braucht alles digital, der andere liebt Stift und Papier und wieder andere schwanken immer wieder hin und her so wie ich.

Die folgenden Tipps sollen Dir dabei helfen, Deine Ideen besser zu sortieren, damit Du immer weißt woran Du als nächstes Arbeiten oder was Du erreichen willst. Ich habe hier ein paar Vorschläge zusammengestellt, die Du entweder einzeln oder in Kombination nutzen kannst. Du musst einfach herausfinden was für Deinen Kopf passt und wo Du am wenigsten Mühe hast das System zu pflegen und mit Ideen zu füllen.

01 | Notizbücher mit Farbcode

Wenn Du gerne auf Papier Deine Ideen festhältst, kannst Du sie nach Themen mit einem Farbcode sortieren. Entweder hat jedes Notizbuch eine andere Farbe. Die von Leuchtturm z.B. sind bunt und haben eine gute Qualität. Oder Du nutzt farbige Klebezettel oder farbigen Seitenmarkierer. So weißt Du immer wo welche Ideen aufgeschrieben sind. Ich hatte z.B. mal ein lila Notizbuch für die ganzen Notizen rund um die Kursentwicklung und ein schwarzes für alle Notizen rund um meine Marketing Strategie.

02 | Bulletjournal mit Index

Die einfachste Art ein Notizbuch mit Ideen anzulegen ist, wenn Du vorne einen Index schreibst. Zum Beispiel Seite 1-20 ist alles rund um Blog Artikel Ideen notiert, von 21-40 dann alles rund um Deine Produkte und so weiter. Du kannst dazu das offizielle Bulletjournal zweckentfremden oder einfach ein normales Notizbuch nehmen und die Seitenzahlen markieren. Es gibt auch Notizbücher da sind Seitenzahlen schon vorgedruckt. Einfach mal die Produkte vergleichen.

03 | Ringbuch oder Filofax

Vor Jahren hatte ich auch ein ziemlich gutes System in meinem Filofax. Es gab für jeden Bereich in meinem Business eine Abteilung um zu brainstormen und Ideen zu sammeln. Das sieht nicht nur hübsch aus, sondern ist auch noch praktisch, weil Du ganz einfach blättern kannst und Seiten hinzufügen oder austauschen kannst. So kannst Du den Filofax immer ordentlich und aktuell halten. Das Ganze funktioniert natürlich auch mit einem normalen Ringbuchordner und Trennern zwischen den Seiten. Gibt es in jedem Schreibwarengeschäft.

04 | Apps auf dem Smartphone oder Tablet

Jedes Smartphone kommt heutzutage mit ein paar Apps die vorinstalliert sind. Dazu zählen die Notizapp und das Diktiergerät. Mit diesen beiden Apps kommst Du schon weit. Ich nutze beides auf dem iPhone nahezu täglich. Das Diktiergerät ist besonders praktisch, weil ich kurz und knapp eine Idee diktieren kann und nicht erst schreiben muss.

Ich mache das meist nach einem Termin mit einem Kunden oder im Auto, wenn ich irgendwo warten muss. Ich nutze die App aber niemals beim Fahren. Falls ich meine eine geniale Idee zu haben und Angst habe sie zu vergessen, fahre ich rechts ran bei nächster Gelegenheit und notiere sie.

Apps die ich auch nutze sind Evernote und Good Notes. Beide Apps nutze ich allerdings nur auf dem iPad. In Evernote clippe ich Ideen aus dem Internet. Das können Artikel sein oder Salespages und mehr. In Good Notes hat alles Platz was handschriftlich notiert wird. In beiden Apps kann man Ordner und Notizbücher anlegen. In Evernote nennen sich Ordner Notizbuchstapel, aber es kommt auf das Gleiche hinaus.

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05 | Kanbanboard

Kanban Boards sind praktisch, wenn Du Workflows visualisieren willst. Jede Aufgabe kann z.B. ein Klebezettel sein und wird zwischen den Rubriken auf dem Board hin und her geschoben. Kategorien können sein in Arbeit, Feedback nötig, Korrekturphase und abgeschlossen.

Gleiches kannst Du auf Ideen übertragen. Du musst einfach nur die Überschriften ändern in z.B. Marketing, Blog Artikel, Funnel-Ideen und so weiter. So ein Board kannst Du entweder Dir an die Wand hängen oder eine digitale App nutzen wie Trello, Meistertask oder ClickUp. Für manche Workflows habe ich das z.B. in ClickUp so angelegt und es hilft mir dabei den Überblick zu behalten.

