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10 Selbstmanagement Tipps die Dir Deinen Business Alltag erleichtern

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Diese 10 Selbstmanagement Tipps werden Dir Deinen Business Alltag erleichtern und Stress minimieren. Deine Produktivität wird sich verbessern und Du wirst Deine Ziele erreichen mit mehr Fokus und Motiviation. #Planung #Kalender #Apps #Gmail
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Der Business Alltag kann manchmal ganz schön stressig werden, deswegen ist gutes Selbstmanagement wichtig. Um trotzdem gut durch den Tag zu kommen, kannst Du ein paar Dinge tun die es Dir leichter machen. So fällt nicht nur die Arbeit leichter auch wenn es etwas chaotisch wird, sondern auch der private Bereich und Deine Gesundheit bleiben auf der Reihe.

Denn wer kennt das nicht, ist es stressig wird die Schokolade ausgepackt und der Gang zum Fast-Food-Restaurant ist quasi vorprogrammiert. Es geht darum den Widerstand den man gegen ein paar Aufgaben hat aufzuheben und den Tag etwas besser zu gestalten.

Erfolgreiche Menschen kennen den Unterschied zwischen Geduld und Procrastination

01 | Plane voraus und berechne Umwege mit ein

Über die Jahre habe ich es gelernt gut zu planen. Was meine ich damit? Ich habe gelernt meine Zeit realistisch einzuschätzen. Manche Aufgaben gehen mir leicht von der Hand, bei anderen neige ich dazu sie zu vermeiden oder immer wieder zu unterbrechen mit endlosem scrollen durch Instagram oder ähnlichem. Ich berechne Umwege mit ein, aber nicht Umwege in Form von Prokrastination, sondern Umwege in Form von „das Leben passiert“.

Deshalb plane ich pro Tag maximal drei wichtige Dinge die zu erledigen sind ein, alles andere ist einfach ein Bonus und macht extra zufrieden am Ende des Tages. Was ich mit Umwegen aber genau meine ist, dass Du Dir erlauben musst, dass Du Deine To Do Liste nicht immer rocken wirst und das ok ist. Je netter man zu sich selbst ist, desto weniger Ablehnung gegen die To Do Liste baut sich auf.

In meinem Fall war das definitiv so. Ich habe mir immer die drei wichtigsten Dinge des Tages vorgenommen und was ich danach erledigt bekommen habe, hat sich wie ein mega Gewinn angefühlt und mich angespornt meine Sachen geregelt zu bekommen.

Die drei wichtigsten Dinge sind nicht immer die Dinge die ich besonders gern mache, aber ich weiß, dass ich sie erledigt bekomme in der Zeit die ich dafür vorgesehen habe. Wenn man das schon weiß bevor man überhaupt anfängt, ist ein weiterer Grund für Ablehnung verschwunden. Es ist machbar und keine Bürde mehr. Alles eine Frage der Einstellung und der präzisen Planung.

Ich plane einmal die Woche was ich erledigen will und jeden Abend plane ich den nächsten Tag dann ganz genau. Manchmal plane ich von wann bis wann ich am nächsten Tag an einer Sache arbeite, manchmal entscheide ich morgens wie ich drauf bin und in welcher Reihenfolge ich die Top 3 der Aufgaben erledigen will.

Ein bisschen Spontanität lässt wieder ein bisschen Widerstand verschwinden. Je strikter ich meine Zeit einteile, desto mehr gerate ich in Stress, wenn ich daran arbeite. Nicht immer, aber oft. Du musst heraus finden wie strikt Du planen musst um produktiv zu bleiben und das wichtigste des Tages zu schaffen. Jeder Kopf tickt anders.

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02 | Möhrchen und Co.

Ich weiß nicht wie es Dir geht, aber ich bin mega unproduktiv und unkonzentriert, wenn ich nicht anständig gegessen habe. Mein Denkapparat funktioniert nicht nur mit Kaffee, Tee und Co. Nein nur mit Smoothies auch nicht. Ich brauche eine ausgewogene Ernährung damit ich funktioniere und nachts anständig schlafen kann.

Früher habe ich das nicht ernst genommen und irgendwas während des Arbeitstags in mich hineingeschaufelt. Pizza, Döner, McDoof you name it. Das Problem war, dass ich davon müde wurde und mein Arbeitstag entweder extrem langsam wurde oder total in die Eisen ging und stoppte, weil mir unfassbar schlecht war und mein Bauch einfach nur krampfte.

