Meine neue Tagesroutine oder wie ich fokussiert bleibe und meine To Do Liste rocke

Meine aktuelle Tagesroutine und wie ich meine To Do Liste rocke #aufgabenliste #kalender #zeitmanagement #selbstmanagement #produktivität #fokus #routine #redaktionsplan #businessfrau
Meine aktuelle Tagesroutine und wie ich meine To Do Liste rocke #aufgabenliste #kalender #zeitmanagement #selbstmanagement #produktivität #fokus #routine #redaktionsplan #businessfrau
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Ich habe über die Jahre schon so einige Routinen ausprobiert und getestet. Es ändert sich immer wieder etwas, aber irgendwie sind die letzten zwei Jahre ein paar Dinge geblieben und zur Routine geworden. Eigentlich sehr ungewöhnlich für mich, aber vielleicht liegt es einfach daran, dass ich jetzt wieder ein Stückchen älter bin und manche Dinge einfach nicht mehr so perfektionistisch angehe.

Von Routinen bin ich unter einer Voraussetzung überzeugt. Sie müssen nützlich sein und einen nicht behindern oder gar aufhalten beim umsetzen der Tätigkeiten oder der Verwirklichung der eigenen Träume. Über Jahre habe ich mich mega verkopft und jede Routine von fast jedem Produktivitätsguru ausprobiert, angepasst und doch wieder fallen lassen.

Irgendwie waren immer nur Bruchstücke wirklich nützlich und andere einfach viel zu kompliziert. Da ich vor ein paar Jahren mental ziemlich ausgelaugt war, sehnte ich mich nach mehr Einfachheit. Weniger Regeln, weniger Aufgaben, weniger gesellschaftliche Zwänge. Einfach ich sein und genießen, dass ich nunmal meine Zeit einteilen kann wie ich will und ich arbeiten kann wann ich will.

Keine Gewissensbisse haben wenn andere “Nine-to-Five” arbeiten und ich einfach beschließe an dem Tag, anstatt zu arbeiten ins Museum zu gehen um Inspiration zu finden. Passierte zwar höchst selten, weil ich echt ein Arbeitstier bin, aber es gab schon Momente wo ich dachte ich darf das einfach nicht machen. Was sollen denn die anderen denken. Bla bla. Limitierende Gedanken.

Aber zurück zum Punkt. Ein Schritt dieser Vereinfachung meiner Routinen war, dass ich mir gesagt habe, dass Routinen nur noch Montag bis Freitag stattfinden und die Wochenenden spätestens völlig frei von Muster und Korsetts sein sollten. Diese kleine Entscheidung hat schon enorm viel Ruhe reingebracht und meinen Stress erheblich gesenkt.

Der Mensch braucht mal eine Pause vom Terminplan und der bis ins Detail strukturierten Aufgabenliste. Ich hätte nie gedacht, dass ich das jemals sagen würde, aber es ist so. Der Mensch muss auch mal einfach nur atmen. Meine derzeitige Routine hilft mir auch kreativ zu bleiben und nicht immer wieder den Faden zu verlieren.

Lade Dir dieses Worksheet herunter und optimiere Deine Tagesroutine für mehr Produktivität.

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So sieht meine Routine im Moment aus

Aufwachen um 5 Uhr

Bis 2017 bin ich noch erst um 6 Uhr aufgestanden, aber als wir dann umgezogen sind und die Schicht meines Verlobten sich geändert hatte, beschloss ich einfach mit ihm um 5 Uhr aufzustehen. Ich konnte ohnehin nicht mehr einschlafen wenn sein Wecker klingelte also probierte ich aus ob ich gut aus den Federn komme. Und was soll ich sagen. Ich liebe es mittlerweile, denn ich kann in aller Ruhe in den Tag starten und schon mal ein paar Dinge nur für mich oder die Familie erledigen.

In letzter Zeit packe ich mir zuerst einmal Musik auf die Ohren und trinke einen halben Liter Wasser (mal mit mal ohne Zitrone). Danach mache ich eine halbe Stunde mindestens Sport. Im Moment mache ich verschiedene Übungen eines HITT-Trainings. Manchmal wenn ich nicht so fit bin, mache ich einfach ein paar Yoga-Übungen. Ich kann irgendwie nicht jeden Tag gleich wie eine Wilde durch das Wohnzimmer turnen.

Sobald das Sportprogramm erledigt ist, werfe ich bei Bedarf eine Maschine Wäsche an und mach mich im Bad fertig für den Tag. Danach gibt es die erste große Tasse Tee und den Blick in den Kalender und mein Projektmanagement System. Wenn ich im Bad nicht getrödelt habe ist auch noch Zeit für ein bisschen Journaling.

Mit Arbeit um 8 Uhr starten

Noch bevor ich irgendwelche E-Mails oder Social Media checke, wird die erste wichtige Aufgabe des Tages in Angriff genommen. Gegen 9 Uhr gibt es dann Frühstück und die erste kurze Pause. Falls noch nicht geschehen wird danach die zweite wichtige Aufgabe des Tages erledigt und danach die ersten E-Mails bearbeitet. Wenn ich besonders schnell bin und ungestört arbeiten kann, ist auch Aufgabe Nummer drei bald erledigt.

Mittagszeit und Nachmittag

Ab 13 Uhr heißt es erstmal runter vom Gas und Mittagspause machen. Bis dahin habe ich meist alle wichtigen Aufgaben schon erledigt und kann mich ab jetzt den untergeordneten Aufgaben des Tages widmen. Aber wie gesagt, erstmal Pause. Je nach Hunger gibt es einen kleinen Snack oder einen üppigen Salat. Dann werden noch kleine Haushaltsaufgaben erledigt und falls noch Zeit ist kann es mal passieren, dass ich mich eine halbe Stunde auf die Couch lege. Passiert aber recht selten, weil ich ein kleiner Workaholic bin. Definitiv noch etwas woran ich arbeiten sollte.

Gegen 16 Uhr ist dann das Ende des Arbeitstages in Sichtweite in der Regel. Jetzt fange ich an die letzten E-Mails zu bearbeiten, den nächsten Tag zu planen und meinen Schreibtisch vom Chaos zu befreien. Ich weiß nicht wieso, aber am Ende des Tages sieht mein Büro immer aus als wären die Vandalen vorbeigekommen. Kreatives Chaos nennt man das oder doch nur Unordnung?! Man weiß es nicht.

Der Rest ist dann bis ca. 17 Uhr oder 17:30 Uhr erledigt und ich kann Feierabend machen. Manchmal arbeite ich aber auch länger. Kommt ganz darauf an wieviel ich erledigen will und was sonst so ansteht am Tag. Aber an normalen Tagen sieht es in etwa so aus. Ich koche Essen oder wärme Reste auf, mache den Haushalt, gehe spazieren mit meinem Schatz, bereite ein paar Sachen für den nächsten Tag vor wie z.B. Snacks und lege meine Sachen für den nächsten Tag bereit.

Ab 19 Uhr spätestens brauche ich dann ein bisschen Me-Time. Mein Abendritual für Entspannung startet. Ich nehme mir Zeit für Pflege, höre Musik, mache vielleicht nochmal Sport oder Yoga oder Lese. Ganz wonach mir gerade der Sinn steht. Die einzige Konstante im Abendritual ist die Pflege, weil das mich am Meisten entspannt. Alles andere mache ich einfach mal so mal anders.

Wenn Du jetzt auch Deine Tagesroutine überarbeiten willst, dann lade Dir mein Tagesroutine-Worksheet herunter.

Tagesroutine Worksheet

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Meine Routine ist nicht in Stein gemeißelt natürlich. Es gibt Tage da kommt das Leben anders als gewohnt und man muss sich anpassen, aber diese Routine hilft mir so weit wie möglich in Balance zu bleiben und zu erledigen was wichtig ist.

Ganz am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich mich noch mega darüber gefreut meine Zeit frei einteilen zu können und auch mal einfach erst gegen Mittag anzufangen mit der Arbeit. Aber ich weiß nicht ob es das Alter ist oder der Fakt, dass ich mit einem Mann zusammen bin, der gegen 16 Uhr von der Arbeit kommt. Es hat sich herausgestellt, dass ich einfach meine Arbeit so sehr liebe und meine produktivste Zeit eben morgens ist, dass ich doch wieder bei der “Nine to Five”-Arbeitsmentalität hängen geblieben bin. Ich mag es einfach viele wichtige Dinge am Tag erledigt zu kriegen. Es macht mich zufrieden Häkchen hinter Aufgaben zu setzen.

Allerdings muss man dazu sagen, dass ich mittlerweile extrem organisiert bin und nicht einfach nur arbeite, sondern auch wirklich etwas geschafft bekomme und meine Ziele jedes mal näher rücken. Einfach nur beschäftigt sein und tausend Sachen erledigen, wird Dich nirgendwo hinbringen in Deinem Business oder Leben. Manchmal breche ich aus dem “Nine to Five” aus und gehe mal ins Café und arbeite später weiter oder auch mal nicht mehr. Aber generell mag ich es möglichst frühzeitig die wichtigsten Dinge des Tages erledigt zu haben.

