So schaffst Du es, dass Deine Kundenprojekte nach Plan laufen

Stressen Dich Deine Kunden? Sind Kundenprojekte regelmäßig chaotisch und unorganisiert? Dann ist dieser Artikel genau richtig für Dich. Du bekommst auch ein kostenloses Worksheet mit einem Beispielablauf eines Designprojekts zum Download. | Online Geld verdienen , Produktivität steigern, Kunden gewinnen, Organisation Büro, Unternehmerin werden #Produktivität #Selbstmanagement, #Zeitmanagement
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Der Kunde ist selten das Problem, wenn gemeinsame Projekte schieflaufen. Meist sind wir als Anbieter es, die verwirrend oder unverständlich kommunizieren. Das führt dann schnell mal zu Verzögerungen und der Kunde wird zurecht immer ungeduldiger.

Es ist aber wichtig, dass Kundenprojekte so reibungslos wie möglich verlaufen, damit sie wiederkommen und oder Dich weiterempfehlen. Nichts ist anstrengender als ständig neue Kunden akquirieren zu müssen. Und eine nachhaltige Business-Strategie ist das auch nicht, wenn wir mal ehrlich sind.

Damit Kundenprojekte weitestgehend reibungslos verlaufen, kannst Du einiges im Vorfeld dafür tun. Grundregel wäre mach es Deinen Kunden so einfach wie möglich Dich zu buchen und zu bezahlen. Das kommt an erster Stelle noch vor dem passenden Workflow für ein Projekt.

Schau also zuerst wie Deine Website aufgebaut ist und wie Du es Deinen Kunden leicht machen kannst Dich zu buchen. Nutze Programme wie Dubsado oder Elopage um die Zahlungsabwicklung und den Buchungsvorgang so einfach wie möglich zu gestalten. Es gibt mittlerweile so viel Software auf dem Markt die es Dir leicht macht Kunden zu buchen und zu verwalten. Nutze sie auf jeden Fall, damit Du nicht jeden Vorgang immer wieder von Hand erledigen musst.

Zeit sparen und zeitnah reagieren ist wirklich wichtig, damit die Kommunikation und der ganze Ablauf des Projekts nicht gestört wird. Was Du darüber hinaus noch tun kannst damit Kundenprojekte reibungslos verlaufen folgt jetzt.

01 | Nutze ein Projektmanagement System

Deadlines sind für jedes Projekt wichtig, damit alles nach Plan läuft und jeder weiß was wann zu erledigen ist und bis wann es fertig sein muss. Ein Projektmanagement System unterstützt Dich dabei. Sind Deine Services klar definiert kannst Du sogar Templates anlegen mit Deinen Workflows und immer wieder nutzen.

Wenn Dein Kunde offen dafür ist, dann lade ihn in Dein System als Gast ein. Dann hat er genau wie Du den vollen Überblick und wird automatisch an seinen Part des Projekts erinnert. Du kannst Deinen Kunden so dann durch das ganze Projekt leiten und an die Hand nehmen.

Viele meiner Kunden haben sich darauf eingelassen und hinterher gesagt, dass sie sich gut aufgehoben gefühlt haben und nicht so überfordert waren. Sie konnten sich besser organisieren und manche haben sogar mein System für ihr Business übernommen und angepasst.

Ich nutze ClickUp, weil das System gut für Teams funktioniert und mit meinen Bedürfnissen wächst. Davor habe ich Asana genutzt, bin aber dann irgendwann an meine Grenzen gestoßen, weil ich viele Dinge visuell nicht flexibel nutzen konnte so wie mein Kopf das braucht.

Neben ClickUp und Asana, wäre vielleicht noch Meistertask und Trello zu erwähnen. Das sind mit die bekanntesten. Monday.com und Awork.io sind gerade auch mächtig am Wachsen. Am Ende kommt es darauf an wie Dein Kopf funktioniert und wie Du das System darauf anpassen kannst. So weit ich das recherchieren konnte fangen alle Systeme mit einer kostenlosen Version an. Also kannst Du in Ruhe testen.

02 | Stelle klare Regeln für die Zusammenarbeit auf

Je transparenter Du mit Deinem Kunden kommunizierst und je klarer die Regeln sind, desto weniger Missverständnisse sind zu erwarten. Ein großer Vorteil ist auch, dass wenn ein Kunde doch mal schwierig wird, Du ihn an die Vereinbarungen erinnern kannst.

Du solltest gleich zu Anfang klarstellen was Du machst und was nicht, was im Service enthalten ist und was nicht. Das kannst Du schon auf der Website kommunizieren, solltest es aber durch Deine gesamte Kommunikation durchziehen. In E-Mails, Telefonaten, Verträgen etc.

Sei freundlich aber bestimmt, wenn es darum geht, dass ein Kunde die Regeln brechen will. Du hast die Regeln im Idealfall aufgestellt um nicht nur Dich und Dein Unternehmen zu schützen, sondern auch dem Kunden einen Gefallen zu tun indem Du Zeit und Geld für ihn sparst.

Schließe immer klare Verträge mit Deinen Kunden. Es ist dabei auch völlig egal ob die Kunden auch gleichzeitig Freunde sind. Bleib bei Deinen Regeln und zieh es durch. Keine extra Regeln oder Ausnahmen. Glaub mir das erspart Dir eine Menge Ärger im Endeffekt und schafft immer klare Verhältnisse.

03 | Jede Aufgabe hat eine Deadline

Wie schon in Punkt eins erwähnt, Deadlines sind wichtig, damit ein Projekt nach Plan läuft. Plane immer genug Puffer ein, damit der Kunde Zeit hat Feedback zu geben und Du darauf zu reagieren. Wenn Du dann Dich in Dein Projektmanagement System jeden Morgen einloggst, weißt Du immer voran Du arbeiten musst um im Plan zu bleiben.

Sollte Dein Kunde im selben System arbeiten, dann sieht auch er was wann erledigt sein muss. Das spart eine Menge E-Mails hin und her. Ganz verhindern kann man das manchmal nicht, aber es kann gut funktionieren, wenn der Kunde auch gerne in diesem System arbeitet.

Wenn Du noch nicht recht weißt wie lange eine Tätigkeit dauert, dann zeichne die Zeit auf um später realistischere Planungen machen zu können. Für den Anfang plane einfach ein bisschen mehr Zeit ein, als Du eigentlich denkst zu brauchen.

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04 | Kommunikation ist super wichtig

Um kein Feedback und keine Frage zu verpassen, bitte ich meine Kunden immer mich maximal über einen Weg zu kontaktieren. Da ich Kundenprojekte in Dubsado abwickle, bleibe ich auch dort mit der Kommunikation. Es läuft alles über E-Mail ist aber chronologisch wie ein Chat geordnet.

Bei manchen Sachen kann es auch nützlich sein, wenn die Kommunikation direkt in der Notizfunktion einer Aufgabe stattfindet. Das versuche ich aber wie gesagt zu vermeiden, damit alle Kommunikation an einem Ort und übersichtlich stattfindet.

Sind mal Meetings fällig nutze ich Zoom und zeichne in Absprache mit dem Kunden das Gespräch auf für spätere Referenz. Es ist auch oft hilfreich, wenn der Kunde das Video bekommt, damit er immer wieder darauf zurückgreifen kann. Wie eine Art Wissensdatenbank oder Minikurs ist das zu verstehen.

Achte immer darauf klar zu kommunizieren. Manche Kunden kennen bestimmte Fremdbegriffe nicht und die musst Du geduldig erklären können. Gleiches gilt auch für die oben genannten Regeln. Der Kunde muss z.B. genau wissen wann er Dich erreichen kann und wie.

Schau Dir Deinen aktuellen Prozess an und überlege wo Du die Kommunikation verbessern könntest. Wo gab es oft Probleme im Prozess? Es gibt immer etwas das man mit kleinen Änderungen massiv verbessern kann.

05 | Nutze Templates, Workflows und andere Vorlagen

In Dubsado habe ich Vorlagen für E-Mails, Angebote, Verträge, Nebenverträge, Fragenbogen und eine Menge mehr. So kann ich schnell reagieren und muss nicht alles von vorne anfangen. Vieles ist auch vom System automatisiert, damit ich Zeit für meine eigentliche Arbeit habe für die ich gebucht wurde.

