10 Tipps für Deine Ablage und einen aufgeräumten Schreibtisch

10 Tipps für Deine Ablage und einen aufgeräumten Schreibtisch
10 Tipps für Deine Ablage und einen aufgeräumten Schreibtisch
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Nichts ist anstrengender als eine unordentliche Ablage und ein überfüllter Schreibtisch. Man kann einfach nicht produktiv sein und man hat ständig Ärger, weil man wichtige Dokumente übersieht oder einfach nicht findet. Man verschwendet viel Zeit mit Suchen und sich ärgern. Aber das muss nicht sein. Es geht auch viel einfacher und man muss hier und da nur ein paar Minuten aufwenden, wenn man dran bleibt und die Dinge nicht schleifen lässt.

Bei den nächsten zehn Tipps ist sicher mindestens einer dabei, der Dir helfen wird nicht im Chaos zu versinken.

01 | Routinen

Etwas das mir in meinem Business enorm geholfen hat ist einige Routinen zu etablieren. Es gibt feste Tage und Zeiten an denen ich die Ablage erledige und die Buchhaltung aktualisiere. Dann habe ich eine Tagesroutine für mein Business. Diese regelt was ich morgens, mittags und abends mache. Zum Beispiele bin ich zu nahezu festen Zeiten online auf Social Media unterwegs und unterhalte mich mit meiner Community und anderen Accounts. Ähnliches mache ich mit Emails. Ich bin in der Regel maximal zweimal am Tag in meinem Postfach, räume auf und beantworte alles was wichtig ist direkt.

Am Ende des Tages ist der Ablauf immer gleich. Ich überblicke den nächsten Tag, verschiebe Aufgaben von heute auf andere Tage falls nötig und setze mir wichtige Erinnerungen. Zum Schluss leere ich meinen Kopf noch in eine Notiz in Notion und kann so vom Arbeitstag abschalten. Dann wird der Rechner ausgemacht und ich räume auf meinem Schreibtisch und im Büro alles auf, damit ich den nächsten Tag direkt starten kann. Ich bin ein früher Vogel und ich hasse es, wenn ich im kreativen Modus erstmal aufräumen muss, um überhaupt anfangen zu können.

Je besser der nächste Tag vorbereitet ist desto besser kann man in den Tag starten und hat weniger Stress. Manchmal mache ich mir schon mal mein Frühstück fertig am Abend vorher und ich lege mein Outfit für den nächsten Tag bereit. Das sind kleine Steps am Ende des Tages die einen mega Unterschied machen können wie Dein Tag startet.

02 | Workflows

Es gibt Dinge in Deinem Business die machst Du immer wieder. Entwickle dafür einfach Workflows und mache Dir Checklisten und Termine wann Du die Sachen erledigst. Zum Beispiel mache ich montags eine Stunde Buchhaltung und habe dafür eine Checkliste in Asana. Die Aufgabe mit der Checkliste erstellt sich immer wieder neu sobald ich sie abgehakt habe. Sprich sie taucht einfach am nächsten Montag wieder auf und ich kann die Liste abarbeiten.

Gleiches kannst Du auch für Deine Ablage machen. Es gibt bestimmte Abläufe wie und wo Du Daten speicherst oder wie und wo Du sie in Aktenordner ablegst. Gerade bei geschäftlichen Sachen muss man öfter mal Dinge beachten und eine Reihenfolge einhalten. Auch die Aktenvernichtung folgt einem Ablauf. Man muss zum Beispiel Datenschutzrichtlinien einhalten und es gibt Termine wie lange man Dokumente aufbewahren muss.

Alles was immer den gleichen Ablauf hat, kann zu einem Template bzw. Workflow gemacht werden und immer wieder zur Hand genommen werden. Ich mache das wie gesagt in Asana meinem Projektmanagement Tool. Dort sind alle wichtigen Aufgaben, Routinen und Workflows hinterlegt und ich kann schnell und zügig meine Ablage machen. Wenn man dran bleibt dauert sie ohnehin jedesmal nur wenige Minuten oder maximal eine Stunde.

03 | Schreibtisch-Setup

Ein Schreibtisch bleibt ordentlich mit dem richtigen Setup. Ich achte darauf, dass ich nur das auf dem Tisch habe was ich wirklich brauche. Dekoration habe ich so gut wie keine. Maximal eine Pflanze und eine kleine Schale mit Dingen die mich inspirieren und mehr nicht.

Je weniger Du auf Deinem Schreibtisch hast, desto schneller kannst Du ihn auch wieder aufräumen. Alle anderen Sachen die Du nicht ständig brauchst, können in Schubladen und Boxen verschwinden. Tabletts oder Ablagekörbe können zusätzlich helfen all die Dinge auf dem Schreibtisch etwas zusammenzufassen, damit es visuell nicht zu sehr ablenkt.

Schau einfach was Du so brauchst um inspiriert und konzentriert arbeiten zu können. Der Eine braucht viel Klimbim, andere wie ich brauchen eher viel Platz und Weißraum um arbeiten zu können.

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04 | Tools

Wenn es um die Ablage und Dokumente geht bin ich ein großer Fan der digitalen Variante. Ich versuche seit ca. 3 Jahren mein Business weitestgehend papierlos zu führen. Zum einen spart das Unmengen an Papier und Zeit beim Schreddern nach den Fristen und zum anderen fällt es mir leichter den Überblick zu behalten auch von unterwegs. Auch der Zeitaufwand für die Ablage hat sich deutlich minimiert. Die meisten Dokumente kommen mittlerweile per Email rein und können dann direkt in der Cloud im richtigen Ordner chronologisch abgelegt werden. Das ist eine Sache von ein paar Klicks und nicht mehr aufwändigen Scanvorgängen etc..

Ich nutze Apps für meine Ablage und Buchhaltung. Daten werden generell in meiner Cloud gespeichert und meine Buchhaltung mache ich in Sevdesk. Ich versuche die Anzahl der Apps und Softwarelösungen, die ich in meinem Business nutze, aber so niedrig wie möglich zu halten und jeder App einen genauen Zweck zuzuschreiben.

Um kein Chaos in die Ablage und die Buchhaltung zu bringen sollte man sich darüber klar werden ob man eher papierbasiert oder digital arbeiten will. Die Entwicklung geht ganz klar Richtung digital, aber wenn für Dich Papier hilfreicher ist dann nutze diesen Weg. Schau einfach, dass Du versuchst so effizient wie möglich Deine Tools dann zu nutzen.

05 | Zeit

Wenn Du wie ich selten Lust auf Ablage und Buchhaltung hast, dann kannst Du Dich selbst ein wenig austricksen. Stelle einen Timer und versuche so zügig wie möglich alles zu erledigen. Wenn Du regelmäßig Deine Ablage und Buchhaltung machst, wirst Du erkennen, dass der Zeitaufwand gar nicht so hoch ist jedesmal. Das wird schon mal einigen Widerstand beiseite räumen.