Ein wichtiges Tool um organisiert und produktiv zu bleiben ist mein Projektmanagement System ClickUp. Es ist gut aufgebaut und ich sehe sofort was ich zu tun habe, alles auf einen Blick und übersichtlich. So starte ich direkt produktiv in den Tag und arbeite selten Kopflos vor mich hin.

ClickUp hilft mir nicht einfach eine endlose Aufgabenliste zu haben, sondern gut geplante Quartale zu überblicken. Wenn dann mal was dringendes dazwischen kommt, sehe ich den ganzen Monat auf einen Blick und kann ganz einfach Aufgaben oder Termine verschieben. Alles keine große Sache. Das Leben ist manchmal unberechenbar und Dinge passieren. Mein Business bleibt heutzutage deswegen nicht mehr mit quietschenden Reifen stehen, sondern läuft einfach weiter.

Erst vor ein paar Monaten passierte das. Ich hatte plötzlich starke gesundheitliche Probleme. Meine ganze Woche war schon durchgeplant und eigentlich alles festgesetzt in ClickUp. Aber dadurch, dass ich einen kompletten Monat überblicken konnte, schob ich einfach die Aufgaben so zurecht, dass alles weiter im Fluss bleiben konnte, ich aber gleichzeitig Zeit in meine Genesung investieren konnte bzw. von einem Arzt zum anderen weitergereicht werden konnte. Gerade da wurde mir klar, was für ein Glück ich habe selbstständig und Herrin meiner Aufgabenliste zu sein.

Rituale und Routinen helfen dabei im Takt zu bleiben, aber man muss sich auch erlauben, dass der Takt auch mal gestört werden darf. Egal ob von etwas Gutem oder einem echt bescheuerten Tag. Oder einer echt gruseligen Woche mit unerwarteten Arztbesuchen.

Ein Wort an die Kritiker

Ich hatte vor ein paar Jahren einen ähnlichen Artikel auf meinem alten Blog Happy Heart Magazine veröffentlicht und einiges an bitterbösen Kommentaren geerntet. Leute gifteten mich an, dass ich erst um 7 oder manchmal erst um 8 Uhr aufstehe, dass ich mitten am Tag mich für eine halbe Stunde auf die Couch verziehe für einen Powernap oder einfach mal schon um 14 Uhr mit der Arbeit aufhöre. So oder so ähnlich waren die Vorwürfe meist. Als würde ich nicht genug arbeiten, faul sein und sowieso nur im Pyjama rumsitzen. Manche behaupteten, dass sie vor 9 Uhr mehr hinbekommen, als ich den ganzen Tag.

Das mag alles so sein und ich weiß, dass manch einer an manchen Tagen sicherlich mehr arbeitet als ich. Aber jemand der von 9 bis 17 Uhr im Büro sitzt ist nicht automatisch produktiver oder gar ein besserer Arbeiter als ich. Es gibt genug da draußen die unproduktiv oder gar kopflos arbeiten.

Der Punkt ist you do you – was für Dich gut ist ist für Dich gut und für mich eben etwas anderes. Ich brauchte in meiner Anfangszeit auch erstmal Zeit, um überhaupt herauszufinden wieviel ich arbeiten muss und will um zufrieden zu sein und zu welchen Zeiten ich am Besten arbeiten kann. Sowas braucht Zeit. Nicht jeder ist sofort super organisiert und ein Produktivitätsgenie.

Früher arbeitete ich bis 22 Uhr oft und fing schon um 6 Uhr an. Es gab eine Zeit da arbeitete ich wörtlich bis zum umfallen. Ich startete um 6 Uhr, aß Frühstück nebenher und verließ schon mal tagelang nicht meine Wohnung. Ich und mein Laptop waren fast zusammengewachsen und soziale Kontakte waren mir nicht so wichtig. Workaholic Modus nonstop.

Und was hat mir das am Ende gebracht? Nicht mehr Geld oder Kunden. Es machte mich krank. Ich brauchte literweise Kaffee um zu funktionieren, schlief kaum noch, bekam Herzrasen beim kleinsten Stress und begann depressiv zu werden. Ständig zweifelte ich an mir. Habe ich genug geleistet, sieht überhaupt jemand wieviel ich leiste, was muss ich überhaupt als erstes machen, ist mein Service zu teuer, ich finde bestimmt nicht genug Kunden nächsten Monat also los nimm diesen auch noch an egal ob Du wieder eine Nachtschicht machen musst.

Es endete zu guter Letzt mit der Notaufnahme und einigen Wochen voller Angst ich könnte schwere Herzprobleme haben.

Routinen und ein guter Plan machen den Unterschied zwischen beschäftigt sein und wirklich etwas auf die Reihe zu bekommen. Gute Planung und meine Routinen haben mir geholfen da rauszukommen. Da ich es hasse einfach nur beschäftigt zu sein und lieber wirklich effektiv und produktiv meine Aufgabenliste abarbeite, machte ich eine Tagesstruktur die genau auf meinen Kopf und meine Bedürfnisse abgestimmt ist. Was für mich funktioniert muss nicht für Dich funktionieren. Vielleicht bist Du eher eine Nachteule, vielleicht musst Du Deinen Tag komplett anders aufteilen je nachdem wann Du am produktivsten bist.

Mit meinem Worksheet kannst Du Deine ideale Tagesroutine herausfinden und sie nach Deinen Bedürfnissen anpassen. Lade sie Dir einfach über dieses Formular herunter.

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Der Grund warum ich auch mal einen Powernap machen kann ist, dass ich einen guten Plan habe und weiß was wann zu tun ist. Ich kann mich auf die Couch legen, weil dafür Raum eingeplant ist, weil ich weiß wie ich fokussiert bleibe und wie ich meine Energie schütze. Wenn Du gerne vor 9 Uhr alle Deine Aufgaben gerockt haben willst, dann mach das, go for it, aber hinterlasse nicht einen bösartigen Kommentar auf anderer Leute Blog.

Wenn es Dich aufregt nicht alles vor 9 Uhr geregelt zu kriegen, dann gibt es nur eine Lösung. Setz Dich damit auseinander, mache einen Plan und gehe mal auch kleine kontinuierliche Schritte Deinem Ziel entgegen anstatt immer zuviel zu wollen. Sei realistisch mit Deiner Zeit und auch mit dem Einsatz Deiner Energie. Wie gesagt, einfach nur beschäftigt sein wird Dein Business oder Dich nicht ein Stück weiterbringen. Es endet nur in Frust und wenn Du Pech hast mit Burnout.

Jeder hat eine andere Ausgangssituation und muss sich anders strukturieren. Ich kann Dir nur sagen, dass es machbar ist das zu schaffen was Du willst, wenn Du planst und wenn Du Dich selbst nicht limitierst und aufhältst, nur weil Du denkst Du müsstest die Dinge geregelt bekommen wie Person XY. Lass Dich nicht aufhalten, das zu erreichen was Du willst nur, weil Du Dich mit anderen vergleichst.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook gibt es eine ganze Lektion die sich nur mit dem Thema beschäftigt wie man seine Aufgabenliste aufbaut, Tage plant und weit im Voraus organisiert bleibt. Falls Du tiefer in das Thema einsteigen willst dann schau einfach mal hier vorbei.

Business Burn-Out – 10 Warnsignale und wie Du wieder heraus kommst wenn es Dich erwischt hat

Business Burn-Out - 10 Warnsignale und wie Du wieder heraus kommst wenn es Dich erwischt hat #Burnout #Stress #Zeitmanagment #Selbstmanagement #Produktivität #Motivation #Systeme #Organisation #Ordnung #Planung
Business Burn-Out - 10 Warnsignale und wie Du wieder heraus kommst wenn es Dich erwischt hat #Burnout #Stress #Zeitmanagment #Selbstmanagement #Produktivität #Motivation #Systeme #Organisation #Ordnung #Planung
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Vor einem Jahr hing ich in einem Burn-Out sehr ähnlichen Zustand fest. Ich landete sogar in der Notaufnahme mit Herzrasen, Panikattacke und Co.. Kommen sehen hatte ich das nicht, aber irgendwie geahnt, dass mir das passieren könnte, denn seit Jahren wurde ich immer unzufriedener und gestresster was mein Business anbetraf. Burn-Out schleicht sich an wie ein Dieb, nur um Dir von einem Moment auf den nächsten den Teppich unter den Füßen wegzuziehen, damit Du ordentlich auf die Nase fällst.

So oder so ähnlich hat es sich für mich angefühlt. Schon lange war ich nicht mehr richtig happy mit meiner Arbeit. Ich war es Leid wie ich als Freelancer in Agenturen behandelt wurde. Ich hatte die sexistischen Sprüche satt. Ich hatte es satt, dass jeder von mir erwartete ständig und zu jeder Tageszeit erreichbar zu sein. Aber ich tat lange nichts dagegen, weil die Angst nicht genug Geld mit nach Hause zu bringen einfach zu groß war. Ich redete mir ein, dass das halt so ist als Freelancer. Ein ständiger Kampf um Aufträge und Respekt für mich als Businessfrau.

