Papierloses Büro – was ist das und was sind die Vorteile

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Letztes Jahr als es ans Packen für den Umzug in die neue alte Heimat ging, wurde mir klar wieviel Papier ich eigentlich mit mir herumschleppe bei jedem Umzug. Klar hatte ich schon einiges aussortiert, aber es war immer noch so viel, das man hätte aussortieren können. Leider fehlte damals dazu die Zeit (und Kraft – Hallo Burn-Out) und so wanderte wieder ein mächtiger Papierberg in viel zu viele Kisten. Ich hatte es satt und in der neuen Behausung noch mehr, weil ich den gaaaanzen Kram wieder auspacken und verstauen musste. Uff! Papier ist echt schwer, wenn es in Form von Büchern und Ordnern in Kisten verpackt durch die Gegend getragen werden muss.

Zwischen Weihnachten und Neujahr fasste ich dann den Entschluss “2018 wird das Jahr des papierlosen Studios”. Bisher habe ich nur ein papierreduziertes Studio hinbekommen, aber ich bin auf einem guten Weg und eine Menge Papier wanderte bisher durch den Schredder. Vielleicht mache ich es auch nie 100% papierlos, weil ich nunmal auch ein kleiner Notizbuch-Fan bin. Stichwort Moleskine und Paperblanks. Aber wir werden sehen. Ich experimentiere noch mit dem Grad an Papierlosigkeit in meinem Studio der mir angenehm und sinnvoll erscheint.

Was heißt eigentlich papierloses Büro?

Aber nun mal zur eigentlichen Erklärung. Ein papierloses Büro setzt sich zum Ziel alle Unterlagen nach Möglichkeit digital zu verwalten. Es gilt da ein paar Regeln einzuhalten bezüglich der Archivierung, aber im Großen und Ganzen ist es sehr einfach und mit nur wenigen Tools leicht umzusetzen. Du musst Dir nur erstmal klar werden was Du wie in welcher Struktur ablegen möchtest und wer Zugriff auf die Daten erhalten soll. Für mich als Ein-Frau-Betrieb ist das alles sehr einfach bisher gewesen. Ich habe eine Struktur angelegt die für mich nachvollziehbar ist und irgendwann vielleicht durch einen virtuellen Assistenten gepflegt werden kann. Um das papierlose Büro auch weiter durchzuziehen musst Du Dir aber auch eine Routine angewöhnen und versuchen Firmen von denen Du Papierpost bekommst auf digitale Dokumente umzuwechseln. Zum Beispiel Rechnungen bekomme ich nur noch digital und lege sie direkt auch digital ab. Alles andere lese ich, scanne ich und schreddere ich dann danach wenn ich sicher bin, dass es in der digitalen Ablage gelandet ist.

Was sind die Vorteile?

Man findet schneller was man sucht, weil die Dateien mit Datum und Keywords versehen werden können oder einfach nur sehr sinnvoll abgelegt sind. Entscheidest Du Dich für einen Cloud Server wie Google oder Evernote, hast Du auch noch alle Dateien immer dabei egal wo Du bist. Du kannst nichts verlieren, weil eine Festplatte crashed oder Du sie aus Versehen von der Tischkante schubst. Ist uns allen schon passiert oder? Du kannst auch immer noch handschriftlich alles notieren um es besser zu visualisieren. Du musst es nur entweder einscannen oder gleich per Bildschirm wie z.B. mit einem iPad Pro eingeben. Es gibt mittlerweile ziemlich gute Apps die die Handschrift super erkennen und auch relativ gut in Text umwandeln können, falls Du das Geschriebene anders weiterverarbeiten willst. Deine Unterlagen lassen sich somit auch noch bearbeiten.

Was für mich aber auch sehr wichtig war, war der Platz den man gewinnt, wenn man weniger Papier in Ordnern und Kisten herumstehen hat. Mein Büro ist ohnehin nicht sehr groß und jeder Quadratzentimeter ist sinnvoll genutzt. So viel unnützes Papier da auch noch hinein zu stapeln erschien mir nicht sehr sinnvoll. Jetzt komme ich mit einem anstatt zwei Aktenschränken plus Archivkisten aus. Ganz nebenbei spart man auch noch Kosten wenn man Papier vermeidet. Papier, Druckerpatronen, Marker, Kulis und mehr brauche ich kaum noch. Ich finde es auch generell viel einfacher jetzt Ordnung in meinen Unterlagen zu halten, weil alles chronologisch ist.