06 | Mindmaps

Mindmaps habe ich erst seit kurzer Zeit für mich entdeckt und bin langsam besessen davon. Alle meine Funnels plane ich in Mindmaps, Webseiten werden auch oft da geplant und selbst Produkte habe ich schon in einer Mindmap skizziert und geplant. Die Struktur der Mindmaps kann individuell angepasst werden und es gibt einige Apps auch dafür.

Du kannst Mindmaps natürlich auch auf Papier anlegen. Ich fand das aber je nach Umfang recht unpraktisch. Aber experimentiere einfach und schau was zu Dir passt. Ich nutze übrigens die App Mindnode auf dem iPhone und dem iPad. So habe ich sie immer dabei und kann bei Wartezeiten unterwegs daran rumtüfteln.

07 | Google Docs

Google Docs sind auch super praktisch. Du kannst Ordner anlegen und mit einem Farbcode markieren. Dort packst Du dann alle Deine Google Docs mit den jeweiligen Ideen rein. Ich habe z.B. alle meine Business Strategiepapier als Google Docs gespeichert und kann sie auch auf dem Smartphone unterwegs bearbeiten. Wer im Team arbeitet hat es auch deutlich leichter mit Google Docs, denn sie sind blitzschnell geteilt und bearbeitet.

Das ist wichtig für die Organisation von Ideen

Schau, dass Du die Ideen an so wenig wie möglichen Orten sammelst und, dass das System gut strukturiert ist. Kleines Beispiel. Die vorinstallierte Notizapp auf dem Smartphone kann schnell unübersichtlich werden, wenn tausende „Zettel“ darin gespeichert sind. Du könntest z.B. pro Thema eine Notiz anlegen.

Ich habe auch Emojis genutzt um die Notizen noch ein bisschen zu visualisieren damit ich schnell erkenne welche Notiz für was ist. Eine Notiz hat Obst und Gemüse in der ersten Zeile und darunter steht Gesundheit. Alles was mit dem Thema zu tun hat wird da notiert. Geschenkideen haben direkt in der ersten Zeile kleine Geschenkpäckchen abgebildet, die Einkaufsliste hat Einkaufstaschen und so weiter.

Also schau wo Du sie speichern willst und wie Du sie ganz einfach anlegen und aktualisieren kannst. Je komplizierter Dein System desto weniger wirst Du es nutzen. Also mache es Dir einfach und überlegen genau was zu Dir und Deine Gewohnheiten passt. Bist Du oft am Smartphone wäre eine digitale Variante praktisch.

Wenn Du den ganzen Tag Deinen Filofax nutzt, dann setze ihn richtig ein. Du verstehst denke ich was ich meine. Das Chaos wird bleiben solange bist Du weißt an welchem Ort Du dir Ideen brauchst um sie wieder zu finden.

Ich habe einige Jahre so ziemlich alle möglichen Systeme ausprobiert und bin jetzt wie gesagt hauptsächlich digital unterwegs und liebe es. Wie organisierst Du Deine Ideen? Hast Du ein System?

5 Apps die ich am Häufigsten in meinem Business nutze

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Ich habe die letzen Jahre so einige Apps ausprobiert um es mir in meinem Business leichter zu machen. Angefangen von Wunderlist über Trello bis hin zu ToDoist. Keines dieser Tools hat es aber auf lange Sicht geschafft in meinem “Werkzeugkasten” zu bleiben. Irgendwann habe ich erkannt, dass ich die Dinge vereinfachen muss und Tools finden muss, die mehrere Dinge vereinen, damit ich nicht 50 sondern maximal 5 Apps nutzen kann. Das spart Zeit und sind wir mal ehrlich eine Menge Nerven. Auch geht der Fokus nicht dauernd verloren, wenn man nicht zwischen zig Apps hin und her springen muss.

Seit etwa zwei Jahren habe ich ständig die selben Apps im Zugriff und plane und organisiere, so ziemlich jeden Bereich meines Businesses und meines Privatlebens mit diesen tollen Helferlein.

Asana

Ich kann mir eine Zeit ohne die Asana App gar nicht mehr vorstellen. Wie habe ich nur früher alles hinbekommen und nichts vergessen? Wait. Ich habe ständig Sachen verschusselt und Dinge vergessen. Daher Danke Asana. Meine Aufgabenlisten und meine Redaktionspläne sind jetzt an einem Platz. Asana ist das Hauptquartier für mein Business. Tutorials für den VA, Aufgaben und Strategielisten sind in Asana zu finden, genau wie Erinnerungen für wichtige Geburtstage oder Events. Ich erreiche meine Ziele schneller (Link zu Artikel) seitdem ich Asana nutze, da ich morgens immer weiß was zu tun ist.

