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10-Punkte-Plan für ein organisiertes Business

Dieser Artikel enthält unter Umständen Affiliate Links. Mehr Informationen dazu findest Du hier

Mit meinem 10-Punkte Plan wirst Du Dein Business von Grund auf organisieren und ordnen können. Mehr Produktivität, besseres Zeitmanagement und bessere Kundenbetreuung die Kundenakquise auf ein Minimum reduziert und weniger Stress verursacht. #Planung #Wochenplanung #Filofax #Dateiablage #Dokumente #Ablage #Organisation
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Als ich mich 2003 selbstständig machte und noch ziemlich grün hinter den Ohren war, hatte ich in meinem Business kaum ein System. Meine Buchhaltung machte ich noch mit Excel und Briefpapier in Word. Jap schlimmer geht es nicht. Ich hatte keinen Workflow für Projekte, keine anständig strukturierte Aufgabenliste und vor allem keinen Plan, wohin ich mit meinem Business überhaupt wollte.

Da mein Studium sehr vielfältig war und ich eine Menge Fähigkeiten hatte, bot ich natürlich auch alles als Service an. Man muss ja alles gut können dachte ich. Man muss doch so viele Aufträge wie möglich annehmen dachte ich. Und ach ja, Schlaf ist überbewertet, weil nur wer hart arbeitet erreicht auch etwas. Nachtschichten sollten also kein Problem sein oder?

Naja. Man kann sich ausmalen wie ich drauf war die meiste Zeit. Gestresst, die Kreativität verabschiedete sich regelmäßig und gesundheitlich ging es mir überhaupt nicht gut. Ich zog nur Mist an und war ziemlich unzufrieden mit meiner eigenen Leistung und wie ich Kundenprojekte abwickelte. Man muss glaub ich nicht Einstein sein um zu erkennen, dass meine Kunden auch nicht immer happy waren.

Das Ergebnis war zwar immer top, aber der Weg dahin war mehr als holprig und stressig. Das Blatt hat sich aber vor ein paar Jahren gewendet und vor allem letztes Jahr, nachdem ich endlich auf mich selbst gehört habe. Jetzt laufen Kundenprojekte reibungslos die meiste Zeit und ich kann deutlich mehr Menschen helfen als früher.

Aber wie habe ich das geschafft? Ganz einfach. Ich habe einen 10-Punkte-Plan verfolgt und jeden Bereich meines Businesses optimiert. Jetzt habe ich mehr Zeit fürs Wesentliche und die Kreativität ist nahezu dauernd am fließen. Nicht immer natürlich. Ich bin auch nur ein Mensch, aber ich bin deutlich produktiver und vor allem glücklicher als vorher. Manche der 10 Punkte sind ziemlich offensichtlich, aber man denkt gar nicht wie oft diese Punkte vernachlässigt oder gar vergessen werden.

1. Posteingang-System

Alles fängt an mit dem System für den Posteingang. Hier kommt in der Regel zu aller erst der Kontakt mit dem möglichen bzw. vorhandenen Kunden zustande. Ist der Posteingang nicht systematisch sortiert, versinkt man schnell in hunderten E-Mails und übersieht wichtige Nachrichten mit Leichtigkeit.

Man braucht ein paar Ordner (max.10!) und Filter um das Chaos zu vermeiden und falls nötig zu bändigen. Seit ich Filter nutze antworte ich wieder recht zeitnah auf E-Mails. Was früher 2-3 Tage dauern konnte, ist jetzt in etwa 24 Stunden maximal erledigt.

GMail lässt sich sehr einfach anpassen und sortieren. Ich nutze es seit Jahren anstatt Outlook oder was es sonst noch so gibt. App öffnen, E-Mails bearbeiten, fertig. Keine Updates, keine komplizierten Installationen, keine Technik die regelmäßig zickt. Hurra! Überlege wie Du Deinen Posteingang strukturieren könntest und welche Filter Du brauchst, um wirklich hauptsächlich wichtige E-Mails zuerst zu sehen.