Was sind die Nachteile?

Für mich überwiegen auf jeden Fall die Vorteile, aber auch die Nachteile sollten erwähnt werden. Solltest Du Deine Daten nicht in einem Cloud Speicher sichern, dann können durch Stromausfälle und die besagten Crashs der Festplatte Daten verloren gehen wenn Du Pech hast. Vielleicht hast Du aber auch mal einfach kein Netz egal ob mit dem Handy oder per Router. Dann musst Du Dir ein Örtchen suchen wo Du das finden kannst um wieder auf Deinen Cloud Speicher zugreifen zu können. Mir ist das hier auf dem Land ein paar Mal passiert, aber bisher konnte ich einfach mein Büro umsiedeln in die Stadtbibliothek oder ein Café und einfach weiterarbeiten. Man muss etwas flexibel und positiv eingestellt sein, dann sollte das eher selten ein Problem sein.

Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht jeder digital-affin ist. Es gibt immer noch Firmen und Behörden die auf handschriftliche Unterschriften bestehen und nicht den digitalen Weg gehen. Sprich so ganz papierlos funktioniert es nicht immer. Zudem gelten Cloud-Lösungen als nicht 100% sicher. Immer wieder hört man von Hacker-Angriffen oder Geheimdiensten die in den Daten schnüffeln. Sensible Daten würde ich daher versuchen extra gut zu schützen oder doch auf Papier zu belassen. Speichermedien die nicht mit dem Internet verbunden sind können da unter Umständen auch helfen. Finde ich persönlich nur etwas unpraktisch.

Erste Schritte zum papierlosen Büro

Mit dem papierlosen Büro kannst Du sofort anfangen. Du musst nicht zwingend alle alte Papiere jetzt scannen. Ich habe das gemacht, weil nach dem aussortieren nicht mehr allzu viel übrig war zum scannen. Empfehlen würde ich es aber nicht, da der Zeitaufwand zu groß ist. Lieber würde ich einfach ab jetzt alles scannen was reinkommt oder es auf digital umstellen lassen und das Papier dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen schreddern. Für das papierlose Büro brauchst Du nur wenige Hilfsmittel. Für das scannen von Dokumenten kannst Du eine App auf Deinem Handy verwenden oder verschiedene Tischscanner wie z.B. Doxie oder den Scanner von Fujitsu. Beide Scanner schicken Dir Dateien dann auch in Evernote was ich sehr hilfreich finde.

Wenn Du die Möglichkeit hast dann ergänze Dein Equipment noch um ein Tablet. Ich möchte mein iPad Pro nicht mehr missen. Es spart mir eine Menge Zeit und ist schnell eingepackt für unterwegs. Wenn Du richtig digital arbeiten willst dann schaffst Du Dir am Besten noch einen Stylus wie den Apple Pencil oder vergleichbare Stifte an. Dann fällt das scannen weg und Du kannst direkt auf digitalem Papier schreiben. Ich mach das mittlerweile ganz gerne, weil ich das Geschriebene mir dann besser merken und visualisieren kann.

Der letzte Schritt wäre noch ein analoges Postfach in Form eines Ablagekorbs oder einer Schublade oder ähnliches. Es muss ein Ort sein an dem Du Deine gesamte Post sammeln kannst und dann zum richtigen Zeitpunkt holen und verarbeiten kannst. Du musst nur im Grunde überlegen brauchst Du dieses Postfach ständig sichtbar zum Beispiel auf Deinem Schreibtisch oder an der Wand. Oder reicht es eine Schublade oder Box dafür zu haben. Bei mir ist es so ich muss meine Post sehen sonst vergesse ich mich darum zu kümmern. Die Schubladen-Option fällt daher für mich flach.