Meine Action-Steps sind logisch und nach Zeit aufgeschlüsselt und wenn ich etwas erledigt habe, huscht ein Einhorn oder ein Yeti in bunten Farben über den Bildschirm. Nein ich habe nichts geraucht, das ist wirklich so und macht echt Spaß. Bonus, die meisten nützlichen Funktionen sind kostenlos. Die kostenpflichtige Variante hat noch ein paar wirklich coole Funktionen, aber für mein Business reicht noch die kostenlose Variante. Wächst das Team wird definitiv Premium Asana zur Pflicht, aber das wäre preislich auch noch völlig im Rahmen für das was man so geboten bekommt.

G Suite

Die G Suite mit ihren Apps ist auch ein unschlagbarer Partner in Sachen Produktivität und Effektivität. Ich hatte schon in diesem Bericht ausführlich erzählt was ich an G Suite so toll finde und wieviel Zeit es mir spart. Es ist einfach praktisch, dass E-Mail, Kalender und Dateien an einem Platz und miteinander verknüpft sind. Ich habe quasi mein Büro mit meinem Smartphone in der Handtasche immer dabei. So kann ich meine Zeit effektiv nutzen und auch mal wenn ich irgendwo warten muss, etwas produktives tun und eine Aufgabe erledigen. Ich bin mittlerweile dreimal so schnell mit den Aufträgen, weil alles super sortiert und organisiert ist. Auf Kundenanfragen kann ich schnell und professionell reagieren und die Projekte laufen reibungslos ab, da alles prima vorbereitet und organisiert ist. Die G Suite ist dazu noch wirklich erschwinglich und sicher noch dazu. Ich kann sie nur empfehlen.

Evernote

In Evernote parke ich quasi mein Gehirn. Naja fast. Ich parke dort Inspirationen aus dem Netz wie Artikel, Illustrationen und andere Informationen. Dazu habe ich eine Art Wissensbibliothek angelegt zu den verschiedensten Themen, wie zum Beispiel WordPress, Marketing und Gesundheit. Ich nutze Evernote geschäftlich wie privat. Der Vorteil ist, wenn ich eine Notiz suche, hilft mir die Suchfunktion von Evernote. Kein wühlen mehr in Papierhaufen, kein verlieren mehr von Ideen. Für meinen Blog sammle ich zum Beispiel Inspirationen für kommende Blog Artikel. So gehen mir nie die Ideen aus. Sortiert ist alles in Notizbüchern und alles ist durchsuchbar wie schon oben erwähnt.

Wenn ich unterwegs eine Idee habe und das iPad gerade nicht griffbereit ist, nutze ich die App auf dem Smartphone. Durch ein Widget kann ich ganz schnell eine Notiz anlegen und in einem Eingangsnotizbuch in der App speichern. Die Notizfunktion vom Smartphone selbst ist eher ungeeignet. Vor Jahren ist es mir zum Beispiel passiert, dass HTC beschlossen hat die App beim Update zu streichen und so waren mal eben wichtige Notizen im Nirvana verschwunden. Upps. Damals habe ich mich mächtig geärgert und gleich darauf gefragt, warum ich nicht Evernote auch auf dem Smartphone nutze. Aber naja, damals war ich noch nicht so organisiert wie heute. Schwamm drüber.

Good Notes

Seit ich das iPad Pro habe nutze ich Good Notes. Good Notes ist mein vollwertiger Notizbuch-Ersatz geworden. Der Schreibfluss ist super und die Auswahl an Stiften und Strichstärken reicht vollkommen. Man kann sogar kleine Skizzen anlegen und natürlich kann man auch alles als PDF exportieren. Was richtig klasse ist ist, dass man eigene Vorlagen nutzen kann. Ich nutze zum Beispiel den Happy Heart Planner nur noch digital anstatt auf Papier. Das spart eine Menge Papier und ich muss eine Sache weniger in der Handtasche mit mir herumschleppen.

Die Notizen sind auch praktisch nach Thema in Notizbüchern sortiert, somit geht nichts verloren und ich behalte den Überblick. Einmal am Tag, aber mindestens einmal die Woche gehe ich die Bücher durch und schaue welche Notizen weg können. So bleibt alles ordentlich und ich behalte den Überblick. Wirklich brauchbare App und der Preis ist auch völlig in Ordnung.