Vielleicht hatte ich ja nur Pech, aber ich habe echt fiese Sachen in Agenturen erlebt und Mobbing war noch das kleinste Übel. Hinzu kamen noch ein paar private Dinge wie zum Beispiel der Verlust von drei lieben Menschen, die das Fass zum überlaufen brachten. Im September 2017 war es dann soweit. Genau am 07.09.2017 lag ich gegen Mittag auf einer Trage in der Notaufnahme, hyperventilierte und dachte jetzt ist es vorbei. Jetzt ist Feierabend. Ich hatte Glück im Unglück.

Mir ging es wirklich ätzend, aber es öffnete sich eine Tür zu einem neuen Lebensabschnitt. Ich beschloss an dem Tag, dass ich endlich etwas ändern werde. Dass ich endlich mein Business vollends umbauen würde, damit ich weniger Stress habe, aber trotzdem Menschen helfen kann. Vielleicht sogar mehr Menschen als vorher. Ich wühlte mich daraufhin die nächsten Monaten durch mein Business und meine Gedanken, die mich gebremst haben, bis es wieder voran und bergauf ging.

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Was ist Burn-Out?

Ich hatte damals wirklich Glück und bin nicht komplett ins Burn-Out gerutscht, aber als ich mich schlau gemacht habe, ist mir das Herz in die Hosentasche gerutscht und ich dachte nur, dass ich nie einen solchen Zustand erreichen möchte. Ich hatte damals “nur” hochgradig Stress, aber zum Burn-Out fehlte nicht mehr viel. Burn-Out wird ausgelöst durch chronischen Stress und macht sich auf vielfältige Weise bemerkbar.

Wissenschaftler haben festgestellt, dass sich nicht nur die Stimmung verändert, sondern auch das Gehirn selbst. Das hat Folgen für die Gedächtnisleistung, Emotionen und mehr. Allgemein denken die Leute oft man wäre einfach nur müde und vielleicht auch traurig, wenn man von Burn-Out betroffen ist, aber Burn-Out geht viel tiefer und betrifft den ganzen Körper. Einen ausführlichen Artikel zum Thema Burn-Out findest Du hier https://www.apotheken-umschau.de/burnout.

Bei mir betraf dieser Burn-Out ähnliche Zustand hauptsächlich meine Verbindung zu meinem Studio, meinem Business. Daher habe ich diesen Artikel Business Burn-Out genannt und werde im folgenden Dir die Anzeichen nennen, die bei mir auftraten und mein Business negativ beeinflussten. Wäre ich achtsamer gewesen, hätte ich den Crash verhindern können damals, deshalb möchte ich meine Erfahrung weitergeben und hoffe, dass andere dadurch wachsamer sind und nicht so eine Situation durchleben müssen. Denn sich da wieder rauszuwühlen ist mit viel Zeit und Energie verbunden. Wenn man Pech hat auch mit finanziellen Einbußen.

1. Du bist ständig unzufrieden mit Deinem Business

Seit Jahren war ich unzufrieden mit meinem Business und jedes Jahr ein bisschen mehr. Ich verlor die Freude an meinem Job immer wieder und das sah mir eigentlich gar nicht ähnlich. Es fühlte sich einfach oft alles nur anstrengend an und ich mochte auch nicht jeden Service den ich anbot. Ich ließ mich bremsen von den Meinungen anderer. Mach keinen Shop auf, ein Nebenprojekt raubt Dir nur Zeit, das ist doch nichts gescheites was Du da machst und und und.

Es gab eine Menge Leute um mich herum die mir A nichts Gutes wollten und B mich immer wieder wissentlich ausbremsten. Ich hätte viel früher einfach mein Ding machen müssen und nicht auf andere hören sollen. Mir wurde das vor einem Jahr so richtig klar. Die Unzufriedenheit nahm ich mir deshalb nach meinem Abstecher ins Krankenhaus zuerst vor. Man glaubt gar nicht wieviele Bremsen wir eingebaut haben schon allein, weil wir Frauen sind und oft doppelt unter Druck stehen. Die Arbeit am Mindset war deshalb der erste und beste Schritt der mich voran brachte.

2. Du denkst was Du tust ist nicht genug

Dieser Gedanke begleitet mich schon mein Leben lang. Ich denke ständig ich könnte XY besser machen. Heute ist das deutlich besser geworden, da ich nicht mehr ganz so perfektionistisch unterwegs bin, aber damals war ich nur am zweifeln und ackerte oft bis in die frühen Morgenstunden, weil ich dachte nur so wird meine Arbeit auch anerkannt. Gerade als Freelancer hört man oft, dass man doch nur im Schlafanzug rumgammelt und arbeiten würde wenn man gerade mal Lust dazu hat. Das mag vielleicht für ein paar so sein, aber die Meisten die ich kenne arbeiten wirklich hart jeden Tag.

Ich geriet damals in so einen Strudel aus Selbstzweifel und dem Drang ständig beweisen zu müssen, dass meine Arbeit genauso wertvoll ist, wie die eines Menschen der einen klassischen 9-5 Job hat. Und genau da liegt der Hund begraben. Die Leute denken, wenn man angestellt ist, hat man einen sicheren Job und wenn man selbstständig ist würde man ständig vor dem Abgrund stehen. Das ist aber totaler Bockmist.

Als Selbstständige liegt es an mir wieviel ich verdiene und wieviel ich arbeite, als Angestellter ist man den Launen und den Entwicklungen des Unternehmens oder des Chefs ausgeliefert. Ich habe einfach mehr Kontrolle über meinen Werdegang. Gerade mein Verlobter musste das leidvoll erfahren.

Letztes Jahr beschloss seine alte Firma den Standort nach Tschechien zu verlegen und ließ seine Mitarbeiter vor die Wand laufen. Ich werde jetzt mich nicht in Details verlieren, aber was auf diese Nachricht folgte war pures Chaos und Stress. Mein Verlobter und damit auch ich haben so gelitten durch den Stress. Es war nicht schön.

3. Deine Motivation nimmt ständig ab

Was ich über die Jahre nicht so klar wahrnahm, war auch, dass meine Motivation flöten ging. Ich machte meine Arbeit und ich machte sie gut, aber wirklich zufrieden und happy war ich nicht. Ich hatte oft keine Lust überhaupt anzufangen, war teilweise langsam wie eine Schnecke und hatte morgens so gar keinen Drang mein Arbeitszimmer zu betreten. Mein Büro sah auch regelmäßig aus, als wären die Vandalen eingefallen. Müll trug ich raus, aber alles andere ließ ich kreuz und quer liegen. Glücklicherweise fand ich in dem Chaos alles was ich suchte, aber ich verschwendete viel Zeit mit Suchen.

4. Du wirst schnell müde bei der Arbeit

Es gab viele Tage an denen ich gegen 14 Uhr mich gefühlt habe, als hätte ich eine 24 Stunden Schicht hinter mir. Ich war so müde, dass ich teilweise gar keine Lust hatte mir Mittagessen zu machen. Powernaps halfen da auch nicht mehr. Irgendwann war ich schon nach 4 Stunden Arbeit nur noch am gähnen. Die Produktivität sank in den Keller und kam selten an so einem Tag wieder hoch. Gerade in den Wintermonate wo es besonders düster war, haute mich die Müdigkeit regelmäßig fast um.

5. Du vermeidest Aufgaben

Wenn ich mal besonders unmotiviert war, fing ich sogar an Aufgaben zu vermeiden. Die To Do Liste wuchs um all diese kleine Aufgaben und der Berg erschien irgendwann unbezwingbar. Jedes mal wenn ich Aufgaben in den nächsten Tag fließen ließ, kam dann auch das schlechte Gewissen.

Der nächste Tag war dann noch ein Stückchen schwerer zu ertragen. Ich schob diesem Verhalten nach wenigen Wochen wieder den Riegel vor, als ich merkte es läuft aus dem Ruder, aber hätte ich das nicht bewusst entschieden, hätte das schlimme Konsequenzen gehabt. Mein Studio hätte den Bach runter gehen können. Kein schöner Gedanke.

6. Du bist schnell unkonzentriert

Durch den ständigen Druck und die immer weiter sinkende Motivation, hatte ich tausend Gedanken im Kopf zu jeder Tageszeit. Mir fiel es immer schwerer fokussiert zu bleiben. Meine To Do Listen waren unstrukturiert und ich wechselte ständig zwischen verschiedenen Aufgaben. Fehler passierten und die Selbstzweifel wuchsen.

7. Du versuchst mit Multitasking alles zu kompensieren

Da ich mich ständig unproduktiv fühlte, aber eben auch viel Arbeit anstand, fiel ich in die Multitasking-Falle. Während ich telefonierte machte ich nebenher etwas für ein Kundenprojekt. Ich reparierte meinen Rechner, während ich auf dem Laptop meine Social Media Kanäle pflegte. Und das sind noch die harmlosen Sachen. Manchmal wechselte ich im Minutentakt die Aufgaben und schaute dazu noch dauernd nach den E-Mails. Könnte ja was reinkommen was wichtig ist. Ich darf nichts verpassen. Das Resultat war, dass ich nicht mehr zur Ruhe kam.