Fazit

Papierlos funktioniert selten, aber papierreduziert geht auf jedenfall. Man spart ja nicht nur Papier sondern auch eine Menge Plastik und Metall für Schreibgeräte und Co.. Ein iPad verbraucht zwar auch Ressourcen, aber auf lange Sicht und wenn Du es wirklich nicht alle paar Monate durch das neueste Modell austauschst, spart es meiner Meinung nach Ressourcen und Transportwege die das Papier definitiv nehmen muss. Am Ende muss jeder für sich selbst entscheiden ob das papierlose Büro einem hilft oder dem Kopf im Wege ist. Ich für meinen Teil werde kucken, dass ich so viel wie möglich digital halte, weil das für meine Denkweise besser funktioniert als in tausend Ordnern zu blättern.

Was meinst Du? Ist das papierlose Büro für Dich interessant oder nur so eine Spinnerei? Schreib in die Kommentare wo Du für Dich die Grenze zwischen digital und analog ziehst wenn Du magst.

Warum Du Dein Business regelmäßig aufräumen musst

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Wie ich schon in meinem letzten Artikel zum Thema Dankbarkeit erwähnt habe, zeichnet sich bei Online-Business Unternehmern ein Verhalten ab in letzter Zeit. Alles fokussiert auf immer härter arbeiten und Konkurrenzdenken. Mehr Reichweite generieren und dann “Hallo Burn-Out wie geht es Dir?”. Ein Business zu führen ist hart, aber es geht auch leichter und es fängt dabei an wie Deine Abläufe fließen oder ob Du ständig Sand ins Getriebe bekommst.

Es gibt immer wieder Phasen in denen man zu viel und zu schnell arbeitet. Dateien werden irgendwie abgelegt, das Papier für die Buchhaltung wandert in eine Sammelbox, E-Mails stapeln sich im Postfach und überhaupt warum bestellt eigentlich keiner neues Druckerpapier rechtzeitig? Rockt man dann sein Unternehmen auch noch völlig allein ohne Mitarbeiter oder virtuelle Assistenten wird klar, wie wichtig Struktur ist und wie wichtig es ist diese auch aufrecht zu erhalten, indem man regelmäßig aufräumt und prüft ob alles noch läuft oder Verbesserung bedarf.

Aber warum ist das Aufräumen und warum sind die ganzen Systeme so wichtig?

Unorganisiert sein kostet bares Geld und Zeit

Suchen nach Dingen, Anfragen nicht zeitnah bearbeiten, Kundentermine vergessen oder Dateien doppelt und dreifach irgendwo anlegen kostet nicht nur Zeit, sondern manchmal bares Geld. Nehmen wir an jemand interessiert sich für Deinen Service und schreibt Dich an, Du findest diese E-Mail aber erst nach Tagen und der mögliche Neukunde eröffnet Dir, dass er sich mittlerweile anders umgeschaut hat. Autsch das ist nicht schön und Du hast unter Umständen eine Chance vertan an einem tollen Projekt zu arbeiten und damit Geld zu verdienen. Klar hattest Du den Auftrag nicht in der Tasche, aber Du hättest den Neukunden evtl. von Dir und Deinem tollen Service überzeugen können.

Kunden sind unzufrieden oder wandern ab

Nehmen wir mal an Du hast einen Kunden von Dir überzeugen können und Du arbeitest fleissig am gemeinsamen Projekt, aber immer wieder tauchen Stolpersteine auf. Der Kunde weiß nicht wann Du etwas lieferst oder bis wann er etwas wie z.B. Texte oder Bilder liefern muss. Rechnungen werden vom Kunden nicht rechtzeitig bezahlt, weil Du vergessen hast sie zu schreiben und rechtzeitig rauszuschicken. Das sind nur ein paar Ideen was schief laufen könnte, aber das Resultat ist genau das selbe. Der Kunde ist unzufrieden und überlegt sich zweimal ob er nochmal Dich für einen Job anheuert oder nicht. Schlimmer noch er beschließt mitten im Projekt zu gehen und erzählt von seiner schlechten Erfahrung seinen Business Kollegen. Genau das wäre der Super-Gau.