Vor einiger Zeit habe ich das nun geändert und mein Essverhalten deutlich besser im Griff. Und wie habe ich das geschafft? Du ahnst es vielleicht. Mit Planung und guter Vorbereitung. Ein bis zweimal die Woche nehme ich mir abends etwas Zeit und bereite ein paar gesunde Dinge vor, auf die ich dann im Lauf der Woche Zugriff habe, wenn ich viel zu tun habe.

In meinem Kühlschrank findet sich oft geputztes und vorbereitetes Gemüse, ein bis zwei Proteinquellen die man schnell schnappen kann und immer etwas das ich schnell warm machen kann. Ein zwei Dips und ich kann mir individuell und schnell ein Gericht zaubern.

Mein Snack ist meist entweder Gemüse mit Dip wie Hummus oder Obst mit Mandelbutter. Was ich immer schnell machen kann ist ein üppiger Salat, da alles vorbereitet ist inkl. Soße in einem Einmachglas. Auch kann ich mir schnell mal etwas anbraten oder einfach alles auf einem Blech in den Ofen schieben.

Manchmal, wenn ich morgens etwas mehr Zeit habe, werfe ich den Slowcooker an und habe dann gegen Mittag ein Essen auf dem Tisch für das ich nicht stundenlang in der Küche stehen musste.

Fazit, bereite ein paar gesunde Snacks regelmäßig vor und nutze Gadgets die für Dich hilfreich sind. So hast Du immer etwas Gesundes im Bauch, aber trotzdem genug Zeit für Arbeit und Freizeit.

03 | Alles hat seinen Platz

Es gab eine Zeit, da war ich extrem chaotisch im Büro. Überall lagen Sachen herum, mein Schreibtisch war ständig überfüllt und ich suchte dauernd irgendwas. Viel Zeit die ich besser hätte nutzen können ging ins Land und irgendwann hatte ich genug. Ich kann in Unordnung nicht arbeiten. Mich lenkt das tierisch ab und ich hasse es Zeit zu verschwenden mit Suchen von Dingen und Unterlagen.

Also habe ich es geändert in dem ich zwei Dinge tat in genau dieser Reihenfolge. Ich mistete rigoros aus und legte dann für jedes Ding einen Platz fest. Jetzt weiß ich immer wo was ist und Zeitverschwendung mit Suchen ist passé. Wichtig ist dabei nur, dass man die Dinge nachdem man sie benutzt hat, wieder dort hinbringt. Ja die Mama hatte Recht. Ordnung ist einfach, wenn man die Dinge wieder zurückbringt nachdem man mit ihnen gespielt hat. Ehm in unserem Fall gearbeitet hat.

Ich habe mir mittlerweile angewöhnt jeden Abend meine Sachen zurück zu legen und freue mich jeden Morgen darüber, dass ich einfach frisch ausgeruht wieder loslegen darf, ohne erstmal aufräumen zu müssen. Bin ich perfekt? Nein! Es gibt Tage da räume ich nicht abends auf, aber ich bereue es jedes Mal am nächsten Morgen. Es lohnt sich wirklich diese 5 Minuten zu investieren, denn es hilft auch mein Abschließen des Arbeitstages.

04 | Termine mit Pufferzone

Tage an denen ein Termin den anderen jagt kann man nicht immer vermeiden. Was Du aber tun kannst ist zu versuchen Pufferzonen zum Durchatmen mit einzuplanen. In meiner Woche gibt es zum Beispiel Tage an denen ich nach Möglichkeit überhaupt keine Termine buche.

Dann gibt es wieder Tage an denen nur meine Coaching-Besprechungen stattfinden, aber selbst da plane ich zwischen den Sessions genug Zeit ein, damit ich mich wieder sammeln kann und auf den nächsten konzentrieren kann.

Wenn Du Deine Zeit bündelst und dann auch noch ein bisschen Zeitpuffer einbaust, kannst Du volle Wochen gut durchstehen ohne am Ende erstmal Urlaub zu brauchen. Weniger Hetze mehr Zeit um präsent zu sein für Deine Kunden, Deine Familie und Dich selbst.

05 | Spezifische To Do Liste

Was meine ich mit spezifisch? Ich meine, dass die Aufgaben klar formuliert sein müssen und, dass die Aufgaben Dein Unternehmen hauptsächlich weiterbringen. Also z.B. nicht schreiben “Blog Artikel verfassen” sondern “Blog Artikel zu E-Mail-Management schreiben”.