Manche Dinge laufen immer in der gleichen Reihenfolge ab. Schau Dir an wie Deine Workflows sind oder ob Du einen fixen Workflow erstellen kannst. Das spart wieder Zeit und lässt alle Projekte geregelt ablaufen.

In meinem Projektmanagement System ClickUp habe ich auch Templates. Zum Beispiel nutze ich Templates bei der Content Erstellung oder wenn ich meine Marketing-Aktivitäten analysiere. So vergesse ich nichts und wenn ich doch einen Schritt hinzufügen will, dann ändere ich einfach kurz das Template.

Workflows und Templates sind nie in Stein gemeißelt, wenn Du also feststellst, dass einer irgendwie noch nicht optimal ist, dann passe ihn weiter an. Manchmal sieht man ja die Workflows anderer und denkt hey genau so muss ich das auch machen um organisiert zu sein. Das ist aber Quatsch, denn jedes Hirn tickt anders und für jeden macht etwas anderes Sinn. Setz Dich daher nicht unter Druck und schau einfach was zu Dir passt.

06 | Sortiere Deine Dateien sofort

Nicht erst wenn es an die Übergabe der Dateien geht! Es ist super wichtig, Deine Dateien für das Projekt klar zu ordnen. Sonst hast Du Chaos im Projekt und schickst womöglich die falschen Dateien raus. Denke immer an klar verständliche Dateinamen und lege Ordner für die Bereiche des Projekts an.

So kannst Du später auch bei Bedarf den Ordner mit Deinem Kunden teilen oder Du findest alles schnell sobald der Ordner im Archiv gelandet ist. Wie ich meine digitale Ablage sortiere habe ich in diesem Artikel beschrieben.

Laufen Deine Kundenprojekte nach Plan?

Ich hoffe meine Tipps haben Dir geholfen Deinen Arbeitsablauf mit Kunden zu verbessern. Was war bei Dir oft die Hürde in Kundenprojekten? Was lief regelmäßig holprig oder total schief? Schreib mir einfach unten in die Kommentare, vielleicht kann ich dazu dann auch noch einen Blog Artikel schreiben und nicht nur Dir sondern auch anderen helfen.

10 Tipps für Deine digitale Ablage

Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
Findest Du immer sofort alle Deine Dateien? Oder suchst Du in diversen Ordnern nach dem richtigen Foto oder einem wichtigen Dokument? Die digitale Ablage sollte übersichtlich sein, damit Du Zeit sparst und nicht mit Suchen verschwendest. Kundenprojekte laufen so auch sortierter ab und die Übergabe von Daten fällt leichter. | Digitale Ablage, Zeitmanagement, Produktivität
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Was mir gerade bei uns Kreativen immer wieder auffällt ist, dass unsere digitale Ablage manchmal echt chaotisch ist und kein System hat. Aber Ordnung muss sein, wenn Du nicht dauernd Zeit mit Suchen verschwenden willst.

Auch einige meiner Kunden hat große Probleme mit ihrer digitalen Ablage und konnten einfach kein System finden, dass hängen blieb und sich als praktisch erwies. Vielleicht geht es Dir genauso und Du suchst nach Wegen alles etwas besser im Griff zu behalten.

In meinem Business kommt fast alles an Dokumenten digital rein. Ich habe so gut es geht alles was früher per Post kam in mein E-Mail-Fach umgeleitet. So brauche ich nichts scannen und kann es einfach und schnell ablegen.

Es hat eine Weile gedauert bis ich mein System, das für mich und mein Business funktioniert aufgestellt hatte, aber seit fast zwei Jahren steht es nun und ich finde alles. Wirklich alles. Ohne Quatsch.

Eine gut sortierte Ablage garantiert auch, dass Du nicht aus Versehen die falschen Dateien rausschickst an den Kunden. Nichts ist peinlicher, wenn Du ihn anschreiben musst, er möge doch die vorherige E-Mail ignorieren und stattdessen Feedback zu den Dateien in der aktuellen Mail geben. Das kann unglaublich viel Verwirrung stiften und ist nicht gerade ein Zeichen für professionelles arbeiten.

Klar wir sind alle nur Menschen und shit happens wie man so schön sagt, aber eine anständige Ablage minimiert das Risiko auf einen Bruchteil von dem das vorher herrschte.

01 | Alles was reinkommt per E-Mail wird sofort abgelegt

Ich habe lange Zeit den Fehler gemacht und mich auf die Suchfunktion von Gmail verlassen, wenn ich ein Dokument wie z.B. eine Stromrechnung gesucht habe. Die Suche ist schon sehr gut, aber hat eben auch seine Tücken. Manchmal bekommt man einfach mal 100 Emails angezeigt die zufällig das gleiche Keyword beinhalten und schon dauert die Sache länger als nötig.

Ich habe es mir daher angewöhnt digitale Dokumente direkt beim Bearbeiten der E-Mail in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Gerade bei der Buchhaltung spart das so viel Zeit. Ich finde alles auf einen Blick und muss nicht erstmal die Suchfunktion drangsalieren.

Irgendwann erkennst Du eine Art von Muster wo die Dateien abgelegt werden sollten. Wenn Du Dich dann an Dein System hältst findest Du auch immer alles innerhalb kurzer Zeit.

02 | Scanne Papier einmal die Woche mindestens

Papier scannen? Hier geht es um digitale Ablage! Ja schon, aber manche Dinge bekommt man eben doch per Post. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht diese einzuscannen und direkt zu den anderen Dateien zu speichern. So ist alles an einem Platz und chronologisch geordnet.

Viele Dinge musst Du auch nicht doppelt aufbewahren und kannst die Papierversion getrost schreddern nachdem Du sie abgelegt hast. Machst Du das einmal die Woche hast Du immer alles im Griff und das Papier stapelt sich nicht.

Bei mir reicht es schon einmal im Monat Papier zu scannen, weil ich eben wirklich hauptsächlich digitale Dokumente bekomme. Aber falls das bei Dir anders aussieht, dann mach das regelmäßig.

03 | Ordner und Dateien nachvollziehbar beschriften

Wie oft hast Du schon per E-Mail eine Rechnung bekommen, deren Dateiname so aussah? xHkstr2188659.pdf. Ich weiß nicht wieso es noch Buchhaltungsprogramme gibt, die Dokumente so bescheuert benennen und rausschicken. Wenn Du diese Datei später siehst, musst Du erstmal Doppelklicken um zu sehen was sie überhaupt beinhaltet. Das kostet Zeit, je nachdem wie fix Dein Rechner ist, viel Zeit.

Das Erste was ich mit solchen Dateien mache ist sie, wenn sie eintrudeln zu öffnen und nach dem Rechnungsdatum zu schauen. Bei der Ablage benenne ich sie dann wie folgt, Jahr-Monat-Tag (falls nötig) -Firma/Kunde. Das sortiert sie automatisch chronologisch und ich weiß ohne draufklicken zu müssen was das für eine Datei ist.

Gleiches lässt sich auch auf Dokumente übertragen die Du erstellst. Briefe, Rechnungen, usw. Schreibe ich z.B. Blogartikel benenne ich die Datei wie oben. Das Datum steht für das geplante Veröffentlichungsdatum und anstatt Firma steht der Titel des Beitrags. Ich arbeite meist in mehreren Etappen an Blog Artikeln. Zuerst ein grober Entwurf, dann die Feinarbeit und dann der Übertrag in WordPress. Müsste ich da jedes Mal nach der Datei suchen, würde ich schnell genervt das Handtuch werfen.

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04 | Regelmäßig ausmisten

Sobald ein Kundenprojekt zu Ende ist, miste ich den Ordner aus und behalte nur das was ich wirklich aufbewahren muss. Ich strukturiere mein Ordner von vornherein passend zum Projekt und habe dafür Templates, aber manchmal schleichen sich doch hier und da Dateien ein die man einfach nicht mehr braucht.

Ich miste meine Dateien regelmäßig aus. Früher war es einmal die Woche, dann einmal im Monat. Jetzt wo mein System gut funktioniert mache ich das nur noch Quartalsweise und bei Kundenprojekten wie gesagt sofort nach Abschluss.