Wenn das immer noch nicht reicht Deine Laune zu heben, dann überlege Dir eine Belohnung die Du bekommst, wenn Du zügig Deine Sachen erledigt hast. Ich belohne mich z.B. gern damit, dass ich früher Feierabend machen kann und ein bisschen mehr Zeit an dem Tag für Self-Care habe. Einfach mit so ein paar kleinen Tricks arbeiten und Du wirst sehen Du kannst mehr schaffen als Du denkst.

06 | Aussortieren

Damit Deine Ablage und Dein Büro nicht zu chaotisch wird mit der Zeit, ist es auch wichtig auszumisten. Das fängt an bei Papieren die so in Deinem Büro anfallen und geht über zu Dateien. Da sammeln sich Kataloge, Notizen, Sticky Notes und allerhand anderer Klimbim an, wenn man nicht aufpasst und schon hat man das Chaos.

Der Download-Ordner auf dem PC ist z.B. so ein Ort der schnell überquillt mit Dateien. Ich habe es mir jetzt angewöhnt spätestens kurz vor Feierabend alle Dateien dieses Ordners an die richtigen Plätze zu verschieben. Manchmal lade ich am Tag Dinge herunter und mache mir dann nicht die Mühe einen passenden Ordner zu suchen. Wenn ich aber abends die Dateien verräume behalte ich immer die Übersicht und brauche nicht ewig alle Dateien durchzugehen. Man kann sich ja grob merken was man den Tag über runtergeladen hat und warum. Wenn ich manche Dateien erst Tage oder gar Wochen später anschaue, weiß ich manchmal gar nicht mehr warum ich sie eigentlich habe. Dann lösche ich sie und wieder ein paar Tage und Wochen später denke „ich wo ist sie denn die Datei?“.

Ich habe also auch hier ein paar Routinen die mir helfen Ordnung zu halten. Spätestens alle drei Tage wird geschreddert. Müll wird täglich entsorgt und noch vieles mehr das einfach dazu beiträgt, dass mein Büro und mein Rechner so ordentlich wie möglich bleiben. Dauert immer nur ein paar Minuten aber spart so viel Zeit langfristig.

07 | Daten und Papiere sinnvoll sortieren

Dieser Punkt scheint so nahe liegend alles sinnvoll zu beschriften, aber ich habe schon so einiges erlebt, dass ich beschlossen habe den Punkt hier auch reinzubringen. Generell ist wichtig, dass von außen klar ist was drin ist und das gilt für Aktenordner wie für Ordner auf Deinem Computer. Auch die Abteilungen bzw. Unterordner sollten zahlenmäßig eingegrenzt werden. Gerade auf dem Computer ist es lästig und zeitaufwändig ständig bis in die zehnte Unterebene klicken zu müssen um nur eine Datei zu finden. Ich empfehle maximal drei Ebenen zu nutzen. Das reicht meist völlig aus.

Überlege genau was Du wie zusammenfassen kannst. Zum Beispiel habe ich in meinem Business sechs Hauptordner. Einer davon ist Produkte und Services. In diesem Ordner gibt es dann die Ordner der einzelnen Kurse z.B. und die wiederum gehen maximal noch eine Ebene tiefer zum Beispiel mit einem Ordner für die Präsentationen. Insgesamt also maximal drei Ebenen. Das ist sortiert genug, aber nicht zu kompliziert.

08 | Chronologie

Chronologie ist in einigen Bereichen sehr wichtig. Ich habe meine Ordner auf dem Computer z.B. mit Nummern und Hashtags sortiert um die Reihenfolge festzunageln. Ordner mit einem Hashtag stehen ganz oben. Das ist z.B. mein Ressourcen-Ordner oder mein Archiv. Das sind sogenannte Nebenordner die aber oft besucht werden. Alle anderen Hauptordner haben Nummern. Der Produkte und Services Ordner hat bei mir z.B. die Nummer 2.

Dateien und Dokumente kannst Du auch chronologisch ordnen unabhängig von der Art wie Dein Computer sie ordnen würde indem Du die Datei entsprechend benennst. Ich mache das wie folgt. Nehmen wir an Du hast einen Beleg für Deine Buchhaltungssoftware. Dann kannst Du den Dateinamen ändern auf Jahr-Monat-Name der Software. Manchmal macht es auch Sinn den Tag noch mit reinzunehmen, wenn es sich z.B. um einen Brief handelt oder ein anderes Dokument für das ein bestimmter Tag auch relevant ist. Dann wäre die Bezeichnung Jahr-Monat-Tag-Brief an Chef oder sowas in der Richtung.

Wenn Du die Dateien so bezeichnest, kann Du immer sicher sein, dass sie sich in der richtigen Reihenfolge befinden und Du hast schnell einen Überblick darüber was wichtig ist oder ob etwas fehlt.

09 | Archiv-Ordner

Vor ein paar Jahren habe ich auf der obersten Ebene auf meinem Computer einen Archiv-Ordner eingeführt. Hier wandert alles rein was irgendwann aussortiert werden kann. Zum Beispiel kommen dort die Ordner von abgeschlossenen Kundenprojekten hin oder Finanzordner die irgendwann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können.

So bleiben die Hauptordner mit denen ich täglich arbeite übersichtlich und ich kann trotzdem darauf zurückgreifen wenn es mal nötig ist. Manche Sachen bleiben auch im Archiv unabhängig von Aufbewahrungsfristen. Einmal im Halbjahr gehe ich dann diesen Ordner durch und schaue was weg kann. So bleibt auch automatisch meine Festplatte immer aufgeräumt.

Den Termin zum Aufräumen des Archivs habe ich als Routine-Aufgabe in Asana wiederum hinterlegt. Du kannst Dir aber auch einen Termin in Deinen Kalender setzen. Hauptsache ist Du machst es in einem angemessenen Abstand regelmäßig, damit die Datenmenge nicht überhand nimmt.

10 | Backups

Und nun zum wichtigsten Punkt. Mache immer ein Backup. Am Besten täglich. Das kannst Du Dir auf Termin legen und von Hand machen oder aber Du kannst ein Tool einrichten. Bei meiner Cloud z.B. konnte ich einstellen zu welchen Zeiten sie sich mit Google Drive synchronisieren soll. Ich habe dazu mehrere Zeitfenster eingerichtet in denen ich höchstwahrscheinlich nicht mit Daten arbeite oder nur sehr begrenzt. Das ist die Zeit rund um 12 Uhr mittags und die Zeit nach Feierabend.

In diesen Zeiträumen stört es nicht, dass die Cloud vor sich hin wuselt. Und ich kann jeden Morgen sicher sein, dass alles aktualisiert ist und ich direkt weiterarbeiten kann. Früher hatte ich mehrere Festplatten Crashs und musste um meine Daten bangen. Jetzt kann mein Computer kaputt gehen und ich habe trotzdem meine Daten doppelt gespiegelt und sicher aufbewahrt. Und was am aller Besten ist, ich kann auch von unterwegs darauf zugreifen.