Ich machte ständig etwas. Einfach faul mal auf der Couch sitzen oder in Ruhe an den See gehen war nicht drin. Ackern, ackern, ackern war die Devise. Ich muss nicht erwähnen, dass mein Verlobter auch nicht happy war, geschweige denn sonst ein lieber Mensch in meinem Umfeld, der Kontakt zu mir suchte.

8. Du vermeidest den Kundenkontakt

Dieser Punkt war besonders blöd. Der persönliche Kontakt zum Kunden ist super wichtig. Ich weiß nicht wieso ich es so empfand, aber für mich war eine Zeit lang der Kundenkontakt sehr stressig. Vielleicht, weil ich mich so unorganisiert und unprofessionell damals fühlte? Jedenfalls bevor ich den Hörer in die Hand nahm um anzurufen, schrieb ich lieber eine E-Mail.

Die Kommunikation wurde immer unpersönlicher. Als ich das erkannte zog ich schnell die Reißleine und bemühte mich das zu überwinden. Heute liebe ich den Kontakt zu Kunden und meinen Studenten. Es macht so viel Spaß sich auszutauschen und zusammen an einem Projekt zu arbeiten. Alles eine Frage des Blickwinkels denke ich.

9. Das Impostersyndrom wird immer dominanter

Je unorganisierter ich war, desto mehr fühlte ich mich als würde ich meine Kunden betrügen. Betrug ist vielleicht das falsche Wort, aber ich fragte mich dauernd wieso mich überhaupt jemand engagierte. Ich war überzeugt nicht gut genug zu sein und früher oder später würden alle das wissen. Der Drang zur Perfektion hatte sich monatelang hochgeschaukelt und den Höhepunkt erreicht. Heute habe ich das überwunden, aber hey das war harte Arbeit.

10. Du wirst oft krank

Ganz zum Schluß dieser Stressphase häuften sich die Tage an denen ich krank oder irgendwie halblebendig durch die Gegend stapfte. Ich wurde 2015 vier Monate eine Erkältung nicht los, hatte öfter Magendarmgrippe als in den letzten 20 Jahren und mein Herz tanzte Samba während ich still im Bett lag. Es war ein gute Mischung aus allem was nicht Spaß macht. Endpunkt war dann der Abstecher in die Notaufnahme.

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Aber wie habe ich es da jetzt rausgeschafft? Das war ja schon ziemlich übel.

Als ich da so auf der Trage in der Notaufnahme lag und mein Herz so langsam sich wieder einkriegte, beschloss ich meine Gesundheit wieder auf Vordermann zu bringen. Ich hatte noch keinen genauen Plan, aber ich wusste so will ich nicht weiter machen. Ich bin schließlich Optimist und kein in Selbstzweifeln badender Trauerklos. Das passt einfach nicht zu mir.

Schritt eins war, dass ich erstmal schlief so viel es ging und dazwischen mich gut ernährte. Tagelang machte ich nichts außer schlafen, essen und wieder schlafen und essen. Schon nach wenigen Tagen kam mein Kampfgeist zurück und ich begann darüber nachzudenken, wie ich in Zukunft arbeiten wollte.

Was musste mein Business mir bieten, damit ich happy bin. Richtig gehört. Nicht was muss ich tun für mein Business, sondern was muss mein Business für mich tun. Ich wechselte den Blickwinkel und das Ziel. Eine Vorstellung wie das alles aussehen sollte, hatte ich ja eigentlich schon quasi auf Papier in der Schublade.

Also zerlegte ich mein Business in kleine Schnipsel und sortierte sie sinnvoll oder einfach aus. Ich fragte mich, was mich happy macht. Was macht meine Kunden happy? Wie will ich in Zukunft meine Brötchen verdienen? Und so erstellte ich auf 3 DIN A4 Seiten einen neuen Businessplan für mich und schrieb meine Pläne für die Zukunft gleich noch mit drauf.

Als nächstes kehrte ich bildlich gesprochen, mein Projektmanagement System Asana aus. Ich strukturierte es völlig neu, gab Aufgaben ab oder strich sie ganz. So hatte ich wieder einen genauen Plan was ich tun wollte und was ich tun musste.

Was am schwierigsten war, war die Loslösung vom Urteil anderer. Ich ließ Tag für Tag ein bisschen mehr all die negativen Dinge an mir abperlen, die mein Umfeld mir entgegen warf. Ich beschloss an mich zu glauben und das alles in erster Linie für mich zu tun und nicht um anderen zu beweisen, was ich alles drauf habe.

Mittlerweile gibt es nur noch wenige Personen in meinem Umfeld, die nach wie vor gezielt versuchen mich niederzumachen, aber selbst diese Personen haben keine Chance mehr, weil ich die Negativität von anderen nicht mehr aufnehme. Ich weiß was ich kann und woran ich noch arbeiten will.

Man muss konsequent sein bei solchen Menschen, sonst regt man sich regelmäßig auf und lässt sich ablenken. Sortiert negative Menschen nach Möglichkeit aus Eurem Kopf aus. Manche kann man auch komplett aus dem Leben aussortieren bzw. sollte es, aber manchmal geht das leider nicht. In dem Fall muss man wie gesagt konsequent sein und sich auf das eigene Leben konzentrieren. Negative Menschen haben das größte Problem mit sich selbst und nicht mit Dir.

Wenn etwas von all dem dabei hilft Burn-Out zu vermeiden dann das Loslassen. Perfektion loslassen, aufhören es allen Recht machen zu wollen, aufhören das Urteil anderer (was meist aus Unsicherheit oder Neid kommt) anzunehmen. Mach Dein Ding. Es ist Dein Leben, Dein Business, Deine Passion. Lass Dir nicht einreden Du müsstest Deinen Berufsweg klassisch wählen, lass Dir nicht einreden Du musst mit X Jahren das und jenes erreicht haben.

Mach Dein Ding und sei stolz auf Dich. Du hast eine Menge drauf und Du kannst Deine Ziele erreichen wenn Du willst. Vergleiche Dich nicht mit anderen. Das ist schon ein großer Schritt in Richtung Burn-Out vermeiden. Akzeptiere Dich und sei mal ein bisschen freundlicher zu Dir selbst.

Vielleicht hast Du ja Lust Dich mit mir in meiner kostenlosen Facebook Gruppe darüber auszutauschen. In der Gruppe geht es viel über Produktivität, Workflows, Zweifel als Freelancer und vieles mehr. Die Gruppe ist noch sehr neu, aber ich hoffe, dass diese Gruppe dabei hilft sich gegenseitig zu motivieren. Manchmal braucht man einfach jemand der selbst ein eigenes Business hat und versteht was man da so hin und wieder durchmacht. Also schau vorbei wenn Du magst. Hier findest Du die Gruppe. Ich würde mich freuen, wenn Du Teil der Community werden würdest.

6 Gründe warum Du einen Redaktionsplan brauchst und lieben wirst

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Regelmäßig Content zu erstellen ist nur dann möglich, wenn Du einen Plan hast. Es gibt einige Tools mit denen Du so einen Redaktionsplan erstellen kannst. Google Kalender, Asana, Meistertask you name it. Ich plane meinen Content in Asana und schreibe meine Artikel in Google Docs. So kann ich auch mobil meine Texte erstellen und bearbeiten und spare Zeit. Dank meines Redaktionsplans in Asana habe ich immer den Überblick und weiß an was ich arbeiten muss, damit alles regelmäßig und pünktlich online geht.

Aber mal von vorne. Was ist eigentlich ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan ist eine zeitliche und inhaltliche Übersicht Deines Contents. Du kannst so einen Plan für Deinen Blog, Deinen Podcast und für Deine Social Media Kanäle anlegen. So kannst Du zum Beispiel Themenwochen planen oder mit einem Team besser zusammenarbeiten. Wenn Du Content-Marketing für Dein Business nutzt, ist so ein Redaktionsplan unerlässlich. Denn nur so wächst der Traffic auf Deiner Website und nur so werden Deine Wunschkunden auf Dich aufmerksam.

1. Ein Redaktionsplan verschafft Übersicht

Mit einem Redaktionsplan weißt Du immer woran Du arbeiten musst und was als nächstes online geht. Die großen Zeitschriften und Verlage haben sowas, warum Du dann nicht auch? Für mich hat sich der Redaktionsplan bewährt. Mein Content ist organisiert und abwechslungsreich. So wird es nie langweilig für den Leser und auch nicht für mich. Ich habe einen Redaktionsplan für meinen Blog und für Social Media (Instagram und Facebook). Alles ist koordiniert und organisiert. Das freut mein Planungsnerd-Herz einfach mega. Zudem ist auch noch alles an einem Platz. Yay!

2. Content geht regelmäßig online

Wenn Du einen Plan hast, weißt Du was zu tun ist und wann. Nur so geht Content regelmäßig online und Du kannst Deine Reichweite verbessern in allen Bereichen. Egal ob Website Traffic oder Social Media Engagement. Du musst nicht hektisch schnell was schreiben nur um etwas zu posten. Du kannst Content vorausplanen und automatisch online gehen lassen. Zudem wissen Deine Leser wann immer neuer Content auf Deiner Website erscheint und können sich danach richten. Das schafft Vertrauen und wirkt professionell.