Gerade wenn man Speicherplatz kauft so wie bei Dropbox oder Google G Suite, dann sollte man schon regelmäßig ausmisten um nicht für unnütze Dateien und somit unnützen Speicherplatz zu zahlen. Das hält das Chaos fern und spart auch noch Geld. Win win würde ich sagen.

05 | Einen Archivordner anlegen

Auf der obersten Ebene meiner digitalen Ablage habe ich einen Ordner genannt Archiv. Um die Ordner die ich oft benutze nicht zu unübersichtlich zu machen, schiebe ich regelmäßig Dateien ins Archiv. Dort landet alles was ich per Gesetz aufbewahren muss und erst zu einem späteren Zeitpunkt löschen darf. Zudem landet alles dort was ich auf Lebenszeit aufbewahren will, aber nicht dauernd im Zugriff brauche.

Man kann sich das vorstellen wie einen Aktenschrank. Meine Buchhaltung ist da nach Jahrgang sortiert zum Beispiel abgelegt und gleiches gilt für Kundenprojekte die abgeschlossen sind. Die Ordner die ich somit tagtäglich ansteuere bleiben übersichtlich und ich muss nicht ewig scrollen um den richtigen Ordner zu finden.

In einer Firma macht man das ja ähnlich. Irgendwann kommt der volle Aktenordner einfach ins Archiv und macht Platz für Ordner die aktuell wichtig sind.

06 | Der Download Ordner ist kein Dauerlagerplatz

Ja auch ich habe nicht immer einen sortierten Download Ordner, aber ich bemühe mich ihn regelmäßig zu leeren. Der Zweck des Download Ordners ist ja eigentlich Dinge zu speichern die man gerade heruntergeladen hat. Aber er ist kein vollständiges Ablagesystem.

Ich versuche daher entweder direkt die Datei in den passenden Ordner zu verschieben oder spätestens am Ende des Tages den Ordner aufzuräumen. Macht man das nämlich nicht regelmäßig hat man irgendwann tausende Dateien drin lagern und weiß gar nicht mehr wofür man das alles brauchte oder warum man es überhaupt heruntergeladen hat.

Merke, der Download Ordner ist eher ein Durchgangsordner und kein Endlager für Dateien. Außerdem musst Du bedenken, dass der Download Ordner Deine Festplatte ziemlich vollpacken kann und das kann wiederum schnell auf die Leistung Deines Computers drücken.

07 | Nicht zu viele Unterordner anlegen

Was ich auch oft sehe ist, dass viel zu viele Unterordner angelegt werden. Ich versuche maximal drei Ebenen zu haben und nicht eine mehr. Je mehr Du Dich zur gesuchten Datei durchklicken musst, desto länger dauert alles. Außerdem kannst Du unglaublich schnell den Überblick verlieren.

Überlege immer genau ob dafür ein Unterordner nötig und logisch ist oder ob Du die Datei einfach im Hauptordner ablegen kannst. Auch für die Unterordner gilt, dass sie verständlich und nachvollziehbar beschriftet sein müssen.

08 | Ordner mit Nummern sortieren

Die oberste Ebene meines Speicherplatzes ordne ich in einer gewissen Reihenfolge. Und zwar kommen Ordner die übergeordnet sind wie z.B. der Archiv-Ordner nach ganz oben. Das erreichst Du indem Du dem Ordnernamen ein Hashtag voranstellst. Sobald Du mehrere Ordner dieser Art hast, kannst Du bei manchen Ordnern auch zwei Hashtags voranstellen und somit auch diese etwas hierarchisch sortierten.

Alle anderen Ordner werden bei mir mit Nummern versehen um die Reihenfolge festzunageln. Die Alphabetische Reihenfolge funktioniert für mein Hirn nicht und ergibt auch oft keinen Sinn, weil ich manche Ordner nicht so auf nutze wie andere. Alles was ich dauernd im Zugriff brauche wird weit nach oben sortiert. Alles andere in einer sinnvollen Reihenfolge darunter.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook zeige ich genau wie ich mein Ablagesystem aufgebaut habe. Falls Du mehr über den Kurs wissen willst dann schau mal hier vorbei.

09 | Farbcode für Ordner verwenden

In Windows geht das glaube ich nicht, aber in Google Drive geht es. Du kannst in Google Drive den Ordnern bestimmte Farben zuweisen. Archiv ist bei mir rot, weil das signalisiert, dass dieser Ordner wichtig ist. Grün ist der Buchhaltungsordner, blau der Marketing Ordner usw.

Falls Du gerne Dinge nach Farben sortierst um sie besser zu visualisieren in Deinem Kopf, dann kannst Du das in Google Drive umsetzen. In Windows kannst Du glaube ich das Symbol des Ordners tauschen, aber farbige Ordner anstatt die typisch gelben habe ich bisher noch nicht entdeckt. Wie das bei einem Mac oder Macbook aussieht kann ich Dir leider nicht sagen. Vielleicht kannst Du auch da die Ordnerfarbe ändern.

Probiere einfach mal aus wie Du für Dich wichtige Ordner optisch hervorheben kannst. Ob mit einem Farbcode oder einem Symbol ist dabei egal, solange es für Dich passt.

10 | Backups nicht vergessen

Oh ja wie oft haben wir schon Dateien verloren, weil wir sie A nicht richtig gespeichert haben und B keine Sicherungskopie a.k.a. Backup gemacht haben. Ich habe meine Lektion 2007 auf die harte Tour gelernt als mein damaliger PC den Geist aufgab und dann auch noch die Festplatte per Kurzschluss zerstörte. Mein letztes Backup war ein halbes Jahr alt damals und ich musste feststellen, dass es auch noch nicht mal vollständig war.

Ich verlor also eine Menge Daten und musste einiges sogar neu anlegen, damit ich weiterarbeiten kann. Was für eine Verschwendung von Lebenszeit. Jetzt wird alles in die Cloud hier im Haus und in Google Drive gespiegelt. In der Haus eigenen Cloud wird es sogar noch auf eine weitere Festplatte gespiegelt.

Ich habe meine Dateien also an drei Orten gesichert und es wird alles automatisch synchronisiert. Ich arbeite in einem Ordner und der wird dann mit den anderen abgeglichen. Noch mehr Sicherungen braucht man meines Erachtens nicht. Brennt das Haus ab, kann ich immer noch arbeiten und habe immer noch alles was wirklich wichtig ist gespeichert.

Lässt einen einfach ein Stückchen besser schlafen. Hast Du noch einen Tipp für die digitale Ablage? Wenn ja, magst Du ihn mit uns teilen? Dann schreib ihn in die Kommentare und wir können alle von Dir lernen.

Wie planen in Blöcken Deine Produktivität steigern kann

Planen in Blöcken war eine der besten Entdeckungen für meine Produktivität. Ich arbeite seitdem effizienter und fokussierter an meinen Projekt. Wie genau planen in Blöcken Dein Zeitmanagement und Deine Produktivität verbessert, zeige ich Dir in diesem Artikel. #blockplanung #planen #Tagesplanung #organisation #büroalltag #selbstmanagement #projektmanagement #kundenbetreuung
Planen in Blöcken war eine der besten Entdeckungen für meine Produktivität. Ich arbeite seitdem effizienter und fokussierter an meinen Projekt. Wie genau planen in Blöcken Dein Zeitmanagement und Deine Produktivität verbessert, zeige ich Dir in diesem Artikel. #blockplanung #planen #Tagesplanung #organisation #büroalltag #selbstmanagement #projektmanagement #kundenbetreuung
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Wenn ich große Projekte habe wie die Erstellung eines Kurses oder ein größeres Projekt für einen Kunden, dann plane ich in Blöcken.

Manchmal tue ich das auch, wenn ich irgendwie nicht recht motiviert bin und aber trotzdem vorankommen will. Planen in Blöcken überlistet da meinen Kopf ein wenig.

Was ist planen in Blöcken?

Planen in Blöcken heißt, dass Du in Deinem Kalender eine bestimmte Zeit fest für nur eine Aufgabe belegst. Das kannst Du stundenweise machen oder tageweise. Zum Beispiel montags zwischen 8 Uhr und 10 Uhr arbeite ich nur an eigenen Projekten, erst danach verschaffe ich mir Überblick über die Woche, meine E-Mails etc. und fange dann an mit Kundenprojekten falls welche anstehen.