In meinem neuen Kurs „Simple Business Systems“ zeige ich Dir alle meine Systeme und Tricks rund um Planung, Ordnung, Produktivität und Motivation. Wenn Du Deine Produktivität steigern willst und Dein Business von Grund auf aufräumen möchtest, dann schau Dir hier alle Infos an. Und bei Fragen kannst Du mich jederzeit über Instagram anschreiben oder mir einfach eine Email schicken.

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5 Schritte zur optimalen Content-Planung – Community-Aufbau mit Mehrwert

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Eine gute Content-Strategie kann Dein Business signifikant beim Wachstum unterstützen. Das Wissen, das Du frei teilst über Blog Artikel, Podcast-Folgen oder Videos schafft Vertrauen in Deiner Community und hilft Dir dank deren Feedback bei der Verbesserung Deiner Angebote.

Guter Content erzeugt richtig eingesetzt eine Menge Traffic auf Deine Website und lenkt viel Aufmerksamkeit auf Deine Expertise und Dein Angebot. Der Mehrwert bei Deinem Content ist dabei am allerwichtigsten. Einfach nur einen Blog Artikel ohne Sinn und Verstand online stellen wird Dich nicht weiterbringen. Deine Zielgruppe muss etwas davon haben ihn zu konsumieren.

Nur so wächst Dein Expertenstatus und das Vertrauen, dass Deine Community in Dich hat. Die folgenden 5 Schritte helfen Dir dabei optimalen Content mit Mehrwert zu entwickeln und Dein Business damit sichtbarer zu machen.

01 | Zielgruppen-Analyse

Wie schon gesagt Dein Content braucht Mehrwert. Wie bekommst Du heraus welchen Mehrwert Du liefern musst? Du hörst Deiner Community zu und stellst Fragen. Du musst immer herausfinden wo befindet sich Deine Zielgruppe und was braucht sie.

Schau Dir also an auf welchen Kanälen Du Deine Zielgruppe erreichst und was die Probleme sind mit denen sie kämpft. Erstelle eine Wunschkunden-Avatar und liste regelmäßig auf, was dieser Wunschkunde gerade braucht und wer genau er ist. Daran kannst Du Dich dann orientieren, wenn Du Dich daran machst den Content zu planen. Ich habe eine extra Notiz in Notion angelegt zu meinem Wunschkunden. Du kannst aber auch ein einfach Word-Dokument anlegen oder in Google Docs ein einzelnes Dokument. Hauptsache ist Du findest dieses Dokument und kannst regelmäßig darauf zurückgreifen.

02 | Brainstorming

Sobald Du also weißt was Deine Zielgruppe braucht, fängst Du an Ideen zu sammeln. Versuche Deine Ideen an einem Platz zu sammeln. Ich habe früher Evernote genutzt und jetzt Notion für meine Notizen. Da es sich hier um eine App handelt kann ich die Inhalte auch immer durchsuchen und es geht keine Idee verloren, weil alles klar strukturiert ist. Mit Notizbüchern hatte ich immer das Problem, dass ich schlicht weg vergessen habe wo ich was notiert hatte oder ich habe meine Ideen nicht mehr gefunden zwischen all den anderen Notizen.

Sobald Du Deine Ideen an einem Platz versammelt hast, definierst Du Themen. Auf diesem Blog geht es zum Beispiel um Marketing, Produktivität und Business Aufbau. Jedes Business hat so seine bestimmten Themen die es bearbeitet und die musst Du als groben Fahrplan für Deinen Content festlegen.

Tagesroutine Worksheet

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03 | Formate und Headlines

Sobald Du weißt worüber Du Wissen und Infos teilen willst, kannst Du festlegen auf welchem Wege Du das tun willst. Sprich welches Format. Möchtest Du eine Video-Serie erstellen oder Blog Artikel schreiben? Oder doch lieber Podcast-Folgen aufnehmen. Schau was zu Dir und Deinem Business passt und setze das erstmal um.

Zum Schluss legst Du die Headlines für Deinen Content fest. Hier z.B. habe ich die Headline „5 Schritte zur optimalen Content-Planung – Community-Aufbau mit Mehrwert“. Von da an geht es direkt zu Schritt vier.

04 | Resultat und Outline

Der Mehrwert, das Resultat für Deine Community wird jetzt genau definiert. Was hat Deine Community von Deinen Inhalten? Was lernt sie von Dir und was verbessert sich für sie? Welches Problem löst Du? Sobald Du das Resultat festgelegt hast, kannst Du Dich dann an die grobe Struktur Deines Contents machen.

Bei Blog Artikeln mache ich es z.B. so, dass ich erst mit ein paar Sub-Headlines anfange und jeweils darunter ein paar Stichpunkte notiere. So kann ich in kurzer Zeit einige Blog Artikel vorbereiten und wenn es dann Zeit zum schreiben ist, bin ich direkt inspiriert und muss nicht erst noch überlegen was ich eigentlich rüberbringen will.

So entsteht dann schnell ein Absatz nach dem anderen und Texte werden einfach schneller fertig bzw. ich kann mehrere pro Tag fertigstellen.

05 | Deadlines

Zum Schluss ist es noch wichtig festzulegen wann der Content veröffentlicht wird. Alles was dafür erledigt werden muss kann dann weit vor dem Termin geplant und entspannt erledigt werden. Zum Beispiel Interviewanfragen für Gäste in Deinem Podcast, die Erstellung von Grafiken oder Video-Material. Es sind viele Schritte die bei der Erstellung von Content gegangen werden müssen.

Outlines für Artikel mache ich z.B. einmal im Monat. Die Artikel schreibe ich dann innerhalb weniger Tage fertig und plane sie dann voraus in WordPress. Dank der Outlines ist das eigentliche schreiben dann viel leichter.

Ich bin meist zwei bis vier Artikel voraus in der Erstellung. Das heißt ich kann mal krank werden oder sonst irgendwie verhindert sein und es geht trotzdem Content raus, der mir neuen Traffic auf meine Website beschert. Natürlich bin ich nicht perfekt und es kommt auch mal vor, dass ich keinen Content vorbereiten konnte, aber seitdem ich ein besseres System habe für die Planung und Erstellung, kommt sowas deutlich seltener vor.

In meinem Kurs „Simple Business Systems“ widme ich eine ganze Lektion dem Thema Content-Planung und Erstellung und zeige Dir alle meine Tipps und Tricks. Wenn Du Deine Produktivität steigern willst und Dich besser organisieren willst, dann ist der Kurs für Dich genau das richtige. Du findest alle Infos zum Kurs hier. Bei Fragen kannst Du mir jederzeit schreiben. Schau vorbei auf Instagram oder schreibe mir einfach eine Email.