Tailwind

Tailwind nutze ich für die Planung von Instagram und Pinterest. Es spart mir eine Menge Zeit und Nerven, bei der Pflege der beiden Plattformen. Preislich ist es auch völlig in Ordnung und mein Traffic gerade von Pinterest auf meine Website ist sprunghaft angestiegen seitdem ich die App nutze. Früher nutzte ich noch Boardbooster, aber seitdem die App vom Markt genommen wurde nutze ich nur noch Tailwind. Meinem Traffic hat das nicht geschadet und Tailwind arbeitet gerade an ähnlichen Funktionen wie Boardbooster sie hatte. Vorteil, Tailwind ist offzieller Partner von Pinterest und somit ist das Tool sicher und wahrt die Regeln des Konzerns. Gleiches gilt für Instagram. Mittlerweile ist es sogar erlaubt automatisch zu Instagram zu posten, was die Social Media Planung wirklich mega erleichtert und auch zeitsparend umsetzen lässt.

Alle vorgestellten Apps haben mir dabei geholfen, mein Business voran zu bringen und meine Zeit produktiv zu nutzen. Ich bekomme viel mehr erledigt und das in nahezu der Hälfte der Zeit. Der Kostenaufwand ist überschaubar und die Funktionen mega hilfreich. In meinem Kurs Solopreneur Playbook gibt es Tech Trainings für die Apps und einen Blick hinter die Kulissen, wie ich mich damit organisiere und mein Business damit führe.

Wenn Du mehr über den Kurs Solopreneur Playbook erfahren willst, dann schau mal hier vorbei. Hier findest Du alle Informationen zum Kurs. Ich würde mich freuen Dich als neues Mitglied des Kurses begrüßen zu dürfen. Ich kann es gar nicht erwarten Dich und Dein Business kennenzulernen. Also schau vorbei und wenn Du Fragen hast, schreib mir eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Dann können wir herausfinden ob der Kurs was für Dich ist oder eher nicht. Ich will sicher gehen, dass ich Dir wirklich helfen kann mit Deinem Business und Dir nichts verkaufen, das Du überhaupt nicht brauchst.

5 Tipps wie Du Kundenprojekte besser organisierst

5 Tipps wie Du Kundenprojekte besser organisierst - inkl. kostenloses Worksheet #kundenmanagement #kundenbetreuung #kunden #kundenprojekte #organisation #worksheet #contentupgrade #planung #zeitplanung #zeitmanagement #selbstmanagement #projekte #projektmanagement
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Ich nehme mal an, dass Deine Kundenprojekte nicht ganz so reibungslos ablaufen, wie Du Dir das wünschst, weil Du Dich für diesen Artikel interessierst. Dein Kunde und Du emailen ständig hin und her, der Kunde möchte immer mehr Sachen zum Projekt addieren, für Feedback vom Kunden musst Du tausendmal nachfragen und von rechtzeitiger Bezahlung Deiner Rechnungen wollen wir mal gar nicht anfangen. Vielleicht findest Du Dich hier in Teilen wieder, vielleicht trifft auch alles zu. Der heutige Artikel soll Dir helfen Deinen Stress zu minimieren und Kundenprojekte wieder angenehmer zu gestalten. Die Kunden werden happy sein und Du somit auch.

Um Deine Kundenprojekte besser zu organisieren, solltest Du Dir Zeit nehmen und die nächsten 5 Tipps bedenken. Es ist wichtig sich diese Zeit zu nehmen, damit Du nicht Kunden und damit Einkommen verlierst und damit Du und Deine Kunden wieder happy sind während der Zusammenarbeit. Als ich vor einigen Jahren völlig gestresst war und mir alles über den Kopf zu wachsen drohte, setzte ich alles auf Stop und dachte darüber nach, wie ich alles besser gestalten kann, denn sind wir mal ehrlich Burn-Out und Kreativitätsblockaden machen keinen Spaß und kosten viel mehr Zeit.

1. Projektmanagement Software nutzen

Organisierst Du gerade alles mit einem Papierkalender oder an einer Pinnwand? Verlierst Du dauernd Notizen und weißt Du nie was als nächstes zu tun ist? Falls Du es noch nicht tust, dann nutze ein Projektmanagement Tool wie z.B. ClickUp. Alle Aufgaben, Projektnotizen, Erinnerungen und Kunden-Feedback können an einem Platz gesammelt werden. Dateien können verlinkt werden, was wieder Stunden an Zeit einspart, weil man nicht suchen muss. Ich nutze ClickUp für mein Business und auch privat um alles zu organisieren was wichtig ist.