In der ersten Woche des Monats erstelle ich über mehrere Tage meinen Content für die nächsten Wochen. So kann ich den Rest des Monats mich meinen Coaching Kunden widmen oder Produkte erstellen bzw. ihnen ein Update verpassen. Generell gilt in dieser Zeit wird nur an einer Sache konzentriert gearbeitet und das so zügig wie möglich. Nicht hasten, aber in einem guten Tempo.

Aber wie steigert das nun Deine Produktivität? Was ist daran so besonders fragst Du Dich jetzt bestimmt. Man kann doch auch einfach eine To Do Liste machen und sie einfach runterrattern so wie man Zeit hat. Nein, das sollte man nicht. Das führt nur dazu, dass Du zwischendurch die Lust verlierst und doch lieber auf YouTube süße Katzenvideos kuckst. Nicht, dass ich das je gemacht hätte. Hust.

Du weißt genau was zu tun ist

Wenn Du in Blöcken planst, weißt Du automatisch was zu tun ist und, dass Du Dich nur darauf konzentrieren musst. Es gibt keine tausend anderen Aufgaben, sondern nur diese eine Sache. Du kannst Deine Projekte besser überblicken und Deadlines besser vorausplanen.

Die Zeitlimits müssen realistisch nach Möglichkeit sein. Wenn Du Dir vornimmst mittwochs zwischen 8 Uhr und 8:30 Uhr 3 Blog Artikel zu schreiben, dann wird das einfach nicht funktionieren und Dein Plan wie ein Kartenhaus in sich zusammenfallen.

Falls Du noch nicht weißt wie lange Du für etwas brauchst, dann teste erstmal alles und zeichne die Zeit auf. Je öfters Du dann bestimmte Dinge machst, desto mehr Routine bekommst Du und so wird sich auch Dein Arbeitstempo erhöhen.

Du kannst mehr in kürzerer Zeit erledigen

Da Du fokussiert an einer Sache arbeitest, kannst Du mehr erledigen. Das hört sich erstmal widersinnig an, aber überleg mal. Wenn Du an 5 Sachen gleichzeitig arbeitest und immer wieder zwischen den Aufgaben hin und her springst, dann hast Du am Ende des Tages vielleicht eine geschafft und 4 sind nur so halb erledigt. Zufrieden macht das nicht.

Wenn Du aber fokussiert an einer Sache in einem guten Tempo arbeitest, kannst Du mehrere Dinge hintereinander erledigen. Ich habe pro Tag eine Top 3 der wichtigsten Aufgaben. Oft plane ich diese in den Vormittag und gebe ihnen auch jeweils einen strikten Zeitrahmen. Mal eine Stunde, mal anderthalb, mal nur 10 Minuten. Auf jeden Fall weiß ich immer wann und wie lange ich an etwas arbeiten will.

Mit dieser Art der Planung schaffe ich in der Regel meine Top 3 plus noch 4 bis 5 weitere Aufgaben. Am Ende des Tages bin ich meistens zufrieden und habe nicht das Gefühl, dass ich irgendwo hinterherhinke.

Du kannst ja mal testen wieviel Du schaffst, wenn Du zwischen Aufgaben alle halbe Stunde wechselst und was passiert, wenn Du alles in Blockabfertigung erledigst. Ich wette Du wirst überrascht sein.

Ich plane nicht jeden Tag in Blöcke, aber wenn ich es tue, dann immer am Abend vorher. Das hilft mir auch beim Abschalten nach einem Arbeitstag, weil der nächste Tag quasi einen Fahrplan hat.

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Ablenkungen werden minimiert

Da man in einem Block nur an einer Sache arbeitet und sich nur darauf konzentriert werden Ablenkungen minimiert. Du solltest in der Zeit Dein Smartphone stumm schalten oder auf Flugmodus wechseln. Der Fernseher bleibt aus und es wird nicht telefoniert oder Musik gehört. So ist es zumindest bei mir. Ich brauche Stille zum arbeiten und ganz vielen meiner Kunden geht das auch so.

Das höchste der Gefühle an Geräuschkulisse, wäre meine Relax-App die mir schönes Meeresrauschen und Gewitter vorspielt. Das ist ein Geräusch, das ich ausfiltern kann bei Bedarf. Sobald aber jemand redet oder singt, kann ich immer schlechter Gedanken in meinem Kopf festhalten.

Du musst auch lernen nein zu sagen. Wenn jemand in der Zeit etwas von Dir will, dann geht das einfach nicht. Außer es ist wichtig natürlich, aber z.B. ein Chat über das Wetter und Wochenendpläne auf WhatsApp gehören nicht dazu.

Ideen für Planungsblöcke

01 | Engagement auf Social Media

Alle zwei Tage kümmere ich mich um mehr Engagement auf Social Media. Ich beantworte Fragen, gebe Likes und Kommentare bei anderen Accounts und bringe mich in Gespräche ein. Damit ich aber nicht ewig z.B. auf Instagram bleibe, habe ich mir ein klares Zeitfenster gesetzt. Die Aufgabe darf maximal eine halbe Stunde des Tages in Anspruch nehmen. Mehr nicht.

Engagement ist wichtig für den Algorithmus, aber auch um in Verbindung mit der eigenen Community bleiben zu können. Mich um das Engagement zu kümmern ist ein wichtiger Faktor für mein Business-Wachstum. Es kommen immer mehr Menschen auf meine Website und mein Einkommen steigt dadurch ähnlich schnell. Das ist also eine Aufgabe in meinem Business die es sich lohnt regelmäßig zu erledigen.

02 | Content-Erstellung

Wie ich oben erwähnt habe, nutze ich Blockplanung auch für meinen Content. Es gibt eine Woche in der ich alle Blog Artikel für den Folgemonat schreibe. Es gibt eine Stunde pro Woche in der ich Social Media Posts schreibe und vorausplane. Dann gibt es noch 10 Minuten pro Tag wo ich Tailwind mit Pins fülle.

Es geht alles schneller, wenn ich das zeitlich begrenzt und zügig erledige. Sonst mache ich den halben Monat nichts anderes und komme mit meinem Business nicht voran.

03 | Ablage und Buchhaltung

Einmal die Woche und einmal im Monat gibt es in meinem Kalender einen Block der nur für Ablage und Buchhaltung reserviert ist. Anstatt jeden Tag das zu machen, mache ich es zügig und gebündelt an bestimmten Tagen der Woche bzw. des Monats.

Es gibt Dinge die muss man nicht täglich machen. Ablage und Buchhaltung gehört in der Regel dazu. Auf Dein Konto solltest Du täglich schauen keine Frage, aber ansonsten reicht einmal die Woche oder einmal im Monat sich darum zu kümmern.

04 | Admin im Büro

Es gibt so kleine Aufgaben die gemacht werden müssen, aber eben nicht täglich. Das Update für Deine Website-Plugins, das Aufräumen des Download-Ordners, Bestellung von Papier für den Drucker usw. Du weißt was ich meine. Ich mache solche Sachen an einem Admin-Tag je nach Menge der Aufgaben einmal die Woche oder einmal im Monat.

Das ist ein Tag an dem ich all den Kleinkram hintereinanderweg erledige. Sprich dauernd von Aufgabe zu Aufgabe springe in kurzen Abständen. Klar ist das irgendwo auch anstrengend, aber diese Aufgaben lenken von den wirklich großen Projekten des Tages ab und kosten Dich wertvolle Konzentration.

Mein Admin-Tag ist oft der letzte Freitag im Monat. Mein Projektmanagement ClickUp erinnert mich rechtzeitig daran und ich vergesse nichts.

05 | Recherche und Bildung

Alles rund um Recherche oder Bildung mache ich meist nachmittags oder ich stelle einen kompletten Tag dafür zur Verfügung. Wenn ich morgens lerne bin ich meist gegen Mittag nicht fähig kreativ zu sein oder intensive Coaching-Sessions abzuhalten. Ich kann da nur noch untergeordnete Sachen machen.

Also habe ich mir angewöhnt nachmittags das zu erledigen. Ich brauche da meist nicht volle Denkleistung und kann das auch im leichten Nachmittagstief erledigen. Den Morgen brauche ich definitiv für intensive Kreativarbeit. Aber jeder tickt anders. Finde einfach Deine Zeit in der Du das am Besten erledigen kannst und blocke dafür Zeit.