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Die größten Fehler bei der Projekt-Planung

Die größten Fehler bei der Planung
Die größten Fehler bei der Planung
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Bei der Planung von Projekten und seinen Aufgaben kann man eine Menge Fehler machen. Meist gehen diese Fehler aber auf drei Gründe zurück. Ich selbst habe über die Jahre jeden dieser Fehler gemacht und dadurch eine Menge Stress und Ärger angezogen. Meine Kunden waren oft unzufrieden und ich endete im Burnout.

Falls Du auch der Meinung bist, dass Deine Planung irgendwie nicht so richtig funktioniert, dann schau Dir meine Tipps hier an. Vielleicht geht es Dir dann wie mir damals als mir alles klar wurde und Du erkennst wo es gerade hakt.

Unpräzise Planung

Der erste Fehler bei der Planung ist fehlende Präzision. Ein kleines Beispiel. Nehmen wir an Du willst einen neuen Kurs launchen. Du trägst in Deinen Kalender das Launch Startdatum und das Launch Enddatum ein. Mehr nicht. Jetzt fehlt hier aber eine Menge Info. Zum Beispiel welche Events finden statt um den Kurs zu vermarkten? Welche Inhalte müssen wann fertig sein? Wann muss der Kurs in die Verkaufsplattform integriert werden? So ein Launch hat so viele kleine Puzzle-Teile, da reicht es nicht einfach nur zu wissen von wann bis wann der Launch geht.

Für eine gute Planung brauchst Du Zeit die Du Dir dafür auch nehmen musst. Ich plane z.B. in mehreren Etappen. Da gibt es die Jahresplanung für den groben Überblick, die Quartalsplanung für konkrete Projekte und die tägliche Planung für die Details. Alle Projekte sind nach Priorität sortiert und sie sind nach präzisen Action-Steps aufgesplittet.

Wenn Du ein Mammut-Projekt vor Dir hast, dann hilft es einfach alles in kleine Steps aufzuteilen, damit Du nicht total überfordert bist und auch nichts wichtiges vergisst. Das große Projekt muss eine Deadline bekommen wann es fertig sein muss. Dann kannst Du Dir Meilensteine setzen für Teile des Projekt wann diese fertig sein müssen. Plus Deine Aufgaben müssen aufgeteilt sein nach wann wird die Aufgabe bearbeitet und wann muss sie fertig sein.

Zum Beispiel hast Du einen Meilenstein der heißt „alle Launch-Emails fertiggestellt“. Dann kannst Du Dir Aufgaben setzen für jede Email und ihnen ein Datum weit vor dem Meilenstein geben damit Du rechtzeitig fertig wirst. So entsteht eine To Do Liste die Dich durch Deine Arbeit leitet.

Ich nutze die App Asana für mein Projektmanagement und weiß so jeden Morgen genau was anliegt. Alles schön sortiert nach Departments meines Business und farbig markiert, damit ich sofort erkenne was wohin gehört und was wirklich wichtig ist.

Tagesroutine Worksheet

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Planung macht keinen Spaß

Zeit nehmen für die Planung ist wichtig, aber es ist auch hilfreich wenn sie Spaß macht. Als es noch etwas überschaubarer war mit meinem To Dos habe ich mich mit einem Filofax, bunten Stiften und hier und da ein paar Stickern organisiert. Jetzt geht das natürlich nicht mehr so gut, weil mein Business ein bisschen komplexer geworden ist. Daher war ich direkt auf der Suche nach einem Tool mit dem ich gut planen kann, aber eben meinen Farbcode den ich brauche zum visualisieren behalten kann.

Hängen geblieben bin ich bei Asana. Hier kann ich auf verschiedenste Weisen mich sortieren. Mal mit Checklisten, mal mit Kanban Boards, mal mit Kalenderansicht. Ganz so wie ich es gerade visuell brauche. Gleiches gilt für meine Notizen. Früher hatte ich verschiedene Notizbücher, Sticky Notes und Wandkalender. Gefunden habe ich natürlich nichts mehr und Ideen wurden teilweise doppelt und dreifach aufgeschrieben und dann wieder vergessen. Das Ende war Chaos im Kopf.

Jetzt ist es viel besser, weil alles an einem Platz ist und visuell ansprechend für mich. Der große Vorteil ist, dass ich produktiver bin und gerne plane, weil es einfach und ansprechend ist. Finde also ein Tool mit dem es Dir Spaß macht Dich zu organisieren, oder das zumindest so aufgebaut ist, dass es zu Deinen Denkmustern passt.

Im Endeffekt kannst Du aber nur Spaß bei der Planung entwickeln, wenn Du Dein Warum kennst. Deine Motivation ist entscheidend, wenn Du Pläne erstellen willst die Du dann auch umsetzt. Ohne Motivation wirst Du Dich schneller auf Pinterest oder auf der Couch beim Netflix schauen wiederfinden als Du kucken kannst. Deine Ziele müssen für Dich Sinn ergeben, sonst wirst Du einfach die Arbeit immer wieder aufschieben und stattdessen andere Dinge tun.

Zu wenig Zeit wird eingeplant

Wichtig bei der Planung ist aber vor allem, dass Du auch weißt wie lange Du für bestimmte Dinge brauchst. Wenn Du das noch nicht so einschätzen kannst, plane erstmal mehr Zeit ein und tracke die Aufgabe ein paar mal während Du sie erledigst. So bekommst Du ein Zeitgefühl und weiß welcher Zeitraum realistisch ist. Zum Beispiel wusste ich nicht wie lange ich wirklich brauche um einen Artikel zu schreiben. Ohne Recherche brauche ich ca. zwei bis zweieinhalb Stunden um einen längeren Text zu schreiben. Die grobe Outline allein dauert dann nochmal 15 – 30 Minuten. Also weiß ich, dass ich pro Tag etwa drei maximal vier Artikel vorausschreiben kann.

Manchmal bin ich natürlich auch schneller, wenn ich besonders im Flow bin. Sobald Du also weißt wie lange die Dinge etwa dauern, kannst Du alles mit Deinem Kalender und Projektplan in Einklang bringen. Du weißt dann, dass Du nicht vier Blog Artikel, zwei Coaching-Calls, die Erstellung eines Freebies und Produktion von zwei Videos in einen Arbeitstag quetschen solltest. Ich habe das schon mal geschafft, aber es war auch ein mega langer und echt stressiger Tag, weil es immer nur Go Go Go hieß und ich kaum Zeit zum Pause machen hatte. Viel gegessen habe ich an dem Tag auch nicht. Ist also nicht sehr empfehlenswert.

Was ich seither mache ist, dass ich mir maximal drei wichtige Dinge für den Tag vornehme. Wenn ich diese Dinge geschafft habe wird der Tag unter Erfolg verbucht. Wenn dann noch Zeit ist mehr zu erledigen, dann arbeite ich noch an Dingen die etwas weiter unten in der Prioritätsskala liegen. Manchmal aber erlaube ich mir aber auch Feierabend zu machen. Gerade wenn ich einen stressigen Launch hinter mir habe, bin ich etwas langsamer unterwegs die Woche drauf. Da wird dann nur das Wichtigste gemacht und danach die Akkus weiter aufgetankt.