2. CRM Software

CRM Software (Client Relationship Management) hilft Dir Deine Kunden gut zu organisieren. Follow ups werden nicht vergessen, Du kannst an Geburtstage denken oder hast Überblick über die Kommunikation mit dem Kunden. Ich selbst mache das mit Dubsado und Asana, aber es gibt Tools wie Streak für Gmail oder Zoho. Das CRM ist quasi Deine Sammelstelle für alle Kundeninformationen, damit Du einen genauen Überblick hast.

3. Projektmanagment Software

Wer oft gleichzeitig an Projekten arbeitet, und das passiert häufig als kreativer Freelancer, der wird schon mal die Situation gehabt haben, dass da urplötzlich eine Deadline am Horizont auftauchte. Und hey, es fehlt ja noch die Hälfte an Info vom Kunden und die Website ist noch nicht mal programmiert. Hilfe! Nachtschicht. Stress. Eine Projektmanagement Software kann das verhindern.

Du behältst den vollen Überblick und überbuchst nicht Deinen Kalender. Zudem kannst Du Deine Kunden rechtzeitig erinnern, wenn Du noch Informationen oder Bilder für das Projekt benötigst. Aufgabenlisten sind klar strukturiert und Du weißt jeden Morgen woran Du arbeiten musst.

Ich nutze Asana als Projektmanagement System. Im Grunde manage ich mein ganzes Business mit Asana. Von Content Marketing bis Kundenprojekte wird alles genau festgehalten und geplant. Seither arbeite ich deutlich produktiver und vor allem fokussierter. Was zum Resultat hat, dass ich jeden Monat mein Einkommen bisher steigern konnte. Es ist so mega hilfreich ein solches System zu nutzen.

Natürlich kann man das auch alles auf Papier, aber Papier erinnert Dich nicht wie es Software tun kann. Und Papier egal in welcher Form hast Du auch nicht immer bei Dir, ein Smartphone sind wir mal ehrlich hast Du aber denke ich immer dabei. Und somit auch Dein Business in der Hosentasche. Ich kann Asana wärmstens empfehlen, aber ich kenne auch Leute die auf Meistertask schwören. Schau Dir an was zu Dir passt.

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4. Kundenprozess-System

Kundenprojekte beginnen mit der Akquisition und gehen dann über ein Angebot hoffentlich in einen Auftrag über. Wenn Du ein anständiges System hast, verläuft dieser Vorgang reibungslos und in großen Teilen automatisch. Überlege Dir genau durch welche Stadien Dein Kunde gehen soll in Deinem Business. Wie findest Du Kunden? Wann machst Du regelmäßig Akquise? Was passiert wenn jemand eine Anfrage stellt? Was brauchst Du damit ein Interessent zum Kunden wird? Welche Workflows musst Du durchlaufen je nach Art des Projekts?

Das und noch mehr solltest Du Dir mal aufschreiben und überlegen wie Du die einzelnen Punkte verbinden kannst, damit Kundenprojekte nach Plan verlaufen und Deadlines eingehalten werden können. Nutze zum Beispiel ein Tool wie Dubsado. Dort kannst Du Workflows anlegen, die zum Beispiel es erlauben, dass ein Kunde automatisch Angebote und Verträge bekommt und Dich super einfach buchen kann.

Dein Arbeitskalender könnte sich automatisch mit den passenden Projekten füllen, wenn Du Routine-Aufgaben mit Systemen wie Dubsado und Asana verbinden würdest. Du musst nicht jedesmal von Hand ein Angebot aufsetzen. Du musst nicht jedesmal von Hand Rechnungen schreiben und schicken. Du musst nicht von Hand Deadlines und andere Termine in Deinen Kalender eintragen. Das kann alles alleine laufen, sodass Du Zeit hast für das Projekt und den Kunden selbst. Zeit für die eigentliche Arbeit und den Service am Kunden.

5. Daten-Organisation

Super wichtig ist auch dieser Punkt. Du musst Deine Daten anständig ordnen, damit Du nicht dauernd Daten verlierst oder Stunden mit der Suche nach Dokument XY verschwendest. Trenne privat von geschäftlich. Lege Ordner für wichtige Dokumente an wie die Buchhaltung und Verträge. Ordne die Dinge sinnvoll, damit Du sie schnell finden kannst.

Denke dabei nicht zu kompliziert und lege tausend Ordner an, sondern schau was zusammengehört und thematisch zusammen passt. Lege erst dann Unterordner an und versuche möglichst die Struktur so flach und einfach wie möglich zu halten.