Bei ClickUp ist zudem praktisch, dass Du Deine Kunden einladen kannst ClickUp auch zu nutzen. So kannst Du Aufgaben an Deinen Kunden verteilen und der Kunde sieht wo das Projekt gerade steht und kann Feedback abgeben. Der Kunde erhält genau wie Du Erinnerungen und kann mit Leichtigkeit seinen Teil des Projekts beisteuern. Deadlines werden eingehalten und Abläufe sind für beide Seiten nachvollziehbar.

2. Arbeitsablauf festlegen

Erstelle einen Zeitplan mit allen Aufgaben die für das Projekt erledigt werden müssen. Was geschieht vor dem Projekt, was in Woche eins, was kurz vor Abschluss des Projekts? Versehe jede Aufgabe mit Datum und lege fest wer sie erledigen muss. Du oder Dein Kunde? Überlege ob es sinnvoll ist die Kommunikation auf bestimmte Tage festzulegen und mache Deinem Kunden klar wann er Feedback bzw. Arbeiten von Dir erwarten kann. Mache auch deutlich wann Rechnungen fällig sind und bis wann der Vertrag unterschrieben sein muss, wenn die vom Kunden gewünschte Deadline eingehalten werden soll. Sei so detailliert wie notwendig, aber versuche den Ablauf klar strukturiert zu halten.

Einen Beispiel Arbeitsablauf kann Du Dir hier herunterladen und für Dich anpassen.

Beispiel Arbeitsablauf Branding

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3. Vorlagen anlegen

Überlege welche Schriftstücke oder Grafiken Du häufig benötigst und lege Dir dafür Vorlagen an. Das können Vertragsvorlagen sein, Templates für Blog Artikel Bilder, Hashtaglisten für Social Media, Autoresponder für Deinen Posteingang, E-Mail Antworten die häufig gleich sind und noch viel mehr. Schau Dir genau an wo Du immer wieder Zeit benötigst und Dinge unnötig von Hand neu aufsetzt. Du musst nicht von Anfang an eine perfekte Bibliothek mit Vorlagen haben, aber jedesmal wenn Du etwas aufsetzt überlege ob Du das später auch nochmal gebrauchen könntest und lege es als Vorlage ab.

4. Apps und Services nutzen

Wenn Du wie ich mobil sein willst bei Deiner Arbeit, dann gibt es eine Reihe von Apps und Services die Du nutzen kannst. Ich z.B. nutze Google G Suite für meine E-Mails, Datenspeicher und zum schreiben von Texten und Statistiken. Das tolle ist Du kannst von überall auf Deine Daten zugreifen ohne, dass Du ständig Sticks und Festplatten mit Dir herumschleppen musst. Nichts geht verloren, wenn Dein Laptop mal beschließt den Geist aufzugeben und Du kannst Dateien einfach mit anderen Teilen.

Weitere Apps wie Zapier helfen Dir Abläufe zu automatisieren. So kann z.B. ein Käufer Deines Shops automatisch zu einer Liste in Convertkit hinzugefügt werden. Du kannst dann wiederum nur hilfreichen Content an diese Person schicken und nervst sie nicht in ihrer Inbox mit unnötigen Informationen. Auf meiner Ressourcen Seite findest Du alle Apps und Services die ich derzeit nutze. Die Liste wird regelmäßig aktualisiert oder wenn sich etwas bei mir ändert.

5. Aufgaben automatisieren

Eben hatte ich schon Zapier erwähnt. Zapier verbindet z.B. Deinen Google Kalender mit ClickUp oder Evernote mit WordPress. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten Aufgaben zu automatisieren mit diesem Dienst. Mehr dazu in einem separaten Artikel wenn Du magst. Schreib einfach in die Kommentare ob Zapier Dich interessiert, denn Zapier ist doch etwas komplex und mit einer kleinen Lernkurve verbunden.

Du kannst aber auch schon in Deinem Projektmanagement Tool Aufgaben automatisieren. Welche Aufgaben musst Du regelmäßig machen? Was täglich, einmal die Woche, alle paar Wochen usw.. Du kannst der Aufgabe genau zuteilen wann sie sich wiederholen und Dich erinnern soll. Ich habe unter anderem Steuertermine oder  Ablage und Buchhaltung auf Wiederholung. So bleibe ich immer am Ball und meine Unterlagen sortiert.