Immer auf die Balance achten

Bei all der Planung darf man auch nicht vergessen, dass es auch noch das Leben gibt, das keine Rücksicht auf Deine hübschen Pläne nimmt. Manchmal kommt etwas dazwischen. Jeder kennt das. Deswegen ist es auch wichtig sich ein bisschen Puffer in den Kalender einzubauen oder sich zu erlauben, dass Dinge auch mal einfach verschoben werden müssen.

Früher war ich so strikt mit der Planung, dass mich jede Abweichung einfach mega gestresst hat. Außerdem habe ich Dinge zu eng hintereinander geplant, dass ich keine Zeit mehr zum Durchatmen hatte. Mit einer sinnvollen Planung und den richtigen Tools kannst Du das also alles verhindern.

In meinem Kurs „Simple Business Systems“ zeige ich Dir mein genaues System wie ich Business und Privates organisiere und plane. Ich zeige Dir all meine Systeme und gebe Dir Einblicke in meine Tools und mein Marketing. Wenn Du produktiver und besser organisiert werden willst, dann ist dieser Kurs genau richtig für Dich. Alle Infos zum Kurs findest Du hier. Bei Fragen schreib mir einfach eine Email.

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6 Tipps wie Du im Home Office produktiv bleibst

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Wenn man es nicht gewohnt ist im Home Office zu arbeiten, dann kann es schon mal echt schwierig werden dort produktiv zu bleiben. Aber auch für jemanden wie mich, der seit 2003 im Home Office arbeitet kann es hin und wieder eine Herausforderung sein produktiv zu bleiben.

Die folgenden 6 Tipps helfen mir täglich so produktiv wie möglich zu bleiben.

01 | Ordnung halten

Für die meisten ist Ordnung wichtig um nicht abgelenkt zu werden. Ich kann mich z.B. nur schlecht in einem Büro konzentrieren das total unordentlich ist und wo der Schreibtisch total zugestellt ist mit Papieren, Tassen und Co.. Wenn man vom Home Office arbeitet kommt aber nicht nur Unordnung im Büro vor, sondern findet sich auch in anderen Bereichen wie der Küche.

Ich versuche daher immer spätestens Abends mein Haus wieder in Ordnung zu bringen, damit der nächste Tag ohne Verzögerungen starten kann. Ich räume die Küche auf, programmiere eine Maschine Wäsche für den nächsten Tag und schaue, dass mein Schreibtisch und mein Büro möglichst ordentlich ist und ich direkt starten kann.

Ich bin ein früher Vogel und fange gerne früh meine Arbeit an. Wenn ich da erstmal noch aufräumen muss, ist meine Konzentration schnell hinüber. Meine Haushaltsroutine hilft da einfach sehr am Ball zu bleiben und das Haus so ordentlich wie möglich zu halten. Es muss nicht perfekt sein, aber so eine gewissen Grundordnung muss herrschen. Außerdem hilft es irgendwie beim abschalten nach einem Arbeitstag, wenn ich danach noch etwas aufräume.

02 | Optimalen Arbeitsplatz einrichten

Jeder hat einen anderen Arbeitsplatz im Home Office den er optimal empfindet. Die einen können prima vom Bett oder der Couch arbeiten, wieder andere wie ich sind an einem Schreibtisch besser aufgehoben. Generell solltest Du darauf achten, dass Dein Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist, damit Du Dir den Rücken und die Gelenke nicht kaputt machst.

Das heißt der Tisch sollte ein optimale Höhe haben und der Stuhl muss Deine Haltung unterstützen können. Richtig gut ist es auch einen höhenverstellbaren Tisch zu haben, damit Du nicht nur sitzt den ganzen Tag, sondern auch mal im Stehen Arbeit erledigen kannst. Ab und zu arbeite auch ich mal von der Couch oder wenn ich mal eine Erkältung habe auch vom Bett aus für ein paar Stunden, aber ich habe für mich festgestellt, dass ich dort einfach nicht richtig produktiv bin. Meist werde ich so schnell müde und ich verspanne mir ordentlich den Nacken.

Was aber einen optimalen Arbeitsplatz ausmacht ist nicht nur Ordnung und die Ergonomie. Es ist auch wichtig, dass Du Dich mit Dingen umgibst die Dich inspirieren. Ich selbst habe kaum etwas auf dem Schreibtisch stehen, weil es mich ablenkt. Aber ich habe auch Kundinnen die ihren Schreibtisch gerne dekorieren mit Kristallen, Figuren oder Bildern ihrer Liebsten. Ich habe nur mein Arbeitsmaterial auf dem Tisch und eine Pflanze für etwas Deko. Ich brauche immer viel Platz auf dem Tisch um gut arbeiten zu können.

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03 | Gute Planung

Gute Planung ist eine wichtige Basis um produktiv zu bleiben. Ich habe verschiedene Planungsroutinen wie ich in diesem Artikel genauer beschrieben habe. Mit einer guten Planung weißt Du im Idealfall jeden Morgen direkt was Du über den Tag verteilt erledigen musst. Ich nutze für meine Projektlisten und Aufgaben Asana und weiß so jeden Morgen exakt was anliegt und was wichtig ist.

Es kann auch hilfreich sein Deine Zeit im Kalender mit Blöcken festzulegen. Sprich Du machst zum Beispiel von 08:00 Uhr bis 10:00 Uhr nur die Inhalte für Deinen Blog. Keine Emails, kein Handy checken, keine Ablenkungen. Einfach nur fokussiert an einer Sache arbeiten. Wie genau die Block-Planung funktioniert und welche Vorteile sie hat, kannst Du in diesem Artikel genauer nachlesen.

Zusammengefasst musst Du Dich jeden Tag mit der Planung auseinandersetzen, damit Du jeden Morgen weißt woran Du arbeiten musst und was oberste Priorität hat. Was aber auch wichtig ist, Du musst wissen zu welcher Tageszeit Du am produktivsten bist und wann Du überhaupt arbeiten kannst. Es bringt nichts, wenn Du Arbeit morgens einplanst, aber genau weißt, dass Du da die Kinder in die Kita bringen musst, einen Arzt-Termin hast oder generell was anderes erledigen musst.

Dein Kalender und Deine To Do Liste müssen aufeinander abgestimmt werden, damit Du sinnvoll arbeiten kannst und nicht dauernd den Fokus verlierst.

04 | Grenzen setzen und Ablenkungen minimieren

Wenn Du von zuhause arbeitest kommt Dein Umfeld schnell mal auf die Idee Dir eine Menge extra Aufgaben aufzudrücken. Du kannst doch die Wäsche machen während Du arbeitest und auf die Kinder ein Auge haben wenn, Du schon zuhause bist. Ehm nein. So einfach ist das nicht. Wenn Du produktiv bleiben willst, dann musst Du klar definieren wann Du arbeiten willst und Du musst sämtliche Ablenkungen auf ein Minimum reduzieren.