3. Der Redaktionsplan spart Zeit

So ein Redaktionsplan ist schon toll. Nicht nur weißt Du was zu tun ist und wann, sondern er spart eine ganze Menge Zeit. Du kannst Content für den Monat zum Beispiel an einem Tag schreiben, weil Du weißt was genau Du schreiben willst. Das ist viel effizienter als einen Tag vor Artikelveröffentlichung anzufangen mit dem Schreiben.

Recherche kann auch viel effizienter erledigt werden, weil die Themen stehen und Du somit vollen Überblick hast, was Du noch raussuchen musst. Du kannst vorausplanen und Du kannst weit vor Veröffentlichung den Content erstellen. Wenn dann zum Beispiel eine geschäftige Launch-Woche für Deinen Kurs zum Beispiel kommt, ist der Content schon fertig und geht automatisch online. Du kannst Dich dann auf die Live-Promo konzentrieren und Dich um Deine Kunden / Studenten kümmern.

4. Teamwork klappt besser

Sobald ein Redaktionsplan steht kannst Du Aufgaben delegieren. Jeder im Team weiß was zu tun ist und vor allem bis wann. Das erleichtert die Kommunikation und die Produktivität der Gruppe steigt, weil jeder auch eigenständig voran kommt und alleine arbeiten kann. Gerade für Remote-Teams ist das alles praktisch. Alles ist klar und verständlich.

Für 2019 habe ich zum Beispiel geplant, dass ich den Content kreiere, aber das Team meinen Content für die jeweilige Plattform editiert. Zum Beispiel, dass er anständig im Blog formatiert ist und gut gelesen und geteilt werden kann. So kann ich mich auf die Kreativarbeit und auf die Kunden konzentrieren und mein Content geht online auch ohne mein weiteres zutun. Alles was ich schreibe und veröffentliche kommt auch immer von mir und dabei bleibt es auch, aber Formatierung ist etwas, das man gut delegieren kann.

5. Themen können strategisch geplant werden

Mit einem Redaktionsplan kannst Du auf bestimmte Ereignisse, saisonal oder auf Fragen Deiner Leser reagieren. Du kannst zum Beispiel Serien für den Blog planen, Content passend zum Valentinstag erstellen oder Content passend zu Deinen Produkten oder Services veröffentlichen.

Das erleichtert manchmal auch die Ideenfindung und schafft Verbindung zum Leser und Kunden. Für Social Media gilt dasselbe natürlich. In meinem Business, könnte ich quasi einmal im Jahr den Content für das ganze nächste Jahr planen und dann nur noch spontan ergänzen wenn mir danach ist oder etwas sich ergibt.

Auch die Zusammenarbeit mit Sponsoren kann so geplant werden. Vielleicht hast Du ja Langzeitsponsoren für Deinen Blog oder Du bist das Werbegesicht für eine Marke für ein Jahr. Genau da brauchst Du dann einen guten Plan, um Deinen Content nicht zu einseitig und werbelastig werden zu lassen. Denn Du willst ja schließlich auch authentisch bleiben und nicht ständig als wandelnde Reklame rumlaufen.

6. Verhindert Schreibblockaden

Als ich noch so einfach in den Tag hinein gebloggt habe, gingen mir oft die Ideen aus oder ich wollte ein bestimmtes Thema besonders gut schreiben und blockierte meinen Kopf damit. So ging ziemlich unregelmäßig Content online und ich war mega gefrustet, weil ich wusste ich kann so nicht wirklich Leuten helfen oder sie positiv inspirieren.

Schreibblockaden fühlen sich echt fies an, weil man auch nie so recht weiß wann sie enden. Man hat Mühe sie zu überwinden und das frisst eine Menge Zeit und Energie. Seit ich den Redaktionsplan wirklich konsequent durchziehe, hatte ich nicht eine Schreibblockade. Und das nun schon seit über einem Jahr.

Du siehst so ein Redaktionsplan hat viele Vorteile und kann Dir echt Nerven und Zeit sparen. Wenn Du mehr über Redaktionspläne, Business Organisation und Strategien lernen willst, dann schau Dir meinen Kurs Solopreneur Playbook an. Dort teile ich mein Wissen aus 15 Jahren Selbstständigkeit und helfe kreativen Solopreneuren ihr Business zu optimieren und mehr Einkommen zu generieren.

Falls Du schon einen Redaktionsplan hast, wie organisierst Du ihn? Bist Du zufrieden mit Deinem System?

10-Punkte-Plan für ein organisiertes Business

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Als ich mich 2003 selbstständig machte und noch ziemlich grün hinter den Ohren war, hatte ich in meinem Business kaum ein System. Meine Buchhaltung machte ich noch mit Excel und Briefpapier in Word. Jap schlimmer geht es nicht. Ich hatte keinen Workflow für Projekte, keine anständig strukturierte Aufgabenliste und vor allem keinen Plan, wohin ich mit meinem Business überhaupt wollte.

Da mein Studium sehr vielfältig war und ich eine Menge Fähigkeiten hatte, bot ich natürlich auch alles als Service an. Man muss ja alles gut können dachte ich. Man muss doch so viele Aufträge wie möglich annehmen dachte ich. Und ach ja, Schlaf ist überbewertet, weil nur wer hart arbeitet erreicht auch etwas. Nachtschichten sollten also kein Problem sein oder?

Naja. Man kann sich ausmalen wie ich drauf war die meiste Zeit. Gestresst, die Kreativität verabschiedete sich regelmäßig und gesundheitlich ging es mir überhaupt nicht gut. Ich zog nur Mist an und war ziemlich unzufrieden mit meiner eigenen Leistung und wie ich Kundenprojekte abwickelte. Man muss glaub ich nicht Einstein sein um zu erkennen, dass meine Kunden auch nicht immer happy waren.

Das Ergebnis war zwar immer top, aber der Weg dahin war mehr als holprig und stressig. Das Blatt hat sich aber vor ein paar Jahren gewendet und vor allem letztes Jahr, nachdem ich endlich auf mich selbst gehört habe. Jetzt laufen Kundenprojekte reibungslos die meiste Zeit und ich kann deutlich mehr Menschen helfen als früher.

Aber wie habe ich das geschafft? Ganz einfach. Ich habe einen 10-Punkte-Plan verfolgt und jeden Bereich meines Businesses optimiert. Jetzt habe ich mehr Zeit fürs Wesentliche und die Kreativität ist nahezu dauernd am fließen. Nicht immer natürlich. Ich bin auch nur ein Mensch, aber ich bin deutlich produktiver und vor allem glücklicher als vorher. Manche der 10 Punkte sind ziemlich offensichtlich, aber man denkt gar nicht wie oft diese Punkte vernachlässigt oder gar vergessen werden.

1. Posteingang-System

Alles fängt an mit dem System für den Posteingang. Hier kommt in der Regel zu aller erst der Kontakt mit dem möglichen bzw. vorhandenen Kunden zustande. Ist der Posteingang nicht systematisch sortiert, versinkt man schnell in hunderten E-Mails und übersieht wichtige Nachrichten mit Leichtigkeit.

Man braucht ein paar Ordner (max.10!) und Filter um das Chaos zu vermeiden und falls nötig zu bändigen. Seit ich Filter nutze antworte ich wieder recht zeitnah auf E-Mails. Was früher 2-3 Tage dauern konnte, ist jetzt in etwa 24 Stunden maximal erledigt.

GMail lässt sich sehr einfach anpassen und sortieren. Ich nutze es seit Jahren anstatt Outlook oder was es sonst noch so gibt. App öffnen, E-Mails bearbeiten, fertig. Keine Updates, keine komplizierten Installationen, keine Technik die regelmäßig zickt. Hurra! Überlege wie Du Deinen Posteingang strukturieren könntest und welche Filter Du brauchst, um wirklich hauptsächlich wichtige E-Mails zuerst zu sehen.

2. CRM Software

CRM Software (Client Relationship Management) hilft Dir Deine Kunden gut zu organisieren. Follow ups werden nicht vergessen, Du kannst an Geburtstage denken oder hast Überblick über die Kommunikation mit dem Kunden. Ich selbst mache das mit Dubsado und Asana, aber es gibt Tools wie Streak für Gmail oder Zoho. Das CRM ist quasi Deine Sammelstelle für alle Kundeninformationen, damit Du einen genauen Überblick hast.

3. Projektmanagment Software

Wer oft gleichzeitig an Projekten arbeitet, und das passiert häufig als kreativer Freelancer, der wird schon mal die Situation gehabt haben, dass da urplötzlich eine Deadline am Horizont auftauchte. Und hey, es fehlt ja noch die Hälfte an Info vom Kunden und die Website ist noch nicht mal programmiert. Hilfe! Nachtschicht. Stress. Eine Projektmanagement Software kann das verhindern.

Du behältst den vollen Überblick und überbuchst nicht Deinen Kalender. Zudem kannst Du Deine Kunden rechtzeitig erinnern, wenn Du noch Informationen oder Bilder für das Projekt benötigst. Aufgabenlisten sind klar strukturiert und Du weißt jeden Morgen woran Du arbeiten musst.