06 | Arbeit für Kunden

Während der Woche habe ich bestimmte Tage bzw. Stundenblöcke nur für Kunden reserviert. Da mache ich keine eigenen Projekte und nehme keine Bildungsangebote wahr. Die Zeit gehört nur meinen Kunden und ich kann mich voll auf sie einlassen. Früher habe ich jeden Tag Kundenarbeit gemacht und dazwischen dann noch meine Sachen. Meist sind meine Projekte dann hinten runtergefallen und ich konnte meine eigenen Deadlines nicht einhalten.

Jeder hat das bestimmt schon mal gehabt der Webseiten für Kunden erstellt. Die eigene Website war dauernd eine Baustelle und die der Kunden sah top aus. Ich weiß gar nicht wie lange ich meine auf Baustellen-Modus gelassen habe. Zu lange definitiv.

Jetzt habe ich meine Prioritäten etwas besser verteilt und komme mit der Blockplanung ganz gut klar.

8 Wege wie Du Dich wieder motivieren kannst, wenn Du eigentlich alles hinwerfen willst

Jeder kennt das. Manchmal geht einem einfach die Motivation verloren und man kommt einfach nicht mehr voran. Das beste Zeitmanagement und die tollste To Do Liste helfen da dann auch nicht mehr. Wie Du Dich wieder motivieren kannst, zeige ich Dir in diesem Artikel. #motivation #selbstmanagement #depression #burnout #stress #organisation #ablagesystem #ziele
Jeder kennt das. Manchmal geht einem einfach die Motivation verloren und man kommt einfach nicht mehr voran. Das beste Zeitmanagement und die tollste To Do Liste helfen da dann auch nicht mehr. Wie Du Dich wieder motivieren kannst, zeige ich Dir in diesem Artikel. #motivation #selbstmanagement #depression #burnout #stress #organisation #ablagesystem #ziele
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Als ich vor ein paar Jahren in einem halben Burnout hing, wollte ich am Liebsten alles hinschmeißen. Ich war kurz davor mein Business zu schließen und mir irgendeinen 0815 Job zu suchen. Ich wusste zwar, dass mich das auch nicht glücklich macht, aber hey man muss ja schließlich Geld verdienen.

Mich anders entschieden zu haben macht mich immer noch froh. Hätte ich damals aufgegeben, hätte ich nicht so viele tolle Menschen kennengelernt und ich hätte mich kein Stück weiterentwickelt als Frau und als Unternehmerin.

Wenn auch Du Dich gerade in so einem Loch befindest, dann soll dieser Artikel Dich motivieren nicht aufzugeben und Dir zeigen was Du tun kannst um wieder voran zu kommen. Ich weiß es ist nicht einfach immer den Kopf hochzuhalten und das Business kann ganz schön viel Kraft kosten ab und an, aber es wird sich lohnen dran zu bleiben.

In meinem Fall hat es sich sowas von gelohnt. Ich habe herausgefunden, was ich wirklich erreichen will mit meinem Business, mein Warum hat sich klarer definiert. Das führte wiederum dazu, dass sich meine Arbeit wieder gut anfühlte und mir Spaß machte. Ich bin unglaublich froh, dass ich mich nicht unterkriegen habe lassen und Du schaffst das auch.

01 | Frage Dich warum Du überhaupt Dein Business gestartet hast

Dein Warum ist wichtig um überhaupt weiter machen zu können. Nimm Dir Zeit und denke darüber nach warum Du Dein Business gestartet hast. Du kannst Du Dein Business weiter aufbauen, wenn Du genau weißt warum Du das tust.

Schon allein über Dein Warum nachzudenken, kann Dich unheimlich motivieren, weil Du an all die Menschen denkst denen Du mit Deiner Expertise und Deinen Fähigkeiten helfen kannst. Schau, dass Du Dich dazu an einen ruhigen Ort zurückziehst und genug Zeit dafür frei machst.

Es ist wichtig Dich wieder zu motivieren, wenn Du weiter anderen helfen möchtest und herausfinden möchtest wie Du am Besten Dich einbringen kannst. Jeder möchte ja Arbeit tun die Spaß macht einerseits, aber eben auch etwas bewegt. Wenn Du Dein Business nur halbherzig führst, schadest Du nicht nur Dir sondern auch Deinen Kunden.

02 | Bist Du vielleicht zu voreilig mit Deiner Entscheidung aufgeben zu wollen?

Manchmal hat man einfach einen schlechten Tag. Da trifft man Entscheidungen die zu emotional sind und im Grunde einfach keinen Sinn ergeben. Ganz viele Ängste und Zweifel sind unbegründet und finden eigentlich nur in unserem Kopf statt.

Bevor Du eine schwerwiegende und einschneidende Entscheidung triffst, schlaf lieber nochmal drüber. Atme durch und beruhige Dich erstmal. Mach zur Not etwas völlig anderes. Schließe Dein Büro für einen Tag oder mal eine ganze Woche, wenn es nicht anders geht.

Es prasselt oft viel zu schnell alles auf einen ein, wenn man den Fokus verliert und dann fangen die Zweifel an, weil man nur noch von A nach B saust und einfach nur gestresst ist. Sei in solchen Situationen nicht zu voreilig, sondern komm erstmal wieder runter.

Wie sagte schon die Oma? Es wird nichts so heiß gegessen wie es gekocht wird.

03 | Denke an das Resultat, wenn Du durchhältst

Das ist super wichtig und lässt einen so manches dunkle Tal durchschreiten mit Mut und Zuversicht. Denk immer an das große Bild. Die Details sind manchmal erschreckend oder anstrengend, aber alles was Du tust trägt zum großen Ganzen bei.

Verliere nie aus dem Blick was am Ende auf Dich wartet und belohne Dich für die Steps auf dem Weg die Du gemacht hast. Setze Dir Meilensteine die auf das Resultat hinarbeiten und geh dann einen nach dem anderen. Du kannst das! Nur Mut.

04 | Für wen tust Du das alles?

Ein Business zu gründen kann vielfältige Beweggründe haben. Der eigene Boss sein zu wollen, mehr Kontrolle über die Höhe des Einkommens, mehr Flexibilität was die Zeit anbelangt und vieles mehr. Überlege Dir für wen Du das alles machst.

Machst Du es für Deine persönliche Freiheit? Willst Du, dass Deine Familie komfortabler leben kann? Willst Du anderen helfen? Und und und. Stelle Dir die Frage. Sie ist eng verknüpft mit Deinem Warum und entscheidend dafür ob und wie Du weitermachen willst.

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05 | Motivierende Dinge und Menschen sind wichtig

Als ich mich selbstständig gemacht habe, hat keiner so Recht an mich geglaubt, als ich dann mein Business umgebaut habe um mehr passives Einkommen zu erzielen hat erst recht keiner mehr an mich geglaubt.

Heute ist es leider oft noch so, dass wenn die Leute sehen, dass Du mehrere Einkommensströme hast, sie denken Du machst nichts Halbes und nichts Ganzes. Das ist völliger Quatsch. Jeder Freelancer sollte mehrere Quellen an Einkommen haben und ein paar davon sollten weitestgehend passiv sein. Aber zurück zum eigentlichen Punkt.

Ich habe lange mit mir gekämpft, weil ich erwartet hatte von meinem Umfeld unterstützt zu werden und motiviert zu werden. Leider ist das nicht selbstverständlich wie ich feststellen musste. Lange Zeit habe ich alleine für mich gekämpft und konnte es mit niemandem teilen.

Als ich mir dann aber Leute gesucht habe die mich verstehen und aus einer ähnlichen Nische kommen, wurde alles irgendwie leichter. Ich musste zwar immer noch oft mich selbst motivieren, aber ich hatte das Gefühl da ist jemand im Hintergrund der mich auch anfeuern wird, wenn ich das mal brauche und einen Durchhänger habe.

Genauso hat auch geholfen ein Visionboard anzulegen und stetig zu aktualisieren. Erst hatte ich das Board offen in meinem Büro hängen, aber das bot wieder Angriffsfläche für Zweifler die mich nur runterziehen wollten und nicht ernst nahmen. Seitdem mache ich in GoodNotes mein Visionboard. Dort sehe es nur ich und ich kann immer wieder darauf zurückgreifen, wenn mal ein Tag nicht so läuft wie ich es mir vorgestellt habe.