Du kannst nicht auf die Kinder achten, während Du eine wichtige Konferenzschaltung hast. Du kannst nicht Essen kochen und gleichzeitig Deine Buchhaltung erledigen. Du kannst auch nicht dauernd zwischen Tätigkeiten hin und her switchen, weil es ewig dauert bis Dein Hirn sich wieder konzentrieren kann. Dir geht ein Haufen Zeit verloren, wenn Du Dich mit Multitasking aufhältst.

Deswegen setze Grenzen, minimiere Ablenkungen und suche das Gespräch mit Deinem Umfeld, falls dieses einfach versucht ständig über Deine Aufmerksamkeit und Zeit zu verfügen. Du musst schließlich arbeiten um Geld zu verdienen. In diesem Sinne suche Dir Hilfe wo Du sie brauchst und setze Grenzen dort wo sie gebraucht werden.

05 | Realistische To Do Liste anlegen

Eine To Do Liste kann schon mal schnell sehr lang werden. Wir alle kennen das. Während des Tages fällt Dir etwas ein und Du schreibst es Dir auf, um es irgendwann später zu erledigen. Man ist nie wirklich fertig, deswegen ist es wichtig nicht nur eine Endlos-Aufgabenliste anzulegen, sondern auch eine realistische To Do Liste für den Tag.

Ich plane meist nur drei wirklich wichtige Aufgaben pro Tag ein und der Rest an Aufgaben ist optional. Wenn ich mehr als drei wichtige Sachen erledigen kann bin ich happy, aber ich bin auch zufrieden, wenn ich es schaffe das Wichtigste des Tages zu erledigen. Es ist auch viel realistischer drei wichtige Dinge zu erledigen als zwanzig.

Wenn Du z.B. an einem großen Projekt arbeitest ist die Aufgabenliste so lang wie zum Mond manchmal, aber wenn Du das Projekt in Abschnitte und kleine Aufgaben aufteilst wird das Projekt gleich machbar. Du bist nicht überfordert, weil alles schön über einen gewissen Zeitraum verteilt ist und Du weißt jeden Tag was zu tun ist.

06 | Pausen machen nicht vergessen

Ohne Pausen wird die Konzentration schnell weniger und Du fühlst Dich schnell erschöpft. Wenn ich so richtig in einer Aufgabe drin bin, fällt es mir oft sehr schwer mal kurz zu unterbrechen, aber jedesmal wenn ich mich dann doch zu einer Pause durchringe, erkenne ich wie sehr sie mir doch hilft leistungsfähig und kreativ zu bleiben.

Du kannst ja mal mit der Pomodoro-Technik herumexperimentieren um das bewusste Pausen machen etwas zu verinnerlichen. Die Pomodoro-Technik teilt Deinen Arbeitstag in Abschnitte auf zwischen denen eine kurze oder mal auch eine längerer Pause eingeplant ist. Gerade an Tagen wo ich viele kleine Aufgaben habe, hat mir die Pomodoro-Technik geholfen leichter zwischen den Aufgaben zu wechseln ohne viel Konzentration zu verlieren.

Wichtig bei diesen Pausen ist, dass Du Dich bewegst. Einfach mal aufstehen, Dich strecken, einen Tee holen oder kurz mal das Fenster aufreißen und frische Luft reinlassen. Du wirst sehen wie sehr Dir das hilft. Gönn Dir auch mindestens nach der Hälfte des Arbeitstag eine größere Pause. Trink ordentlich was und fülle Deine Energiereserven mit gesundem Essen. So fällst Du seltener in dieses Nachmittagstief. Auch ein kleiner Power-Nap von 20-30 Minuten kann helfen Deinen Kopf wieder freizubekommen und Energie zu tanken.

Produktivität geht nicht ohne Disziplin

Wie Du siehst erfordert das Arbeiten im Home Office nicht nur gute Planung sondern auch etwas Disziplin. Es gibt so viele Verlockungen wie die gemütliche Couch oder die leckeren Sachen im Kühlschrank, aber wenn Du Dich gut organisierst und die anderen Tipps umsetzt, solltest Du eigentlich Deine Produktivität steigern können.

Ich arbeite wie gesagt schon seit 2003 selbstständig im Home Office. Auch ich habe mal einen Durchhänger und bin einfach nur abgelenkt und unproduktiv, aber das kann ich meist verhindern mit diesen Tipps in diesem Artikel.

Der Faktor Abschalten im Home Office ist natürlich nicht zu unterschätzen. Es fällt einem deutlich schwerer die Arbeit loszulassen, wenn sie dauernd in Deinem Blickfeld oder generell in Deiner Nähe ist. Aber das muss nicht so sein. Wie Du einen Home Office Tag optimal beendest um abschalten zu können, kannst Du in diesem Artikel nachlesen. Hier habe ich Dir meine Tipps und Tricks zusammengetragen.

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4 Routinen die Dich und Dein Business gesund halten

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4 Routinen die Dich und Dein Business gesund halten
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In meinem Business habe ich einige Routinen die mir dabei helfen alles im Griff zu behalten. Ich habe diese Routinen in Asana meinem Projektmanagementsystem hinterlegt und werde somit regelmäßig an sie erinnert. Diese Routinen umpassen alle Bereiche meines Business. Egal ob es um Finanzen, Marketing, Produkte oder generelle Admin-Aufgaben geht, es ist alles klar strukturiert und auf Termin gelegt.

Mit diesen Routinen habe ich immer den Überblick und kann eingreifen, wenn in meinem Business etwas schief geht. Aber nicht nur ich, sondern auch mein Team hat genauen Einblick und kann mich bei der täglichen Arbeit unterstützen.

Ich habe die Routinen in vier Hauptbereiche eingeteilt nach zeitlichem Ablauf. Es fängt an mit einer Tagesroutine / Wochenroutine, geht über in eine Monatsroutine, dann folgt eine Quartalsroutine und zum Schluß eine Jahresroutine. Nicht alle Aufgaben müssen ja täglich oder monatlich erledigt werden und so ist es praktisch alles in diese vier Kategorien aufzuteilen.

01 | Tagesroutine / Wochenroutine

Die Woche ist bei mir in Thementage aufgeteilt. So ist zum Beispiel der Montag für Planung, Admin und ähnliches reserviert. Der Mittwoch zum Beispiel ist aber hauptsächlich für meine Kunden und die Community online reserviert. Diese Aufteilung hilft mir fokussiert alle meine Projekte voran zu bringen ohne, dass etwas hinten runter fällt und vergessen wird.