Ich nutze Asana als Projektmanagement System. Im Grunde manage ich mein ganzes Business mit Asana. Von Content Marketing bis Kundenprojekte wird alles genau festgehalten und geplant. Seither arbeite ich deutlich produktiver und vor allem fokussierter. Was zum Resultat hat, dass ich jeden Monat mein Einkommen bisher steigern konnte. Es ist so mega hilfreich ein solches System zu nutzen.

Natürlich kann man das auch alles auf Papier, aber Papier erinnert Dich nicht wie es Software tun kann. Und Papier egal in welcher Form hast Du auch nicht immer bei Dir, ein Smartphone sind wir mal ehrlich hast Du aber denke ich immer dabei. Und somit auch Dein Business in der Hosentasche. Ich kann Asana wärmstens empfehlen, aber ich kenne auch Leute die auf Meistertask schwören. Schau Dir an was zu Dir passt.

4. Kundenprozess-System

Kundenprojekte beginnen mit der Akquisition und gehen dann über ein Angebot hoffentlich in einen Auftrag über. Wenn Du ein anständiges System hast, verläuft dieser Vorgang reibungslos und in großen Teilen automatisch. Überlege Dir genau durch welche Stadien Dein Kunde gehen soll in Deinem Business. Wie findest Du Kunden? Wann machst Du regelmäßig Akquise? Was passiert wenn jemand eine Anfrage stellt? Was brauchst Du damit ein Interessent zum Kunden wird? Welche Workflows musst Du durchlaufen je nach Art des Projekts?

Das und noch mehr solltest Du Dir mal aufschreiben und überlegen wie Du die einzelnen Punkte verbinden kannst, damit Kundenprojekte nach Plan verlaufen und Deadlines eingehalten werden können. Nutze zum Beispiel ein Tool wie Dubsado. Dort kannst Du Workflows anlegen, die zum Beispiel es erlauben, dass ein Kunde automatisch Angebote und Verträge bekommt und Dich super einfach buchen kann.

Dein Arbeitskalender könnte sich automatisch mit den passenden Projekten füllen, wenn Du Routine-Aufgaben mit Systemen wie Dubsado und Asana verbinden würdest. Du musst nicht jedesmal von Hand ein Angebot aufsetzen. Du musst nicht jedesmal von Hand Rechnungen schreiben und schicken. Du musst nicht von Hand Deadlines und andere Termine in Deinen Kalender eintragen. Das kann alles alleine laufen, sodass Du Zeit hast für das Projekt und den Kunden selbst. Zeit für die eigentliche Arbeit und den Service am Kunden.

5. Daten-Organisation

Super wichtig ist auch dieser Punkt. Du musst Deine Daten anständig ordnen, damit Du nicht dauernd Daten verlierst oder Stunden mit der Suche nach Dokument XY verschwendest. Trenne privat von geschäftlich. Lege Ordner für wichtige Dokumente an wie die Buchhaltung und Verträge. Ordne die Dinge sinnvoll, damit Du sie schnell finden kannst.

Denke dabei nicht zu kompliziert und lege tausend Ordner an, sondern schau was zusammengehört und thematisch zusammen passt. Lege erst dann Unterordner an und versuche möglichst die Struktur so flach und einfach wie möglich zu halten.

Denke auch daran Deine Daten so zu sichern, dass sie nicht verloren gehen, wenn der Computer mal beschließt das zeitliche zu segnen. Stichwort Cloud. Entweder eine externe Cloud oder eine interne. Hauptsache die Daten sind mehrfach gespiegelt und anständig verschlüsselt, um sie vor fremden Zugriff zu schützen. Auch regelmäßiges ausmisten ist wichtig. Gerade wenn Projekte abgeschlossen sind, solltest Du die Ordner aufräumen und nicht mehr benötigte Daten wegwerfen.

6. Rechnungs- und Vertragssoftware

Rechnungen zu schreiben mit Word und Kalkulationen in Excel Zeile für Zeile anzulegen ist Schnee von gestern. Heute gibt es leistungsfähige Software die solche Vorgänge schnell und sauber erledigt und von überall auf der Welt bedient werden kann. Für Verträge kannst Du zum Beispiel SignRequest oder Hellosign nutzen.

Kein ausdrucken, unterschreiben, faxen oder einscannen mehr. Projekte können schneller begonnen werden, wenn der Papierkram einfach und zügig erledigt werden kann. Genauso sieht es mit der Buchhaltung aus.

Die Buchhaltung ist für viele ein rotes Tuch. Für mich war sie das auch lange Zeit. Ich habe mich regelrecht davor gedrückt sie zu machen und so häuften sich die Belege in meiner Ablage. Ich achtete oft nur darauf, dass der Kontostand korrekt ist und ich Rechnungen rechtzeitig zahlte. Anständig alles zu erfassen, machte ich recht unregelmäßig.

Jetzt aber ist Buchhaltung ein Kinderspiel. Ich nutze Sevdesk und kann so in wenigen Minuten pro Woche, meine Buchhaltung auf dem aktuellen Stand halten. Jeden Monat habe ich einen genauen Überblick darüber was ich verdient habe und was ich ausgegeben habe. Profit Planung ist damit super einfach und übersichtlich geworden.

7. System für Onboarding von Kunden

In meiner Anfangszeit hatte ich absolut kein System dafür, wenn Interessenten zu Kunden wurden. Ich hatte mir keine Willkommensmails oder ähnliches überlegt. Ich hatte keine anständigen Workflows wie ich den Kundenordner und die Dateien anlegen wollte. All die kleinen wichtigen Dinge purzelten regelmäßig durcheinander und verursachten Chaos und Verwirrung.

Jetzt aber habe ich zum Beispiel ein bestimmtes System wie ich Dateien benenne, wie die Kommunikation mit dem Kunden abläuft, was der Kunde als erstes an Informationen bekommt und vieles mehr. Die meisten Aufgaben beim Onboarding laufen vollautomatisch und der Kunde kann vieles selbst lenken. Das sparte in der Vergangenheit irre viel Zeit und der Kunde war überrascht wie professionell alles abgewickelt wurde.

Gerade beim Onboarding eines Kunden macht man Dinge immer wieder auf dieselbe Weise, warum nicht dann Teile oder alles automatisieren. Du verdienst kein Geld damit Ordner anzulegen oder E-Mails zu schreiben. Du verdienst Geld, wenn Du Dich um Deinen Kunden kümmerst und der hat Dich und Deine Zeit gebucht. Also mach das Onboarding so einfach wie möglich für Dich und vor allem für den Kunden. Mach es dem Kunden einfach Dich zu buchen und Dich zu bezahlen.

8. Aufgaben delegieren

Gerade als Einzelkämpfer musst Du enorm viele Hüte tragen. Du bist Buchhalter, PR-Mensch, Projektmanager, Kundenbetreuer und so viel mehr auf einmal. Das kann auf Dauer richtig anstrengend werden und an anderen Stellen Dir Zeit stehlen. Überlege welche Aufgaben Du daher auslagern könntest.

Überlege welchen Bereich Du in Deinem Business besonders gerne machst oder welche Aufgaben Du erledigen willst, um auch tatsächlich Einnahmen und Profit zu erzielen. Gib Aufgaben ab die zwar wichtig sind, aber Dich zuviel Zeit kosten und Dich abhalten von anderen wichtigen Aufgaben. Buche virtuelle Assistenten oder verteile Aufgaben an Dein Team.

Deinem Business besonders gerne machst oder welche Aufgaben Du erledigen willst, um auch tatsächlich Einnahmen und Profit zu erzielen. Gib Aufgaben ab die zwar wichtig sind, aber Dich zuviel Zeit kosten und Dich abhalten von anderen wichtigen Aufgaben. Buche virtuelle Assistenten oder verteile Aufgaben an Dein Team.

Niemand kann alles und alles gleich gut. Delegieren macht deshalb da Sinn. Es gibt vielleicht jemand der kann bessere PR-Texte schreiben als Du oder kommt mit Social Media prima klar. Lass andere das tun, was Dich abhält Kunden happy zu machen und neue Kunden zu gewinnen. Denke ans große Ganze.

Welche Aufgaben führen zu Einnahmen, welche Aufgaben halten nur auf und können locker an jemand ausgelagert werden? Virtuelle Assistenten findest Du sicher auch in Deiner Nähe. Dann könnt ihr euch für Meetings treffen oder Sachen können erledigt werden.

9. Batch Days

Seit ein paar Jahren habe ich Batch Days in mein Business integriert. Was sind Batch Days? Batching heißt zusammenpacken, stapeln. Das sind Tage an denen Du entweder nur Aufgaben zu einem bestimmten Thema erledigst oder ganz viele kleine Aufgaben, die Dich im Büroalltag einfach aufhalten. Zum Beispiel gibt es jeden Monat einen Tag an dem ich den Blogcontent für den Folgemonat schreibe. Oder alle zwei Wochen einen Tag, wo ich mich nur um mein Business kümmere.