Denke auch daran Deine Daten so zu sichern, dass sie nicht verloren gehen, wenn der Computer mal beschließt das zeitliche zu segnen. Stichwort Cloud. Entweder eine externe Cloud oder eine interne. Hauptsache die Daten sind mehrfach gespiegelt und anständig verschlüsselt, um sie vor fremden Zugriff zu schützen. Auch regelmäßiges ausmisten ist wichtig. Gerade wenn Projekte abgeschlossen sind, solltest Du die Ordner aufräumen und nicht mehr benötigte Daten wegwerfen.

6. Rechnungs- und Vertragssoftware

Rechnungen zu schreiben mit Word und Kalkulationen in Excel Zeile für Zeile anzulegen ist Schnee von gestern. Heute gibt es leistungsfähige Software die solche Vorgänge schnell und sauber erledigt und von überall auf der Welt bedient werden kann. Für Verträge kannst Du zum Beispiel SignRequest oder Hellosign nutzen.

Kein ausdrucken, unterschreiben, faxen oder einscannen mehr. Projekte können schneller begonnen werden, wenn der Papierkram einfach und zügig erledigt werden kann. Genauso sieht es mit der Buchhaltung aus.

Die Buchhaltung ist für viele ein rotes Tuch. Für mich war sie das auch lange Zeit. Ich habe mich regelrecht davor gedrückt sie zu machen und so häuften sich die Belege in meiner Ablage. Ich achtete oft nur darauf, dass der Kontostand korrekt ist und ich Rechnungen rechtzeitig zahlte. Anständig alles zu erfassen, machte ich recht unregelmäßig.

Jetzt aber ist Buchhaltung ein Kinderspiel. Ich nutze Sevdesk und kann so in wenigen Minuten pro Woche, meine Buchhaltung auf dem aktuellen Stand halten. Jeden Monat habe ich einen genauen Überblick darüber was ich verdient habe und was ich ausgegeben habe. Profit Planung ist damit super einfach und übersichtlich geworden.

7. System für Onboarding von Kunden

In meiner Anfangszeit hatte ich absolut kein System dafür, wenn Interessenten zu Kunden wurden. Ich hatte mir keine Willkommensmails oder ähnliches überlegt. Ich hatte keine anständigen Workflows wie ich den Kundenordner und die Dateien anlegen wollte. All die kleinen wichtigen Dinge purzelten regelmäßig durcheinander und verursachten Chaos und Verwirrung.

Jetzt aber habe ich zum Beispiel ein bestimmtes System wie ich Dateien benenne, wie die Kommunikation mit dem Kunden abläuft, was der Kunde als erstes an Informationen bekommt und vieles mehr. Die meisten Aufgaben beim Onboarding laufen vollautomatisch und der Kunde kann vieles selbst lenken. Das sparte in der Vergangenheit irre viel Zeit und der Kunde war überrascht wie professionell alles abgewickelt wurde.

Gerade beim Onboarding eines Kunden macht man Dinge immer wieder auf dieselbe Weise, warum nicht dann Teile oder alles automatisieren. Du verdienst kein Geld damit Ordner anzulegen oder E-Mails zu schreiben. Du verdienst Geld, wenn Du Dich um Deinen Kunden kümmerst und der hat Dich und Deine Zeit gebucht. Also mach das Onboarding so einfach wie möglich für Dich und vor allem für den Kunden. Mach es dem Kunden einfach Dich zu buchen und Dich zu bezahlen.

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8. Aufgaben delegieren

Gerade als Einzelkämpfer musst Du enorm viele Hüte tragen. Du bist Buchhalter, PR-Mensch, Projektmanager, Kundenbetreuer und so viel mehr auf einmal. Das kann auf Dauer richtig anstrengend werden und an anderen Stellen Dir Zeit stehlen. Überlege welche Aufgaben Du daher auslagern könntest.

Überlege welchen Bereich Du in Deinem Business besonders gerne machst oder welche Aufgaben Du erledigen willst, um auch tatsächlich Einnahmen und Profit zu erzielen. Gib Aufgaben ab die zwar wichtig sind, aber Dich zuviel Zeit kosten und Dich abhalten von anderen wichtigen Aufgaben. Buche virtuelle Assistenten oder verteile Aufgaben an Dein Team.

