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Wie die Google GSuite Dir Zeit spart und Prozesse optimiert

Dieser Artikel enthält unter Umständen Affiliate Links. Mehr Informationen dazu findest Du hier

– In Kooperation mit Google –

Die Google G Suite spart mir jede Woche enorm viel Zeit und hilft mir dabei organisiert zu bleiben. Arbeitsprozesse sind optimiert und Kundenprojekte laufen die meiste Zeit nach Plan. Ich bin organisiert, fokussiert und motiviert bei der Arbeit. Wie genau die G Suite mir hilft erfährst Du im Artikel. #Emails #Emailsorganisieren #Zeitplanung #Zeitmanagement #Selbstmanagement #Zieleerreichen
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Seit etwa einem Jahr nutze ich jetzt die Google G Suite und ich kann mir nicht vorstellen diesen Service zu kündigen. Ich spare pro Woche so viel Zeit mit all den Tools die in der G Suite geboten sind und habe mehr Zeit für meine Kunden und Lounge Mitglieder. Unterwegs kann ich mich einfach einloggen und der Laden läuft. Kein umständliches installieren von Drittanbieter-Apps die dauernd hängen bleiben oder ähnliches. Einloggen und Boom los geht’s!

Aber jetzt mal von vorne. Was ist eigentlich die Google G Suite denkst Du jetzt. Die Google G Suite ist eine Produktivitätssuite, mit der Teams von überall und jedem beliebigen Gerät aus kommunizieren, zusammenarbeiten und Aufgaben erledigen können. Das Einrichten, Verwenden und Verwalten ist ganz einfach, sodass Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Mittlerweile nutzen Millionen Organisationen weltweit die Google G Suite für die Zusammenarbeit und Kommunikation.

Wenn ich früher kurzfristig unterwegs war und mein Laptop mitnehmen musste, habe ich erstmal viel Zeit damit verschwendet mein E-Mail Programm und die Software die ich zum arbeiten brauchte auf den neuesten Stand zu bringen. Manchmal streikte die Technik und so wurde jede Reise irgendwie stressiger als sie sein musste.

Jetzt schnapp ich mir das iPad, mein Laptop und das Smartphone und bin bereit. Egal welches Gerät ich nutzen will, ich muss mich nur in meinen Account einloggen und kann loslegen. Fertig. Keine Zeitverschwendung mehr und kein Stress. Meine Arbeitsplätze konnte ich so ganz einfach vom Home Office auf Cafés, Wartezimmer, Flughäfen usw. erweitern. Manchmal arbeite ich auch einfach von der Terrasse aus. Das war vorher einfach alles viel zu umständlich und ich fühlte mich irgendwie trotz Solopreneur Status nicht frei. Jetzt aber schon.

Aber was kann die Google G Suite eigentlich? Sie vereint die allseits bekannten Apps wie Gmail, Google Kalender, Hangouts, Google Docs und mehr. Für Kunden der G Suite gibt es dazu noch weitere Vorteile die ich Dir später noch zeige.

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Kommunizieren

In der G Suite kannst Du über Gmail, Hangouts, Kalender und Google+ kommunizieren. Alles ist vernetzt und leicht zu bedienen. Ich selbst nutze hauptsächlich Gmail und den Kalender. Meine Inbox ist weitestgehend automatisiert mit Filtern, so kann ich mich um die wirklich wichtigen E-Mails zuerst kümmern und bin nicht erschlagen von allem anderen was so in den Posteingang fließt. Wie auch im Kalender kann ich bestimmte Dinge farblich hervorheben damit ich sie noch besser sortieren und erfassen kann. Jetzt verbringe ich in der Regel nur zweimal am Tag für jeweils 15-30 Minuten in meinem E-Mail-Programm und bin schnell fertig mit allem was wichtig ist. Keine E-Mail geht mehr verloren und Spam wird sauber gefiltert.

Der Kalender ist genauso super und arbeitet mit Gmail zusammen. Ich kann Termine aus E-Mails einfach in den Kalender schicken und alles farblich sortieren. E-Mails die ich zu einem bestimmten Zeitpunkt beantworten will, kann ich mir auch ganz einfach auf Termin legen. Dank der Farben erkenne ich welche Termine privater Natur sind und welche geschäftlich sind. Ich kann Zeiten blocken und meinen Kalender auch mal teilen. Termine verschieben und löschen ist ganz einfach und man kann sie sogar so einstellen, dass sie regelmäßig wieder auftauchen.

So erinnert mich mein Kalender zum Beispiel an wichtige Überweisungen oder Beiträge die abgebucht werden, oder an Geburtstage und Routine-Aufgaben. Mit Zapier automatisiere ich zum Beispiel meinen Content Kalender. Aufgaben die ich in Asana anlege für meinen Content, werden wenn sie ein Datum haben dem Kalender hinzugefügt. So sehe ich meine ganze Woche auf einen Blick jeden Morgen wenn ich meinen Kalender checke.

Und habe ich die Möglichkeit der Farbcodierung angesprochen? Ja ich weiß hab ich, aber ich bin so ein kleiner Ordnungs-Nerd und liebe es wenn ich Farbcodes und ähnliches nutzen kann. Es hilft dabei Dinge besser zu visualisieren und zu merken. Da ich selbst keinen Papierkalender mehr nutze, fehlte mir irgendwie die Sache mit den Farbcodes bis ich entdeckt hatte, dass ich das mit Google Kalender genauso machen kann.