Beispiel Arbeitsablauf Branding

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Wenn Du mehr wissen willst und Dein Business optimieren willst, dann melde Dich für meinen Kurs Solopreneur Playbook an. In meinem Kurs Solopreneur Playbook gehe ich detailliert auf die einzelnen Punkte ein und zeige Dir wie ich alles aufgesetzt habe und am laufen halte. Ausführliche Tech-Trainings und ein Blick hinter die Kulissen meines Studios sollen Dir dabei helfen wieder Spaß an Deinem Business zu haben. Mein Kurs richtet sich hauptsächlich an Solopreneure, kreative Freelancer und Coaches, wie ich es bin, aber meine Systeme können auch für andere Bereiche wie Ärzte, Gastronomen, Ladenbesitzer und viele weitere Berufe angepasst werden. Der Gedanke dahinter ist im Grunde gleich.

Ich hoffe ich konnte Dir mit diesem Artikel helfen und Du bist jetzt ein bisschen mehr vom Stress befreit. Falls Du noch Fragen hast nutze einfach unten die Kommentare.

6 Apps die Büro-Arbeit effizienter machen

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6 Apps die Büro-Arbeit effizienter machen #Produktivität #Zeitmanagement #Selbstmanagment #Apps #PomodoroTechnik #Ziele #Zeitsparen
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In meinem Business habe ich über die Jahre viele Apps und Systeme getestet und benutzt, bis ich endlich die Apps gefunden habe, die mir tatsächlich Zeit und Geld sparen. Ich bin organisiert, produktiv und habe mehr Zeit für den kreativen Bereich in meinem Business. Notizen gehen nicht mehr verloren, die Buchhaltung wird zeitnah erledigt und Kunden sind zufriedener denn je, weil ich immer im Zeitrahmen bleibe und sie sich exzellent betreut fühlen.

Leser und Kunden bekommen regelmäßig guten Content geliefert und meine Social Media Kanäle werden nicht mehr so sträflich vernachlässigt. Seitdem ich diese Apps, teilweise miteinander verbunden nutze, habe ich mehr Zeit in der Woche, um die laufenden Projekte zu betreuen und den ganzen Kreativprozess mehr auskosten zu können.

Asana – Projektmanagement

Ohne Asana läuft hier gar nichts. Weder privat noch beruflich. Sämtliche Projektabläufe, meine Content-Kreation, Erinnerungen, Routinen und Produktentwicklungen und mehr sind hier vereint. Ich habe Asana in 6 Bereiche / Teams aufgeteilt.

1. Studio

Hier finden alle Admin-Aufgaben, Tutorials und Ressourcen Platz. Zum Beispiel wie nutze ich bestimmte Apps, wie setze ich ein Angebot auf, wo finde ich gute Musik für Videos für Präsentationen. Es sind immer Dinge die ich ab und zu brauche und nicht erstmal wieder im Netz suchen will oder neu herausfinden will. Das spart Zeit und wenn man einen virtuellen Assistenten hat findet sich dieser schneller im Betrieb zurecht und die Einarbeitungszeit verkürzt sich enorm.

2. Chefsache

Hier sind alle Aufgaben die nur den Chef in dem Fall mich betreffen vereint. Buchhaltung, Jahresziele, Wochenplanung um nur einige zu nennen sind hier zu finden.

3. Service

Alles was Kunden und Kundenprojekte betrifft ist hier gesammelt. Mein CRM, eine Übersicht der Kundenprojekte und die einzelnen Projekte jeweils kann ich hier bearbeiten und überblicken.

4. Produkte / Kurse

Diesen Bereich nutze ich für die Produktentwicklung und Weiterentwicklung. Derzeit arbeite ich zum Beispiel an einem großen Online-Kurs genannt Solopreneur Playbook und im gleichnamigen Projekt sind alle Notizen und Aufgaben vereint die ich brauche um in einem bestimmten Zeitrahmen den Kurs fertig zu stellen. Früher fand sowas in Notizbüchern, auf Post-Its und sonstigen Blättern statt.

Viele Notizen waren unorganisiert und mehr als einmal habe ich den Faden verloren und wurde zu langsam in der Umsetzung. Jetzt habe ich Überblick darüber was ich entwickeln und herausbringen möchte und vor allem wann genau das sein soll. So arbeite ich immer sehr fokussiert an meinem Teil des Studios.