Ich mache da die Wartung meiner Website, Buchhaltung, Ablage, räume meinen Computer auf, miste das Büro aus usw.. So bleibt alles gut im Griff und diese Aufgaben stören nicht meinen täglichen Workflow. Das bringt verbesserte Produktivität und weniger Ablenkung über den Tag verteilt. Überlege, welche Aufgaben Du nicht unbedingt täglich oder wöchentlich erledigen musst.

Mach eine Liste und schaue wie viele Tage im Monat Du benötigst, um diese Aufgaben effizient und schnell zu erledigen. Ich mache verschiedene Batch Days über das Jahr verteilt. Alle zwei Wochen, einmal im Monat, einmal im Quartal, einmal im Jahr ist der Rhythmus bei mir.

10. Offboarding von Kunden

Das Offboarding von Kunden ist mindestens genauso wichtig wie das Onboarding. Das Offboarding entscheidet oft darüber ob Kunden wieder auf Dich zukommen und ob sie Dich weiterempfehlen. Ich habe zum Offboarding je nach Service einen kompletten Workflow. Zum Beispiel habe ich früher auch Designs für Brautpaare gemacht.

Als das Projekt beendet war bekam das Paar ein kleines Geschenk, ich schickte dann noch eine Karte zur Hochzeit und ich schickte nochmal eine persönliche Karte ein Jahr später zum ersten Hochzeitstag. Ich bekam dafür super schönes Feedback und ich wurde weiterempfohlen.

Generell sollte das Offboarding gut getimed sein und der Kunde sollte sich bis zum Schluss prima aufgehoben fühlen bei Dir. Es lohnt sich Zeit in die Erstellung von Offboarding Workflows zu investieren, denn sie bringen Dir im Zweifel eine Menge kostenlose PR. Und Deine Kunden sind auch noch happy. Was willst Du mehr?

Ich hoffe dieser Artikel war hilfreich für Dich. Wie genau ich das alles manage und wie das bei mir hinter den Kulissen aussieht, kannst Du im Kurs Solopreneur Playbook lernen. Die Kurs ist eine Art Handbuch für kreative Selbstständige, mit diversen Modulen, Tech Trainings, Workbooks und mehr.

Mehr über den Kurs erfährst Du hier. Bei Fragen melde Dich bei mir per E-Mail oder schreibe mir eine Nachricht auf Instagram. Auf Instagram bin ich deutlich schneller beim Antworten nebenbei bemerkt. Also ich würde mich über Feedback freuen. Schreib in die Kommentare wenn Du noch Anregungen oder Fragen hast.

So funktioniert produktives arbeiten aus dem Home Office

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Eine Studie aus dem Jahr 2010 der Hochschule Luzern hat gezeigt, dass Arbeiter in Großraumbüros deutlich weniger leistungsfähig sind, aufgrund der ständigen Reize um sie herum. Das hat natürlich die Befürworter für Einzelbüros und das beliebte Home Office in ihrer Ansicht bestätigt. Ganz so einfach ist es aber auch im Home Office nicht. Ich selbst arbeite im Home Office seit 2003 und kann mir kaum vorstellen anders zu arbeiten. Dennoch habe auch ich manchmal mit den Nachteilen zu kämpfen.

Zuhause gibt es nämlich auch Ablenkungen und Verlockungen. Hat man einen schlechten Tag, will man am liebsten auf die Couch und sich einkuscheln. Die Couch ist ja auch direkt vor der Nase und da braucht es eine Menge Disziplin um nicht nachzugeben. Zudem sieht man die Wäsche die erledigt werden will, vielleicht sind auch kleine Zwerge unterwegs die unterhalten werden möchten oder der Partner arbeitet auch zuhause.

Hinzu kommt die Isolation und oft fehlende Ansprache durch Kollegen. Wenn man aber bewusst und strategisch an die Sache heran geht, dann kann das Home Office zu einer wahren Produktivitätsoase werden. So kannst Du auch verhindern dauernd erschöpft zu sein.

Arbeitsplatz einrichten

Um Ablenkungen gering zu halten, solltest Du einen festen Platz für Dein Home Office haben. Am besten einen Raum mit Türe, die Du im Bedarfsfall schließen kannst. Je nach Beruf reicht schon ein kleines Zimmer mit einem Schreibtisch und einer kleinen Sitzecke.

In Berlin war mein Büro fast 20 Quadratmeter groß und eine Menge Zeug stand drin. Irgendwann habe ich festgestellt, dass ich überhaupt nicht so viel Platz brauche und mich der ganze Krempel auch oft ablenkt. Also habe ich nach dem Umzug den kleinsten Raum des Hauses bezogen und fühle mich dort richtig pudelwohl.

Ich versuche alles so einzurichten, dass nur wenig Reize auf mich einwirken. Keine Deko auf dem Schreibtisch und nur wenig im ganzen Raum. Wichtige Arbeitsunterlagen und Geräte haben ihren festen Platz an der Wand oder in Schubladen ordentlich verstaut.

Der Schreibtisch ist ein höhenverstellbarer Tisch und erlaubt so, dass ich mich auch etwas mehr bewege und nicht zu lange sitze. Ein anständiger Bürostuhl ist wichtig, damit man gut arbeiten kann und nicht schon nach kurzer Zeit Rückenschmerzen bekommt.

Optional für mich aber mittlerweile sehr wichtig, ist mein Vernebler für ätherische Öle*. Ich habe festgestellt, dass ich mich mit bestimmten Düften im Raum besser konzentrieren kann oder einfach ausgeglichener und somit leistungsfähiger bin. In meiner ständig wachsenden Sammlung befinden sich Öle wie Pfefferminz, Lavendel, Orange und Rosmarin. Pfefferminz hilft mir wenn ich merke, dass ich Kopfschmerzen bekomme oder wenn ich mich irgendwie nicht so ganz fit fühle. Lavendel hilft mir, wenn ich einen stressigen Tag zu bewältigen habe und Orange hebt einfach die Laune am Morgen, wenn ich mit der Arbeit anfange. Die Düfte tragen somit dazu bei, dass ich mich wohlfühle in meinem kleinen Büro.

Wenn Du Platz hast kannst Du Dir auch eine schöne Pflanze ins Arbeitszimmer stellen. Das trägt auch gleich zu einem besseren Raumklima bei. Es gibt sogar bestimmte Pflanzen die für Büros besonders geeignet sind habe ich gehört. Welche das sind müsste ich aber noch recherchieren.

Arbeitszeiten festlegen

Als ich noch keine festen Zeiten etabliert hatte, habe ich ständig zuviel gearbeitet. Ich hatte keine anständige Morgenroutine und hatte mittags um 12 schon mehr als 6 Stunden gearbeitet. Meinen Arbeitstag habe ich oft erst dann beendet, wenn wirklich garnichts mehr ging. Irgendwann klopfte dann aber der erste Vorbote des Burnouts an der Tür und ich begann langsam (leider zu langsam) umzudenken.

Jetzt habe ich feste Zeiten in denen ich arbeite und feste Zeiten in denen ich auf keinen Fall arbeite. Manchmal verschiebt sich das, weil das Leben eben passiert und man ja noch ein bisschen flexibel sein muss, aber im Großen und Ganzen hat sich zumindest ein Arbeitstag-Ende und eine strikte No-Work-Zone etabliert.

Klar denkt man, wenn man von zuhause arbeitet kann man so viel arbeiten wie und wann man will, aber so einfach ist das nun auch nicht. Man muss ja schließlich auch Geld verdienen und man muss produktiv bleiben um das zu erreichen.

Arbeite nicht im Schlafanzug

Es ist verlockend den ganzen Tag im Schlafanzug eingekuschelt im Bett zu arbeiten, aber es verleitet auch zu ein paar Dingen die schlecht für die Produktivität sind. Zum einen sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Du das Haus verlässt an so einem Tag um ein vielfaches. Soziale Kontakte werden vernachlässigt und die Kreativität wird auch immer weniger, weil man einfach kaum neue Eindrücke hat.

Hinzu kommt, dass man eher dazu neigt sich eben wieder ins Bett zu kuscheln als wirklich zu arbeiten. In meinem Business gilt die Regel, von Bett und Sofa wird nur gearbeitet wenn ich krank bin und auch nur dann bleibe ich in Kuschelklamotten wie Jogginghose und Co.

Ich persönlich fühle mich nicht vollständig und für den Tag bereit, wenn ich mich morgens nicht anständig anziehe und für den Tag bereit mache mit allem drum und dran. Ich hasse es, wenn ich die Tür im Schlumpi-Look öffnen muss, um Pakete anzunehmen oder wenn der Nachbar eine Tasse Zucker braucht. Das hat vielleicht auch mit meiner Erziehung zu tun, kann sein.

Aber ich habe das jetzt über die Jahre getestet und habe festgestellt, dass das so für mich am Besten funktioniert. Hier kann jederzeit jemand klingeln und wenn ich nicht gerade krank bin sehe ich auch vorzeigbar aus und gerate nicht in Stress.

Sorg für anständiges Futter

Die Küche ist im Home Office nicht weit und wenn Du dort nur Junk Food und Süßkram bunkerst, wird Dein Hirn irgendwann den Dienst verweigern, weil Du träge und müde wirst. Dein Körper braucht anständige Nährstoffe um leistungsfähig und produktiv zu bleiben. Ich habe mittlerweile eine kleine Morgenroutine bevor ich arbeite, wo ich ein anständiges Frühstück mache und mir gleich noch die gesunden Snacks und Getränke bereitstelle.