Projekte sind immer mega stressig

Wenn Projekte nicht ordentlich geplant sind, dann sind Nachtschichten keine Seltenheit. Deadlines sind zu knapp gesetzt, Arbeiten werden nicht rechtzeitig fertig, weil Feedback fehlt und ständig kommen neue Sachen dazu die der Kunde wünscht. Mit einem anständigen, klar definierten Ablauf und Vertrag passiert so etwas selten bis gar nicht. Stress könnte eine Seltenheit sein anstatt die Nachtschichten. Mehr Zeit für Dein Leben mit Familie und Freunden wäre möglich und eine Balance zwischen Arbeit und Privatleben würde sich automatisch herstellen.

Die Gesundheit leidet und Burn-Out ist die Endstation

Das ist der Punkt der mir persönlich sehr am Herzen liegt und den ich sehr wichtig finde. Ich selbst habe die Gesundheit jahrelang vernachlässigt und wie eine Irre gearbeitet bis zum Umfallen. Letztes Jahr kam dann die Quittung und ich lag öfter flach als, dass ich produktiv arbeiten konnte. Alles war zehnmal so schwer und ich bin nur sehr langsam vorangekommen, war ständig gefrustet und müde. Das muss nicht sein. Du musst nicht härter sondern smarter arbeiten. Deinen Körper kannst Du nicht unbegrenzt immer wieder ans Limit fahren. Das kann böse enden.

Aber wie löst Du jetzt das Problem? Ganz einfach.

Etabliere Systeme die zu Dir passen. Akzeptiere, dass Du keine Maschine bist und hole Dir Hilfe falls nötig.

In meinem Fall hat sich über die Jahre folgendes System etabliert.

1. Eine Projekt-Management-Software nutzen

Ich nutze Asana jetzt schon seit zwei Jahren und bin mega happy. Ich habe Asana am Anfang etwas überorganisiert, weil es so viele Möglichkeiten bietet, aber mit der Zeit habe ich alles optimiert und weiß nun immer wo ich meine Ideen parken kann, meine Aufgaben für Kunden-Projekte finde und weiß wann ich mich mal ums packen kümmern muss, wenn die nächste Reise ansteht, um nur ein paar der Dinge zu nennen die ich in Asana organisiere. Mittlerweile ist Asana auch vollständig auf deutsch verfügbar, was die Sache ungemein erleichtert, wenn man mit Kunden darin arbeiten will, die Englisch nicht so gut beherrschen. Wer Asana nicht mag kann es mit Dubsado, Trello oder Basecamp versuchen.

2. Den Posteingang sortieren – digital wie analog

Meine Post sammle ich immer an einer Stelle und trage nicht die Post mal zum Wohnzimmertisch oder einfach mit ins Auto, weil ich es eilig habe. So geht kein Brief verloren und wenn Zeit ist die Post zu checken finde ich alles. Klingt simpel ich weiß, aber wie oft ist bei Dir schon ein Brief unter dem Zeitungsstapel auf dem Couchtisch verschwunden? Grins. Ja sowas passiert mal wenn man von zuhause aus arbeitet.

Mit der digitalen Post halte ich es ähnlich nur sortiere ich die ein bisschen gezielter. Zunächst im Posteingang durch die Abteilungen “Wichtig”, “Lesen”, “Kunden” und “Alles andere. Erst danach bekommt die Mail ein Label wie “Buchhaltung” oder “Follow Up”. Manche bekommen auch per Filter-Anweisung direkt ein Label, überspringen aber auf keinen Fall den Posteingang. Du kannst alles auch noch ein bisschen anders aufsetzen, wie ich in diesem Artikel geschrieben habe.

3. Buchhaltungssoftware die nicht zu kompliziert ist

Ich weiß nicht wie es Dir geht, aber ich persönlich hasse Buchhaltung. Ok hassen ist etwas zu hart ausgedrückt, aber ich mag sie einfach nicht besonders. Wenn ich dann auch noch mit Excel-Tabellen und Co rumhantieren müsste, nur um eine simple Rechnung zu schreiben, wäre ich schon ultra genervt. Ein Glück, dass es heute so tolle Services wie Sevdesk gibt.