Setze dann auch fest bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Manche Aufgaben tauchen auch regelmäßig auf, diese setzt Du einfach in Deinem Kalender oder im Projektmanagement System auf wiederholen und schon hast Du einen Fahrplan durch die Woche.

Du kannst auch Deine Arbeitswoche nach Themen sortiert. Admin Arbeit wie Ablage und Rechnungen schreiben oder Termine vereinbaren ist bei mir montags im Kalender. Montags sortiere ich mich immer und schaue was so an E-Mails und Nachrichten über das Wochenende zusammengekommen ist.

Außerdem kläre ich an Montagen nach Möglichkeit Dinge die ich Freitag nicht klären konnte aus welchem Grund auch immer. Dienstag ist dann für die Kunden da, Mittwoch für eigene Projekte usw. Du kannst Deine Aufgabenliste ganz nach Deinem Bedarf strukturieren, aber Du musst immer sehr genau definiert was Du machst und warum.

50x ein Redesign Deiner Website zu machen ist zwar viel Arbeit und Du bist beschäftigt, aber es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt sein und wirklich was zu bewegen, sprich die wirklich wesentlichen Dinge geregelt zu kriegen. Ein weiterer Punkt einer spezifischen To Do Liste ist, dass Überforderung und Prokrastination vermieden wird.

Wenn Du nämlich nicht genau weißt, was genau Du eigentlich machen sollst bzw. wolltest, verschwendest Du Zeit damit zu überlegen, fühlst Dich direkt unproduktiv und wenn Du es ganz schleifen lässt machst Du die Aufgabe überhaupt nicht.

Wenn ich zum Beispiel Blog Artikel plane, kommt der vorläufige Titel in den Namen der Aufgabe. Im Notizteil mache ich erste Stichpunkte und darunter findet sich eine genaue To Do Liste die ich abarbeiten muss von Entwurf bis Veröffentlichung. Kein Überlegen mehr ob ich XY erledigt habe oder ob ich irgendwas noch erledigen sollte. So kann ich in kurzer Zeit Artikel schreiben mit richtig gutem Content und bin meinem Plan meist ein bisschen voraus. Das verschafft mir wiederum mehr Zeit für Kreativität, Recherche und die Betreuung meiner Kunden und Kursteilnehmer.

Also je genauer Deine To Do Liste, desto produktiver kannst Du sein und erreichst was Du willst ohne extra Kampf um Ideen und Zeit.

06 | Kleiderschrank mal einfach

Jetzt fragst Du Dich vielleicht was Dein Kleiderschrank mit Arbeit zu tun hat. Sehr viel, wenn Du mich fragst. Es hängt damit zusammen ob Du morgens ratlos vor dem Schrank stehst und wie Du Dich den Rest des Tages fühlst. Ich z.B. werde automatisch unproduktiv, wenn ich Kleidung anhabe, die irgendwie unbequem ist.

Mich lenkt das unglaublich ab und es kann mich manchmal sogar Selbstvertrauen kosten, wenn ich ein Meeting habe. Morgens hasse ich auch nichts mehr, als wenn ich ins Hetzen gerate, weil ich schnell mir überlegen muss was ich heute anziehen will. Frisch aufgewacht und ohne Frühstück im Bauch bin ich wenig entscheidungsfreudig. Die wenigsten sind das.

Ich habe für mich über die Jahre einen Kleiderschrank zusammengestellt, wo ich alle Teile leicht kombinieren kann. Irgendwann weiß man einfach was man gerne trägt. Zudem habe ich mir angewöhnt am Abend vorher meine Sachen rauszulegen.

Man kann auch ganz extrem sein und sich eine Art Uniform zulegen siehe Mark Zuckerberg, aber für mich persönlich ist das eine Ecke zu extrem. Es würde zwar der Faktor “Was ziehe ich bloß an?” wegfallen, aber irgendwie wäre das doch auch etwas öde. Aber ich schweife ab.

Also nochmal zusammengefasst. Kleiderschrank vereinfachen plus abends das Outfit planen und nicht morgens kurz bevor Du aus dem Haus stürmen willst. Kleine Anmerkung. Es gibt Leute die sogar sonntags die Outfits für die ganze nächste Woche planen. Etwas das ich noch ausprobieren muss. Erfahrungsbericht folgt eventuell.