Überlege was Dich motivieren könnte? Sparst Du auf etwas oder gibt es Leute denen Du folgen könntest auf Social Media die Dich motivieren? Gibt es sonst etwas das Dich motivieren könnte?

06 | Der Grund warum Du aufgeben willst muss aus der Welt geschafft werden

Oft gibt es einen bestimmten Grund warum man alles hinwerfen will. Was ich von meinen Coaching Kunden oft höre ist, dass sie es irgendwie hassen mit Kunden direkt zu arbeiten. Das ist wirklich schade wie ich finde, weil die Arbeit mit dem Kunden direkt kann so viel tolles bewirken. Aber ich kann verstehen, dass es nicht immer einfach ist.

In diesem Fall wäre vielleicht zu überlegen ob man die Zusammenarbeit mit Kunden durch bessere Workflows verbessern kann. Das würden den Grund aus der Welt schaffen und wieder mehr Spaß in die Arbeit bringen.

Manchmal sind es kleine Dinge die man ändern kann, dass etwas wieder besser läuft. Manchmal muss man aber auch einfach Dinge im Service oder ganze Produkte einfach streichen, weil sie für einen nicht mehr funktionieren oder auch nicht mehr rentabel sind. Große Konzerne machen das dauernd.

Du darfst Dich als Unternehmerin weiterentwickeln und Du kannst sicher sein, dass es für so ziemlich jedes Problem eine Lösung gibt. Du musst nur Dich mit der Sache auseinandersetzen und aktiv nach Lösungen suchen.

07 | Gib nicht zu früh auf nur, weil der Start holprig war

Gerade wenn man ganz frisch im Business ist und das Gefühl hat man verdient nicht schnell genug Geld, können die Zweifel schon mal einem über den Kopf wachsen. Aber gib nicht zu früh auf nur, weil es holprig ist und Zeit kostet.

In den letzten zwei Jahren begegnete mir das besonders oft, dass Leute unglaublich frustriert waren, weil sie nicht so erfolgreich waren wie jemand den sie bewundern. Es gibt da draußen ganz viele Onlinebusiness Gurus die Dir erzählen, dass Du in nur wenigen Tagen ein komplettes Business aufbauen kannst und am Ende des Monats der Porsche vor der Tür steht.

Das ist Schwachsinn! Die einzige Person die damit Geld macht ist der Guru und nicht Du. Sie verdienen Geld mit unrealistischen Versprechungen und wedeln mit ihren gemieteten Luxusautos vor Deiner Nase rum. Fall nicht drauf rein.

Ein Business das langfristig gesund sein soll muss mit Sinn und Verstand aufgebaut werden und es muss wirklichen Nutzen für den Kunden haben. Wenn Dein Produkt oder Dein Service Mist ist, wird Dich über kurz oder lang keiner mehr buchen oder etwas von Dir kaufen. Du wirst ständig ein neues Business aus dem Boden stampfen müssen um klar zu kommen und das ist nur wirklich dämlich, wenn Du mich fragst.

Der Start ist selten richtig glamourös und erfolgreich so wie Du es Dir vorstellst, aber Du erreichst Deine Ziele, wenn Du dranbleibst und fokussiert an Deinem Business arbeitest. Halte durch es lohnt sich wirklich.

08 | Ganz wichtig! Glaub an Dich selbst.

Ich hatte es weiter oben schon angesprochen wie wichtig es ist motiviert zu sein und sich frei zu machen von der Meinung anderer die einen nur runterziehen wollen. Wenn keiner an Dich glaubt, kann das ganz schön weh tun ich weiß. Aber wenn Du nicht an Dich selbst glaubst hast Du schon verloren.

An Bezos den Gründer von Amazon hat auch anfangs keiner geglaubt und jetzt ist er Milliardär. Ich will nicht damit sagen Du musst jetzt Milliardär werden um als erfolgreich zu gelten. Ich will nur Dir zeigen, dass er an sich geglaubt hat und die Arbeit reingesteckt hat, damit er heute so leben kann wie er es wollte.

Es ist völlig egal ob jemand in Deinem näheren Umfeld an Dich glaubt, wichtig ist nur, dass Du an Dich glaubst und realistisch einschätzt. Träume groß und entschuldige Dich nicht dafür. Mach Dich nicht klein und übernehme die Verantwortung für Deine Karriere und Dein Business. Lass es krachen!

Ich hoffe dieser Artikel konnte Dich motivieren und hat Dich dazu inspiriert wieder mehr Gas zu geben und einfach nicht aufzugeben. Wie gesagt lass es krachen!

Wie Du einen Home-Office Tag optimal beendest um abschalten zu können

Wer von zuhause arbeitet kennt das sicherlich. Man ist eigentlich fertig mit seinem Arbeitstag, aber man kann einfach nicht abschalten und sich entspannen. In diesem Artikel gebe ich Dir Tipps wie Du Deinen Home Office Tag optimal beendest um am nächsten Tag wieder ausgeruht und happy loslegen zu können. #stress #selbstmanagement #burnout #arbeitsalltag #arbeitenvonzuhause #homeofficetipps
Wer von zuhause arbeitet kennt das sicherlich. Man ist eigentlich fertig mit seinem Arbeitstag, aber man kann einfach nicht abschalten und sich entspannen. In diesem Artikel gebe ich Dir Tipps wie Du Deinen Home Office Tag optimal beendest um am nächsten Tag wieder ausgeruht und happy loslegen zu können.  #stress #selbstmanagement #burnout #arbeitsalltag #arbeitenvonzuhause #homeofficetipps
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Seit 2003 bin ich selbstständig und mindestens genauso lange arbeite ich vorwiegend im Homeoffice. Als ich noch in Berlin gewohnt habe, war ich auch ab und zu in Co-Working Spaces, aber die meiste Zeit arbeite ich von zuhause.

Für mich hat das Home-Office mehr Vor- als Nachteile. Es gibt nur eine Sache die auch mir immer wieder schwer fiel. Das Abschalten nach der Arbeit war oft ein Kampf. So sehr, dass es mich irgendwann krank machte und ich unter Dauerstrom stand.

Ich konnte nicht mehr schlafen noch mich lang genug auf eine Sache konzentrieren. Ich hatte ständig das Gefühl, dass ich nicht genug gearbeitet hatte und unbedingt noch was erledigen sollte. Zu dem Zeitpunkt hatte mein Partner noch Schichten und sobald er Nachtschicht oder Spätschicht hatte, saß ich grundsätzlich von morgens um 7 Uhr bis abends um 11 Uhr am Rechner im Büro. Oft hatte ich mir auch keine Zeit genommen anständig zu essen und so ging auch meine Gesundheit weiter den Bach runter.

Ich habe leider fast zu spät die Notbremse gezogen und mir überlegt wie ich meinen Arbeitstag besser beenden könnte. Im September 2017 machte ich einen eher unfreiwilligen Abstecher in die Notaufnahme mit Herzrasen und Panikattacken.

Ich stand völlig neben mir und die nächsten Wochen waren mega anstrengend und beängstigend. In dieser Zeit fing ich an mich mit gesunden Routinen auseinanderzusetzen. Ich las Unmengen von Büchern und Artikel zu dem Thema. Stück für Stück habe ich dann eine Routine gefunden die für mich passt.

Wieso eine Routine fragst Du Dich jetzt vielleicht?

Mein Hirn filtert den Alltag sehr schlecht und nimmt einfach alles auf wie ein Schwamm. Ich bin dadurch schnell abgelenkt, wenn ich keinen Plan habe und keine Routinen die mich ein bisschen durch den Tag leiten. Früher war das extrem. Ich brauchte für fast jeden Vorgang in meinem Leben einen Plan um funktionieren zu können. Wurde der Plan durchkreuzt war ich überfordert.

Heute ist das ganz anders. Ich mache Pläne und befolge Routinen, aber eben viel lockerer. Geht ein Plan nicht auf oder ist einfach keine Zeit die Routine zu vollziehen gerate ich nicht mehr in Stress. Jeder Mensch tickt anders, aber wenn ich eins gelernt habe dann, dass Routine Dir das Leben sehr erleichtern können und Ruhe in den Tag bringen auch wenn es gerade alles etwas viel ist.