Hangouts sind auch super praktisch, wenn man mit dem Team eine Besprechung machen will oder auch für kleine Webinare kann man es nutzen. Man kann miteinander chatten oder richtige Video-Meetings abhalten. Auch Hangouts integriert sich nahtlos in alle G Suite Apps.

Zusammenarbeiten

Über die Apps Docs, Tabellen, Präsentationen, Formulare und Sites, kannst Du im Team an Projekten arbeiten. Über Freigabe Einstellungen ist das einwandfrei und schnell möglich. So habe ich zum Beispiel schon für Kunden Content geschrieben und zur Korrektur freigegeben. Wir konnten dann zusammen an den Verbesserungen arbeiten. Docs, Tabellen und Präsentationen funktionieren genau so wie die Microsoft Office Produkte Word, Excel und PowerPoint, nur ein bisschen besser meiner Meinung nach. Gerade jetzt wo ich über die Anstellung eines virtuellen Assistenten nachdenke, bin ich dankbar für G Suite, weil alles so einfach sein wird.

Man kann direkt im Dokument kommunizieren, was es echt viel effizienter macht voran zu kommen. Außerdem habe ich alle meine Dokumente immer dabei. Quasi in der Hosentasche auf meinem Smartphone. Gerade vor kurzem hatte ich die Situation, dass ich in einem Wartezimmer festsaß und aber dringend ein Dokument für eine Präsentation fertig machen musste. Also habe ich mir mit meinem iPad pro die Zeit vertrieben und die Präsentation fertig gemacht. So einfach kann es ein.

Speichern

Mit der Google G Suite bekommt man 30 GB Online-Speicherplatz und der Speicherplatz für die Google Docs ist unbegrenzt. So kann man Dateien von jedem Gerät aus sicher in der Cloud speichern, freigeben und synchronisieren. Kein Geschleppe mehr von externen Festplatten und der mühevollen Synchronisierungen mit Software oder von Hand. Die Server von Google sind mit die sichersten die es gibt.

Zusätzliche Vorteile von GSuite

Die G Suite kann von neuen Unternehmen über mittelständische bis große Unternehmen genutzt werden. Man erhält eine geschäftliche E-Mail-Adresse mit der URL der eigenen Domain oder kann die Domain in G Suite integrieren so wie ich das gemacht habe. So kommen keine @gmail.com E-Mails beim Kunden an, sondern E-Mails mit meiner Domain sabrina-linke.de. Das sieht gleich professionell und vertrauenswürdig aus.

Die G Suite hat auch einen Administrationsbereich in der Sicherheit und Steuerungsmöglichkeiten geregelt werden. So hat man volle Kontrolle über Nutzer, Geräte, Sicherheit und mehr. Die Daten gehören stets Dir und wenn Du zu einer anderen Lösung wechseln willst, nimmst Du Deine Daten einfach mit.

Support gibt es rund um die Uhr per Telefon und E-Mail. Ich selbst habe den Support noch nicht gebraucht, weil auch die Hilfe-Seiten meist sehr hilfreich sind. Zudem bietet G Suite 99,9% garantierte Verfügbarkeit laut SLA mit Strafgebühren bei geringerer Verfügbarkeit. Ausfallzeiten sind nicht geplant. Heißt auf deutsch der Dienst ist immer erreichbar sonst kriegt Google Ärger und zwar richtig.

Dokumente kann man offline oder online bearbeiten. Man kann das im Account so einstellen und so braucht man keine Angst haben, wenn mal wieder mit einem Bagger eine Leitung zerstört wird. Ja in Berlin passierte das gefühlt einmal die Woche. Hier auf dem Land ist es jetzt etwas ruhiger geworden. Und ich habe auch festgestellt, dass selbst mit niedriger Bandbreite die Dienste meist trotzdem einwandfrei funktionieren.

Die Preise für die G Suite sind auch akzeptabel und starten bei 4 Euro pro Nutzer und Monat im Basic Tarif. Ich selbst nutze den Business Tarif für 8 Euro derzeit, da ich mehr als 30GB Speicherplatz benötigt habe und es ein paar extra Services gibt. Du kannst alles 14 Tage kostenlos testen und hast somit kein Risiko erstmal. Ich wusste schon an Tag eins, dass ich nicht mehr zurück will. Die G Suite spart mir echt viel Zeit, weil ich Vorgänge automatisieren konnte und die Zusammenarbeit im Team und mit Kunden viel koordinierter ablaufen kann. Dadurch, dass jetzt alles an einem Platz ist, finde ich auch alles und dank der intelligenten Suche geht das auch noch mega schnell.

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Fazit

Ich bin schlichtweg begeistert und kann den Wechsel nur empfehlen. Wenn Du Fragen hast hilft Dir der Support von Google direkt weiter. Ich finde es lohnt sich. Denn wenn Du mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben hast, ist das Leben gleich ein wenig angenehmer und weniger stressig. Deine Arbeitsabläufe könnten viel besser ablaufen und Kunden noch besser betreut werden. Du kannst mit Zapier alle Apps automatisieren und somit noch mehr Zeit sparen. In meinem Business ist diese Kombination nicht mehr wegzudenken und ich bin super happy, dass ich das auch alles alleine aufsetzen konnte. Das Setup ist wirklich einfach und schnell zu machen. Keine #RocketScience hier. Wenn Du bei der G Suite noch zusätzlich 20% sparen willst, dann sprich mich an per E-Mail an support@sabrina-linke.de. Ich schicke Dir dann einen Code, den nur Du und nur einmal verwenden kannst.

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