07 | Weniger ist mehr

Weniger ist mehr kann man auf so ziemlich alle Bereiche des Lebens übertragen. Da es hier aber um den Business Alltag geht bleibe ich auch weitestgehend beim Thema. Weniger ist mehr fängt an im Bürozimmer selbst und hört bei Deiner To Do Liste auf.

Früher war mein Büro wirklich voll mit allerlei Sachen. Zu viele Bücher, zu viel auf dem Schreibtisch an Nippes, zu viele Bilder an der Wand, zu viele Möbel die vollgestopft waren mit Büromaterial, Kabeln, Ladegeräten und Co.

Ich hatte ständig visuellen Input und war irgendwann total abgelenkt und hatte ständig das Bedürfnis erstmal aufzuräumen. Jetzt versuche ich so wenig wie möglich in meinem Büro zu lagern und auf dem Schreibtisch findet sich nur das, was ich wirklich brauche um effektiv arbeiten zu können.

Weniger ist mehr gilt aber auch für Deine To Do Liste. Setze Dir nicht tausend Aufgaben, sondern nur solche die wirklich eine Wirkung haben. Das resultiert dann in weniger Aufgaben in der Regel aber die bewegen wirklich etwas in Deinem Business. Du bist produktiv am Arbeiten und nicht einfach nur beschäftigt. Stichwort 3 wichtige Aufgaben am Tag, der Rest ist Bonus und macht zufrieden.

Eine weitere wirklich wichtige Sache ist, dass Du Dir das Multitasking abgewöhnen musst. Man verliert 50% und mehr seiner Konzentration, wenn man dauernd zwischen Aufgaben und Tätigkeiten hin und her springt. Keine halben Sachen! Mach eins nach dem anderen fokussiert und so zügig wie es die Aufgabe und Dein Kopf zulässt.

Also schau wo in Deinem Arbeitsalltag Du weniger brauchst um mehr zu schaffen. Denke z.B. an Hürden die dauernd auftauchen, die Einrichtung Deines Büros und Deine To Do Liste im Besonderen.

08 | Go digital

Ich liebe Papier. Tu ich wirklich, aber Papier hat Grenzen die mich bei der Arbeit langsamer machen. Seit einigen Jahren vermeide ich Papier so gut es geht. Papier die ins Haus flattern werden eingescannt, digital abgelegt und falls ich es darf danach direkt geschreddert. Weniger Ordner, mehr Freiraum.

Meine Termine trage ich nicht mehr in einen Papierkalender ein, sondern in den Google Kalender. Den kann ich teilen mit anderen und so leichter Termine vereinbaren und den Überblick behalten. Meine To Do Liste ist in der App ClickUp und so immer dabei und klar strukturiert. Meine Notizen sind digital in Good Notes auf dem iPad. So langsam klappt das Schreiben mit dem Apple Pen ganz gut.

Großer Vorteil von der digitalen Seite des Business ist, dass die Apps eine Suchfunktion jeweils haben. Meine E-Mails gehen nicht mehr im Berg des Archivs verloren, sondern können immer wieder hervorgeholt werden. Notizen in Evernote und selbst die von Hand notierten in Good Notes sind per Suchfunktion schnell wieder zu finden oder nach Schlagworten durchsuchbar.

Seitdem der Großteil meines Business digital läuft, sind Klebezettel und Co. die dauernd verloren gingen, Teil der Vergangenheit. Mein Schreibtisch ist automatisch aufgeräumter geworden durch nur diesen einen Schritt in die digitale Welt. Und ich habe mein Büro auf meinem Smartphone in der Hosentasche.

Naja sagen wir einen großen Teil davon. Ich könnte von unterwegs Rechnungen schreiben z.B. oder meine E-Mails erledigen und so einiges mehr. Design findet aber immer noch eher auf iPad, Computer und teilweise eben doch Papier statt.

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09 | Admin-Tag für mehr Produktivität

Du kennst das sicherlich. Im Lauf der Woche tauchen immer wieder Aufgaben auf die Du erledigen musst, aber nicht unbedingt sofort. Oder es gibt Aufgaben die Du nicht oft, aber regelmäßig erledigen musst. Ich habe dafür einmal im Monat einen sogenannten Batch Day. Das ist in ein Tag an dem ich all die kleinen Aufgaben mache, die gemacht werden müssen aber nicht oberste Priorität haben, wenn es um das Tagesgeschäft geht.