Deinem Business besonders gerne machst oder welche Aufgaben Du erledigen willst, um auch tatsächlich Einnahmen und Profit zu erzielen. Gib Aufgaben ab die zwar wichtig sind, aber Dich zuviel Zeit kosten und Dich abhalten von anderen wichtigen Aufgaben. Buche virtuelle Assistenten oder verteile Aufgaben an Dein Team.

Niemand kann alles und alles gleich gut. Delegieren macht deshalb da Sinn. Es gibt vielleicht jemand der kann bessere PR-Texte schreiben als Du oder kommt mit Social Media prima klar. Lass andere das tun, was Dich abhält Kunden happy zu machen und neue Kunden zu gewinnen. Denke ans große Ganze.

Welche Aufgaben führen zu Einnahmen, welche Aufgaben halten nur auf und können locker an jemand ausgelagert werden? Virtuelle Assistenten findest Du sicher auch in Deiner Nähe. Dann könnt ihr euch für Meetings treffen oder Sachen können erledigt werden.

9. Batch Days

Seit ein paar Jahren habe ich Batch Days in mein Business integriert. Was sind Batch Days? Batching heißt zusammenpacken, stapeln. Das sind Tage an denen Du entweder nur Aufgaben zu einem bestimmten Thema erledigst oder ganz viele kleine Aufgaben, die Dich im Büroalltag einfach aufhalten. Zum Beispiel gibt es jeden Monat einen Tag an dem ich den Blogcontent für den Folgemonat schreibe. Oder alle zwei Wochen einen Tag, wo ich mich nur um mein Business kümmere.

Ich mache da die Wartung meiner Website, Buchhaltung, Ablage, räume meinen Computer auf, miste das Büro aus usw.. So bleibt alles gut im Griff und diese Aufgaben stören nicht meinen täglichen Workflow. Das bringt verbesserte Produktivität und weniger Ablenkung über den Tag verteilt. Überlege, welche Aufgaben Du nicht unbedingt täglich oder wöchentlich erledigen musst.

Mach eine Liste und schaue wie viele Tage im Monat Du benötigst, um diese Aufgaben effizient und schnell zu erledigen. Ich mache verschiedene Batch Days über das Jahr verteilt. Alle zwei Wochen, einmal im Monat, einmal im Quartal, einmal im Jahr ist der Rhythmus bei mir.

10. Offboarding von Kunden

Das Offboarding von Kunden ist mindestens genauso wichtig wie das Onboarding. Das Offboarding entscheidet oft darüber ob Kunden wieder auf Dich zukommen und ob sie Dich weiterempfehlen. Ich habe zum Offboarding je nach Service einen kompletten Workflow. Zum Beispiel habe ich früher auch Designs für Brautpaare gemacht.

Als das Projekt beendet war bekam das Paar ein kleines Geschenk, ich schickte dann noch eine Karte zur Hochzeit und ich schickte nochmal eine persönliche Karte ein Jahr später zum ersten Hochzeitstag. Ich bekam dafür super schönes Feedback und ich wurde weiterempfohlen.

Generell sollte das Offboarding gut getimed sein und der Kunde sollte sich bis zum Schluss prima aufgehoben fühlen bei Dir. Es lohnt sich Zeit in die Erstellung von Offboarding Workflows zu investieren, denn sie bringen Dir im Zweifel eine Menge kostenlose PR. Und Deine Kunden sind auch noch happy. Was willst Du mehr?

Ich hoffe dieser Artikel war hilfreich für Dich. Wie genau ich das alles manage und wie das bei mir hinter den Kulissen aussieht, kannst Du im Kurs Solopreneur Playbook lernen. Die Kurs ist eine Art Handbuch für kreative Selbstständige, mit diversen Modulen, Tech Trainings, Workbooks und mehr.

Mehr über den Kurs erfährst Du hier. Bei Fragen melde Dich bei mir per E-Mail oder schreibe mir eine Nachricht auf Instagram. Auf Instagram bin ich deutlich schneller beim Antworten nebenbei bemerkt. Also ich würde mich über Feedback freuen. Schreib in die Kommentare wenn Du noch Anregungen oder Fragen hast.

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