5. Marketing

Social Media Aufgaben, der Redaktionsplan, Ideen für Werbung, Content Upgrades und mehr ist hier zu finden. So behalte ich Überblick über meine Bemühungen guten Content zu bieten und meine eigene Vermarktung. Jedes Business braucht Kunden, aber wenn diese Dich nicht finden und keinen Mehrwert mit nach Hause nehmen können sieht es für Dein Business mau aus. Man braucht eine gute Strategie um alles unter einen Hut zu kriegen und man braucht Überblick damit man nicht seine Authentizität verliert. Mehrwert, Authentizität und der Blick auf das Bedürfnis des Kunden ist Key. Nur so hat man am Ende zufriedene Kunden und ihnen tatsächlich helfen können.

6. Privat

Das erklärt sich fast von selbst. Hier ist alles was nicht Business ist. Ich organisiere damit meinen Haushalt, Feierlichkeiten, Termine, den Essensplan, meine Einkäufe und was sonst noch zu tun ist, wie z.B. im November unseren Umzug quer durch Deutschland von Berlin nach Herbrechtingen. So vergesse ich nicht rechtzeitig Geschenke zu besorgen oder stehe nicht im Supermarkt ohne meine Einkaufsliste, weil ich sie mal wieder auf der Kommode habe liegen lassen. Das Smartphone ist in der Regel immer dabei und so kann ich alles im Blick behalten bei Bedarf.

GSuite – Kalender und E-Mails

Früher nutzte ich Outlook und es war immer wieder sehr schwierig die E-Mails und den Kalender anständig auf Smartphone, iPad und Computer synchron zu halten. Es gab immer etwas das hinten runter fiel und jedesmal vor einer Reise oder einem Tag außer Haus musste ich erstmal viel Zeit aufwenden und testen ob auch alles noch läuft vorsichtshalber. Alles in allem ein Haufen Zeit der verloren ging.

Seitdem ich aber G Suite nutze und die dazugehörigen Apps auf den jeweiligen Geräten läuft es reibungslos. Nichts geht verloren, alles synchron, Sabrina happy. Yay! Wie ich meine E-Mails im Griff behalte habe ich in diesem Artikel geschrieben. Falls Du mit Deinen Mails kämpfst hoffe ich, dass mein Artikel Dir hilft Licht ins Chaos zu bringen.

Den Google Kalender habe ich nach Themen und farblich sortiert. Es gibt einen Kalender für meine privaten Termine, einen für mein Studio und einen nur für Kundenprojekte, damit ich weiß welche Projekte gerade laufen und wo ich einen neuen Kunden aufnehmen kann. Ich habe für das ganze Jahr Zeitfenster eingetragen die ich nach und nach mit Kundenprojekten füllen kann. So überbuche ich mich nicht und habe einen realistischen Überblick wie viele Projekte ich pro Jahr machen kann und muss um ein profitables Studio zu führen.

Terminvergaben und Wartelisten sind so viel einfacher zu managen, weil Du direkt sehen kannst wo Du verfügbar bist und wo es schwierig wird. Der Kunde hat den Vorteil, dass er sicher sein kann, dass sein Projekt zeitnah erledigt wird und mit voller Aufmerksamkeit betreut werden kann. Für mich ist es beruhigend, weil ich weiß was ansteht und ich weiß in welchem Zeitrahmen alles geplant ist.

Evernote – Notizen und Ideen-Sammelplatz

In Evernote packe ich alles was ich an Notizen mache. Finde ich einen tollen Blogbeitrag den ich mir merken will clippe ich ihn in ein Notizbuch in Evernote. Muss ich auf dem Handy etwas notieren kommt es auch in Evernote. Manchmal habe ich aber auch etwas auf Papier das ich nicht vergessen will und so mache ich ein Foto und erstelle daraus in einem Schritt eine Notiz in der App. Auch hier habe ich verschiedene Notizbücher für zum Beispiel Marketing-Ideen, Tutorials für WordPress die ich ausprobieren will oder Gedanken zu neuen Produkten.

Evernote hat den großen Vorteil, dass ich Dinge verschlagworten kann und eine Suchfunktion habe. So finde ich einfach jede Notiz wieder und es passiert nicht mehr, dass ein Zettel aus Versehen im Altpapier landet. Mein Schreibtisch ist mittlerweile auch fast komplett frei von Papier. Ich benutze noch ein klassisches Notizbuch, aber Klebezettel und ähnliches werden nach und nach aus meinem Büro verbannt. Das spart wiederum auch wieder Zeit, weil ich weniger suchen muss und einfach kein Gedanke verloren geht.