Für den Business-Alltag gilt ja dasselbe. Mal ist es ein recht ruhiger Tag und mal wollen alle auf einmal etwas von Dir. Gerade an solchen Tagen ist es dann manchmal wirklich schwer einfach das Laptop zu schließen und Feierabend zu machen.

So beendest Du Deinen Arbeitstag im Homeoffice optimal

Das Ende meines Arbeitstages beginnt grob eine Stunde bevor ich wirklich alle Geräte ausmache. Ich versuche meist auf 17 Uhr wirklich Feierabend zu machen, da ich ja meist schon um 7 Uhr am Rechner sitze und kaum Pausen mache. Pro Tag arbeite ich oft 10 bis 11 Stunden. Nicht unbedingt, weil ich muss, sondern weil es Spaß macht.

Das wird sich sicherlich anpassen sobald ich eine Familie haben sollte, aber so wie es jetzt gerade ist, passt es auch zum Arbeitsrhythmus meines Partners und wir haben noch genug Zeit für uns den Rest des Tages.

Gegen 16 Uhr beantworte ich die letzten E-Mails und mache mir entspannende Öle im Diffusor an. Meist eine Mischung aus Lavendel und Orange. Nach den E-Mails plane ich den nächsten Tag und schreiben dann noch alles auf was mir im Kopf herumschwirrt.

So kann ich sicher sein, dass ich nichts vergesse und der Kopf ist weitestgehend leer, wenn ich dann tatsächlich das Büro verlasse. Bevor ich aber wirklich fertig im Büro bin vergeht noch etwas Zeit. Ich bereite meinen Arbeitsplatz für den nächsten Tag vor und räume auf was nicht an seinem Platz liegt.

Wenn ich dann morgens wieder reinkomme ins Büro, kann ich direkt loslegen und muss weder suchen noch aufräumen. Ich bin morgens am produktivsten deswegen muss ich immer schauen, dass ich direkt loslegen kann und ohne Umwege an die Aufgabenliste ran kann.

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Hilfreich ist auch wenn Du einen Arbeitsplatz hast den Du nicht dauernd siehst vor und nach der Arbeit. Ich habe das Glück ein kleines Zimmer im Haus zu haben, dass ich komplett für mich und mein Büro nutzen kann. Solltest Du das nicht haben, dann schau ob Du Deinen Computer so stellen kannst, dass Du ihn nicht dauernd siehst.

Hast Du nur ein Laptop ist das besonders leicht. Mach Dir einen „Büro-Korb“ und lege dort dann Dein Laptop und sonstige Arbeitsmaterialien rein. Den Korb stellst Du dann irgendwohin wo Du ihn nicht dauernd im Blick hast, aber morgens gleich wiederfindest.

Gerade jetzt hin zum Sommer wird es in meinem Büro oft zu heiß und ich arbeite im Erdgeschoss am Esstisch oder von der Couch mal. Damit ich mich nicht überall verteile habe ich einen Korb von Reisenthel genommen, indem ich alles verstauen kann und ihn einfach auch leicht nach oben in mein Büro tragen kann.

Die Körbe von Reisenthel sind robust und dennoch leicht. Mit ihren verschiedenen Mustern und Farben sehen sie auch echt schick aus. Im Grunde ist es aber egal was für einen Korb Du nutzt. Hauptsache alles passt rein und Du kannst ihn dank Griffen gut tragen. Ich würde vielleicht noch drauf achten, dass der Korb nicht zu scharfe Kanten hat oder feines Material verliert das sich im Laptop festsetzen kann.

Jetzt ist Feierabend!

Habe ich alle Steps erledigt, nehme ich mir ab und zu noch Zeit 10 Minuten zu meditieren und den Tag Revue passieren zu lassen. Ich versuche mich darauf zu konzentrieren was gut lief und das was schlecht lief loszulassen. Neuer Tag neue Chance. Ich versuche mit meinem Tagwerk zufrieden zu sein und nicht zu perfektionistisch zu denken.

Gestern war z.B. so ein Tag da war nur Ablenkung hier. Das Nachbarskind hatte fast den ganzen Tag einen Heul- und Wutanfall, der Hausbau am Ende der Straße war laut und dauernd flog ein Hubschrauber hin und her in der Nähe. Selbst mit Kopfhörern und Meeresrauschen auf den Ohren konnte ich mich kaum konzentrieren.

Irgendwann gab ich dann gegen 16 Uhr auf und beendete abrupt meinen Arbeitstag obwohl ich noch mitten an einer Aufgabe war. Ich hatte zum zehnten Mal einen Satz neu angefangen in meinem Artikel und irgendwann beschlossen es reicht jetzt.

Früher hätte mich das Mords aufgeregt. Gestern hat es mich auch geärgert, aber ich habe es dann aktiv losgelassen und mich stattdessen gefreut, eine Stunde mehr mit meinem Partner verbringen zu können. Manchmal muss man einfach den Blickwinkel ändern um abschalten zu können.

Du musst also nicht strikt die gleiche Routine wie ich befolgen. Du musst nur überlegen was Dir hilft den Arbeitstag loszulassen und abzuschließen. Sei gut zu Dir und zufrieden mit dem was Du geleistet hast. War der Tag mal nicht so produktiv Deiner Meinung nach, dann kannst Du auch nichts mehr machen. Irgendwann ist die Konzentration einfach weg und manchmal ist das Leben einfach schwierig. Loslassen hilft aber. Sei gut zu Dir und stolz auf Dich.

Überwinde das Leistungstief am Nachmittag mit einer neuen Routine

Nachmittags fällt es einem meist schwerer sich zu konzentrieren als vormittags. Mit ein paar Tricks überwindest Du aber das Leistungstief am Nachmittag und kannst Deine Produktivität und Deinen Fokus aufrecht erhalten. #zeitmanagement #selbstmanagement #projektmanagement #designerin #organisation
Nachmittags fällt es einem meist schwerer sich zu konzentrieren als vormittags. Mit ein paar Tricks überwindest Du aber das Leistungstief am Nachmittag und kannst Deine Produktivität und Deinen Fokus aufrecht erhalten. #zeitmanagement #selbstmanagement #projektmanagement #designerin #organisation
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Ich weiß nicht wie Dir es geht, aber nachmittags ist bei mir meist die Luft raus. Ich stehe unter der Woche immer um 5 Uhr auf und sitze meist schon gegen halb 7 dann am Schreibtisch. Fluch und Segen des Home-Office. Ab 13 Uhr fängt dann so langsam meine Konzentration an zu schwinden. Meiste habe ich bis dahin nur eine kleine Pause gemacht oder oft auch gar keine richtige. Das ist dann so der Punkt wo ich einfach was anderes machen muss.

Ich habe daher mal eine neue Routine nachmittags ausprobiert und muss sagen, dass ich nachmittags jetzt auch wieder produktiver bin, weil ich mir einfach kurz Zeit nehmen den Kopf quasi durchzupusten. Meine Tipps sind teilweise wirklich einfach, aber doch sehr effektiv. Ich war selbst überrascht. Ich bin ja jemand der nur ungern die Arbeit unterbricht, weil sie mir einfach unendlich Spaß macht die meiste Zeit.

Natürlich habe ich auch mal einen Durchhänger, aber die werden immer weniger von Monat zu Monat. Woohoo! Ok zurück zum Thema. Hust.

Frische Luft tut gut

Lange Zeit war ich dafür zu faul oder dachte „ich kann doch jetzt nicht mitten am Tag spazieren gehen“. Das war wieder ein klarer Fall von zu viel darüber nachdenken was andere von mir als Businessfrau halten. Mein Business meine Regeln. Also bin ich regelmäßig mitten am Tag, bei Wind und Wetter ein paar Minuten oder mal sogar eine ganze Stunde spazieren gegangen.

Mein Kopf war danach so frei gepustet, dass ich nochmal einige Stunden arbeiten konnte und so einiges geschafft habe. Die frische Luft hat einfach Wunder bewirkt und das Hirn wieder entwirrt von all den Gedankenknoten. Wenn man lange intensiv an etwas arbeitet, verbeißt man sich schon mal in eine Aufgabe und hat unter Umstände zu viel Zeit ohne frische Luft oder Sonnenlicht verbracht.