Denn ich kenne mich, wenn ich erstmal im Arbeiten drin bin, dann vergesse ich oft aufzustehen um etwas zu trinken und wenn ich arg in Eile bin mache ich mir nichts anständiges zu essen. Also schaue ich jeden Abend, dass für den nächsten Tag alles an gesunden Snacks bereit steht und wenn ich Lust habe koche ich sogar was vor, um am nächsten Tag keine Zeit zu verlieren.

Seitdem ich das mache ist meine Produktivität deutlich gestiegen und auch mein Körper fühlt sich besser an. So eine Vorbereitung dauert auch meist nur wenige Minuten oder man investiert mal ein zwei Stunden in der Woche. Mehr braucht es aber selten. YouTube sei Dank gibt es ja auch eine Menge Mealprep Videos mit Anregungen wie man sich gesundes Essen vorbereiten kann. Und Foodblogs gibt es auch wie Sand am Meer, also keine Ausreden mehr erlaubt.

Arbeitstag richtig beenden

Seit Jahren beende ich meinen Arbeitstag auf die gleiche Weise. Nur so kann ich richtig abschalten. Ich nehme mir jeden Abend eine halbe Stunde Zeit und überblicke grob den nächsten Tag und plane was ich planen kann. Danach leere ich meinen Kopf indem ich alles was da noch so herumschwirrt aufschreibe. Seit ein paar Monaten nutze ich dafür das iPad pro und Good Notes.

So verliere ich keine Zettel und ich kann sicher sein, dass ich nichts wichtiges vergessen habe. Ich schreibe auch ein paar Zeilen in mein Momentebuch und reflektiere den Tag. Was lief gut, was weniger, was habe ich gelernt und mehr. Das hilft dabei auch Rückschläge besser zu verkraften, weil man bewusst anfängt loszulassen. Ich versuche den Tag wie er ist zu akzeptieren und mir klar zu machen, dass der neue Tag neue Chancen birgt.

Wenn die Zeit es zulässt meditiere ich noch für 10 bis 20 Minuten und atme sehr bewusst. Das trägt dazu bei, dass sich angespannte Muskeln wieder lösen. Danach mache ich alles im Büro aus, räume weg was noch herumliegt und schließe hinter mir die Tür. Ab da mache ich nach Möglichkeit nur noch Dinge, die mich erfüllen für den Rest des Tages.

Ich koche, gehe mit meinem Verlobten spazieren oder lese ein spannendes Buch. Ich versuche mich einfach auf das zu konzentrieren was wichtig für mich und meine Familie ist. Noch sind mein Verlobter und ich allein, aber vielleicht haben wir mal Kinder und Haustiere und da will man die Zeit noch ein Stückchen mehr genießen als jetzt schon.

Deshalb ist es so wichtig den Arbeitstag bewusst zu beenden. Sonst kommt man nicht in den Entspannungsmodus und brennt früher oder später wie eine Kerze nieder. Arbeit ist wichtig, aber nicht das wichtigste im Leben. Und ich weiß, wenn man seinen Beruf liebt wie ich es tue, dann denkt man schnell, dass alles doch eins ist und alles Spaß macht. Aber am Ende des Tages ist selbst Arbeit die man liebt noch Arbeit und auch mal richtig anstrengend.

Deswegen sind mir mittlerweile meine Ruhepausen heilig, denn ich habe auf die harte Tour gelernt, wie man nicht arbeiten sollte. Wenn Du Dein Business auch vom Stress befreien willst und produktiver werden möchtest, dann schau Dir meinen Online-Kurs Solopreneur Playbook an. Im Kurs lernst Du was ich über die Jahre an Erfahrung gesammelt habe und kannst quasi über eine Abkürzung schneller Resultate für Dich erzielen.

Ich gebe unter anderem Tipps zu den Themen Produktivität, Organisation und Marketing. Hinzu kommen diverse Tech Trainings für Apps und Software und eine immer weiter wachsende Bibliothek mit Ressourcen, die Dir helfen sollen wieder schneller voran zu kommen und Deinen Fokus zu finden.

Schau einfach hier mal vorbei und informiere Dich über den Kurs. Bei Fragen komm gerne auf mich zu und schreibe mir eine E-Mail oder eine Nachricht auf Instagram. Kleiner Tipp, auf Instagram bin ich meistens schneller *zwinker*.

4 Gründe warum Multitasking Blödsinn ist und Deine Produktivität zerstört

4 Gründe warum Multitasking Blödsinn ist und Deine Produktivität zerstört #multitasking #familieundberuf #zeitmanagement #selbstmanagement #produktivität #planung #tagesplanung #wochenplanung #kalender
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Gerade wir Frauen hören häufig wir seien so gut im Multitasking und überall wird man bejubelt, weil man so viel auf einmal schafft. Aber tut man das wirklich? Wie soll man vollen Fokus auf eine Aufgabe haben, wenn man noch 50 andere Dinge im Kopf hat und nebenbei erledigt? Überhaupt nicht. Studien haben bewiesen, dass unser Hirn überhaupt nicht dazu ausgelegt ist, mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig ausführen.

1. Erheblicher Konzentrations- und Leistungsverlust

Multitasking führt dazu, dass wir uns schlechter konzentrieren können und unsere Denkleistung enorm in den Keller geht. Man fühlt sich zwar beschäftigt, aber man erledigt alles nur mit einem halben Hirn und somit nicht wirklich gut. Fehler schleichen sich leicht ein und manchmal können diese Fehler fatale Folgen haben. US-Forscher der Universität Utah haben festgestellt, dass man teilweise um die 40% Leistung verliert und der Stresspegel steigt.

2. Stresslevel steigt erheblich

Wer schon einmal versucht hat zu telefonieren, eine E-Mail nebenbei zu tippen und den Hund vom Bellen abzuhalten, der weiß wie stressig das ist und, dass man keine der Aufgaben wirklich zufriedenstellend erledigt hat. Man hört nur mit dem einen Ohr hin, der Hund bellt fröhlich weiter und ach ja die E-Mail wurde ohne Anhang abgeschickt. Mist. Der Puls ist auf 180 und man ist nur noch angestrengt und genervt.

3. Beschäftigt ist nicht gleich Produktiv

In Deinem Business musst Du Dir in erster Linie Gedanken machen wie Du Probleme Deiner Kunden löst und damit Dein Einkommen bestreitest. Wenn Du dauernd an tausend Sachen arbeitest, verschwendest Du oft viel Zeit mit Aufgaben die Deinem Business nicht wirklich helfen, geschweige denn es voran bringen und wachsen lassen. Produkte werden nicht fertig, Kundenprojekte sind unorganisiert und am Ende des Tages kannst Du einfach nicht abschalten, weil die To Do Liste immer länger wird. Sei lieber fokussiert produktiv, als einfach nur beschäftigt mit tausend Sachen.

4. Fehler führen zu Einkommensverlust

Durch Multitasking schleichen sich häufig Fehler ein wie wir jetzt wissen. Niemand ist perfekt wirst Du jetzt denken, aber so einfach solltest Du es Dir nicht machen. Wenn Du mal einen Fehler machst ist das selten ein Beinbruch, wenn Du aber dauernd wie ein aufgescheuchtes Huhn durch die Gegend rennst, werden Dich Kunden und Interessenten als wenig professionell wahrnehmen. Kunden werden nach und nach weniger und Neukundengewinnung wird zum Kampf. Das hat wiederum zur Folge, dass Dein Einkommen erheblich leiden wird und Du mit Deiner Arbeit niemandem richtig helfen kannst. Du hast so viel tolles zu bieten! Warum solltest Du es also mit kopflosem Handeln vergeuden.

Fazit

Multitasking führt nur zu Stress und Deine Organisation wird den Bach runter gehen. Deinem Business wird es früher oder später auch erheblich schaden und Du wirst Deine Ziele nicht oder nur extrem langsam erreichen. Ich selbst kann bestätigen, dass Multitasking eine nicht wirklich erstrebenswerte Art zu arbeiten ist. Mir hat es nur Burnout vor Jahren beschert, aber kein gut laufendes Business. Also lass das Multitasking lieber sein und plane lieber produktiv Deine Aufgaben. So erreichst Du mehr und Dein Körper wird es Dir danken.

Wie Du Deine Aufgaben so organisiert, dass Du tatsächlich an Dingen arbeitest die Dein Business voran bringen, zeige ich Dir in meinem Kurs Solopreneur Playbook. Dort lernst Du unter anderem alles über Profit Planung, Business Organisation und wie Du Dir Ziele setzt. Es gibt diverse Tech Trainings für Software wie ClickUp und Elopage und Du hast Zugriff auf eine Blibliothek mit allerhand Ressourcen die ständig wächst. Bei Fragen melde Dich bei mir per E-Mail oder per Instagram. Dann finden wir heraus ob der Kurs zu Deinen Bedürfnissen passt oder ich Dir auf andere Art helfen kann.