Meine Tagesroutine ist dann aufgeteilt in morgens, mittags und nachmittags. Es gibt für jede Tageszeit eine bestimmte Tätigkeit die ich mache und eventuell nur noch einmal an dem Tag wiederhole. Emails zum Beispiel. Ich räume jeden Morgen mein Email-Fach auf und beantworte wichtige Emails. Meist gehe ich dann erst nachmittags nochmal ins Email-Fach und räume wieder auf und beantworte wieder Emails. Dazwischen ist die App zu und ich kann konzentriert an anderen Sachen arbeiten. Keine Pings und andere Sounds die ablenken, wenn eine neue Email da ist.

Ein anderes Beispiel ist die Planung. Ich setze mich jeden Tag kurz vor Feierabend hin, checke Asana und den Google Kalender und plane den nächsten Tag. Aufgaben werden sortiert und diese die ich an dem Tag geschafft habe, werden abgehakt falls ich das vergessen habe zu machen. Wenn mein Kopf besonders rattert an dem Tag. Mach ich noch Notizen in meine Braindrump-Abteilung in Notion oder GoodNotes. Diese kleine Routine hilft mir vom Arbeitstag abzuschalten, weil ich weiß der nächste Tag ist sortiert und ich brauche an nichts erstmal mehr zu denken.

Jeden Morgen sehe ich dann eine saubere Liste in Asana, schön nach Farben der einzelnen Departments meines Business sortiert. Ich erkenne sofort was ist Marketing, was ist Admin, was sind Produkte und so weiter. Alles was pink ist muss etwas wichtiges sein, also schaue ich mir das zuerst an. Wirklich simple aufgebaut aber so hilfreich.

Generell sind meine Routinen aufgeteilt, nach Dinge die ich wöchentlich und welchen die ich täglich tun muss. Kein Mensch kann sich all die Steps merken die nötig sind um alles im Griff zu behalten, deswegen sind diese Checklisten in Asana wirklich Gold wert.

02 | Monatsroutine

Die Monatsroutine findet immer zum ersten eines Monats statt. Hier erfasse ich z.B. meine Statistiken für mein Business wie KPI und Feedback der Kunden. Es findet viel Auswertung und Planung statt in dieser Zeit. Manchmal schaffe ich die Routine an einem Tag, manchmal fließen Aufgaben auch in den nächsten Tag, aber das ist ja nicht schlimm. Bei all der Planung und Routine muss man sich immer etwas Freiraum lassen, damit nicht alles zu starr und stressig wird.

Das Leben passiert ob man will oder nicht. Wenn man dann jedesmal ausflippt, wenn Pläne nicht so laufen wie man sich das vorgestellt hat, dann hat man unnötig mehr Stress. Ich weiß wovon ich spreche, denn ich war mal so überorganisiert, dass es unglaublich viel Druck und Stress erzeugt hat. Das bringt aber weder Dir noch Deinem Business etwas. Aber ich schweife ab.

Generell ist in der Monatsroutine alles erfasst was man nur einmal im Monat tun sollte bzw. tun muss um produktiv zu bleiben. Ganz wichtig bei der Routine ist auch, dass man sich wieder seine Ziele anschaut und überlegt ob diese noch realistisch oder relevant sind. Je nachdem wird dann die Quartalsplanung angepasst.

03 | Quartalsroutine

Wo wir schon beim Thema sind. Die Quartalsroutine findet wie der Name schon sagt immer zum Ende eines Quartals statt. In meinem Business plane ich nur 90 Tage relativ strikt und der Rest der gehört zur Jahresplanung, die ist aber total flexibel. In der Quartalsroutine plane ich hauptsächlich die großen Projekte für die nächsten 90 Tage, setze mir Aufgaben und versehe diese mit Deadlines.

Ich schaue mir aber auch nochmal ganz genau meine Ziele an und definiere neue Ziele dazu. Ich reflektiere was gut und was schlecht lief im letzten Quartal und mache mir eine Menge Notizen. Mein Team und ich besprechen das dann alles und arbeiten an Verbesserungen. Das können z.B. Probleme mit Funnels sein oder generell Probleme die immer wieder auftauchen und behoben werden müssen. Auch neue Ideen und Produkte werden besprochen.

Die Quartalsplanung dauert meist zwei Tage mindestens und der Termin ist eine Woche vor Quartalsende in Asana hinterlegt. Für mich und mein Business hat sich bewährt, dass ich maximal 90 Tage strikt plane, denn alles darüber kann sich zu sehr verändern. Ziele ändern sich, Ideen kommen hinzu, andere Dinge passieren und halten auf, Termine verschieben sich usw..

Als Orientierung nehme ich immer die Jahresplanung und basiere darauf meine Quartalsplanung sofern es noch geht wie gesagt.

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04 | Jahresroutine

Die Jahresroutine umfasst hauptsächlich Planung und den Jahresabschluss der Finanzen und Projekte. Bei der Jahresplanung überlege ich welche Launches, Sales und andere Termine ich im nächsten Jahr habe oder umsetzen will. Bei der Planung lege ich nur grob fest in welchem Monat etwas stattfinden soll, aber es gibt oft kein genaues Datum das festgelegt wird.

Das erfolgt immer erst zur Quartalsplanung oder bei der Monatsplanung falls es in der Quartalsplanung übersehen wurde. Die Jahresroutine hilft hauptsächlich dabei einen groben Fahrplan für das kommende Jahr zu entwickeln und Platz zu finden für all die Ideen die noch nicht umgesetzt wurden. Bei der Jahresroutine trage ich mir aber auch wichtige Termine ein die z.B. meine Finanzen betreffen wie Termine für die Abgabe von Steuererklärungen und ähnliches.

Ein großer Bestandteil ist auch die Auswertung des aktuellen Jahres. Wie viel Umsatz wurde gemacht? Welche Ziele wurden erreicht und welche waren unrealistisch? Und noch viel mehr fließt da ein um das kommende Jahr deutlich besser anfangen zu können. Das gehört ja zur Skalierung eines Business dazu. Man muss immer wieder reflektieren und dann wieder planen und anfangen in Aktion zu treten.

Ohne Routine geht nichts

Routinen sind wichtig, damit nichts vergessen wird und der Stress auf einem niedrigen Level gehalten wird bzw. ganz vermieden wird. Überlege Dir also genau was Du in Deinem Business täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise und jährlich machen musst, damit Du am Ball bleiben kannst und Dein Business gesund bleibt. Mach Dir eine lange Liste mit all den Aufgaben die Du machen musst aufgeteilt nach der Zeit und dann trage alles mit Datum in Dein Projektmanagementsystem ein.

Ich nutze dafür immer eine Aufgabe mit Unteraufgaben die dann auf Termin gelegt wird und sich automatisch wiederholt, sobald ich sie erledigt habe. In Asana springt die Aufgabe einfach zum nächsten relevanten Datum, wenn ich sie abhake und ich muss sie nicht immer wieder von Hand neu aufsetzen.