Billomat

Ich bin ganz ehrlich. Ich hasse Buchhaltung. Nichts finde ich langweiliger und anstrengender als Buchhaltung. Ich habe kein Problem mit Zahlen und dem Umgang mit Zahlen und Finanzen an sich, aber ich fand es bisher sehr zeitraubend und langweilig. Mir fehlte zum Beispiel eine Schnittstelle zu meinem Shop und so musste ich Bestellungen per Hand übertragen in mein Buchhaltungsprogramm und verlor ab und zu sogar den Überblick bei Buchungen und dem Erfassen von Belegen.

Manche Programme waren zu komplex und mein Anfangssystem mit Excel Spreadsheets war irgendwann nicht mehr zu halten. Seit etwa einem Jahr nutze ich Billomat und bin verliebt. Meine Buchhaltung dauert nur noch wenige Minuten pro Woche, maximal eine Stunde und es ist alles einfach und übersichtlich.

Großer Bonus es gibt eine Schnittstelle zu meinem Shop und mehr Abläufe sind automatisiert sprich ich habe mehr Zeit für andere Sachen. Für Kunden ist es auch angenehmer. Sie bekommen ihre Rechnungen bequem per E-Mail und können über einen Link die Rechnung begleichen. Wieder ein Bereich der effizienter läuft in meinem Studio.

Smarterqueue – Social Media Planung

Früher nutzte ich Buffer für die Social Media Planung, aber ich war nie so ganz happy mit dem Interface und auch nicht damit wieviel Zeit ich aufbringen musste um zum Beispiel meinen Content regelmäßig zu bewerben und zu recyclen. Mancher Content ist einfach auch noch in zwei Jahren relevant und hilfreich und so hätte ich ständig zig Nachrichten von Hand planen müssen.

Bei Smarterqueue ist das anders. Einige Abläufe sind automatisiert, wenn man es einstellt und man findet leichter Content auch von anderen der zum eigenen Publikum passt und hilfreich sein könnte. So hat man den perfekten Mix aus eigenem Content und hilfreichem anderen Content auf seinen Kanälen. Die Verbindung mit Kollegen und Gleichgesinnten wird dadurch auch gefördert. Eine Win-Win-Situation quasi.

Der Preis ist für das was man bekommt und für die Zeit die man mit anderen Dingen verbringen kann völlig in Ordnung. Mein Studio ist seither online viel besser sichtbar und ich werde leichter gefunden, weil ich einfach mehr präsent bin auf allen Kanälen.

Convertkit – E-Mail-Marketing

Convertkit ist genial. Nein das ist nicht übertrieben. Jeder der sich mal mit Mailchimp befasst hat und daran verzweifelt ist braucht Convertkit. Es ist einfach, intuitiv und man zahlt nicht doppelt für Subscriber nur weil sie auf verschiedenen Listen stehen. Bei Mailchimp ist es auch viel schwerer ein Content Upgrade auszuliefern als bei Convertkit. Converkit ist nicht teuer und man spart Zeit, weil man alles sortiert hat.

So kann man sich mit dem eigentlichen Inhalt der E-Mails beschäftigen und muss weniger mit der Technik kämpfen. Convertkit hat eine nur kleine Lernkurve und man versteht es wirklich sehr schnell. Zudem bietet Convertkit eine Menge kostenlose Infos zu Themen im Bereich Blogging, E-Mail-Marketing, Salesfunnels und mehr. Man bekommt enorm viel Service, Info und Produkt für sein Geld.

Ohne diese Apps würde mein Studio nicht so reibungslos und nahezu stressfrei laufen. Es ist genau die richtige Anzahl an Apps so dass es nicht unübersichtlich wird. Sie sparen Zeit und lassen mich mehr wieder auf den kreativen Teil meines Business fokussieren. Alle Apps kann ich auch von unterwegs gut über Smartphone, iPad und andere Geräte ansteuern. Down-Zeiten sind enorm selten geworden.

Wenn Du wissen willst welche Tools ich sonst noch in meinem Studio verwende, dann besuche meine Ressourcen-Seite und Du bekommst einen Überblick über mein Equipment, Bücher die ich empfehlen kann und sonstige Dinge die ich hier im Studio nutze. Welche App ist für Dich im Arbeitsalltag wichtig? Welche spart Dir viel Zeit und lässt Dich effektiver und produktiver arbeiten? Schreibe es einfach in die Kommentare, vielleicht kann ich dann auch eine neue App entdecken.