Raus gehen lohnt sich. Der Kopf wird frei und Du kannst nochmal richtig durchstarten bis zum Feierabend. Mir kommen meist super Ideen, wenn ich in der Natur unterwegs bin. Solltest Du einfach nicht spazieren wollen, dann mach wenigstens mal die Fenster auf und lass einmal richtig durchziehen. Das reichert gleich die Luft wieder etwas an. Kleiner Tipp, die richtigen Zimmerpflanzen können auch helfen die Luft zu reinigen und den Kopf freizuhalten.

Mach was im Haushalt

Dieser Tipp ist wohlgemerkt nur anwendbar, wenn Du im Homeoffice arbeitest, aber vielleicht klappt es auch im Büro. Manchmal wenn ich merke ich werde unproduktiv, stehe ich auf, verlasse den Raum und mache irgendetwas im Haushalt. Kurz mal die Spülmaschine einräumen, den Müll rausbringen, eine Maschine Wäsche starten. Irgendwas in der Art. Eine kleine Tätigkeit die nicht lange dauert, aber mich aus dem Moment zerrt.

Manchmal hilft das schon eine Blockade im Kopf zu lösen und wieder klar zu kommen. Du könntest auch nebenher kurz Musik hören oder eine kurze Podcast-Folge. Letzteres mache ich nicht mehr mitten im Arbeitstag, weil ich meistens tausend Ideen beim anhören bekomme. Ich höre ja eher Business Podcasts und da kann es dann schon mal vorkommen, dass ich einfach abgelenkt werde.

Arbeite an untergeordneten Sachen

Ich arbeite nachmittags auch oft an Dingen die eher untergeordnet sind. Was meine ich damit? Das sind Aufgaben die gemacht werden müssen, aber nicht unmittelbar wichtig sind für das Wachstum meines Business. Das sind Dinge wie Ablage machen, Updates erledigen für meine Webseiten oder ähnliches.

Oft lerne ich auch nachmittags neue Dinge oder lese Business Bücher. Manchmal überarbeite ich auch meine Entwürfe für Instagram oder räume einfach das Büro auf. Ich erledige was gemacht werden muss und bin am Ende zufrieden, dass ich doch noch was geschafft habe, nach meiner ultraproduktiven Zeit am Vormittag. So bleibt auch der Kleinkram nicht so liegen, sondern alles ist im Fluss.

Matcha anstatt Kaffee

Wenn ich erstmal mit Kaffee trinken anfange, bin ich für Wochen süchtig danach. Aber Kaffee tut mir nicht gut. Ich crashe regelrecht nach einer Tasse und bin müde und schlapp. Um diese Sucht zu durchbrechen habe ich mal Matcha getestet und ich muss sagen es wirkt. Matcha hält mich fit und lässt meinen Körper nicht crashen. Außerdem macht mich Matcha nicht so nervös wie Kaffee.

Bei Kaffee hatte ich oft den Eindruck, dass ich teilweise so nervös wurde, dass es fast schon in Richtung Angstzustände ging. Außerdem hüpft mein Herz schon nach der zweiten Tasse Kaffee am Tag. Bei Matcha ist mir das noch nicht passiert. Im Moment experimentiere ich am perfekten Matcha Latte Rezept für mich.

Trinkst Du Matcha oder bist Du Team Kaffee?

Tagesroutine Worksheet

TAGESROUTINE Worksheet

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Das richtige Essen

Meine neue Routine beinhaltet auch das richtige Essen zur richtigen Zeit. Früher habe ich mittags ganz normal Essen gekocht und oft lag mir das einfach zu schwer im Bauch. Ich bin fast eingeschlafen am Schreibtisch so schlimm war das teilweise. Das hat bestimmt jeder schon mal gehabt. Pizza gegessen und danach war Food Koma angesagt.

Während des Arbeitstages ist das ja eher suboptimal um das mal nett zu formulieren. Jetzt mache ich zur Mittagszeit mir einen üppigen Salat mit Ei oder einer anderen Proteinquelle und esse erst warm gegen Abend. Das Essen liegt dann nicht so schwer im Magen und meine Konzentration geht nicht so in den Keller, weil ich nur noch an die Couch denken kann.

Über den Tag verteilt schaue ich auch, dass ich immer gute Snacks parat habe. Dinge wie Nüsse, Energiebällchen oder mal einen Apfel. Die Snacks sollten so gewählt sein, dass sie nicht zu viel Zucker haben, sonst haben wir das gleiche Problem wie beim Kaffee. Man crashed und wird müde.

Wichtig ist auch viel zu trinken. Wasser oder ungesüßte Tees eignen sich da am besten. Morgens trinke ich z.B. einen halben Liter Zitronenwasser und einen halben Liter Tee. Ich bin ja ein chronischer zu wenig Trinker, daher muss ich mir mein Getränk mit Geschmack etwas interessanter machen. Ich meide aber Getränke wie Cola, Fanta und Co, weil diese durch den Zuckergehalt mich einfach unruhig machen.

Bewegung am Platz

Um auch nachmittags noch fit zu sein, hilft auch eine Routine in der man sich regelmäßig bewegt oder stretched. Einfach Yoga Übungen oder einfach aufstehen und sich strecken kann helfen konzentriert zu bleiben oder aus einem Tief wieder herauszufinden.

Du kannst auch einen großen Gymnastikball mal gegen Deinen Stuhl tauschen oder einfach im Stehen für eine gewisse Zeit arbeiten. Ich habe einen Schreibtisch der elektrisch höhenverstellbar ist. Das ist echt Gold wert, weil es bei der richtigen Haltung unterstützen kann und die Muskeln immer wieder mal beansprucht.

Es heißt ja nicht umsonst sitzen ist das neue Rauchen. Ist wirklich etwas dran. Der Fluss im Körper läuft besser, wenn der Körper in Bewegung ist. Stichwort Lymphflüssigkeit. Die kann sich durch zu langes sitzen stauen und das kann auch gefährlich werden. Also immer wieder mal aufstehen oder einfach mal durchs Büro hüpfen und tanzen. Das macht auch gleich gute Laune.

Die Leute im Homeoffice können das ja ganz leicht machen. Ob ich mich auf Arbeit trauen würde das zu machen, weiß ich nicht, aber vielleicht ist ja eine von Euch Mädels mutiger als ich.

Ätherische Öle

Ätherische Öle spielen erst seit ca. zwei Jahren wieder mehr eine Rolle in meinem Leben. Ich habe meinen Diffusor nahezu jeden Tag an. Öle wie Orange, Zitrone, Pfefferminze und Lavendel nutze ich oft. Mir helfen Düfte sehr fokussiert zu bleiben oder mich zu entspannen.

Vor kurzem hatte ich einen Tag im Büro da lief alles schief und ich wurde immer angespannter und gestresster. Ich wusste zwar, dass alles lösbar ist, aber mich nervte der Gedanke, dass ich mich jetzt damit auseinandersetzen musste wo ich doch andere Sachen erledigen wollte.

Meine Muskeln machten immer mehr Dicht und ich biss schon den Kiefer fester als nötig zusammen. Also entschloss ich mich Lavendel in den Diffusor zu geben und nach knapp einer Stunde war ich wieder entspannter. Das Problem hatte sich zwar nicht in Luft aufgelöst, aber ich war weniger gestresst.

Der Diffusor läuft auch schon mal den ganzen Vormittag mindestens. Wenn Du mal ein bisschen recherchierst wirst Du viel finden zum Thema. Es gibt sogar Studien die belegen, wie Düfte unser Verhalten und Befinden positiv beeinflussen können. Kaufhäuser nutzen das sogar für sich um die Besucher zu Kunden zu machen.

Generell gesagt können Ätherische Öle einfach helfen, dass es im Raum angenehmer ist und man sich mehr auf die wichtigen Sachen konzentrieren kann.

Es liegt bei Dir

Wie Du siehst gibt es ein paar Dinge die Du tun kannst um produktiv und fit zu bleiben. Hast Du vielleicht noch einen guten Tipp wie man das Leistungstief am Nachmittag überwinden oder gar verhindern kann? Wenn ja, schreib doch einfach unten in die Kommentare. Wir können bestimmt noch was von Dir lernen.

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