In meinem Kurs Simple Business Systems zeige ich Dir das alles genauer und teile mit Dir alle meine Workflows, Templates, Listen und Co.. Zudem erkläre ich Dir das Konzept von guter Planung noch deutlich detaillierter und gebe Dir auch Einblicke in meine Tools. Ich zeige Dir wie Du produktiver werden kannst und dank guter Planung und Organisation Dein Business skalieren kannst ohne noch mehr zu arbeiten oder noch mehr Stress aushalten zu müssen.

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Schritt für Schritt Anleitung für ein organisiertes Business

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Ein organisiertes Business bringt viele Vorteile. Du sparst z.B. Unmengen an Zeit, Du hast weniger Stress, weil Dein Business sauber läuft und vieles mehr. Warum es so wichtig ist Dein Business ordentlich zu organisieren habe ich in diesem Artikel genauer beleuchtet.

Und falls Du noch ein paar Mindset Blockaden überwinden willst oder musst, dann schau Dir auch gerne noch diesen Artikel an.

Aber zurück zum Thema. Ein Business zu organisieren kann zeitaufwändig sein, aber diese investierte Zeit zahlt sich wirklich langfristig aus. Es mag Dir jetzt lästig und mühevoll erscheinen, aber das was es Dir langfristig nützt sollte Deinen Widerstand brechen. Ordnung ist nun mal das A und O, wenn Du Kunden nicht nur gewinnen sondern auch halten willst.

01 | Business Audit

Zunächst einmal schau Dir an wie Du die Informationen in Deinem Business verteilst, bearbeitest und lagerst. Sei hier nicht zu streng mit Dir und mache Dich nicht dafür fertig, falls Du im Moment total unorganisiert bist. Verschaffe Dir einfach völlig ohne Dich selbst zu bewerten einen Überblick über alles.

Schau Dir Deine Tech Tools an, Deine Abläufe, Deine Ordnerstruktur etc. genau an und frage Dich ob das so Sinn ergibt und diese Dinge Dir helfen oder eher Stress bereiten. Ist die Software das was Du wirklich brauchst? Kann sie vielleicht gegen etwas einfacheres oder besseres ersetzt werden.

Willst Du Dich mit Papier organisieren oder lieber digital? Letzteres mache ich mittlerweile nun seit fast 10 Jahren und kann es nur empfehlen. Schau Dir alles an wie gesagt und liste alles auf. Wo werden Dokumente bearbeitet und aufbewahrt? Generell wo sind alle Infos gespeichert.

Wenn Du diese Liste hast, kannst Du genauer erkennen wo Du eingreifen solltest und welche Dinge Du überarbeiten musst, um wieder weniger Stress zu haben.

02 | Aufgabenliste

Als nächstes geht es Deiner To Do Liste an den Kragen. Liste alle Aufgaben die Du in Deinem Business hast und in Zukunft machen willst auf. Nutze dafür z.B. Kategorien wie Marketing, Produkte & Services, Internes usw.. So wird die endlos lange Liste etwas vorsortiert.

Jetzt hast Du eine Monsterliste an Aufgaben die zunächst etwas einschüchternd wirken kann, aber im nächsten Schritt wird diese Liste genauer sortiert.

Tagesroutine Worksheet

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03 | Ziele

Nimm nun Deine Liste zur Hand und überlege Dir welche Ziele Du erreichen willst. Welche Projekte willst Du umsetzen und warum? Schreibe alle Deine Ziele genau auf und sortiere sie nach Priorität. Sobald Du damit fertig bist schau Dir Deine Aufgabenliste an und finde heraus welche Aufgaben dabei helfen Dich Deinem Ziel näher zu bringen.

Welche Aufgaben sind wirklich wichtig für Dein Business-Wachstum und die Kundenzufriedenheit und welche eher zweitrangig. Hier und da werden auch Aufgaben auftauchen die Du komplett streichen kannst. Du wirst in diesem Zuge auch erkennen wo Du Dinge vereinfachen oder outsourcen kannst.

Am Ende hast Du eine klare Vision und eine passende Aufgabenliste die Dir dabei hilft Deine Ziele zu erreichen.

04 | Aufräumen

Im vierten Schritt geht es nun darum Deinen Arbeitsplatz zu optimieren und Dein Mindset in den Griff zu bekommen. Räume Deinen Schreibtisch, Dein Büro und Deine Papiere und Dateien auf. Danach widme Dich Deinem Kopf. Wo hast Du Blockaden, was hält Dich auf? Falls Dein Mindset gerade ein größeres Problem ist, dann schau Dir diesen Artikel mit meinen drei Tipps für ein Erfolgsmindset an.

Sobald um Dich herum Ordnung herrscht und alle Systeme stehen, wirst Du merken, dass der Stress und das Gefühl überfordert zu sein, langsam nachlässt.

05 | Projektmanagementsystem

Der letzte Schritt ist wie ich finde besonders wichtig. Richte Dir ein Online-Projektmanagementsystem ein damit alles an einem Platz ist was mit Planung, Abläufen und Dateien zu tun hat. Ich selbst nutze Asana seit Jahren und kann mir gar nicht mehr vorstellen ohne dieses System zu arbeiten.

Alles ist super organisiert und ich weiß jeden Morgen was ich zu tun habe. Dazu ist auch noch alles mit einem Farbcode versehen und auch mein Team hat es leicht an den Aufgaben zu arbeiten. Im Moment nutze ich noch die kostenlose Version, da diese schon sehr viele großzügige Funktionen hat. Aber selbst die kostenpflichtige Variante ist mittlerweile erschwinglich da Asana seine Pläne geändert hat.

In meinem Kurs Simple Business Systems gebe ich Dir Einblick in mein Projektmanagementsystem und zeige Dir wie Du Dein ganzes Business sortieren kannst. Es gibt sogar Einblicke in meine Marketing-Maßnahmen und einige andere Tools die ich nutze für mein Business. Wenn Du Deine Produktivität steigern und Dein Business von Grund auf aufräumen willst, dann schau Dir gerne mal alle Informationen zum Kurs hier an.

Fazit

Ordnung ist wichtig und hilft dabei Dein Business stabil zu halten. Falls Du jetzt gerade Dich noch etwas unorganisiert fühlst oder Du es tatsächlich bist, mache Dich dafür nicht fertig, sondern gehe an die Arbeit und verbessere was wichtig ist. Folge diesem 5-Schritte-System und nimm Dir ausreichend Zeit dafür und Du wirst sehen, dass Dein Business bald deutlich angenehmer läuft und Du weniger Stress hast. Deine Kunden werden es Dir auch danken.

In meinem Fall hat die verbesserte Organisation nicht nur Stress erspart sondern auch bares Geld, weil ich eine genaue Übersicht über alle Tools bekommen habe und manche einfach weglassen oder ersetzen konnte. Wenn Du mehr Details brauchst als dieses 5-Schritte-System schau Dir gerne meinen Kurs Simple Business Systems an.

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