5 Tipps wie Du Kundenprojekte besser organisierst

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Ich nehme mal an, dass Deine Kundenprojekte nicht ganz so reibungslos ablaufen, wie Du Dir das wünschst, weil Du Dich für diesen Artikel interessierst. Dein Kunde und Du emailen ständig hin und her, der Kunde möchte immer mehr Sachen zum Projekt addieren, für Feedback vom Kunden musst Du tausendmal nachfragen und von rechtzeitiger Bezahlung Deiner Rechnungen wollen wir mal gar nicht anfangen. Vielleicht findest Du Dich hier in Teilen wieder, vielleicht trifft auch alles zu. Der heutige Artikel soll Dir helfen Deinen Stress zu minimieren und Kundenprojekte wieder angenehmer zu gestalten. Die Kunden werden happy sein und Du somit auch.

Um Deine Kundenprojekte besser zu organisieren, solltest Du Dir Zeit nehmen und die nächsten 5 Tipps bedenken. Es ist wichtig sich diese Zeit zu nehmen, damit Du nicht Kunden und damit Einkommen verlierst und damit Du und Deine Kunden wieder happy sind während der Zusammenarbeit. Als ich vor einigen Jahren völlig gestresst war und mir alles über den Kopf zu wachsen drohte, setzte ich alles auf Stop und dachte darüber nach, wie ich alles besser gestalten kann, denn sind wir mal ehrlich Burn-Out und Kreativitätsblockaden machen keinen Spaß und kosten viel mehr Zeit.

1. Projektmanagement Software nutzen

Organisierst Du gerade alles mit einem Papierkalender oder an einer Pinnwand? Verlierst Du dauernd Notizen und weißt Du nie was als nächstes zu tun ist? Falls Du es noch nicht tust, dann nutze ein Projektmanagement Tool wie z.B. ClickUp. Alle Aufgaben, Projektnotizen, Erinnerungen und Kunden-Feedback können an einem Platz gesammelt werden. Dateien können verlinkt werden, was wieder Stunden an Zeit einspart, weil man nicht suchen muss. Ich nutze ClickUp für mein Business und auch privat um alles zu organisieren was wichtig ist.

Bei ClickUp ist zudem praktisch, dass Du Deine Kunden einladen kannst ClickUp auch zu nutzen. So kannst Du Aufgaben an Deinen Kunden verteilen und der Kunde sieht wo das Projekt gerade steht und kann Feedback abgeben. Der Kunde erhält genau wie Du Erinnerungen und kann mit Leichtigkeit seinen Teil des Projekts beisteuern. Deadlines werden eingehalten und Abläufe sind für beide Seiten nachvollziehbar.

2. Arbeitsablauf festlegen

Erstelle einen Zeitplan mit allen Aufgaben die für das Projekt erledigt werden müssen. Was geschieht vor dem Projekt, was in Woche eins, was kurz vor Abschluss des Projekts? Versehe jede Aufgabe mit Datum und lege fest wer sie erledigen muss. Du oder Dein Kunde? Überlege ob es sinnvoll ist die Kommunikation auf bestimmte Tage festzulegen und mache Deinem Kunden klar wann er Feedback bzw. Arbeiten von Dir erwarten kann. Mache auch deutlich wann Rechnungen fällig sind und bis wann der Vertrag unterschrieben sein muss, wenn die vom Kunden gewünschte Deadline eingehalten werden soll. Sei so detailliert wie notwendig, aber versuche den Ablauf klar strukturiert zu halten.

3. Vorlagen anlegen

Überlege welche Schriftstücke oder Grafiken Du häufig benötigst und lege Dir dafür Vorlagen an. Das können Vertragsvorlagen sein, Templates für Blog Artikel Bilder, Hashtaglisten für Social Media, Autoresponder für Deinen Posteingang, E-Mail Antworten die häufig gleich sind und noch viel mehr. Schau Dir genau an wo Du immer wieder Zeit benötigst und Dinge unnötig von Hand neu aufsetzt. Du musst nicht von Anfang an eine perfekte Bibliothek mit Vorlagen haben, aber jedesmal wenn Du etwas aufsetzt überlege ob Du das später auch nochmal gebrauchen könntest und lege es als Vorlage ab.

4. Apps und Services nutzen

Wenn Du wie ich mobil sein willst bei Deiner Arbeit, dann gibt es eine Reihe von Apps und Services die Du nutzen kannst. Ich z.B. nutze Google G Suite für meine E-Mails, Datenspeicher und zum schreiben von Texten und Statistiken. Das tolle ist Du kannst von überall auf Deine Daten zugreifen ohne, dass Du ständig Sticks und Festplatten mit Dir herumschleppen musst. Nichts geht verloren, wenn Dein Laptop mal beschließt den Geist aufzugeben und Du kannst Dateien einfach mit anderen Teilen.

Weitere Apps wie Zapier helfen Dir Abläufe zu automatisieren. So kann z.B. ein Käufer Deines Shops automatisch zu einer Liste in Convertkit hinzugefügt werden. Du kannst dann wiederum nur hilfreichen Content an diese Person schicken und nervst sie nicht in ihrer Inbox mit unnötigen Informationen. Auf meiner Ressourcen Seite findest Du alle Apps und Services die ich derzeit nutze. Die Liste wird regelmäßig aktualisiert oder wenn sich etwas bei mir ändert.

5. Aufgaben automatisieren

Eben hatte ich schon Zapier erwähnt. Zapier verbindet z.B. Deinen Google Kalender mit ClickUp oder Evernote mit WordPress. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten Aufgaben zu automatisieren mit diesem Dienst. Mehr dazu in einem separaten Artikel wenn Du magst. Schreib einfach in die Kommentare ob Zapier Dich interessiert, denn Zapier ist doch etwas komplex und mit einer kleinen Lernkurve verbunden.

Du kannst aber auch schon in Deinem Projektmanagement Tool Aufgaben automatisieren. Welche Aufgaben musst Du regelmäßig machen? Was täglich, einmal die Woche, alle paar Wochen usw.. Du kannst der Aufgabe genau zuteilen wann sie sich wiederholen und Dich erinnern soll. Ich habe unter anderem Steuertermine oder Ablage und Buchhaltung auf Wiederholung. So bleibe ich immer am Ball und meine Unterlagen sortiert.

Wenn Du mehr wissen willst und Dein Business optimieren willst, dann melde Dich für meinen Kurs Solopreneur Playbook an. In meinem Kurs Solopreneur Playbook gehe ich detailliert auf die einzelnen Punkte ein und zeige Dir wie ich alles aufgesetzt habe und am laufen halte. Ausführliche Tech-Trainings und ein Blick hinter die Kulissen meines Studios sollen Dir dabei helfen wieder Spaß an Deinem Business zu haben. Mein Kurs richtet sich hauptsächlich an Solopreneure, kreative Freelancer und Coaches, wie ich es bin, aber meine Systeme können auch für andere Bereiche wie Ärzte, Gastronomen, Ladenbesitzer und viele weitere Berufe angepasst werden. Der Gedanke dahinter ist im Grunde gleich.

Ich hoffe ich konnte Dir mit diesem Artikel helfen und Du bist jetzt ein bisschen mehr vom Stress befreit. Falls Du noch Fragen hast nutze einfach unten die Kommentare.