Ich nutze Sevdesk seit letztem Jahr und bin super happy. Ich muss nichts installieren, kann überall darauf zugreifen, mein Shop lässt sich integrieren und ich kann alles einfach verstehen und super schnell einrichten. Zudem kommen immer wieder tolle Newsletter von Sevdesk zu aktuellen Themen und man bekommt eine Menge guten Support wenn man ihn braucht. Such Dir eine Software die es Dir leicht macht Rechnungen usw. zu schreiben und Deinen Kunden es leicht macht sie über Links im Dokument mit einem Klick zu bezahlen.

4. Apps für die Selbstvermarktung gezielt einsetzen

Kunden müssen Dich sehen um Dich beauftragen zu können und da sind Social Media Apps und Online-Werbung wie Google Adwords enorm wichtig. Damit man dabei aber nicht den Kopf verliert und überfordert ist, helfen Services wie Hootsuite, Tailwind und Co.. Du kannst Deinen Content vorausplanen und hast den Rest der Woche oder des Monats genug Zeit neuen guten Content zu produzieren und für Deine Kunden da zu sein. Man muss natürlich nicht alles vorausplanen, aber ein regelmäßiges Veröffentlichen auf Twitter, Instagram und Co. hilft dabei Dein Ranking innerhalb dieser Apps zu verbessern und besser gefunden zu werden.

Die Mühe lohnt sich wirklich. Seitdem ich regelmäßiger auf den Kanälen poste, ist meine Sichtbarkeit um mehr als 600% in den meisten Fällen gestiegen was dazu führte, dass mehr Anfragen in meinem Postfach landeten. Suche die Plattform die zu Dir passt und nutze sie strategisch mit gutem Content, Hashtags und viel Persönlichkeit. Es gibt natürlich noch eine Menge anderer Wege der Selbstvermarktung, aber der Weg über Social Media und Online-Werbung ist einer der einfachsten und kann schnell umgesetzt werden selbst wenn das Budget klein ist.

5. Für die Zukunft einen virtuellen Assistenten anstellen

Vielleicht wirst Du nie einen virtuellen Assistenten anstellen, aber denke zumindest darüber nach. Es gibt immer Zeiten in denen es hilfreich wäre, wenn jemand anderes Aufgabe XY machen würde und Du Zeit für etwas anderes hättest. Gerade wenn Du einen Shop hast oder Online-Kurse veranstaltest kommen enorm viele Aufgaben zusammen.

Wenn Du alles alleine machst bleibt dann kaum noch Zeit für den kreativen Prozess oder Projekte die Du wirklich gerne umsetzen würdest. Behalte die Option zumindest einmal im Hinterkopf und überlege was Du delegieren könntest, um mehr Zeit zu haben um Deinem Publikum oder Kunden besser beistehen zu können. Du willst ja in erster Linie ein Problem lösen, hilfreichen Content produzieren und für Deinen Kunden da sein. Dinge wie Datenbank Backups, Recherchen oder die Ablage könntest Du z.B. delegieren und so mehrere Stunden pro Woche freischaufeln für Dinge die Dich happy machen in Deinem Business.

In meinem Kurs Solopreneur Playbook gehe ich detailliert auf die einzelnen Punkte ein und zeige Dir wie ich alles aufgesetzt habe und am laufen halte. Ausführliche Tech-Trainings und ein Blick hinter die Kulissen meines Studios sollen Dir dabei helfen wieder Spaß an Deinem Business zu haben. Mein Kurs richtet sich hauptsächlich an Solopreneure, kreative Freelancer und Coaches, wie ich es bin, aber meine Systeme können auch für andere Bereiche wie Ärzte, Gastronomen, Ladenbesitzer und viele weitere Berufe angepasst werden.

Der Gedanke dahinter ist im Grunde gleich. Dein Business bleibt organisiert und Du musst nur noch wenig aufräumen in regelmäßigen Abständen. Ich selbst muss mittlerweile gar nichts mehr aufräumen und kann mich mit der Verbesserung meines Studios befassen und damit wie ich am Besten anderen helfen kann. So verbringe ich meine Zeit lieber, als mit dem Suchen nach Dateien oder dem schreiben von tausenden E-Mails.