Dieser Batch Day ist z.B. dazu da die Social Media Profile wieder mit einem Update zu versehen oder die Website nach kaputten Links zu durchsuchen. Oder zu schauen ob Papier bestellt werden muss, die digitalen Speicher aufzuräumen usw. Ich denke Du weißt was ich meine. Es geht um all den Kleinkram den man machen muss, aber eben nicht jeden Tag.

Wenn Du das alles gebündelt an einem Tag erledigst, geht es schneller von der Hand, als wenn Du tägliche, wichtige Arbeiten unterbrechen musst um den Kleinkram auch noch zu regeln. Mir bewahrt es die restliche Zeit des Monats meine Kreativität, weil ich nicht jeden Tag auch noch Dinge tun muss, die eher untergeordnet sind.

10 | Apps reduzieren

Ich bin ein kleiner Technik-Nerd. Ich muss jede Produktivitäts-App ausprobieren die es auf diesem Planeten gibt. Naja fast jede. Das kann aber kontraproduktiv sein, weil man sich irgendwann überorganisiert und den Überblick verliert, wo man jetzt was notiert hat. Strukturen und Pläne gehen verloren und man verbringt mehr Zeit damit in den Apps aufzuräumen als tatsächlich zu arbeiten.

Mittlerweile überlege ich genau welche Apps ich wirklich brauche und welche App für was zuständig ist. Nach Möglichkeit suche ich immer eine App heraus die mindestens zwei andere ersetzt. Oder zumindest so viele Funktionen wie nötig, aber so wenige wie möglich hat. Apps die zu viele unnütze Funktionen haben, werden schnell anstrengend im täglichen Gebrauch. Da wird man an Sachen erinnert die man nicht nutzen will und noch so manch anderes klingelt und lenkt einen ab.

Derzeit nutze ich eine App für das Projektmanagement, einen digitalen Kalender, eine Notizapp, Evernote als Ablage für Ideen und eine Mindmaps App. Mehr nicht. Ich weiß so wo meine Termine vermerkt sind, wo ich Dinge notieren kann und wo meine Aufgabenliste ist. In Evernote mache ich nur Anmerkungen zu Dokumenten die ich gespeichert habe. In Goodnotes schreibe ich per Hand alles auf dem iPad.

Goodnotes ersetzt für mich Klebezettel und Notizbücher. Die Suchfunktion in allen Apps ist auch hervorragend. Auf jeden Fall deutlich zeitsparender als Klebezettel im ganzen Zimmer zu suchen oder aus dem Altpapier zu fischen, wo sie reinflogen als das Fenster offen war. Kennt jeder oder?

Nochmal zusammengefasst

1. Plane die Dinge genau und realistisch. Strukturiere Deine Aufgabenliste sinnvoll.

2. Lass Deine Ernährung nicht schleifen und sorge für leicht zugängliches, gesundes Essen.

3. Alles sollte seinen Platz haben damit Suchen vermieden wird und immer Ordnung herrscht.

4. Plane Termine immer mit Pufferzeit. Du brauchst Raum zum Atmen.

5. Deine Aufgabenliste muss klar formuliert sein, damit Du direkt weißt was zu tun ist.

6. Lege Klamotten am Abend bereit und spare so wertvolle Zeit morgens. Mehr Zeit für ein gemütliches Frühstück haha.

7. Weniger ist mehr. Sortiere alle Bereiche Deines Alltags so, dass Du nicht zu viel hast das Dich ablenkt. Weniger Aufgaben dafür mehr Fokus auf das Wesentliche, weniger Dinge und somit weniger visuelle Reize die ablenken.

8. Go digital. Vermeide Papierchaos und organisiere Dich digital. So hast Du alle Infos immer auf dem Smartphone oder Laptop dabei und bist mehr ortsunabhängig.

9. Mindestens einen Tag pro Monat für die tausend kleinen Dinge reservieren. Einfach eins nach dem anderen abarbeiten und so sind auch die kleinen Dinge erledigt und werden nicht vergessen.

10. Nutze nicht zu viele Apps, sondern nur welche die Dir wirklich helfen am Ball zu bleiben. Alles was Dich in der Benutzung eher Zeit kostet, als Dich produktiv zu machen kann weg.

Du bist dran. Hast Du Tipps wie Du Deinen Arbeitsalltag organisierst? Schreib es in die Kommentare, ich bin neugierig.

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